Planejamento e Desempenho de Custos. Disciplina: Gerenciamento de Projetos Docente: Cristina Almeida

Transcrição

1 Planejamento e Desempenho de Custos Disciplina: Gerenciamento de Projetos Docente: Cristina Almeida

2 O que é um orçamento? É o planejamento financeiro para um determinado projeto.

3 Objetivo da aula: apresentar os processos aplicados que possibilitem identificar os recursos necessários para se conduzir um projeto. - estimar os custos destes recursos; - produzir o orçamento do projeto; - utilizar técnicas para manter o custo do projeto sob controle (plano de controle de custos).

4 Administrar custos em projetos requer uma abordagem disciplinada quanto às estimativas e quanto ao controle dos custos. CUSTOS PREVISTOS CUSTOS REALIZADOS

5 As variações de custo, ou seja, as diferenças entre o previsto e o realizado devem ser controladas, pois afetam todo o desempenho do projeto. Mudanças no escopo ou na duração das atividades; Ineficiência ou baixa produtividade; Imprevistos, etc.

6 A administração do custo do projeto engloba os processos necessários para assegurar com que o projeto será concluído dentro do orçamento aprovado.

7 Processos da administração de custos do projeto: PLANEJAMENTO DOS RECURSOS ESTIMATIVA DOS CUSTOS ORÇAMENTO DOS CUSTOS CONTROLE DOS CUSTOS

8 PLANEJAMENTO DOS RECURSOS envolve determinar quais recursos físicos (pessoas, equipamentos e materiais) e quais quantidades de cada um devem ser usadas para a realização das atividades do projeto. Estes elementos devem estar firmemente sincronizados com a estimativa dos custos dos projetos.

9 PLANEJAMENTO DOS RECURSOS envolve determinar quais recursos físicos (pessoas, equipamentos e materiais) e quais quantidades de cada um devem ser usadas para a realização das atividades do projeto. Estes elementos devem estar firmemente sincronizados com a estimativa dos custos dos projetos.

10 PLANEJAMENTO DOS RECURSOS O QUE PODEMOS USAR PARA PLANEJAR RECURSOS? - Cronograma; - Informações de Projetos anteriores; - Declaração de Escopo; - Entre outros.

11 PLANEJAMENTO DOS RECURSOS QUAIS TÉCNICAS E MÉTODOS UTILIZAR PARA PLANEJAR RECURSOS? - Avaliação de especialista - Setores específicos da empresa; - Consultores; - Organizações e Associações técnicas, etc.

12 PLANEJAMENTO DOS RECURSOS QUAL O RESULTADO DO PLANEJAMENTO DE RECURSOS? - A lista de recursos necessários ao projeto, contendo os tipos de recursos requeridos e a quantidade para cada atividade detalhada no cronograma.

13 ESTIMATIVA DOS CUSTOS Consiste na identificação dos custos unitários, na dimensão de consumo dos recursos e no cálculo dos custos, primeiramente em cada atividade e, depois, pela totalização da soma dos custos das atividades obtendo o orçamento do projeto.

14 ESTIMATIVA DOS CUSTOS Os custos podem ser: DIRETOS: despesas que podem ser alocadas diretamente ao projeto e mantém uma relação de proporcionalidade com a quantidade de serviço executado. INDIRETOS: despesas calculadas como um percentual do custo direto e são geralmente relacionadas a recursos não diretamente consumidos pelo projeto.

15 ESTIMATIVA DOS CUSTOS Exemplos de Custos DIRETOS: - Custos de pessoal (salários); - Custo de materiais; - Custo dos equipamentos; - Custos de serviços (terceirizados); - Custos de viagens;

16 ESTIMATIVA DOS CUSTOS Exemplos de Custos INDIRETOS: - benefícios (pagos ao pessoal); - custos administrativos (referentes a toda a empresa); custos gerais (telefone, energia elétrica, manutenção, e outros gastos que são divididos entre os diversos setores da empresa)

17 ESTIMATIVA DOS CUSTOS O QUE USAR PARA ESTIMAR CUSTOS? - O cronograma do projeto; - Lista de Recursos necessários; - Custos unitário de recursos; - Estimativas de duração das atividades; - Registros de outros projetos; - Plano de contas da empresa (modelo para relatório financeiro).

18 ESTIMATIVA DOS CUSTOS QUAIS AS TÉCNICAS PARA ESTIMATIVAS DE CUSTOS? (1) Estimativa por analogia (top-down): usamos custos reais de projetos anteriores (que sejam similares) como base para a estimativa de custo do projeto atual. Pouca precisão, mas técnica mais rápida.

19 ESTIMATIVA DOS CUSTOS QUAIS AS TÉCNICAS PARA ESTIMATIVAS DE CUSTOS? (2) Estimativa por parâmetros: utilizamos características do projeto (parâmetros) em modelos matemáticos para prever os custos do projeto. Funciona bem com modelos escalonáveis (projetos grandes e pequenos).

20 ESTIMATIVA DOS CUSTOS QUAIS AS TÉCNICAS PARA ESTIMATIVAS DE CUSTOS? (3) Estimativa por atividade (bottom-up): envolve estimar os custos das atividades do cronograma, depois somá-los para obter a estimativa total do projeto. Quanto maior o nível de detalhe das atividades, maior a precisão.

21 ESTIMATIVA DOS CUSTOS QUAL O RESULTADO DA ESTIMATIVA DE CUSTOS? - Planilha de custos estimados; - Detalhes de suporte (documentos sobre a elaboração da estimativa, etc); - Plano de gerenciamento de custos (descreve como os desvios de custos serão gerenciados).

22 ORÇAMENTO DOS CUSTOS O QUE É A ORÇAMENTAÇÃO DE CUSTOS? é o processo de sumarizar todos os custos num único documento denominado orçamento mestre do projeto.

23 ORÇAMENTO DOS CUSTOS O QUE USAMOS PARA COMPOR O ORÇAMENTO MESTRE? -Estimativas de custo; - Estrutura Analítica do Projeto (identifica os elementos para os quais o custo será alocado); - Cronograma do projeto (para alocação adequada de recursos no tempo).

24 ORÇAMENTO DOS CUSTOS QUAIS AS TÉCNICAS PARA ORÇAMENTAÇÃO? Técnicas para a estimativa de custo são também usadas para o desenvolvimento do orçamento.

25 ORÇAMENTO DOS CUSTOS QUAL O RESULTADO DA ORÇAMENTAÇÃO? Orçamento mestre (cronograma físico financeiro) - é o orçamento de referência (custos alocados no tempo) que será utilizado para medir e monitorar o desempenho do custo do projeto. É desenvolvido a partir da totalização das estimativas de custo por período.

26 CONTROLE DOS CUSTOS Para controlar os custos, o administrador e a equipe devem acompanhar as despesas realizadas. No caso de serem identificados desvios do custo programado, a equipe deve tentar influenciar nos fatores que causam as mudanças para se ajustar as atividades, adequadamente, a fim de retornar os custos ao orçamento original.

27 CONTROLE DOS CUSTOS O QUE USAR PARA O CONTROLE DE CUSTOS? -Orçamento mestre; - Relatórios de desempenho (indica se os custos planejados estão sendo alcançados ou não); - Solicitações de mudança (aumento ou redução no orçamento); - Plano de gerência de custos (descreve como as variações de custo serão gerenciadas).

28 CONTROLE DOS CUSTOS QUAIS AS FERRAMENTAS E TÉCNICAS PARA O CONTROLE DOS CUSTOS? (1) Sistema de controle de mudança do custo - define os procedimentos pelos quais o orçamento mestre pode ser alterado (manuais, sistemas de acompanhamento, etc).

29 CONTROLE DOS CUSTOS QUAIS AS FERRAMENTAS E TÉCNICAS PARA O CONTROLE DOS CUSTOS? (2) Medidas de desempenho auxiliam na avaliação da magnitude dos desvios ocorridos. Uma técnica bastante usada é a análise do valor ganho (earned value). Uma parte importante do controle de custo é determinar as causas de variação no custo e tomar medidas corretivas.

30 CONTROLE DOS CUSTOS QUAIS AS FERRAMENTAS E TÉCNICAS PARA O CONTROLE DOS CUSTOS? (3) Replanejamento - Mudanças de grande porte podem exigir estimativas completamente novas ou revisões do custo ou, ainda, exigir análise de alternativas.

31 CONTROLE DOS CUSTOS QUAIS AS FERRAMENTAS E TÉCNICAS PARA O CONTROLE DOS CUSTOS? (4) Ferramentas computadorizadas Atualmente não se pode conceber o acompanhamento e o controle do custo dos projetos sem o uso de uma ferramenta informatizada, tais como: softwares de gerenciamento de projeto e planilhas eletrônicas.

32 CONTROLE DOS CUSTOS QUAIS OS RESULTADOS DO CONTROLE DE CUSTOS? -Revisões nas alternativas de custos; - Atualizações do orçamento; - Ações corretivas; - Estimativa na Conclusão (Estimate at Completion, EAC), previsão do custo na conclusão com base no desempenho do projeto.

33 Processos da administração de custos do projeto: PLANEJAMENTO DOS RECURSOS ESTIMATIVA DOS CUSTOS ORÇAMENTO DOS CUSTOS CONTROLE DOS CUSTOS

34 Referências: Vários Autores. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK). USA: Project Management Institute, Módulo da UVB sobre planejamento de custos.