Digitalização e Microfilmagem de Documentos e a Preservação Documental na era Digital. Julio Salgado Produtos e Desenvolvimento de Negócios

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1 Digitalização e Microfilmagem de Documentos e a Preservação Documental na era Digital Julio Salgado Produtos e Desenvolvimento de Negócios

2 8/16/ Onde existir Papel Existe Oportunidade!!

3 Mercado de Digitalização de Documentos GOVERNO CORPORATIVO VERTICAIS 50% 40% 10% Tribunais Secretarias públicas Forças Armadas Bancos Seguro Social Prefeituras Estatais Bancos e Seguradoras Bureau de Serviços Varejo Hospitais Integradores Universidades Escolas Advogados Cartórios Contabilidade Clínicas e Laboratórios Pequenasa empresas Despachantes e Imobiliárias 3

4 Etapas e Necesidades dos clientes 60% 30% WORKFLOW/GED OCR OTIMIZAÇÃO ADOÇÃO Pequenas Empresas Mercados Verticais Profissionais Liberais EXPANSÃO Empresas Médias Governo Empresas Grandes 10% 4

5 Multifuncional vs Scanner Profissonal Scanner Multifuncional Scanner Profissional Simplex Dúplex Processamento básico da imagem Processamento Perfect Page Interface complexa Interface simples Tamano da imagem Kb (bitonal) Tamano da imagem KB (bitonal) Digitaliza 50 folhas em 10 Minutos (300dpi) Digitaliza 50 folhas em 60 Segundos (300dpi) Apenas para documentos em bom estado Permite documentos em bom e mau estado 5

6 Por que Digitalizar os Documentos? 6

7 Por que Digitalizar os Documentos? 7

8 Quais meios seus clientes usam para se comunicar com você? Anexos digitalizados Documentos em papel Formulários em papel Fomulários Web Tel/Fax Doc. escrito a mão Mensagens de texto Mensagens facebook Chat internet Mensagens twitter Ainda muito papel 8

9 Espaço folhas DVD A folhas A folhas 1m 3 = folhas A4 A4 por cada Tbyte 9

10 Acesso a Informação Acceso Único Acesso Simultâneo 10

11 Eficiência Resposta em 12, 24, 48, 72 hs Resposta Imediata 11

12 Segurança Segurança Física Segurança Digital 12

13 Controle e Gerenciamento Controle Físico Controle por Sistemas TI 13

14 Transporte e Compartilhamento Compartilhamento Físico Compartilhamento Electrônico 14

15 Tendências Mercado em crescimento acelerado 15% no mundo Crescimento do Mercado brasileiro superior a 20% Captura Descentralizada Plataformas WEB > Facilidade em distribuir a informação Mobilidade nas informações Aplicações em Nuvem Simplicidade e Eficiencia 16

16 Evolução do Mercado e Tendências 2000 Captura Processamento Entrega da Info 2015 Manage Content Workflow Information Expiration

17 18 Tenha foco

18 O futuro já está acontecendo 19

19 Foco 2016 Cloud Service Mobility BPO 20

20 21 Cloud Computing

21 Tendências - Cloud Computing 90 67, , Segurança Escalabilidade Diminuição de Custos Geographic Reach 22 *HSA 2014

22 Mobilidade 23

23 Produtividade Tendências Mobile Use % Year-Over-Years Compras Social Viagens Music 24 *Flurry Analytics 2014

24 BPO 25

25 Serviços de Gerenciamento da Informação 1. Mais de pontos de digitalização (locados) 2. Aluguel de Software e Hardware 3. Soluções simples e eficientes - Kodak Alaris 1. Info Input Web Capture Software 2. KAMS - Device Management 26

26 Soluções Kodak alaris O portfólio mais completo do mercado. Scanners Software Serviço Técnico 27

27 Portfolio de Scanners SOFTWARE i5850 Capture Pro Software Asset Management Software Info Activate Solution HARDWARE MICROFILMADORAS ELETRÔNICAS Info Insight Platform Service & Support I3200 i3250 I3400 i3450 I4200 plus I4600 plus i5200/i5600 i5200v/i5600v ScanMate i940 ScanMate i1150/i1180 i2400/ i2600/ i2800 i2900 Scan Station

28 Velocidade 210 PPM PPM i940 i1150 i2400 i1180 i2600 i2800 i2900 SS700 i3200 i3250 i3400 i3450 i4200 i4600 i5200 i5600 i

29 Scanners A4 Digitalização Distribuida 31

30 Scanners i940/i940m - Características Scanner Portátil Duplex A4 20 folhas por minuto ADF de 20 folhas Volume diário para folhas Alimentação pela fonte ou USB 32

31 Scanner i940/i940m - Aplicações 33

32 ScanMate i1150 e i1180 Velocidade 25 ppm Volume diario folhas Leitura de Código de Barras via Driver/SW TWAIN / ISIS / WIA / SANE / MAC OS Velocidade 40 ppm Volume diario folhas Leitura de Código de Barras via Driver/SW Processamento de imagens via Hardware 34

33 ScanMate i1180 Duplex A4 - Velocidade 40 ppm Volume diário folhas Suporta cartões rígidos Leitura de Código de Barras Processamento por Hardware Painel gráfico colorido Acessórios Mesas Ofício e A3 35

34 Scanner i2400/i2600/i Características Kodak i2400 Kodak i2600 Kodak i2800 Duplex A4 30 folhas por minuto ADF de 50 folhas Volume diário folhas Acessórios Mesas Ofício & A3 Duplex A4 50 folhas por minuto ADF de 75 folhas Volume diário folhas Acessórios Mesas Ofício & A3 Duplex A4 70 folhas por minuto ADF de 100 folhas Volume diário folhas Acessórios Mesas Ofício & A3 36

35 Scanner i Caracteristicas técnicas Duplex A4 60 folhas por minuto ADF de 250 folhas Volume diário folhas Mesa Digitalizadora A4 integrada 37

36 Scanner de Rede 38

37 Scan Station 710/SS730EX - Características Duplex A4 Painel Touch Screen de 9.7 Velocidade até 70 ppm dpi mesma velocidade ADF de 75 folhas Volume diário folhas Acessório Mesas Ofício e A3 SS710 EX - Permite o embarque de soluções terceirizadas SS730 EX Porta RJ11 para envio e recebimento de fax 39

38 Scanners A3 Digitalização de Produção (centralizada) 40

39 Scanner i3200/i3250 Duplex A3 Velocidade até 50 ppm dpi mesma velocidade ADF de 250 folhas Mesa A4 integrada (i3250) Volume diario folhas Drivers ISIS, TWAIN e WIA Suporte Windows, Mac & Linux 41

40 Scanner i3400/i3450 Duplex A3 Velocidade até 90 ppm dpi mesma velocidade ADF de 250 folhas Mesa A4 integrada (i3450) Volume diario folhas Drivers ISIS, TWAIN e WIA Suporte Windows, Mac & Linux 42

41 Scanners Série i4000 Duplex A3 i4200 Até 100 folhas por minuto folhas por dia i4600 Até 120 folhas por minuto folhas por dia ADF para 500 folhas 43

42 Scanner Serie i5000 Kodak i5200 Kodak i5600 Kodak i5850 Duplex A3 140 folhas por minuto dpi mesma velocidade ADF de 750 folhas Volume diário Ilimitado Duplex A3 170 folhas por minuto dpi mesma velocidade ADF de 750 folhas Volume diário Ilimitado Duplex A3 210 folhas por minuto dpi mesma velocidade ADF de 750 folhas Volume diário Ilimitado 44

43 Acessórios mesas digitalizdoras Mesa Digitalizadora Ofício Serie 4000 Serie 3000 i2000 I1150/i1180 Nova Mesa Digitalizadora A3 Serie 4000 Serie 3000 i2900 i2000 I1150/i

44 Soluções Kodak Softwares e Ferramentas Perfect Page Smart Touch Capture Pro / LE InfoInput KAMS 46

45 Info Input Solution

46 Baseado em WEB - Browser

47 WEB BASED Sem Instalação local Seguro Gerenciamento Centralizado Facil Implantação

48 CENTRALIZED MANAGEMENT Configuração de Lotes Gerenciamento dos Perfis Gerenciamento dos Destinos Gerenciamento do Fluxo de trabalhos Administração via Servidor

49 CLOUD SERVICES / SAAS

50 SERVER INSTALLATION

51 Interface Simplificada

52 Recursos avançados de captura e Indexação

53 Microfilmagem

54 Pergunta Principal Como preservar os documentos digitais? Por um periodo grande de tempo(mais de 10 anos) Com baixo custo de armazenamento Com segurança & integridade Sem necessidade de muitas atualizações Legalmente Resposta Sistema Híbrido Fazer BACK-UP em um meio análógico 56

55 Preservação da informação digital Microfilme Mídia analógica Durabilidade: 500 anos (filme prata) Melhor meio arquivístico Microfilmagem sem indexação por documento Lei do Microfilme 57

56 Microfilmadora Eletrônica: Processo Digitalização, indexação e controle de qualidade dos documentos Microfilmadora Eletrônica i

57 Microfilmadora Eletrônica i9600 Decreto de 1996 Art. 3º Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução. Parecer do Ministério da Justiça de Novembro de

58 Status no Brasil Mais de 6,0 Milhões de documentos por dia microfilmados eletrônicamente Birôs de serviço, Bancos, Comércio, Governo, Justiça Tipos de Documentos Contratos comerciais Jornais Cheques Extrato Bancario Correios Depto Pessoal Documentos notariais Correio eletrônico Multas Processos Judiciais Plantas Registros médicos Histórico Escolar RH Back up de informação / Preservação 63

59 Típico processo de microfilmagem eletrônica Captura descentralizada em diversos locais Microfilmagem centralizada num unico ponto Redução de Custos com movimentação de documentos Imagem movimentada via link Microfilmagem Centralizada 64

60 Microfilmar. Expectativa de vida do documento longa Integridade do documento Flexibilidade( analógico para digital e vice versa) Redução de espaço Físico 98% Beneficios na pesquisa, acesso e armazenamento Estratégia de preservação digital Aspecto Legal Microfilme, simplicidade de acesso, requer baixo nível de investimento para preservar documentação. 66

61 67

62 Obrigado Thank You High Digital Tel: (21) Julio Salgado Produtos e Desenv. Negócios julio.salgado@kodakalaris.com