Manual SGQ&CoC. Sistema de Gestão Estratégia, Qualidade e Cadeia de Custódia

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1 Manual SGQ&CoC Sistema de Gestão Estratégia, Qualidade e Cadeia de Custódia Mn.GEQ DATA DE APROVAÇÃO 6- OUT Cópia Não Controlada após impressão 1 /11

2 Índice 1. PROPÓSITO E OBJECTIVO REFERÊNCIAS NORMATIVAS POLÍTICA E COMPROMISSO COM OS VALORES DA CADEIA DE CUSTÓDIA ÂMBITO DE APLICAÇÃO ÂMBITO DE CADEIA DE CUSTÓDIA EXCLUSÕES ABORDAGEM POR PROCESSOS CONTROLO DOS DOCUMENTOS E DOS REGISTOS RESPONSABILIDADE DA GESTÃO DE TOPO REALIZAÇÃO PRODUTO E SERVIÇO CONCEPÇÃO E DESENVOLVIMENTO COMPRAS PRODUÇÃO DE PRODUTO E SERVIÇO GARANTIA DE SATISFAÇÃO DO CLIENTE E MELHORIA CONTÍNUA Mn.GEQ DATA DE APROVAÇÃO 6- OUT Cópia Não Controlada após impressão 2 /11

3 1. PROPÓSITO E OBJECTIVO O Manual do Sistema de Gestão Estratégica, Qualidade e Cadeia de Custódia, doravante designado por SGQ&CoC, refere os meios reconhecidos pela Realbase, para assegurar a Gestão de Qualidade e da Cadeia de Custódia adequada às suas actividades e serviços fornecidos, constituindo o suporte documental da organização geral da empresa. A Administração atribui a responsabilidade pelo SGQ&CoC ao CEO da Realbase, na implementação, manutenção e dinamização de acções de melhoria do sistema e tem a responsabilidade global e autoridade para manter a conformidade da organização com todos os requisitos aplicáveis das normas de referência. É intenção da Realbase que a Qualidade, bem como a Cadeia de Custódia, tendo por base as orientações normativas especificadas, se exponha como elemento chave da sua cultura com o propósito de obtenção do respectivo reconhecimento como empresa eficiente, competitiva e responsável. A Realbase pretende, assim, fomentar valores como Sustentabilidade, Excelência e Proximidade e promover o envolvimento e um total compromisso de todos os Colaboradores e Parceiros na implementação, manutenção e melhoria do SGQ&CoC. Mn.GEQ DATA DE APROVAÇÃO 6- OUT Cópia Não Controlada após impressão 3 /11

4 2. REFERÊNCIAS NORMATIVAS O presente Manual descreve o SGQ&CoC, constituindo o referencial permanente de implementação e manutenção dos requisitos assumidos pela Realbase, tendo por base seguintes referências normativas: Qualidade NP EN ISO 9001:2008 Sistemas de Gestão da Qualidade Requisitos NP EN ISO 9000:2005 Sistemas de Gestão da Qualidade - Fundamentos e Vocabulário FSC FSC STD V2-1 EN: FSC Standard for Chain of Custody Certification FSC STD V1-0 EN: FSC Glossary of Terms FSC STD a V2-1 EN: FSC Product Classification FSC STD V1-2 EN: Requirements for use of the FSC Trademarks by Certificate Holders PEFC PEFC ST 2002:2013 Chain of Custody of Forest Based Products Requirements PEFC ST 2001:2008, PEFC Logo usage rules Requirements Mn.GEQ DATA DE APROVAÇÃO 6- OUT Cópia Não Controlada após impressão 4 /11

5 3. Política e Compromisso com os valores da Cadeia de Custódia Política SGQ&CoC A Realbase compromete- se a assegurar o cumprimento de todos os requisitos regulamentares e normativos subjacentes, com suporte num conjunto de ferramentas, que visa orientar os resultados da empresa à real expectativa de eficiência e eficácia de quem nela confia como parceira em Soluções de Impressão. Alicerçada que está no seu potencial humano, no contínuo investimento na formação e experiência da sua equipa, a Realbase aposta na Certificação e implementação de um SGQ&CoC, baseado nas normas: NP EN ISO 9001:2008, FSC STD V2-1 EN: FSC Standard for Chain of Custody, PEFC ST 2002:2013 Chain of Custody of Forest Based Products Requirements. Além de ser um passo natural na evolução do sonho da Realbase, o investimento na Certificação é a garantia da prossecução de uma estratégia na melhoria contínua e de promoção da satisfação das necessidades e expectativas dos seus Clientes. Compromisso CoC A Realbase compromete- se com a melhoria do meio ambiente e da satisfação do cliente como um dos valores da organização. Como parte desse compromisso, a empresa decidiu implementar e manter um Sistema de Gestão de Qualidade e Cadeia de Custódia (SGQ&CoC), baseado nas normas supra mencionadas. As normas de FSC e PEFC estabelecem requisitos elevados, que promovem um uso sustentável dos recursos naturais e do consumo de madeira de uma gestão florestal sustentável e responsável. A empresa compromete- se a cumprir com os valores do FSC e declara que não está envolvida, nem directa nem indirectamente nas seguintes actividades: Extracção ilegal de madeira ou comércio de madeira ilegal ou de produtos florestais; Violação dos direitos tradicionais e humanos em operações florestais; Destruição de alto valor de conservação em operações florestais; Conversão significativa de florestas para plantações ou uso não florestal; Introdução de organismos geneticamente modificados em operações florestais; Violação de qualquer das Convenções fundamentais da Organização Internacional do Trabalho (OIT), conforme definido na Declaração da OIT sobre Princípios e Direitos Fundamentais no Trabalho, de A empresa também promove exigências sociais, de saúde e de segurança, e na implementação e manutenção dos requisitos da Cadeia de Custódia PEFC e FSC. Este compromisso é comunicado a todos os colaboradores, fornecedores e clientes, e está disponível em ferramentas de acesso público. Mn.GEQ DATA DE APROVAÇÃO 6- OUT Cópia Não Controlada após impressão 5 /11

6 4. Âmbito de Aplicação O SGQ&CoC implementado é aplicável à: - Soluções de Comunicação e Impressão: Design Gráfico e de Multimédia, Pré- impressão, Impressão e Acabamentos Âmbito de Cadeia de Custódia Em contexto de Cadeia de Custódia, a Realbase estabelece procedimentos, orientações e responsabilidades para a aquisição, beneficiação e venda de produtos com alegação FSC Mix e x% Certificado PEFC, conforme Lista Produtos Exclusões A Realbase, encontrou ainda a exclusão conforme Apêndice 2 da norma PEFC ST 2002 Implementação da Cadeia de Custódia em Organizações com mais do que um local de actividade (multisite), visto a empresa operar apenas em um local. Mn.GEQ DATA DE APROVAÇÃO 6- OUT Cópia Não Controlada após impressão 6 /11

7 5. Abordagem por Processos A Realbase implementa a sua actividade através de coordenação e interligação de procedimentos, interdependentes e correlacionados com vista o desenvolvimento, implementação e melhoria da eficácia do SGQ&CoC. O compromisso da Realbase é desenvolver as suas actividade e executar as tarefas na sequência necessária, tendo como suporte uma estrutura organizada, sustentada e orientada para a manutenção e aumento da Satisfação do Cliente e de construção de relações eticamente responsáveis com todas as outras partes interessadas. Procedimento Ocorrências e Tratamento PR.GEQ.02 Procedimento Controlo dos Documentos e Registos PR.GEQ.03 Procedimento Auditorias PR.GEQ.04 Processo Gestão Estratégica, Qualidade e de Cadeia de Custódia PR.GEQ.01 Processo Compras Gestão Fornecedores PR.CM.01 Requisitos legais, regulamentares e do Cliente Entrada Potencial Cliente + Cliente Existente Processo Comercial PR.CV.01 Prospecção e Cliente INFO Vendas Acompanhamento Pós-venda Subcontratacção Orçamentação e Encomenda Gestão Matérias-Primas Pré-Impressão Compras Armazém Stocks Impressão Acabamentos Produção Externa Gestão de Armazém Controlo Expedição de Qualidade Processo Produção PR.PROD.01 Satisfação do Cliente Saida Recepção Cliente Processo Com&IT PR.CIT.01 Briefing Comercial Conceito e Planeamento Desenvolvimento e Arte-final Procedimento Recursos Humanos PR.RH.01 Recursos Recursos Patrimoniais Infraestruturas PR.RP..01 PR.GEQ.01 PR.GEQ.02 PR.GEQ.03 PR.GEQ.04 PR.CV.01 PR.PROD.01 PR.CIT.01 PR.CM.01 PR.RP.01 PR.RH.01 Procedimento de Gestão Estratégica, Qualidade e de Cadeia de Custódia Procedimento de Ocorrências e Tratamento Procedimento de Controlo dos Documentos e Registos Procedimento de Auditorias Procedimento Comercial & Vendas Procedimento de Produção Procedimento de Comunicação & IT Procedimento de Compras Procedimento de Recursos Patrimoniais Procedimento de Recursos Humanos Mn.GEQ DATA DE APROVAÇÃO 6- OUT Cópia Não Controlada após impressão 7 /11

8 5.1. Controlo dos documentos e dos Registos O Procedimento de Controlo dos Documentos e Registos estabelece o modo como a organização elabora, revê, aprova e distribui todos os documentos do Sistema. Define como podem ser localizados, actualizados e identificados, disponibilizados e recolhidos os documentos relevantes. Os documentos nos quais se descrevem as actividades que geram registos, estabelecem também as responsabilidades sobre o seu arquivo, conservação e protecção, face a acessibilidade e possíveis deteriorações. Neste definem- se todos os registos identificados e a forma como estes são geridos. Os procedimentos, as instruções de trabalho e os respectivos responsáveis, necessários para assegurar a conformidade com as normas aplicáveis à Cadeia de Custódia da empresa, estão estabelecidos dentro do sistema documental da empresa. Mn.GEQ DATA DE APROVAÇÃO 6- OUT Cópia Não Controlada após impressão 8 /11

9 6. Responsabilidade da Gestão de Topo A Gestão de Topo da Realbase compromete- se pelo estabelecimento e manutenção da sensibilização de todos os colaboradores e partes interessadas para a importância de satisfazer os requisitos dos Clientes, bem como os requisitos estatutários e regulamentares, estabelecer e aprovar a política e os objectivos da Realbase, realizar revisões ao SGQ&CoC e assegurar os recursos necessários para a manutenção e melhoria contínua. Estas actividades são definidas no Procedimento de Gestão Estratégica, Qualidade e de Cadeia de Custódia. Assegura, ainda, que as necessidades e expectativas dos clientes e partes interessadas são planeadas, determinadas e consideradas pela Realbase, incluindo os requisitos regulamentares e estatutários. Desta forma, assegura a gestão das reclamações e a avaliação da satisfação do cliente e outras acções necessárias, para que, deste modo, consiga melhorar continuamente o seu sistema. A Realbase definiu formalmente as responsabilidades e delega no Responsável pela Gestão, assegurar o estabelecimento, a implementação e manutenção dos processos necessários ao SGQ&CoC e de reportar à administração o seu desempenho e qualquer necessidade de melhoria. A Realbase assegura todas as condições necessária a aplicação de comunicação efectiva e eficaz com todos os intervenientes, sejam internos ou externo. O SGQ&CoC é revisto em contexto de Revisão pela Gestão, tendo como finalidade a garantia da adequação e eficácia permanente do SGQ&CoC de modo a garantir o cumprimento dos objectivos definidos. O Responsável pela Gestão e respectivos Responsáveis de Processos, tais como de Recursos Humanos e de Recursos Patrimoniais são responsáveis pela identificação das necessidades de recursos necessários à implementação, manutenção e melhoria do SGQ&CoC, procurando a satisfação dos clientes e partes interessadas. Mn.GEQ DATA DE APROVAÇÃO 6- OUT Cópia Não Controlada após impressão 9 /11

10 7. Realização Produto e Serviço A Realbase assegura a identificação dos requisitos dos Clientes relativamente ao fornecimento dos produtos ou serviços, bem como os requisitos legais e regulamentares que lhe são aplicáveis. O Procedimento Comercial e Vendas descreve as actividades e metodologia para contacto com Cliente e emissão de emissão da documentação necessária para o efeito. As actividades desenvolvidas pela Realbase associadas ao fornecimento de produtos e serviços são objecto de definição prévia dos serviços a fornecer, escolha da sequência de operações e acções de controlo, provisão de recursos a utilizar para a realização das actividades, definição de métodos de trabalho a usar em cada etapa e acções correctivas em caso de detecção de Não Conformidades Concepção e Desenvolvimento A Concepção e Desenvolvimento é assegurada no Procedimento de Comunicação & IT, no qual são garantidas as revisões, verificações, validações e controlo de alterações com vista à garantia de cumprimento dos requisitos do cliente. As metodologias de aprovação são aplicadas transversalmente ao Processo de Produção, quando necessário alteração interna de ficheiro de Produção. Em coordenação com o Departamento de Qualidade são igualmente garantidas as aprovações necessárias a aplicação de Marcas em âmbito de Cadeia de Custódia Compras A selecção, avaliação dos fornecedores e subcontratados e qualificação no âmbito da Cadeia de Custódia encontra- se documentada no Procedimento de Compras, assim como a metodologia de realização das compras de produtos e serviços, incluindo a requisição, aprovação e verificação das compras de produtos e serviços e de controlo de volumes de entradas e saídas FSC e PEFC. A subcontratação em contexto de Cadeia de Custódia implica, conforme decisão de Gestão de Topo, compra de serviço e produto a entidades certificadas nas normas correspondentes e sob a alçada da implementação do Sistema de Diligência Devida (DDS) de acordo com os requisitos da norma PEFC ST 2002:2013. Nesta encontra- se definida toda a informação referente à identificação das entradas da Matéria- Prima, consumíveis, produto, subcontratação de acabamentos assim como relativamente à segregação do mesmo Produção de produto e Serviço A Realbase assegura que as actividades conducentes ao fornecimento do produto e serviço são realizadas em condições controladas, verificadas de forma sistemática e planeada quanto aos seus resultados de forma a proporcionar a satisfação dos requisitos requeridos. Para o efeito, a empresa intervém sobre a disponibilização de metodologias de trabalho, definição de indicadores de monitorização de processos e de rastreabilidade de não conformidades inerentes à sua execução. Mn.GEQ DATA DE APROVAÇÃO 6- OUT Cópia Não Controlada após impressão 10 /11

11 8. Garantia de Satisfação do Cliente e Melhoria Contínua A satisfação do cliente é monitorizada tendo em conta o seu grau de satisfação dos requisitos estabelecidos pela Realbase e é garantido o Controlo de Qualidade necessário e identificação de Produtos Não Conforme. São levadas a cabo Auditorias Internas e Externas necessárias, devidamente reguladas no Procedimento de Auditorias, e em coordenação com estratégia de implementação de acções correctivas, preventivas e oportunidades de melhoria com vista ao cumprimento das obrigações inerentes ao SGQ&CoC. São igualmente criados indicadores que permitam a medição, monitorização e validação dos procedimentos implementados e respectivas tarefas e actividades subsequentes, acompanhando o Procedimento de Ocorrências e Tratamento que permite a identificação, correcção e tratamento das Não Conformidades que sucedam. Sempre que se detecte uma não conformidade, ou uma potencial não conformidade, deverá ser apresentado de forma a que possam ser desencadeadas as devidas acções correctivas, preventivas, com o objectivo de eliminar a causa. Para proporcionar objectividade na tomada de acções conducentes à melhoria, utiliza- se toda a informação passível de ser obtida, tendo- se particular atenção às Políticas da Qualidade e Cadeia de Custódia, aos Objectivos e os dados resultantes de Auditorias, de Acções Correctivas e Acções Preventivas e Revisão do Sistema pela Gestão. Mn.GEQ DATA DE APROVAÇÃO 6- OUT Cópia Não Controlada após impressão 11 /11