Manual de Processos e Procedimentos Serviços de Alojamento

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1 Manual de Processos e Procedimentos Serviços de DOCUMENTO ATUAL Referência: PC.N.SA Versão: 2.0 Data: 16/03/2017 Criado por: Edite Pinho (SASUP)/Maria José Letras (SASUP) Aprovado por: Homologado por: REVISÕES REALIZADAS ID Data Criado por Versão Alterações #1 19/10/2015 IRA/ MJL/ EP V.1.0 #2 02/11/2015 IRA/ MJL/ EP V.2.0 Revisão do procedimento de saída das residências Introdução de indicadores de monitorização Introdução do procedimento: PC.N.SA.13 Transferências de Residências #3 12/03/2018 MJL/EP V.3.0 Revisão do procedimento: PC.N.SA.02 Candidaturas a alojamento 1º e 2º Ciclo Mestrado Integrado #4 23/05/2018 MJL/EP V.4.0 Introdução do procedimento:pc.n.sa.14 Verificação

2 ÍNDICE Abreviaturas... 5 Definições... 5 Processo Serviços de... 7 Objetivo... 7 Lista de Procedimentos... 8 Entradas e Saídas por Procedimento Suporte Documental Preparação de Candidaturas a PC.N.SA Fluxograma Detalhe do Procedimento Candidaturas a 1º e 2º Ciclo e Mestrado Integrado PC.N.SA Fluxograma Detalhe do Procedimento Candidatura a de Estudantes do 3º Ciclo e Investigadores PC.N.SA Fluxograma Detalhe do Procedimento Candidatura a de Estudantes de Mobilidade Internacional PC.N.SA Fluxograma Detalhe do Procedimento Candidatura Fora de Prazo PC.N.SA Fluxograma V.4.0 2

3 Detalhe do Procedimento Candidatos a Aguardar Vaga PC.N.SA Fluxograma Detalhe do Procedimento Admissão às Residências PC.N.SA Fluxograma Detalhe do Procedimento Alteração ao Processo PC.N.SA Fluxograma Detalhe do Procedimento Saída das Residências PC.N.SA Fluxograma Detalhe do Procedimento Processamento das Mensalidades PC.N.SA Fluxograma Detalhe do Procedimento Controlo de Débitos PC.N.SA Fluxograma Detalhe do Procedimento de Verão PC.N.SA Fluxograma Detalhe do Procedimento Transferência de Residências PC.N.SA V.4.0 3

4 Fluxograma Detalhe do Procedimento Verificação PC.N.SA Fluxograma Detalhe do Procedimento V.4.0 4

5 ABREVIATURAS UA UP SIGLA Universidade do Porto DESCRIÇÃO SASUP SAE SRI SEF SIBA UC UCT UEBE.Q Serviços de Apoio ao Estudante Sistema de Informação para a Gestão Agregada dos Recursos e dos Registos Académicos Serviço de Relações Internacionais Serviço de Estrangeiros e Fronteiras Sistema de informação de Boletins de (SEF) Unidade de Compras Unidade de Contabilidade e Tesouraria Plataforma Informática para Gestão do Sistema Integrado DEFINIÇÕES NOME Análise da candidatura a alojamento Atribuição de alojamento Admissão na residência Avaliação do tipo de estudante Candidatura a alojamento Candidato a aguardar vaga DEFINIÇÃO A análise da candidatura a alojamento consiste na verificação dos critérios de elegibilidade dos candidatos para o alojamento. A atribuição de alojamento realiza se após a análise da candidatura, se reunidas as condições de elegibilidade do estudante. A admissão na residência consiste na ocupação da vaga pelo estudante. A avaliação do tipo de alojado consiste em definir o tipo de residente, nomeadamente: bolseiro, não bolseiro, bolseiro com limpeza, mestrando ou doutorando. É constituída pelo requerimento de alojamento e a informação relevante para a análise do pedido. É o candidato a alojamento que tendo reunido as condições de elegibilidade para obter alojamento não foi admitido nas residências por inexistência de vaga. V.4.0 5

6 NOME Candidatura on line Candidato a bolsa deslocado Estudante bolseiro Reserva de vaga Ficha de alojamento Ficha provisória Folha de instruções de alojamento Formulário on line Inventário Plano de Higienização Registos de Higienização Check List DEFINIÇÃO É a candidatura efetuada através da plataforma. É o candidato a bolsa que por razões de frequência das atividades académicas é obrigado a residir, em tempo de aulas, fora do seu agregado familiar. Estudante que obteve deferimento da sua candidatura a bolsa de estudo. É o registo no módulo de gestão de vagas da plataforma da atribuição da vaga ao estudante. É uma ficha para candidatura que é preenchida pelos estudantes de mobilidade e doutoramento. É uma ficha preenchida pelos estudantes do 1º ano candidatos a bolsa pela 1ª vez que se dirigem pessoalmente à para se candidatarem. É uma folha com informações entregue aos alunos do 1º ano que ingressam nas residências universitárias. Formulário existente no módulo de candidatura a alojamento do que depois de preenchido pelo estudante formaliza a sua candidatura. O inventário é um documento que contem o rol de bens de equipamento postos à disposição do estudante que é admitido numa residência universitária e pelos quais o mesmo fica responsável até à sua saída. Documento onde está definido o planeamento das tarefas de higienização nas Residências Universitárias Formulário onde são registadas as tarefas de higienização que foram executadas. Lista de itens a verificar pelas equipas de verificação nas ações de controlo a realizar nas Residências Universitárias dos SASUP. V.4.0 6

7 PROCESSO SERVIÇOS DE ALOJAMENTO Objetivo DESCRIÇÃO Os serviços de alojamento são prestados pela unidade de alojamento dos SASUP e têm como objetivo atribuir alojamento aos estudantes que se candidatam às residências universitárias da UP, tendo prioridade os bolseiros abrangidos pelo Sistema das bolsas de estudo que devido à distância ou dificuldade de transporte não possam residir com o agregado familiar durante o ano letivo. Podem se candidatar a alojamento os seguintes estudantes: Estudantes de 1º e 2º ciclo e Mestrado Integrado Estudantes de 3º ciclo, Pós Doutoramento e Investigadores Estudantes de Mobilidade Nacional e Internacional Para cada tipo de estudante são reservadas um conjunto de vagas específicas que vão sendo atribuídos consoante as candidaturas efetuadas e os critérios de seleção constantes no regulamento de alojamento. Neste âmbito, o presente processo visa garantir a análise de todas candidaturas submetidas a alojamento na UP, garantir o correto funcionamento das residências e gerir respetivos pagamentos. V.4.0 7

8 Lista de Procedimentos RESPONSÁVEL CÓDIGO DESIGNAÇÃO Isabel Basto Isabel Basto Isabel Basto Isabel Basto PC.N.SA.01 PC.N.SA.02 PC.N.SA.03 PC.N.SA.04 Preparação das candidaturas a alojamento Candidatura a alojamento 1º ciclo, 2º ciclo e mestrado integrado Candidatura a alojamento 3º ciclo e investigadores Candidatura a alojamento Mobilidade internacional ESTRUTURA FUNCIONAL INTERVENÇÕES DIR GAOG GPCG GQMC NB NS UGA NNQA UM x x x x x x x x UC (SPUP) RH (SPUP) UCT SPUP) Isabel Basto PC.N.SA.05 Candidaturas fora de prazo Isabel Basto PC.N.SA.06 Candidatos a aguardar vaga Isabel Basto PC.N.SA.07 Admissão às Residências Isabel Basto PC.N.SA.08 Alteração do processo de alojamento X Isabel Basto PC.N.SA.09 Saída das residências X Isabel Basto PC.N.SA.10 Processamento das mensalidades X Isabel Basto PC.N.SA.11 Controlo de débitos x x Isabel Basto PC.N.SA.12 de Verão x x Isabel Basto PC.N.SA.13 Transferência de Residências V.4.0 8

9 RESPONSÁVEL CÓDIGO DESIGNAÇÃO ESTRUTURA FUNCIONAL INTERVENÇÕES DIR GAOG GPCG GQMC NB NS UGA NNQA UM UC (SPUP) RH (SPUP) UCT SPUP) Isabel Basto PC.N.SA.14 Verificação x V.4.0 9

10 Entradas e Saídas por Procedimento CÓDIGO PROCEDIMENTOS ENTRADAS ORIGEM DA ENTRADA SAÍDAS DESTINO DA SAÍDA PC.N.SA.01 Preparação das Candidaturas Planeamento e preparação do concurso on line Unidade de Abertura do concurso on line Estudante PC.N.SA.02 Candidatura a alojamento 1º ciclo, 2º ciclo e mestrado integrado Candidatura a alojamento (on line ou presencial) Estudante PC.N.SA.07 admissão às residências; ou PC.N.SA.06 candidatos a aguardar vaga; ou Não admissão Estudante PC.N.SA.03 Candidatura a 3º Ciclo e Investigadores Candidatura a alojamento (E mail) Estudante PC.N.SA.07 admissão às residências; ou PC.N.SA.06 candidatos a aguardar vaga; ou Não admissão Estudante PC.N.SA.04 Candidatura a Mobilidade Internacional Lista de Estudantes ERASMUS a alojar Serviço de Relações Internacionais PC.N.SA.07 admissão às residências; ou PC.N.SA.06 candidatos a aguardar vaga Estudante PC.N.SA.05 Candidaturas Fora de Prazo Requerimento para alojamento Estudante PC.N.SA.07 admissão às residências; ou PC.N.SA.06 candidatos a aguardar vaga; ou Não admissão Estudante V

11 CÓDIGO PROCEDIMENTOS ENTRADAS ORIGEM DA ENTRADA SAÍDAS DESTINO DA SAÍDA PC.N.SA.06 Candidatos a Aguardar Vaga Existência de nova vaga Unidade PC.N.SA.07 admissão às residências; ou Vaga não aceite Estudante PC.N.SA.02 Candidatura a alojamento 1º ciclo, 2º ciclo e mestrado integrado PC.N.SA.03 Candidatura a alojamento 3º ciclo e investigadores PC.N.SA.07 Admissão às Residências PC.N.SA.04 Candidatura Entrada na residência a alojamento Mobilidade Estudante (ocupação da vaga) internacional Estudante PC.N.SA.05 Candidaturas fora de prazo PC.N.SA.06 Candidatos a aguardar vaga PC.N.SA.12 de Verão PC.N.SA.08 Alteração do Processo de Alteração do tipo de estudante Pedido de alteração de residência Não ocupação da vaga na residência Falta de pagamento de mensalidades Não cumprimento do regulamento das residências Estudante Tipo de estudante alterado; ou PC.N.SA.07 admissão às residências; ou PC.N.SA.13 transferência de residências; ou Cancelar reserva no módulo gestão de vagas; ou PC.S.GF.03 Gestão de Pagamentos; ou PC.N.SA.09 Saída das residências. Estudante / Serviços Financeiros/ Unidade de V

12 CÓDIGO PROCEDIMENTOS ENTRADAS ORIGEM DA ENTRADA SAÍDAS DESTINO DA SAÍDA PC.N.SA.09 Saída das Residências Check out da residência Estudante Nova vaga na residência PC.N.SA.10 Processamento das Mensalidades Processamento de mensalidades Montante a cobrar ao alojado Unidade de PC.S.GF.03 Gestão de pagamentos Residência Universitária Unidade de Contabilidade e Tesouraria PC.N.SA.11 Controlo de Débitos Extração do mapa de devedores Unidade de PC.N.SA.08 Alteração ao processo de alojamento; ou Envio de e mail/ ofício Estudante PC.N.SA.12 de Verão Pedido de alojamento ( ) Entidade externa ou interna à UP PC.N.SA.07 Admissão às residências; ou Pedido Indeferido Entidade externa ou interna PC.N.SA. 13 Transferência de Residências PC.N.SA.08 Alteração do Processo de PC.N.SA.14 Verificação Controlo Operacional Unidade de Unidade de Check in na nova residência Relatório de Verificação Estudante Responsável V

13 Suporte Documental D.SA.01 Regulamento das Residências Universitárias da Universidade do Porto Serviço de Ação Social D.SA.02 Instruções de aos caloiros D.SA.05 Plano de Higienização TRANSAS.03 Ofício TRANSAS.06 Informação TRANSAS.07 Protocolo de Expediente R.SA.03 Ficha de R.SA.04 Ficha de candidatura provisória a alojamento R.SA.05 Inventário de alojamento não bolseiros R.SA.06 Requerimento R.SA.07 Requerimento em inglês R.SA.08 Requerimento Plano de Pagamento R.SA.09 Comunicação Interna R.SA.10 Inventário de alojamento em inglês R.SA.11 Inventário de alojamento em português R.SA.12 Formulário de Plano de Pagamento em inglês R.SA.13 ao R.SA.38 Registos de Higienização R.SA.14 Check List R.SGI.02 Questionário de Satisfação Plataforma informática: Sistema de Informação para a Gestão Agregada dos Recursos e dos Registos Académicos Uebe.Q Plataforma Informática para Gestão do Sistema Integrado V

14 01 PREPARAÇÃO DE CANDIDATURAS A ALOJAMENTO PC.N.SA.01 Fluxograma V

15 Detalhe do Procedimento OBJETIVO Este procedimento tem como finalidade definir o período de candidatura a alojamento para os alunos da Universidade do Porto do 1º ciclo, 2º ciclo e mestrado integrado e abertura do concurso on line, no Sistema de Informação (Módulo Candidatura). 1. Definir período de candidatura Semestral Responsável do SAE O Responsável SAE define as datas de candidatura a alojamento nas Residências Universitárias para os estudantes do 1º ciclo, 2º ciclo e mestrado integrado. 2. Publicar e preparar sistema de informação Semestral Gestor da Informação O Gestor de Informação publica notícia no site dos SASUP com a informação do período de candidatura a alojamento e abre candidatura no sistema de informação (módulo de candidatura). V

16 02 CANDIDATURAS A ALOJAMENTO 1º E 2º CICLO E MESTRADO INTEGRADO PC.N.SA.02 Fluxograma

17 Detalhe do Procedimento OBJETIVO Analisar candidaturas a alojamento dos estudantes do 1º, 2º ciclo e mestrados integrados da UP que pelas suas condições económicas ou pela distância ou dificuldade de transporte, necessitem de alojamento para prosseguir os seus estudos. Para tal, existem dois períodos distintos de alojamento: Estudantes já inscritos Candidatura anual que decorre entre os meses de maio e junho; Estudantes do 1º ano/ 1ª vez Candidatura anual que decorre nos trinta dias seguintes à publicação do resultado do Concurso Nacional de Acesso ao Ensino superior. Uma vez que a submissão de candidaturas não é efetuada nas mesmas datas para os estudantes dos vários graus de ensino, existe sempre, um determinado número de vagas reservadas para os alunos do 1º ano. Os estudantes podem ainda candidatar se fora de prazo. Para tal deve ser consultado o procedimento PC.N.SA Analisar candidatura a alojamento Lista de candidatos já inscritos na UP Unidade de É extraída da plataforma Módulo de Gestão de Vagas, a lista de estudantes já inscritos na UP candidatos a alojamento. Conforme os critérios de elegibilidade (ter sido estudante alojado no ano anterior, bolseiro no ano anterior e a distância da residência do agregado familiar) como constam no Regulamento das Residências Universitárias da Universidade do Porto Serviços de Ação Social, é feita a seleção dos estudantes candidatos a alojamento. 2. Registar candidatos excluídos e motivo de indeferimento Lista de candidatos já inscritos na UP Unidade de Nada a salientar.

18 3. Enviar E Mail aos candidatos excluídos E Mail Unidade de Gestor de Apoio administrativo Enviar E Mail aos estudantes excluídos do alojamento e respetivo motivo de indeferimento. 4. Registar candidatos a aguardar vaga Lista de candidatos já inscritos na UP a aguardar vaga Unidade de Após verificar a inexistência de vagas registar estudantes a aguardar vaga. 5. Enviar E Mail aos candidatos a aguardar vaga E Mail Unidade de Gestor de Apoio administrativo Enviar E Mail aos candidatos a aguardar vaga para alojamento. O procedimento transita para PC.N.SA.06 Candidatos a aguardar vaga, que deverá ser consultado. 6. Registar candidatos admitidos para alojamento Lista de candidatos já inscritos na UP Unidade de Registar estudantes admitidos a alojamento. 7. Enviar E Mail aos candidatos admitidos E Mail Unidade de Gestor de Apoio administrativo Enviar E Mail aos candidatos admitidos a alojamento. V

19 8. Efetuar reservas no módulo de gestão de vagas Gestor de Registar no Módulo de Gestão de vagas, os candidatos admitidos a alojamento por residência. O procedimento transita para PC.N.SA.07 Admissão às Residências que deverá ser consultado. 9. Retirar lista de candidatos de estudantes 1º ano/1ª vez Lista de candidatos 1º ano/1ªvez na UP Unidade de A extrai da plataforma Módulo de Gestão de Vagas, a lista dos estudantes candidatos a alojamento do 1º ano e dos inscritos pela 1ª vez na UP. 10. Cruzar candidaturas de alojamento com bolseiros SICABE Lista de candidatos 1º ano/1ªvez na UP Unidade de Seleção dos estudantes candidatos a alojamento do 1º ano e inscritos pela 1ª vez na UP e que simultaneamente sejam candidatos a bolsa de estudo. 11. Registar candidatos excluídos a alojamento Lista de candidatos 1º ano/1ªvez na UP Unidade de Registar na lista motivo de exclusão. 12. Registar candidatos a aguardar vaga Lista de candidatos 1º ano/1ªvez na UP Unidade de O procedimento transita para PC.N.SA.06 Candidatos a aguardar vaga, que deverá ser consultado. 13. Registar candidaturas a alojamento Lista de candidatos 1º ano /1ª vez Unidade de Nada a salientar. V

20 14. Contactar estudante Lista de candidatos 1º ano /1ª vez Gestor de Contactar estudante com a finalidade de saber se pretende preencher a vaga para alojamento. 15. Efetuar reservas no módulo de gestão de vagas Gestor de Após aceitação pelos estudantes das vagas disponíveis, são registadas no Módulo de Gestão de Vagas do os candidatos admitidos a alojamento, por residência. O procedimento transita para PC.N.SA.07 Admissão às Residências que deverá ser consultado. 16. Comunicar candidatura indeferida Unidade de Gestor de Os estudantes do 1º ano, candidatos pela 1ª vez que se dirigem à unidade de alojamento que não sejam candidatos a bolsa de estudo, tem o seu pedido de alojamento indeferido. 17. Entregar ficha provisória de candidatura Sempre que se dirige um estudante do 1º ano candidato pela 1ª vez ao atendimento da Ficha provisória Gestor de Os estudantes do 1º ano, candidatos pela 1ª vez que se dirigem presencialmente à Unidade de têm que preencher uma ficha de candidatura provisória para o pedido de alojamento ser posteriormente avaliado. 18. Realizar entrevista de préavaliação a bolsa de estudo Ficha provisória Documento do IRS do ano anterior Assistente Social De forma a tornar mais célere o pedido de alojamento, o Assistente Social entrevista os estudantes de 1º ano, candidatos pela 1ª vez, a fim de pré avaliar se o estudante tem critérios para lhe ser atribuída bolsa de estudo. Nesta pré avaliação é analisado o IRS do ano anterior. V

21 Comunicar pedido de alojamento indeferido Realizar entrevista de alojamento Quando o estudante não tem critérios para ser bolseiro Ficha provisória Documento do IRS do ano anterior Ficha provisória Instruções aos Caloiros Assistente Social Unidade de Gestor de Após análise do documento do IRS do ano anterior, o Assistente Social comunica ao estudante que a candidatura a alojamento é indeferida uma vez que não cumpre os critérios para ser bolseiro. São realizadas entrevistas de alojamento com o objetivo de verificar se os candidatos cumprem os critérios de elegibilidade para bolsa de estudo, também se reúnem os critérios de elegibilidade para o alojamento (candidato a bolsa de estudo e distância da residência do agregado familiar) que constam no Regulamento das Residências Universitárias Universidade do Porto Serviços de Ação Social. 21. Comunicar candidatura indeferida Quando o estudante não reúne critérios para ter alojamento Ficha provisória Unidade de Se se verificar que o estudante não reúne os critérios de elegibilidade ao alojamento, é lhe comunicado o indeferimento da candidatura. 22. Informar residência e data de admissão Quando o estudante tem critérios para ser bolseiro Folha de instruções de alojamento nas residências universitárias Unidade de Se o candidato a alojamento for elegível e existir vaga, o estudante é informado de qual a residência onde existe a vaga e a data limite de admissão. 23. Reservar vagas no módulo de gestão de vagas Gestor de Após a atribuição de alojamento, são registados no Módulo de Gestão de Vagas, os candidatos admitidos a alojamento por residência. O procedimento transita para PC.N.SA.07 Admissão às Residências, que deverá ser consultado. V

22 03 CANDIDATURA A ALOJAMENTO DE ESTUDANTES DO 3º CICLO E INVESTIGADORES PC.N.SA.03 Fluxograma V

23 Detalhe do Procedimento OBJETIVO O procedimento tem como objetivo analisar os pedidos de candidatura a alojamento dos estudantes pós graduados, doutorandos e investigadores que frequentam cursos ou desenvolvem trabalhos de investigação numa das unidades orgânicas e Centros de Investigação da Universidade do Porto. A candidatura a alojamento destes estudantes pode ser realizada pelos próprios ou através das unidades orgânicas onde vão desenvolver estudos ou projetos de investigação, ao longo de todo o ano letivo. Existem residências com quartos reservados especificamente para o alojamento deste tipo de estudantes. 1. Verificar existência de vaga Sempre que exista pedido E Mail Ficheiro de controlo de vagas Gestor de Quando ocorre o pedido de alojamento e tendo como suporte um ficheiro de controlo de vagas, no qual são registados as reservas de alojamento e realizada a gestão das vagas, verifica se a existência de camas disponíveis. 2. Informar candidato Quando não existe vaga E Mail Gestor de Verificada a inexistência de vaga o candidato a alojamento é informado por E Mail. Mantendo se o interesse do candidato no pedido, o procedimento transita para o PC.N.SA.06 Candidatos a aguardar vaga, que deverá ser consultado. 3. Enviar documentos de candidatura ao estudante Sempre que exista vaga Formulário de pedido de alojamento Gestor de Verificada a existência de vaga é enviado ao candidato o formulário de candidatura solicitando a devolução desses documentos devidamente preenchidos para que através da obtenção dos dados do candidato possam proceder à formalização da candidatura (inscrição no ). V

24 4. Registar vaga atribuída Quando é atribuída vaga 5. Elaborar informação para autorização de alojamento Quando se verifica a existência de vaga 6. Emitir autorização Sempre que existe vaga Ficheiro de controlo de vagas Informação do alojamento Informação de alojamento Gestor de Gestor de Responsável SAE Quando a vaga é atribuída é atualizado o Ficheiro de controlo de vagas com o respetivo registo de atribuição de vaga. Verificada a existência de vaga é elaborada uma informação do alojamento dirigida ao Responsável SAE. Em face da informação da o Responsável SAE emite despacho de autorização. 7. Inserir dados no formulário Efetuar reserva no módulo de gestão de vagas Informar candidato da data da reserva e residência Quando é atribuída vaga Quando é atribuída vaga Quando existe vaga e é dada autorização de alojamento E Mail Gestor de A Responsável i Ad i i da i Gestor de Gestor de Após a atribuição da vaga é efetuada a formalização da candidatura na plataforma. Depois de formalizada a candidatura a alojamento e atribuída a vaga é realizada a respetiva reserva no Módulo de Gestão de Vagas, o procedimento transita para PC.N.SA.07 Admissão às residências que deverá ser consultado. Verificada a existência de vaga e emitida autorização de alojamento o candidato é informado por E Mail da residência atribuída e do período da reserva. V

25 04 CANDIDATURA A ALOJAMENTO DE ESTUDANTES DE MOBILIDADE INTERNACIONAL PC.N.SA.04 Fluxograma V

26 Detalhe do Procedimento OBJETIVO A candidatura a alojamento dos estudantes de Mobilidade Internacional é realizada através do Serviço de Relações Internacionais da Universidade do Porto (SRI) e tem como objetivo o alojamento de estudantes que frequentam cursos nas Unidades Orgânicas da Universidade do Porto ao abrigo do Programa Erasmus. Os SASUP disponibilizam um número pré definido de vagas, que reservam para o alojamento destes estudantes, sendo a sua distribuição da responsabilidade do SRI que as atribuiu em função do género do estudante e do tipo de residência. O SRI envia uma lista para a com os nomes dos estudantes a alojar Verificar lista de estudantes a alojar Criar candidatura no após receber ficha de candidatura Efetuar reserva no módulo de gestão de vagas Semestral Após receção da ficha de candidatura preenchida Sempre que é atribuída vaga Lista de estudantes ERASMUS Ficha de candidatura Gestor de Gestor de Gestor de O Serviço de Relações Internacionais da Universidade do Porto (SRI) envia para a a lista dos estudantes a alojar distribuídos pelas residências onde existem vagas reservadas para os estudantes de Mobilidade Internacional. Esgotadas as vagas reservadas e mantendo se o interesse dos restantes estudantes que figuram na lista, no alojamento, o procedimento transita para o PC.N.SA.06 Candidatos a aguardar vaga, que deverá ser consultado. Criar candidatura no, com base na ficha de candidatura dos estudantes. Após a criação da candidatura no, é efetuada a reserva no Módulo de Gestão de Vagas da plataforma de modo a garantir a ocupação, em sistema, da vaga. O procedimento transita para o PC.N.SA.07 Admissão às Residências, que deverá ser consultado. V

27 05 CANDIDATURA FORA DE PRAZO PC.N.SA.05 Fluxograma V

28 Detalhe do Procedimento OBJETIVO Os Estudantes do 1º, 2º ciclo e mestrados integrados que não fizerem a sua candidatura dentro do prazo estabelecido e que necessitem de alojamento podem requerer autorização para se candidatarem fora de prazo. Neste sentido, o presente procedimento visa permitir aos estudantes realizarem pedidos de alojamento fora do período estipulado. No caso de ser dado deferimento ao seu requerimento a procede à abertura de um período de candidatura extraordinário para que seja possível realizarem a sua candidatura on line. 1. Avaliar se o estudante é candidato a bolsa Requerimento E Mail Unidade de O estudante faz pedido, através de E Mail ou por requerimento, para se candidatar a alojamento fora de prazo, a procede à análise do pedido verificando se o mesmo é candidato a bolsa. 2. Comunicar candidatura indeferida E Mail Unidade de Gestor de No caso de se verificar que o estudante não é candidato a bolsa, não sendo, por isso, elegível a alojamento, é lhe comunicado que a candidatura a alojamento foi indeferida. 3. Dar permissões ao estudante Unidade de Gestor de No caso de o candidato ter apresentado candidatura a bolsa, a autoriza o estudante a candidatar se a alojamento, abrindo um período de candidatura, no módulo de candidatura da plataforma. V

29 4. Contactar estudante para efetuar candidatura E Mail Unidade de Gestor de Autorizada a candidatura e aberto o período de candidatura, o estudante é contactado para efetuar candidatura na plataforma. 5. Avaliar candidatura a alojamento Sempre que é autorizado estudante a candidatar se fora de prazo. Unidade de O pedido do estudante é analisado e verificado se cumpre os critérios de elegibilidade para o alojamento, estipulados no Regulamento das Residências Universitárias Universidade do Porto Serviços de Ação. Social. 6. Registar o candidato a aguardar vaga Lista de candidatos a aguardar vaga Unidade de Não existindo vaga no momento, procede se ao registo dos estudantes a aguardar vaga. O procedimento transita para o PC.N.SA.06 candidatos a aguardar vaga, que deverá ser consultado. 7. Efetuar reserva no módulo de gestão de vagas Gestor de Após aplicação dos critérios de elegibilidade e realizada a verificação da existência de vaga é efetuada a reserva no módulo de gestão de vagas. O procedimento transita para o PC.N.SA.07 Admissão às Residências, que deverá ser consultado. V

30 06 CANDIDATOS A AGUARDAR VAGA PC.N.SA.06 Fluxograma V

31 Detalhe do Procedimento OBJETIVO O objetivo deste procedimento é garantir que sempre que exista uma vaga disponível para alojamento nas Residências Universitárias é atribuída a um estudante que se encontre elegível para alojamento e esteja registado na lista de candidatos a aguardar vaga, de acordo com o tipo de vaga e os critérios de prioridade. 1. Verificar e selecionar estudante na lista de estudante a aguardar vaga Sempre que surge uma vaga Lista de estudantes a aguardar vaga Sempre que surge uma vaga nas residências universitárias é consultado a lista de candidatos a aguardar vaga e selecionado o candidato. 2. Atribuir vaga ao estudante numa residência Sempre que surge uma vaga Nada a salientar. 3. Contactar estudante Sempre que surge uma vaga Lista de candidatos a aguardar vaga Gestor de O candidato selecionado é contactado pela Unidade de, através de E Mail ou via telefone, para informar da existência de vaga e saber se o candidato mantem o interesse na candidatura. Se o estudante aceitar a vaga é informado do prazo para fazer o check in na residência. 4. Efetuar reserva no módulo de gestão de vagas 5. Atualizar lista de espera Lista de candidatos a aguardar vaga Gestor de Após aceitação de vaga por parte do estudante efetua se a reserva no módulo de gestão de vagas. O procedimento transita para o PC.N.SA.07 Admissão às Residências Universitárias, que deverá ser consultado. Após recusa ou aceitação de vaga por parte do estudante, a lista de candidatos a aguardar vaga é atualizada, voltando o processo à atividade 1. de verificação e seleção. V

32 07 ADMISSÃO ÀS RESIDÊNCIAS PC.N.SA.07 Fluxograma V

33 Detalhe do Procedimento OBJETIVO Este procedimento tem como objetivo refletir a entrada dos estudantes dos vários ciclos de estudo nas Residências Universitárias. 1. Efetuar check in Sempre que há entradas Governanta Auxiliar de Limpeza A Governanta da residência ou a Auxiliar de Limpeza, regista no Módulo de Gestão de Vagas a entrada do estudante. Após ser efetuado check in é entregue a chave do respetivo quarto. 2. Entregar a chave Sempre que há entradas Inventário Governanta Auxiliar de Limpeza Todos os estudantes que não sejam candidatos a bolsa de estudo devem dirigir se à Unidade de para regularização da sua estadia à exceção dos alojados em regime de alojamento de verão. Estes apenas fazem a sua admissão nas residências assim como os estudantes bolseiros. 3. Receber inventário Sempre que há entradas Inventário Governanta Auxiliar de Limpeza Ao assinar o inventário, o estudante é responsabilizado por todos os bens que se encontram no quarto. V

34 4. Efetuar check in Sempre que há entradas Gestor de No caso dos estudantes internacionais que não são candidatos a bolsa de estudo, o check in deverá ser efetuado na, uma vez que estes têm de entregar os documentos de identificação pessoal (Cartão de Cidadão ou Passaporte) e efetuar o pagamento das duas primeiras mensalidades. 5. Rececionar documentos Sempre que há entradas Documento de identificação pessoal Gestor de São rececionados os documentos de identificação pessoal (Cartão de Cidadão ou Passaporte) dos estudantes internacionais. 6. Verificar tipo de residente Sempre que há entradas Gestor de Na plataforma tem que se atribuir o tipo de residente. Ao tipo de residente atribuído está associado a tabela de preços em vigor consoante quarto/edifício/tipo de aluno e, por conseguinte, o valor das mensalidades a pagar pelo estudante enquanto se encontra alojado na residência. 7. Atribuir tipo de residente Gestor de O procedimento transita para o PC.N.SA.10. Processamento de Mensalidades, que deverá ser consultado. 8. Registar na plataforma entrada de estudante SIBA Gestor de No caso dos estudantes internacionais, existe a obrigatoriedade de registar e comunicar na plataforma SIBA a identificação e nacionalidade dos mesmos. V

35 9. Entregar inventário ao estudante Após o pagamento das mensalidades Inventário Gestor de Se o estudante ainda não foi à residência, na Unidade de, entregam lhe o inventário para assinar e este dirige se à residência. Ao assinar o inventário, o estudante é responsabilizado por todos os bens que se encontram no quarto. 10. Rececionar inventário assinado Após pagamento das mensalidades e assinatura do inventário dos estudantes na UA Inventário Governanta Auxiliar de Limpeza A Governanta ou a Auxiliar de Limpeza da residência receciona o inventário assinado pelo estudante, que lhe foi entregue na. 11. Entregar a chave Governanta Auxiliar de Limpeza A Governanta ou a Auxiliar de Limpeza da residência procede à entrega da chave do quarto onde o estudante vai ficar alojado. V

36 08 ALTERAÇÃO AO PROCESSO PC.N.SA.08 Fluxograma V

37 Detalhe do Procedimento OBJETIVO O procedimento de alteração ao processo de alojamento tem por objetivo garantir que as situações que implicam alterações de alojamento de estudantes sejam devidamente acompanhadas e produzam os devidos efeitos. A alteração ao processo pode ocorrer quando se verifica uma das seguintes situações: Alteração ao tipo de estudante; Pedido de mudança de residência; Não preenchimento da vaga reservada na residência; Falta de pagamento das mensalidades; Não cumprimento do regulamento das residências universitárias Alterar o tipo de residente no módulo de gestão de vagas Alterar residência no módulo de gestão de vagas Quando se verifica alteração do tipo de estudante Quando existe vaga na residência pretendida pelo estudante Gestor de Gestor de Se após a análise do processo de candidatura a bolsa se verificar a perda do estatuto de estudante bolseiro, o estudante poderá, havendo vaga, manterse na residência na situação de não bolseiro, pagando a mensalidade correspondente, situação que implica a alteração do tipo de residente no Módulo de Gestão de Vagas do. Se após um pedido de alteração de residência se verifica a existência de vaga na residência pretendida pelo aluno, é alterada a residência no módulo de gestão de vagas. Caso o aluno já se encontrasse numa residência, o procedimento transita para PC.N.SA.13 Transferência de Residências, que deverá ser consultado. Se não existir vaga o pedido é indeferido. V

38 3. Cancelar reserva no módulo de gestão de vagas Sempre que não exista ocupação de uma vaga anteriormente atribuída Gestor de Quando a alteração ao processo de alojamento resulta da não ocupação da vaga reservada na residência, é cancelada a reserva no Módulo de Gestão de Vagas do. 4. Enviar notificação com prazo para sair da residência Quando o estudante não paga mensalidades há 2 ou 3 meses Gestor de Quando a alteração ao processo de alojamento se deve ao não pagamento das mensalidades há mais de 3 meses, nos pontos em cuja sanção prevista no Regulamento é a expulsão, procede se à notificação do estudante para abandonar a residência no prazo indicado Arquivar notificação e folha de protocolo Enviar notificação com prazo para sair da residência Quando ocorre um não cumprimento do Regulamento das Residências Universitárias Protocolo Notificação Gestor de Gestor de Após entrega da notificação ao estudante por protocolo, estes documentos são arquivados na. O protocolo é o comprovativo de que o aluno recebeu a notificação. Se o estudante após a notificação proceder ao pagamento das mensalidades em atraso, o procedimento transita para PC.S.GF.03 Gestão de Pagamentos que deverá ser consultado. Se o estudante não pagar o procedimento transita PC.N.SA.09 Saída das Residências, que deverá ser consultado. Quando a alteração ao processo de alojamento se deve ao não cumprimento do Regulamento das Residências Universitárias, nos pontos em cuja sanção prevista é a expulsão da residência, procedendo se à notificação do estudante para abandonar a residência no prazo indicado. O procedimento transita para PC.N.SA.09 Saída das residências, que deverá ser consultado. V

39 7. Arquivar ofício e folha de protocolo Ofício Protocolo Gestor de Após entrega do ofício ao estudante por protocolo, estes documentos são arquivados na Unidade de. O protocolo é o comprovativo de que o aluno recebeu o ofício. V

40 09 SAÍDA DAS RESIDÊNCIAS PC.N.SA.09 Fluxograma V

41 Detalhe do Procedimento OBJETIVO O procedimento de saídas tem como objetivo efetuar o check out dos alojados das residências, garantir que as suas situações estão regularizadas e que o quarto se encontra em condições de utilização. 1. Confirmar data de saída do estudante Semanalmente Governanta Auxiliar de Limpeza A Governanta ou a Auxiliar de Limpeza da residência, consulta o Módulo de Gestão de Vagas para confirmar a data de saída do estudante. 2. Inspecionar quarto e assinar inventário Sempre que há saídas Inventário Governanta Auxiliar de Limpeza A Governanta ou Auxiliar de Limpeza da residência, verifica se o estudante deixou o quarto em ordem e assina o inventário. Em alturas de maior afluência de saídas (fim de ano) ou em situações que os alunos tenham previsto sair ao fim de semana, a presente atividade deve ser antecipada com a brevidade possível, durante um dia útil da semana. 3. Efetuar check out e receber chaves Sempre que há saídas Governanta Auxiliar de Limpeza A Governanta ou Auxiliar de Limpeza da residência realiza o check out do estudante em sistema e recebe chaves. Caso o estudante tenha previsto sair ao fim desemana deverá entregar as chaves posteriormente ao segurança. V

42 4. Fazer Limpeza Semanalmente Plano de Higienização Instrução de Trabalho Auxiliar de Limpeza Após a saída dos estudantes da residência são realizadas as limpezas gerais dos quartos devolutos e são registadas na respetiva folha de registo de limpeza. 5.0 Entregar inventário ao estudante Sempre que se verifique mensalidades em dívida ou estragos no quarto Inventário Governanta Auxiliar de Limpeza Se se verificar a existência de montantes em dívida ou estragos no quarto, o inventário é entregue ao estudante, assinado pela Governanta ou Auxiliar de Limpeza, para que este o entregue na Unidade de. 5. Receber inventário e efetuar Check out Sempre que há saídas Inventário Governanta Auxiliar de Limpeza A pode receber o inventário da seguinte forma: Pela Governanta ou Auxiliar de Limpeza da Residência, no caso de estar regularizada a situação do estudante e não se ter verificado estragos no quarto; Presencialmente pelo estudante, no caso de não estar regularizada a situação do estudante ou se terem verificado estragos no quarto. Neste, último caso o procedimento transita para PC.S.GS.03 Gestão de pagamentos que deverá ser consultado. V

43 10 PROCESSAMENTO DAS MENSALIDADES PC.N.SA.10 Fluxograma V

44 Detalhe do Procedimento OBJETIVO O presente procedimento tem como finalidade processar o valor em dívida dos estudantes que estão alojados nas residências da Universidade do Porto, para dar seguimento ao pagamento das mesmas. No processamento das mensalidades a pagar pelos estudantes relativa à estadia na residência, é fundamental fazer a avaliação do tipo de estudante ou utente, e associá lo ao tipo de residência e de quarto onde o estudante vai ser alojado. 1. Abrir processamento Gestor de Na abertura do processamento é necessário selecionar se este será efetuado de forma manual ou automática. 2. Lançar valor em dívida na conta corrente do estudante Gestor de Quando o processamento é manual é lançado o valor em dívida na conta corrente do estudante. 3. Verificar se está atribuído tipo de estudantes Mensal Gestor de O processamento automático, corresponde tipicamente às mensalidades das residências. Antes de ser dada ordem de processamento na plataforma, é necessário verificar se todos os estudantes têm associado o tipo de estudante. V

45 4. Verificar estado da candidatura Quando necessário SICABE Gestor de Quando o tipo de estudante não foi atribuído é necessário consultar a plataforma SICABE para verificar se já foi concluída a análise de candidatura a bolsa de estudo, no sentido de se averiguar se este estudante é bolseiro ou não. 5. Atribuir tipos de estudantes Quando necessário Gestor de Verificando se que a análise da candidatura está concluída é atribuído o tipo de estudante. 6. Criar movimentos automáticos Quando necessário Gestor de Após a análise da existência de estudantes sem tipo de residente atribuído são criados movimentos automáticos que vão despoletar as mensalidades a pagar de todos os estudantes que se encontram alojados nas residências. O procedimento transita para o PC.S.GF.03 Gestão de Pagamentos, que deverá ser consultado. 7. Comunicar à UCT valor a cobrar às entidades Mensal Comunicação Interna Gestor de Quando existem estudantes alojados através de Instituições, é paralelamente comunicado à UCT, através de uma comunicação interna, o valor a pagar. V

46 11 CONTROLO DE DÉBITOS PC.N.SA.11 Fluxograma V

47 Detalhe do Procedimento OBJETIVO A realiza o controlo de débitos, com periocidade regular mensal, com vista a garantir que as mensalidades devidas pela prestação do serviço de alojamento sejam pagas. 1. Extrair Mapa de Devedores Mensal 2. Verificar conta corrente do estudante Mensal Gestor de Gestor de O do procede mensalmente ao controlo de débitos dos estudantes alojados, extraindo da plataforma o Mapa de Devedores, verificando a existência de débitos e identificando o tipo de estudante a que pertence o débito. O do verifica, na conta corrente dos estudantes se têm débitos. 3. Enviar ao estudante E Mail de aviso de débito Quando necessário E Mail Gestor de O do verificando que o estudante deve mais que uma mensalidade envia um E Mail ao estudante avisando que tem débito. V

48 4. 5. Enviar ofício ao estudante indicando prazo de pagamento Verificar junto dos SF se o pagamento foi efetuado 6. Contactar Entidade Quando existe débito acumulado Quando existe débito de Entidades Sempre que existe débito de Instituições Ofício E Mail Gestor de Gestor de Gestor de No caso de o estudante apresentar um débito acumulado entre dois e três meses de mensalidades, a envia lhe um ofício onde indica o prazo para pagar a dívida. No caso de o estudante apresentar um débito acumulado superior a 3 meses e não apresentar um Plano de Pagamento, o procedimento transita para PC.N.SA. 08 Alteração ao processo de alojamento que deverá ser consultado. No caso de se verificar a existência de débitos relativos ao alojamento de estudantes cuja responsabilidade pelo pagamento pertence a Entidades, a verifica junto da Unidade de Contabilidade e Tesouraria dos SPUP se o débito foi liquidado. Verificando se que o pagamento não foi efetuado, a contacta a Entidade a fim de informar da existência do débito. 7. Solicitar registo de pagamento à UCT Quando é efetuado pagamento Gestor de Caso não se verifique a existência de débito da Entidade, a solicita à Unidade de Contabilidade e Tesouraria o registo do pagamento na plataforma. V

49 12 ALOJAMENTO DE VERÃO PC.N.SA.12 Fluxograma V

50 Detalhe do Procedimento OBJETIVO Com vista a potencializar as infraestruturas existentes e fazer face à sazonalidade do negócio de alojamento para estudantes, a disponibiliza, no período de Verão, as suas residências universitárias a entidades internas ou externas à comunidade académica da Universidade do Porto, a fim de proporcionarem alojamento aos participantes em eventos organizados pelas mesmas. Este procedimento tem como objetivo efetuar atribuir alojamento face a pedidos internos ou externos à comunidade académica da UP. 1. Avaliar pedido de alojamento E Mail Unidade de Quando o ou o do recebe um pedido para alojamento de Verão, avalia o pedido em função do número de pessoas a alojar e das datas pretendidas. 2. Comunicar que pedido de alojamento é indeferido Sempre que não exista possibilidade de alojamento E Mail Gestor de Verificando se a impossibilidade de satisfazer o pedido, é enviado um E Mail a comunicar que o pedido é indeferido. 3. Confirmar pedido e solicitar lista de alojados Sempre que exista possibilidade de alojamento E Mail Lista de Alojados Gestor de Existindo a possibilidade de satisfazer o pedido, é enviado um E Mail a confirmar o alojamento e a solicitar a lista com todos os dados pessoais dos alojados, assim como a indicação da residência atribuída. 4. Enviar lista de alojados para as residências Sempre que ocorre Lista de Alojados Gestor de A lista de alojados é enviada para as residências para efetuar o check in. V

51 5. Efetuar reservas de ocupação Sempre que seja possível Lista de Alojados Gestor de Após receção da lista de alojados é efetuada a reserva de ocupação, no Módulo de Gestão de Vagas. Caso o número de alojados seja elevado esta atividade não se realiza. O procedimento transita para o PC.N.SA.07 Admissão às residências, que deverá ser consultado. V

52 13 TRANSFERÊNCIA DE RESIDÊNCIAS PC.N.SA.13 Fluxograma V

53 Detalhe do Procedimento OBJETIVO O presente procedimento tem como objetivo garantir que as transferências entre residências universitárias são realizadas de forma célere. 1. Efetuar check out 2. Receber Inventário 3. Entregar novo inventário 4. Efetuar check in Sempre que o pedido de transferência tenha sido aceite Após efetuar check out da residência Após efetuar check out da residência Após recolha de novo inventário Inventário Questionário de Satisfação Inventário Inventário Inventário Governanta Auxiliar de Limpeza residência de checkout Gestor de Gestor de Governanta Auxiliar de Limpeza residência de check in Quando é aceite um pedido de transferência e o aluno já se encontra numa residência universitária, é efetuado o check out do estudante na residência onde se encontra. No check out a Governanta ou a Auxiliar de Limpeza, recebe o questionário de satisfação do estudante, recolhe as chaves do quarto e assina o inventário. Na posse do inventário, o estudante deverá dirigir se à para o entregar. Na recebem o inventário assinado pelo estudante que o entrega pessoalmente. O Gestor de ou o do, entrega um novo inventário ao estudante que deverá ser assinado por ele, para ser entregue à Governanta ou à Auxiliar de Limpeza da residência de check in. A Governanta ou a Auxiliar de Limpeza, procede ao check in no, recolhe o novo inventário assinado pelo estudante e entrega as chaves do respetivo quarto. V

54 14 VERIFICAÇÃO PC.N.SA.14 Fluxograma V

55 Detalhe do Procedimento OBJETIVO O objetivo deste procedimento é descrever o modo como é realizada a verificação da execução do Plano de Higienização e da sua eficácia, nas Residências Universitárias dos SASUP. 1. Programar verificações De acordo com o programado Uebe.Q Unidade A Unidade estabelece um programa de verificações periódicas com vista ao controlo da operacionalização dos Planos de Higienização traçados para as residências Universitárias. 2. Realizar verificações De acordo com o programado Check List Plano de Higienização Documento de Registo Equipa de Verificação A equipa de verificação, previamente constituída, composta por elementos externos à Unidade de, executa o programa de verificações definido. 3. Planear ações corretivas Quando existem ocorrências Uebe.Q Unidade Equipa de Verificação Se no decurso das verificações se detetarem ocorrências relativas ao deficiente cumprimento dos Planos de Higienização estabelecidos, é elaborado um plano de ações corretivas/melhoria. O procedimento transita para o PC.G.SGI.02 Gestão de Ocorrências, que deverá ser consultado. V

56 4. Elaborar Relatório Sempre que há verificações Check List Plano de Higienização Documento de Registo Plano de ações Equipa de Verificação Em qualquer dos casos, quer se verifiquem ocorrências ou não, o procedimento conclui se com a elaboração do respetivo Relatório de Verificação, elaborado pela equipa de verificação. V