Procedimento do SGI PSG-08. (Auditorias Internas)

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1 Procedimento do SGI PSG-08 (Auditorias Internas)

2 Índice ALTERAÇÕES INTRODUZIDAS À VERSÃO ANTERIOR 3 1. OBJECTIVO 5 2. CAMPO DE APLICAÇÃO 5 3. ACTIVIDADES ª ACTIVIDADE: PLANEAMENTO E PROGRAMAÇÃO RESPONSABILIDADES ª ACTIVIDADE: COMUNICAÇÃO RESPONSABILIDADES ª ACTIVIDADE: CONSTITUIÇÃO DA EQUIPA AUDITORA RESPONSABILIDADES ª ACTIVIDADE: ORGANIZAÇÃO DA AUDITORIA RESPONSABILIDADES ª ACTIVIDADE: EXECUÇÃO DA AUDITORIA DESCRIÇÃO RESPONSABILIDADES ª ACTIVIDADE: ACÇÕES CORRECTIVAS E PREVENTIVAS RESPONSABILIDADES 8 4. REGISTOS 8 5. REFERÊNCIAS 9 6. ANEXOS 9 Página 2 de 9

3 Procedimento do Sistema de Gestão Integrado da Gertal Documento: Procedimento de Sistemas de Gestão Código: PSG_08 Título: Auditorias Internas Assunto: Directrizes para a execução das Auditorias Internas da Qualidade, Segurança Alimentar, SST e Ambiente. Aprovação e Registo de Revisões ALTERAÇÕES INTRODUZIDAS À VERSÃO ANTERIOR Alteração da função Director da Qualidade para Responsável da Qualidade V02 Foi introduzido o registo Plano de Acções Correctivas/Correcções Página 3 de 9

4 V03 Inclusão da componente ambiental no processo de auditoria Alteração da designação do procedimento V04 Foram incluídas as auditorias de conformidade legal V05 Alteração da designação dos documentos referidos (ex: Manual da Qualidade e Ambiente passou a ser designado Manual do Sistema de Gestão Integrado) V06 Foram incluídos os requisitos associados a auditorias internas do Sistema de Gestão de Segurança Alimentar V07 Introdução da componente de SST (Segurança e Saúde no Trabalho) V08 Revisão do Procedimento; nova apresentação e imagem gráfica. Alterações ao nível das responsabilidades das actividades definidas. Página 4 de 9

5 1. OBJECTIVO Descrever as actividades necessárias para a execução das auditorias internas da Qualidade, Segurança Alimentar, SST e Ambiente da Gertal. O Sistema de Gestão Integrado (SGI) da Gertal considera as auditorias internas da qualidade, Segurança e Saúde no Trabalho (SST) e ambiente, como o meio privilegiado de avaliação do SGI, conducente a uma análise rigorosa e à consequente melhoria do desempenho. 2. CAMPO DE APLICAÇÃO Este procedimento aplica-se ao Gestor do SGI/Dir. D.S.A. da AGS (GSGI/DIR. DSA) e a todos os colaboradores habilitados para a execução de auditorias internas da qualidade, segurança alimentar, SST e ambiente, bem como a auditores externos a realizar auditorias internas ao SGI da Gertal. O Sistema de Gestão Integrado da Gertal prevê a possibilidade de realização de auditorias parcelares, dirigidas nomeadamente a um processo, actividade, função ou requisito, devendo contudo assegurar que todos os anos são efectuadas auditorias da qualidade, segurança alimentar, SST e ambiente, com repercussão, em todas as cláusulas das normas de referência aplicáveis, bem como nos requisitos do SGI. 3. ACTIVIDADES 3.1 1ª ACTIVIDADE: PLANEAMENTO E PROGRAMAÇÃO As auditorias internas da Qualidade, Segurança Alimentar, SST e Ambiente decorrem anualmente, pelo menos uma vez, obedecendo a um planeamento antecipado feito num ou mais Programa (s) de Auditorias Anual. Este planeamento leva em consideração e estado e importância dos processos, actividades, funções ou requisitos, importância ambiental e apreciação do risco das actividades, bem como os resultados de anteriores auditorias. Deste facto resulta um Plano de Auditoria Interna para cada auditoria que identifica ainda os locais, equipa auditora e horários com identificação dos processos e actividades a auditar. Devem também ser realizadas, pelo menos uma vez por ano, auditorias internas cujo objectivo é verificar a conformidade dos requisitos legais de ambiente e SST aplicáveis e dos outros requisitos ambientais e de SST voluntariamente subscritos. Este tipo de auditoria é normalmente designada de auditoria de conformidade legal. Esta auditoria é suportada pelos ficheiros de identificação e análise de requisitos legais e outros, devendo ser feitos nestes mesmos ficheiros os registos de todas as evidências (por exemplo documentais) constatadas durante a auditoria de conformidade legal. Página 5 de 9

6 3.1.1 RESPONSABILIDADES Gestor do SGI e Director da Divisão de Segurança Alimentar ª ACTIVIDADE: COMUNICAÇÃO Gestor do SGI ou Director da Divisão de Segurança Alimentar ou auditores internos nomeados, contactarão os responsáveis das áreas a auditar de forma a estarem disponíveis para a auditoria RESPONSABILIDADES Gestor do SGI e Director da Divisão de Segurança Alimentar ª ACTIVIDADE: CONSTITUIÇÃO DA EQUIPA AUDITORA O GSGI/DIR. DSA tem a responsabilidade de coordenar as actividades, conducentes à constituição da equipa auditora (EA). A EA pode ser constituída por colaboradores internos da Gertal, por auditores externos integrando a EA interna, ou na sua totalidade por auditores externos. Em qualquer dos casos, os auditores têm de evidenciar qualificações para a execução de auditorias da qualidade, segurança alimentar, ambiente e saúde e segurança no trabalho, nomeadamente: Auditor Coordenador: conhecimentos das normas de referências e experiência em sistemas de gestão da qualidade, segurança alimentar, SST ou ambiente (por exemplo desempenho de funções na área da qualidade, em empresa certificada), ter frequentado curso de auditorias (demonstrável por certificado), e evidenciar experiência na execução de pelo menos duas auditorias da qualidade, segurança alimentar, SST ou ambiente. Estas informações devem poder ser comprovadas por curriculum vitae, ou outros documentos comprovativos. Auditor: conhecimentos das normas de referência, ter habilitação académica na área alimentar, nomeadamente e como exemplo, formação superior ao nível da medicina veterinária, ciências da nutrição, engenharia alimentar, gestão hoteleira e dietética entre outros no caso de auditorias da Qualidade e/ou Segurança Alimentar. No caso de auditorias ambientais ou de SST o auditor deverá possuir formação profissional (mínimo 24 horas) em auditorias ambientais ou o mesmo tempo em auditorias de SST. Podem ser considerados auditores da Qualidade e Segurança Alimentar os colaboradores que evidenciem experiência de pelo menos três anos, em funções de gestão, relacionadas com a restauração e auditores de ambiente e segurança no trabalho, os colaboradores que evidenciem experiência de pelo menos 1 ano na Gertal. Página 6 de 9

7 É considerada condição preferencial para auditor, a frequência de um curso de formação em auditorias da qualidade, ou de um curso de auditor da qualidade (demonstráveis por certificado), bem como de Auditorias a Sistemas de Gestão (ISO19011). Para a condução dos trabalhos da EA, é sempre nomeado um auditor coordenador (responsável pela condução da auditoria). A constituição da EA é sempre da responsabilidade do GSGI/DIR. DSA que pode em simultâneo assumir o papel de Auditor Coordenador. Os auditores indicados para integrar a EA, devem ser independentes, face às áreas e actividades a auditar RESPONSABILIDADES Gestor do SGI e Director da Divisão de Segurança Alimentar 3.4 4ª ACTIVIDADE: ORGANIZAÇÃO DA AUDITORIA O Auditor Coordenador, de acordo com o planeamento das auditorias e a programação inicial, que é da sua responsabilidade, convoca sempre que considere pertinente, os elementos da EA para organizar a auditoria e produzir os suportes considerados necessários, nomeadamente, as listas de verificação a aplicar no decurso da auditoria. A EA deve acordar o Plano de Auditoria final a ser distribuído às áreas a auditar e distribuir a execução de acordo com o planeamento finalizado. No caso de equipas auditoras externas, a metodologia de organização poderá ser diversa da antes referida, mas em respeito pelos princípios enunciados. Auditor Coordenador RESPONSABILIDADES 3.5 5ª ACTIVIDADE: EXECUÇÃO DA AUDITORIA DESCRIÇÃO A auditoria deve decorrer de acordo com o programa estabelecido, havendo sempre lugar a uma reunião de abertura, que relacionará os auditados com a EA, permitindo apresentar os objectivos da auditoria, a forma como serão conduzidos os trabalhos, e eventualmente, possibilitará acordar alterações ao programa, que justificadamente se imponham. No decurso da auditoria, qualquer dúvida quanto ao andamento da mesma, ou dúvidas que pela sua expressão coloquem em causa, a execução de algum ponto previsto, ou mesmo, Página 7 de 9

8 dúvidas sobre a continuidade da auditoria, são sempre resolvidas pelo Auditor Coordenador, que quando considerar pertinente, pode consultar os restantes elementos da EA. Sempre que houver lugar a constatações consideradas falhas do desempenho do sistema em relação aos requisitos da auditoria, deve ser explicitada, em face da constatação, a opinião dos auditores de forma a que os auditados possam melhor entender as constatações apresentadas pela EA. As constatações verificadas são suportadas no relatório da auditoria. Terminada a auditoria o Auditor Coordenador, estabelece um prazo para a conclusão do relatório final da auditoria. Este relatório deve incluir uma síntese da avaliação da equipa auditora (relatório da auditoria), uma lista de comprovação que identifique expressamente os requisitos auditados, uma identificação clara das áreas ou funções auditadas, bem como a data ou datas da auditoria, e as constatações efectuadas. Uma vez recebido o relatório da EA, os resultados da auditoria são encaminhados pelo Auditor Coordenador, Gestor do SGI ou pela Direcção da Divisão da Segurança Alimentar, para as áreas interessadas na informação originada, e as não conformidades detectadas serão alvo de definição de responsabilidades para a implementação de acções RESPONSABILIDADES Auditor Coordenador, Gestor do SGI e Director da Divisão da Segurança Alimentar ª ACTIVIDADE: ACÇÕES CORRECTIVAS E PREVENTIVAS A sequência do Relatório de Auditoria Interna as Não Conformidades levantadas devem ser registadas e devidamente acompanhadas no Plano de Acções Correctivas/Correcções de acordo com o previsto, no Procedimento de Sistemas de Gestão para acções correctivas e preventivas (PSG_07). A regulação desta actividade é conduzida pelos Gerentes das Unidades, Inspectores, Gestor do SGI e Director da Divisão da Segurança Alimentar RESPONSABILIDADES Gestor do SGI, Director da Divisão da Segurança Alimentar e todos os colaboradores implicados no tratamento de não conformidades. 4. REGISTOS No caso do presente procedimento, são Registos: Página 8 de 9

9 Plano de Auditorias Programa de Auditoria Registo de Não Conformidades Relatório Final de Auditoria Plano de Acções Correctivas/Correcções 5. REFERÊNCIAS No caso do presente procedimento, são Referências: Norma NP EN ISO 9001 Norma NP EN ISO Norma OHSAS18001 Norma NP4397 Norma NP EN ISO Manual do Sistema de Gestão Integrado Procedimento Controlo de Documentos (PSG_01) Procedimento Controlo dos Registos (PSG_02) Procedimento Acções Correctivas e Preventivas (PSG_07) 6. ANEXOS Este procedimento não apresenta anexos. Página 9 de 9