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1 ÍNDICE Capítulo Descrição Página 1. Introdução Dados sobre o Manual da Qualidade 2. Política da Qualidade Apresentação da versão em vigor da Política da Qualidade dos Serviços da Presidência do Instituto Politécnico Lisboa 3. Apresentação dos Serviços da Presidência do Instituto Politécnico Lisboa Dados sobre os Serviços da Presidência do Instituto Politécnico Lisboa, sua organização, modo de funcionamento e seu Sistema de Gestão da Qualidade Mapa de Procedimentos Apresentação da responsabilização por áreas sobre os Procedimentos Mapa de Processos Apresentação da interligação entre as áreas Matriz de Impacto Apresentação do cruzamento dos Procedimentos com os requisitos da Norma ISO 9001: Qualidade Página 1 de 11

2 1. INTRODUÇÃO 1.1 Caracterização do Manual da Qualidade Aprovação do Manual da Qualidade Função Nome e assinatura Autoria Gestor da Qualidade Elsa Rocha Data Verificação Director da Qualidade António Marques Aprovação Presidente Luís Vicente Ferreira Registo de versões: Versão Data Autoria Verificação Aprovação Dez 06 António Marques António Marques Luís Vicente Ferreira Mai 07 António Marques António Marques Luís Vicente Ferreira Jun 08 António Marques António Marques Luís Vicente Ferreira Mai 09 Elsa Rocha António Marques Luís Vicente Ferreira Abr 10 Elsa Rocha António Marques Luís Vicente Ferreira Razão para a nova versão Actualização do Organograma de acordo com os novos Estatutos do IPL Controlo documental do Manual da Qualidade Nome Número / Versão Aprovador Revisão Arquivo versão em vigor Arquivo versões obsoletas Arquivo ficheiro informático Manual da Qualidade MQ-01/ V06 Preside nte Anual e quando necessário Pasta Documentos em vigor Pasta Documentos Obsoletos Rede/SGQ Qualidade Página 2 de 11

3 1.2 Enquadramento Objectivos do Manual da Qualidade O presente Manual da Qualidade tem os seguintes objectivos: Comunicar a Política da Qualidade dos Serviços da Presidência do Instituto Politécnico Lisboa, os seus Procedimentos e requisitos; Descrever e apresentar o Sistema de Gestão da Qualidade para fins externos, tais como para demonstrar a sua conformidade com a Norma de referência e com requisitos de Qualidade contratualmente definidos Referências A Norma NP EN ISO 9001:2008 Sistemas de Gestão da Qualidade Requisitos é a norma de referência do Sistema de Gestão da Qualidade dos Serviços da Presidência do Instituto Politécnico Lisboa. Tendo em vista garantir a correcta interpretação e aplicação dos requisitos desta norma, os Serviços da Presidência do Instituto Politécnico Lisboa apoiou-se, igualmente, na Norma NP EN ISO 9000:2005 Sistemas de Gestão da Qualidade Fundamentos e Vocabulário Produção, revisão e distribuição O Presidente do Instituto Politécnico Lisboa é o responsável pela aprovação do Manual da Qualidade e responsabiliza o Director da Qualidade pela constante actualização, publicação física e electrónica em rede, arquivo e envio à Entidade Certificadora. O Manual da Qualidade é obrigatoriamente revisto pelo Presidente no âmbito do processo anual de revisão do Sistema de Gestão da Qualidade, e uma nova versão é aprovada sempre que: Os Serviços da Presidência do Instituto Politécnico Lisboa aprovam alterações à Política da Qualidade; São adoptadas alterações substanciais à estrutura orgânica ou funcional dos Serviços Centrais com impacto no Sistema de Gestão da Qualidade. Qualquer Funcionário poderá obter uma cópia em papel do Manual da Qualidade, acedendo à rede e procedendo à sua impressão. As Unidades Orgânicas, Parceiros e Fornecedores poderão obter uma cópia através de pedido feito ao Director da Qualidade, directamente, ou através de qualquer representante dos Serviços da Presidência do Instituto Politécnico Lisboa. Existe apenas um original controlado do Manual da Qualidade. Todas as cópias impressas e entregues são consideradas cópias não controladas. As versões obsoletas do Manual da Qualidade são mantidas em arquivo em papel, durante o tempo de retenção de 3 anos após o que são destruídas. Qualidade Página 3 de 11

4 2. POLÍTICA DA QUALIDADE Missão dos Serviços da Presidência do Instituto Politécnico de Lisboa Os Serviços da Presidência do IPL assumem-se como um parceiro das Unidades Orgânicas na orientação e coordenação das suas actividades, tendo como principal missão: Facilitar e promover a relação institucional e a inovação através da implementação de acções de controlo e planeamento estratégico; Promover a interdisciplinaridade entre várias áreas de conhecimento; Fornecer suporte às escolas na prossecução dos seus objectivos estratégicos, de forma a promover a excelência da formação, alicerçada na qualidade da investigação; Inovação e promoção do espírito empreendedor; Internacionalização e cooperação com universidades estrangeiras e do espaço Lusófono. Com o objectivo de cumprir a sua Missão, os Serviços da Presidência assumem o compromisso de cumprir os requisitos da Norma NP EN ISO 9001:2008, assim como melhorar continuamente a eficácia do Sistema de Gestão da Qualidade implementado. Visão dos Serviços da Presidência do Instituto Politécnico de Lisboa A dimensão relativa em número de alunos, docentes e não docentes e a diversidade de competências e âmbito de saberes, coloca o Instituto Politécnico de Lisboa entre as principais Instituições de Ensino Superior em Portugal. Dado o quadro legislativo actual, os Serviços da Presidência em consonância com a vontade expressa das suas Unidades Orgânicas, pretende integrar-se no sistema universitário, por um lado e, por outro, ser reconhecido como uma instituição de qualidade aferida por avaliações e certificações internacionais. Dentro deste enquadramento, os Serviços da Presidência têm como visão, no futuro a médio prazo, servirem cada vez mais como dinamizadores da actividade das diversas Unidades Orgânicas e serem um instrumento fundamental para o reconhecimento do IPL como Instituição de Qualidade. Princípios éticos dos Serviços da Presidência do Instituto Politécnico de Lisboa Os Serviços da Presidência adoptaram na sua actuação como princípios éticos os seguintes valores: Qualidade no apoio às suas Unidades Orgânicas; Inovação nos métodos e processos técnico/administrativos de actuação; Transparência na realização de todos os processos; Valorização permanente dos seus colaboradores; Satisfação permanente dos seus utentes, entendidos estes como todos os que contactam diariamente com os serviços; Respeito pela igualdade de oportunidades. O Presidente 21 Maio 2009 Qualidade Página 4 de 11

5 3. APRESENTAÇÃO DOS SERVIÇOS DA PRESIDÊNCIA DO INSTITUTO POLITÉCNICO DE LISBOA 3.1 Serviços da Presidência do Instituto Politécnico Lisboa Os Serviços da Presidência do Instituto Politécnico Lisboa apoiam o Presidente na coordenação das actividades das várias unidades orgânicas do IPL. Os Serviços da Presidência do Instituto Politécnico Lisboa desenvolvem actividades no âmbito do apoio técnico/administrativo às actividades do IPL. Os Serviços da Presidência do Instituto Politécnico de Lisboa detêm o seu Sistema de Gestão da Qualidade certificado segundo a Norma NP EN ISO 9001:2000 desde Agosto de Em 2009 realizou-se uma auditoria de acompanhamento e transição para a nova versão da Norma NP EN ISO 9001: A população servida As populações servidas pelos Serviços da Presidência do Instituto Politécnico Lisboa são por ordem decrescente as seguintes: - As Unidades Orgânicas do IPL - Os alunos e funcionários docentes e não docentes do IPL - Os serviços da Tutela - Comunidade socio-económica Parcerias Os Serviços da Presidência do Instituto Politécnico Lisboa desenvolveram parcerias ao nível: - Académico - Cientifico - Tecnológico - Empresarial e - Social. 3.2 Organização Para dar cumprimento aos compromissos de serviço atrás enunciados, os Serviços da Presidência do Instituto Politécnico Lisboa estão organizados conforme Organograma apresentado no capítulo Qualidade Página 5 de 11

6 3.2.1 Estrutura interna A estrutura dos Serviços da Presidência do Instituto Politécnico Lisboa é constituída por 6 áreas, especificamente: Recursos Humanos Contabilidade/Gestão Orçamental Planeamento e Gestão Gestão académica Comunicação e Imagem Informática e Comunicações Organograma dos Serviços da Presidência do Instituto Politécnico Lisboa Instituto Politécnico de Lisboa SERVIÇOS DA PRESIDÊNCIA ORGANOGRAMA Agosto 2011 CONSELHO ACADÉMICO CONSELHO GERAL CONSELHO PERMANENTE PRESIDENTE VICE- PRESIDENTE Conselho de Gestão Assessorias - Cooperação - Processo UL/IPL VICE-PRESIDENTE ADMINISTRADOR Gabinete de Relações Públicas, Comunicação e Imagem - Edições - Relações com o exterior - Organização de eventos - Publicidade institucional - Definição de conteúdos para o site institucional do IPL Gabinete de Apoio Jurídico - Parecer técnico Direcção de Serviços Administrativos e Financeiros Secretariado - Secretariar a Direcção - Organizar a agenda de reuniões - Gerir a marcação das salas Gabinete de Planeamento e Gestão Académica - Gestão de assuntos académicos - Recolha e tratamento estatístico de dados da gestão das U. O. - Criação e alteração de cursos - Processos relacionados com alunos Gabinete de Programas Internacionais Gestão de programas internacionais de mobilidade académica Gabinete de Planeamento e Controlo de Gestão - Planos e Relatórios de Actividades - Distribuição do Orçamento Gabinete Gestão da Qualidade Gestão da Qualidade Melhoria contínua Núcleo de Informática - Gestão da rede informática da IPLNET - Gestão do hardware dos SC e da IPLNET - Manutenção e apoio ao software de gestão dos SC e U. Orgânicas - Actualização permanente do site institucional do IPL - Manutenção do Portal IPL Área de Expediente e Arquivo - Recepção, expedição e reencaminhamento interno de correspondência - Arquivo central dos SC - Atendimento ao público - Gestão do economato Área de Recursos Humanos - Recrutamento e selecção de colaboradores - Gestão corrente de recursos humanos - Processamento de Salários - Gestão da formação do pessoal não docente do IPL Gestão da avaliação de desempenho do pessoal não docente Área Financeira - Processos de aquisições de bens e serviços - Contabilidade e prestação de contas - Gestão financeira dos SC - Gestão financeira de projectos - Contabilidade de custos Área de Transportes, Logística e Manutenção - Gestão da frota automóvel - Organização dos transportes em território nacional, de alunos, docentes e não docentes de todo o IPL - Manutenção dos edifícios Qualidade Página 6 de 11

7 3.3 Sistema de Gestão da Qualidade dos Serviços da Presidência do Instituto Politécnico Lisboa Abordagem por processos Os Serviços da Presidência do Instituto Politécnico Lisboa adoptam a abordagem por processos, identificando e gerindo os processos praticados, bem como a sequência e interacção entre estes processos. Um processo é o conjunto das actividades necessárias para transformar um input (entrada) num output (saída), aplicando recursos, e de forma controlada por um procedimento. Procedimentos Input Processo Recursos Output O Mapa de Processos apresenta os processos dos Serviços da Presidência do Instituto Politécnico Lisboa, a sua sequência e interacções principais, associados às 4 cláusulas da Norma NP EN ISO 9001:2008, nomeadamente: Responsabilidade da gestão: Processos relativos à forma como a Administração se compromete com a manutenção, permanente adequação e melhoria do Sistema de Gestão da Qualidade e como evidencia esse comprometimento Gestão dos recursos: Processos relativos ao planeamento e a atribuição de recursos humanos e ao planeamento e disponibilização dos meios e condições adequados para as operações dos Serviços Centrais Realização do produto: Processos de planeamento, gestão e promoção de serviços, respeitando as actuais actividades dos Serviços da Presidência do Instituto Politécnico de Lisboa Medição, análise e melhoria: Processos relativos aos mecanismos sistemáticos de medição e monitorização tendo em vista a garantia da conformidade e a procura da melhoria contínua. Processos e Procedimentos: Os processos, ou seja actividades desenvolvidas, são descritos em procedimentos. Cada procedimento descreve o processo respectivo e todos constituem o veículo de transmissão dos métodos / responsabilidades / recursos e registos. Qualidade Página 7 de 11

8 3.3.2 Campo de Aplicação Âmbito do SGQ: O Sistema de Gestão da Qualidade dos Serviços da Presidência do Instituto Politécnico Lisboa aplica-se à representação nacional e internacional das actividades desenvolvidas pelo Instituto, serviços administrativos de apoio à contratação de bens e serviços e gestão de recursos humanos e apoio técnico e logístico às Unidades Orgânicas que pertencem ao Instituto. Aplicabilidade dos requisitos: Para cada processo incluído no Sistema de Gestão da Qualidade, os Serviços da Presidência do Instituto Politécnico Lisboa garantem: A identificação dos requisitos aplicáveis da Norma NP EN ISO 9001:2008 A conformidade do processo com esses requisitos Exclusões: Todos os requisitos da Norma NP EN ISO 9001:2008 são aplicados no Sistema de Gestão da Qualidade, com excepção dos seguintes: Requisito Validação dos processos de produção e de fornecimento do serviço, pois os resultados dos serviços dos Serviços da Presidência do Instituto Politécnico Lisboa são verificáveis. Os processos estão planeados e documentados permitindo o controlo da prestação do serviço e sua contínua monitorização. Os Colaboradores são formados, criando as competências necessárias à integração nas tarefas a desempenhar Requisito 7.6 Controlo de equipamentos de monitorização e medição, pois os Serviços da Presidência do Instituto Politécnico Lisboa não utilizam equipamentos de monitorização e medição nas suas actividades, para proporcionar evidência da conformidade da prestação de serviços. Qualidade Página 8 de 11

9 3.3.3 Mapa de Procedimentos dos Serviços da Presidência do Instituto Politécnico Lisboa Requisitos da Documentação Responsabilidade da Gestão Gestão de Recursos Realização do Produto Medição, Análise e Melhoria PR-11 Elaboração e Controlo de Documentos Serviços da Presidência do Instituto Politécnico de Lisboa PR-01 Planeamento e Controlo PR-02 Selecção e Integração de Colaboradores PR-05 Compras de Bens e Serviços PR-12 Gestão da Melhoria PR-03 Avaliação de Desempenho e Formação PR-04 Gestão corrente de RH PR-08 Sistemas de Informação e Comunicação PR-06 Gestão de Programas Internacionais PR-07 Gestão Académica - Cursos e Alunos PR-16 Gestão Académica - Avaliação PR-14 Auditorias Internas PR-15 Avaliação da Satisfação da População Servida PR-09 Gestão de Meios PR-18 Gestão Orçamental PR-10 Comunicação e Imagem PR-17 IPLNET Qualidade Página 9 de 11

10 3.3.4 Mapa de Processos dos Serviços da Presidência do Instituto Politécnico Lisboa TUTELA POPULAÇÃO SERVIDA DIRECTRIZES REQUISITOS AVALIAÇÃO REQUISITOS PEDIDOS ESCLARECIMENTO RECLAMAÇÃO Planeamento e Controlo Planemento de Objectivos e monitorização Selecção e Integração de Colaboradores Serviço Avaliação de Desempenho e Formação Serviço Gestão Corrente de RH Recursos Gestão Orçamental Recursos Comunicação e Imagem Auditorias Gestão da Melhoria recursos monitorização Sistemas de Informação e Comunicação IPL Net Gestão de Meios Compras de Bens e Serviços Recursos serviços Serviço Serviço Não conformidade resolvida/ Reclamação respondida Gestão de Programas Internacionais Gestão Académica cursos e alunos Gestão Académica - avaliação Avaliação da Satisfação da População Servida monitorização serviços serviços monitori zação INQUÉRITOS AVALIAÇÃO POPULAÇÃO SERVIDA E TUTELA melhoria Processo MAPA DE PROCESSOS DOS SERVIÇOS DA PRESIDÊNCIA Qualidade Página 10 de 11

11 MQ-01/V05 13 de Abril de Matriz de Impacto dos Serviços da Presidência do Instituto Politécnico Lisboa Qualidade Página 11 de 11