Digitalização de Documentos e a Preservação Documental na Era Digital

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1 2013 Brasil Digitalização de Documentos e a Preservação Documental na Era Digital Odair Rodrigues Abril 2013

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4 Enterprise Information Management Business Intelligence ECM - Enterprise Content Management Estratégias, métodos e ferramentas utilizadas para captura, gerenciamento, Armazenamento, Preservação e disponibilidade de conteúdo e documentos relacionados aos principais processos da organização. Ferramentas Reune uma série de componentes: Document Management Gestão de documentos ERM Gestão Eletrônica dos registros Work flow Fluxo do trabalho WEB Content management Gestão do conteudo WEB Document Imaging - Gestão das imagens dos documentos Search Pesquisa Processo Colaborativo 5

5 PROJETOS Conhecendo o Usuário Empresa com solução Doc Imaging Empresa com solução Básica de D Imaging Empresa que ainda trabalha apenas com papel sem solução D Imaging 6

6 Digitalização de Documentos Principais benefícios da digitalização de Documentos. Rapidez e agilidade no acesso à informação Baixo custo na distribuição de informação Redução de custo com armazenamento, recuperação e duplicação de papel Automação de entrada de dados Acesso à informação por um número ilimitado de pessoas e em qualquer lugar Melhoria no atendimento ao cliente Maior segurança de informações por permitir controle de acesso aos documentos 7

7 Pergunta Principal Como preservar os documentos digitais? Por um perido grande de tempo(mais de 10 anos) Com baixo custo de armazenamento Com segurança e integridade Sem necessidade de muitas atualizações Legalmente Resposta Sistema Híbrido Fazer BACK-UP em um meio análógico 8

8 Preservação da informação digital Microfilme Paradigma: Mídia ultrapassada?? Mídia analógica Durabilidade: 500 anos (filme prata) Melhor meio arquivístico Microfilmagem sem indexação por documento Lei do Microfilme 9

9 Preservação da informação digital Sistema Híbrido É a integração dos Sistemas digitais e micrográficos. Microfilme sendo um arquivo de referência e segurança do arquivo digital Arquivo digital somente na fase ativa Indíce de busca da informação Custo do Armazenamento Digital Fase Ativa Fase Inativa Digitalização do Microfilme 10

10 Microfilmadora Eletrônica: Processo Digitalização, indexação e controle de qualidade dos documentos Microfilmadora Eletrônica i

11 GED Mainframe Arquitetura Microfilmagem Eletrônica Word PPT Arquivo TXT Arquivos PDF/A e PDF JPEG Microfilme Virtual Lista ou Diretório de imagens AWIS Microfilme 16 mm Scanner Livros Plantas Folhas soltas 13

12 Microfilmadora Eletrônica i9600 Decreto de 1996 Art. 3º Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução. Parecer do Ministério da Justiça de Novembro de

13 Legalidade do Microfilme Parecer 736/2006 M. Justiça 16

14 Beneficios do Arquivo de Referência Gerenciamento do ciclo de vida da Informação Evita riscos de Migração e Despesas não planejadas Recuperação de Desastres Gerenciamento de Armazenamento da Informação Segurança no conteudo 17

15 Status no Brasil Mais de 6,5 Milhões de documentos por dia microfilmados eletrônicamente Birôs de serviço, Bancos, Comércio, Governo, Fundações, Justiça Tipos de Documentos Contratos comerciais Jornais Cheques Extrato Bancario Correios Depto Pessoal Documentos notariais Correio eletrônico Multas Processos Jucdciais Plantas Registros médicos Histórico Escolar RH Back up de informação / Preservação 18

16 Usuários de Microfilmagem Eletrônica Tribunal Regional do Trabalho - RJ Tribunal Superior Eleitoral - TSE Tribunal de Contas BA Tribunal de Contas - RS Banco Itau HSBC Prefeitura do Recife Banese CEF Unimed Policia Civil RS Instituto de Identificação do Paraná Sec. Fazenda RS Sec. Fazenda MS Câmara Federal Imprensa Oficial Corpo de Bombeiros DF Ministerio da Aeronautica 19 Mycroarq TJDF Sec. Educação RS Eletronorte Dataprev RJ Datafilme Anvisa Prodepa Unopar Correios Cartórios Tecnogin MGI BNDES - RJ Detran BA / CE/RS / MG/PE Junta Comercial - MG UERJ Univer. Est. do Rio de Janeiro INCRA Femade Prestadores de Serviços

17 Microfilmagem eletrônica no Brasil Mercado estavel Instalações nos principais centros Migração do Convencional Preservação Digital / Back Up Redução custos Uso da Imagem Legalmente Aceito Parecer 736/2006 do Min.da Justiça

18 Casos de Sucesso - Brasil Segmentos: Birô de Serviço Perfil: empresas novas que já fazem a digitalização e agora precisam fazer a microfilmagem. Atualização dos antigos equipamentos de microfilmagem tradicional Oferecem o scanner sem custo para os clientes que fazem a microfilmagem eletrônica Baixo custo operacional As imagens são enviadas para a empresa através de FTP ou CD/DVD. Pesquisa rápida devido a indexação por imagem 21

19 Recuperação da Informação Digitlização do Microfilme por demanda ScanPro 2000 DV 2400 A saída da informação em PAPEL, , FAX e como Imagem Digital. 24

20 Conclusão A Decisão de usar microfilme como midia de preservação de documentos deve considerar os seguintes aspectos: Expectativa de vida do documento Integridade do documento Flexibilidade( analógico para digital e vice versa) Redução de espaço Físico 98% Beneficios na pesquisa, acesso e armazenamento Estratégia de preservação digital Nível de complexidade / interatividade Aspecto Legal Microfilme, simplicidade de acesso, requer baixo nivel de investimento para preservar documentação. 26

21 Desejo de todos os clientes.. 27

22 Dilma veta garantia de efeitos jurídicos para documentos digitalizados - Lei / julho 2012 A presidente Dilma Rousseff vetou a equiparação, para fins probatórios, dos documentos digitalizados aos seus originais. Dilma sancionou projeto tratando da elaboração e do arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, na forma da Lei /2012, mas rejeitou todos os artigos que garantiam o mesmo efeito jurídico aos documentos digitalizados De acordo com o Projeto de Lei da Câmara 11/2007, da então deputada Angela Guadagnin (PT-SP), o documento digital e sua reprodução teriam o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito. A proposta também garantia aos documentos digitalizados o mesmo efeito jurídico conferido aos documentos microfilmados. Na fundamentação dos vetos, com base em parecer do Ministério da Justiça... 28

23 Tipos de Captura - Volume 29

24 Tendências Mercado em crescimento acelerado 15% no mundo Captura Descentralizada Mobilidade Nuvem Simplicidade de uso Route information faster Enable collaboration, customer engagement Save time and costs derived from shorter information access cycles Use paper rather than eliminate it 30

25 Portfólio de Softwares Softwares Profissionais Driver Ferramentas Captura Gestão de Parque i5200 / i5600 / i5800 i4200 / i4600 i1860 Truper ScanMate i940 ScanMate i1120 i2400 i2600/i2800 i2900 Scan Station 500/520EX/550 i1405 / i1420 / i1440 i

26 Portfólio de Software Driver Aprimoramento de Imagens Ferramenta de Captura de Documentos Ferramenta de Gestão de Parque Solução de Captura de Documentos Capture Desktop Capture PRO WIA Smart Touch KAMS 33

27 Auto-Crop e Auto-Deskew 34

28 Remoção Automática de verso em Branco Automaticamente identifica imagens em branco baseado na porcentagem de conteudo de informação. Recurso muito mais preciso comparado a opção de remover por tamanho de imagem (kbytes) A configuração da % do conteudo é feito de forma simples através dos driver ISIS e TWAIN 35

29 Rotação Automática de Imagem Automaticamente rotaciona as imagens na posição correta de leitura Frente e verso Ganho de tempo na preparação do documentos 36

30 Função de Junção Frente e Verso Automaticamente cria uma única imagem contendo a frente e verso do documento. Aplicação: documentos de identidade e notas fiscais e papel A3 Disponivel somente no driver TWAIN 37

31 ithresholding - exemplos Business Confidential Original ATP 161KB Scanner 1 c/ add-n IP 235KB Scanner 2 c/ add-on IP 189KB 62KB 38

32 ithresholding-2 42

33 43

34 Drop out Vermelho, Azul e Verde Colorida PB normal PB com drop out 45

35 Novos Scanners série i2000 Recursos do Perfect Page Preenchimento Inteligente de Borda 47

36 Remoção de furos e Preenchimento de borda inteligente Recurso de remoção de furos de ficharios: disponíveis nos scanners i1200/i1300, i2000 e i1400 Recurso do preenchimento inteligente de borda: disponíveis nos scanners i

37 Sistema completo Documentos Digitalização Controle de Qualidade Indexação 50 Armazenamento Digital Software de Pesquisa Gerenciamento do documento digital Microfilmagem eletrônica

38 Fluxo de Captura de Documentos 51

39 Entendendo um Projeto 52

40 Entendendo um Projeto 53

41 Entendendo um Projeto 54

42 Entendendo um Projeto 55

43 Entendendo um Projeto Segunda Feira Terça Feira Quarta Feira Quinta Feira Sexta Feira 56

44 Entendendo um Projeto 57

45 Captura Rotativo Planetário i4200 Elementos funcionais Lâmpada Lentes Sensor i940 58

46 Como escolher um Scanner Profissional? Tipo de documento Indexação Identificar qual é o software de captura indicado Manual, OCR, Cod. Barras, Aplicação: Uso compartilhado ou dedicado Produção Volume diário, mensal de documentos, picos de produção Aplicação departamental, centralizada ou descentralizada Assistência técnica On-site, troca ou balcão, tempo de resposta SLA Consumíveis e peças disponíveis 59

47 Scanner Profissional X Multi-Funcional Scanner Multi-funcional Scanner Professional Digitalização frente e verso Não, simplex Sim, Duplex Tratamento/Melhoramento de imagem Muito básico, quase nenhum Varios recursos para gerar imagem excelente Software de Captura Interface complicada Softwares de captura orientados a digitalização de documentos ou lotes de documentos Tempo de digitalização ( supondo documento com 10 folhas) Transporte 15 Minutos 40 Segundos Curvatura interna Limita os tipos de docs no Alimentador Autom. ADF 60 Sistema de transporte robusto

48 Como Gerenciar Scanners? 64

49 Usando Software de Controle gerencie 65

50 67 Fluxo do Documento áreas envolvidas Documento Recepção Áreas usuárias Área Final Arquivo Identificar qual é melhor área para colocar o Scanner? Verificar infra-estrutura necessário (rede, link, espaço na mesa) Software de Captura e GED Tipo de documento (cartão PVC )

51 Scanners Pessoais A4 Scanner i940 Compacto Alimentação via USB ou Fonte Duplex - A4 20 ppm / 40 ipm 500 folhas/dia ADF de 20 folhas Drivers ISIS e TWAIN 69

52 Scanners Departamentais A4 Scanner i2900 Duplex A4 60 ppm ( dpi) 10K folhas/dia Mesa A4 Integrada ADF de 250 folhas Saída Superior/Traseira Módulo de Impressão* ISIS e TWAIN Iluminação LED Sensor de Ultrassônico 72

53 Acessórios: Mesa Ofício e A3 (Black) 75

54 Scanners de Rede Scan Station 500/520EX Rede Duplex A4 45 ppm / 90 ipm ADF de 75 folhas Envia e recibe Fax Tela Touch screen Mesa A3 (Opcional) 76

55 Scanners de Produção Scanners Série i3000 i3200 / i3400 Duplex A3 i3200: 50 ppm i3400: 80 ppm Velocidade a dpi 15K-20K folhas/dia ADF de 250 folhas Saída Superior/Trasera Drivers ISIS e TWAIN Iluminação LED Mesa Ofício (Opcional) 78

56 Scanners de alta produção Scanners da Série i5000 i5200 / i5600 / i5800 Duplex A3 140 / 170 / 210 ppm Volume ilimitado ADF de 750 folhas 05 sensores ultra-som LED CCD (duas lamp.) 81

57 Smart Touch Botão inteligente Software de Captura orientada a digitalização de Documento Acionado pelo botão ou pelo PC Crie PDFs / JPEGs / TIFF/ RTF / BMP Até 9 tipos de fluxo diferentes Digitalize para: Web Rede - diretório FTP Microsoft Word SharePoint Impressora da rede Folha em branco para separar documentos Incluir palavra chave em arquivo PDF Duas telas de digitalização: com ou sem Pré Visualização Imprime etiqueta com os tipos de fluxo Funções de pós digitalização: remoção, rotação e recorte de imagem. 82

58 Casos de Sucesso - Brasil Segmentos: Comércio Stand de Vendas Armazenar cadastro de cliente Contratos de Financiamento Garantias Seguros Back up de informação Vendas de Campo Abeetura de Credito Feiras de Imovéis Venda de automoveis 84

59 Principais soluções Entrada de novos documentos Legado / Arquivo papel Digitalização com scanners departamentais Digitalização com scanners de produção Preservação da informação Pesquisa da informação em microfilme Microfilmagem eletrônica de documentos Digitalização com scanners de microfilmes 86

60 Perguntas? 2013 BH Odair Rodrigues Tel: / Datafilme Tel:

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