SERVIÇO DE AUDITORIA INTERNA

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1 RELATÓRIIO ANUAL DE ATIIVIIDADES Pag. 1/6

2 Índice INTRODUÇÃO...3 A. Atividades desenvolvidas dentro do PAA B. Atividades desenvolvidas extra PAA C. Atividades desenvolvidas no âmbito da Qualidade (ISO 9001:2008)...6 D. Visita dos alunos do MBA em Auditoria Interna do ISCAC ao HDFF, E.P.E....6 Pag. 2/6

3 INTRODUÇÃO A atividade do Serviço de Auditoria Interna (SAI) do Hospital Distrital da Figueira da Foz, E.P.E., também designada HDFF, E.P.E. encontra-se regulada no Anexo II, artigo 19.º do Decreto Lei nº 18/2017, de 10 de fevereiro, os novos Estatutos dos Hospitais, Centros Hospitalares e Institutos Portugueses de Oncologia, E.P.E. Ao Serviço de Auditoria Interna, de acordo com o artigo referido, compete a avaliação dos processos de controlo interno e de gestão de riscos, nos domínios contabilísticos, financeiro, operacional, informático e de recursos humanos, contribuindo para o seu aperfeiçoamento contínuo. O artigo 19.º ainda menciona, que ao Serviço de Auditoria Interna compete fornecer ao Conselho de Administração, as análises e as recomendações efetuadas sobre as atividades que se propõe auditar, com vista à melhoria do funcionamento dos serviços hospitalares; receber as comunicações de irregularidades sobre a organização e funcionamento do hospital E. P. E., apresentadas pelos demais órgãos estatutários, trabalhadores, colaboradores, utentes e cidadãos em geral; elaborar o plano anual de auditoria interna; elaborar anualmente, um relatório sobre a atividade desenvolvida, em que se refiram os controlos efetuados, as anomalias detetadas e as medidas corretivas a adotar, e por último, elaborar o plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas e os respetivos relatórios anuais de execução. No âmbito da sua atividade, o Serviço de Auditoria Interna do HDFF, E.P.E. colabora com a Administração Central do Sistema de Saúde, I. P. (ACSS, I. P.), com a Administração Regional da Saúde do Centro, I.P. (ARSC, I.P.) e com a Inspeção Geral das Atividades em Saúde (IGAS), através do Grupo Coordenador de Controlo Interno. No Plano Anual de Auditoria (PAA) para o ano de 2016, aprovado pelo Conselho de Administração (CA) constavam três áreas a auditar pelo SAI: 1. Gestão de recursos humanos; 2. Produção e gestão de doentes; 3. Compras e contas a pagar. A elaboração do PAA para 2016 teve como principal referência os objetivos estratégicos delineados pelo HDFF, EPE, bem como a atividade desenvolvida pelo SAI pretende dar cumprimento às Normas Internacionais para a Prática Profissional de Auditoria Interna Pag. 3/6

4 A. Atividades desenvolvidas contempladas no PAA 2016 Em cumprimento do Plano Anual de Auditoria para 2016 aprovado pelo Conselho de Administração do HDFF, E.P.E., a 14 de janeiro de 2016, o Serviço de Auditoria Interna através da sua única Auditora Interna, das quatro auditorias internas previstas só conseguiu realizar duas auditorias internas, nas áreas da Produção/Gestão de Doentes e Tesouraria, sendo esta última uma auditoria interna extraordinária e não contemplada no PAA. O ano de 2016 foi um ano atípico para o Serviço de Auditoria Interna do HDFF, E.P.E., por diversos motivos, entre os quais se destacam os despachos emanados pela Tutela com a realização de outras tarefas acrescidas ao Auditor Interno, originando o atraso e o não cumprimento integral do PAA de Em dez anos de função de Auditora Interna foi a primeira vez que, o Serviço de Auditoria Interna do HDFF, E.P.E. não conseguiu cumprir integralmente o seu PAA. A primeira auditoria realizada ocorreu na área da Produção, tratou-se de uma auditoria às análises clínicas realizadas no exterior. O objetivo geral desta auditoria interna constava em analisar os registos das análises realizadas no exterior, os documentos de suporte (faturas) e o processo de compra realizado em No que diz respeito, aos objetivos específicos desta auditoria interna foram nomeadamente: 1. Verificar a mudança de nomenclatura de AD Análise pedida para o Exterior para AF Análise realizada no Exterior, no 1º quadrimestre de 2016; 2. Constatar os registos das análises realizadas no exterior, existentes no SONHO e comparando-as com as faturas emitidas pelo único fornecedor analisado; 3. Cruzar a informação existente na aplicação Clinidata (aplicação do registo de análises clínicas, no Serviço de Medicina Laboratorial) com a registada na aplicação SONHO (produção módulo Estatístico); 4. Analisar o procedimento concursal que existiu no 1º quadrimestre de A segunda auditoria realizada foi extraordinária e não se encontrava contemplada no PAA de Tratou-se de uma auditoria interna cujo objetivo geral era verificar se os fundos de maneio (FM) de 2016, estavam refletidos no Balancete do Razão Geral, e se se encontravam corretos no final do ano, depois de entregues na Tesouraria, localizada no Serviço de Gestão Financeira (SGF). As duas auditorias efetuadas tiveram como objetivos avaliar os procedimentos de controlo interno, avaliar os riscos identificados e monitorizá-los, tendo assim originado recomendações por parte do SAI, na implementação de medidas corretivas e preventivas, bem como na revisão de procedimentos que não refletiam a atual realidade. Pag. 4/6

5 B. Atividades desenvolvidas extra PAA 2016 Durante o ano de 2016, a Tutela exigiu aos Auditores internos dos Hospitais E.P.E. determinadas tarefas, acrescidas às do PAA, nomeadamente: Envio de informação, na sequência do Ofício do Ministro da Saúde para reportar informação de controlo e auditoria, nomeadamente: 1- Regulamento Interno da estrutura, organização e funcionamento da entidade; 2- Relatório anual global do Fiscal único (2014 e 2015); 3- Relatório anual do Serviço de Auditoria Interna, sobre a atividade desenvolvida, incluindo os controlos efetuados, as anomalias detetadas e as medidas corretivas propostas (2014 e 2015); 4- Relatório de avaliação dos processos de controlo interno e de gestão de riscos da atividade, avaliação dos ativos e responsabilidades, incluindo definição de mecanismos de prevenção e de proteção do serviço público contra atuações danosas, nos domínios contabilísticos, financeiro, operacional, informático e de recursos humanos (2014 e 2015); 5- Regulamento que defina as regras e procedimentos de comunicação interna de irregularidades sobre a organização e funcionamento, apresentadas pelos órgãos estatutários, trabalhadores, colaboradores, utentes e cidadãos em geral; 6- Código de Ética. Reuniões de trabalho, no seguimento do Despacho nº 2/2016 do Sr. Ministro da Saúde Farmácias Hospitalares; Elaboração do Relatório Sucinto de Controlo Interno de 2015, publicitado no Portal do SNS; Elaboração do Relatório Sucinto do Serviço de Auditoria Interna de 2015, publicitado no Portal do SNS; Compilação de toda a informação obrigatória atualizada, para publicitar no Portal do SNS, dando cumprimento ao enviado pela ACSS, no dia 17 de Março de 2016; Preenchimento do ficheiro em Excel, sobre o Ponto de Situação das Recomendações do SAI, nos anos de 2014 e 2015, enviado para o GAI/ACSS, o que originou reuniões com os Serviços Auditados (Serviço de Aprovisionamento, Serviço de Gestão Financeira, Serviço de Gestão de Doentes); Elaboração dos Relatórios de Execução Financeira 2º e 3º trimestres. Cujas etapas seguidas foram: análise da Circular Normativa nº14/2016/gai/acss Operacionalização do Despacho nº 7709 B/2016, de 9 de junho, recolha de informação nos Serviços de Gestão Financeira e Gabinete de Planeamento e Controlo de Gestão e por fim, a elaboração do Relatório em articulação com o Fiscal Único. Ainda, durante o ano de 2016, o HDFF, E.P.E. foi denominado pela ACSS para integrar um projetopiloto com outros nove hospitais, para a elaboração de uma biblioteca de riscos e controlos que Pag. 5/6

6 contemplem o novo software de auditoria interna da ACSS. Neste âmbito, a Auditora interna teve várias reuniões em Lisboa. Por fim, a Auditora interna também se deslocou duas vezes a Lisboa para: Reunião com o Senhor Ministro da Saúde, no dia 16 de março, na ACSS; Reunião com o GCCI/IGAS, no dia 16 de junho, no INFARMED. C. Atividades desenvolvidas no âmbito da Qualidade (ISO 9001:2008) A única Auditora Interna do HDFF, EPE também desempenha funções de auditora interna da qualidade, no âmbito da ISO 9001:2008. No ano de 2016, conjuntamente com pessoal médico e de enfermagem realizou auditorias aos Serviços de Esterilização, de Imagiologia, de Aprovisionamento e de Instalações e Equipamentos. Além das auditorias internas no âmbito da ISO 9001:2008, acompanhou os mesmos profissionais nas auditorias aos boletins de alta, de acordo com o Despacho nº 2784/2013, de 20 de fevereiro, emanado pelo Gabinete do Secretário de Estado da Saúde, que se realizaram nos três quadrimestres de D. Visita dos alunos do MBA em Auditoria Interna do ISCAC ao HDFF, E.P.E. O HDFF, E.P.E. possui há um ano, um protocolo com o Instituto Superior de Contabilidade e Administração de Coimbra (ISCAC) no âmbito de estágios curriculares a alunos de mestrados, nas áreas de Auditoria Interna, Gestão Financeira e Controlo de Gestão. Em junho de 2016, os alunos (nacionais e brasileiros) que se encontravam a frequentar o MBA em Auditoria Interna visitaram o Serviço de Auditoria Interna do HDFF, E.P.E. para visualizarem a realidade da auditoria interna no meio hospitalar. Figueira da Foz, 3 abril de 2017 Auditoria Interna, Ana Mafalda Costa Pag. 6/6