Tempo Real 2000 DIRECTO

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1 Tempo Real 2000 DIRECTO INFONET v3.0.0 Serviço Web de Gestão de Assiduidades directo.tr2k.com

2 Índice TR2K DIRECTO Apresentação... 4 Instalação e Configuração... 5 Calendário... 6 Pedidos de Justificação de Faltas... 7 Pedidos de Justificação de Horas Extras... 9 Pedidos de Marcação de Férias Calendário de Férias Picagens Manuais Gestão de Pedidos de Picagens Movimentos por Dia Horários: Edição Diária Utilizadores Utilizadores: Horários Semanais Utilizadores: Horários de Escalas Utilizadores: Associação de Horários Relatórios Segurança dos dados armazenados, privacidade e acesso à informação Site Seguro SSL

3 Revisões ao Manual v1.0.3 (21 Novembro 2008) - Informação sobre: Segurança de dados e privacidade de acessos. v1.0.2 (16 Junho 2008) - Informação sobre: Utilizadores, Horários Semanais e Horários de Escala - Adaptação para o serviço TR2k Directo v1.0.1 (17 Abril 2008) Acrescentada informação relativa à opção Relatórios V1.0.0 (16 Abril 2008) Primeira versão do Manual INFONET 3

4 Bem vindo! O serviço Tr2k DIRECTO é a forma mais eficaz de gerir a assiduidade a um vasto número de funcionários. A informação de assiduidade dos funcionários podem ser consultada apartir de qualquer computador com internet bastando aceder a Toda a informação registada encontra-se armazenada num servidor Certificado e Seguro SSL. Mais informações sobre sites seguros e segurança nas páginas 25 e 26. O acesso é realizado através de um login e senha associado a uma chave encriptada composta por 16 caracteres, chave esta única por cada organização. As áreas de acesso são diferenciadas conforme se trate de um utilizador simples ou um administrador (chefe) No Tr2k Directo é possível: Criar e editar funcionários; Criar e editar horários e associá-los aos funcionários; Definir escalas de trabalho e planificar horários futuros; Obter acesso às picagens, validar e autorizar picagens esquecidas; justificar ausências, validar faltas e autorizar horas extras; marcar férias, verificar incidências das mesmas e obter acesso a mapas de férias; os registos são validados pelos respectivos chefes; Obter diversos relatórios relativos à assiduidade. Garantir o cumprimento da lei, criando de forma automática todo o registo de presenças dos funcionários. 4

5 Instalação e Configuração Para configurar o serviço Tr2k DIRECTO apenas é necessário efectuar o seguinte: instalar e configurar a aplicação XPonto 2008 no computador onde se encontra ligado o sensor biométrico, para mais informações consultar o documento: tr2k.x-ponto2008.manualdeutilizacao.pdf; licenciar o Internet Explorer dos postos clientes que irão ter acesso ao serviço TR2K Directo, com os respectivos dados de licenciamento fornecidos: empresa, nº contribuinte, versão, tipo de licenciamento e chave de activação. efectuar login com os dados fornecidos: 5

6 Calendário O Calendário do Serviço Tr2k DIRECTO permite o acesso a toda a informação de assiduidade de um ou vários utilizadores. O acesso efectuado por um utilizador permite apenas a visualização da sua informação, o acesso de um administrador permite observar todos os calendários dos funcionários a si afectos. No calendário pode abrir o detalhe do dia, clicando no número de cada registo diário. O detalhe do dia possui, tal como na aplicação, a informação relativa ao Horário, Movimentos, Notas de calendário, Faltas e Horas Extras. 6

7 Pedidos de Justificação de Faltas Pedidos de Faltas, permite ao funcionário justificar as suas faltas, sejam faltas já registadas ou faltas previstas. Esta área fornece quatro paineis distintos: Pedidos de Faltas, Selecção, Operações e Faltas Efectivas. Pedidos de Faltas: o funcionário pode gerir os seus pedidos (inserir e eliminar) desde que não estejam validados pelo seu chefe, caso contrário apenas é possível consultar; Área de Selecção do Mês : o o o o área indispensável na operação Inserir; os dias podem ficar bloqueados nas seguintes situações: não haver Tempo em Falta; os Pedidos terem gasto o Tempo em Falta; o dia em causa já ter a Falta Efectiva já validada; para Inserir pedidos de faltas é necessário seleccionar o(s) dia(s) em causa; pode seleccionar todos os dias do mês, através da checkbox que se encontra na respectiva coluna Operações: o Adicionar: permite adicinar pedidos de faltas dos dias seleccionados. Caso o campo Tempo não seja preenchido o sistema assume o tempo em falta; o o Remover: permite remover registos da área de Pedidos de Falta, desde que não estejam validados Consultar Efectivas: permite ao funcionário consultar o painel das Faltas Efectivas do mês em causa, para ajudar no processo de justificação de faltas. As Faltas Efectivas validadas aparecem a côr diferente; 7

8 Processo de Inserção de Pedido de Falta: 1º Carregar o mês em causa: 2º Seleccionar os dias a justificar na Área de Selecção do Mês: 3º Painel de Operações preencher os respectivos campos e clicar em Adicionar: 4º Confirmação da Inserção dos Pedidos envio de notificação ao Chefe: Depois de clicar em Inserir é confirmada a operação e enviada uma notificação ao chefe via informando dos pedidos de Falta inseridos pelo funcionário. Notas Importantes: No painel de Operações o campo Tipo de Falta pode estar bloqueado, não permitindo ao funcionário escolher outro tipo de falta. Este bloqueio faz parte das opções do serviço Tr2k DIRECTO e pode ser alterado no Painel de Opções Base do TR2K INFONET; Para que as justificações de falta sejam enviadas, via , aos respectivos chefes, deve confirmar o seguinte: o A correcta configuração do servidor de envio de s, no painel de configuração do Tr2k INFONET; o O preenchimento do endereço electrónico dos funcionários e seus chefes nas respectivas fichas.. o A notificação dos pedidos de faltas deve estar activa na ficha ficha de cada chefe (separador Serviço Tr2k DIRECTO notificações). 8

9 Pedidos de Justificação de Horas Extras Pedidos de Extras, permite ao funcionário justificar as suas horas extras, sejam horas extras já registadas ou previstas. Esta área fornece quatro paineis distintos: Pedidos de Horas Extras, Selecção, Operações e Horas Extras Efectivas. Pedidos de Horas Extras : o funcionário pode gerir os seus pedidos (inserir e eliminar) desde que não estejam validados pelo seu chefe, caso contrário apenas é possível consultar; Área de Selecção do Mês : o área indispensável na operação Inserir; o os dias podem ficar bloqueados nas seguintes situações: não haver Tempo Extra registado; os pedidos terem gasto o Tempo Extra registado; o dia em causa já ter as Horas Extras Efectivas já validadas; o para Inserir pedidos de Horas Extras é necessário seleccionar o(s) dia(s) em causa; o pode seleccionar todos os dias do mês, através da checkbox que se encontra na respectiva coluna Operações: o Adicionar: permite adicinar pedidos de Horas Extras dos dias seleccionados. Caso o campo Tempo não seja preenchido o sistema assume o tempo em Extra em falta; o Remover: permite remover registos da área de Pedidos de Falta, desde que não estejam validados o Consultar Efectivas: permite ao funcionário consultar o painel das Faltas Efectivas do mês em causa, para ajudar no processo de justificação de faltas. As Faltas Efectivas validadas aparecem a côr diferente; 9

10 Processo de Inserção de Pedido de Hora Extra: 1º Carregar o mês em causa: 2º Seleccionar os dias a justificar na Área de Selecção do Mês: 3º Painel de Operações preencher os respéctivos campos e clicar em Adicionar: 4º Confirmação da Inserção dos Pedidos envio de notificação ao Chefe: Depois de clicar em Inserir é confirmada a operação e enviada uma notificação ao chefe via informando dos pedidos de Hora Extrainseridos pelo funcionário. Notas Importantes: no painel Operações o campo Tipo Hora Extra pode estar bloqueado, não permitindo ao funcionário escolher outro tipo de hora extra. Este bloqueio faz parte das opções do serviço TR2K DIRECTO e pode ser alterado no Painel de Opções Base do TR2K INFONET; para que as justificações de hora extra sejam enviadas, via , aos respectivos chefes, deve confirmar o seguinte: o o o A correcta configuração do servidor de envio de s, no painel de configuração do Tr2k INFONET; O preenchimento do endereço electrónico dos funcionários e seus chefes nas respectivas fichas. A notificação dos pedidos de extras deve estar activa na ficha ficha de cada chefe (separador Serviço Tr2k DIRECTO notificações). 10

11 Pedidos de Marcação de Férias A área de gestão de Férias do Serviço Tr2k DIRECTO permite o acesso a todos os pedidos de Férias de cada um dos utilizadores. O acesso efectuado por um utilizador permite apenas a visualização da sua informação, o acesso de um administrador permite observar todos os registos dos funcionários a si afectos. As incidências desta lista são o espelho do que a aplicação principal tem registado, ou seja, são os registos Efectivos. Porém, sempre que uma justificação seja aqui recolhida será criado um registo Intercalar. Neste processo é também enviado um ao(s) administrador(es) do utilizador, notificando-o da existência de um novo registo para validação. Por sua vez, o(s) administrador(es) ao entrarem nesta secção terão uma lista de todos os registos Intercalares (Pedidos de Marcação de férias) dos seus utilizadores: Ao serem validados os registos são produzidos s para os utilizadores conforme as definições nas fichas dos mesmos. Notas Importantes: Os registos validados permanecerão como intercalares até que na aplicação, na secção de transposição seja realizada a sua passagem. No serviço TR2K DIRECTO a transposição deste estado é imediata. 11

12 Calendário de Férias Esta área permite aos funcionários ver o estado dos seus pedidos de Férias de uma forma visual através de um calendário mensal. Como a informação é partilhada, são mostradas as Férias de todos os Funcionários do mesmo grupo e/ou serviço, permitindo assim que o colaborador que pretende pedir a marcação das suas férias possa saber quais os dias que já estão marcados por colegas seus e assim procurar evitar que se sobreponham às pretendidas férias. É ainda possível distinguir ou optar por visualizar férias validadas, não validadas e pedidas. Também os chefes podem analisar nesta área todas as marcações de férias dos seus subordinados, entre férias pedidas e já autorizadas, e assim saber qual a verdadeira incidência das mesmas no seu grupo de trabalho. Desta forma poderá seguramente autorizar todas as marcações com a certeza de que não porá em causa os serviços que pretende assegurar. 12

13 Picagens Manuais Possibilidade do funcionário poder lançar picagens manualmente, corrigindo situações em que apenas o Gestor de Recursos Humanos é que poderia fazer. Este tipo de operação, para se tornar efectiva, está sujeita a validação por parte do chefe. Desta forma, vai permitir delegar responsabilidades aos chefes e optimizar recursos. Envio de notificação: na inserção ou alteração das picagens é enviada uma notifiação via ao respectivo chefe. Este painel encontra-se localizado em: Calendário - Detalhe do dia - Picagens. Os Pedidos de Picagem são geridos pelo chefe em: Gestão de Pedidos de Picagem 13

14 Gestão de Pedidos de Picagem Este painel permite ao chefe gerir os pedidos de picagens solicitados pelos funcionários do seu grupo. As picagens validadas pelo chefe entram automaticamente no sistema, sendo enviadas notificações ao funcionário em causa e ao Gestor de Recursos Humanos. As operações disponíveis neste painel são as seguintes: inserção, pesquisa, alteração, validação e eliminação de pedidos de picagem. Todas as operações estão sujeitas a notificação ao funcionário, na valiação é também enviada notificação ao Gestor de Recursos Humanos. Notas importantes: A Inserção de pedido de picagem dá a possibilidade ao chefe de lançar pedidos em situações em que o funcionário não consegue; No processo de Inserção devem ser seguidas algumas regras: o o campo Movimento não deve ser seleccionado 'Todos'; o o campo Estado deve ser seleccionado o 'Aguardar'; o o campo Data Final não é necessário para a Inserção 14

15 Movimentos por Dia Este painel permite ao chefe consultar os movimentos por dia dos funcionários do seu grupo, podendo gerar o respectivo mapa, como já acontece na aplicação base. Pode ser acedido pelo painel Gestão de Pedidos de Picagens. 15

16 Horários: Edição Diária Método idêntico ao existente na aplicação base, onde é possível editar todos os dados referentes ao horário do dia e funcionário em causa, desde a Caracterização Diária, Regras de Tempo e Cálculos. Esta área do Serviço Tr2k DIRECTOpoderá ser indispensável em realidades onde há necessidade de alterações constantes nos horários em situações pontuais, sendo a responsabilidade dessas alteações dadas ao chefe. Esta área apenas acedida no nível Administração (chefes). Este painel encontra-se localizado em: Calendário - Detalhe do Dia - Horário. Para mais informações consultar Métodos e Definições de Horários. 16

17 Utilizadores Nesta tabela pode Inserir ou Alterar os funcionários da sua Empresa. Código - Identificador uníco do Utilizador. É aconselhado manter o código sugerido, para uma gestão óptima do sistema. Código Externo - Este código de funcionário é o código utilizado na sua identificação nos terminais de picagem. Normalmente procurase utilizar o mesmo número de funcionário na Empresa (vulgo número mecanográfico). Código Cartão - Este código de funcionário é o código utilizado no sistema de cartão de identidade, este campo é apenas necessário nos sistemas que combinem esta modalidade. Grupo - Para alterar o grupo do utilizador basta seleccionar um dos grupos existentes. Se só existir o grupo "Global" deve inserir os grupos na Tabela de Grupos. Nível - Para definir este indivíduo como administrador do seu grupo, deve activar a opção respectiva. Para conhecer melhor os diferentes níveis de permissões consulte: Permissões de Acesso. Nome - Primeiro e último Nome do Funcionário. Local - Localidade onde o funcionário trabalha. Este campo é necessário para garantir uma correcta assignação dos feriados Locais ou Municipais. (Ver: Tabela de Feriados). 17

18 Serviço - Para alterar o serviçoo do utilizador basta seleccionar um dos serviços existentes. Se só existir o serviço "Global" deve inserir os grupos na Tabela de Serviços / Centros de Custo. Horário - Determina se este utilizador utiliza perfis de horários Semanais ou de Escala. Observações - Campo informativo sobre o utilizador. Estado - Por fim deve indicar se este utilizador está anulado ou não. Um utilizador anulado deixa de constar nas consultas de Calendários ou nos Relatórios. Foto - Fotografia do Utilizador. Pode inserir uma fotografia digitalizada ou apagar a fotografia. Importante: Antes de eliminar definitivamente um funcionário que tenha deixado de trabalhar na empresa, deve primeiro colocá-lo em anulado, assim caso seja necessário consultar alguma informação pode sempre activá-lo temporariamente. Área de activação de permissões para acesso ao Tr2K INFONET. O INFONET permite apenas o acesso a utilizadores autorizados e para tal deve definir para cada um login e uma senha de acesso, assim como os níveis de acesso a cada uma das áreas do módulo Web. O INFONET permite que o login possa ser automático através da facilidade das plataformas Windows, o Single Sign On. Neste separador são configuradas todas as Notificações que o Utilizador vai receber. Para inserir ou retirar notificações ao Utilizador basta escolher com o botão esquerdo do rato em cima da opção desejada nas caixas. Para conhecer melhor os diferentes tipos de notificações consulte Notificações Automáticas. 18

19 Utilizadores: Horários Semanais Um horário semanal corresponde aos períodos de trabalho de um funcionário, com as suas excepções e tolerâncias. Podem ser definidos horários distintos para cada dia, de Segunda a Domingo. Caracterização Diária Define o horário de entrada e saída do funcionário. Define também um período dentro desse horário como período de refeição. Caso seja necessária uma tolerância à entrada ou saída, pode ser criada neste painel. Regras de Tempo O painel Regras de Tempo permite-lhe caracterizar aspectos como prolongamento de horário após a meia-noite, permanências obrigatórias e ausências autorizadas. Cálculos Permite caracterizar os períodos de Faltas e de Horas Extras detectados pelo INFONET e a forma como os mesmos são registados. 19

20 Utilizadores: Horários de Escala A caracterização de horários em base de Escala é a mais flexível possível. Esta base permite definir todos aqueles horários que não têm uma base ciclica semanal, ou seja que resultam da combinação de escalas com um número de dias diferente de 7. Os Horários são definidos numa planificação composta por indices de A a G sendo a cada um aplicado um factor de nº de Dias de repetição sequencial. Caracterização Diária Define o horário de entrada e saída do funcionário. Define também um período dentro desse horário como período de refeição. Caso seja necessária uma tolerância à entrada ou saída, pode ser criada neste painel. Regras de Tempo O painel Regras de Tempo permite-lhe caracterizar aspectos como prolongamento de horário após a meia-noite, permanências obrigatórias e ausências autorizadas. Cálculos Permite caracterizar os períodos de Faltas e de Horas Extras detectados pelo INFONET e a forma como os mesmos são registados. 20

21 Horários: Associação ao Funcionário Método idêntico ao já existente na aplicação base, onde é possível associar os horários existentes (Semanal ou Escala) a um determinado funcionário. Neste método são fornecidas diversas operações / comando indispensáveis aos seu correctos funcionamento: Carregar Horário, Selecção, Escolha de Horário (alterar ou inserir), Criação de Ciclo, Apagar e Gravar Horário. Mais abaixo iremos explicar cada uma das operações bem como os procedimentos aconselhados. Operações: : permite carregar o horário de um determinado funcionário, o tipo de horário pode ser Semanal ou Escala, tendo em conta as definições na ficha do funcionário : depois de carregar o horário pode seleccionar as semanas ou dias que deseja associar / alterar. Não é necessário seleccionar o ano todo uma vez que pode recorrer á operação. : o botão 'Escolher Horário' permite mostrar o painel de Horários disponíveis, onde tem disponível diversas operações: o consultar nos horários: navegar pelos diversos horários disponíveis, através de diversos filtros o o : informa que os registos seleccionados no horário irão ser substituidos pelo horário escolhido assim que clicar no link : informa que irá ser inserido no 1º registo seleccionado o horário escolhido assim que clicar no link 'SELEC', empurrando para a frente os registos seguintes, e eliminado o último registo 21

22 : esta operação é muito útil, uma vez que permite, com base na selecção de um grupo de registos, preencher o resto do ano, facilitando no processo de associação de horário. : permite apagar horários nos registos seleccionados : é a última operação no processo de associação do horário e a mais importante, pois confirmar a gravação do novo horário. Associada a esta operação está a opção que permite escolher se a associação do horário seja aplicada aos dias já calculados. Processo para associação de Horário a um funcionário: 1º Escolher funcionário e clicar em do funcionário em causa: O painel do funcionário é actualizado, havendo a possibilidade de permutar de ano caso o funcionário caso haja horário em outros anos. 2º Seleccionar as semanas ou dias (dependendo do tipo de horário do funcionário): Para além da selecção de um registo, pode efectuar selecção multipla de registos (mensal, entre datas e vazios) através do respectivo botão. A selecção de vazios permite seleccionar registos que não têm horário associado. 22

23 3º Clicar em : Este painel permite: consultar os horários associados ao funcionário, ou outros. Para além disso pode navegar pelos dias da semana (Horário Semanal) ou pelos indices (Horário Escala), tendo uma informação mais completa de cada horário. 4º Escolher a ou e clicar em ; 5º Utilizar para preecher os restantes registos do ano, caso seja necessário; 6º Utilizar para apagar registos, caso seja necessário; 7º Confirmar a gravação do Horário utilizando o botão. Notas importantes: o caso a opção esteja inactiva, esta puderá ser activa no painel de opções do Serviço Tr2k DIRECTO; o esta área apenas acedida no nível Administração (chefes). Para mais informações consultar Associação de Horários. 23

24 Relatórios No INFONET é também possível imprimir relatórios. Mapa Mensal de Turnos Imprime um mapa previsto de turnos e escalas em formato de lista mensal, por grupo, serviço, funcionário, período. Inclui marcações de Férias e de Faltas antecipadas. Útil para afixação nos departamentos. Mapa Mensal de Turnos e Escalas Imprime um mapa previsto de turnos e zonas em formato de lista mensal, por grupo, serviço, funcionário, período. Inclui marcações de Férias e de Faltas antecipadas, zonas e escalas. Útil para afixação nos departamentos, com as Férias dos funcionários e respectivos substitutos, se aplicável. 24

25 Segurança dos dados armazenados, privacidade e acesso à informação A segurança da informação é vital em variadíssimos aspectos de trabalho das organizações, e por essa mesma razão o serviço Tr2k Directo possui várias formas de promover e assegurar a confidencialidade e a segurança da informação da sua organização. Em primeiro lugar o directo.tr2k.com é um servidor SSL (mais informações na página seguinte). Em segundo lugar o acesso à sua organização é apenas possível através da introdução de uma chave de activação no seu explorador de internet, chave essa que é composta por um conjunto de 16 caracteres e que é fornecida à sua organização no acto de inscrição. Esta chave, ao ser registada num computador e desde que as definições do explorador de internet assim o permitam, ficará registada sob a forma de cookie, fazendo com que não seja necessário o seu preenchimento em logins futuros. Porém sempre que pretender aceder à sua área de empresa de um outro computador terá de lançar novamente esta chave, ou se eliminar os cookies desse computador evitará que volte a aceder ao serviço. Assim, se pretender dar acesso aos seus colaboradores ou chefes através de outros computadores além dos da empresa, deverá facultar-lhes esta mesma chave, para que eles possam registar os respectivos computadores. Sempre que pretender poderá gerar uma nova chave de empresa e assim reiniciar todo o processo de validação de todo e qualquer computador que já possuisse acesso. Reiniciando todas as permissões de acesso. Ainda assim cada colaborador terá o seu nome e senha de acesso, que será definido na sua ficha e poderá ser alterado pelo próprio sempre que assim o pretender. O utilizador que porventura se esqueça da senha de acesso poderá sempre recuperá-la pedindo que a mesma lhe seja automaticamente reenviada. Este envio é feito exclusivamente para o endereço de correio electrónico previamente registado na ficha do mesmo. Se pretender dar acesso a uma entidade externa, por exemplo ao seu gabinete de contabilidade, para que desta forma tenham acesso a toda a informação relativa à assiduidade do pessoal e possam assim processar os respectivos vencimentos, só terá que criar um login e uma senha de acesso e transmitir-lhe a chave de activação da sua empresa. Como pode ver o Tr2k Directo garante a total privacidade no que respeita à informação de assiduidade dos seus colaboradores! 25

26 - Site Seguro SSL O protoco Secure Sockets Layer (SSL) tornou-se num standard universal na web para autenticação de sites e encriptação das comunicações entre os utilizadores e os servidores web. Porque o SSL está utilizado em praticamente todos os maiores navegadores e servidores Web, simplesmente instalando um certificado SSL. A autenticação SSL de servidor, permite aos utilizadores confirmar a identidade do servidor Web. O software cliente de SSL, como os navegadores, podem automaticamente verificar a autenticidade do Certificado de Servidor e Chave Pública e se foram emitidos por Autoridade Certificada (CA). A autenticação SSL de servidor é vital para as transacções no comércio electrónico. Uma ligação encriptada por SSL, requer que toda a informação An encrypted SSL connection requires all information enviada entre o cliente e o servidor seja encriptada, protegendo informação privada de ser interceptada por terceiros. Em adição, todos os dados enviados por uma ligação encriptada por SSL, estão protegido por um mecanismo que permite detectar adulterações, isto é, detectar se os dados foram alterados em transito. Isto permite aos utilizadores enviar dados privados como cartões de crédito para sites web em segurança, confiando que o SSL os manterão privados e confidenciais. Como funcionam as Identificações de Servidor: Um cliente contacta o seu site e acede a um URL: seguro, normalmente uma página em que o endereço começa por em vez do normal O servidor responde, automaticamente enviando para o cliente a assinatura do certificado digital do seu site, que autentica o site. O navegador do seu cliente gera uma chave de sessão única que irá encriptar todas as comunicações com o site. O navegador do cliente encripta a chave de sessão com a chave publica do seu site, de forma a que apenas o site possa aceder à chave. Dependendo do broswer, o utilizador pode ver uma chave ou um cadeado fechado, indicando que a sessão é segura. A sessão segura está estabelecida. Toda a comunicação entre o cliente e o servidor será encriptada. Demora apenas fracções de segundo e não requer a intervenção do utilizador. 26

27 Apontamentos 27