Proposta para acompanhamento mensal da realização física e financeira de projetos de Engenharia Rolden Baptista 1,2,3

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1 Proposta para acompanhamento mensal da realização física e financeira de projetos de Engenharia Rolden Baptista 1,2,3 1 Universidade Santa Cecília (UNISANTA), Santos-SP, Brasil 2 Universidade Monte Serrat (UNIMONTE), Santos-SP, Brasil 3 Faculdade Senai de Tecnologia de Santos, Santos-SP, Brasil rolden@unisanta.br Resumo: A gestão de projetos tem as suas diferentes fases: iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento. Percebe-se no andamento de um projeto um afastamento entre o que foi planejamento e o que está sendo executado. Existem algumas ferramentas de acompanhamento da execução, mas mesmo assim tal descolamento é inevitável. Uma proposta de ferramenta de acompanhamento físico e financeiro é feita neste trabalho e assim, em um ambiente WEB, pode-se acompanhar a evolução da execução e assim pode-se ajudar o gerente de projetos na tomada de decisão. Com o acompanhamento mensal de alguns poucos itens é possível visualizar de forma resumida como está a execução física e financeira de um projeto na tentativa de aproximar o que foi planejado do que está sendo executado. Palavras-chave: Projetos; Execução; Planejamento; Acompanhamento Físico; Acompanhamento Financeiro. Proposal for monthly monitoring of physical and financial implementation of engineering projects Abstract: Project management has its different stages: initiation, planning, execution, control and completion. We can see in the progress of a project one removal between what was planned and what is in execution. There are some tools to monitor the implementation, but anyway the removal is inevitable. A proposal for physical and financial monitoring tool is made in this work and so, in a web environment, we can monitor the progress of implementation and thus can help the project manager in decision making. With the monthly monitoring of a few items can view briefly as is the physical and financial execution of a project in trying to bring what was planned from being executed. Keywords: Project; Execution; Planning; Physical Monitoring; Financial Monitoring. Introdução Todos os projetos passam pelas fases de início, planejamento, execução, controle e encerramento que são sugeridas pelo PMI (Project Managment Institute). A fase de planejamento do projeto serve como linha de base para a futura evolução do mesmo. Seria ideal que o planejamento fosse integralmente respeitado sem alterações principalmente durante a fase de execução. O que se percebe, de uma maneira muito negativa, é que a execução nem sempre acompanha o que foi planejado, ou seja, há uma realidade divergente com execução sempre atrasada. Segundo o PMBok (2013, pp.85) [1] [...]controlar o trabalho do projeto é o processo de acompanhamento, análise e registro do progresso para atender aos objetivos de desempenho definidos no plano de gerenciamento do projeto[...]. acompanhamento da execução de projetos é deficitário talvez por falta de gestão no mesmo. O 636

2 Sendo assim, este trabalho visa avaliar algumas tarefas relacionadas à um projeto planejado e assim emitir uma proposta de acompanhamento de sua execução mensal de acordo com a realização física versus o planejamento de cada uma delas e do acompanhamento financeiro. O objetivo geral deste trabalho é evidenciar subsídios preliminares para que se possa assim propor um possível desenvolvimento de uma interface de acompanhamento da implantação (execução) das tarefas. Esta pode ser feita através de um portal ou de um aplicativo que necessitarão ser desenvolvidos por equipe técnica competente, desde que a ideia seja considerada viável de importante para auxílio ao dia-a-dia de gestão de projetos. O presente trabalho tem como objetivo específico a exemplificação de acompanhamento de execução física e financeira no período de execução. Desenvolvimento Segundo Junior (2012)[2] [..] o gerente de projeto é um profissional que pode trabalhar sozinho ou em equipe. Tal possibilidade é determinada pelo tamanho e escopo do projeto [...]. É imprescindível que o gerente de projetos tenha ferramentas para poder principalmente acompanhar a evolução do projeto. [...] a ideia da produção de indicadores como instrumentos capazes de auxiliar de modo eficaz na gestão do projeto, pois a partir dos dados ali colhidos é possível corrigir eventuais desvios do projeto, assim determinar a fase que não está alinhada [...] (Junior, 2012, p.96) [2] Com relação ao acompanhamento de cronograma é muito utilizado o gráfico de Gantt que descreve as tarefas (pacotes de trabalho) e o tempo gasto com cada uma. Isto já é feito de forma muito oportuna e não será abordado neste trabalho. [...] As operações e os projetos, uma vez planejados entram em execução, que é a fase em que se cumprem as prescrições e os requisitos expressos no plano. Simultaneamente à execução, concorre outra fase, a de controle que é um processo que tem por objetivo ajustar o realizado, durante a execução, com o planejado[...] (pp.13-14) Aqui o que se pretende é trazer para o gerente de projetos uma ferramenta para uma análise da execução dos itens financeiros e físicos com o andamento do cronograma em apenas uma tela. O grupo de processos de planejamento fornece ao grupo de processos de execução o plano de gerenciamento do projeto e os documentos do projeto e, à medida que o projeto avança, ele frequentemente cria atualizações no plano de gerenciamento e nos documentos do projeto. (PMBok 5 th Ed., 2013, pp 51)[1]. Assim podem ser visualizados resumidamente quais são: os saldos contratuais; qual o dólar contratual; valor de investimento CapEx (Capital Expenditure); acompanhamento de até quatro principais itens físicos; conceituação de planejamento; avaliação física e financeira. 637

3 Material e métodos A principal ideia desta proposta é poder ter-se através de uma única tela uma visão geral da evolução física e financeira de um projeto. Para tal, são descritas algumas premissas: a) Plataforma WEB; b) Navegação com controle de acesso; c) Proposta do Layout da tela de supervisão. Plataforma WEB: O acesso deverá ser restrito. Apenas usuários com perfil previamente cadastrados e aprovados poderão ter acesso ao conteúdo do portal conforme fluxograma da Figura 1. Navegação: Figura 1. Fluxograma de acesso à interface WEB. Figura 2. Escolha do projeto e do item Físico para acompanhamento. Proposta de Layout de ambiente WEB: A Figura 3 demonstra uma ideia de layout para uma tela de acompanhamento da execução de um projeto. Figura 3. Ideia Layout da Página WEB de Acompanhamento de Físicos. Cada subdivisão da Figura 3 contém uma letra e a seguir é possível observar qual a ideia para cada subdivisão: (a) Título da página WEB;(b) Lista com todos os Projetos; (c) Tarefas para acompanhamento físico do Projeto selecionado no tópico b; (d) Escolha do Mês e do Ano até onde se queira verificar, ou seja, os meses anteriores devem compor a 638

4 seleção; (e) Conceituação do Projeto em questão; (f) Saldo contratual do Projeto de acordo com o(s) fornecedor(es); (g) Mostrar o % de realização econômica x planejada do mês atual; (h) Avaliação da equipe do acompanhamento da realização financeira e física em relação ao planejamento; (i) Gráfico da evolução da execução física do primeiro item observado para o projeto; (j) Gráfico da evolução da execução física do segundo item observado para o Projeto; (k) Gráfico da evolução da execução física do terceiro item observado para o Projeto; (l) Gráfico da evolução da execução física do quarto item observado para o Projeto. Metodologia: A metodologia de acompanhamento físico mensal deverá ser feita pelo item físico acompanhável e sua relação entre o valor realizado dividido pelo valor planejado mensal de acordo com a equação (1): Realização Física Mensal (%) = Quantidade Física realizada mensal Quantidade Física planejada mensal x100 (1) A metodologia de acompanhamento econômico mensal deverá ser feita pelo item econômico (CapEx) por Projeto e sua relação entre o valor realizado dividido pelo valor planejado mensal de acordo com a equação (2): Realização CapEx Mensal (%) = Quantidade CapEx realizado mensal Quantidade CapEx planejado mensal x100 (2) Banco de Dados: O sistema deverá ter um banco de dados capaz de armazenar todas as informações necessárias pela página WEB como: a)- Orçamento planejado; b)- Orçamento realizado mensalmente; c)- Planejamento de Execução de Itens Físicos mensalmente; e) - Execução da realização de Itens Físicos mensalmente; f) - Nome dos projetos e suas tarefas. Este banco de dados deve ter as informações atualizadas pela equipe de projeto. Resultados A proposta apresenta como exemplo de implementação uma página resumo em WEB conforme pode-se observar na figura 4. Neste exemplo tem-se a visualização dos principais itens físicos e financeiros. Discussão : Para Valeriano (2005, p. 40) [3] o projeto é um empreendimento tão interativo que, pode-se dizer, já não comporta mais uma execução em série, do tipo: planejar para depois executar e, por fim, controlar. As fases de um projeto estão cada vez mais integradas que exige da equipe de projetos um entrosamento melhor. Para Foggetti (2014, p.97) [5] devese ter um senso de padronização para estabelecer métodos de execução dos projetos, de acordo com um processo de melhoria contínua usando uma abordagem de sistemas de produção enxuta. 639

5 Figura 4. Exemplo Hipotético de Layout da Página WEB de Acompanhamento de Físicos. Muito provavelmente quando o projeto está em fase de execução, muito do que foi planejado deveria estar sendo revisto. Por outro lado, a etapa de planejamento é fundamental para levantar o orçamento do projeto de acordo com o escopo original, e aí a execução seguir o planejamento seria uma linha natural de prosseguimento do escopo. Conclusões Após definido o escopo, a etapa de planejamento deve ser respeitada e o plano de execução deve seguir o planejado de acordo com o escopo. Através da observação dos quantitativos físicos e valores financeiros executados com os respectivos quantitativos e valores planejados mensalmente pode-se calcular se o projeto está em linha ou atrasado. Esta proposta de ferramenta mostra um resumo de uma página com os principais indicadores para que o gerente de projetos tome a melhor decisão sobre o andamento do projeto, principalmente estando este com o % de realização abaixo do planejado. Agradecimentos: Gostaria de agradecer a Universidade Santa Cecília por este V Encontro Nacional de Pós-Graduação. Referências bibliográficas 1. PMBOK Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK). 2ª edição. Pennsylvania, EUA: PMI, JUNIOR, M.R.C., Gestão de Projetos: da academia à sociedade. Editora Intersaberes, 1ª Edição, Curitiba-PR, 2012, pp VALERIANO, D. L., Moderno Gerenciamento de Projetos, Editora Pearson Practice Hall, 1ª Edição, São Paulo-SP, 2005, pp VALERIANO, D. L., Gerenciamento Estratégico e Administração por projetos, Editora Makron Books, 1ª Edição, São Paulo-SP, 2001, pp FOGGETTI, C., Gestão Ágil de Projetos, Editora Pearson Education do Brasil, 1ª Edição, São Paulo-SP, 2014, pp VOLTAR AO SUMÁRIO. IR P/ PRÓXIMO ARTIGO 640