Digitalização de Documentos. Wilton Tamane

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1 Digitalização de Documentos Wilton Tamane

2 Digitalização de Documentos Índices Campo Texto Imagens

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5 XaaS Cloud BPM BI KPI BAM BPMS Workflow KM Inovação Colaboração Compartilhamento Mobile BYOD SoLoMo Repositório de Documentos não Estruturados em mídia analógica GED Digitalização Microfilme Repositório de Dados Estruturados em mídia digital SGBD Data Warehouse Data Mining Repositório de Conteúdos e Documentos não Estruturados em mídia digital e analógica ECM

6 Digitalização Justificativas Não localização de documentos; Demora na localização de documentos; Riscos de perdas na movimentação; Alto custo no transporte de documentos; Urgência no processamento dos documentos; Segurança e Preservação da Informação; Espaço físico - custo.

7 Digitalização - Transição para um ambiente 100% digital. 100% Papel Híbrido 100% Digital Certificação Digital

8 A digitalização pode ser executada em diferentes pontos do ciclo de vida do documento. Criação / Recepção Processo Arquivo Digitalização Distribuida Digitalização Descentralizada Digitalização Centralizada Descentralizada

9 Digitalização Centralizada/Descentralizada Centralizado/Descentralizado: Facilidade de implantação Controle mais eficiente e com menor custo Ganhos de produtividade Características da solução Softwares mais sofisticados de alto custo Scanners de grande porte e com mais recursos Operadores especializados Terceirização normalmente é a melhor opção

10 Digitalização Centralizada/Descentralizada Produtividade Qualidade Custo Segurança & Controle Recursos Humanos Treinamento e Capacitação Profissional Scanners Instalações Estatísticas & Relatórios Infraestrutura TI Software Capture

11 Entrada Digitalização Centralizada/Descentralizada SLA Saída Relatórios Pontos de Controle Gantt FIFO PEPS Processo de Produção Infra-Office MO Insumos Scanner Software Capture Infraestrutura Recrutamento Treinamento Infra TI

12 Digitalização Centralizada/Descentralizada Scanners de Documentos

13 Digitalização Centralizada/Descentralizada Linha de Produção Recepção Protocolo Digitalização Preparação Controle Qualidade Indexação Exportação GED/ECM CPF_CGC NOME ARQUIVO / BLOOMBERG DO BRASIL LTDA C:\DOCUMENTOS\00001.PDF / RECALL DO BRASIL LTDA C:\DOCUMENTOS\00002.PDF / CENTRAL DE VENDAS EM INFORMATICA LTDAC:\DOCUMENTOS\00003.PDF / BANCO CITIBANK S/A C:\DOCUMENTOS\00004.PDF / CONSELHO REGIONAL DE QUIMICA IV REGIAOC:\DOCUMENTOS\00005.PDF / CCBR COMERCIO CONSTRUCOES DO BRASIL C:\DOCUMENTOS\00006.PDF LTDA / BRASIL TRANSPORTES INTERMODAL LTDA C:\DOCUMENTOS\00007.PDF / STORE TECNOLOGIA LTDA C:\DOCUMENTOS\00008,PDF Índice Extração de Texto OCR-ICR CB Digitação - Tipificação Validação - Verificação Imagens

14 Digitalização Centralizada/Descentralizada Software de Digitalização Alto Volume Estações específicas para cada fase: Digitalização e/ou importação de imagens; Controle de qualidade; Verificação; Validação; Exportação Extração de dados específicos de documentos não estruturados e semiestruturados Reconhecimento automático de tipos de documentos; Validação de indexação: Correlação como banco de dados Dígito verificador ex. CPF Regras específicas via script ex. quantidade e tipos de caracteres; Roteamento de documentos baseados no conteúdo e/ou tipo de documentos via regras/scripts Controle de acesso usuários Relatórios e estatísticas;

15 Digitalização Centralizada/Descentralizada Software de Digitalização Alto Volume Indexação - Extração e Validação de Dados

16 Digitalização Centralizada/Descentralizada Software de Digitalização Alto Volume Componentes de uma solução de reconhecimento automático de caracteres OCR IMPORTANTE!! O índice de reconhecimento não é 100% na grande maioria dos casos!!!!

17 Digitalização Centralizada/Descentralizada Software de Digitalização Alto Volume Indexação anexos Indice 1 OCR ICR OMR Indice 2 Indice 3 Indice... Banco de Dados Índice Correlação Validação O custo de indexação será diluído pelo número de anexos Banco de Dados

18 Digitalização Distribuída Alto custo no transporte de documentos e riscos de perdas na movimentação Urgência no processamento dos documentos Otimização de Processos - Workflow Scanners de pequeno porte de fácil operação smartphones tablets Softwares mais amigáveis facilidade de uso Usuário opera o sistema

19 Digitalização Distribuída Scanners MFP Smartphones - Tablets Scanner Rede

20 Digitalização Distribuída Usabilidade

21 Digitalização integrada aos Processos de Negócio Captura Centralizada Processo de Digitalização Captura Distribuida Extração de dados para Indexação: Data Valor Marcas CPF/CNPJ Outros... BPM Processo A Validações ECM Assinatura Data Processo B Valor Carimbo Marcas Anexos Processo C Identificação Tipo CPF Relatórios & KPI CEP Outros... Volumes Erros Ocorrências Produtividade

22 Digitalização integrada aos Processos de Negócio Captura Centralizada Processo de Digitalização Captura Distribuida Extração de dados para Indexação e Validações Processo A BPM ECM Assinatura Data Valor Carimbo Marcas Anexos Identificação Tipo CPF CEP Outros... Processo B Processo C Relatórios & KPI Volumes Erros Ocorrências Produtividade Controle no PDV

23 Scanners - Especificações

24 Scanners - Especificações Baixa produção: Velocidade de 10 a 70 ppm Ciclo diário de 500 a folhas Média produção: Velocidade de 60 a 120 ppm Ciclo diário de a folhas Alta produção: Velocidade acima de 120ppm Ciclo diário acima de folhas

25 Scanners - Especificações Scanner de Rede: possuem as mesmas características de scanners de baixa produção, porém com interface de comunicação via rede. Equipamentos Multifuncionais Fax Smartphones e Tablets:

26 Modo de Digitalização

27 Processamento de imagem - Binarização

28 Resolução

29 Formato de Arquivo & Compressão Tif Jpeg PDF PDF/A PDF Pesquisável CCITT G4 / Jbig / Jbig2 / Jpeg / Jpeg2000 CCITT G4 / Jbig / Jbig2 / Jpeg / Jpeg2000 Jpeg / Jpeg2000

30 Extração de Dados e Texto OCR A velocidade é importante porque quanto mais rapidamente um operador puder digitar em bases sustentáveis, menos operadores serão necessários. Como os custos com mão-de-obra se constituem na maior despesa permanente da maioria dos projetos de captação de dados, mesmo pequenas melhorias na velocidade de digitação podem resultar em uma substancial economia. Mesmo atualmente, técnicas para permitir alta velocidade de digitação não são amplamente conhecidas e, geralmente, são encontradas apenas em sistemas especializados de entrada de dados. A precisão é importante porque baixos índices de precisão podem custar caro. Além do custo com mão-de-obra para encontrar e corrigir erros, o que é um processo manual, os negócios podem ser afetados negativamente por custos intangíveis e efeitos associados aos dados inexatos. Os requisitos de precisão em um conjunto de dados podem variar de campo para campo, dependendo da necessidade do dado. Se, por exemplo, um item individual de uma fatura é captado, pode ser que seja essencial captar com exatidão o número da peça,processado detalhadamente, os erros podem não ser importantes. Os leitores podem entender o significado pelo contexto. Arquivo Texto Script Regras Validações Tipificação de anexos Extração dados específicos

31 Extração de Dados e Texto File System Banco Dados Indexação Metadados Campo Blob Binary Large Object Pesquisável Searchble Banco Dados Indexação

32 Conarq

33 Fatores críticos de sucesso! As nove áreas de conhecimento caracterizam os principais aspectos envolvidos em um projeto e no seu gerenciamento: 1. Integração 2. Escopo 3. Tempo 4. Custos 5. Qualidade 6. Recursos humanos 7. Comunicações 8. Riscos 9. Aquisições Projeto

34 Fatores críticos de sucesso! Arquivistas Bibliotecários Historiadores Data Specialist PMP Processos Jurídico Tecnologia

35 Fatores críticos de sucesso! Gestão Documental Normas Leis Big Data Gestão de Processos GED ECM PMP

36

37 Frases para refletir... Daria tudo que sei pela metade do que ignoro. Não há nada tão equitativamente distribuído no mundo como a inteligência: todos estão convencidos de que têm o suficiente. Muitas vezes as coisas que me pareceram verdadeiras quando comecei a concebê-las tornaram-se falsas quando quis colocá-las sobre o papel. René Descartes

38 Obrigado! Este material é propriedade de Wilton Tamane, sendo proibida a sua reprodução, total ou parcial, sem aprovação por escrito. Todos os direitos estão reservados. As opiniões expressas aqui estão sujeitas a modificação sem aviso prévio.

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