Manual de Processos e Procedimentos Serviços de Saúde

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1 Manual de Processos e Procedimentos Serviços de Saúde DOCUMENTO ATUAL Referência: PC.N.SS. Gestão dos Serviços de Saúde Versão: 1.0 Data: 04/12/2015 Criado por: Maria José Letras/Edite Pinho Aprovado por: Homologado por: REVISÕES REALIZADAS ID Data Criado por Versão Alterações

2 ÍNDICE Abreviaturas... 3 Definições... 3 Processo de Gestão de Serviços... 4 Objetivo... 4 Lista de Procedimentos... 4 Entradas e Saídas por Procedimento... 5 Suporte Documental Marcação de consultas PC.N.SS Fluxograma... 7 Detalhe do Procedimento Pagamento às Entidades com Protocolo PC.N.SS Fluxograma Detalhe do Procedimento V.1.0 2

3 ABREVIATURAS SIGLA UP SASUP SAE NS SMS FMUP FMDUP UC (SPUP) UCT (SPUP) Universidade do Porto Serviços de Apoio ao Estudante Núcleo de Saúde Mensagens móveis Faculdade de Medicina da Universidade do Porto Faculdade de Medicina Dentária da Universidade do Porto Unidade de Compras Unidade de Contabilidade e Tesouraria DESCRIÇÃO DEFINIÇÕES NOME Nota de Transação Interna MedicineOne SIGARRA DEFINIÇÃO É um documento que regista as transações entre as Unidades Orgânicas da Universidade do Porto É um software de gestão clinica simplificado Sistema de Informação para a Gestão Agregada dos Recursos e dos Registos Académicos V.1.0 3

4 PROCESSO DE GESTÃO DE SERVIÇOS Objetivo DESCRIÇÃO O Núcleo de Saúde presta cuidados de saúde integrados aos estudantes da UP, permitindo lhes usufruírem de consultas asseguradas pelo Núcleo ou por entidades com que foram celebrados protocolos clínicos. O presente processo visa sistematizar os procedimentos efetuados para a gestão dos serviços de saúde dos Serviços de Ação Social da Universidade do Porto. Lista de Procedimentos RESPONSÁVEL CÓDIGO DESIGNAÇÃO ESTRUTURA FUNCIONAL INTERVENÇÕES DIR GAOG GPCG GQMC NB UA UGA NNQA UM UC (SPUP) RH (SPUP) UCT SPUP) Isabel Basto PC.N.SS.01 Marcação de consultas Isabel Basto PC.N.SS.02 Pagamento às entidades com protocolo x V.1.0 4

5 Entradas e Saídas por Procedimento CÓDIGO PROCEDIMENTOS ENTRADAS ORIGEM DA ENTRADA SAÍDAS DESTINO DA SAÍDA PC.N.SS.01 Marcação de consultas Pedido de consulta Estudante Marcação de consulta protocolada Realização de Consulta no Núcleo Saúde PC.S.COM.02 Serviço Externo Estudante ou Centro Hospitalar de Santo António PC.N.SS.02 Pagamento às entidades com protocolo Protocolos Entidades de Saúde Protocoladas PC.S.GF.03 Gestão de Pagamentos UCT (SPUP) V.1.0 5

6 Suporte Documental Protocolos: Protocolo com a Faculdade de Medicina da Universidade do Porto Protocolo com a Faculdade de Medicina Dentária da Universidade R.SS.02 Processo Clinico do Utente R.SS.05 Modelo de Declaração de Presença R.SS.07 Ficha de Atendimento Consulta de Psicologia R.SS.11 Modelo Multifunções R.SS.12 Mapa de Pedido de Consulta de Medicina Dentária R.SS.13 Formulário de Nutrição Consulta de seguimento R.SS.14 Formulário de Nutrição 1ª consulta Suporte informático: MedicineOne SIGARRA V.1.0 6

7 01 MARCAÇÃO DE CONSULTAS PC.N.SS.01 Fluxograma V.1.0 7

8 Detalhe do Procedimento OBJETIVO Este procedimento visa sistematizar as atividades necessárias à marcação e a realização de consultas, internas ou ao abrigo de protocolos, para satisfazer as necessidades médicas dos estudantes da U.Porto. DETALHE DAS ATIVIDADES # ID ATIVIDADE FREQUÊNCIA SUPORTE (DOCS. / SI) EXECUTANTES NOTAS DE EXECUÇÃO PERMANENTE 1. Verificar agenda Sempre que necessário MedicineOne Apoio Administrativo à área da saúde Sempre que é solicitada a marcação de uma consulta (via telefone, E mail ou site SASUP), o administrativo de apoio à área da saúde, verifica a disponibilidade de vaga para o médico solicitado, no software de gestão clinica MedicineOne. 2. Marcar Consulta Sempre que necessário MedicineOne Apoio Administrativo à área da saúde Verificada a disponibilidade, o agendamento é realizado no MedicineOne. O administrativo de apoio à área da saúde agenda a consulta para o dia e hora marcada, conforme disponibilidade do médico e do estudante. Na véspera ou no último dia útil antes das consultas é enviado um SMS aos estudantes relembrando a respetiva marcação. 3. Realizar consulta Sempre que necessário Processo do utente Médico Psicólogo Na primeira consulta, no Núcleo de Saúde, o estudante tem de preencher uma ficha clínica para iniciar o seu processo clinico como utente. V.1.0 8

9 DETALHE DAS ATIVIDADES # ID ATIVIDADE FREQUÊNCIA 4. Realizar consulta de clínica geral Sempre que necessário SUPORTE (DOCS. / SI) Processo do utente Impresso P1 EXECUTANTES Médico NOTAS DE EXECUÇÃO PERMANENTE Ao abrigo do Protocolo com o Centro Hospitalar Santo António, os estudantes podem recorrer a este para consultas de especialidade não existentes no Núcleo de Saúde. O estudante para obter o impresso P1 necessário à realização da consulta hospitalar tem que realizar previamente uma consulta de clínica geral no Núcleo de Saúde. O P1 é entregue ao Hospital através do serviço externo do SASUP. O processo transita para o PC.S.COM.02 Serviço Externo, que deverá ser consultado. V.1.0 9

10 02 PAGAMENTO ÀS ENTIDADES COM PROTOCOLO PC.N.SS.02 Fluxograma O subprocesso final não integra o âmbito da certificação pela Norma ISO 9001:2015 V

11 Detalhe do Procedimento Objetivo Este procedimento visa garantir o pagamento às entidades com as quais os SASUP têm protocolo de prestação de serviços de saúde. Detalhe das atividades # ID Atividade Frequência Suporte Executantes Notas de execução permanente 1. Rececionar e conferir documentos Sempre que necessário Lista de consultas FMDUP Nota de Transação Interna Apoio Administrativo à área da saúde No caso do protocolo com a FMDUP, esta envia para o Núcleo de Saúde a lista de estudantes atendidos nas consultas de Medicina Dentária e a Nota de Transação Interna com o valor das mesmas. 2. Contabilização das horas Mensalmente MedicineOne Apoio Administrativo à área da saúde No caso dos restantes protocolos com entidades de saúde, o Núcleo de Saúde contabiliza as horas trabalhadas pelos médicos ao abrigo de protocolo, para proceder ao respetivo pagamento. 3. Enviar contabilização de horas às entidades Mensalmente E mail Apoio Administrativo à área da saúde Após o levantamento das horas trabalhadas pelos médicos, é enviado para as respetivas entidades um e mail com essa informação. O mesmo e mail segue para o Responsável do SAE e para a UC. V

12 Detalhe das atividades # ID Atividade Frequência Suporte Executantes Notas de execução permanente 4. Conferir e validar Nota de Transação Interna ou Fatura Mensalmente SIGARRA Responsável SAE / Através do PAD o Responsável do SAE confere e valida Fatura ou Nota de Transação Interna para pagamento às entidades de saúde protocoladas. O processo transita para o i PC.S.GF.03 Gestão de Pagamentos, que deverá ser consultado. i Este processo não integra o âmbito da certificação pela Norma ISO 9001:2015. V