Actualização. Versão

Transcrição

1 Actualização Versão Maio 2008

2 2 JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL

3 Introdução Este documento descreve as características principais adicionadas ao JURINFOR JuriGest. As novas vertentes do produto surgem em convergência com diversas necessidades expressas por utilizadores, na intenção de melhorar a produtividade do trabalho diário. É com grande satisfação que a Jurinfor reconhece o mérito de diversas sugestões de ampliação do produto que fornecem uma melhoria significativa de diversos aspectos práticos da aplicação realçados pelos nossos clientes. Na lista de características descrita em seguida, a grande maioria resultou de contribuições de utilizadores que podem agora ser usufruídas por todos. Composição da actualização Esta actualização é constituída pelos seguintes elementos: 1. CD-ROM com o JURINFOR JuriGest 2. Instruções de Instalação 3. Documento de actualização (este documento) 4. Documento de Aviso 5. Código de Activação Suporte Junto das instruções de instalação poderá encontrar ainda informações sobre como instalar o JURINFOR JuriGest em rede e como funciona o Código de Activação. Para mais informações de suporte ao produto deve ser consultada a seguinte página disponível na Internet: Em seguida deve seleccionar a opção Suporte, no menu de Opções disponíveis. JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL 3

4 4 JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL

5 Destaques Descrição da actualização Novas funcionalidades em destaque Exportação de documentos para a Pasta Documentos ( My Documents ) *CITIUS Conversão de documentos para os formatos PDF e RTF *CITIUS Definição Geral do JuriGest Server 40. Autorizar definição de valores que não dependam do Executante Definição Geral do JuriGest Server 39. Restringir a criação de Tarefas e Actos Processuais a Tipos prédefinidos Configuração de Padrões de Valores em Notas de Honorários Configuração dos valores padrão das taxas de referência para o IVA e IRS Configuração do Padrão do Tipo de Valor a cobrar no processamento de Avenças e Planos de Pagamento Actualização das bases de dados de utilitários Sugestão automática da Pasta Documentos na associação de documentos já existentes *CITIUS Nova definição geral no JURINFOR JuriGest Server para Nº de registo na Ordem dos Advogados e respectiva Comarca Listagens avançadas Timesheets (combinadas) e Timesheets por Centros de Resultados/Departamentos - com filtros por Custos e Valores a Cobrar Novo privilégio de acesso para inibir edição de valores de custo/cobrar Os documentos de tarefas e actos processuais podem agora ser exportados para a directoria Documentos do utilizador. Funcionalidade implementada para simplificação da integração com a plataforma CITIUS. Capacidade para criação de cópias de documentos em formatos PDF e RTF de modo a serem compatíveis com os requisitos legais em vigor. Funcionalidade implementada para simplificação da integração com a plataforma CITIUS. Nova definição geral disponível no JuriGest Server para autorizar a definição de valores, excepto quando dependem do executante e este não tem acesso ao lançamento dos valores/hora pessoais. Nova definição geral para impedir a criação de tarefas e actos processuais que não dependam de um tipo de tarefa/acto processual pré-definido. No JuriGest Server é agora possível definir o padrão de valores que devem aparecer automaticamente definidos numa nova Nota de Honorários. No JuriGest Server é possível definir as taxas de referência para os impostos IVA e IRS. No JuriGest Server existe agora a possibilidade de definir qual o tipo de valor a cobrar que deve ser considerado no processamento de Avenças e Planos de Pagamento. As bases de dados de utilitários foram actualizadas, nomeadamente: base de dados de feriados móveis e férias judiciais. Quando se associa um documento já existente no computador do utilizador, ou na rede, a uma tarefa/acto processual, é sugerida automaticamente a Pasta Documentos na abertura da localização do ficheiro pelo explorador do Windows. Funcionalidade implementada para simplificação da integração com a plataforma CITIUS. Criada definição geral no JuriGest Server para definir o Nº de registo (inscrição) na Ordem dos Advogados e respectiva comarca, em substituição do Nº CRC e CRC, respectivamente. Trata-se da definição geral nº 38. As listagens avançadas Timesheets (combinadas) e Timesheets por Centros de Resultados/Departamentos têm agora a possibilidade de combinar os valores em análise entre Custos e Valores a Cobrar Criado um novo privilégio de acesso que permite configurar os grupos de utilizadores de modo a que não tenham acesso à edição/visualização de valores de custo/cobrar. JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL 5

6 Definição do valor padrão para Custos no JuriGest Definição de conta de calendário de grupo no JuriGest Server Novo privilégio de acesso para acesso restrito apenas à Conta Corrente do menu Mapas Novo relatório Processo em detalhe (CITIUS) para impressão/exportação de dados do Processo *CITIUS Adicionados filtros por data a todos os ecrãs do menu Facturação Gestão de revisões de documentos *CITIUS Nova definição geral no JURINFOR JuriGest para imprimir logótipo de rodapé Associar logótipo de rodapé nos dados do escritório Actualização das bases de dados Adicionada a base de dados de notários privados Preenchimento automático de documentos Novo campo para Página Web nas bases de dados de contactos Já é possível definir o padrão para valores de custo ao nível do JuriGest, através das Definições Gerais. O JuriGest Server permite definir uma conta adicional para sincronização das diligências calendarizadas com um calendário geral de grupo da organização. Novo privilégio de acesso para Mapas/Conta Corrente de Serviços que permite que um Grupo de Acesso que não tenha originalmente acesso ao menu Mapas possa ter acesso a este menu e apenas à opção "Conta Corrente de Serviços", de modo a poder controlar recebimentos/pagamentos de clientes. Novo relatório disponível através da Ficha de Processo designado "Processo em Detalhe (CITIUS)" com informação da parte documental necessária para associação posterior de documentos à plataforma CITIUS. Funcionalidade implementada para simplificação da integração com a plataforma CITIUS. Os ecrãs do menu facturação têm agora disponíveis filtros por data de modo a apresentarem a informação das listas de consulta entre os intervalos temporais definidos. A sugestão automática do programa corresponde ao período desde o início do ano corrente até à data actual. Adicionada a gestão de revisões a documentos Word e Excel nos documentos associados a Tarefas e Actos Processuais. Funcionalidade implementada para simplificação da integração com a plataforma CITIUS. Nova definição geral no JURINFOR JuriGest que permite impressão de logótipo de rodapé para documentos de Facturação e Fichas de informação. Para ser activada esta opção, deve ser seleccionada a definição geral nº 37. Já é possível associar um logótipo de rodapé para impressão de documentos de Facturação e Fichas de informação. Actualizadas as bases de dados de tribunais, conservatórias, notários, etc. Actualizado o coeficiente de desvalorização da moeda. Foi adicionada uma base de dados completa de notários privados Nova funcionalidade que permite que a definição de documentos de preenchimento automático associados a Tipos de Tarefas ou Tipos de Actos Processuais. Adicionado um campo nas bases de dados de contactos (Tribunais, Conservatórias, Notários, etc) para definir a Página Web. 6 JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL

7 1. Exportação de documentos para a Pasta Documentos ( My Documents ) *CITIUS As tarefas e actos processuais têm agora a possibilidade de ter os seus documentos exportados para a directoria Documentos do utilizador. Esta é a directoria vulgarmente conhecida do utilizador para armazenar os seus documentos. Como o JuriGest possui um mecanismo automático próprio para armazenar documentos, é útil para o utilizador poder a qualquer momento exportar um documento da aplicação para a sua directoria de Documentos pessoal. Para realizar a exportação de um documento, o utilizador do JuriGest deve realizar as seguintes operações: 1º) Seleccionar o documento a exportar 2º) Premir o botão Pasta Documentos correspondente ao quadro Exportar para 3º) Se o utilizador pretender confirmar ou abrir a Pasta Documentos só terá que premir no botão Abrir Pasta Documentos. Quando o JuriGest exporta o documento seleccionado para a pasta Documentos, cria automaticamente uma sub-pasta denominada JuriGest. Todos os documentos exportados pelo programa ficarão armazenados dentro dessa subpasta de modo a não se confundirem com outros documentos do utilizador. Como esta funcionalidade visa simplificar o procedimento de envio de documentos para a plataforma CITIUS, o utilizador saberá assim identificar mais facilmente onde se encontram os documentos que pretende submeter para essa plataforma. JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL 7

8 NOTA: os exemplos anteriores referem a directoria My Documents (termo Inglês). Quando o sistema operativo está em Português a directoria chama-se Documentos. *Funcionalidade implementada para simplificação da integração com a plataforma CITIUS AVISO: o recurso à Pasta Documentos ( My Documents ) deve ser realizado na estrita necessidade de importação e exportação de documentos entre o JuriGest e outros ambientes de trabalho, como por exemplo a plataforma CITIUS. Todos os documentos profissionais relacionados com a actividade jurídica das Pastas e Processos e de todas as diligências registáveis no programa têm que estar associados ao JuriGest. O utilizador deve estar consciente que as diligências que não tenham esses documentos associados no JuriGest ficarão irremediavelmente incompletas no tempo, já que a pesquisa da informação por outros utilizadores, ou até mesmo pelo próprio utilizador numa data posterior, não encontrará o seu trabalho documental realizado. 8 JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL

9 2. Conversão de documentos para os formatos PDF e RTF *CITIUS As tarefas e actos processuais permitem agora converter cada documento (de Word ou Excel) em formato PDF ou RTF. Quando o utilizador faz o pedido ao programa para este realizar a conversão, é automaticamente criada uma cópia do documento no formato destino pretendido. O documento final é sempre designado Cópia de documento (PDF), onde documento corresponde ao nome original do documento da tarefa/acto processual. Para realizar a conversão de dados, o utilizador só necessita de realizar dois passos: 1º) Seleccionar o documento pretendido 2º) Premir o botão de conversão do formato pretendido Um exemplo prático para o recurso a esta funcionalidade é o da necessidade de conceber um determinado documento (por exemplo, alegações ) e posteriormente enviar para o CITIUS. Neste caso, o utilizador teria que proceder da seguinte forma: Criar um documento Word com as alegações Converter o documento para o formato PDF Exportar o documento para a Pasta Documentos Aceder à plataforma CITIUS e na submissão de documentos localizar o documento exportado que está na pasta Documentos *Funcionalidade implementada para simplificação da integração com a plataforma CITIUS JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL 9

10 AVISO: o recurso à Pasta Documentos ( My Documents ) deve ser realizado na estrita necessidade de importação e exportação de documentos entre o JuriGest e outros ambientes de trabalho, como por exemplo a plataforma CITIUS. Todos os documentos profissionais relacionados com a actividade jurídica das Pastas e Processos e de todas as diligências registáveis no programa têm que estar associados ao JuriGest. O utilizador deve estar consciente que as diligências que não tenham esses documentos associados no JuriGest ficarão irremediavelmente incompletas no tempo, já que a pesquisa da informação por outros utilizadores, ou até mesmo pelo próprio utilizador numa data posterior, não encontrará o seu trabalho documental realizado. NOTA TÉCNICA (JGPRINTER) Para ser possível a conversão para o formato PDF, o JuriGest instala uma impressora virtual no computador designada JGPRINTER. Assim, se ao imprimir verificar que existe esta impressora na lista de impressoras instaladas não tente imprimir para a impressora JGPRINTER. A impressora JGPRINTER só funciona quando associada à aplicação JuriGest e o seu objectivo é o de criar um ficheiro no formato PDF em préimpressão. 10 JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL

11 3. Definição Geral do JuriGest Server 40. Autorizar definição de valores que não dependam do Executante O JuriGest Server dispõe de uma nova definição geral (menu Opções/Definições Gerais) para autorizar a definição de valores, excepto quando dependem do executante e este não tem acesso ao lançamento dos valores/hora pessoais. Neste caso, o Executante conseguirá lançar manualmente valores a cobrar do tipo: Valor Fixo Valor/Tempo (Tarefa/Acto) Valor Quantidade Valor/Hora (Duração) Todos os restantes métodos de Valor de Custo/Valor a Cobrar em função do Valor/Hora não estão disponíveis para edição por parte do Executante quando esta opção está activada nas definições gerais do servidor e em simultâneo o executante não tem acesso a valores nos privilégios de acesso do Grupo de utilizadores a que pertence. X X JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL 11

12 4. Definição Geral do JuriGest Server 39. Restringir a criação de Tarefas e Actos Processuais a tipos pré-definidos Quando se pretende que todas as tarefas e actos processuais sigam um padrão de tipos pré-definidos (Tipos de Tarefas e Tipos de Actos Processuais), onde estão previamente definidos os valores de custo/a cobrar instrínsecos a essa diligência, o calendário de execução e os documentos associados, deve ser activada esta opção no JuriGest Server. Ao ser activada esta opção a criação de tarefas e actos processuais só será aceite pelo programa se for seleccionado previamente um Tipo de Tarefa (no caso das Tarefas), ou um Tipo de Acto Processual (no caso dos Actos Processuais). Este procedimento é útil para a normalização de procedimentos dentro de uma organização onde se pretende que qualquer diligência siga trâmites comuns, independentemente do executante, embora possa haver excepções. A criação de tipos e sua utilização também permitirá posteriormente obter diversos mapas e listagens por Tipo (de tarefa ou acto processual) para um controle de gestão mais eficaz. 12 JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL

13 5. Configuração de Padrões de Valores em Notas de Honorários A possibilidade de configurar diversas opções para os três tipos de valores a cobrar disponíveis (despesas documentadas, despesas não documentadas e honorários) pode agora ser optimizada de acordo com o padrão de emissão de notas de honorários da organização. Assim, desde os impostos, níveis de detalhe pretendidos e opções de informação adicional disponíveis, todas as opções podem ficar previamente configuradas no servidor. Esta configuração só está disponível no JuriGest Server se estiver activada a Definição Geral nº 15 (definições gerais de facturação). Nas definições gerais do JuriGest Server deve ser seleccionado o separador Facturação de modo a configurar as opções pretendidas para Notas de Honorários. JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL 13

14 6. Configuração dos valores padrão das taxas de referência para o IVA e IRS As taxas de IVA e IRS sugeridas automaticamente pelo programa estão agora disponíveis para edição no JuriGest Server. Estas taxas podem mudar ao longo do tempo e consequentemente o utilizador necessitar de estar constantemente a alterar os valores sugeridas pelo sistema. Agora, com esta possibilidade, o utilizador terá apenas que alterar no JuriGest Server as taxas pré-definidas quando novas taxas entrarem em vigor. O comportamento do JuriGest alterar-se-á de modo a reflectir as taxas pré-definidas no servidor em todos os terminais. Esta configuração só está disponível no JuriGest Server se estiver activada a Definição Geral nº 15 (definições gerais de facturação). Nas definições gerais do JuriGest Server deve ser seleccionado o separador Facturação de modo a configurar as opções pretendidas para Notas de Honorários. Nota: o JuriGest quando é instalado sugere automaticamente as taxas de 21% para IVA e 20% para IRS. No caso do espaço fiscal corresponder às zonas autónomas dos Açores ou Madeira o utilizador Administrador de Sistema deve rectificar estes valores optimizando assim a sugestão automática realizada pelo programa. Nota 2: Se nada estiver preenchido nos campos das taxas de imposto o programa não fará sugestão automática de taxas. 14 JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL

15 7. Configuração do Padrão do Tipo de Valor a cobrar no processamento de Avenças e Planos de Pagamento O processamento de Avenças e Planos de Pagamento está pré-definido para elaborar documentos relativos a Despesas Não Documentadas. O tipo de valor a cobrar pode agora ser configurado no JuriGest Server de modo a alterar, por exemplo, o processamento de Avenças para Honorários. Esta configuração só está disponível no JuriGest Server se estiver activada a Definição Geral nº 15 (definições gerais de facturação). Nas definições gerais do JuriGest Server deve ser seleccionado o separador Facturação de modo a configurar as opções pretendidas para Notas de Honorários. JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL 15

16 9. Sugestão automática da Pasta Documentos na associação de documentos existentes *CITIUS Quando se associa um documento já existente no computador do utilizador, ou na rede, a uma tarefa/acto processual, é sugerida automaticamente a Pasta Documentos na abertura da localização do ficheiro pelo explorador do Windows. A sugestão automática até agora existente abria a directoria do JuriGest como referência para associação de documentos já existentes. Redireccionando agora toda a gestão documental que se pretende importar/exportar para a directoria Documentos ( My Documents ), o utilizador conseguirá de forma bastante mais expedita localizar os seus documentos para importar e exportar do JuriGest e submeter quando necessário para a plataforma CITIUS. Nota: Está disponível a partir da pasta Documentos uma sub-pasta JuriGest que pode ser utilizada para guardar todos os documentos que sejam para importar para o programa e que se pretenda fazer a distinção entre esses documentos e os documentos pessoais do utilizador. *Funcionalidade implementada para simplificação da integração com a plataforma CITIUS 16 JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL

17 AVISO: o recurso à Pasta Documentos ( My Documents ) deve ser realizado na estrita necessidade de importação e exportação de documentos entre o JuriGest e outros ambientes de trabalho, como por exemplo a plataforma CITIUS. Todos os documentos profissionais relacionados com a actividade jurídica das Pastas e Processos e de todas as diligências registáveis no programa têm que estar associados ao JuriGest. O utilizador deve estar consciente que as diligências que não tenham esses documentos associados no JuriGest ficarão irremediavelmente incompletas no tempo, já que a pesquisa da informação por outros utilizadores, ou até mesmo pelo próprio utilizador numa data posterior, não encontrará o seu trabalho documental realizado. JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL 17

18 11. Listagens avançadas Timesheets (combinadas) e Timesheets por Centros de Resultados/Departamentos com filtros por Custos e Valores a Cobrar O gerador de listagens (Listagens de Filtros variáveis) tem agora à disposição nas listagens do tipo Timesheets (combinadas) e Timesheets por Centros de Resultados/Departamentos a capacidade de aplicar os seguintes filtros à informação a emitir: Valor a Cobrar Valor de Custo Resultado Líquido (Cobrar-Custo) 18 JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL

19 13. Definição do valor padrão para Custos no JuriGest O JuriGest já permite definir o padrão para os valores de Custo através das Definições Gerais. Para ser possível definir este padrão deve ser activada a Definição Geral nº 23 de modo a aceder ao separador de informação respectivo, conforme indicado em seguida. JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL 19

20 14. Definição de conta de calendário de grupo no JuriGest Server A sincronização de tarefas e actos processuais com o Outlook do executante permite que o programa crie automaticamente uma Tarefa de Outlook e agende no calendário do Outlook (pessoal/executante) a diligência registada no Jurigest. Em organizações que necessitem de sincronizar o calendário de execução das diligências com uma conta global de calendário de grupo, está agora disponível a definição dessa conta no JuriGest Server. Desta forma, quando um utilizador marca uma determinada diligência para ser sincronizada com o Outlook, automaticamente esta será sincronizada também para a conta de calendário de grupo. A definição da conta de calendário de grupo é definida no separador Configurações das definições gerais do JuriGest Server conforme indicado em seguida: Para que a sincronização se realize com sucesso o executante deve marcar a opção de sincronização junto ao calendário de execução da tarefa/acto processual. 20 JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL

21 16. Novo relatório Processo em detalhe (CITIUS) para impressão/exportação de dados do Processo *CITIUS Está disponível um novo relatório que pode ser emitido através da Ficha do Processo denominado Processo em detalhe (CITIUS). Este relatório resume as informações essenciais para preenchimento dos diversos ecrãs da plataforma CITIUS antes da submissão de um Processo. As informações constantes do relatório incluem os dados gerais da Ficha do Processo, Intervenientes, dados relativos ao Tribunal e localização dos documentos (peças processuais anexas). JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL 21

22 Pág. 1 Pág. 2 Quadro CITIUS *Funcionalidade implementada para simplificação da integração com a plataforma CITIUS 22 JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL

23 18. Gestão de revisões de documentos *CITIUS A criação de diligências que comportem documentos tem agora a possibilidade de gerir as alterações que cada utilizador faz ao conteúdo dos mesmos. Sendo nesta fase uma gestão de controlo de alterações relativamente básica, é possível contudo criar um documento final a partir de um documento que esteja em revisão e gerar um documento PDF para envio para a plataforma CITIUS. A vantagem do controle de versões para este tipo de produção documental permite também que um autor do documento consiga controlar as diversas modificações que cada executante lhe poderá aplicar, aceitando-as, ou rejeitando-as. A produção de um documento final numa determinada data pode também significar a redacção exacta com que um determinado documento foi submetido para Tribunal. Em seguida são apresentados dois cenários típicos para a criação de um documento com gestão de revisões: Cenário 1 Criação de um documento por um Executante e submetido a revisão por Advogado Responsável sénior. Criação de um documento final com fecho da revisão. Neste cenário a sequência de procedimentos relativa, por exemplo, a um acto processual deve ser a seguinte: FASE 1 AUTOR CRIA DOCUMENTO (DRAFT) Executante cria documento a partir de um Tipo de Acto Processual ou um documento novo de Word Preenche o texto de conteúdo Grava o documento Grava o Acto Processual Selecciona o documento na lista de documentos do acto processual e prime o botão Activar o modo revisão FASE 2 REVISOR ALTERA DOCUMENTO (DRAFT REVISTO) Advogado Responsável sénior (revisor) altera o texto do documento Grava documento FASE 3 AUTOR/REVISOR CRIA DOCUMENTO FINAL Executante/Advogado Responsável sénior prime o botão Produzir documento final Fases típicas da revisão documental: A fase 2 pode ser ciclicamente repetida entre o autor e o revisor A fase 2 pode ser executada por múltiplos revisores A fase 3 pode ser executada por qualquer dos intervenientes na autoria/revisão do documento A fase 3 pode substituir o documento em revisão pelo documento final onde são aceites/rejeitadas todas as alterações ou, em alternativa, produzir uma cópia do documento em revisão sem gestão de revisões. Desta forma, continuará a existir um documento em revisão mas surgirá uma versão final numa determinada data que pode ser enviada para o exterior. JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL 23

24 Cenário 2 Criação de um documento por um Advogado Responsável e submetido a revisão a diversos Executantes. Criação de um documento final com fecho da revisão. Envio para CITIUS. Neste cenário a sequência de procedimentos relativa, por exemplo, a um acto processual deve ser a seguinte: FASE 1 AUTOR CRIA DOCUMENTO (DRAFT) Advogado Responsável cria documento a partir de um Tipo de Acto Processual ou um documento novo de Word Preenche o texto de conteúdo (ex: alegações), sem preencher os dados específicos relativos à identificação das Partes, dívidas, intervenientes, etc. Grava o documento Grava o Acto Processual Selecciona o documento na lista de documentos do acto processual e prime o botão Activar o modo revisão FASE 2 REVISOR1 ALTERA DOCUMENTO (DRAFT REVISTO) Executante (revisor) altera o texto do documento (ex: confere identificações em falta e preenche) Grava documento FASE 3 REVISOR2 ALTERA DOCUMENTO (DRAFT REVISTO) Executante (revisor) altera o texto do documento (ex: confere identificações introduzidas por revisor 1) Grava documento FASE 4 AUTOR CRIA DOCUMENTO FINAL Advogado Responsável prime o botão Produzir documento final (optando por criar uma cópia do documento, produzindo uma versão final e mantendo um draft em revisão) FASE 5 AUTOR CRIA DOCUMENTO FINAL EM PDF E ENVIA PARA CITIUS Advogado Responsável selecciona o documento final produzido n a fase 4 Prime o botão Converter para PDF (o sistema cria uma cópia do ficheiro com a versão final) Advogado Responsável selecciona documento PDF e prime o botão Exportar para Pasta Documentos (o documento PDF é copiado para a Pasta Documentos, subpasta JuriGest do computador do utilizador) Na plataforma CITIUS, na fase de submissão de documentos, o utilizador deverá indicar o caminho do ponto anterior Fases típicas da revisão documental: As fases 2 e 3 podem ser ciclicamente repetidas entre o autor e os diversos revisores A fase 4 pode ser executada por qualquer dos intervenientes na autoria/revisão do documento A fase 4 pode substituir o documento em revisão pelo documento final onde são aceites/rejeitadas todas as alterações ou, em alternativa, produzir uma cópia do documento em revisão sem gestão de revisões. Desta forma, continuará a existir um documento em revisão mas surgirá uma versão final numa determinada data que pode ser enviada para o exterior. A fase 5 pode ser executada pelo autor, revisores, ou qualquer outro executante do sistema 24 JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL

25 Gestão de alterações Activar o modo revisão Para activar o modo revisão o utilizador deve seleccionar o documento da lista e premir o botão Activar o modo revisão. A activação do modo revisão activa o mecanismo Track changes do Word. Este mecanismo guarda a informação de todas as alterações realizadas ao texto e do autor dessas alterações. Um exemplo de um documento com o modo revisão activado e o detalhe dos autores das alterações é descrito em seguida: Editor da revisão Lista de alterações JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL 25

26 Gestão de alterações Desactivar o modo revisão Para desactivar o modo revisão o utilizador deve seleccionar o documento da lista e premir o botão Desactivar o modo revisão. Ao desactivar o modo revisão o JuriGest fará a seguinte pergunta: Se o utilizador aceitar as alterações, o JuriGest produz um documento final sem controlo de revisões com todas as alterações realizadas pelos diversos revisores. Se o utilizador não aceitar as alterações, o JuriGest fará uma segunda pergunta: Se o utilizador responder Sim, o JuriGest produzirá um documento final sem controlo de revisões rejeitando todas as alterações realizadas pelos diversos revisores. Se o utilizador responder Não, o JuriGest manterá o documento em revisão tal como estava antes de este ter premido o botão Desactivar o modo revisão. 26 JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL

27 Gestão de alterações Produzir documento final Para produzir documento final do modo revisão o utilizador deve seleccionar o documento da lista e premir o botão Produzir documento final. Ao produzir o documento final o JuriGest fará a seguinte pergunta ao utilizador: Se o utilizador responder Sim, o JuriGest produzirá uma cópia do documento com as alterações automaticamente aceites. Se o utilizador responder Não, o JuriGest substituirá o documento em revisão pela correspondente versão final com todas as revisões aceites. A imagem seguinte exemplifica uma resposta Sim com produção de uma cópia do documento em revisão. *Funcionalidade implementada para simplificação da integração com a plataforma CITIUS AVISO: o recurso à Pasta Documentos ( My Documents ) deve ser realizado na estrita necessidade de importação e exportação de documentos entre o JuriGest e outros ambientes de trabalho, como por exemplo a plataforma CITIUS. Todos os documentos profissionais relacionados com a actividade jurídica das Pastas e Processos e de todas as diligências registáveis no programa têm que estar associados ao JuriGest. O utilizador deve estar consciente que as diligências que não tenham esses documentos associados no JuriGest ficarão irremediavelmente incompletas no tempo, já que a pesquisa da informação por outros utilizadores, ou até mesmo pelo próprio utilizador numa data posterior, não encontrará o seu trabalho documental realizado. JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL 27

28 20. Associar logótipo de rodapé nos dados do escritório Para associar o logotipo de rodapé o utilizador deve aceder ao menu Opções, seleccionar Escritório, premir a opção Rodapé no quadro logótipo e localizar o ficheiro com a imagem pretendida para utilização como logótipo de rodapé. O JuriGest permite agora a impressão de logótipo no cabeçalho, no rodapé, ou em simultâneo nos dois locais. O logótipo de rodapé não sairá impresso em nenhuma listagem (ex: Processos por Cliente, ou Serviços Prestados), para não reduzir a área de impressão por página. Logótipo de cabeçalho Logótipo de rodapé 28 JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL

29 23. Preenchimento automático de documentos No JuriGest é agora possível criar documentos baseados no Microsoft Office Word com preenchimento automático. O preenchimento automático baseia-se num conjunto de palavras-chave pré-definidas que podem ser utilizadas para representar áreas de preenchimento do documento relacionadas com a informação da base de dados do programa, por exemplo, o Nome do Cliente (Arguido, por exemplo). A criação de documentos de preenchimento automático pode ser realizada pelo utilizador, pelo seu administrador de sistema, ou requisitada à Jurinfor a ampliação do automatismo de preenchimento sobre um documento Word pré-existente. 1. Definir um documento padrão de preenchimento automático Os documentos padrão de preenchimento automático são definidos nos Tipos de Tarefa e Tipos de Acto Processual. Quando se define um destes tipos podem desde logo ser associados documentos. Posteriormente, quando numa Tarefa/Acto Processual se utiliza um Tipo, é automaticamente realizada uma cópia do documento proveniente do Tipo para a Tarefa/Acto que se está a criar. É neste momento que o programa irá realizar o preenchimento automático do documento proveniente do padrão. Para definir um documento padrão de preenchimento automático será apresentado um exemplo prático de um Recurso de Agravo Criar uma Tarefa Padrão ou Acto Processual Padrão com o documento Para referir os passos relativos a um exemplo de Recurso de Agravo será necessário criar um Tipo de Acto Processual. Através do menú Opções, seleccionar Tipos de Acto Processual e premir Novo. Inserir a descrição Recurso de Agravo e criar um documento Word (ou associar um documento já existente), conforme minuta exemplo apresentada. NOTA: a minuta apresentada é um documento sem qualquer tipo de automatismo de preenchimento e pode exemplificar um documento tipo que o utilizador possua na sua pasta de documentos pessoais. JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL 29

30 Minuta exemplo de Recurso de Agravo Recurso de Agravo Tribunal º Juízo...ª Secção Processo Nº... Ex.mo. Senhor Dr. Juiz do Tribunal......, requerente no procedimento cautelar de suspensão do despedimento, em que é requerida..., não se conformando com a decisão de fls...., dela vem interpor recurso de agravo para a Secção Social do Tribunal da Relação de... Assim, porque está em tempo e para tal tem legitimidade, requer a V. Exa. se digne admitir o presente recurso de agravo, nos termos do artigo 40º, Nº 1, do artigo 80º, Nº 1 e do artigo 84º, Nº 1, alínea a), todos do Código de Processo do Trabalho. Junta alegações, uma cópia e documentos comprovativos da notificação do mandatário da requerente e do pagamento da taxa de justiça inicial....,... E.D. O Advogado, 30 JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL

31 1.2. Marcar documento padrão como sendo de preenchimento automático Para distinguir o documento criado de forma a que o programa o reconheça posteriormente como um documento de preenchimento automático, o utilizador deve seleccionar o documento e em seguida activar a opção Activo do quadro Preenchimento automático do documento Alterar documento padrão, substituindo as áreas de preenchimento que podem ser automatizadas por palavras-chave disponíveis Para que o documento seja de preenchimento automático torna-se necessário assinalar os pontos do documento que devem ser substituídos por determinados campos da base de dados do programa, nomeadamente dados de Cliente, Parte Contrária, Pasta, Processo, etc. Para o utilizador ou administrador de sistema conhecer a lista disponível de palavraschave para o preenchimento automático de documentos pode premir o botão de ajuda que se situa no quadro Preenchimento automático do documento. A lista de palavras-chave disponíveis é apresentada em seguida. JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL 31

32 Lista de palavras-chave (coluna assinalada a amarelo) para automatizar preenchimento de documentos: Refª Tipo de Entidade Palavra-chave para o documento padrão Descrição do campo de informação correspondente do JuriGest JG.001 Processo JGPROCNUMEROJG Número do Processo JG.002 Processo JGPROCDESCJG Descrição do Processo JG.003 Processo JGPROCNUMTRIBJG Número do Processo em Tribunal JG.004 Processo JGPROCNRCONTRATOJG Número do Contrato no Processo JG.005 Processo JGPROCESPECIEJG Espécie do Processo JG.006 Processo JGPROCTRIBUNALJG Tribunal do Processo JG.007 Processo JGPROCTRIBJUIZOJG Juízo/Vara do Tribunal do Processo JG.008 Processo JGPROCTRIBSECCAOJG Secção do Tribunal do Processo JG.009 Processo JGPROCVALORACCAOJG Valor da Acção do Processo JG.010 Processo JGPROCTIPOJG Tipo de Processo JG.011 Pasta JGPASTANUMEROJG Número da Pasta JG.012 Pasta JGPASTADESCJG Descrição da Pasta JG.013 Pasta JGPASTANRINTERNOJG Número Interno da Pasta JG.014 Pasta JGPASTANRCONTRATOJG Número de Contrato na Pasta JG.015 Cliente JGCLIENTENUMEROJG Número do Cliente JG.016 Cliente JGCLIENTENOMEJG Nome do Cliente JG.017 Cliente JGCLIENTEMORADAJG Morada do Cliente JG.018 Cliente JGCLIENTETELEFONEJG Telefone do Cliente JG.019 Cliente JGCLIENTETELEMOVELJG Telemóvel do Cliente JG.020 Cliente JGCLIENTEFAXJG Fax do Cliente JG.021 Cliente JGCLIENTENUMCONTJG NIF do Cliente JG.022 Cliente JGCLIENTELOCALIDADEJG Localidade do Cliente JG.023 Cliente JGCLIENTE JG do Cliente JG.024 Cliente JGCLIENTEPAISJG País do Cliente JG.025 Cliente JGCLIENTECPDESCJG Código Postal do Cliente JG.026 Parte Contrária JGPCONTRNUMEROJG Número da Parte Contrária JG.027 Parte Contrária JGPCONTRNOMEJG Nome da Parte Contrária JG.028 Parte Contrária JGPCONTRMORADAJG Morada da Parte Contrária JG.029 Parte Contrária JGPCONTRTELEFONEJG Telefone da Parte Contrária JG.030 Parte Contrária JGPCONTRTELEMOVELJG Telemóvel da Parte Contrária JG.031 Parte Contrária JGPCONTRFAXJG Fax da Parte Contrária JG.032 Parte Contrária JGPCONTRNUMCONTJG NIF da Parte Contrária JG.033 Parte Contrária JGPCONTRLOCALIDADEJG Localidade da Parte Contrária JG.034 Parte Contrária JGPCONTR JG da Parte Contrária JG.035 Parte Contrária JGPCONTRPAISJG País da Parte Contrária JG.036 Parte Contrária JGPCONTRCPDESJG Código Postal da Parte Contrária JG.037 Cliente JGADVCLIENTENOMEPROJG Nome Profissional do Advogado Responsável Pelo Cliente JG.038 Parte Contrária JGADVPCONTRNOMEPROJG Nome Profissional do Advogado Responsável Pela Parte Contrária JG.039 Pasta JGADVPASTANOMEPROJG Nome Profissional do Advogado Responsável da Pasta JG.040 Processo JGADVPROCESSONOMEPROJG Nome Profissional do Advogado Responsável do Processo JG.041 Cliente JGADVCLIENTENOMEJG Nome do Advogado Responsável Pelo Cliente JG.042 Parte Contrária JGADVPCONTRNOMEJG Nome do Advogado Responsável Pela Parte Contrária JG.043 Pasta JGADVPASTANOMEJG Nome do Advogado Responsável da Pasta JG.044 Processo JGADVPROCESSONOMEJG Nome do Advogado Responsável do Processo JG.045 Escritório JGESCRITORNOMEJG Nome do Escritório/Sociedade/Deptº Jurídico JG.046 Escritório JGESCRITORMORADAJG Morada do Escritório/Sociedade/Deptº Jurídico JG.047 Escritório JGESCRITORTELEFONEJG Telefone do Escritório/Sociedade/Deptº Jurídico JG.048 Escritório JGESCRITORTELEMOVELJG Telemóvel do Escritório/Sociedade/Deptº Jurídico JG.049 Escritório JGESCRITORFAXJG Fax do Escritório/Sociedade/Deptº Jurídico JG.050 Escritório JGESCRITORNUMCONTJG NIF do Escritório/Sociedade/Deptº Jurídico JG.051 Escritório JGESCRITORLOCALIDADEJG Localidade do Escritório/Sociedade/Deptº Jurídico JG.052 Escritório JGESCRITOR JG do Escritório/Sociedade/Deptº Jurídico JG.053 Escritório JGESCRITORPAISJG País do Escritório/Sociedade/Deptº Jurídico JG.054 Escritório JGESCRITORCPDESCJG Código Postal do Escritório/Sociedade/Deptº Jurídico JG.055 Geral JGDATAHORAJG Data e Hora actual JG.056 Geral JGDATAJG Data actual JG.057 Geral JGHORAJG Hora actual NOTA: Para o utilizador recorrer às palavras-chave deste documento deve confirmar primeiro na coluna descrição o que pretende colocar no seu documento e em seguida seleccionar a palavra-chave da coluna correspondente, fazer Copiar e no documento Colar. Ex: para copiar para o seu documento o Nome do Cliente, teria que seleccionar a palavra chave JGCLIENTENOMEJG. 32 JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL

33 Conhecendo as palavras-chave disponíveis, a minuta apresentada anteriormente pode ser alterada de modo a planear o preenchimento automático de determinadas secções do documento. Para o exemplo de Recurso de Agravo a utilização das palavras-chave para definir um documento padrão de preenchimento automático ficaria da seguinte forma: Recurso de Agravo JGPROCTRIBUNALJG JGPROCTRIBJUIZOJG º Juízo JGPROCTRIBSECCAOJG ª Secção Processo Nº JGPROCNUMTRIBJG Ex.mo. Senhor Dr. Juiz de JGPROCTRIBUNALJG JGCLIENTENOMEJG, requerente no procedimento cautelar de suspensão do despedimento, em que é requerida JGPCONTRNOMEJG, não se conformando com a decisão de fls...., dela vem interpor recurso de agravo para a Secção Social do Tribunal da Relação de... Assim, porque está em tempo e para tal tem legitimidade, requer a V. Exa. se digne admitir o presente recurso de agravo, nos termos do artigo 40º, Nº 1, do artigo 80º, Nº 1 e do artigo 84º, Nº 1, alínea a), todos do Código de Processo do Trabalho. Junta alegações, uma cópia e documentos comprovativos da notificação do mandatário da requerente e do pagamento da taxa de justiça inicial. JGESCRITORLOCALIDADEJG, JGDATAJG E.D. O Advogado, JGADVPROCESSONOMEJG JGESCRITORNOMEJG JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL 33

34 2. Utilizar documento padrão de preenchimento automático na criação de uma Tarefa/Acto Processual a partir de um Tipo pré-definido Para utilizar um padrão de Tipo de Tarefa/Acto Processual, na criação da nova Tarefa/Acto deve ser seleccionado o tipo correspondente. No exemplo do Recurso de Agravo trata-se de um Tipo de Acto Processual. Assim, neste caso deve ser criado um Acto Processual no Processo de um determinado Cliente, seleccionando como Tipo de Acto Processual o Recurso de Agravo. Quando o Tipo é seleccionado e tem como documento associado ao padrão um documento de preenchimento automático (devidamente assinalado com a marca Activo no quadro de preenchimento automático conforme referido no ponto 1.2), o documento criado na Tarefa/Acto Processual que se está a lançar verá o seu conteúdo alterado de modo automático, com substituição de cada palavra-chave pelo valor correspondente proveniente da base de dados e relativa aos dados correspondentes da Ficha de Cliente, Parte Contrária, Pasta e Processo correspondentes à diligência que se está a tratar. No exemplo de utilização do Tipo de Acto Processual Recurso de Agravo o respectivo documento de preenchimento automático veria o seu conteúdo assumir o texto seguinte, de acordo com uma base de dados de demonstração. NOTA: Na utilização de um Tipo com documento de preenchimento automático aparecerá ao utilizador uma mensagem de notificação da operação automática realizada sobre esse documento. 34 JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL

35 Recurso de Agravo Amadora - Tribunal de Comarca - Ministério Público 1 º Juízo 4 ª Secção Processo Nº /TJL Ex.mo. Senhor Dr. Juiz de Amadora - Tribunal de Comarca - Ministério Público Maria Antas, requerente no procedimento cautelar de suspensão do despedimento, em que é requerida, não se conformando com a decisão de fls...., dela vem interpor recurso de agravo para a Secção Social do Tribunal da Relação de... Assim, porque está em tempo e para tal tem legitimidade, requer a V. Exa. se digne admitir o presente recurso de agravo, nos termos do artigo 40º, Nº 1, do artigo 80º, Nº 1 e do artigo 84º, Nº 1, alínea a), todos do Código de Processo do Trabalho. Junta alegações, uma cópia e documentos comprovativos da notificação do mandatário da requerente e do pagamento da taxa de justiça inicial. Lisboa, 2008/5/30 E.D. O Advogado, Carlota Simões J J, S.A. JURINFOR Av. Engº Duarte Pacheco, 19 9º LISBOA PORTUGAL 35