Digitalização e Microfilmagem: soluções para armazenamento e preservação documental versus Legislação

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1 edoc 2014 MG - Belo Horizonte Digitalização e Microfilmagem: soluções para armazenamento e preservação documental versus Legislação Odair Rodrigues

2 Por que Digitalizar os Documentos? 2

3 Por que Digitalizar os Documentos? 3

4 Por que Digitalizar os Documentos? 4

5 Quais meios seus clientes usam para contactar voce? Anexos digitalizados Documentos em papel Formulários em papel Fomulários Web Tel/Fax Doc. escrito a mão Mensagens de texto Mensagens facebook Chat internet Mensagens twitter Ainda muito papel Pesquisa AIIM 5

6 Mercado de Digitalização de Documentos GOVERNO CORPORATIVO VERTICAIS 50% 40% 10% Tribunais Bancos Aduanas Seguradoras Secretarias públicas Bureau de Serviços Migrações Varejo Importações Hospitais Forças Armadas Integradores Registros Públicos Universidades Seguro Social Escolas Concursos Públicos Transportadoras Advogados Cartórios Contabilidade Clínicas Laboratórios Secretarias Farmacias Despachantes Imobiliárias 6

7 Expectativas dos clientes 7

8 Etapas e Necesidades dos clientes WORKFLOW OCR OTIMIZAÇÃO EXPANSÃO Empresas Grandes ADOPÇÃO Pequenas Empresas Mercados Verticais Profissionais Empresas Medias Governo 8

9 Pergunta Principal Como preservar os documentos digitais? Por um periodo grande de tempo(mais de 10 anos) Com baixo custo de armazenamento Com segurança & integridade Sem necessidade de muitas atualizações Legalmente Resposta Sistema Híbrido Fazer BACK-UP em um meio análógico 9

10 Preservação da informação digital Microfilme Mídia analógica Durabilidade: 500 anos (filme prata) Melhor meio arquivístico Microfilmagem sem indexação por documento Lei do Microfilme 10

11 Microfilmadora Eletrônica: Processo Digitalização, indexação e controle de qualidade dos documentos Microfilmadora Eletrônica i

12 Arquitetura Microfilmagem Eletrônica GED Word PPT Arquivo TXT Arquivos PDF/A e PDF JPEG Microfilme Mainframe Microfilme Virtual AWIS 16 mm Lista ou Diretório de imagens Scanner Livros Plantas Folhas soltas 12

13 Microfilmadora Eletrônica i9600 Decreto de 1996 Art. 3º Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução. Parecer do Ministério da Justiça de Novembro de

14 Legalidade do Microfilme Parecer 736/2006 M. Justiça 14 14

15 Benefícios do Arquivo de Referência Gerenciamento do ciclo de vida da Informação Evita riscos de Migração e Despesas não planejadas Recuperação de Desastres Gerenciamento de Armazenamento da Informação Segurança no conteúdo 15

16 Status no Brasil Mais de 6,0 Milhões de documentos por dia microfilmados eletrônicamente Birôs de serviço, Bancos, Comércio, Governo, Justiça Tipos de Documentos Contratos comerciais Jornais Cheques Extrato Bancario Correios Depto Pessoal Documentos notariais Correio eletrônico Multas Processos Judiciais Plantas Registros médicos Histórico Escolar RH Back up de informação / Preservação 16

17 Típico processo de microfilmagem eletrônica Captura descentralizada em diversos locais Microfilmagem centralizada num unico ponto Redução de Custos com movimentação de documentos Imagem movimentada via link Microfilmagem Centralizada 17

18 Recuperação da Informação Digitlização do Microfilme por demanda ScanPro DV 2400 A saída da informação como Imagem Digital. 18

19 Microfilmar. Expectativa de vida do documento longa Integridade do documento Flexibilidade( analógico para digital e vice versa) Redução de espaço Físico 98% Beneficios na pesquisa, acesso e armazenamento Estratégia de preservação digital Aspecto Legal Microfilme, simplicidade de acesso, requer baixo nível de investimento para preservar documentação. 19

20 Desejo de todos os clientes.. 20

21 Dilma veta garantia de efeitos jurídicos para documentos digitalizados - Lei / julho 2012 A presidente Dilma Rousseff vetou a equiparação, para fins probatórios, dos documentos digitalizados aos seus originais. Dilma sancionou projeto tratando da elaboração e do arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, na forma da Lei /2012, mas rejeitou todos os artigos que garantiam o mesmo efeito jurídico aos documentos digitalizados De acordo com o Projeto de Lei da Câmara 11/2007, da então deputada Angela Guadagnin (PT-SP), o documento digital e sua reprodução teriam o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito. A proposta também garantia aos documentos digitalizados o mesmo efeito jurídico conferido aos documentos microfilmados. Na fundamentação dos vetos, com base em parecer do Ministério da Justiça... 21

22 Tipos de Captura - Volume 22

23 Tendências Mercado continua em crescimento 30% no Brasil Captura Descentralizada Mobilidade Nuvem Simplicidade de uso Route information faster Enable collaboration, customer engagement Save time and costs derived from shorter information access cycles Use paper rather than eliminate it 23

24 Tendências Máquinas compactas e silenciosas Mais inteligência na captura Scanners com mais capacidade de processamento interno, PC mais simples Software de captura online - WEB Route information faster Enable collaboration, customer engagement Save time and costs derived from shorter information access cycles Use paper rather than eliminate it 24

25 Portfólio de Scanners i5800 Ngenuity I4200 plus I4600 plus i5200/i5600 i5200v/i5600v i1860 ScanMate i940 ScanMate i1120 i2400/ i2600/ i2800 i2900 Scan Station 500 i3200/ i3400 i1405/ I1420/ i1440 Trūper

26 Portfólio de Software Driver Aprimoramento de Imagens Ferramenta de Captura de Documentos Ferramenta de Gestão de Parque Solução de Captura de Documentos Capture Desktop Capture PRO WIA Smart Touch KAMS 26

27 Kodak Perfect Page Recorte (Cropping) Imagem de Entrada Recorte fixo Auto-recorte 27

28 Kodak Perfect Page Recorte (Cropping) Endireitamento (Deskew) Imagem de Entrada Recorte + Endireitamento 28

29 Kodak Perfect Page Recorte (Cropping) Endireitamento (Deskew) Compressão da imagem Imagem Original Compressão 45:1 Compressão 10:1 29

30 Kodak Perfect Page Recorte (Cropping) Endireita imagem (Deskew) Compressão da imagem Rotação-automática Imagem de Entrada Rotação-automática 30

31 Kodak Perfect Page Recorte (Cropping) Imagem de Entrada Endireitamento (Deskew) Compressão de imagem Rotação automática Foco (Sharpening) Sem processar Normal Alto Exagerado 31

32 Kodak Perfect Page Recorte (Cropping) Endireitamento (Deskew) Compressão de imagem Rotação automática Desabilitado Foco (Sharpening) Preenchimento de bordas Habilitado 32

33 Kodak Perfect Page Recorte (Cropping) Imagem de Entrada Adicionar bordas Endireitamento (Deskew) Compressão de imagem Rotação automática Foco (Sharpening) Preenchimento de bordas Adicionar/Remover bordas Remover bordas Imagen de Entrada 33

34 Kodak Perfect Page Recorte (Cropping) Endireitamento (Deskew) Compressão de imagem Rotação automática Imagem de Entrada Foco (Sharpening) Preenchimento de bordas Adicionar/Remover bordas Thresholding 34

35 Kodak Perfect Page Recorte (Cropping) Imagem Original Imagem Original Imagem Bitonal Com meios tons Endireitamento (Deskew) Compressão de imagem Rotação automática Foco (Sharpening) Preenchimento de bordas Adicionar/Remover bordas Thresholding Remoção de ruído de imagem Remoção de meio-tom Imagem Bitonal Sem meios tons 35

36 Kodak Perfect Page Recorte (Cropping) Imagem de Entrada Imagem em Tons de cinza Dropout Vermelho Endireitamento (Deskew) Compressão de imagem Rotação automática Foco (Sharpening) Preenchimento de bordas Adicionar/Remover bordas Thresholding Remoção de ruído de imagem Remoção de meio-tom Electronic color dropout 36

37 Kodak Perfect Page Tamanho do arquivo Ex: Folha em branco < 70 Kb 111 Kb 68 Kb Porcentagem de cobertura Ex: Folha em branco < 4% de cobertura 12% 0% Recorte (Cropping) Endireitamento (Deskew) Compressão de imagem Rotação automática Foco (Sharpening) Preenchimento de bordas Adicionar/Remover bordas Thresholding Remoção de ruído de imagem Remoção de meio-tom Electronic color dropout Remoção de folha em branco 37

38 Indexação de Documentos Código de barras Código QR OMR - Leitura de marcas OCR - Reconhecimento de Caracteres Manual 38

39 Indexação de Documentos Código da Filial: Data de Aprovação: 23/03 Registro Numero.: Sexo: Masculino Codigo Postal:

40 Sistema completo ocumentos Digitalização Controle de Qualidade Indexação 40 Armazenamento Digital Software de Pesquisa Gerenciamento do documento digital Microfilmagem eletrônica

41 Fluxo de Captura de Documentos 41

42 Tipos de scanners de acordo com o tamanho do ADF i3400 i

43 Mesa digitalizadora & ADF Mesa digitalizadora ADF (Automatic Document Feeder) 43

44 Duas lâmpadas por camera 44

45 Volume diário recomendado Detalhes do Projeto folhas por mês Jornada de trabalho de segunda a sexta X X X X X X X X X X X - Frecuença de recepção de documentos a digitalizar X X X X X X X X X X X X folhas mês 22 dias úteis = folhas dia folhas mês = folhas dia 5 dias úteis X X X X X 45

46 Entendendo um Projeto 46

47 Entendendo um Projeto 47

48 Captura Rotativo Planetário i4200 Elementos funcionais Lâmpada Lentes Sensor i940 48

49 Como escolher um Scanner Profissional? Tipo de documento Indexação Identificar qual é o software de captura indicado Manual, OCR, Cod. Barras, Aplicação: Uso compartilhado ou dedicado Produção Volume diário, mensal de documentos, picos de produção Aplicação departamental, centralizada ou descentralizada Assistência técnica On-site, troca ou balcão, tempo de resposta SLA Consumíveis e peças disponíveis 49

50 Multifuncional vs Scanner Profissional Scanner Multifuncional Scanner Profissional Simplex ( um lado ) Dúplex ( frente e verso) Processamento básico da imagem Processamento Perfect Page Interface complexa Interface simples Tamanho da imagem Kb (bitonal) Digitaliza 50 folhas em 10 Minutos Tamanho da imagem KB (bitonal) Digitaliza 50 folhas em 60 Segundos Tracionamento de papel básico Tracionamento de papel robusto Apenas para documentos em bom estado Permite documentos em bom e mau estado 50

51 Digitalizando com um Multifuncional 51

52 Segmentação do Mercado - Scanners Alto Volume Velocidade > 100 ppm Segmento de Produtos Médio Volume Baixo Volume Departamental Workgroup Pessoal ppm ppm ppm ppm 8 15 ppm 52

53 Como Gerenciar Scanners? 53

54 Usando Software de Controle gerencie 54

55 Scanners i940/i940m - Características Scanner Portátil Duplex A4 20 folhas por minuto ADF de 20 folhas Volume diário para 500 folhas Alimentação pela fonte ou USB Versão MAC: i940m 56

56 Scanner i2400/i2600/i Características Kodak i2400 Kodak i2600 Kodak i2800 Duplex A4 Duplex A4 Duplex A4 30 folhas por minuto ADF de 50 folhas Volume diário folhas Acessórios Mesas Ofício & A3 50 folhas por minuto ADF de 75 folhas Volume diário folhas Acessórios Mesas Ofício & A3 70 folhas por minuto ADF de 100 folhas Volume diário folhas Acessórios Mesas Ofício & A3 57

57 Scanner i Caracteristicas técnicas Duplex A4 60 folhas por minuto ADF de 250 folhas Volume diário folhas Mesa Digitalizadora A4 integrada 58

58 Quando utilizar? DOCUMENTOS FRÁGEIS LIVROS 59

59 Acessórios: Mesa Ofício e A3 (Black) 60

60 Scan Station 500/520EX Características Scanner de Rede Duplex A4 Tela Touch-Screen de 8 polegadas 45 folhas por minuto ADF de 75 hojas Volume diário folhas Acessório Mesa A3 61

61 Scanner i3200/i3400 i3200 i ppm Bitonal/Tons ( dpi) 90 ppm Bitonal/Tons ( dpi) 50 ppm Cor ( dpi) 80 ppm Cor ( dpi) Volume diário folhas Acessórios Mesas Ofício,A3 e Módulo de Impressão Volume diário folhas Acessórios Mesas Ofício,A3 e Módulo de Impressão 62

62 Scanners i3250/i3450 i3250 i ppm Bitonal/Tons ( dpi) 90 ppm Bitonal/Tons ( dpi) 50 ppm Cor ( dpi) 80 ppm Cor ( dpi) Volume diário folhas Volume diário folhas Mesa Digitalizadora A4 integrada Acessório Mesa A3 e módulo de Impressão Mesa Digitalizadora A4 integrada Acessório Mesa A3 e módulo de Impressão 63

63 Scanner Serie i5000 Kodak i5200 Kodak i5600 Kodak i5800 Duplex A3 140 folhas por minuto dpi mesma velocidade ADF de 750 folhas Volume diário Ilimitado 5 sensores de ultra-som Duplex A3 170 folhas por minuto dpi mesma velocidade ADF de 750 folhas Volume diário Ilimitado 5 sensores de ultra-som Duplex A3 170 folhas por minuto dpi mesma velocidade ADF de 750 folhas Volume diário Ilimitado 5 sensores de ultra-som 64

64 Smart Touch Botão inteligente Software de Captura orientada a digitalização de Documento Acionado pelo botão ou pelo PC Crie PDFs / JPEGs / TIFF/ RTF / BMP Até 9 tipos de fluxo diferentes Digitalize para: Web Rede - diretório FTP Microsoft Word SharePoint Impressora da rede Folha em branco para separar documentos Incluir palavra chave em arquivo PDF Duas telas de digitalização: com ou sem Pré Visualização Imprime etiqueta com os tipos de fluxo Funções de pós digitalização: remoção, rotação e recorte de imagem. 65

65 Principais soluções Entrada de novos documentos Legado / Arquivo papel Digitalização com scanners departamentais Digitalização com scanners de produção Preservação da informação Pesquisa da informação em microfilme Microfilmagem eletrônica de documentos Digitalização com scanners de microfilmes 66

66 Drivers Driver desenvolvido pelo próprio fabricante WIA Driver desenvolvido pela Pixel Translations Atualmente propiedade de EMC Windows Image Adquisition Driver para sistemas operacionais Windows Modernos, desde o Windows ME Scan Access Now Easy Driver Open Source para Linux 67

67 Kodak Info Insight: O futuro dos documentos 68

68 69

69 2014 BH Perguntas? Odair Rodrigues Tel: Datafilme Tel:

70 Tak Obrigado Thank You 71

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