Captura Digital e Preservação de Documentos

Transcrição

1 Captura Digital e Preservação de Documentos Benedito Odair Rodrigues ABR/201

2 Como entender o ciclo de vida da informação 2

3 O que é um registro? Definido como qualquer informação em qualquer midia, seja original ou cópia, gerada ou recebida por uma organização, que seja util para a operação desta Definição ARMA 3

4 O que é um registro? Desenho em CAD Documento em Papel Prontuario do paciente Microfilme Fotograma Relatório do sistema Raio X Imagem de um exame Arquivo Word Arquivo MP3 Página WEB Fotografia Contrato Documento Contabil Informação estruturada X não estruturada Banco de Dados Estruturada Demais 80% - Não estruturada 4

5 Valor da Informação AIIM 5

6 Vivemos num mundo baseado no papel 6

7 Podemos Imaginar o Mundo sem a Tecnología Digital? 7

8 Obsolescência Digital 8

9 Obsolescência Digital O documento digital também é vulneravel: Depende de: Hardware (computador) Meio de armazenamento Software (Sistema Operacional, Programa e formato de imagem) Mídia se deterioram ou evaporação de Bit Devido a efeitos físicos, químicos, magnéticos, etc. Qualidade do meio de armazenamento Forma de gravação Há limitações com respeito a legalidade 9 3/5/2011 Kodak's Graphic Communications Group 9

10 Tipos de Mídias Digitais Discos Floppy / Diskettes 8 ½, 5 ¼, 3 ½ Fita DAT / DLT CD ROM WORM DVD Disco Óptico Regravavel Zip Drive Pen Drive Importante: Cada midia necessita um dispositivo de leitura. 10

11 Quanto Tempo vai durar? Memoria Flash - 10 anos Fita Digital Fita Analógica Discos opticos DVD CD ( prata) - 13 anos - 20 anos - 20 anos - 27 anos - 27 anos Fonte: Canadian Conservation Institute

12 ECM - Enterprise content management Estratégias, métodos e ferramentas utilizadas para captura, gerenciamento, Armazenamento, Preservação e disponibilidade de conteúdo e documentos relacionados aos principais processos da organização. Ferramentas Reune uma série de componentes Document Management Gestão de documentos ERM Gestão Eletrônica dos registros Work flow Fluxo do trabalho WEB Content management estão do conteudo WEB Document Imaging - Gestão das imagens dos documentos Search Pesquisa Colaboração 12

13 Captura Distribuida Mercado em crescimento Tendências de mercado que provocam crescimento: Tecnologia captura remota do documento com menor custo, processo simples para usar e implementar Beneficios SharePoint Mobilidade Aplicações em Nuvem Route Rota information mais rápida faster da informação Permite Colaboração e engajamento do cliente Enable collaboration, customer engagement Save Economia time and de costs tempo derived e custos from devido shorter aosinformation ciclos maisaccess cycles rápidos de acesso da informação Use paper rather than eliminate it Uso do papel e não sua eliminação

14 Scanners Captura Distribuida - Mais inteligentes - Melhoria no processamento da imagem como parte do Scanner - Facillitar digitalização de novos tipos de documentos - Mais funções com o botão inteligente - Operar num ambiente Capture-less - Não mais Captura-processa-libera - Aplicações em nuvem rodando os scanners - Menor dependencia de aplicações thick client - Mobilidade - Facilitar acesso e uso em qualquer lugar

15 - Produtividade Scanners de Produção - Foco na Velocidade de digitalização - Melhorar processamento de imagem eliminando - Tem a funcionalidade de Smart Touch ( botão inteligente) nos scanners de produção - Avanços no transporte e Software - Reduzir necessidade de preparação dos documentos para aceitação de diversos tipos de documentos - Reduzir custos do cliente final - Aumentar tempo de uso continuo e diminuir tempo - de treinamento

16 Captura de Imagem Digital Captura de Documentos 17

17 Resolução - DPI (Dots Per Inch) O número de pixels/polegada usado na captura Baixa Resolução 100 DPI Alta Resolução 400 DPI 18

18 Scanners Captura Distribuida Rede Produção i5200/ i5600 i1860 i730/i750/ i780 i4200/ i4600 Ngenuity 9090/9125/ 9150 Trūper 3210/3610 i1405/i1420/ i1440 ScanMate i1310/ i2400/ i1120 i1320 Plusi2600/ i1210/ i2800 i1220 Plus Sidekick 1400u Scan Station 500

19 Etapas Captura - Scanners Preparação Preparação e separação dos documentos Digitalização Captação da imagem dos documentos Controle de Qualidade Verificação da qualidade das imagens digitalizadas Indexação Atribuir dados nos campos de índices para futuras pesquisas Saída Envio da informação para um software de GED e Microfilmagem Eletrônica Pesquisa Consulta, distribuição e gerenciamento dos documentos KODAK 20

20 Escolhendo um scanner Informações para definir o melhor scanner Tipo de Documento / Físico Tamanho Ex. A4, Ofício, A3, planta, etc.. Gramatura Páginas ou livro Mesa ou Alimentador Estado de conservação Frente e verso Conteúdo do documento. Ex. Texto, Figura, etc.. Colorida ou PB Image de Saída Imagem Preto e branco, tons de cinza e colorido Dual stream Motivo da Digitalização Preservação Analógica Digital Processo de negócios Web Volume de Documentos Volume Diário ou Mensal de documentos Centralizado ou Descentralizado Assistência Técnica On-site, balcão ou troca Tempos de Resposta - SLA Peça e material de consumo Resolução Ótica Saida Mais Custo X Benefício Valor agregado (Softwares) Drivers Reputação do fornecedor

21 Scanner Profissional vs Multifuncional Velocidade de captura do documento A partir de 20 folhas ou 40 imagens por minuto - Scanner Digitaliza frente e verso ao mesmo tempo sem perder performance Robusto Alimentador de Documentos (ADF) aceita diferentes tamanhos e gramatura de documentos Processamento de imagem Correção inclinação Detecta o tamanho exato de cada documento Auto- Brilho e rotação automático do documento Menor tamanho de arquivo (compressão interna de imagem) Tratamento da imagem do documento Facilidade de uso Smart Touch Botão inteligente Fluxo de trabalho pré-definido Interação e integração com sistema de gestão documentos Personalização do software interno do scanner

22 Captura Rotativo Planetário i4200 Elementos funcionais Lâmpada Lentes Sensor i780 23

23 Fluxo do Documento áreas envolvidas Documento Recepção Áreas Correntes Área Final Arquivo Identificar qual é melhor área para colocar o Scanner? Verificar intra-estrutura necessário (rede, link, espaço na mesa) Software de Captura e GED Tipo de documento (cartão PVC ) 24

24 Fluxo do Documento áreas envolvidas Documento Recepção Áreas Correntes Área Final Arquivo Scanner Recomendado i1120 i1200/i1300 i4200/i4600 i1200/i1300 i2400/ i2600/ i2800 i730/i750/i780 i5200/ i5600 Scanner de Rede 25 Scanner de Rede

25 Principais Scanners Kodak Scanner i folhas por minuto i Smart Touch Close up.wmv

26 Principais Scanners Kodak Scanner de foto S fotos por minuto 30 s1220 4x6 photo batch.wmv 27 3/5/

27 Principais Scanners Kodak SS500.wmv Scanner de Rede SS500 ( não necessita Micro) Digitaliza 30 folhas por minuto Envia imagens para: Impressora da rede FTP FAX Diretório da rede Pen Drive 28 3/5/

28 Principais Scanners Kodak Scanner i folhas por minuto frente e verso i1860.wmv 29

29 Preservação Digital Organização Politicas Procedimentos Práticas Preservação Digital Tecnologia Software Hardware Ambiente seguro Tecnologia organização Recursos Recursos Fundos para manter a política de preservação 30

30 Preservação digital A série de atividades gerenciadas necessarias a assegurar o acesso continuo ao Material digital mtão longo quanto necess;ario. Preservação digital.refere se a Todas as ações requeridas para manter o acesso a midia digital além dos limites de Falha da midia ou mudança tecnologica. DPC handbook

31 Como evitar obsolescência? Migração Emulação Midia digital duravel Gold CD Back up analógico 32

32 Alguns formatos de Software são menos vulneráveis? Proprietario, especificações fechadas Constantes migrações Fusões de empresas Novs versões Proprietario, especificação aberta Exemplod DjVu aberto e fechou PDF/A Depende do mercado Risco do fabricante TIFF, versão 6 de

33 Alguns formatos de Software são menos vulneráveis? Não -Proprietario, especificações Abertas Longo prazo são os mais seguros Padrões internacionais ajudam a manter suporte Não ha pressões comerciais para rapida obsolescencia Menor, mas há risco Exemplo PNG - foto colorida 34

34 Pergunta Principal Como preservar os documentos digitais? Por um perido grande de tempo(mais de 10 anos) Com baixo custo de armazenamento Com segurança e integridade Sem necessidade de muitas atualizações Legalmente Resposta Sistema Híbrido Fazer BACK-UP em um meio análógico 35

35 Sistema Híbrido Integração do sistema digital e micrográfico. Microfilme se torna un arquivo de referencia e back-up do arquivo digital. Arquivo digital das imagens somente na fase ativa. Indíce de Busca da Informação Custo de Armazenamento Fase Ativa Fase Inativa 36

36 Entender o Ciclo de Vida da Informação Custo Legislação Preservação Digital Back-up Baixo Custo MB Alto Tempo de Acesso nuven Memória Disco Magnético Disco óptico Fita Magnética On Line Near Line Alto 37 Disco óptico,microfilme, Fita Magnética, papel Papel Off Line Baixo

37 Microfilme Arquivo de Referência Paradigma: Mídia ultrapassada?? Mídia analógica Durabilidade: 500 anos (filme prata) Meio arquivístico Longo Prazo Lei do Microfilme Compacto Custo Integração com meio digital 38

38 Como Preservar documentos digitais por longo prazo? Microfilme Seu arquivo de referência 39

39 Beneficios do Arquivo de Referência Gerenciamento do ciclo de vida da Informação Evita riscos de Migração e Despesas Reduz Risco de Deterioração de Mídia Gerenciamento de Armazenamento Obsolescência Tecnológica 40

40 Benefícios do microfilme Longevidade Sustentabilidade Reduz frequencia de migrações (1) Integridade do dado Custo de armazenamento 4 a 7% do custo do armazenamento digital (2) (1)BS ISO 19801:2010 sec 8.2 (2) DCC Manual, page 15 41

41 Microfilmagem Eletrônica Preservação Digital de Longo Prazo Baixo custo no longo prazo Padrão Legal Compactação

42 Digital para Filme Preparar Documentos Capturar as imagens Processar as imagens Gravar imagens no filme Digitalizar a imagem do filme O processo de digitalizar a imagem, e gravar no filme DOCUMENTOS PROCESS / GRAVAÇÃO ARMAZENAMENTO/ PESQUISA 43

43 Microfilmagem Eletrônica De-Skew Rotação Sistema de Imagem Batch de indice Software de Captura Digital para Analógico CONVERSOR Ate 400 imagens por minuto 44 Software de Controle

44 Arquitetura Microfilmagem Eletrônica GED Word PPT Arquivo TXT Arquivos PDF/A e PDF JPEG Microfilme Mainframe Microfilme Virtual Lista ou Diretório de imagens AWIS 16 mm Scanner Livros Plantas Folhas soltas 45

45 Documentos de teste incluidos no filme Termo de Abertura Identificação do Operador, equipamento e data Verificação de densidade do filme Folha branca densidade 0.90 a 1,05 Teste de qualdiade do gravador Carta ISO `Kodak Writer Digital Test Target ( pos e neg) Qualdiade de imagem do scanner AIIM Scanner Test Target Termo de Encerramento 46

46 Típicos documentos para controle de Qualidade da microfilmagem Verificação de tamanho de fonte, legibilidade, brilho contraste, resolução, Carta AIIM Scanner test # 2 ISO

47 Legalidade do Microfilme Lei do Microfilme 5433 de 1968 Decreto 1799 de 1996 Artigo 3. Art. 3º Se entende por microfilmagem, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução. Parecer 736/2006 do Ministério da Justiça 48

48 Beneficios do Arquivo de Referência Gerenciamento do ciclo de vida da Informação Evita riscos de Migração e Despesas não planejadas Recuperação de Desastres Gerenciamento de Armazenamento da Informação Segurança no conteudo 49

49 Status no Brasil Mais de 6,0 Milhões de documentos por dia microfilmados eletrônicamente Birôs de serviço, Bancos, Comércio, Governo, Fundações, Justiça Tipos de Documentos Contratos comerciais Jornais Cheques Correios Depto Pessoal Documentos notariais Correio eletrônico Multas Processos Plantas Registros médicos Histórico Escolar Back up de informação / Preservação 50

50 Microfilmagem eletrônica no Brasil Mercado em Crescimento 15% Instalações nos principais centros Estudos de implantação Migração do Convencional Preservação Digital / Back Up Redução custos Novos serviços Filme Blipado Pesquisa Digital Tráfego imagem X papel Legalmente Aceito Parecer 736/2006 do Min.da Justiça 51

51 National Archives of Singapore - NAS Ponto chave: Flexibilidade, longo prazo de armazenamento, integridade da Informação, registros de governo Introdução: Guarda a Memoria coletiva do pais, Gerencia a memoria corporativa do governo, Arquivos publicos,mapas hitóricos, fotografias, audiovisual. Aplicação prática: Recebe documentos em papel e digital. Mantem formato digital para acesso rápido dos documentos mais procurados. Documentos com textos são convertidos para Microfilme, reduzindo os custos de migração de midia digital e mantendo a integridade da informação. Microfilme em 16 mm, com Kodak i documentos até A3 Microfilme 35mm com OP 500 A2 e acima. Midias armazenadas em salas climatizadas 52

52 Projeto de Pesquisa Millenium - Alemanha Ponto chave: Longo prazo de armazenamento, integridade da Informação, pesquisa Introdução: Promovido pelo Ministério da Economia e Tecnologia - Alemanha para instituições de pesquisa para armazenamento de dados digitais em microfilme. Aplicação prática: Documentos on line para acesso rápido e toda documentação gravada me microfilme para preservação. Recebe documentos em papel e digital. Como uma midia WORM ( write once read many), garante alto nivel de segurança. Oferece a possibilidade de armazenamento híbrido de daod digital e analógico. Redução de custos de manuseio por eliminação da migração de dados e uso de solução de longo termo de armazenamento para arquivos digitais (Giel 2009). 53

53 Condado de Merrimack Estados Unidos Ponto chave: Longo termo de armazenamento, integridade da Informação, registros de governo. Introdução:Usa combinação de scanners para digitalizar escrituras de propriedades recebidas e depois grava informação em microfilme. Benefícios: Documentos originais retornam imediatamente ao proprietario. A versão eletrônica usada no processo administrativo e para distribuição. Microfilme preserva a informação para armazenamento de longo termo. 54

54 National Archives of Sweden ( Riksarviket) Ponto chave: Longo termo de armazenamento e registros de governo. Introdução:Preservar a informação de documentos do governo da Suécia Documentos para preservação são digitalizados e depois migrados para microfilmes. Documentos escaneados disponibilizados para acesso rápido. Documentos físicos em pobre estado de conservação preservados do contato indevidos. 55

55 Projeto Arquivo dos Jornais da Irlanda Ponto chave: Longo termo de armazenamento, preservação de jornais em papel e digitais Digitalizar microfilmes antigos e disponibilizar na Internet Digitalizar publicações em papel e migrar para microfilme Publicações originais em digital, migrar para microfilme para fins de preservação Vantagens Acesso ao acervo na internet Preservação da informação por longo prazo Redução de custos de armazenamento 56

56 Casos de Sucesso - Brasil Segmentos: Birô de Serviço Perfil: empresas novas que já fazem a digitalização e agora precisam fazer a microfilmagem. Atualização dos antigos equipamentos de microfilmagem tradicional Oferecem o scanner sem custo para os clientes que fazem a microfilmagem eletrônica Baixo custo operacional As imagens são enviadas para a empresa através de FTP ou CD/DVD. Pesquisa rápida devido a indexação por imagem 57

57 Tribunal Superior Eleitoral TSE - Brasil Ponto Chave: Longo termo de armazenamento, integridade Utilização de imagem em larga escala Armazenamento de processos por longo prazo sem necessidade de migração para outra midias Microfilme funciona como um back up do arquivo digital Preservação da Informação Melhoria de atendimento Atendimento com imagem no curto prazo Redução drástica do espaço fisico 58

58 Casos de Sucesso - Brasil Segmentos: Financeiro Financeiro Utilizar imagens geradas pelas Classificadoras de Cheques Captura dos cheques com Scanners Não depender da revelação do microfilme para liberar o cheque (compensação) Microfilmagem centralizada com baixo custo operacional. Qualidade da imagem no microfilme Substituição do COM - Microfichas Preservação Longo Prazo 59

59 Típico processo de microfilmagem eletrônica Captura descentralizada em diversos locais Microfilmagem centralizada num unico ponto Redução de Custos com movimentação de documentos Imagem movimentada via link, Cd/DVD. Microfilmagem Centralizada 60

60 Casos de Sucesso - Brasil Segmentos: Saúde Otimizar fluxo de documentação Centralizar documentação referente a atendimentos médicos e clientes Redução dos tempos de pagamento/cobrança Planos de saude, fornecedores Redução de custos operacionais e armazenamento Redução de espaço de armazenamento de papéis 61

61 Recuperação da Informação Digitlização do Microfilme por demanda ScanPro 2000 DV 2400 A saída da informação em PAPEL, , FAX e como Imagem Digital.

62 Vantagens estratégia preservação com microfilme Proteção total contra migração e conversão de mídia Independência do sistema operacional Independência de aplicativos Compatibilidade com sistemas futuros Armazenamento de imagens inalterável 100% à prova de vírus Integridade de imagens e dados Baixo risco mínimo de recuperações malsucedidas devido a perda ou corrupção de imagens Retenção de custo baixíssimo com economia significativa durante a retenção somente digital

63 Conclusão A Decisão de usar microfilme como midia de preservação de documentos deve considerar os seguintes aspectos: Expectavia de vida do documento Integridade do documento Flexibilidade( analogio para digital e vice versa) Redução de espaço Beneficios na pesquisa, acesso e aramzenamento Estratégia de preservação digital Nível de complexidade / interatividade Microfilme, simplicidade de acesso, requer baixo nivel de investimento para Preservar documentação. 64

64 Padrões relacionados a filmes base prata 65

65 Padrões relacionados a qualidade física do microfilme 66

66 Perguntas? Odair Rodrigues Tel: ou Netscan Digital T Tel :