MANUAL DO SISTEMA DE GESTÃO ESTRATÉGICA, QUALIDADE E CADEIA DE CUSTÓDIA

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1 MANUAL DO SISTEMA DE GESTÃO ESTRATÉGICA, QUALIDADE E CADEIA DE CUSTÓDIA

2 ÍNDICE 1 - PROMULGAÇÃO GESTÃO DO MANUAL DO SISTEMA DE GESTÃO ESTRATÉGICA, QUALIDADE E CADEIA DE CUSTÓDIA Objectivo Referencias Normativas Termos e Definições APRESENTAÇÃO DA EMPRESA Identificação Política RealBase SISTEMA DE GESTÃO ESTRATÉGICA, QUALIDADE E CADEIA DE CUSTÓDIA DA REALBASE Âmbito de aplicação Exclusões Abordagem por processos Estrutura Documental do Sistema de Gestão Estratégica, Qualidade e Cadeia de Custódia da Realbase Controlo dos documentos e dos Registos Responsabilidade da Gestão Comprometimento da Gestão Focalização no cliente, Requisitos Legais e outros Planeamento Responsabilidade, autoridade e comunicação REVISÃO PELA GESTÃO Gestão de recursos Provisão de Recursos Gestão de Recursos Humanos e de Infraestruturas Ambiente de Trabalho Realização do Serviço Planeamento da Realização do Serviço Processos Relacionados com o Cliente Concepção e Desenvolvimento Compras Produção e Fornecimento do Serviço Medição análise e melhoria Monitorização e Medição Controlo do Produto Não Conforme Análise dos Dados Melhoria Cadeia de Custódia... 20

3 9.1 Sistema de Diligência Devida (DDS) PEFC Recolha de informação Avaliação do risco Gestão de abastecimentos de risco significativo Higiene e Segurança no Trabalho ÂMBITO DO SISTEMA DE CADEIA DE CUSTÓDIA Grupos de Produtos FSC PEFC CONTROLO DE VOLUME Factores de Conversão Rendimento na Indústria Balanço de materiais Determinação da Alegação FSC PEFC /23

4 1 - PROMULGAÇÃO O Manual do Sistema de Gestão Estratégica, Qualidade e Cadeia de Custódia, refere os meios reconhecidos pela RealBase, para assegurar a Qualidade e Gestão da Cadeia de Custódia adequada às suas atividades e serviços fornecidos, constituindo o suporte documental da organização geral da empresa. É intenção da RealBase que a Qualidade bem como a cadeia de Custódia se exponha como elemento chave da sua cultura vindo a ser reconhecida como empresa eficiente, competitiva e responsável. O sistema de Gestão Estratégica, da Qualidade e Cadeia de Custódia da RealBase apresentado segue as orientações normativas especificadas na NP EN ISO 9001, FSC STD e PEFC ST A RealBase espera de todos, um total compromisso e envolvimento na sua implementação, manutenção e melhoria. A Gerência nomeia Inês Costa Lima como sendo o "Responsável pelo Sistema de Gestão Estratégica, Qualidade e Cadeia de Custódia " (RQ) da Realbase, na implementação, manutenção e dinamização de acções de melhoria do sistema e tem a responsabilidade global e autoridade para manter a conformidade da organização com todos os requisitos aplicáveis das normas de referência (Ver 2.2) incluindo manutenção do sistema de Diligência Devida. 4/23

5 2- GESTÃO DO MANUAL DO SISTEMA DE GESTÃO ESTRATÉGICA, QUALIDADE E CADEIA DE CUSTÓDIA 2.1 Objectivo O presente Manual descreve o Sistema de Gestão Estratégica, Qualidade e Custódia da Cadeia de Custódia (SGQ & CoC) e constitui o referencial permanente para a implementação e manutenção dos requisitos assumidos pela RealBase nesta matéria. Estabelecer procedimentos, orientações e responsabilidades para a aquisição, beneficiação e venda de produtos com alegação FSC Mix e x% Certificado PEFC. Desta forma, constitui um meio de informação e envolvimento de todos os colaboradores, clientes, fornecedores e outras partes interessadas sobre as acções a empreender para a concretização das intervenções sob sua responsabilidade. 2.2 Referencias Normativas Qualidade NP EN ISO 9001:2008 Sistemas de Gestão da Qualidade Requisitos NP EN ISO 9000:2005 Sistemas de Gestão da Qualidade - Fundamentos e Vocabulário FSC FSC STD V2-1 EN: FSC Standard for Chain of Custody Certification FSC STD V1-0 EN: FSC Glossary of Terms FSC STD a V2-1 EN: FSC Product Classification FSC STD V1-2 EN: Requirements for use of the FSC Trademarks by Certificate Holders PEFC PEFC ST 2002:2013 Chain of Custody of Forest Based Products Requirements PEFC ST 2001:2008, PEFC Logo usage rules Requirements 5/23

6 2.3 Termos e Definições Qualidade Qualidade: Grau de Satisfação de requisitos dado por um conjunto de características intrínsecas. Requisito: Necessidade ou expectativa expressa, geralmente implícita ou obrigatória. Eficácia: Medida em que as actividades planeadas foram realizadas e conseguidos os resultados planeados. Procedimento: Modo especificado de realizar uma actividade ou um processo Rastreabilidade: Capacidade de seguir a história, aplicação ou localização do que estiver a ser considerado Conformidade: Satisfação de um requisito Não Conformidade: Não satisfação de um requisito Acão preventiva: Acão para eliminar a cauda de uma potencial não conformidade ou de outra potencial situação indesejável Acão Correctiva: Acão para eliminar a causa de uma não conformidade detectata ou de outra situação indesejável Correcção: Acão para eliminar uma não conformidade FSC Alegação: A alegação feita nas facturas para o material certificado FSC ou Madeira Controlada FSC que especifica a categoria de material. Cadeia de Custódia: Trajecto das matérias- primas, materiais processados, produtos acabados e co- produtos, desde a floresta até ao consumidor, incluindo cada fase de processamento, transformação, produção, armazenamento e transporte, onde o progresso para a fase seguinte da cadeia envolve uma mudança de propriedade (custódia independente) dos materiais ou dos produtos. Categoria de material: Categorias de material virgem ou recuperado que, se considerado como entrada elegível, pode ser utilizado em grupos de produtos FSC: a) Material FSC 100% b) Material FSC Mix c) Material FSC Recycled 6/23

7 d) FSC Controlled Wood e) Controlled Material f) Post- consumer reclaimed material g) Pre- consumer reclaimed material FSC Mix: Material virgem certificado FSC com base nas entradas de fontes certificadas, controladas e/ou recuperado FSC, e fornecido com uma alegação de percentagem ou a alegação de crédito. O material FSC Mix só é elegível para ser usado em grupos de produto FSC Mix. Factor de conversão: A relação entre a quantidade de material que entra e que sai de um determinado processo de transformação, utilizado pela organização. O factor de conversão é calculado dividindo a saída (volume ou peso) pela entrada (volume ou peso) e é aplicado a cada ordem de produção de um grupo de produtos. Grupo de produto: Um produto ou grupo de produtos especificados pela organização, que partilham características básicas das entradas e saídas e poderão ser combinados no âmbito do controlo da Cadeia de Custódia FSC, para o cálculo das percentagens e rotulagem de acordo com as categorias de material FSC: FSC 100%, FSC Mix, FSC Recycled ou FSC Controlled Wood. Método da transferência: Método da Cadeia de Custódia aplicado ao nível dos grupos de produtos que permita que todas as saídas sejam vendidas com uma alegação FSC, idêntica à categoria do material. Período de alegação: Período de tempo especificado pela organização para cada grupo de produto com a finalidade de fazer uma alegação FSC. Material certificado: Material fornecido com uma alegação FSC 100%, FSC Mix ou FSC Recycled por uma organização, que tenha sido avaliada por uma entidade certificadora acreditada FSC para avaliação da conformidade com os requisitos da Gestão Florestal FSC e/ou Cadeia de Custódia FSC. [ver Produto FSC Certificado]. Produto certificado: Material certificado FSC que seja elegível para usar o rótulo FSC e ser promovido com as marcas registradas FSC. [ver Material certificado FSC]. 7/23

8 2.3.3 PEFC Alegação: Indicação informativa sobre determinadas características de um produto. Cadeia de responsabilidade de produtos de base florestal: Processo de passagem de informação sobre a categoria do material de produtos de base florestal, que permite à organização fazer alegações precisas e verificáveis sobre o conteúdo do material certificado. Categoria de material: As características do lugar de onde a matéria- prima provém. Grupo de produto: Conjunto de produtos fabricados ou comercializados a partir de um processo específico, o qual é abrangido pela cadeia de responsabilidade da organização. Período de alegação: Período de tempo durante o qual a alegação de cadeia de responsabilidade se aplica. Material certificado: Matéria- prima que se encontra abrangida pelas alegações da cadeia de responsabilidade. Produto certificado: Produto declarado como incluindo material certificado cujo conteúdo é verificado pela cadeia de responsabilidade. Separação física: Método segundo o qual vários tipos de materiais/produtos de diferentes categorias de materiais são separados, de forma a conhecer- se a categoria dos materiais/produtos utilizados e transferidos para o cliente. 8/23

9 3 - APRESENTAÇÃO DA EMPRESA 3.1 Identificação Denominação: RealBase NIF: Localização: Zona Industrial de Albergaria- a- Velha Tel. (+351) Site: 3.2 Política RealBase A Realbase compromete- se a assegurar o cumprimento de todos os requisitos regulamentares e estatuários subjacentes, com suporte num conjunto de ferramentas, que visa afinar o resultado da produção da empresa com a real expectativa de eficiência e eficácia de quem nela confia como parceira em Soluções de Impressão e Comunicação. Alicerçada que está no seu potencial humano e no contínuo investimento na formação e experiência da sua equipa, a aposta na Certificação e implementação de um Sistema de Gestão Estratégica, Qualidade e de Cadeia de Custódia, além de ser um passo natural na evolução do sonho da Realbase, é a garantia da prossecução de uma estratégia de melhoria continua e de promoção da satisfação das necessidades e expectativas dos seus Clientes. Compromisso com os valores da Cadeia de Custódia A empresa compromete- se com a melhoria do meio ambiente e da satisfação do cliente como um dos valores da organização. Como parte desse compromisso, a empresa decidiu implementar e manter um sistema de Cadeia de Custódia baseado nos seguintes normas: FSC STD V2-1 EN: FSC Standard for Chain of Custody PEFC ST 2002:2013 Chain of Custody of Forest Based Products Requirements As normas de FSC e PEFC estabelecem requisitos elevados, que promovem um uso sustentável dos recursos naturais e do consumo de madeira de uma gestão florestal sustentável e responsável. 9/23

10 A empresa compromete- se a cumprir com os valores do FSC e declara que não está envolvida, nem directa nem indirectamente nas seguintes actividades: Extracção ilegal de madeira ou comércio de madeira ilegal ou de produtos florestais; Violação dos direitos tradicionais e humanos em operações florestais; Destruição de alto valor de conservação em operações florestais; Conversão significativa de florestas para plantações ou uso não florestal; Introdução de organismos geneticamente modificados em operações florestais; Violação de qualquer das Convenções fundamentais da Organização Internacional do Trabalho (OIT), conforme definido na Declaração da OIT sobre Princípios e Direitos Fundamentais no Trabalho, de A empresa também promove exigências sociais, de saúde e de segurança, e na implementação e manutenção dos requisitos da Cadeia de Custodia PEFC e FSC. Este compromisso é comunicado a todos os colaboradores, fornecedores e clientes, e será enviado para qualquer parte interessada, a pedido. 10/23

11 4 - SISTEMA DE GESTÃO ESTRATÉGICA, QUALIDADE E CADEIA DE CUSTÓDIA DA REALBASE 4.1 Âmbito de aplicação O SGQ & CoC implementado é aplicável à: - Soluções de Impressão em Artes Gráficas ( Pré- impressão, Impressão e Acabamentos). Encontra- se fora do âmbito as actividades referentes ao serviço de comunicação Exclusões A RealBase, encontrou as seguintes exclusões à norma NP EN ISO 9001: Concepção e desenvolvimento - visto que a organização, apesar de deter o Serviço de Comunicação e Tecnologias de Informação, não o considera enquadrado no âmbito da certificação no qual este manual está integrado. Assume- se que a responsabilidade e o âmbito da certificação inicia aquando da recepção dos ficheiros considerados como arte- finais, nos quais as alterações pressupõem apenas intervenções de carácter técnico de forma a garantir a boa execução dos requisitos do cliente, não estando enquadradas quaisquer acções de concepção e desenvolvimento da responsabilidade da organização Validação dos processos de produção e de fornecimento do serviço - é excluído, uma vez que não existe nenhum processo de desenvolvimento de serviço em que a saída resultante não possa ser verificada por subsequente monitorização ou medição. A RealBase, encontrou ainda as seguintes exclusões: 8.8 Subcontratados da norma PEFC ST 2002 e requisito 12 Subcontratados da norma FSC STD visto que a empresa não pretende incluir nenhuma actividade de subcontratados relacionadas com a cadeia de custódia Abordagem por processos A RealBase adoptou uma abordagem baseada na identificação dos seus processos para o desenvolvimento, implementação e melhoria da eficácia do Sistema para aumentar a satisfação do cliente e de todas as outras partes interessadas mediante o cumprimento dos seus requisitos. O modelo seguinte é adotado na Realbase: 11/23

12 A Realbase tem implementado os seguintes procedimentos e processos documentados, que fazem parte da estrutura documental do Sistema da empresa: Quadro 1 Procedimentos e Procesos da RealBase PROCEDIMENTOS OBRIGATÓRIOS PROCESSOS Ocorrências e Tratamento PR.GEQ.02 Controlo dos Documentos e Registos PR.GEQ.03 Auditorias Internas PR.GEQ.04 Sistema de Gestão Estratégica, Qualidade e Cadeia de Custódia PR.GEQ.01 Comercial PR.CV.01 Produção- PR.PROD.01 Compras- PR.CM Estrutura Documental do Sistema de Gestão Estratégica, Qualidade e Cadeia de Custódia da Realbase O Sistema encontra- se estruturado sob a forma de pirâmide, como a seguir se apresenta: 12/23

13 Politica Manual do Sistema Processos Procedimentos Programas e Planos Documentos técnicos e Instruções de Trabalho Modelos REGISTOS Evidências do Sistema Manual do Sistema da RealBase: define a forma como são aplicados, na empresa, os diferentes requisitos das normas de referência políticas e objectivos. Processos/Procedimentos: Documentos descrevendo a forma de realizar determinada actividade ou conjunto de actividades relacionadas com a área de negócio da empresa. Programas e planos: Documentos que servem para o desdobramento de objectivos ou outros elementos do sistema (manutenção, formação, etc.). Documentação Técnica/ Instruções de Trabalho: descrevem o modo operatório para executar uma determinada tarefa profissional em função do seu correcto e eficaz desempenho. Modelos: constituem templates de suporte às actividades. Uma vez preenchidos geram, por norma registos Controlo dos documentos e dos Registos O PR.GEQ.03 controlo dos documentos e registos estabelece o modo como a organização elabora, revê, aprova e distribui todos os documentos do Sistema. Define como podem ser localizados, atualizados e identificados, disponibilizados e recolhidos os documentos relevantes. Os documentos nos quais se descrevem as atividades que geram registos, estabelecem também as responsabilidades sobre o seu arquivo, conservação e proteção, face a possíveis deteriorações e acessibilidade. No PR.GEQ.03 definem- se todos os registos identificados e a forma como estes são geridos. 13/23

14 Os procedimentos, instruções de trabalho e respectivos responsáveis, necessários para assegurar a conformidade com as normas aplicáveis à Cadeia de Custódia da empresa, estão estabelecidos dentro do sistema documental da empresa. 5. Responsabilidade da Gestão 5.1 Comprometimento da Gestão A Gestão da empresa compromete- se pelo estabelecimento e manutenção da sensibilização de todos os colaboradores e partes interessadas para a importância de satisfazer os requisitos dos Clientes, bem como os requisitos estatutários e regulamentares; estabelecer e aprovar a política e os objetivos da RealBase Realizar revisões ao sistema de gestão estratégica, Qualidade e Cadeia de Custódia da RealBase; e assegurar os recursos necessários para a manutenção e melhoria contínua. 5.2 Focalização no cliente, Requisitos Legais e outros A gestão da empresa assegura que as necessidades e expectativas dos clientes e partes interessadas são determinadas e consideradas pela RealBase, incluindo os requisitos regulamentares e estatutários. Desta forma, assegura a gestão das reclamações e a avaliação da satisfação do cliente, para, deste modo, poder melhorar continuamente o seu Sistema. 5.3 Planeamento A RealBase estabelece os seus objectivos e da qualidade e cadeia de Custódia anualmente assumindo o comprometimento com a melhoria continua e o cumprimento dos requisitos das normas de referência e a politica da RealBase. Estes objectivos encontram- se reflectidos nos processos, onde também são contempladas as acções (quando seja possível) a cumprir, as responsabilidades e os recursos necessários para os alcançar, assim como, a frequência de acompanhamento e prazos de realização. A sua análise é realizada nas revisões do Sistema, determinando- se as acções oportunas, fixando objectivos novos ou modificando os já estabelecidos. A aprovação do planeamento é realizado em reuniões da Revisão pela Gestão (sempre que possível), sendo registada em acta de reunião e/ou nos próprios documentos. 5.4 Responsabilidade, autoridade e comunicação A RealBase definiu formalmente as responsabilidades e as respectivas descrições de funções aprovadas no Manual de Funções e no Organigrama. 14/23

15 A RealBase delega no RQ, Inês Costa Lima, assegurar o estabelecimento, a implementação e manutenção dos processos necessários ao sistema de gestão Estratégica, Qualidade e Cadeia de Custódia da RealBase e de reportar à administração o seu desempenho e qualquer necessidade de melhoria. A RealBase assegura a comunicação interna através de reuniões, comunicados internos, e- mail e a própria documentação do sistema. 15/23

16 5.5 REVISÃO PELA GESTÃO O Sistema de Gestão Estratégica, Qualidade e Cadeia de Custódia da RealBase é revisto, no mínimo, anualmente, tendo como finalidade a garantia da adequação e eficácia permanente do Sistema de modo a garantir o cumprimento dos objectivos definidos. A análise de dados e os respectivos resultados destas revisões são registadas em Acta de Reunião, e traduzem as conclusões relativas aos pontos analisadas. Tem como objectivo garantir que a Cadeia de Custódia seja analisada criticamente em intervalos adequados pela direcção, a fim de assegurar a sua contínua adequação e eficácia. A análise crítica da Cadeia de Custódia é realizada anualmente, pela Gerência em conjunto com o Representante da Direcção e Responsáveis dos departamentos. 6. Gestão de recursos 6.1 Provisão de Recursos O Responsável pela Gestão e Responsáveis de Processos são responsáveis pela identificação das necessidades de recursos materiais (tais como instalações, equipamentos, aplicações informáticas, etc.), recursos humanos. O Responsável da Gestão assegura que estes sejam necessários para implementar, manter e melhorar o Sistema de Gestão Estratégica, Qualidade e Cadeia de Custódia, procurando a satisfação dos clientes e partes interessadas. 6.2 Gestão de Recursos Humanos e de Infraestruturas No PR.RH.01 Gestão de Recursos Humanos encontra- se descrito: - como recrutar e seleccionar os colaboradores de acordo com as necessidades da RealBase, acolher e integrar novos colaboradores, desenvolver acções formativas em função das necessidades dos departamentos, avaliar a satisfação e eficácia destas acções e desencadear o processo de gestão de desempenho com vista à promoção nos termos definidos. Os recursos humanos da RealBase têm competências pelas actividades que desenvolvem. Para tal, estabeleceram- se os requisitos necessários de cada posto, e, todos os membros da organização foram treinados e formados adequadamente, tendo por base o Manual de Funções. A Realbase assegura a formação dos colaboradores, cujas tarefas se relacionam com o processo de certificação, para a aplicação dos procedimentos estabelecidos. No PR.PROD.01 Produção encontra- se descrito: - as actividades necessárias à gestão dos equipamentos e EMM s utilizados na produção assegurando a sua compatibilidade com a capacidade que lhes é exigida. 16/23

17 6.3 Ambiente de Trabalho As condições de trabalho da RealBase encontram- se adaptadas de forma a obter a conformidade do serviço prestado e contribuir para a motivação dos colaboradores. 7. Realização do Serviço 7.1 Planeamento da Realização do Serviço As actividades desenvolvidas pela RealBAse associadas ao fornecimento dos serviços são objecto de definição prévia das seguintes condições: Serviços a fornecer Sequência de operações e acções de controlo; Equipamento/Programas/recursos a utilizar para a realização das actividades; Métodos de trabalho a usar em cada etapa; Acções correctivas em caso de detecção de não Conformidades; 7.2 Processos Relacionados com o Cliente A empresa assegura a identificação dos requisitos dos Clientes relativamente ao fornecimento dos produtos/serviços, bem como os requisitos legais e regulamentares que lhe são aplicáveis. As vendas e as entregas a cliente encontram- se descritas em instrução de trabalho referente à metodologia de emissão da documentação necessária para o efeito Concepção e Desenvolvimento.Não aplicável este ponto da norma às actividades contempladas no âmbito. 7.4 Compras A selecção, avaliação dos fornecedores e subcontratados e qualificação no âmbito da cadeia de custódia encontra- se documentada na instrução de trabalho referente ao processo de selecção, avaliação e reavaliação dos mesmos. Encontra- se definido no PR.CM.01 - Compras, a metodologia de realização das compras de produtos e serviços, incluindo a requisição, aprovação e verificação das compras de produtos e serviços. No PR.CV.01 encontra- se a informação referente à subcontratação. 17/23

18 A recepção das matérias- primas e de serviços de subcontratação encontra- se definida em instrução de trabalho. Nesta encontra- se definida toda a informação referente à identificação das entradas da Matéria- Prima, consumíveis, produto assim como relativamente à segregação do mesmo. 7.5 Produção e Fornecimento do Serviço A Realbase assegura que as actividades conducentes ao fornecimento do serviço são realizadas em condições controladas, verificadas de forma sistemática e planeada quanto aos seus resultados de forma a proporcionar a satisfação dos requisitos requeridos. Para o efeito a empresa intervém sobre a disponibilização de instruções de trabalho, identificação, caracterização e utilização de indicadores de monitorização dos processos; os métodos de identificação do serviço, rastreabilidade e identificação do estado do serviço. 8. Medição análise e melhoria 8.1 Monitorização e Medição Satisfação do cliente A satisfação do cliente é monitorizada tendo em conta o seu grau de satisfação dos requisitos estabelecidos pela Realbase através de inquéritos de satisfação do cliente, tratados e avaliados anualmente. Este tratamento constitui uma entrada para a revisão pela gestão. Face a estes resultados poderão ser desencadeadas acções correctivas e se necessário preventivas ou de melhoria. Auditorias internas O RQ leva a cabo a planificação das Auditorias Internas mediante a elaboração de um Programa Anual de Auditorias, o qual, é aprovado pela Gestão segundo o indicado no procedimento PR.GEQ.04. Monitorização e medição dos processos O RQ e Responsável pela Gestão, juntamente com os responsáveis dos processos, definem anualmente indicadores, responsáveis e frequência da respectiva monitorização e modo de a assegurar que aptidão dos processos, atingem os resultados planeados. 8.3 Controlo do Produto Não Conforme Foram estabelecidos na Realbase métodos que permitem a sua detecção, bem como a clara identificação, análise de produtos não conformes, descritos no procedimento ocorrências e tratamento, PR.GEQ.02, aplicam- se a todas as não conformidades ou desvios detectados quer ao nível de um serviço, de um processo interno ou subcontratado, materiais recepcionados, clientes ou partes interessadas. 18/23

19 8. 4 Análise dos Dados Por forma a avaliar a eficácia do sistema e detectar oportunidades de melhoria a Realbase estabeleceu que existem dados sujeitos a análise. Estes incidem particularmente sobre Objectivos/indicadores, conformidade legal; Inquérito de Satisfação dos Clientes; Avaliação dos Fornecedores; Avaliação da Formação; Reclamações; Resultados das auditorias; Seguimento das acções de melhoria; Entre outros. No decorrer das análises poderão ocorrer sempre que se considere necessário a abertura de acções de melhoria. 8.5 Melhoria Melhoria Continua Para proporcionar objectividade na tomada de acções conducentes à melhoria, utiliza- se toda a informação passível de ser obtida, tendo- se particular atenção às Políticas da Qualidade e Cadeia de Custódia, aos Objectivos e os dados resultantes de Auditorias, de Acções Correctivas e Acções Preventivas e Revisão do Sistema pela Gestão. Acções correctivas e Preventivas Sempre que se detecte uma não conformidade, ou uma potencial não conformidade, deverá ser apresentado de forma a que possam ser desencadeadas as devidas acções correctivas, preventivas, com o objectivo de eliminar a causa. Este procedimento encontra- se descrito em PR.GEQ.02 19/23

20 9. Cadeia de Custódia 9.1 Sistema de Diligência Devida (DDS) PEFC A empresa mantem um Sistema de Diligência Devida (DDS) de acordo com os requisitos da norma PEFC ST 2002:2013. O DDS PEFC está implementado para todas as entradas de material de base florestal, com excepção! Material reciclado; e! Espécies CITES A Realbase: não utiliza matéria- prima proveniente de espécies CITES. não inclui nenhum material de base florestal restrito, proveniente de países abrangidos pela ONU, ou sanções da EU ou do governo nacional, relativas à exportação/importação de produtos de base florestal. não utiliza madeira controversa. não inclui nenhum material obtido a partir de organismos de base florestal geneticamente modificados, nos produtos abrangidos pelo DDS PEFC da empresa. não inclui nos produtos abrangidos pelo DDS PEFC nenhum material de base lenhosa, obtido a partir da conversão de florestas noutro tipo de vegetação, incluindo a conversão de florestas primárias em plantações florestais. O DDS PEFC está implementado em três passos: 1. Recolha de informação 2. Avaliação do risco 3. Gestão de abastecimento de risco significativo Recolha de informação O DDS PEFC é baseado na informação fornecida pelo fornecedor. A organização tem acesso às seguintes informações:! A identificação do material/produto, incluindo o seu nome comercial e tipo;! A identificação das espécies de árvores incluídas no material/produto pelo seu nome comum e/ou o seu nome científico, se aplicável;! O país de extração do material e, quando aplicável regiões sub- nacionais e/ou concessão de extração. 20/23

21 Esta informação está preenchida na Lista de Fornecedores PEFC Avaliação do risco Uma vez que a empresa está a utilizar materiais/produtos fornecido com uma alegação por um fornecedor detentor de um certificado de cadeia de Custódia PEFC reconhecido, a avaliação do risco não está feita Gestão de abastecimentos de risco significativo Não aplicável, uma vez que a empresa não tem abastecimentos identificados com risco significativo. 9.2 Higiene e Segurança no Trabalho A empresa cumpre com os requisitos da higiene e segurança no trabalho, no desenvolvimento das suas actividades. 10. ÂMBITO DO SISTEMA DE CADEIA DE CUSTÓDIA No actual contexto, a empresa estabeleceu os requisitos de gestão, para possibilitar o fornecimento de vários produtos FSC Mix e x% Certificado PEFC feitos a partir de material certificado, adquirido a organizações certificadas. A empresa passou a questionar, sensibilizar e estimular os seus fornecedores para que estes passem a fornecer madeira e produtos certificados, assim como também está a procurar identificar novos fornecedores de madeira e de produtos certificados. Desta maneira, a empresa espera poder ampliar o âmbito da sua cadeia de custódia, de maneira ordenada e consequente Grupos de Produtos FSC A empresa mantém actualizada e disponível ao público uma LISTA DE GRUPOS DE PRODUTOS FSC que serão vendidos com alegações FSC, contendo:! Classificação do grupo de produto;! Tipos de produtos de acordo com a classificação de produtos FSC (FSC- STD a);! As categorias dos materiais utilizados como entradas;! O método de controlo utilizado para fazer alegações FSC PEFC A empresa mantém actualizada e disponível ao público uma LISTA DE GRUPOS DE PRODUTOS PEFC que serão vendidos com alegações PEFC, contendo: 21/23

22 ! Classificação de categoria de produto;! Tipos de produtos de acordo com a classificação de produtos! As categorias dos materiais utilizados como entradas;! O método de controlo utilizado para fazer alegações PEFC. 11. CONTROLO DE VOLUME 11.1 Factores de Conversão As principais fases do processo de produção envolvem uma sequência de etapas realizadas em diferentes máquinas. O Factor de Conversão é determinado em fase prévia ao processo de produção para todos os produtos com certificação. A actualização dos Factores de Conversão é feita considerando as características de produtos Rendimento na Indústria O cálculo do volume total produzido é efectuado em função das características dos produtos e respectiva quantidade produzida. É então calculado o rendimento em percentagem, representando a produção líquida na indústria (a diferença representa os resíduos gerados no processamento) Balanço de materiais Em qualquer momento é possível contabilizar as quantidades vendidas com alegações FSC ou PEFC (saídas) e verificar se são concordantes com as quantidades recebidas (entradas). As entradas e as saídas são quantificadas considerando em unidades e todas as informações são consolidadas em meio digital. Os registos de contabilização indicam o seguinte: Entradas:! Produto Certificado: FACTURA e DOCUMENTOS DE TRANSPORTE (Fornecedor e nº código CoC FSC ou PEFC), Categoria do Material, quantidade, valor e data). 22/23

23 Saídas: (Período de alegação = À encomenda)! FACTURA Indica nº código CoC (FSC ou PEFC) da Realbase, o produto, a quantidade e respectivo volume, o valor e a alegação FSC Mix ou x% Certificado PEFC. A Realbase dispõe de informação sobre os volumes anuais, contendo dados quantitativos para a categoria de material recebido e utilizado (FSC Mix ou PEFC) e tipo de produto produzido e vendido, contabilizando Entradas (Quantidades Recebidas), Saídas (Quantidades Vendidas) e Stock (Diferença entre Entradas e Saídas) Determinação da Alegação FSC O Período de Alegação estabelecido é a encomenda, sendo o método de controlo o Método de Transferência e a alegação definida é FSC Mix PEFC O Período de Alegação estabelecido é a encomenda, sendo o método da cadeia de Custódia, o Método da Separação Física e a alegação definida é x% PEFC certified. 23/23

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