Destinação de Documentos

Transcrição

1 Arquivologia - Aula 11 - Aula Conteúdo 01 I. Arquivística: princípios e conceitos II. Legislação Arquivística III. Gestão de documentos (PARTE 1) 02 Protocolos: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos. Classificação de documentos de arquivo Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo IV. Destinação: Tabela de Temporalidade e Lista de Eliminação 03 V. Preservação e conservação de documentos de arquivo VI. Microfilmagem Prof. Renato Fenili Julho de 2013 Destinação de Documentos Teoria das Três Idades Teoria segundo a qual os arquivos são considerados correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário 1

2 Exceções à Teoria das Três Idades Eliminação Recolhimento Eliminação 1. (CESPE / TRE GO / adaptada) A teoria das três idades é aquela que afirma que os documentos passam por diferentes fases, determinadas, por um lado, pela frequência de uso dos documentos pela entidade produtora ou acumuladora e, por outro lado, pela identificação dos valores primário e secundário presentes ou não nos documentos. Como vimos, a Teoria das Três Idades utiliza dois critérios para a classificação dos arquivos em correntes, intermediários e permanentes: frequência de uso dos documentos e identificação de seus valores primário e secundário. 2. (CESPE / STM / 2010) A teoria das três idades refere-se à sistematização do ciclo de vida dos documentos arquivísticos. O ciclo vital dos documentos é assim definido pela terminologia arquivística brasileira: Ciclo Vital dos Documentos = [corresponde às] sucessivas fases por que passam os documentos, da sua produção à guarda permanente ou eliminação. Vemos, assim, que há uma íntima relação entre a Teoria das Três Idades e o Ciclo Vital dos Documentos. É através da dinâmica apresentada pelo ciclo vital dos documentos que a Teoria das Três Idades ganha forma. 2

3 3. (CESPE / Correios / 2011) O recolhimento de documentos dos arquivos correntes ao arquivo intermediário é realizado por meio do plano de destinação. Passagem dos documentos para o arquivo intermediário = Transferência! Plano de destinação = esquema no qual se fixa a destinação dos documentos Destinação = Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação A questão está ERRADA. Atividades Administrativas dos Arquivos Correntes 1. Protocolo (recebimento, registro, autuação, classificação e controle da movimentação, expedição/distribuição) 2. Arquivamento 3. Empréstimo e consulta 4. Destinação 4. (CESPE / ABIN / 2010) A transferência é a ação de condução dos documentos ao arquivo permanente. Gestão de Documentos Passagem dos documentos para o arquivo permanente = Recolhimento! A questão está ERRADA. Lei 8159/91, Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 3

4 Gestão de Documentos 5. (CESPE / ABIN / 2010) A fase de avaliação e destinação de documentos constitui parte do programa de gestão documental e é composta pelas atividades de criação de formulários, seleção de materiais e equipamentos, e normatização do acesso à documentação. Produção Utilização Destinação Criação / confecção / recebimento etc. Atividades de valor primário: tramitação e uso (protocolo, empréstimo, consulta etc.). Resultado da avaliação: recolhimento ao arquivo permanente ou eliminação. A afirmativa é voltada à fase de produção documental. A fase de avaliação e destinação tem por objetivo a elaboração da Tabela de Temporalidade, a determinação de Listagens de Eliminação e as ações decorrentes. A questão está ERRADA. Avaliação de Documentos PRODUTOS DA AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS Produto Descrição 6. (CESPE / TRE GO / 2009) A destinação de documentos é indicada pela tabela de temporalidade. Tabela de Temporalidade É o instrumento que especifica os prazos de guarda dos documentos nos arquivos corrente e intermediário, bem como indica a destinação final (guarda permanente ou temporária, microfilmagem ou eliminação). O prazo de guarda dos documentos começa a contar da data de sua produção....apenas para reforçar a teoria. Listagem de eliminação Trata-se da relação de documentos que serão eliminados. 4

5 7. (CESPE / MS / 2010) A tabela de temporalidade é um instrumento de destinação que determina prazos para transferência, recolhimento e eliminação de documentos....apenas para reforçar a teoria. Decreto nº 4.073/2002 Comissões Permanentes de Avaliação Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor. 1o Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ. 2o Os documentos relativos às atividades-meio não constantes da tabela referida no 1 o serão submetidos às Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, que estabelecerão os prazos de guarda e destinação daí decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional. 3o Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e selecionados pelos órgãos ou entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas de temporalidade e destinação, elaboradas pelas Comissões mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional. Resolução CONARQ nº 14/2001 (alterada pela Resolução nº 35/2012) Define a temporalidade e a destinação de arquivos relativos às atividades-meio da Administração Pública. Resolução CONARQ nº 14/2001 (alterada pela Resolução nº 35/2012) Art. 2º, 1º Caberá aos órgãos e entidades que adotarem a Tabela 1 proceder às adaptações necessárias para sua correta aplicação aos conjuntos documentais produzidos e recebidos em decorrência de suas atividades, mantendo-se os prazos de guarda e a destinação nela definidos. 2º Caberá, ainda, aos órgãos e entidades que adotarem a Tabela estabelecer os prazos de guarda e a destinação dos documentos relativos às suas atividades específicas ou atividades-fim, os quais deverão ser aprovados pela instituição arquivística pública na sua específica esfera de competência. 3º Caberá ao CONARQ, por intermédio de câmara técnica específica, proceder à atualização periódica desta Tabela. 1 = Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública 5

6 8. (CESPE / STM / 2011) O ano é a unidade de tempo utilizada na tabela de temporalidade de documentos de arquivo do CONARQ. Mesmo considerando os casos em que a permanência de um documento no arquivo corrente dá-se enquanto vigora, o interstício temporal é aferido em anos. Conforme ensina o Professor Mayko Gomes: A utilização desse termo se explica pela incapacidade de se determinar a quantidade de tempo (em anos) que o documento poderá permanecer no arquivo corrente. Então, caso um documento deixe de ter frequência em seu uso na metade do período de um ano, ele ainda será corrente até que se feche o ciclo do ano. 9. (CESPE / SGAPROC / 2004) Tabela de temporalidade é o documento que especifica os prazos de permanência dos documentos nos arquivos corrente e intermediário....apenas para reforçar a teoria. 6

7 10. (CESPE / ANP / 2013) A tabela de temporalidade de documentos é aplicada no arquivo corrente, no arquivo intermediário e define a destinação final dos documentos....apenas para reforçar a teoria. 11. (CESPE / DFTRANS / 2008) Os documentos de guarda temporária devem ser mantidos por cinco anos. Na tabela anterior, vimos que os documenos classificados sob o código 012.3, na tabela de temporalidade elaborada pelo TCU devem permanecer sob guarda temporária por 10 anos. Há documentos, contemplados no restante da tabela, que permanecerão na mesma situação por até 95 anos! Fica evidente que o prazo de manutenção de um documento em guarda temporário não é fixo, mas sim estabelecido pela tabela de temporalidade. A questão está ERRADA. LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO Resolução CONARQ nº 7/1997 Art. 1º A eliminação de documentos nos órgãos e entidades do Poder Público ocorrerá após concluído o processo de avaliação conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação, responsáveis pela elaboração de tabelas de temporalidade, e será efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta Resolução. Art. 2º O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio de Listagem de Eliminação de Documentos e de Termo de Eliminação de Documentos. 7

8 12. (CESPE / EBC / 2011) A aprovação da tabela de temporalidade de documentos pelo Arquivo Nacional dispensa a elaboração da listagem de eliminação de documentos. De acordo com a Resolução nº 7, de 1997, do CONARQ, a Listagem de Eliminação não é dispensável. A questão está ERRADA. 13. (CESPE / ABIN / 2010) Os órgãos que não tenham elaborado suas próprias tabelas de temporalidade podem eliminar documentos desde que constituam comissões de avaliação e submetam a proposta à instituição arquivística pública. Resolução CONARQ nº 7/1997 Art. 5º Os órgãos e entidades que ainda não elaboraram suas tabelas de temporalidade e pretendem proceder à eliminação de documentos deverão constituir suas Comissões Permanentes de Avaliação, responsáveis pela análise dos documentos e pelo encaminhamento das propostas à instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, para aprovação. (corrigir no slide!!) ENTRADA DE ACERVOS ARQUIVÍSTICOS NO ARQUIVO NACIONAL IN CONARQ nº 1/ (CESPE / ANEEL / 2010) A transferência de documentos de valor intermediário e o recolhimento de documentos de valor permanente ao Arquivo Nacional só é possível quando esses documentos estão avaliados, higienizados, organizados e acondicionados, além de acompanhados de instrumento descritivo. Comunicação ao Arquivo Nacional Organização do acervo Composição de grupo de trabalho Visita do grupo de trabalho As tarefas listadas no enunciado são inerentes ao órgão detentor do acervo, de acordo com a IN CONARQ nº 01/97. Avaliação dos documentos, por CPAD Higienização do acervo Relatório e parecer técnico Termo de Transferência ou Recolhimento Acondicionamento em caixas-arquivo e identificação Listagem descritiva + Transporte Acompanhamento da entrada do acervo 8

9 Atividades do Arquivo Permanente: Preservação e Conservação Atividades do Arquivo Permanente ATIVIDADES DO ARQUIVO PERMANENTE ATIVIDADE DESCRIÇÃO ARRANJO Referem-se às operações técnicas destinadas à organização da documentação de caráter permanente. De acordo com a terminologia arquivística brasileira, arranjo é a sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, utilizando-se diferentes métodos, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido Em outras palavras, podemos dizer que arranjo é a organização de documentos em fundos (= conjunto de documentos de uma mesma proveniência). Já que o arquivo permanente recebe documentos de vários outros arquivos (correntes e intermediários), há de se proceder à análise documental quanto à origem, forma e conteúdo, e posterior ordenação física. Atividades do Arquivo Permanente Atividades do Arquivo Permanente ATIVIDADE ATIVIDADES DO ARQUIVO PERMANENTE DESCRIÇÃO ATIVIDADE ATIVIDADES DO ARQUIVO PERMANENTE DESCRIÇÃO DESCRIÇÃO É o conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para a elaboração de instrumentos de pesquisa. Preocupa-se, nesta atividade, em lançar os dados principais do documento em uma espécie de banco de dados, permitindo, futuramente, sua identificação, localização ou consulta a informações nele contidas. PUBLICAÇÃO CONSERVAÇÃO É a sequência lógica da atividade de descrição. Uma vez descrito o documento, publicam-se os seus dados, permitindo ao usuário a recuperação dos dados principais dos documentos. Refere-se ao ato ou efeito de promover a preservação e a restauração dos documentos. 9

10 Agentes danosos aos documentos Agentes Químicos Fumaça, tinta, poeira, gases etc Agentes físicos temperatura, luminosidade etc A temperatura ideal varia de 15 a 22 o C, bem como deve-se evitar a iluminação natural, em virtude da ação nociva dos raios UV. Agentes biológicos mofo, insetos, microorganismos em geral, ratos, agentes humanos etc. Principais operações de conservação Desinfestação Limpeza Alisamento Restauração ou reparo PRINCIPAIS TÉCNICAS DE CONSERVAÇÃO TÉCNICA DESCRIÇÃO DESINFECÇÃO (DESINFESTAÇÃO) Método químico que objetiva o combate a insetos e pragas em geral. O procedimento mais conhecido é a fumigação, que consiste na introdução de documentos em uma câmara, seguindo-se da aplicação de produtos químicos que agem por um período de 48 a 72 horas, aproximadamente, à vácuo (em geral). PRINCIPAIS TÉCNICAS DE CONSERVAÇÃO TÉCNICA DESCRIÇÃO LIMPEZA Método simples, que consiste na utilização de escovas, panos macios ou aspirador de pó. 10

11 PRINCIPAIS TÉCNICAS DE CONSERVAÇÃO TÉCNICA DESCRIÇÃO ALISAMENTO Esta técnica resume-se em duas etapas: primeiramente submete-se o documento à ação de ar úmido para, em seguida, alisá-lo, passando a ferro folha por folha, por meio de máquinas elétricas ou de prensas manuais (no caso de documentos frágeis), sob pressão moderada. PRINCIPAIS TÉCNICAS DE CONSERVAÇÃO TÉCNICA DESCRIÇÃO RESTAURAÇÃO (REPARO) Há várias técnicas de restauração de documentos, sempre visando a aumentar a resistência do papel a ações externas, sem prejudicar sua legibilidade: Banho de gelatina: mergulha-se o documento em uma solução de gelatina e cola. Aumenta-se a resistência, mas torna-o mais suscetível a ações de insetos e fungo. Tecido com pasta de amido: reparação por meio de folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido. Ganha-se em durabilidade, mas torna-o mais suscetível a ações de insetos e reduz a legibilidade. Silking: reparação por meio de tecido de alta durabilidade (musseline de seda ou crepeline). Afeta pouco a legibilidade, mas é um processo caro e de difícil execução. TÉCNICA RESTAURAÇÃO (REPARO) PRINCIPAIS TÉCNICAS DE CONSERVAÇÃO DESCRIÇÃO Laminação: envolve-se o documento em duas faces uma de papel de seda e outra de acetato de celulose e o submete a uma prensa hidráulica. Seu peso aumenta, mas o volume diminui. É o método que mais se aproxima do ideal. A matéria-prima é de fácil obtenção, a aplicação mecanizada é rápida e o método não impede a passagem de raios UV. Laminação manual: ao invés do calor e da pressão, utiliza-se acetona, que reage com o acetato de celulose, formando uma camada semiplástica que adere ao documento, juntamente com o papel de seda. Encapsulação: método dos mais modernos, consiste em encapsular o documento em duas lâminas de poliéster. 15. (CESPE / TRE - MG / adaptada) As principais operações de conservação de documentos são: desinfestação, limpeza, alisamento e restauração. Como vimos nesta aula, as principais técnicas (ou operações, segundo o enunciado da questão) de conservação são desinfecção (desinfestação), limpeza, alisamento e restauração (reparo). Não há outro modo a não ser decorar estas quatro técnicas. Note que a banca cobra a literalidade do nome das operações. 11

12 16. (CESPE / TRE - GO / adaptada) Denomina-se conservação o conjunto de atividades que visam à preservação dos documentos, isto é, ações realizadas com o objetivo de desacelerar os processos de degradação por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos, como higienização, acondicionamento, reparos e outros. As técnicas listadas na questão anterior (desinfestação, limpeza, alisamento e restauração) efetivamente visam a desacelerar os processos de degradação. Logicamente, não podemos cessar este processo de degradação, mas simplesmente diminuir a taxa de deterioração, impedindo, em grande parte, que reações químicas de oxidação tomem parte. A ação do homem, neste sentido, é traduzida em um maior controle ambiental, agindo sobre aspectos como temperatura, umidade, iluminação etc. 17. (CESPE / TRE - MA / 2009) O silking é um método de desinfestação que combate os insetos e apresenta maior eficiência que a fumigação. Silking é, na realidade, uma técnica de restauração de documentos, baseada na utilização de tecido de alta durabilidade (crepeline ou musseline de seda). Nada tem a ver com a desinfestação. A questão está ERRADA. Arranjo 18. (CESPE / TRE - MA / 2009) A desinfestação e o alisamento são técnicas de restauração de documentos. Atividades dos arquivos permanentes Descrição Publicação Conservação Desinfestação Limpeza Alisamento Banho de gelatina Tecido com pasta de amido Esta é mais uma questão que exige do candidato o conhecimento sobre as atividades típicas dos arquivos permanentes. Como vimos, desinfestação e alisamento são técnicas de conservação de documentos, assim como é a restauração. Silking Restauração Laminação Laminação manual Encapsulação A questão está ERRADA. 12

13 19. (CESPE / MPU / 2013) O método de laminação é o que mais se aproxima do método ideal de restauração de documentos, dado que eleva a resistência do papel sem perda da legibilidade e flexibilidade, tornando-o imune à ação de fungos e pragas. Laminação é o processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de celulose, colocando numa prensa hidráulica [...] A durabilidade e as qualidades permanentes do papel são asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando-o imune à ação de fungos e pragas [...] O volume do documento é reduzido, mas o peso duplica. A aplicação [...] é rápida, e a matéria-prima, de fácil obtenção. [...] Assim, as características da laminação são as que mais se aproximam do método ideal. 20. (CESPE / DPU / 2010) São considerados agentes de degradação de documentos, entre outros: fatores ambientais, como temperatura e umidade; e fatores físicos, como insetos e roedores. Quando há um programa de restauração implantado no arquivo, eliminam-se totalmente as causas do processo de deterioração. Dividimos, anteriormente, os agentes de degradação de documentos em três categorias: químicos, físicos e biológicos. De forma simplificada, tais agentes podem ser agrupados em ambientais e físicos, como faz o enunciado (sem entrar em polêmica, poderíamos ainda considerar que todos os agentes são ambientais). No entanto, mesmo que todos os esforços sejam envidados a fim de eliminarem-se as causas do processo de deterioração, não é possível que isso seja feito. Podemos traçar um paralelo com a geladeira de nossa casa. Mesmo que guardemos um pedaço de queijo na geladeira, minimizando a velocidade das reações químicas que concorrem para sua deterioração, o queijo não estará em boas condições de consumo para sempre. 20. (continuação) O melhor modo de conservar arquivos (ou qualquer objeto, de forma geral), é retirar o oxigênio de seu ambiente, evitando a oxidação e a vida de microrganismos. Isso é feito em alguns arquivos, como o do Vaticano, por exemplo. De qualquer forma, a questão está ERRADA. 21. (CESPE / DPF / 2009) A luz solar, o ar seco, a elevada umidade, o mofo, as grandes variações de temperatura e a poeira são, a médio e longo prazos, prejudiciais à conservação dos documentos. Luz solar concorre para o amarelamento dos documentos. Em arquivos, a luz solar deve ser substituída pela artificial; Ar seco o ar extremamente seco promove o enfraquecimento estrutural do papel; Umidade enfraquece o papel, favorecendo, ainda, o aparecimento do mofo; Mofo mofos são tipos de fungos, que se alimentam do material do substrato onde se instalam. Em papéis, causam primeiramente manchas, seguido de enfraquecimento de fibras de celulose; Grandes variações de temperatura segundo estudo desenvolvido por Trinkley (2001), a taxa de deterioração do papel dobra a cada aumento de 7,8 o C; Poeira acumula-se na superfície dos documentos, comprometendo seu estado de conservação. Eis que a questão está CERTA. 13

14 212. (CESPE / ABIN / 2010) Devido à aplicação de modernas técnicas de preservação documental, a temperatura não é considerada um agente de deterioração de documentos de arquivo. O enunciado desta questão é um pouco controverso em si: é somente pelo fato da temperatura ser efetivamente um agente de deterioração de documentos de arquivo, que são desenvolvidas técnicas de preservação documental que tentem inibir sua ação danosa. Microfilmagem A assertiva está, assim, ERRADA. Microfilmagem É uma técnica que consiste em reproduzir de maneira reduzida um documento, criandose uma cópia em formato micrográfico (microfilme ou microficha). É a produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido. Microfilme É uma mídia analógica, cuja forma mais padronizada no mercado é um rolo de filme fotográfico preto e branco de 35 mm. Decreto nº 1.799/96, Art. 3 Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução. 14

15 VANTAGENS 01/07/2013 Microfilme Vantagens e Desvantagens 23. (CESPE / ANVISA / 2007) Microfilmagem é a produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido. - Economia de espaço; - Menor custo de armazenagem; - Durabilidade; - Facilidade de manipulação (é uma mídia analógica); - Segurança e confiabilidade das informações; - Impossibilidade de leitura a olho nu; - Perda de qualidade em cópias; - Relativa baixa velocidade de recuperação das informações. - Acesso individual à informação. DESVANTAGENS O enunciado é a transcrição da definição de microfilmagem segundo a terminologia arquivística brasileira, apresentada anteriormente. A assertiva está CERTA. 24. (Continuação) 24. (CESPE / ABIN / 2010) Embora a microfilmagem constitua importante tecnologia para a redução das massas documentais acumuladas nos arquivos, a cópia microfilmada de um documento oficial não é reconhecida legalmente. É importante sabermos que o CESPE costuma cobrar em suas provas os conhecimentos constantes da legislação que rege a microfilmagem. Neste aspecto, recomenda-se a leitura da Lei n o 5.433/68 e do Decreto n o 1.799/96 da Casa Civil, que regulamenta esta lei. A Lei n o 5.433/68 regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências. Vejamos o conteúdo de seu artigo 1 o : Art. 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais. Note que desde 1968 a microfilmagem encontra respaldo legal em nosso território. O Decreto no 1.799/96, também em seu artigo 1º, é ainda mais específico neste aspecto: Art. 1 A microfilmagem, em todo território nacional [...] abrange os documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, inclusive da Administração indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e os documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas. A questão está ERRADA. 15

16 25. (CESPE / SEPLAG - DFTRANS / 2008) Os documentos em tramitação ou em estudo podem, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final. O enunciado da questão aborda (literalmente) o estatuído pelo artigo 11 do Decreto no 1.799/96, transcrito a seguir: Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final. A assertiva está, assim, CERTA. É recomendável guardar a informação de que, até a definição da destinação final, não é permitida a eliminação dos documentos microfilmados. Digitalização versus Microfilmagem A digitalização, segundo a terminologia arquivística nacional, é definida como o processo de conversão de imagens e sons de código analógico para código digital por meio de dispositivo apropriado, como um scanner. Digitalização versus Microfilmagem Digitalização versus Microfilmagem Armazenamento do documento Acesso à informação Consulta MICROFILMAGEM Rolos de microfilmes Restrita ao ambiente de armazenamento, já que se trata de um meio analógico. Necessita de máquinas específicas para a consulta, que também possibilitam a impressão. DIGITALIZAÇÃO Discos rígidos, dispositivos de memória flash (pendrive, HD externo etc), CDs, DVDs etc. É facilitada, já que se trata de um arquivo de computador, passível de compartilhamento Facilitada, via computador. Valor legal Sim. A microfilmagem de um documento equivale à posse do documento original Não! 16

17 26. (CESPE / MCT / 2008) A digitalização de documentos é uma técnica superior à microfilmagem por não apresentar uma dependência tecnológica, que é, na verdade, a principal fragilidade do processo de microfilmagem. Pela própria definição de digitalização, vemos que há forte dependência deste processo com a tecnologia (afinal, carece do uso de um scanner). A questão está, portanto, ERRADA. 27. (CESPE / TRE GO / 2009) A atual legislação somente autoriza a eliminação de documentos permanentes após sua reprodução por meio de processos de microfilmagem ou digitalização, desde que garantida a autenticidade da cópia. No que concerne a documentos oficiais ou públicos, mesmo após efetuada a microfilmagem, é vedada a eliminação. É o preconizado pelo artigo 13 do Decreto no 1.799/96, transcrito abaixo: Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor. A questão está ERRADA. 28. (CESPE / DPF / 2009) A microfilmagem é grande aliada da redução de espaço ocupado pelos documentos arquivísticos em papel, bem como da preservação dos documentos originais. Entretanto, no caso dos documentos considerados de valor permanente, a microfilmagem não permite a eliminação dos documentos originais. É exatamente isso. Devemos ter em mente que a principal razão para o uso da microfilmagem é a redução do espaço de armazenagem de documentos. No entanto, no caso de documentos permanentes originais, o artigo 13 do Decreto n o 1.799/96 é taxativo ao vedar sua eliminação, mesmo após a microfilmagem. 29. (CESPE / INSS / 2008) A baixa velocidade de recuperação, o acesso individual e a perda de resolução devido a cópias sucessivas constituem desvantagens da microfilmagem. Já vimos este conteúdo, no início de nossa abordagem sobre microfilmagem. Além das desvantagens listadas no enunciado, poderíamos mencionais ainda a impossibilidade de leitura do microfilme ou da microficha a olho nu. 17

18 30. (CESPE / ANVISA / 2007) Uma das vantagens da microfilmagem é a característica de poder prescindir da organização arquivística de documentos e do estabelecimento de um programa de avaliação e seleção do acervo documental. Devemos entender que o microfilme é um documento arquivístico. Assim, é passível de atendimento aos princípios e atividades dos arquivos. O microfilme não pode prescindir (=deixar de atender) da organização arquivística, e nem do cumprimento de um programa de avaliaçaõ e de seleção. A questão está, assim, ERRADA. 18