Desafios para a Implantação do esocial nas empresas

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1 Desafios para a Implantação do esocial nas empresas II Seminário: SST associada ao esocial IBRAM 07 de maio de 2015 Belo Horizonte

2 Nossa Missão Vale Transformar recursos naturais em prosperidade e desenvolvimento sustentável. Nossa Visão Vale Ser a empresa de recursos naturais global número um em criação de valor de longo prazo, com excelência, paixão pelas pessoas e pelo planeta.

3 Nossos Valores A vida em primeiro lugar Crescer e evoluir juntos Valorizar quem faz a nossa empresa v Agir de forma correta Cuidar do nosso planeta Fazer acontecer

4 Desafios do esocial

5 Visão Sistemica do esocial Fiscal RH/DP TI SST Contabilidade Operações Eventos Admissão. CAT Afastamento Temporário ASO Aviso Prévio. Estabilidade Abertura da Folha de Pagamento. Serviços Tomados e Prestados mediante Cessão de Mão de Obra. Outros... Portal Jurídico

6 1 - Desconhecimento sobre o tema nas áreas da empresa Grupos de Trabalho por Unidades de Negócios Planejamento das ações de comunicação para líderes e empregados

7 Objetivos do Grupo de Trabalho Ferrosos Geral: Preparar as equipes de Saúde e Segurança para o atendimento às demandas do esocial Específicos: * Rever/adequar os processos de saúde, higiene e segurança que impactam no esocial; * Adequar os registros de SSO aos sistemas informatizados definidos para reporte de dados para o esocial; * Definir/alinhar diretrizes técnicas para reporte uniformizado das informações de forma integrada com as interfaces envolvidas; * Estabelecer acordos de nível de serviço com as interfaces envolvidas para o tema (integração de esforços). 7

8 2- O desafio do tempo Prazos oficiais Cronogramas internos Sinergia entre os cronogramas Acompanhamento periódico Sinergia na priorização dos cronogramas

9 Cronograma do esocial DEZ 2014 E FEV 2015 JAN a SET 2015 SET de 2015 SET a DEZ 2015 FEV 2016 Liberação dos Manuais do esocial pelo governo Revisão de Processos Alinhamento dos sistemas de reporte e interfaces Liberação de acesso para todas as empresas Envio de dados sem multas. (Testes Vale X Governo) Início da fiscalização Legenda: Estudo de processo (interno Vale) Abertura para testes externos (Vale / plataforma governo) Início do risco de notificação (multa)

10 Plano de trabalho Em andamento Previsto

11 3- Os três níveis de atuação e suas interfaces Previdência Social (INSS) Receita Federal Ministério do Trabalho Seminários e contatos externos Empresas do grupo de teste do governo Interface externa Grupos de Trabalho das Unidades de Negócio Equipe Saúde Segurança corporativa Equipes corporativas matriciais Tecnologia da Informação (corporativa) Interface interna Sistemas internos / SD Fluxo e prazos Equipe de Segurança, Higiene, Empregados e Líderes Arquivos Médicos (meio físico) Diretórios de SS dos complexos Pontos Focais Representantes das operações Unidades de Saúde Interface operacional

12 4- Sistemas de informação atuais X novas necessidades do esocial Diretórios de Segurança e Higiene dos complexos Diretórios de saúde dos complexos Planilhas de controle da enfermagem Planilhas de controle dos médicos Planilha de controles a social Equipe de Segurança, Higiene, Empregados e Líderes Sistemas de RH Saúde Sistemas SSO Arquivos Médicos com os prontuários (meio físico) Análise realizadas: 1- Fluxos 2- Prazos 3- Dificuldades 4- Sugestões Sistema integrador da empresa

13 Prevenindo erros... A melhor opção Input de dados de S&S (operações) Envio das informações do esocial pelas operações Envio das informações (Sistema Integrador da Vale) Recibo de envio Recibo de entrega

14 5- Desenho de processos e a padronização Desenhar os processos de trabalho impactos pelo esocial; Os desenhos precisam estar integrado com as diversas interfaces da empresa; Um desenho comum para áreas operacionais diferentes em um mesmo negócio; O constante exercício do consenso; Passo a passo para input da informação no sistema informatizado escolhido;

15 Ex.: Fluxo de processo e suas interfaces licença < ou igual a 30 dias 1- Empregado Ausente Inclusão de dados no SD Empregado comunica ao gestor 3- Empregado comparece a unidade de saúde com atestado 4- Unidade de Saúde avalia o empregado e registra o evento no SD SD 2000 envia evento para o RH

16 Ex: Prazos do esocial para o evento afastamento - envio Afastamentos menores 30 dias relacionado ao trabalho Afastamentos menores 30 dias não relacionado ao trabalho (reporte de 3 a 30 dias) Afastamento maiores do que 30 dias (relacionados ao trabalho ou não) Demais afastamentos Dia 7 Dia 7 Dia 7 ou envio do evento folha Mês 1 Mês 2 Mês 3 Reporte dos afastamentos: Relacionado ao trabalho < 30 dias até o 7 dia do mês subsequente a sua recorrência Não relacionado ao trabalho (de 3 a 30 dias) até o 7 dia do mês subsequente Relacionado ao trabalho > 30 até o 31 dia do inicio do afastamento Licenças recidivantes (mesma doença dentro do prazo de 60 dias após ao retorno de afastamento previdenciário anterior ) até o 31 dia contando-se do inicio do afastamento Demais afastamentos até o 7 dia ou envio do fechamento do evento folha Todo atestado deve ser registrado no mesmo dia que for recebido! 16

17 Ex: Prazos do esocial para o evento afastamento exclusão / alteração Término do afastamento Retificação do afastamento (item 15) Como será feito? Quem será responsável? Exclusão do evento (item 14) como será feito? Quem será responsável Dia 7 Dia 7 ou envio do evento folha Mês 1 Mês 2 Mês 3 1. Alteração e término de afastamento: até o dia 07 (sete) do mês subsequente à competência em que ocorreu a alteração ou até o envio do evento S-1299 Fechamento dos Eventos Periódicos, o que ocorrer primeiro. Dúvidas: 1.Evento Alteração de afastamento como será feito? 2.Evento fechamento de eventos periódicos como será feito? 3.Evento término do afastamento? 4.Evento alteração do afastamento? 5.Evento exclusão do afastamento? 17

18 5- O trabalho integrado do SESMT das empresas Macro processos e processos envolvidos Segurança do Trabalho Saúde Higiene Ocupacional Trabalho Multidisciplinar

19 6- Ações sugeridas para cada um dos eventos Macro processos e processos envolvidos 1- Analisar o atual processo nas diretorias; 2- Verificar as demandas do e-social; 3- Analisar o sistema informatizado utilizado nesse processo; 4- Construção da proposta do processo e definição do recursos de TI para o evento; 5- Validação da proposta no grupo focal das operações; 6- Elaboração do manual ; 7- Publicação do manual do evento; (Média de tempo gasto para finalização de cada evento: 40 dias)

20 Manual esocial Ferrosos Vol 1 Registro de Deficientes Versão 1.0

21 7- Integração entre PGR/PCMSO e EPI Ponto Crítico = trabalho integrado Saúde/Segurança e Higiene! Segurança (Periculosidade / Insalubridade / Risco atividade crítica - RAC / EPI) Saúde (Risco / Exames / Atestado de Saúde Ocupacional) Empregado (Cargo/Função / Risco / EPI / ASO/ PPP) Higiene (GHE / Cargo / Função / Risco / EPI) Recursos Humanos Cargo/Função / Empregado) Pontos críticos

22 8 Custos e impactos

23 Evento 1- Registro de Deficientes Objetivo: Encaminhar para o governo as informações (conforme padrão do esocial) de todos os empregados que estão enquadrados na cota de deficientes / reabilitados até dezembro de Ganhos: Automatização do processo de envio das informações; Maior confiabilidade das informações; Simplificação do trabalho para as equipes de saúde; Inclusão deste processo na rotina das unidades de saúde; Potencial de Perda: Valor estimado da notificação = R$ 1.000,00 Resultado: multiplicar o efetivo enquadrado como deficiente na empresa pelo valor estimado da notificação

24 Evento 2- Afastamento Temporário Objetivos: Encaminhar para o governo as informações (conforme padrão do esocial) de todos os empregados que tiveram afastamento nos prazos previstos. Atendimento a medida provisória 664 (mudança do tempo para encaminhamento ao INSS). Ganhos: Adequação à mudança legal (MP 664); Reporte mais precoce dos casos de afastamento por parte dos empregados à empresa; Ampliação da importância deste processo na rotina das unidades de saúde; Simplificação de processos para concessão de benefícios previdenciários (potencial). Redução da necessidade de correção de dados associados a folha de pessoal; Potencial de Perda: Valor estimado da notificação = R$ 1.000,00 *Média de dias perdidos por mês em um determinado período do ano *Quantificar o número médio de dias por evento ocorridos na empresa Resultado: multiplicar o número de eventos notificados pelo valor da notificação

25 9 - esocial Por que não devemos esperar? Motivos para não esperar... O esocial não alterou a legislação, só tornou públicas as informações. Isso significa que, descumprimentos à legislação poderão ser penalizados de qualquer forma; A mudança de processos demanda uma mudança na cultura organizacional da empresa o que pode consumir meses de alteração de processos; Experiência de empresas, em dezenas de serviços de Mapeamento do esocial revelaram a existência de um percentual médio de GAPs muito expressivo. Como exemplo: 35% do cadastro dos trabalhadores possuem alguma divergência com a Base do esocial; O Leiaute é apenas um aspecto do esocial como projeto. Existem uma série de ações que podem ser tomadas antecipadamente.

26 9 esocial Por que não devemos esperar? Cinco ações que podemos desempenhar desde já apoiados pelo material já publicado Criação e adequação dos processos relacionados à área de Recursos Humanos (admissão, folha de pagamento, afastamento, etc); Adequação e cumprimento dos prazos determinados pela legislação trabalhista e previdenciária; Revisão e melhoria dos processos relativos às áreas de Segurança, Medicina do Trabalho, e Higiene ( PPP, PGR, PCMSO, RAC, Insalubridade, etc ); Identificação, cadastro, registro de equipes de atendimento, controle e governança das atividades e processos em todos os estabelecimentos; Adequação dos sistemas (SSO, RH e outros) utilizados pela empresa às suas necessidades, assim como às interfaces desses sistemas.

27 10 - Fatores para o sucesso Perspectiva Multidisciplinar O processo de adequação envolve mudanças de diversas naturezas na empresa. Em Outras palavras, para cumprir as novas exigências não será suficiente apenas alterar os processos e bases de informações. Será preciso também fazer ajustes nas soluções tecnológicas disponíveis, em papeis e responsabilidades e na qualificação das pessoas. Apoio da Alta Administração Como a adequação ao esocial não é apenas um problema de RH ela envolve diversas áreas da empresa é fundamental contar com o apoio da alta administração para garantir a dedicação dos profissionais e alocar os recursos necessários ás ações previstas para transição. Diagnostico da Situação Atual É melhor começar com uma boa avaliação da situação atual e identificar as lacunas em relação aos requisitos do esocial, contemplando as diversas dimensões da mudança. Isso permite concentrar melhor os esforços para cumprir o prazo disponível de adequação. Gestão de Projetos e Gestão de Mudanças FONTE: PESQUISA PWC BRASIL DEZEMBRO/2013 Como o processo de adequação envolve um conjunto de ações interdependentes e simultâneas, uma boa gestão do projeto garante que nenhum detalhe será esquecido. Já a gestão de mudança pode contribuir para a conscientização e preparação dos profissionais e gestores para atuarem no novo contexto.

28 Dúvidas, sugestões, comentários