Trabalho de Conclusão de Estágio

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1 SAMANTHA ANSELMO DA SILVA GAYA Trabalho de Conclusão de Estágio CONTROLE DE ESTOQUE DE MERCADORIAS DA FARMAIS NOITE E DIA 24 HORAS Relatório Final desenvolvido para o Estagio Supervisionado do Curso de Administração do Centro de Ciências Sociais Aplicadas da Universidade do Vale do Itajaí. ITAJAI SC., 2007

2 2 Ao Criador que em vossa infinita bondade, me concedeu saúde e perseverança em busca de um ideal. Aos meus pais que foram meus primeiros mestres, abnegados lutadores, e que sempre estiveram do meu lado, apoiando e incentivando-me. Ao meu orientador de estágio, Prof. pelos seus ensinamentos, por sua amizade e apoio em todos os momentos. Enfim, a todos que direta ou indiretamente contribuíram para a realização do mesmo.

3 3 Se desejam ter o que fazer no futuro, precisam ser capazes de demonstrar a maneira clara, precisa e convincente como podem agregar valor. A resposta, aliás, a única: ter um projeto. Não qualquer Projeto, mas sim um que se inclua naquilo que eu e meus colegas batizamos de Grandes Projetos : Projetos que agregam valor, que são importantes, que fazem diferença, que deixam um legado, que transformam você numa estrela. (PETERS, Tom, 1999).

4 4 EQUIPE TÉCNICA a) Nome do estagiário Samantha Anselmo da Silva Gaya b) Área de estágio Materiais c) Supervisor do campo Agatha Cristina A. S. Gaya d) Orientador de estagio Prof. Guido Renato Miranda e) Responsável pelos Estágios em Administração Prof. Eduardo Krieger da Silva

5 5 DADOS DE IDENTIFICAÇAO DA EMPRESA a) Razão social Farmácia Noite e Dia b) Endereço Av. do Estado, 1690 c) Setor de desenvolvimento do estagio Saúde d) Duração do estágio 240 horas e) Nome e cargo do supervisor de campo Agatha Gaya, proprietária f) Carimbo e visto da empresa

6 6 AUTORIZAÇÃO DA EMPRESA Itajaí, 10 de Dezembro de 2007 A Empresa Farmácia Noite e Dia, pelo presente instrumento, autoriza a Universidade do Vale do Itajaí - UNIVALI, a publicar, em sua biblioteca, o Trabalho de Conclusão de Estágio executado durante o Estágio Supervisionado, pela acadêmica SAMANTHA ANSELMO DA SILVA GAYA. Agatha Cristina A. S. Gaya

7 7 GAYA, Samantha Anselmo da Silva. Controle de Estoque de Mercadorias da Farmais Noite e Dia 24 Horas TCE Trabalho de Conclusão de Estágio. (graduação). Curso de Administração, Universidade do Vale do Itajaí, Itajaí. Nesta fase de muita concorrência dentro do mundo dos negócios, com o aumento crescente no grau de exigências do mercado consumidor e também no nível de competitividade dos comércios interno e externo a qualidade e o aprimoramento dos processos da empresa são vitais para o bom desempenho e o alcance dos objetivos. É notável que cada vez mais, as empresas num contexto geral, estão priorizando, além de maximizar os lucros, atender e controlar o acompanhamento de seus planejamentos, ou seja, através do mesmo reduzir eventuais desvios ou ainda antecipar possíveis mudanças do mercado. Portanto, uma boa administração dos estoques é essencial como vantagem competitiva e desenvolvimento diante da concorrência, visto que além dos estoques, segundo muitos estudiosos, ter a função de funcionar como reguladores do fluxo de negócios, a administração dos estoques e o processamento do pedido são fatores preponderantes na geração de custos e níveis de eficiência e eficácia dos objetivos que se deseja alcançar junto aos clientes. Sendo assim, este estudo apresenta, através de uma pesquisa descritiva qualitativa com observação participante, analisar e propor melhorias no controle de estoques da Farmais Noite e Dia 24 horas, possibilitando que a empresa participe do mercado com vantagem competitiva. Palavras-chave: Controle de Estoque. Técnicas de Gestão. Vantagem Competitiva.

8 8 SUMÁRIO RESUMO 1. INTRODUÇÃO Problema de Pesquisa Objetivos Aspectos Metodológicos Caracterização do projeto Contexto e participação Instrumentos e procedimentos de coleta de dados Tratamento e análise de dados REVISÃO BIBLIOGRÁFICA Administração Administração de Materiais Definição de Logística Logística atual Áreas da logística Estoque Objetivos e custos de estoque Custo de manutenção ou armazenagem de estoque Custo de compras/aquisição/pedidos Custo da falta Controle de nível de estoque Manutenção de altos níveis de estoques Manutenção de baixos níveis de estoques A Curva ABC usada no Gerenciamento de Estoques DESENVOLVIMENTO DA PESQUISA DE CAMPO Contexto da Empresa Resultados da Pesquisa Software utilizado pela Farmais Produto Demanda dos produtos e a Curva ABC Identificando os processos de compras e recebimento dos produtos Compras Recebimento Analisando o processo de saída do produto da empresa Caracterizando o setor de estoque da Farmais Armazenagem Sugestões CONSIDERAÇÕES FINAIS...59 REFERÊNCIAS...61 DECLARAÇÃO DE DESEMPENHO DE ESTÁGIO...64 ASSINATURA DOS RESPONSÁVEIS...65 ANEXOS: Planilhas desenvolvidas para a Curva ABC...66

9 9 1 INTRODUÇÃO A relevância da Administração tem se apresentado nos últimos dois séculos, de relevante importância para a evolução das organizações e da sociedade. Desde a Administração científica até o momento atual percebe-se o quanto a ciência contribui para consolidação da nossa sociedade. De acordo com Maximiano (2000, p. 25) A administração é processo ou atividade dinâmica, que consiste em tomar decisões sobre objetivos e recursos. A meta principal de uma empresa é sem duvida maximizar lucros sobre o capital investido em fábricas e equipamentos, financiamentos de vendas, reserva de caixa, estoque. Espera-se então, que o dinheiro que está investido em estoques seja facilitador necessário para a produção e o bom atendimento das vendas. A função da administração de estoques é justamente maximizar este efeito facilitador de vendas não realizadas e o ajustamento da produção. Entende-se por política de estoques o conjunto de atos diretivos que estabelecem, de forma global e específica, princípios, diretrizes e normas relacionadas ao gerenciamento. Em qualquer empresa, preocupação da gestão de estoques está em manter o equilíbrio entre as diversas variáveis componentes do sistema, tais como: custos de aquisição, de estocagem, nível de atendimento das necessidades dos usuários consumidores. A administração de materiais se preocupa com as compras de mercadorias, se estão disponíveis no instante correto para atender as necessidades da operação, que esses produtos sejam comprados pelo menor preço e que a entrega seja mais rápida, com maior prazo de pagamento. O sucesso empresarial é resultado de uma série de decisões estratégicas que atua em todos os departamentos da empresa. Na logística assim como em outras áreas da empresa, presenciamos uma verdadeira revolução tecnológica em termos de disponibilidade de informação e meios de comunicação eficazes e eficientes. Neste sentido, dois aspectos são apontados por vários estudiosos, como relevantes para a permanência das organizações no ambiente em que estão inseridas. O primeiro tem relação em prever o futuro, o que nesse novo contexto,

10 10 pode fornecer indicações de caminhos seguros para a organização trilhar. O segundo, inclui a capacidade da organização em agregar valor aos seus produtos e serviços, o que leva a organização a gerenciar não só aspectos financeiros, mas também qualidade, inovação e outros atributos. A valorização da logística na estratégia empresarial, tendo uma visão de processo sistêmico, através de planejamento, organização e controle efetivo das atividades, promove o melhor nível de rentabilidade nos serviços e distribuição aos clientes e consumidores. A logística agrupa, portanto, atividades relacionadas ao fluxo de mercadorias (produtos), informações e serviços, cujas atividades primárias são o transporte, a manutenção de estoques e o processamento de pedidos, ao qual contribuem com a maior parte do custo total e são essenciais para o cumprimento da tarefa logística. Com o aumento no mercado varejista farmacêutico atualmente em Balneário Camboriú, a empresa percebe cada vez mais a importância de trabalhar com a menor perda possível, assim identifica-se a necessidade de controlar precisamente seu estoque, buscando assim menos desperdício, facilidade nas compras, oferecer também segurança contra furtos internos e externos. Sendo assim, frente ao contexto apresentado, a proposta de um plano para controlar os estoques da Farmais Noite e Dia, trata de uma questão chave dentro das empresas, uma vez que a utilização de controle de estoque preciso dificilmente terá perdas grandes. 1.1 Problema de Pesquisa Quais os fatores da logística que influenciam na eficiência de controle de estoque de uma Farmais Noite e Dia 24 horas? O presente trabalho proporciona o desenvolvimento e aplicação de conhecimentos adquiridos durante o curso de Administração e uma experiência prática para o aluno, destacando a importância estratégica para essa empresa da área farmacêutica com a utilização de um projeto, proporcionando uma oportunidade de futura implementação, buscando um controle mais correto, minimizando perdas. A empresa ambiciona uma grande participação no mercado, para tanto é necessário

11 11 o desenvolvimento de uma visão e estratégias profissionalizadas. Visto que nunca foi realizado algum estudo envolvendo a administração de estoques nesta empresa se estará apresentando dados até então novos, o que caracteriza a originalidade do estágio. O estágio será viável, pois a empresa fornecerá todas as condições para que a mesma seja efetuada, além das transparências das informações, poderá ser coletada no software da empresa, e nos arquivos a situação de fato. Para a empresa há um grande interesse em desenvolver tal estágio, não limitando, portanto, qualquer gasto, enquanto para a acadêmica, torna-se importante porque será colocado em prática a teoria estudada, além disso, o estágio promove assimilação dos conceitos e desenvolve o senso critico e analítico. 1.2 Objetivos Este trabalho de estágio tem como objetivo geral propor melhorias no controle de estoques da Farmais Noite e Dia 24 horas. São os seguintes os objetivos específicos: caracterizar o software usado pela empresa; identificar os processos de entrada e saída dos produtos; estudar a curva ABC do estoque da empresa; viabilizar programa de contagem periódica para análise de desvio de estoque;

12 Aspectos Metodológicos Existem diversos enfoques para a conceituação de metodologia, Gil (1999) define que os métodos gerais procuram levar o pesquisador a objetividade que se faz necessária para se chegar os fatos sociais, ou seja, uma ordem que se segue na investigação da verdade, assim sendo, a metodologia traça o caminho para se desenvolver uma pesquisa Caracterização do projeto Este trabalho de estágio com o objetivo de analisar o controle de estoque da Farmais Noite e Dia se caracteriza com tipologia de análise formativa, pois, pretende-se analisar a situação atual e propor melhorias no processo, a qual Roesch (1999), descreve como sendo um tipo de pesquisa que visa melhorar ou aperfeiçoar sistemas e processos. A função da avaliação formativa, numa perspectiva ampla, supõe uma ação do avaliador em direção ao desenvolvimento e crescimento do avaliado. Dessa forma, o presente trabalho delineia-se quanto aos seus propósitos, baseado em Roesch (1999), como pesquisa descritiva qualitativa. Com relação aos meios da investigação, e a técnica de coleta de dados, caracteriza-se como observação participante, que, segundo Gil (1999), expõe como um dos mais utilizados nas ciências sociais dos mais modernos com alto grau de precisão. Diante do exposto acredita-se que o presente estudo fica devidamente adequado quanto aos seus objetivos. A pesquisa caracteriza-se como qualitativa. Para Richardson (1999) a pesquisa qualitativa tem como objetivo, situações complexas, determinando o problema, analisando a interação de certas variáveis, dando possibilidade de compreender e classificar os processos dinâmicos vividos por grupos sociais, a prioridade depende da natureza do fenômeno analisado e o material que os métodos permitem coletar.

13 Contexto e participação A empresa Farmais Noite e Dia 24 horas foi escolhida para validar o presente estudo que teve como objetivo analisar e propor melhorias no controle de estoque. A acadêmica por meio da observação participativa, consultas documental e questionamentos informais levantará dados referentes ao tema pesquisado junto à população do estudo, a qual será composta pelo público interno da Farmácia, ou seja, a proprietária, o gerentes e funcionários, que compõem o quadro funcional dependendo da necessidade, também com o público externo como, por exemplo, os fornecedores. Assim se pode considerar que o caso para validar o modelo foi escolhido através de amostragem intencional. De acordo com Roesch (1999, p.138), [...] uma população é um grupo de pessoas ou empresas que se interessa entrevistar para o propósito especifico de um estudo. Uma população é um grupo de pessoas ou empresas que interessa entrevistar para o propósito específico de um estudo. Entretanto, acredita-se que o melhor processo utilizado foi o de amostra intencional: escolhidos casos para a amostra que representem o bom julgamento da população/universo. Oliveira (2001) ressalta que a amostragem é uma etapa importante no delineamento da pesquisa e pode determinar a validade dos dados obtidos. Na presente pesquisa, foram utilizadas informações resgatadas com indagações em uma amostra intencional por conveniência. Tal tipo de amostra acontece quando o pesquisador seleciona os membros da população mais acessíveis. A amostra intencional é classificada como sendo não probabilística por Mattar (1996). Isto gera a impossibilidade de generalização de resultados, mas pode ser útil e até mesmo preferível em relação à amostra probabilística em uma série de situações (OLIVEIRA, 2001, p. 4).

14 Instrumentos e procedimentos de coleta de dados Para Marconi & Lakatos (1996, p. 57), o levantamento de dados, primeiro passo de qualquer pesquisa científica, é feito de duas maneiras: pesquisa documental (fontes primárias) e pesquisa bibliográfica (fontes secundárias). Para as autoras, a característica da pesquisa documental é que a fonte de coleta de dados está restrita a documentos escritos, que constituem o que se denomina de fontes primárias. Essas podem estar à disposição do pesquisador no momento em que o fato ou fenômeno ocorre, ou depois. Pretende-se com o auxílio da pesquisa documental analisar situações de problemas relacionados ao controle de estoque. Assim, será efetuado um levantamento e a análise dos dados contidos nos documentos da empresa, tais como seu organograma e seus diversos relatórios de análise de demanda, controle de pedido, inventário, entrada por fornecedores, margem de contribuição, posição semanal (recebimentos e pagamentos), controle de estoque, balancete simplificado, apuração de preços, livros fiscais, comissão de vendedores, vendas, entre outros. Além disso procurar-se-á conhecer o programa de gestão empresarial em uso. Os dados utilizados neste estudo foram obtidos por intermédio de fontes primárias, compreendendo os documentos colocados à disposição da pesquisadora pela proprietária e gerente da empresa objeto de estudo; fontes secundárias, compreendendo o material bibliográfico já publicado sobre o tema de estudo, ou seja, livros, revistas, relatórios de pesquisas, monografias, teses, etc., e, pesquisa de campo, compreendendo a observação dos fatos e fenômenos que ocorreram espontaneamente, realizada por meio de entrevista e observação participante, que, segundo Roesch, (1999) a observação é uma técnica para conseguir informações e utiliza os sentidos na obtenção de determinados aspectos da realidade, permitindo interpretar os processos, levantando o dimensionamento e a necessidade. Segundo Marconi e Lakatos (1996, p. 82), [...] a observação participante consiste na participação real do pesquisador com a comunidade ou grupo. Ele se incorpora ao grupo, confunde-se com ele. Fica tão próximo quanto um membro do grupo que está estudando e participa das atividades normais deste. Destaca-se que essa inserção se dá de uma maneira natural. Assim, o pesquisador, ao mesmo tempo que participa das atividades rotineiras de um grupo, realiza a sua pesquisa. Dessa forma, é possível ao pesquisador fazer com que as pessoas confiem nele e compreendam o objetivo e a importância da investigação.

15 15 Neste trabalho, empregou-se a entrevista do tipo semi-estruturado ou despadronizado. A entrevistadora, de posse de um roteiro com questões abertas relativas ao tema, teve a liberdade de questionar razões e motivos, direcionando a conversação para os assuntos que considerava mais adequados, sem estar atrelada a uma estrutura formal Tratamento e análise de dados Neste trabalho de estágio é importante voltar o delineamento da pesquisada e que esta seja definida de uma forma clara, ou seja, explicar o tipo de estudo que será usado, recorrendo a ajuda de computadores. Para uma análise qualitativa das informações coletadas, o tratamento dos dados foi elaborado a partir da análise de conteúdo, que segundo Roesch (1999) permite que o pesquisador avalie com profundidade e detalhes os eventos da implementação de um programa na empresa. A tabulação será apresentada em forma de textos explicativos e conclusivos, utilizando o software Microsoft Word, e planilhas Microsoft Excel, onde se desenvolveram quadros e tabelas, a fim de buscar sintetizar dados e observação de modo que se tornem mais compreensivos, para a visualização dos resultados. O principal modelo proposto para análise deste trabalho é o sistema de classificação ABC, a aplicação deste modelo tem por objetivo dar base para a pesquisa, pois são estratégias de análises reconhecidamente eficazes, passiveis de serem seguidos, aplicadas e adaptadas as diversas situações que se pode encontrar no desenvolvimento desta. Dessa forma, os dados foram identificados, descritos e confrontados com as informações levantadas no referencial teórico. Foram ainda organizados e analisados de forma a permitir extrair respostas às questões de pesquisa e assim alcançar os objetivos propostos.

16 16 2 REVISÃO BIBLIOGRÁFICA As atividades de administração de materiais são bastante complexas e completamente interrelacionadas, cada atividade é parte do processo. Segundo Martins e Alt (2000) a administração dos recursos materiais engloba a seqüência de operações que tem seu início na identificação do fornecedor, na compra do bem, em seu recebimento, transporte interno e acondicionamento, em seu transporte durante o processo produtivo, em sua armazenagem como produto acabado e, finalmente, em sua distribuição ao consumidor final. Assim relaciona-se abaixo a seqüência de operações desde a identificação do fornecedor até o consumidor final: 1. Cliente. 2. Sinal de demanda 3. Identificar fornecedor 4. Comprar materiais 5. Transportar 6. Recebimento de armazenagem 7. Movimentação interna 8. Armazenagem do produto acabado 9. Expedição 10. Transporte (MARTINS & ALT, 2000, p.5). Independente da área selecionada, o trabalho deve ser feito voltado para o lado de uma administração profissional a quem cabe o gerenciamento, o controle e a direção da organização de suas áreas específicas. Desta maneira o administrador prevê, planeja, organiza, comanda e controla o funcionamento, visando aumentar a produtividade, rentabilidade e controle dos resultados. 2.1 Administração Dentre inúmeras mudanças nas empresas, de uma forma geral a administração surge com o intuito de fornecer informações que favoreçam as empresas inseridas em um mundo cada vez mais globalizado. Ao longo de toda história o homem sempre possuiu inteligência para inventar maneiras de melhor

17 17 utilizar seus esforços e conseguir os melhores resultados para a sua vida pessoal e profissional. Como pessoa, um administrador tem seu dia-a-dia cheio de decisões que tem que ser tomadas, envolvendo assim todo o conteúdo do administrativo. Ressalta Maximiano (2000, p.22) que a tarefa de tomar decisões sobre a definição de objetivos e a utilização dos recursos necessários para atingi-los chama-se administração. A administração pode ser considerada como sendo em primeiro lugar a ação para o desenvolvimento da empresa ou para a tomada de decisão. Segundo Maximiano (2000, p.26) a administração é um processo de tomar decisões e realizar ações que compreende quatro processos principais interligados: planejamento, organização, execução e controle. A administração também combina um objetivo determinado com a facilitação de sua utilização para atingir as metas da empresa. Alcançando ações de maneira coerente a utilizar seus recursos e realizando os objetivos pela empresa almejada, sendo que, o estudo da administração é propriamente o impacto sobre o desempenho das organizações. A administração é simplesmente fazer algo que possa ser inovador, flexível e criativo. Este setor foi dividido em grandes áreas: administração financeira, administração de recursos humanos, administração da produção, administração mercadológica, organização sistemas e métodos e administração de materiais. Todas as atividades empresariais envolvem recursos financeiros que se destinam para obtenção de lucros, a função financeira compreende um conjunto de atividades relacionadas com a gestão dos fundos movimentados por todas as áreas da empresa, sendo responsável pela obtenção dos recursos necessários e pela formulação de uma estratégia voltada para otimização do uso desses fundos, essa função também contribui significativamente para o sucesso do empreendimento (BRAGA, 1989). Gitmam (2001) define finanças como a arte e a ciência de administrar fundos. Onde quase todos os indivíduos e organizações obtêm receitas ou levantam fundos, gastam ou investem. Finanças abrangem processos, instituições, mercados e investimentos envolvidos na transferência de fundos entre pessoas, empresas e governos.

18 18 Administração financeira ajuda a empresa a manterem seus negócios e funcionando de acordo com os padrões e as necessidades das mesmas. Manter o negócio em operação significa usar da melhor forma os fundos de recursos obtidos. De acordo com Kawasnicka (1987) o sistema global da administração financeira está baseado nas decisões de investimento e a decisão de distribuição, de lucros e de financiamentos. A função de administração de pessoal está diretamente direcionada a área de departamento de recursos humanos que procura desenvolver a empresa e os funcionários que nela trabalham através de recursos, selecionando e desenvolvendo todo o potencial desses colaboradores. As pessoas trazem para a organização suas habilidades, conhecimentos, atitudes, comportamentos, percepções etc. Sejam diretores, gerentes, funcionários, operários ou técnicos, as pessoas desempenham papéis altamente diferentes, os cargos dentro de uma hierarquia da autoridade e de responsabilidade existente na organização. Ademais, as pessoas são extremamente diferentes entre si, constituindo um recurso altamente diversificado em face das diferenças individuais de personalidade, experiência, motivação etc. (CHIAVENATO, 1999, p. 141). A administração de produção é uma função muito importante na organização, porque se mal administrada afeta diretamente o nível pelo qual ela satisfaz a seus consumidores, tendo impacto sobre a produção de bens e serviços. (SLACK, 1997). Para Erdmann (2000), é a geração de produtos que podem variar desde ferramentas e maquinaria até a recreação ou informação, isto é, desde bens até serviços, é, portanto o resultado prático, material ou imaterial, gerado intencionalmente por um conjunto de fatores, para ter uma utilidade. A Administração mercadológica tem como objetivo gerir e sustentar a política da demanda do mercado em função da empresa, preocupando-se em desenvolver e analisar todas as suas áreas. Desenvolver planos relacionados aos setores de planejamento de vendas, projetos de novos produtos, plano de distribuição dos produtos, previsão dos recursos humanos necessários, pesquisa de mercado, análise das tendências do consumidor e plano de promoção e propaganda. Marketing é o processo de planejamento e execução desde a concepção, apressamento, promoção e distribuição de idéias, mercadorias e serviços para criar trocas que satisfaçam os objetivos individuais e organizacionais (COBRA, 1992, p. 34).

19 19 De acordo com Rocha (2001) assim define-se Organizações Sistemas e Métodos (OSM) como uma função mista das funções de organizar e planejar uma empresa, desenvolvendo uma estrutura de recursos e operações, para poder ser determinado os planos que a empresa traçou e, consecutivamente, seus métodos. A OSM definitivamente realiza um trabalho importante dentro das organizações, pontos específicos, localizados no interior das estruturas organizacionais ajudando assim para uma melhor compreensão da estrutura da empresa. 2.2 Administração de Materiais A administração de materiais tem como responsabilidade o planejamento e o fluxo de materiais e seus objetivos principais são maximizar a utilização dos recursos da empresa e fornecer o nível requerido de serviço ao consumidor. Definindo de maneira mais ampla a administração de materiais, sabe-se que esta estabelece conceitos e aquisições sobre a compra de produtos desempenhando um papel de ajudar na parte de estocagem e na própria entrega do produto. A administração de materiais deve planejar as propriedades da empresa para atender a demanda. A capacidade é a habilidade do sistema de produzir ou entregar bens. Prioridade e capacidade devem ser planejadas e controladas para atender a demanda de consumidores e custo mínimo. (ARNALD, 1999, p.31). De acordo com análises essa definição acima, de administração de materiais, ainda pode ter incluído o planejamento da produção e dos tempos necessários para vários processos, o controle de estoques, inspeção de recebimento, entrada de produtos, estoques dos produtos acabados. De uma forma geral, as empresas, sem dúvida possuem idéias para maximizar mais ainda o lucro sobre o capital investido em sua empresa, sendo esses investimentos em fábricas, equipamentos, financiamentos de vendas e reserva de caixa ou em estoques. Os enfoques encontrados na administração de materiais são dirigidos a administração de recursos, sistemas de controle e de informações e processos. A

20 20 administração de recursos é uma parte baseada em técnicas que integram os elementos de tecnologia e otimização na integração de pessoas e na utilização de materiais e instalação ou equipamentos. De acordo com Martins (2000), as principais técnicas ligadas à administração de materiais são: JIT (Just in Time), que é um sistema que os fornecedores devem mudar os suprimentos a medida que eles vão sendo necessários na produção; o fornecedor preferencial, que é a técnica de selecionar fornecedores e garantir qualidade, eliminando testes de recebimento e garantindo feedback e correção de defeitos na fábrica do fornecedor; dentre outras várias técnicas existentes na administração de matérias. Na administração de materiais, a política de estoque também é algo importante, principalmente no que diz respeito a estabelecer padrões para medir controles de performance dos produtos que são entregues aos clientes. Conforme Dias (1995) na política de estoques administração controle da empresa deverá determinar ao departamento de controle de estoques o programa de objetivos a serem atingidos, metas da empresa quanto ao tempo de entrega de produtos ao cliente, a definição da rotatividade dos estoques, a especulação com relação aos estoques. Na verdade todos são Administradores de Materiais, só que não se percebe. Pense no abastecimento da sua própria casa: comprar mantimentos, produtos de limpeza, de higiene pessoal, vestuário, etc. Para isso, é necessário: saber comprar, para garantir a qualidade e a quantidade do que será consumido, ao menor custo; controlar, para evitar consumo desnecessário e não correr risco de falta; armazenar adequadamente, para evitar perdas (VIANA, 2000, p. 41). O objetivo de materiais é maximizar o investimento em estoques, aumentando o uso eficiente dos meios internos da empresa, diminuindo assim o capital investido. De acordo com Dias (1995) os estoques de produtos acabados, para quaisquer que sejam as decisões tomadas, terão influência sobre todos os tipos de estoques, é preciso repensar dentro da área de matérias, investir em produtos com maior rotatividade e que não fiquem parados no armazém. Pode-se dizer que administração de materiais é um conjunto de atividade que permite o planejamento e a operação de sistemas que envolvem as diversas etapas pelas quais passam tanto a matéria-prima como os produtos acabados, desde o fornecedor, as fases intermediárias, até o consumidor final.

21 Definição de Logística Dentre as várias definições dos autores, acredita-se que, Logística é a atividade que tem como objetivo, satisfazer as necessidades do cliente, entregando o produto no lugar certo, no tempo exigido, com a qualidade esperada, ao menor custo possível. Segundo a definição de Ballou (1993, p.24): A logística empresarial trata de todas as atividades de movimentação e armazenagem, que facilitam o fluxo de produtos, desde o ponto de aquisição da matéria-prima até o ponto de consumo final, assim como dos fluxos de informação, que colocam os produtos em movimento, com o propósito de providenciar níveis de serviço adequados aos clientes, a um custo razoável. Cristopher (1992), define a Logística como o processo de gerenciar estrategicamente a aquisição, movimentação e armazenagem de materiais, peças e produtos acabados (e os fluxos de informações correlatas) através da organização e seus canais de marketing, de modo a poder maximizar as lucratividades presente e futura através do atendimento dos pedidos a baixo custo. Em complementação, a Logística trata de todas as atividades de movimentação e armazenagem, do fluxo de produtos desde o ponto de aquisição da matéria-prima até o ponto de consumo final, e do fluxo de informações inerentes ao processo, almejando níveis de serviços adequados aos clientes a um custo razoável. Portanto, a Logística estuda como prover melhor o nível de rentabilidade nos serviços de distribuição aos clientes e consumidores. Consiste na missão principal da Logística de acordo com Ballou (1995) colocar as mercadorias ou os serviços no lugar e no instante corretos e na condição desejada, ao menor custo possível (BALLOU 1995, p.23) De acordo com Kobayashi (2002), Logística, é a atividade que deve oferecer aos clientes, artigos comerciais, produtos e serviços com rapidez, a baixos custos e com satisfação. Para Martins e Caixeta-Filho (2001), a logística empresarial, tem como objetivo, garantir a disponibilidade de produtos e materiais nos mercados e pontos de consumo com a máxima eficiência, rapidez e qualidade, e a custos controlados.

22 Logística atual No cenário atual a logística é um fator essencial para a empresa se sobressair perante a concorrência. O mundo globalizado trouxe consigo as exigências cada vez maiores dos consumidores e em função disso as empresas de todos os segmentos buscam se destacar melhorando seu desempenho com a ajuda da logística. O ambiente atual de competitividade acirrada, decorrente da queda de barreiras alfandegárias e globalização da economia, somados a um maior grau de exigência dos clientes, faz crescer em empresas industriais e de serviços à busca por melhores desempenhos, através da melhoria e seus sistemas produtivos e gerenciais. (VIANA, 2000, p.01). Segundo expressa Viana (2000), para boa parte das empresas em todo o mundo, os recursos e os consumidores estão espalhados em uma ampla área geográfica. Esse é o problema enfrentado pela logística: diminuir o hiato entre a produção e a demanda, de modo que os consumidores tenham bens e serviços quando e onde quiserem, e na condição física que desejarem. A logística tomou grande importância frente ao mercado no final da segunda guerra mundial quando a economia verificou que a tecnologia crescia de forma acirrada e que os processos atuais não davam suporte ao que o consumidor exigia. Nessa fase a descoberta de novos materiais e a miniaturização dos produtos em conjunto com a tecnologia exigiam que a logística fosse o suporte desses processos. A importância da logística no atual estado da economia mundial é crescente na medida em que se toma consciência de seu grande valor, fenômeno notado principalmente a partir do final da segunda guerra mundial, havendo também um enorme progresso da tecnologia e da descoberta de novos materiais, com a conseqüente miniaturização dos produtos. (ROCHA, 2001, p.03). Conforme Fleury, et al. (2000), a logística, até então restrita ao seu papel clássico de transportar, armazenar e disponibilizar bens para transformação e consumo, assumiu novo papel o de Logística empresarial, implementada de forma integrada, sob o conceito de gestão da cadeia de suprimentos (supply chain management). Profissionais devem estar preparados para identificar e utilizar recursos e processos que contribuam para o enfrentamento da concorrência na

23 23 sociedade capitalista. Para sobreviverem nesse mercado de acirrada competição, e serem bem-sucedidas, as organizações precisam desenvolver "vantagens competitivas" e implementar relações colaborativas na cadeia de suprimentos por meio de negociações produtivas. O resultado esperado deverá privilegiar o trinômio qualidade/produtividade/custos Áreas da logística Com o passar do desenvolvimento da logística surgiram os setores fazendo uma divisão por áreas. É uma forma de organização dos processos logísticos. A logística serve áreas desde o fabrico, a produção estoque e armazenagem, a distribuição, planejamento e administração dos transportes, sistema de processamento de pedidos, marketing e serviço ao cliente. Dentre outras áreas de menor importância. De todas as áreas da logística existem três atividades que são de suma importância para atingir o nível de serviço ao consumidor, são elas o transporte, manutenção dos estoques e processamento de pedidos. O transporte é uma das atividades logísticas mais importantes por ser a que tem a maior parcela dos custos logísticos. A manutenção dos estoques, pois a empresa precisa manter seu centro de distribuição em um ponto estratégico para que o produto esteja o mais próximo possível do consumidor final e em contrapartida precisa manter o seu nível de estoque o mais baixo possível já que uma maior quantidade sem giro gera custos adicionais para a empresa. E por fim o processamento de pedidos onde os custos são irrisórios em relação aos anteriores citados, mas é de suma importância por ser ela quem dá o inicio ao ciclo do pedidos que é o princípio das áreas da logística. Conforme expressa Dias (2006, p. 01), Identificamos assim, três atividades que são de importância primária para atingir os objetivos logísticos de custo e nível de serviço, estas atividades chaves são: Transportes - Refere-se aos vários métodos para se movimentar produtos. (...) Para a maioria das firmas, o transporte é a atividade logística mais importante simplesmente por que ela absorve, em média, de um a dois terços dos custos logísticos. Manutenção dos estoques - O estoque agrega valor de tempo. A administração de estoques envolve

24 24 manter seus níveis tão baixos quanto possíveis, ao mesmo tempo em que provê a disponibilidade desejada pelos clientes. Processamento de Pedidos - Processamento de pedidos é uma atividade logística primária. Sua importância deriva do fato de ser um elemento critico em termos do tempo necessário para levar bens e serviços aos clientes. A escolha da estratégia para um sistema logístico fornece um esquema e um plano de decisões específicas sobre a matéria. Saber escolher a estratégia acertada é muitas vezes mais significante do "ponto de vista financeiro e do cliente, do que a otimização de questões menos pertinentes" (VALVET, 2002, p. 1). 2.4 Estoque Os estoques são materiais e suprimentos que uma empresa ou instituição mantém, seja para vender ou para fornecer insumos ou suprimentos para o processo de produção. Todas as empresas e instituições precisam manter estoques. Slack (1997) define estoque como a acumulação armazenada de recursos materiais em um sistema de transformação. Mas o mesmo autor lembra que estoque também é usado para descrever qualquer produto armazenado. Contudo, Viana (2000) apresenta entre outras, uma definição mais simples e generalista para estoque, definindo-o como uma reserva para ser utilizada em tempo oportuno. Uma boa explicação do motivo da formação dos estoques também é dada por Slack (1997), segundo este autor, faz-se necessário a formação de estoques por que há diferença entre fornecimento e demanda. Essa desarmonia força a acumulação de materiais, de modo que quando o fornecimento for maior que a demanda, haverá acumulação de produtos. E quando o fornecimento for menor que a demanda, é justamente a quantidade acumulada que deve compensar a diferença até que a situação normalize-se. Considerada por muitos a base para o gerenciamento da cadeia de suprimentos, a definição de uma política de estoques depende de quatro questões colocadas por Wanke (2000): onde localizar os estoques: Esta decisão é referente à centralização ou à descentralização dos mesmos, vis-à-vis a análise de algumas dimensões relevantes, como o giro, o valor agregado e os níveis de

25 25 serviço exigidos pelo cliente final: quando pedir o ressuprimento: busca-se determinar se a empresa vai seguir ou não a metodologia sugerida pelo ponto de pedido: quanto manter em estoques de segurança: ao calcular o estoque de segurança como função das variabilidades na demanda e no lead time de ressuprimento, as empresas devem determinar se é possível reduzilo sem prejuízo para os níveis de disponibilidade de produto exigidos pelo mercado: quanto pedir: busca-se determinar se é mais adequado para uma empresa adotar a metodologia do lote econômico de compras ou implementar o regime de ressuprimento just in time. (FLEURY, WANKE & FIGUEIREDO 2000, p.187) A boa administração dos estoques é essencial como vantagem competitiva e seu desenvolvimento diante concorrentes da empresa. Os estoques têm a função de funcionar como reguladores do fluxo de negócios. Como a velocidade com que as mercadorias são recebidas unidades recebidas por unidade de tempo ou entradas é usualmente diferente da velocidade com que são utilizadas unidades consumidas por unidades de tempo ou saídas, há a necessidade de um estoque, funcionando como um amortecedor. Devido ao fato de não se conhecer a demanda futura e não havendo disponibilidade de suprimentos a todo momento, as empresas acumulam estoques para assegurar essa disponibilidade. Ballou (1995) descreve as finalidades de manutenção de estoques pelas empresas, destacando a melhoria do serviço ao cliente que consta do auxílio ao serviço do departamento comercial (vendas), quanto maior a demanda, maior a quantidades de mercadorias a serem entregues. Disponibilidade imediata de mercadorias ou tempos de ressuprimentos pequenos, mesmo quando a oferta é sazonal. Destaca também a economia de escala, em que os custos de aquisição são inversamente proporcionais ao volume de compra. Quanto maior o lote, menores serão os custos de frete (equivalente à carga do veículo), e preços das mercadorias ocasionada por descontos. O autor Ballou (1995) ainda ressalta a importância da proteção contra aumento de preços: compras efetuadas em grandes volumes diminuem o efeito do aumento de preços praticados pelos fornecedores, diga-se, em tempo de aumento inflacionário; bem como a proteção contra oscilações de demanda, englobando aqui a garantia de disponibilidade de mercadorias diante das incertezas do mercado e do tempo de entrega, deve-se manter um estoque adicional (estoque de

26 26 segurança); e, ainda a proteção contra contingências, sendo esta a garantia de disponibilidade de estoques contra contingências externas, incêndios, inundações, outros. O valor do estoque varia muito de uma empresa para outra e dependendo da forma como é avaliado, da mesma forma o estoque pode ser mais importante para uma do que para outra empresa. Os estoques são recursos ociosos que possuem um valor econômico e que estão destinados a suprir qualquer necessidade no momento certo gerando lucro, assim a sua viabilidade, desfazendo a atratividade deste investimento, conforme Viana (2000) e Francischini (2002). Pode-se afirmar então que, à medida que os estoques vão sendo utilizados, seu valor se converte em dinheiro, o que melhora o fluxo de caixa e o retorno sobre o investimento. Existe um custo de estocagem dos estoques, que aumentam os custos operacionais e diminui os lucros. Não é concebível, frente à concorrência, a necessidade de longos prazos para o atendimento das necessidades do cliente. A criação de estoques é a solução para esse problema, pois haverá disponibilidade dos materiais necessários no momento certo. Ou seja, conforme Martins e Alt (2000, p.137) Atender aos clientes na hora certa, com a quantidade certa e requerida, tem sido o objetivo da maioria das empresas. Assim, a rapidez e presteza na distribuição das mercadorias assumem cada vez mais um papel preponderante na obtenção de uma vantagem competitiva duradoura. Em contrapartida criação de estoques e sua manutenção acarretam custos e despesas que podem inviabilizar o atendimento do cliente num preço competitivo. Considerando que existem fortes motivos para a criação de estoques de materiais da mesma forma que existem para a extinção destes, deve-se trabalhá-los de forma racional e equilibrada, reduzindo-os ao mínimo possível sem comprometer o máximo de benefícios que o estoque pode oferecer Objetivos e custos de estoque O objetivo dos estoques é balancear os custos de manutenção de estoques,

27 27 custos de aquisição e de falta de estoques. Um dos principais desafios da logística é conseguir gerenciar a relação entre custos e o nível de serviço. Como o preço é um qualificador e o nível de serviço um diferenciador perante o mercado, os esforços assumem um papel preponderante nos custos da empresa. Para Ballou (1995) estes custos têm comportamentos conflitantes, visto que: [...] quanto maiores as quantidades estocadas, maiores serão os custos de manutenção. Será necessária menor quantidades de pedidos, com lotes maiores, para manter níveis de inventário [...] O objetivo é encontrar um plano de suprimento que minimize o custo total. (BALLOU, 1993, p.213). Segundo Ballou (2004, p. 249) as razões para manter estoques relacionamse com o serviço ao cliente ou com as economias de custo derivadas indiretamente dele. Ou ainda segundo esse autor, a necessidade de manter estoques acarreta uma série de custos à empresa, custos estes classificados por Balou (1993), em custos de manutenção, para Dias (2006) custos de armazenagem; o custo de aquisição ou compra (BALOU, 1993) ou custo de pedido (DIAS, 2006) e ainda, segundo ambos os custos de falta Custo de manutenção ou armazenagem de estoque As empresas, entretanto devem estar conscientes dos custos para manter estoques, pois a manutenção de estoques é considerada de suma importância para garantir competitividade. De acordo com Ballou (1993, p.123), Estão associados a todos os custos necessários para manter certa quantidade de mercadoria por um período de tempo. Segundo Dias (2006), todo e qualquer armazenamento de material gera determinados custos que são: juros; depreciação; aluguel; equipamentos de movimentação; deterioração; obsolescência; seguros; salários; conservação.

28 28 modalidades: Segundo ainda o autor, todos eles podem ser agrupados nas seguintes custos de capital (juros, depreciação); custos com pessoal (salários, encargos sociais); custos com edificação (aluguéis, impostos, luz, conservação); custos manutenção (deterioração, obsolescência, equipamento) Custo de compras/aquisição/pedidos Estes, conforme Ballou (1993, p.212), Estão associados ao processo de aquisição das quantidades requeridas para a reposição do estoque. Ou seja, uma ordem de compra envolve custos que originam no custo do pedido, como o transporte, custo de manuseio e por fim o preço da mercadoria Custo da falta Os custos associados à falta de estoque estão intimamente associados ao nível de serviço atingido, sendo sua quantificação financeira. Apesar de sua grande importância, raramente são utilizados para Ballou (1993, p.212) São aqueles que ocorrem caso haja demanda por itens em falta, [...]. Este custo pode ser estimado como lucro perdido na venda agregada de qualquer perda de lucro futuro [...]. Existem certos componentes de custo que não podem ser calculados com grande precisão, mas que ocorrem quando um pedido atrasa ou não pode ser entregue pelo fornecedor. De acordo com Dias (2006), pode-se determinar os custos de falta de estoque ou custo de ruptura das seguintes maneiras: Por meio de lucros cessantes, devido à incapacidade do fornecimento. Perdas de lucros, com cancelamento de pedidos; Por meio de custeios adicionais, causados por fornecimentos em substituição com material de terceiros; Por meio de custeios causados pelo não-cumprimento dos prazos contratuais como multas, prejuízos, bloqueio de reajuste; Por meio de quebra de imagem da empresa, e em conseqüência beneficiando o concorrente (DIAS, 2006, p.49).

29 29 Garcia (2001) coloca que a gestão de estoque abrange uma grande gama de atividades de uma empresa, normalmente existem custos, que não os de manutenção de estoque ou associados diretamente à falta de produto, que são impactados pelo processo de gestão. A definição de quais custos devem ser considerados é função das características operacionais de cada empresa, devendo ser identificados seus principais impactos na gestão de estoque. As dificuldades em estimar os custos de faltas, de acordo com Ballou (2004) leva às empresas em optarem por estratégias de atendimento diretamente pelo estoque disponível Controle de nível de estoque Inicialmente, antes de adentrar-se ao controle do nível de estoque, deve-se dissertar, mesmo que de forma sumária sobre os princípios do controle do estoque. Segundo bibliografia encontrada existem diversos aspectos que devem ser definidos, antes de se montar um sistema de controle de estoques, como por exemplo, os diferentes tipos de estoques existentes em uma empresa; os diferentes pontos de vista quanto ao nível adequado que cada um deve manter para atender às necessidades e, outro como a relação existente entre o nível do estoque e o capital necessário envolvido. Referente aos objetivos existentes para que se organize um setor de controle de estoques, embasando-se em Dias (2006, p.25) têm-se como os principais: a) determinar o que deve permanecer em estoque: número de itens; b) determinar quando se devem reabastecer os estoques: periodicidade; c) determinar quanto de estoque será necessário para um período predeterminado: quantidade de compra; d) acionar o departamento de compras para executar aquisição de estoque: solicitação de compra; e) receber, armazenar e guardar os materiais estocados de acordo com as necessidades; f) controlar os estoques em termos de quantidade e valor; fornecer informações sobre a posição do estoque; g) manter inventários periódicos para a avaliação das quantidades e estados dos materiais estocados; h) identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados.

30 30 As empresas atribuem importâncias variadas aos controles de nível de estoques. Os recursos investidos em estoques variam grandemente dependendo do setor a que a empresa pertence. Quando administram estoques, as empresas estão cuidando de parcela substancial dos seus ativos. Daí a justificativa de a maioria das empresas terem um departamento, setor ou divisão, para cuidar e gerir os materiais em estoques quer sejam matéria-prima, quer sejam produtos em processo ou acabados (MARTINS; ALT, 2000). O controle de estoques exerce grande influência na rentabilidade da empresa, no qual pequenos erros acarretam prejuízos, portanto, o nível de estoque a ser adotado é fundamental para o sucesso das mesmas. O controle do nível de estoque de forma eficaz, naturalmente, está associado à previsão da demanda quanto à época em que se realizará, como também em relação à quantidade. A projeção de vendas passadas, com o emprego de técnicas matemáticas e estatísticas, fazendo as correções quanto a evolução do mercado internacional, é a técnica de previsão mais comum em grande empresas. No mercado há softwares prontos para calcular os níveis de estoque previstos. O prazo considerado na previsão depende fundamentalmente do tempo de ressuprimento. Em princípio, transportadores que oferecem um tempo de ressuprimento menor e, principalmente, mais confiável devem ter a preferência de compradores e fornecedores (BALLOU, 1993) Manutenção de altos níveis de estoques Pode-se dizer que, de um modo geral, significam maior probabilidade de pronto atendimento aos clientes. O departamento comercial gostaria que os estoques fossem sempre elevados e com grande variedade, pois, dessa forma, teriam muito mais flexibilidade na hora de vender, podendo prometer prazos curtos ou mesmo imediatos para as entregas. O não atendimento de um pedido, no rompimento, na quantidade e prazo solicitado pelo cliente, traz, certamente, prejuízo à empresa. Embora seja muito difícil quantificar monetariamente esse prejuízo. Os principais itens responsáveis por elevados estoques são de acordo com

31 31 Ballou (1993), matéria-prima e material em processo não necessários ao balanceamento ótimo do ciclo de produção e produto acabado que não possa ser vendido ou acima do nível necessário para satisfazer a futura demanda e a capacidade de produção Manutenção de baixos níveis de estoques As empresas cada vez mais tem objetivo de reduzir estoques e buscando garantir disponibilidade de produto aos clientes, mantendo um ótimo nível de serviço e alcançando vantagens competitivas. O que vem determinando este tipo de política, segundo Wanke (2000), são: a diversidade crescente no número de produtos, que torna mais complexa e trabalhosa a contínua gestão dos níveis de estoque, dos pontos de pedidos e dos estoques de segurança; elevado custo de oportunidade de capital, reflexo das proibitivas taxas de juros brasileiras, tem tornado a posse e a manutenção de estoques cada vez mais onerosas; foco gerencial na redução do capital circulante líquido, uma das medidas adotadas por diversas empresas que desejam maximizar seus indicadores de Valor Econômico Adicionado (Economic Value Added EVA) (FLEURY, WANKE & FIGUEIREDO 2000, p.182). 2.5 A Curva ABC usada no Gerenciamento de Estoques A classificação ABC é uma atenção administrativa dada aos itens de estoque com maior valor. A curva ABC é um importante instrumento para o administrado, ela permite identificar aqueles itens que justificam atenção e tratamentos adequados quanto à sua administração. Obtém-se a curva ABC através da ordenação dos itens conforme a sua importância relativa (DIAS, 2006, p.83). Para Messias (1993, p. 103) a classificação ABC "É um método que consiste separar em três grupos ABC, classificando-os de acordo com os seus valores, e dando importância de controle de materiais de maior valor monetário".