ORIENTAÇÃO TÉCNICA SICOM - CONTABILIDADE

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1 ORIENTAÇÃO TÉCNICA SICOM - CONTABILIDADE O principal objetivo do SICOM é exercer um controle concomitante dos atos e fatos realizados nas administrações públicas, criando condições para identificar de forma tempestiva a ocorrência de falhas ou mesmo vícios indevidamente praticados na gestão. Controles nunca antes requisitados serão obrigatórios para envio do SICOM, por esta razão é de suma importância o comprometimento da administração de cada entidade, seja na implantação de softwares capazes de garantir o atendimento às exigências do SICOM, seja na capacitação de seus servidores e implementação de novos controles para a entidade. Esta orientação técnica tem por objetivo subsidiar a entidade nos procedimentos que necessitarão executar nos softwares implantados para o eficiente atendimento as exigências do SICOM. SICOM - MÓDULO ACOMPANHAMENTO MENSAL Tendo em vista que o primeiro envio desse módulo ocorrerá nos próximos dias, desenvolvemos esta orientação, detalhando as fases a serem observadas por todas as entidades para o atendimento ao SICOM. Para melhor sequência das rotinas que necessitam ser verificadas, dividimos a orientação em etapas, sendo que algumas destas necessitarão ser executadas uma única vez no exercício ou nas situações em que haja a necessidade de alteração no referido dado. Já outras rotinas, deverão ser executadas mensalmente, em cada envio dos respectivos meses. Identificamos tais situações nos detalhamentos das etapas abaixo. 1

2 1 ETAPA AUDITORIA A) SISTEMA DE CONTABILIDADE PÚBLICA CONTAB0 Para que consigam dar sequência, é importante destacar que a versão do Sistema de Contabilidade Pública CONTAB0 deverá ser ou superior. 1. Verificação da Carga Antes de propriamente entrar nos procedimentos detalhados, é necessário verificar se a carga das informações no sistema CONTAB0 está atualizada para referida entidade e exercício de Para certificar a data de carga utilize o menu 3013 do sistema. Importante que a carga seja efetuada depois da atualização da versão no contab0 ( ). Antes de efetuar a carga, faça a desligamento do servidor para que as versões sejam atualizadas na hora do religamento. ATENÇÃO: Caso necessite fazer uma nova carga das informações, seja por estar desatualizada ou mesmo por ajustes realizados decorrentes dos apontamentos da auditoria (ver item seguinte, menu 3972), certifique previamente da seguinte situação: 1. Emita o relatório do menu 79-5 do sistema de contabilidade (contab2) onde serão identificados responsáveis por despesas (Empenhos, OP s e Restos a Pagar) que não possuem CPF gravado no sistema. Caso não exista esse menu no seu sistema contate seu suporte. 2. A informação do CPF dos responsáveis é obrigatória para o SICOM, portanto, caso o relatório lhe aponte tal situação, faça a inclusão do CPF para o referido responsável através do menu 27-2 do sistema de contabilidade (contab2). 2

3 2. MENU 3972 Gera SICOM Módulo Acompanhamento Mensal Nesse primeiro momento, o único objetivo é tomar conhecimento das inconsistências existentes na base de dados, mediante relatório que será disponibilizado quando solicitar a geração do arquivo. As inconsistências apontadas deverão ser corrigidas conforme detalhado na próxima etapa abaixo. 2 ETAPA ADEQUAÇÃO DAS INCONSISTÊNCIAS CONTAB2 1. Cadastro de Bancos Menu 26-3 Foram criados campos para identificar separadamente o dígito verificador da agência e conta bancária. Mesmo com a orientação para adequação na época, muitas entidades não efetuaram até o momento as separações dos referidos campos. Para os arquivos do módulo Acompanhamento Mensal, essa alteração será necessária; do contrário, o SICOM não validará as informações da entidade. Portanto, cabe a entidade promover a adequação no cadastro das contas bancárias, separando o dígito verificador da agência e conta, utilizando o menu 26-3 do sistema de contabilidade (contab2). 2. Cadastro de Fornecedores Menu 26-5 Alguns campos serão acusados como obrigatórios, como CNPJ/CPF. Nas situações de inconsistências relatadas no relatório de auditoria, deverá ser executada adequação utilizando o menu 26-5 do sistema de contabilidade. 3

4 3 ETAPA DEMAIS DADOS CADASTRAIS NECESSÁRIOS CONTAB0 1. Cadastro de Entidade Menu 3011 Preencher o campo referente ao código de órgão do SICOM para referida entidade, efetuando a gravação do registro. Esse código de órgão deve ser o mesmo cadastrado no Portal do SICOM, junto ao TCE. Obs. Esta informação pode já estar preenchida, devido sua necessidade no módulo de Planejamento, apenas confirme se o dado está correto nesse caso. 2. Cadastro de Responsáveis SICOM Menu 3954 As informações dos responsáveis já existentes no sistema não atendem por completo as exigências do SICOM, que passou a requerer informações mais detalhadas dos responsáveis. Diante dessa maior abrangência das informações, será necessário cadastrar os responsáveis: Gestor, Contador, Controle Interno e Ordenador de Despesa por Delegação (caso exista). 4

5 Obs. Ressaltamos que esse cadastro ocorrerá uma única vez, ou no caso de haver substituição de algum responsável. Lembramos que para 2013 os responsáveis terão que ter data de início e fim. 3. Cadastro de Tipo de Conta Financeira SICOM Menu 3956 Assim como tratado para as Fontes, Contas de Receita e Despesa, onde o Tribunal criou uma codificação própria, para o detalhamento das receitas e despesas extraorçamentárias o TCE também definiu algumas codificações padronizadas. Dessa forma, para atender ao requisitado no SICOM (Layout de Arquivos), será necessário relacionar os códigos das contas extra-orçamentárias do plano de contas ao código padronizado do tribunal. Importante destacar que na entidade poderão existir diversas contas no Plano de Contas que serão relacionadas a uma única conta padronizada pelo TCE; um exemplo desse é o INSS, cujo código padronizado do tribunal é Na entidade podem existir várias contas de INSS, como INSS Autônomos; INSS Transportadores; INSS Folha de Pagamento, etc. Na tela seguinte, o operador necessitará escolher o tipo e subtipo padrões do TCE, serão listadas as contas da entidade. Com a listagem das contas na tela, selecione a conta conforme tipo/subtipo selecionados e clique no botão GRAVAR na parte superior. Repita a operação para os outros Tipos/Subtipos até que todas as contas estejam vinculadas. 5

6 Obs. Para 2013 o sistema irá buscar as destinações utilizadas em 2012, sendo necessário fazer o relacionamento apenas em novas contas criadas em 2013, caso exista. 4. Cadastro de Tipo de Dívida SICOM - Menu 3957 Assim como no item anterior, este cadastro será necessário para relacionar a Dívida de Longo Prazo da entidade, conhecida também por Dívida Fundada constante do Plano de Contas ao código padronizado instituído pelo Tribunal (Item 5.29 do layout de arquivos). Além de relacionar ao Tipo de Dívida do TCE, será necessário informar ainda a Lei Autorizativa e sua respectiva data. 6

7 Obs. Ressaltamos que para 2013 foram criadas novos campos de preenchimento requisitadas pelo SICOM. 5. Calcula/Cadastra Dest. Recursos de Receita SICOM Menu 3955 ATENÇÃO: Procedimento deverá ser realizado mensalmente, para cada envio do módulo mensal do SICOM. Esta opção serve para calcular as Destinações de Recursos (Fontes do SICOM) para a receita arrecadada no mês, para atendimento do Layout SICOM. Sua utilização é simples, ao selecionar o mês (na primeira vez que fizer o acesso) o programa já calcula automaticamente conforme proporção da previsão orçamentária. Exemplo: IPTU - Valor Previsto na LOA... R$ ,00 Destinações Recursos Previstas: 100 Recursos Ordinários... R$ , Ensino... R$ ,00 Os recursos ordinários previstos representam 60% do orçado, enquanto a destinação/fonte para o Ensino representou 40% do orçado. 7

8 No cálculo mensal, o programa identifica o valor arrecadado no mês e calcula a proporção (%) para as fontes de recursos. Considerando uma arrecadação de IPTU de R$ no mês de janeiro, teríamos o seguinte cálculo automático: Fonte 100 Recursos Ordinários... R$ 9.000,00 (60%) Fonte 101 Recursos Ensino... R$ 6.000,00 (40%) Para as receitas que possuem somente uma Fonte/Destinação Recurso, a proporção da fonte com o valor orçado será de 100%, ou seja, o cálculo automático será 100% da arrecadação para a referida fonte/destinação. Ao clicar no botão visualizar do próprio menu 3955 Calcula/Cadastra Destinação Recursos Receita SICOM é emitido um relatório demonstrando se as Destinações Recursos estão com os valores condizentes com o que foi arrecadado, caso não estejam (N-OK) providenciar o recalculo automático (recalcula tudo, caso tenha feito alterações manuais serão perdidas) ou correção manual da ficha de receita específica. IMPORTANTE: a) A opção de cálculo automática busca facilitar e otimizar o trabalho de cada entidade; não impede que a entidade altere as Fontes/Destinações da forma que julgar mais conveniente; b) As fichas criadas na execução orçamentária/financeira, por não possuírem Fonte/Destinação Recursos (não possuem valor orçado), não serão calculadas automaticamente nesse primeiro momento, necessitando que o usuário faça a criação da respectiva fonte e informe valor para tal. No relatório gerado por este menu é possível identificar as fichas com status N-OK que necessitam de ajustes. c) Esse cadastro deve ser realizado mensalmente, para cada envio do módulo de Acompanhamento Mensal do SICOM, conforme já alertado no início desse tópico. 8

9 6. Cadastro de Dados Complementares SICOM Menu 3958 Esses dados complementares não são necessários à maioria dos municípios pequenos e médios. Se for o caso e houver dúvidas, contate seu suporte/atendimento.. Obs. Os dados de inscrição de restos a pagar serão informados apenas em dezembro. 9

10 7. Calcula/Cadastra Fonte/Destinação Recursos dos Estornos de Receita (NOVO) Este cadastro precisou ser desenvolvido para definição da Fonte/Destinação Recursos das receitas estornadas no mês. Trata-se de estorno mesmo, não da contabilização das receitas dedutoras. Quando a ficha possuir mais de uma fonte/destinação será necessário o usuário definir o valor de cada fonte; se possuir apenas uma fonte o sistema irá calcular automaticamente. 4 ETAPA GERAÇÃO DAS INFORMAÇÕES PARA ENVIO AO SICOM 1. Geração SICOM Módulo Acompanhamento Mensal Menu 3972 Desde que atendidas às etapas anteriores, essa penúltima fase se tornará simples e possivelmente irá conseguir atender ao seu objetivo de forma eficiente. Para a geração do arquivo referente ao módulo de acompanhamento mensal basta acessar a opção 3972 do sistema CONTAB0, selecionar o mês desejado e clicar no botão GERAR. Após a geração do arquivo, deverá salvá-lo em seu computador em local apropriado (sugerimos criar uma pasta/diretório para salvar/controlar estes arquivos). Obs. Os dados do sistema de materiais também são gerados nessa mesma opção do sistema CONTAB0. Caso em seu servidor (computador central) funcione sistemas de outras entidades (Exemplo: Previdência, Saae, outra no mesmo computador), contate o 10

11 seu suporte para parametrizar a geração de arquivos do sistema de materiais de cada entidade; Caso sua entidade possua servidor (computador central) próprio/independente essa configuração ocorrerá automaticamente. 5 ETAPA PORTAL SICOM Uma vez que os arquivos txt já tenham sido gerados, a importação será feita no PORTAL SICOM do TCE, em 1. Cadastro/Ativação no TCE A entidade deve estar com cadastro Ativo no TCE para o SICOM, ou seja, cadastrado, feito o convite, e aceitado o convite. É necessário que o módulo de Planejamento tenha sido encaminhado pela Prefeitura Municipal, inclusive no ambiente de testes do TCE, caso a entidade deseje efetuar o envio do Módulo Mensal previamente no Ambiente de Testes para posterior envio no Ambiente Real. 2. Envio dos Dados para o SICOM Com o usuário e senha de acesso disponibilizado pelo TCE, a entidade deverá enviar o arquivo gerado pelo sistema no PORTAL SICOM, disponível no endereço: 11

12 1. O ambiente Envio Real é onde deverão ser encaminhados os arquivos oficiais de prestação de contas; 2. O ambiente Envio Testes pode ser utilizado para efetuar diversos testes de validação, porém nessa opção é obrigatório enviar o Módulo de Planejamento anteriormente. Selecionando qualquer das opções, será solicitada a confirmação de usuário (CPF do Gestor da Entidade) e a senha de acesso. Validando essa informação, uma terceira página será exibida, onde a entidade irá definir o módulo que deseja enviar, tratando-se do módulo mensal será necessário selecionar o mês e por último anexar o arquivo que deseja enviar. Abaixo, exemplo da tela do ambiente de testes: 12

13 Obs. O suporte operacional relacionado ao Portal SICOM é de responsabilidade do Tribunal. Algumas dúvidas poderão ser sanadas com nosso suporte, porém por se tratar do próprio site do TCE, é indicado que eles forneçam esse tipo de suporte. CONSIDERAÇÕES FINAIS As mudanças requeridas pelo egrégio Tribunal de Contas de Minas Gerais com a implantação do SICOM, como já puderam observar, estão gerando inúmeras alterações na forma como as rotinas são executadas nas entidades, principalmente no que tange à necessidade de controle das informações antes arquivadas isoladamente e que atualmente necessitarão ser registradas preferencialmente em sistemas integrados. Nosso sistema informatizado vem evoluindo a cada dia, criando mecanismos para que as entidades possam atender aos órgãos fiscalizadores de forma segura e eficiente. Apesar das dificuldades, sabemos que as atividades das pessoas envolvidas nas respectivas entidades em conjunto com as novidades implementadas nos sistemas informatizados serão responsáveis pelo sucesso desse novo mecanismo de fiscalização. Colocamo-nos a disposição para os demais esclarecimentos que se fizerem necessários. 13