MANUAL DE POLITICAS E NORMAS ADMINISTRATIVAS NORMA ADMINISTRATIVA NA 003 CONCESSÃO E UTILIZAÇÃO DE VEICULOS

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1 1. OBJETIVO O presente instrumento define critérios para concessão, controle e utilização de veículos leves para transporte de passageiros, sejam estes de propriedade das empresas do grupo BEVAP ou locados por longo ou curto prazo. 2. ABRANGÊNCIA Este procedimento aplica-se a todos colaboradores das empresas do grupo BEVAP que venham a utilizar veículos da empresa, seja ele próprio ou por ela locado, por curto ou longo prazo; 3. DEFINIÇÕES E TERMINOLOGIAS SVL = Solicitação de Veículo Leve. SSV = Solicitação de Substituição de Veículo Leve. LOCAÇÃO DE CURTO PRAZO são aquelas destinadas a suprir meio de transporte em viagens esporádicas de funcionários ou subcontratados das empresas do grupo BEVAP por períodos inferiores a 30 dias corridos. Será considerado o inicio da locação a data de da assinatura do contrato. LOCAÇÃO DE LONGO PRAZO são aquelas que se destinam a substituir a aquisição (CAPEX) de um veículo próprio, em casos especiais que justifiquem períodos de locação superiores a 31 dias corridos. 4. ORIENTAÇÕES DE SEGURANÇA Usar o cinto de segurança; Não ultrapassar em locais proibidos; Respeitar as sinalizações de velocidade; Acender os faróis principalmente nas estradas vicinais, inclusive durante o dia; Seguir rigorosamente a legislação de trânsito. Página 1

2 5. ORIENTAÇÕES AMBIENTAIS Verificação periódica do catalisador, eventuais vazamentos, escapamentos e outros componentes que possam provocar poluição. Na hipótese de detecção de alguma irregularidade no veiculo à disposição do colaborador, este se obriga a comunicar a empresa, de imediato, de forma a proceder-se a manutenção necessária. 6. CONTEÚDO 6.1. CESSÃO DE VEICULÇOS LEVES PROPRIOS OU LOCADOS Todo veículo leve cedido a colaboradores das empresas do grupo BEVAP é justificado exclusivamente como ferramenta de trabalho, sobretudo em função das características especiais do ambiente de trabalho, tais como estradas não pavimentadas em zona rural, longas distâncias entre as unidades fabris, fornecedores e os escritórios administrativos. Esta ferramenta, portanto, é destinada à utilização para fins profissionais. É vedado sob as penas da justiça do trabalho o uso particular. A empresa reserva-se no direito de fiscalizar ativamente a utilização dos veículos. A cessão é uma liberalidade da empresa, sendo exclusiva a colaboradores que ocupam ou possam ocupar funções que por sua natureza requeiram intensa mobilidade. Não é considerada mobilidade o deslocamento entre o local de trabalho e a residência. É de responsabilidade da área Oficina Automotiva administrar os veículos próprios, bem como os locados, incluindo a distribuição dos veículos, o(s) contrato(s) de locação(s) de curto e longo prazo, por meio da equipe de Suprimentos, a quem cabe a responsabilidade pela negociação comercial. É responsabilidade da área de Manutenção Automotiva a manutenção da frota, seja ela frota locada ou própria, manutenção preventiva ou corretiva. O padrão de veículos leves será estabelecido regularmente, de preferencia a cada 2 anos na confecção do orçamento anual da companhia, pela área Oficina Automotiva, e dependerá de aprovação da Diretoria Executiva. A escolha do padrão do automóvel será sempre norteada pela relação melhor custobenefício, e a empresa definiu, neste momento, como sendo: Página 2

3 Fiat Palio Weekend adventure, com ar condicionado Fiat Palio 1.0/1.4 com ar condicionado Fiat Strada com ar condicionado Dentro da mesma categoria de utilização não haverá diferença entre os veículos cedidos. O veículo leve de uso não compartilhado só poderá possuir um Condutor. O Condutor cadastrado é responsável pelo veículo a ele cedido. Veículos leves compartilhados são aqueles utilizados por mais de um usuário. Estes são disponibilizados, conforme solicitação da respectiva Diretoria, para áreas e para fins específicos, que não justifiquem veículos de uso privativo. O veículo é ferramenta de utilização exclusivamente profissional. O veículo leve de uso compartilhado deve ficar estacionado nos pátios da empresa depois de encerrado o expediente normal de trabalho. As exceções serão justificadas semanalmente pelos gestores de cada área à diretoria executiva. Responderá o condutor por prejuízos causados ao patrimônio das empresas do grupo BEVAP e a terceiros durante o período em que o veículo estiver a sua disposição. A regra acima poderá ser excepcionada por dois diretores estatutários, verificada a culpa do condutor, bem como seu histórico, a critério discricionário. Os usuários responderão, diretamente, por todas as infrações de transito, as de natureza civil e criminal, que porventura venham a envolver com veiculo sob sua responsabilidade. Em sendo autuado o veículo, o usuário assume a obrigação pecuniária bem como pelos pontos provenientes da infração VEÍCULO LEVE PARA USO EM SERVIÇO Os veículos serão disponibilizados pela companhia para uso exclusivamente em serviço. Excepcionalmente, em face da necessidade de execução de serviços extraordinários e urgentes, a companhia poderá conceder a utilização de forma diferenciada aos, termos dessa norma, para os cargos abaixo: Página 3

4 Diretores estatutários Diretores não estatutários Gerencias Quando da execução de serviços pontuais/esporádicos, com a necessidade de uso de veículos leves, do pool ou pela companhia locado, caberá ao colaborador a solicitação para uso de veiculo, diretamente à oficina automotiva, com a aprovação prévia da diretoria executiva. Fica previamente aprovado o uso de veículos em serviços pontuais para as áreas abaixo descritas, mediante a solicitação ao setor responsável, no termos do parágrafo anterior: Jurídico Contabilidade e fiscal Tecnologia da Informação RH Indústria 6.3. SOLICITAÇÃO DE VEÍCULO LEVE OU SUBSTITUIÇÃO DE VEÍCULO LEVE O solicitante deve preencher a SVL ou a SSV, conforme o caso, e encaminhá-la à área Oficina Automotiva, devidamente assinada pelos Gerente e Diretor do solicitante. É responsabilidade do Gestor de cada Centro de Custo prever na fase de aprovação do orçamento a necessidade dos veículos novos e das substituições. É responsabilidade da Diretoria Executiva decidir pela aquisição (CAPEX) ou locação de longo prazo do veículo leve. A área de Oficina Automotiva administrará a interface com suprimentos, concessionária (caso de aquisição) e locadora (caso de locação de longo prazo), representando a empresa no ato do recebimento do veículo leve e assinatura dos documentos de recebimento. Cabe à área de Oficina Automotiva a responsabilidade pela inspeção de recebimento dos veículos leves e assinatura dos respectivos documentos. Informado o local e data para retirada do veículo, o Condutor deve verificar novamente as Página 4

5 condições do veículo, e assinar o Recebimento e o Termo de Responsabilidade que será encaminha à área Oficina Automotiva, que tomará as providências para tanto LOCAÇÃO DE CURTO PRAZO Quando da necessidade de locação de curto prazo, conforme definição acima, o usuário deverá solicitar à sua gerencia ou diretoria, autorização para locar veiculo da categoria B ou C - popular com ar condicionado ou categoria similar, dependendo da classificação adotada pela empresa locadora. No caso de terceiros estes deverão, através do gerente da área onde prestam serviços, solicitar que a secretaria proceda a locação do veiculo, sendo que o pagamento será feito diretamente na devolução do veículo à locadora e o reembolso através do relatório de despesas de viagem, devidamente aprovado pelo Gestor do Centro de Custos do usuário em de acordo com o estabelecido na norma NA-004 Gastos com viagens e reembolso de despesas IMPORTANTE: O colaborador que tiver direito a uso de veiculo, seja este para trabalho ou de uso em serviço, deverá, obrigatoriamente, assinar o documento TERMO DE RECEBIMENTO E RESPONSABILIDADE PELA UTILIZAÇÃO DE VEÍCULOS em anexo. Ver anexo no site - TERMO DE RESPONSABILIDADE POR USO DE VEICULOS 6.5. DANOS, DESPESAS E MANUTENÇÕES. O veículo de utilização compartilhada regula-se pela responsabilidade solidária dos Condutores cadastrados. Cada área solicitante de veículos leves compartilhados deve controlar a transferência diária do veiculo a cada Condutor. A chave deve ser entregue mediante controle. Este é de responsabilidade de um funcionário do respectivo Centro de Custo. É autorizado repasse do carro a outro funcionário, desde que o controle do Centro de Custo seja atualizado. Caso esse procedimento não seja seguido, o Condutor que constar no Página 5

6 controle responsabiliza-se totalmente, perante a empresa quanto às consequências do repasse. É vetado qualquer empréstimo ou repasse a terceiros e a não habilitados. Toda multa e pontuação decorrente da utilização do veículo leve são direcionadas ao respectivo Condutor, no caso de ser único, ou aquele que constar do controle do Centro de Custo, no caso de ser compartilhado. O valor é descontado na folha de pagamento. Em casos de sinistro, o Condutor deve comunicar imediatamente o serviço de atendimento da locadora, quando veículo for locado, e posteriormente comunicar à área Oficina Automotiva e, finalmente, fazer o Boletim de Ocorrência na delegacia de policia mais próxima. Comprovado ou detectado sinais de que a manutenção corretiva, danos ou outras despesas ocorreram em função de má utilização ou de utilização imprudente do Condutor, a área de Oficina Automotiva encaminha laudo à Gerência do Condutor para avaliação e decisão quanto ao desconto dos gastos em folha de pagamento. No ato da transferência do veículo de responsabilidade compartilhada deve o condutor que assumir o veículo declarar, em termo apartado, que o veículo está em perfeitas condições DEVOLUÇÃO DO VEÍCULO A eventual devolução pelo condutor do veiculo leve, próprio ou por ele locado, deve ser feita à área Oficina Automotiva, a qual se responsabiliza pelos trâmites legais, inclusive as vistorias necessárias, e comerciais frente à locadora ou outros, conforme aplicável. A área Oficina Automotiva é responsável pelo acompanhamento da entrega e vistoria do veiculo junto à locadora, quando aplicável ABASTECIMENTO E MANUTENÇÕES Todos os veículos leves serão abastecidos pelos respectivos condutores, observado o que segue: A regra acima poderá ser excepcionada pela diretoria executiva se presentes razões de melhor interesse da companhia ocorrerem ou surgirem Página 6

7 Para os veículos considerados ferramenta de trabalho, a cota mensal será determinada, individualmente, ou seja, para cada veiculo, pelo gerente da área responsável e de acordo com as atividades e tarefas determinas e definida para cada veiculo;. Ao final de cada mês, área Oficina Automotiva revisará os gastos de todos os veículos, locais de abastecimentos, utilização ou não em fins-de-semana, quilometragem utilizada durante cada dia, de modo a analisar o padrão do relacionamento consumo x distâncias x veículo x condutor. Na hipótese de haver discrepâncias, será encaminhado relatório à Gerência do Condutor para avaliação e decisão quanto ao desconto dos gastos em folha de pagamento. É responsabilidade da área de manutenção automotiva a manutenção preventiva e corretiva da frota, seja ela frota locada ou própria, sendo certo que no caso dos veículos leves locados de longo prazo, a área Oficina Automotiva fará a solicitação junto à locadora ou oficina credenciada ou utilizará recursos próprios, conforme do caso. O veículo locado terá manutenções programadas e revisões previstas no manual do proprietário, sob responsabilidade da locadora e aquelas decorrentes do mau uso são de responsabilidade da locatária ou do Condutor, conforme o caso. 7. APROVAÇÃO Qualquer inclusão, alteração ou exclusão nesta política, deverá ser aprovada pela Diretoria Executiva. 8. CONTROLE DAS REVISÕES Revisão nº Data Descrição da Revisão ELABORADO POR APROVADO POR 00 09/03/2012 Emissão inicial E. Camargo M. Gotlib; R. Germino; E. Camargo Página 7