PROPOSTA DE FORNECIMENTO DE SERVIÇOS APOIO REMOTO À EXECUÇÃO DA CONTABILIDADE POC-EDUCAÇÃO

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1 PROPOSTA DE FORNECIMENTO DE SERVIÇOS (DESIGNAÇÃO DA ESCOLA) dia de mês de ano SNN SERVIÇOS DE GESTÃO APLICADA, LDA

2 ÍNDICE INTRODUÇÃO... 3 DESCRIÇÃO DOS SERVIÇOS... 3 METODOLOGIA E CRONOGRAMA... 5 Metodologia... 5 Cronograma... 7 REQUISITOS... 8 PREÇO E CONDIÇÕES... 9 Preço... 9 Condições Financeiras... 9 Validade da Proposta... 9 ASSINATURA DA PROPOSTA... 9 ANEXOS INFORMAÇÕES E DOCUMENTAÇÃO 2

3 INTRODUÇÃO A [designação da escola] (adiante designada por [sigla da Escola]) tem como actividade a Educação e está integrada na Direcção Regional da Educação da Secretaria Regional da Educação e Ciência. A Escola presta contas de acordo com a Instrução n.º 1/2004 do Tribunal de Contas, publicada no Diário da República n.º 38, II Série, de 14 de Fevereiro de 2004, tendo por base o Plano Oficial de Contabilidade Pública para o Sector Educação (adiante designado por POC- Educação), aprovado pela Portaria n.º 794/2000, de 23 de Setembro. A presente proposta contempla o fornecimento de serviços de apoio remoto à execução da contabilidade POC-Educação para o exercício de Os serviços objecto da presente proposta compreendem 2 (duas) entidades contabilísticas (a Escola e o Fundo Escolar) e têm como pressuposto a utilização da aplicação informática GESTOR. DESCRIÇÃO DOS SERVIÇOS Os serviços englobam o seguinte conjunto de tarefas: Análise da execução da contabilidade de acordo com os procedimentos, critérios e princípios definidos no POC-Educação; Ajustamento do plano de contas nas bases de dados integradoras de modo a garantir-se que é o mais adequado às características operacionais e contabilísticas; Ajustamento da configuração do sistema contabilístico nas bases de dados integradoras, nomeadamente das equivalências e do classificador de despesas; Análise e confirmação, por amostragem, das classificações patrimoniais dos processos de despesa decorrentes da aquisição de bens e serviços, das despesas processadas por fundo de maneio e por abonos a pessoal, das operações de tesouraria e das guias de receitas, bem como sugestão de revisões e recomendações quando se justificar; Sugestão, análise e confirmação da classificação patrimonial das operações contabilísticas resultantes de eventos sem expressão orçamental: registo de saldos iniciais, de operações de acréscimos e diferimentos e de amortizações e provisões; Análise dos balancetes e das demonstrações financeiras com vista a identificarmos possíveis erros e omissões e propor as alterações consideradas necessárias; 3

4 Elaboração de relatórios de incidências e recomendações com vista a melhorar a execução da contabilidade segundo o POC-Educação. Prevê-se efectuar um relatório relativo à execução da contabilidade do primeiro semestre e outro relativo à execução da contabilidade do segundo semestre por cada base de dados a analisar; Apoio ao encerramento das contas e à preparação e organização da conta de gerência de acordo com a Instrução n.º 1/2004 do Tribunal de Contas, publicada no Diário da República n.º 38, II Série, de 14 de Fevereiro de 2004, tendo por base o POC-Educação; Apoio na preparação das notas anexas às demonstrações financeiras. As tarefas a realizar no âmbito do ajustamento da configuração do sistema contabilístico são as seguintes: Estabelecimento ou revisão das equivalências entre contas bancárias, entidades de tesouraria, classificação económica das despesas e receitas públicas e contas do plano de contas; Configuração e adaptação do classificador de despesas. Trata-se de um conjunto de descritores de despesas a partir dos quais os processos de despesa são classificados para efeitos orçamentais e patrimoniais; Associação de contas do plano de contas aos descritores de despesas do classificador de despesas. 4

5 METODOLOGIA E CRONOGRAMA Metodologia O apoio à execução da contabilidade segundo o POC-Educação será efectuado nas instalações da SNN a partir do seu estabelecimento em Ponta Delgada. Quando se revelar necessário solicitar-se-á às Escolas esclarecimentos e cópias dos documentos de modo a apoiar a análise e permitir a conclusão dos lançamentos pendentes. Pela natureza do serviço, a análise das classificações económicas (orçamentais) e patrimoniais, em particular das propostas de despesa e das guias de receita, será efectuada a partir dos descritivos dos registos informáticos na aplicação GESTOR. Quando for necessário e fundamental para a execução dos serviços propostos, solicitar-se-á esclarecimentos e cópias de documentos. Relativamente às operações relacionadas com abonos a pessoal e fundo de maneio, a SNN poderá ter necessidade de solicitar cópias do suporte documental e/ou o preenchimento de determinados mapas e modelos (em formato electrónico) preparados especificamente para o efeito (a utilizar apenas nas situações em que se entender que a produção dos esclarecimentos por escrito e/ou o envio de cópias dos documentos possa ser morosa). A metodologia que se preconiza, reflectida na figura adiante, será a seguinte: 1. Quando solicitado pela SNN, a Escola enviará as bases de dados das Escolas. Durante o período de análise a Escola não poderá utilizar as bases de dados. 2. A SNN procederá a um diagnóstico exaustivo da situação e dos aspectos que careçam de esclarecimento. Caso seja necessário, serão solicitados à Escola esclarecimentos e cópias de documentos, bem como o preenchimento de determinados mapas ou modelos (em suporte electrónico) se tal se revelar fundamental para a execução dos serviços. 3. Uma vez na posse dos esclarecimentos e dos elementos solicitados e concluída a análise da informação recolhida, se se justificar efectuar ajustamentos ou correcções nas bases de dados, a SNN procederá em conformidade. 4. O tempo de utilização pela SNN de cada uma das bases de dados não excederá 2 (dois) dias úteis para a análise do primeiro semestre e 3 (três) dias úteis para a análise do segundo semestre e encerramento das contas. 5. Concluída a análise das bases de dados seguir-se-á o seu envio e a SNN contactará a Escola no sentido de a informar acerca da sua disponibilização. 5

6 6. Após o envio das bases de dados, serão enviados os relatórios com a descrição da situação, incidências e recomendações no sentido de melhorar a execução da contabilidade, bem como a conta de gerência em formato digital. Esquema metodológico do serviço de apoio remoto 6

7 Sempre que devido a erros, omissões e insuficiências da aplicação GESTOR, não for possível cumprir os objectivos e os prazos estabelecidos na presente proposta, a SNN informará por escrito a Escola com indicação pormenorizada dos motivos. Cronograma O cronograma da tabela seguinte mostra os meses e as tarefas a realizar. MESES FASES TAREFAS CRONOGRAMA DA ANÁLISE À EXECUÇÃO DA CONTABILIDADE Julho, Agosto ou Setembro de N (ano económico da análise) I Análise da contabilidade do primeiro semestre Primeira fase em que se prevê analisar a execução da contabilidade relativa ao primeiro semestre. Prevê-se no máximo 2 (dois) dias úteis por base de dados. Durante este período a Escola não poderá utilizar a base de dados. Concluída a análise das bases de dados, as mesmas serão enviadas para a Escola que será notificada do facto. No prazo de uma semana serão enviados os relatório com a descrição da situação, incidências e recomendações. Fevereiro ou Março de N+1 (ano subsequente ao da análise) II Análise da contabilidade do segundo semestre Segunda fase em que se prevê analisar a execução da contabilidade relativa ao segundo semestre. Esta análise incluirá também as operações de encerramento de contas. Prevê-se no máximo 3 (três) dias úteis por base de dados. Durante este período as Escolas não poderão utilizar a base de dados. Concluída a análise das bases de dados, as mesmas serão enviadas para a Escola que será notificada do facto. No prazo de uma semana serão enviados os relatório com a descrição da situação, incidências e recomendações. Fevereiro ou Março de N+1 (ano subsequente ao da análise) III Conclusão Preparação e organização da conta de gerência de acordo com a Instrução n.º 1/2004 do Tribunal de Contas, publicada no Diário da República n.º 38, II Série, de 14 de Fevereiro de 2004, tendo por base o POC-Educação Apoio na preparação das notas anexas às demonstrações financeiras Entrega da conta de gerência à Escola em formato digital 7

8 REQUISITOS A execução da contabilidade de acordo com o POC-Educação e a produção das demonstrações financeiras na aplicação informática GESTOR está condicionada à execução do seguinte conjunto de operações: Registo, processamento e pagamento de propostas de despesas relacionadas com a aquisição de bens e serviços; Registo, processamento e pagamento de folhas de abonos a pessoal e de folhas de fundo de maneio; Registo das requisições de fundos ou dos pedidos de libertação de créditos, registo de liquidações e cobranças de guias de receita e registo e pagamento de operações de tesouraria; Registo de todas as entradas e saídas de fundos sem expressão orçamental; Elaboração das conciliações bancárias, garantindo que os saldos de tesouraria (saldos das contas bancárias da aplicação GESTOR) são coincidentes com os saldos bancários à data de 31 de Dezembro, depois de considerados os valores em trânsito; Conclusão de todos os lançamentos da contabilidade patrimonial que se encontrem pendentes; Envio dos documentos solicitados conforme constam do anexo APOIO REMOTO À EXECUÇÃO DA CONTABILIDADE POC-EDUCAÇÃO INFORMAÇÕES E DOCUMENTAÇÃO Considera-se como requisito que as Escolas executarão previamente aquelas operações em tempo útil de modo a permitir-nos cumprir os objectivos e os prazos, sendo que todas as operações relativas ao primeiro semestre devem estar concluídas no máximo até ao final de Julho e as do segundo semestre até ao dia 15 de Fevereiro. 8

9 PREÇO E CONDIÇÕES Preço O preço é de [x] (extenso euros), acrescido de IVA à taxa legal em vigor, actualmente de 15%, no valor de [y] (extenso euros) perfazendo um total de [z] (extenso euros). Condições Financeiras Prevemos 2 (dois) pagamentos no valor de [x/2] (extenso euros), acrescidos de IVA à taxa legal em vigor, actualmente de 15%, no valor de [y/2] (extenso euros), perfazendo um valor total de [z/2] (extenso euros). Cada um dos pagamentos deverá ocorrer nos meses de Junho e Dezembro de ano. Validade da Proposta A validade da proposta é de 60 (sessenta) dias a contar da sua data. ASSINATURA DA PROPOSTA Lisboa, dia de mês de ano. José Nóbrega (Direcção-Geral) 9

10 SNN SERVIÇOS DE GESTÃO APLICADA, LDA Urbanização do Falcão Lote 501, R/C, G Pontinha Lisboa T M F E W Urbanização do Falcão Lote 501, R/C, G Pontinha Lisboa

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