Manual de Procedimentos. Volume 9.8 Núcleo de Serviços Médicos e de Apoio e Avaliação Psicológica

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1 Manual de Procedimentos Volume 9.8 Núcleo de Serviços Médicos e de Apoio e Avaliação Psicológica

2 Índice Princípios Gerais... 3 Abreviaturas e Acrónimos... 4 Legislação Aplicável... 5 Mapa de Actualização do Documento... 6 Capítulo 1 - SMAP... 7 Processo 1 - Aquisição de Material... 7 Subprocesso Aquisição de Material Admistrativo... 7 Subprocesso Aquisição de Material Clínico... 7 Processo 2 - Programar as agendas das diversas especialidades... 7 Subprocesso Marcação de consultas... 7 Processo 3 -Actividades administrativas de apoio à Contabilidade Geral do serviço... 9 Processo 4 - Organização do Arquivo... 9 Processo 5 - Atender e encaminhar o Público Processo 6 - Medicina do Trabalho Junho de 2012 Verificado: Página: 2

3 Princípios Gerais O SMAP Núcleo de Serviços Médicos e de Apoio e Avaliação Psicológica, tem como objectivo promover melhores condições de vida e de trabalho a toda a comunidade do IST: alunos, docentes e não docentes, de forma a proporcionar um ambiente adequado ao processo de aprendizagem e às actividades de ensino e investigação do IST. O SMAP tem como competências diagnosticar e tratar de forma célere e eficaz quem a ele recorre, respeitando a dignidade e bem-estar do indivíduo, ajustando novas práticas às necessidades específicas da organização e às permanentes modificações do mercado e contexto social. O SMAP tem as seguintes funções: Prestar cuidados de saúde a toda a comunidade do IST. Disponibiliza as seguintes especialidades: Clínica Geral; Medicina Dentária; Apoio Psicológico; Pedopsicologia, Psiquiatria; Neurologia; Ginecologia; Dietética e Nutrição; Análises Clínicas; Enfermagem; Medicina do Trabalho. Junho de 2012 Verificado: Página: 3

4 Abreviaturas e Acrónimos DRH - Direcção de Recursos Humanos NC - Núcleo de Contabilidade NCE - Núcleo Compras e Aprovisionamento NEO - Núcleo de Execução Orçamental NT - Núcleo de Tesouraria SMAP - Serviços Médicos e de Apoio e Avaliação Psicológica AP - Apoio Psicológico MGO - Módulo de Orçamental Junho de 2012 Verificado: Página: 4

5 Legislação Aplicável Legislação Art. 162 do Regulamento do Contrato de Trabalho em Funções Públicas, aprovado pela Lei n.º 59/2008, de 11 de Setembro, e a Lei n.º 102/2009 de 10 de Setembro. Descrição Regime Jurídico da promoção da segurança e saúde no trabalho. Junho de 2012 Verificado: Página: 5

6 Mapa de Actualização do Documento Responsável O quê Quando Como Resultado/ Registo Ana Rapado Actualização do volume Anualmente Rever adequação dos processos Proposta de alteração As propostas são sempre enviadas à AQAI para análise juntamente com o formulário de alteração. Junho de 2012 Verificado: Página: 6

7 Capítulo: 1 SMAP Capítulo 1 - SMAP (Serviços Médicos e de Apoio e Avaliação Psicológica) Processo 1 - Aquisição de Material Subprocesso Aquisição de Material Admistrativo Pedido, aquisição de material administrativo diverso, directamente no NCA, através do preenchimento de requisições internas. Subprocesso Aquisição de Material Clínico A requisição do material clínico é efectuada pelo gabinete de enfermagem. Depois de devidamente autorizada pelo director clínico e pelo coordenador do serviço a referida documentação é enviada para o NCA, responsável pela pesquisa dos fornecedores e aquisição do material. Processo 2 - Programar as agendas das diversas especialidades Programar atempadamente a agenda dos médicos das diversas especialidades de acordo com os horários previamente definidos. As agendas encontram-se em rede, em formato electrónico por forma a facilitar o acesso a todos os colaboradores do SMAP, classificadas por especialidade e por médico. Subprocesso Marcação de consultas A marcação de consultas pressupõe diferentes critérios consoante a especialidade. Clínica Geral: Consultas diárias. As marcações são efectuadas com um intervalo de 15 minutos, procurando não exceder um máximo de 14 utentes/dia. Urgências são atendidas no Junho de 2012 Verificado: Página: 7

8 Capítulo: 1 SMAP próprio dia. A marcação pode ser efectuada telefonicamente, por correio electrónico ou presencialmente. As sessões deverão ser pagas antecipadamente no secretariado. As sessões deverão ser canceladas com 24 horas de antecedência. Ginecologia: Consultas semanais. A programação das consultas obedece aos seguintes parâmetros: Marcações de 45 minutos, recomendadas para uma primeira consulta; Marcações de 30 minutos, aconselhadas para consultas de rotina; Marcações de 20 minutos, específicas para consultas de revisão de exames. Psicologia: O plano de consultas de AP, é elaborado pelo gabinete de psicologia, conforme disponibilidade do utente e terapeuta. A agenda encontra-se on-line, facilitando a sua actualização e consulta por todos os membros do SMAP. No contacto inicial com o secretariado do SMAP, ser-lhe-á marcada uma sessão de rastreio onde exporá o seu problema e o tipo de ajuda que pretende. Os horários das referidas sessões encontram-se previamente definidos na agenda. As sessões, incluindo a sessão de rastreio, têm a duração de 50 minutos. As sessões deverão ser pagas antecipadamente no secretariado. As sessões deverão ser canceladas com 48 horas de antecedência. Junho de 2012 Verificado: Página: 8

9 Capítulo: 1 SMAP Restantes Especialidades: Consultas conforme solicitação dos utentes e disponibilidade do respectivo Especialista. Processo 3 -Actividades administrativas de apoio à Contabilidade Geral do serviço Organizar e executar tarefas administrativas de apoio à contabilidade geral do serviço nomeadamente: Processar mensalmente os honorários dos profissionais de saúde, conforme respectivos contratos, assegurando a recepção, verificação e classificação da documentação, sistematizando-a, através de mapas remetidos ao NC e NEO. Controlo da despesa procedendo ao lançamento das despesas no MGO. Emissão de vendas a dinheiro e conferência das contas do serviço, entregues semanalmente ao NT. Processo 4 - Organização do Arquivo Organizar o arquivo estabelecendo critérios de classificação em função das necessidades de utilização. Realizar a avaliação e selecção dos processos tendo em vista a sua preservação ou eliminação. Tratamento, organização e actualização semanal do arquivo gerado. Junho de 2012 Verificado: Página: 9

10 Capítulo: 1 SMAP Processo 5 - Atender e encaminhar o Público Atender e encaminhar o público, em função do tipo de informação ou serviço pretendido, prestando informações/respondendo a solicitações telefonicamente, por correio electrónico ou presencialmente. Garantir o reencaminhamento e satisfação dos pedidos. Processo 6 - Medicina do Trabalho Programar e organizar as actividades de Medicina do Trabalho: Manter actualizado o ficheiro informático através do qual se verifica a periodicidade da realização dos exames periódicos e/ou de admissão. Remeter à DRH a ficha de aptidão de cada colaborador. Todo o trabalhador regido pelo regime e regulamento do contrato de trabalho em funções públicas, deve submeter-se aos exames periódicos, sendo estes obrigatórios no curso do vínculo laboral. Junho de 2012 Verificado: Página: 10

11 Capítulo: 1 SMAP Mapa dos processos apresentados Responsável Rui Santos Célia Catarino Célia Catarino Célia Catarino Identificação (processo, subprocesso procedimento) Aquisição de material Programar as agendas Marcação de consulta Actividades administrativas de apoio à contabilidade do serviço Quando se procede / prazo Em caso de necessidade Diariamente Após solicitação Semanal e Mensalmente Como se procede Requisição Interna Em registo informático Marcação na agenda Lançamento no MGO Resultad o/ registo Fluxo do processo Recepcio nado de: Expedido para: Quem valida Coordenador de Núcleo NC/NEO Quem aprova CG CG Célia Catarino Organização do arquivo Semanalmente Ordem alfabética Junho de 2012 Verificado: Página: 11

12 Capítulo: 1 SMAP Rui Santos Célia Catarino Rui Santos Célia Catarino Atender e encaminhar o Público Medicina do Trabalho Diariamente Diariamente Correio electrónico, telefonicamente ou presencialmente Correio electrónico, telefonicamente ou presencialmente Consulta/ Exame periódico Junho de 2012 Verificado: Página: 12