Digitalização de Documentos e a Preservação Documental na Era Digital. Odair Rodrigues

Transcrição

1 Digitalização de Documentos e a Preservação Documental na Era Digital Odair Rodrigues JUNHO 2013

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4 PROJETOS Conhecendo o Usuário Empresa com solução Doc Imaging Empresa com solução Básica de D Imaging Empresa que ainda trabalha apenas com papel sem solução D Imaging 4

5 Pergunta Principal Como preservar os documentos digitais? Por um perido grande de tempo(mais de 10 anos) Com baixo custo de armazenamento Com segurança e integridade Sem necessidade de muitas atualizações Legalmente Resposta Sistema Híbrido Fazer BACK-UP em um meio análógico 5

6 Preservação da informação digital Microfilme Paradigma: Mídia ultrapassada?? Mídia analógica Durabilidade: 500 anos (filme prata) Melhor meio arquivístico Microfilmagem sem indexação por documento Lei do Microfilme 6

7 Preservação da informação digital Sistema Híbrido É a integração dos Sistemas digitais e micrográficos. Microfilme sendo um arquivo de referência e segurança do arquivo digital Arquivo digital somente na fase ativa Indíce de busca da informação Custo do Armazenamento Digital Fase Ativa Fase Inativa Digitalização do Microfilme 7

8 Microfilmadora Eletrônica: Processo Digitalização, indexação e controle de qualidade dos documentos Microfilmadora Eletrônica i9600 9

9 GED Mainframe Arquitetura Microfilmagem Eletrônica Word PPT Arquivo TXT Arquivos PDF/A e PDF JPEG Microfilme Virtual Lista ou Diretório de imagens AWIS Microfilme 16 mm Scanner Livros Plantas Folhas soltas 10

10 Microfilmadora Eletrônica i9600 Decreto de 1996 Art. 3º Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução. Parecer do Ministério da Justiça de Novembro de

11 Legalidade do Microfilme Parecer 736/2006 M. Justiça 12

12 Status no Brasil Mais de 6,5 Milhões de documentos por dia microfilmados eletrônicamente Birôs de serviço, Bancos, Comércio, Governo, Fundações, Justiça Tipos de Documentos Contratos comerciais Jornais Cheques Extrato Bancario Correios Depto Pessoal Documentos notariais Correio eletrônico Multas Processos Jucdciais Plantas Registros médicos Histórico Escolar RH Back up de informação / Preservação 13

13 Usuários de Microfilmagem Eletrônica Tribunal Regional do Trabalho - RJ Tribunal Superior Eleitoral - TSE Tribunal de Contas BA Tribunal de Contas - RS Banco Itau HSBC Prefeitura do Recife Banese CEF Unimed Policia Civil RS Instituto de Identificação do Paraná Sec. Fazenda RS Sec. Fazenda MS Câmara Federal Imprensa Oficial Corpo de Bombeiros DF Ministerio da Aeronautica 14 Mycroarq TJDF Sec. Educação RS Eletronorte Dataprev RJ Datafilme Anvisa Prodepa Unopar Correios Cartórios Tecnogin MGI BNDES - RJ Detran BA / CE/RS / MG/PE Junta Comercial - MG UERJ Univer. Est. do Rio de Janeiro INCRA Femade Prestadores de Serviços

14 Microfilmagem eletrônica no Brasil Mercado estavel Instalações nos principais centros Migração do Convencional Preservação Digital / Back Up Redução custos Uso da Imagem Legalmente Aceito Parecer 736/2006 do Min.da Justiça 15

15 Recuperação da Informação Digitlização do Microfilme por demanda ScanPro 2000 DV 2400 A saída da informação em PAPEL, , FAX e como Imagem Digital. 16

16 Conclusão A Decisão de usar microfilme como midia de preservação de documentos deve considerar os seguintes aspectos: Expectativa de vida do documento Integridade do documento Flexibilidade( analógico para digital e vice versa) Redução de espaço Físico 98% Beneficios na pesquisa, acesso e armazenamento Estratégia de preservação digital Nível de complexidade / interatividade Aspecto Legal Microfilme, simplicidade de acesso, requer baixo nivel de investimento para preservar documentação. 17

17 Desejo de todos os clientes.. 18

18 Dilma veta garantia de efeitos jurídicos para documentos digitalizados - Lei / julho 2012 A presidente Dilma Rousseff vetou a equiparação, para fins probatórios, dos documentos digitalizados aos seus originais. Dilma sancionou projeto tratando da elaboração e do arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, na forma da Lei /2012, mas rejeitou todos os artigos que garantiam o mesmo efeito jurídico aos documentos digitalizados De acordo com o Projeto de Lei da Câmara 11/2007, da então deputada Angela Guadagnin (PT-SP), o documento digital e sua reprodução teriam o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito. A proposta também garantia aos documentos digitalizados o mesmo efeito jurídico conferido aos documentos microfilmados. Na fundamentação dos vetos, com base em parecer do Ministério da Justiça... 19

19 Tipos de Captura - Volume 20

20 Tendências Mercado em crescimento acelerado 15% no mundo Captura Descentralizada Mobilidade Nuvem Simplicidade de uso Route information faster Enable collaboration, customer engagement Save time and costs derived from shorter information access cycles Use paper rather than eliminate it 21

21 Portfólio de Softwares Softwares Profissionais Driver Ferramentas Captura Gestão de Parque i5200 / i5600 / i5800 i4200 / i4600 i1860 Truper ScanMate i940 ScanMate i1120 i2400 i2600/i2800 i2900 Scan Station 500/520EX/550 i1405 / i1420 / i1440 i

22 Portfólio de Software Driver Aprimoramento de Imagens Ferramenta de Captura de Documentos Ferramenta de Gestão de Parque Solução de Captura de Documentos Capture Desktop Capture PRO WIA Smart Touch KAMS 24

23 Auto-Crop e Auto-Deskew 25

24 Remoção Automática de verso em Branco Automaticamente identifica imagens em branco baseado na porcentagem de conteudo de informação. Recurso muito mais preciso comparado a opção de remover por tamanho de imagem (kbytes) A configuração da % do conteudo é feito de forma simples através dos driver ISIS e TWAIN 26

25 Rotação Automática de Imagem Automaticamente rotaciona as imagens na posição correta de leitura Frente e verso Ganho de tempo na preparação do documentos 27

26 Função de Junção Frente e Verso Automaticamente cria uma única imagem contendo a frente e verso do documento. Aplicação: documentos de identidade e notas fiscais e papel A3 Disponivel somente no driver TWAIN 28

27 ithresholding - exemplos Business Confidential Original ATP 161KB Scanner 1 c/ add-n IP 235KB Scanner 2 c/ add-on IP 189KB 62KB 29

28 30

29 200 dpi 31

30 Drop out Vermelho, Azul e Verde Colorida PB normal PB com drop out 32

31 Novos Scanners série i2000 Recursos do Perfect Page Preenchimento Inteligente de Borda 33

32 Remoção de furos e Preenchimento de borda inteligente Recurso de remoção de furos de ficharios: disponíveis nos scanners i1200/i1300, i2000 e i1400 Recurso do preenchimento inteligente de borda: disponíveis nos scanners i

33 Sistema completo Documentos Digitalização Controle de Qualidade Indexação 35 Armazenamento Digital Software de Pesquisa Gerenciamento do documento digital Microfilmagem eletrônica

34 Fluxo de Captura de Documentos 36

35 Entendendo um Projeto 37

36 Entendendo um Projeto 38

37 Entendendo um Projeto 39

38 Entendendo um Projeto 40

39 Entendendo um Projeto Segunda Feira Terça Feira Quarta Feira Quinta Feira Sexta Feira 41

40 Entendendo um Projeto 42

41 Captura Rotativo Planetário i4200 Elementos funcionais Lâmpada Lentes Sensor i940 43

42 Como escolher um Scanner Profissional? Tipo de documento Indexação Identificar qual é o software de captura indicado Manual, OCR, Cod. Barras, Aplicação: Uso compartilhado ou dedicado Produção Volume diário, mensal de documentos, picos de produção Aplicação departamental, centralizada ou descentralizada Assistência técnica On-site, troca ou balcão, tempo de resposta SLA Consumíveis e peças disponíveis 44

43 Scanner Profissional X Multi-Funcional Scanner Multi-funcional Scanner Professional Digitalização frente e verso Não, simplex Sim, Duplex Tratamento/Melhoramento de imagem Muito básico, quase nenhum Varios recursos para gerar imagem excelente Software de Captura Interface complicada Softwares de captura orientados a digitalização de documentos ou lotes de documentos Tempo de digitalização ( supondo documento com 10 folhas) Transporte 15 Minutos 40 Segundos Curvatura interna Limita os tipos de docs no Alimentador Autom. ADF 45 Sistema de transporte robusto

44 Como Gerenciar Scanners? 49

45 Usando Software de Controle gerencie 50

46 51 Fluxo do Documento áreas envolvidas Documento Recepção Áreas usuárias Área Final Arquivo Identificar qual é melhor área para colocar o Scanner? Verificar infra-estrutura necessário (rede, link, espaço na mesa) Software de Captura e GED Tipo de documento (cartão PVC )

47 Scanners Pessoais A4 Scanner i940 Compacto Alimentação via USB ou Fonte Duplex - A4 20 ppm / 40 ipm 500 folhas/dia ADF de 20 folhas Drivers ISIS e TWAIN 52

48 Scanners Departamentais A4 Scanners i2400/i2600/i2800 i2600 i2400 Duplex A4 30 / 50 / 70 ppm 2K / 4k / 6K folhas/dia ADF de 50/75/100 folhas Mesas Ofício ou A3* ISIS e TWAIN (Linux & Windows) Iluminação LED Sensor Ultrassônico i

49 Scanners Departamentais A4 Scanner i2900 Duplex A4 60 ppm ( dpi) 10K folhas/dia Mesa A4 Integrada ADF de 250 folhas Saída Superior/Trasera Módulo de Impressão* ISIS e TWAIN Iluminação LED Sensor de Ultrassônico 54

50 Acessórios: Mesa Ofício e A3 (Black) 55

51 Scanners de Rede Scan Station 500/520EX Rede Duplex A4 45 ppm / 90 ipm ADF de 75 folhas Envia e recibe Fax Tela Touch screen Mesa A3 (Opcional) 56

52 Scanners de alta produção Scanners da Série i5000 i5200 / i5600 / i5800 Duplex A3 140 / 170 / 210 ppm Volume ilimitado ADF de 750 folhas 05 sensores ultra-som LED CCD (duas lamp.) 57

53 Casos de Sucesso - Brasil Segmentos: Comércio Stand de Vendas Armazenar cadastro de cliente Contratos de Financiamento Garantias Seguros Back up de informação Vendas de Campo Abeetura de Credito Feiras de Imovéis Venda de automoveis 58

54 Principais soluções Entrada de novos documentos Legado / Arquivo papel Digitalização com scanners departamentais Digitalização com scanners de produção Preservação da informação Pesquisa da informação em microfilme Microfilmagem eletrônica de documentos Digitalização com scanners de microfilmes 60

55 Perguntas? Odair Rodrigues Tel: / High Digital Ltda Tel: