PISTAS PARA IMPLEMENTAR ISO 14001:1996

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1 PISTAS PARA IMPLEMENTAR ISO 14001:1996 A NORMA NP EN ISO REVISÃO PELA DIRECÇÃO E MELHORIA PLANEAMENTO COMPROMETIMENTO/ POLÍTICA ACOMPANHAMENTO E MEDIÇÃO IMPLEMENTAÇÃO 1

2 ISO REQUISITOS GERAIS POLITICA AMBIENTAL PLANEAMENTO Aspectos Ambientais Requisitos Legais e Outros Requisitos Objectivos e metas Programa (s) de Gestão Ambiental IMPLEMENTAÇÃO E FUNCIONAMENTO Estrutura e Responsabilidades Formação, Sensibilização, e Competência Comunicação Documentação do Sistema de Gestão Ambiental Controlo de documentos Controlo operacional Prevenção e Capacidade Resposta a Emergências VERIFICAÇÃO E ACÇÃO CORRECTIVA Monitorização e Medição Não - Conformidades, Acções Correctiva e Preventiva Registos Auditorias do Sistema de Gestão Ambiental REVISÃO PELA DIRECÇÃO - Cumprimento legislação - Melhoria contínua - Prevenção da Poluição Política Ambiental Política Ambiental Caracterização da Empresa - Emissões gasosas - Transporte (mercadorias, - Efluentes líquidos serviços e de pessoas) - Resíduos - Riscos de acidentes - Consumos (matériasprimas e subsidiárias) provocar contaminação ambientes susceptíveis de - Contaminação do solo - Impacte local - Ruído - Vibrações - Cheiros - Poeiras - Efeito visual Diagnóstico Ambiental Levantamento Ambiental Requisitos Legais e Outros Avaliação dos Aspectos Ambientais - Responsabilidades - Acções - Meios - Períodos Definição de Programa de Gestão Ambiental Definição de Objectivos e Metas Objectivos e Metas - Aspectos Ambientais - Legislação - Partes interessadas - Tecnologia - Política Critérios Avaliação - Política Ambiental - Legislação - Risco - Imagem - Compromissos vários Procedimentos Formação Sensibilização Controlo Operacional Prevenção e capacidade de resposta e emergências Responsabilidades Estrutura Monitorização e Medição Não-conformidades Acções correctivas e Preventivas Revisão pela Registos Auditorias do SGA 2

3 POLITICA DE AMBIENTE Política Planeamento Implementação Verificação e POLÍTICA AMBIENTAL Etapa 1 - Estabelecer a Politica de Ambiente ( 4.2) Em resumo o paragrafo 4.2 aponta para que a direcção da empresa deve promover a adesão ambiental através de um documento escrito: a politica de ambiente através do qual ela marca a vontade de exercer actividades que respeitem o ambiente. As principais exigências do paragrafo 4.2. da norma ISO 14001, referentes à Politica de Ambiente são:. Ser definida pela direcção ao mais alto nível. Ser apropriada em natureza à dimensão e impactes das actividade, produtos ou serviços da organização. Incluir um compromisso com a conformidade regulamentar, melhoria contínua e prevenção da poluição. Estabelecer um quadro para os objectivos e metas. Estar documentada, implementada, mantida e comunicada a todo o pessoal. Estar disponivel ao público 3

4 Etapa 1 - Estabelecer a Politica de Ambiente ( 4.2) Este ponto deve permitir responder às seguintes questões: Quais são os eixos prioritários de acção ambiental? Quais são as implicações de compromisso com a conformidade regulamentar e melhoria contínua? A direcção está pronta a se comprometer? Ela está disponível a dar os meios necessários? POLÍTICA AMBIENTAL Prevenção da poluição. Adequada aos impactes ambientais da empresa. Cumprimento da legislação e outros requisitos. Melhoria Contínua. Diagnóstico ambiental. Identificação da legislação e verificação do seu cumprimento. Sua explicitação aos colaboradores. Definição e revisão de objectivos e metas. Divulgação interna e disponibilização ao público. 4

5 4.2. Politica de Ambiente Procedimentos: Não são necessário no âmbito das obrigações da norma Politica de Ambiente presente no manual PLANEAMENTO Política Planeamento Implementação Verificação e 5

6 Etapa 2 - Planeamento das acções ambientais ( 4.3) Em resumo o ponto 4.3 aponta para que se realize um balanço inicial da situação ambiental, compreendendo o inventário dos impactes significativos, textos regulamentares, legais ou outros que são aplicáveis, os pedidos das partes interessadas e da capacidade financeira, bem como das tecnologias disponíveis que permitem tratar os impactes. É sobre esse conhecimento de causa, baseado nesse balanço, que se vai escolher os objectivos eficazes (respondendo ao compromisso de prevenção da poluição) e realista (à altura dos meios). Com os objectivos definidos e traduzidos em metas ambientais, deve-se elaborar um (ou mais) programa(s) de gestão ambiental descrevendo os papeis, responsabilidades e autoridades encarregadas de atingir os objectivos adoptados e estipular igualmente os meios colocados à sua disposição. A norma inclui na planeamento: - Aspectos Ambientais ( 4.3.1) - Exigências legais e outras ( 4.3.2) - Definição de objectivos e metas ( 4.3.3) - Programa de gestão ambiental ( 4.3.4) PLANEAMENTO / LEVANTAMENTO AMBIENTAL O QUE É RECOMENDADO? Diagnóstico Ambiental. Emissões gasosas. Efluentes líquidos. Resíduos. Consumos. Contaminação do solo. Impacte local - ruído, vibrações, cheiros, poeiras, efeito visual. Riscos. Avalie a sua organização (práticas, impactes ambientais, riscos ambientais, programa de formação, cumprimento da legislação, ). Determine quais os elementos que estão correctos e adequados e quais os que necessitam de melhoria. 6

7 4.3 - PLANEAMENTO ASPECTOS AMBIENTAIS Desenvolver e manter um procedimento para identificação e determinação dos impactes ambientais significativos. Manter a informação actualizada. Definir aspectos ambientais - Levantamento ambiental Decidir se são controláveis ou influenciáveis. Identificar impactes ambientais. Decidir se são significativos - critérios: legislação, política, risco, imagem, compromissos Aspectos Ambientais Procedimentos: Sim - Identificação dos aspectos ambientais - Determinação dos impactes significativos - Lista de impactes significativos - Dossier do balanço inicial... 7

8 4.3 - PLANEAMENTO REQUISITOS LEGAIS E OUTROS Sistematizar Requisitos Desenvolver e manter um procedimento para: - Identificação e obtenção de requisitos legais e outros. - Actualização da informação. Recorrendo a ajuda exterior (contratos, associações, ). Internamente (D.R. em papel ou suporte informático), legislação comunitária. Divulgue a legislação a quem tem de a cumprir. Verifique o grau de cumprimento Exigências legais e outras Procedimentos: Sim -Identificação das exigências legais e outras - Lista dos textos de lei e outros - Lista dos textos lei aplicáveis... 8

9 4.3 - PLANEAMENTO OBJECTIVOS E METAS Estabelecer e manter objectivos e metas documentados - quantificados, exequíveis - definidos tendo em conta os aspectos ambientais significativos, opções tecnológicas, requisitos operacionais e de negócio e partes interessadas. Defina objectivos e metas em relação a: - Alteração das práticas/processos. - Substituição da tecnologia (MTD s). Divulgue os objectivos e metas a todos. Monitorize-os e comunique o progresso. Os objectivos e metas pressupõem uma melhoria. Atenda ao contributo dos fornecedores e subcontratados Objectivos e Metas Procedimentos: Não por referência à norma - Objectivos e metas no manual de ambiente - Programas de gestão... 9

10 4.3 - PLANEAMENTO PROGRAMA DE GESTÃO AMBIENTAL Programas para atingir objectivos e metas definidos: - Responsabilidades. - Acções. - Meios. - Prazos. Defina PGA s para todos os Objectivos e Metas. Detalhe o necessário para saber o que fazer e quais os recursos e os prazos. Divulgue os PGA s. Monitorize-os e comunique o seu progresso. Inclua-os no Plano de Investimento Programa de Gestão Ambiental Procedimentos: Não por referência à norma - Programa(s) de gestão ambiental... 10

11 IMPLEMENTAÇÃO Política Planeamento Implementação Verificação e Etapa 3 - Implementação e Funcionamento ( 4.4) O objectivo desta etapa é implementar em todos os níveis o que foi programado para atingir os objectivos, o que compreende os seguintes pontos: Definição de uma estrutura organizacional e atribuição das responsabilidades; Formação e sensibilização do pessoal; Comunicação interna (e externa); Documentação do sistema de gestão ambiental; Controlo da documentação; Controlo das actividades e operações; Prevenção e resposta às situações de emergência. 11

12 4.4 - IMPLEMENTAÇÃO E FUNCIONAMENTO ESTRUTURA E RESPONSABILIDADES Responsabilidades e autoridades, a todos os níveis da empresa, definidas e documentadas para garantir a eficácia da gestão ambiental. Recursos para a implementação e manutenção do sistema. Defina no início do projecto os orçamentos globais do mesmo. Garanta os recursos: humanos, financeiros, tecnológicos,... Defina um Representante da. Atenda ao organigrama e defina funções, responsabilidades em termos ambientais. Considere outras áreas: qualidade, Higiene e Segurança Tenha em conta as actividades ligadas aos AAS - têm de ser controladas Estrutura e Responsabilidade Procedimentos: Não por referência à norma - Manual de Ambiente - Fichas de função - Fichas de posto de trabalho - Organigrama... 12

13 4.4 - IMPLEMENTAÇÃO E FUNCIONAMENTO FORMAÇÃO, SENSIBILIZAÇÃO E COMPETÊNCIA Pessoal competente. Procedimento de formação / sensibilização para: - Política e procedimentos de Gestão Ambiental. - Impactes ambientais significativos das suas actividades.. Definição de critérios de competência para actividades ligadas aos AAS. Levantamento de necessidades de formação. Elabore um Plano de Formação e implemente-o. Inclua: - Formação geral sobre o SGA incluindo Política Ambiental IMPLEMENTAÇÃO E FUNCIONAMENTO FORMAÇÃO, SENSIBILIZAÇÃO E COMPETÊNCIA Cont. - Requisitos de prevenção e resposta a situações de emergência. - Consequências do não cumprimento dos procedimentos. - Formação especifica sobre processo e procedimentos. -Formação para qualificação de Auditores Internos. 13

14 Formação, sensibilização e competência Procedimentos: Sim -Procedimentos de sensibilização do pessoal (Não são necessários procedimentos de formação) - Manual de Ambiente - Certificados de formação - Listagem dos postos de trabalho sensiveis - Plano de qualificação / competências do pessoal - Fichas de recolha nas necessidades de formação - Suportes de sensibilização - Lista(s) de presença nas reuniões de informação IMPLEMENTAÇÃO E FUNCIONAMENTO COMUNICAÇÃO Procedimentos para: - Comunicação interna. - Resposta a partes externas interessadas. Processos de comunicação externa dos seus aspectos significativos. Estabeleça canais de comunicação nos vários sentidos /ascendente, descendente, horizontal). Boletins internos: concursos, painéis informativos, s, reuniões, ). Divulgue os seus AAS para o exterior e a POLÍTICA (opcional). Publique um relatório ambiental. Abra as portas da sua empresa. Comunique com mensagens simples

15 Comunicação Procedimentos: Sim - Procedimentos de comunicação interma - Procedimentos de tratamento dos pedidos externos (Não são necessários procedimentos de comunicação externa - voluntários) - Manual de Ambiente - Jornal interno - Notas de informação - Resumo de reuniões de direcção - Lista de pedidos externos - Recolha de criticas e suas respostas - Balanço anual Documentação do Sistema de Gestão Ambiental Procedimentos: Não por referência à norma - Manual de Ambiente ou Manual de Ambiente / Qualidade / Segurança... 15

16 4.4 - IMPLEMENTAÇÃO E FUNCIONAMENTO CONTROLO DE DOCUMENTOS Sistema de gestão documentado. Documentos controlados para garantir a eficácia do sistema. Procedimento para garantir a eficácia do controlo dos documentos. Elabore um manual (opção) para descrever o conjunto de elementos do SGAe os documentos relacionados. Elabore procedimentos simples Fácil de Ler e Fácil de Entender = Fácil de Executar. Divulgue e explique os procedimentos. Procure sistemas informatizados se possível. Garanta que os seus colaboradores utilizam as últimas versões dos documentos Controlo da Documentação Procedimentos: Sim - Procedimentos de criação e manutenção da documentação (manual, procedimentos, instruções,...) - Manual de Ambiente - Listas de documentos em vigor - Lista dos destinatários... 16

17 4.4 - IMPLEMENTAÇÃO E FUNCIONAMENTO CONTROLO OPERACIONAL (Re)definir as actividades Estabeleça formas de associadas aos aspectos controlar actividades ligadas ambientais significativos aos AAS e aos e aos para minimização / Objectivos e Metas. controlo dos impactes. Verifique se é necessário Planear a manutenção estabelecer ou modificar os dos equipamentos ligados procedimentos. controlo operacional. Coloque os equipamentos num plano de manutenção preventiva IMPLEMENTAÇÃO CONTROLO OPERACIONAL Cont. Procedimentos para influenciar fornecedores ou subcontratados. Defina/redefina critérios de operação para os processos ligados aos AAS. Inclua os seus fornecedores /subcontratados no seu SGA. Forme-os e sensibilize-os. 17

18 Controlo das Operações Procedimentos: Sim - Procedimentos de controlo das operações e actividades - Manual de Ambiente - Modos de operação - Consignações (exº resíduos) - Licenças de trabalho - Lista os prestadores de serviço - Resultados dos ensaios preliminares Controlo Operacional Centra-se controlo das actividades operacionais consumos água, energia emissões atmosféricas efluentes liquidos residuos ruído riscos... 18

19 4.4 - IMPLEMENTAÇÃO E FUNCIONAMENTO PREVENÇÃO E CAPACIDADE DE RESPOSTA A EMERGÊNCIAS Procedimentos para identificar, prevenir e responder a situações de emergência. Testar esses procedimentos. Analisar e agir perante situações acidentais ou simulacros. Identifique situações de risco ambiental. Reduza o risco se possível. Elabore procedimentos/pei. Forme todos os colaboradores. Plano de Simulacros Prevenção das situações de emergência e actuação Procedimentos: Sim - Procedimentos identificação dos riscos - Procedimentos de prevenção (incluindo a capacidade de reagir - Manual de Ambiente - Relatórios de incidentes - Resultados dos testes - Instruções de investigação da gravidade - PEI (e caso exista PEE) - Procedimentos - Estudos de perigos 19

20 VERIFICAÇÃO Abordagem R. E Doc ACÇÕES CORRECTIVAS Política Planeamento Implementação Verificação e Etapa 4 - Avaliação - Verificação e acções correctivas ( 4.5) Uma etapa chave que ocorre após o planeamento e implementação da politica e sga, e inscreve-se no processo de melhoria continua, passando por quatro niveis: - Monitorização e Medição ( 4.5.1) - Auditoria ao Sistema de Gestão Ambiental ( 4.5.4) - Não conformidades, e preventivas ( 4.5.2) - Registos ( 4.5.3) 20

21 4.5 - VERIFICAÇÃO E ACÇÕES CORRECTIVAS MONITORIZAÇÃO E MEDIÇÃO Procedimentos para monitorizar e medir as características das operações que possam ter um impacte significativo no ambiente. Procedimento para avaliar periodicamente a conformidade com as disposições legais. Calibrar equipamentos (AAS). Determine indicadores de controlo de gestão que sejam simples, objectivos, verificáveis e relevantes.. Crie um sistema onde todos os colaboradores se sintam motivados para reportar desvios do sistema o potenciais melhorias. Elabore plano de calibração Monitorização e Medição Procedimentos: Sim - Procedimentos de monitorização do desempenho ambiental - Procedimentos de calibração - Procedimentos de avaliação da conformidade regulamentar - Manual de Ambiente - Fichas dos resultados das medidas - Fichas de calibração - Modos de operação do seguimento dos impactes - Instruções de calibrações dos aparelhos... 21

22 4.5 - VERIFICAÇÃO E ACÇÕES CORRECTIVAS NÃO-CONFORMIDADE, ACÇÕES CORRECTIVA E PREVENTIVA Estabelecer e manter procedimentos com vista à investigação e correcção de situações de não-conformidade. Detecção de potenciais não-conformidade. Defina responsáveis para o tratamento das nãoconformidades. Identifique as causas de não - conformidade reais ou potenciais face ao SGA. Implemente as acções correctivas /preventivas necessárias. Avalie a sua eficácia VERIFICAÇÃO E ACÇÕES CORRECTIVAS NÃO-CONFORMIDADE, ACÇÕES CORRECTIVAS E PREVENTIVAS Cont. Implementação de acções preventivas. Assegure os recursos necessários. Registe as modificações dos procedimentos e as possíveis alterações ao controlo operacional. 22

23 Não conformidades, acções correctivas e acções preventivas Procedimentos: Sim - Procedimentos de tratamento das não conformidades - Procedimentos de - Procedimentos de acções preventiva - Manual de Ambiente - Fichas de não conformidades - Balanço da investigação das causas VERIFICAÇÃO E ACÇÕES CORRECTIVAS REGISTOS Desenvolver e manter um procedimento para: - Identificar, conservar e eliminar registos. Instale um Sistema (informático) de actualização automática que inclua: - Requisitos legais aplicáveis. - Registos de reclamações. - Registos de formação. - Informação sobre processo e produtos. - Relatórios de incidentes. 23

24 4.5 - VERIFICAÇÃO E ACÇÕES CORRECTIVAS REGISTOS Cont. Manter registos do desempenho do SGA. Informação sobre prevenção e capacidade de resposta. Resultados de auditorias. Revisões da direcção. Registos de avaliação do cumprimento de objectivos e metas Registos Procedimentos: Sim - Procedimentos de controlo dos registos relativos ao ambiente - Manual de Ambiente - Duração de conservação dos registos... 24

25 4.5 - VERIFICAÇÃO E ACÇÕES CORRECTIVAS AUDITORIA DO SGA Desenvolver programa e procedimentos que incluam: - Actividade e áreas a auditar - Periodicidade das auditorias - Responsabilidades - Comunicação dos resultados - Competências dos auditores Encare as auditorias como uma oportunidade de melhoria e não como inspecções. Siga as normas: Princípios gerais para a realização de auditorias Procedimentos de auditorias de Sistemas de Gestão Ambiental. Garanta que os auditores, internos ou externos, sejam competentes e independentes Auditoria ao Sistema de Gestão Ambiental Procedimentos: Sim - Procedimentos de auditoria interna - Manual de Ambiente - Programa(s) de auditoria(s) - Relatórios de auditoria... 25

26 VERIFICAÇÃO E ACÇÕES CORRECTIVAS MONITORIZAÇÃO VS AUDITORIAS Dia a Dia Informação contínua Fornecida pela operação Avalia a desempenho Periodicamente segundo plano Amostragens específicas Independentes Verificam conformidade REVISÃO DA DIRECÇÃO Política Planeamento Implementação Verificação e 26

27 4.6 - REVISÃO PELA DIREÇÃO Revisão por parte da do SGA para assegurar a sua adequabilidade, suficiência e eficácia. Documentar o processo. Determinar a periodicidade das revisões. Juntar ao processo toda a informação pertinente e as pessoas com capacidade de decisão. Registar todas as decisões e acções a desenvolver. Alocar responsabilidades directas para o seguimento das acções Revisão da Procedimentos: Não por referência à norma - Manual de Ambiente - Ordem de trabalhos da direcção - Sumário das reuniões... 27

28 CERTIFICAÇÃO CERTIFICAÇÃO Política Planeamento Implementação Verificação e AUDITORIA DE CERTIFICAÇÃO QUAL É O PROCESSO? Depende dos diferentes organismos de certificação. Pré- Auditoria Auditoria opcional ao SGA, para identificação de não-conformidade e recomendações. Auditoria de Certificação A mesma decorre em 2 auditorias: - Caracterização do sistema e verificação dos requisitos da Norma. - Implementação do sistema de gestão e verificação da documentação. COMO ESTAR PREPARADO? Mantenha actualizada e organizada uma quantidade pertinente de informação relativa ao SGA (documentos. e registos). Informe os colaboradores sobre o processo que está a decorrer CERTIFICAÇÃO 28

29 MANUTENÇÂO DA CERTIFICAÇÃO QUAL É O PROCESSO? Auditoria de Acompanhamento Realizadas periodicamente para efeitos de manutenção da certificação. Auditoria de Renovação Tem características semelhantes à Auditoria de Certificação. Depois da sua realização, é emitido um novo certificado por mais 3 anos. COMO ESTAR PREPARADO? Melhoria Contínua! CERTIFICAÇÃO 29