SUBSISTEMA DE INFORMAÇÃO DE PESSOAL (SIP) INTRODUÇÃO

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1 SUBSISTEMA DE INFORMAÇÃO DE PESSOAL (SIP) INTRODUÇÃO O Subsistema de Informação de Pessoal (SIP) foi criado em 1993, funcionando no Ministério da Administração Estatal como parte integrante do Sistema Nacional de Gestão de Recursos Humanos no Aparelho do Estado e, mais tarde aprovado pelo Decreto 15/98, de 31 de Março. O mesmo passou por várias fases ( muitas versões), que culmina com o actual SIP Os relatórios gerenciais e operacionais que o SIP produz, quando combinados, são mais de uma centena. Fazem parte do SIP todos funcionários que auferem salários através do Orçamento do Estado, incluindo Estrangeiros e por outros fundos. O SIP abrange ainda os funcionários que se encontrem em situação de destacamento ou qualquer forma de ausência temporária. OBJECTIVOS O SIP tem por objectivos a recolha, tratamento, divulgação de dados nominativos e estatísticos, indicadores de gestão sobre a função pública através de relatórios e consultas que atendam as diferentes necessidades dos níveis hierárquicos. E, ainda subsidia a área de Recursos Humanos no desenvolvimento de acções de Planeamento, Controlo da Administração de Pessoal, tais como: Elaboração de Quadros de Pessoal, Orçamentos, Planeamento de Concursos; Planeamento de Cursos de Formação etc. IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA A implantação do SIP tem como premissa básica a Organização e Actualização dos Processos Individuais (PI s) cujo documentos deverão conter as informações necessárias à constituição do Banco de Dados do Sistema. Para alcançar tal objectivo, a organização dos PI s obedece à ordenação constante do Despacho de Integração no Boletim da República, configurando-se 01/04/91, vigência do Decreto nº 41/90, como a data base para Implantação do SIP. Page 1

2 Pelo Decreto 64/98 de 31 de Dezembro, as Categorias constantes no SIP foram extintas e substituídas por Carreiras e Ocupações que figuram no SIP O Sistema foi concebido no ambiente MS ACESS 2000, podendo correr na plataforma Windows 95 ou superior, e, funciona em todo o Aparelho de Estado. FICHEIROS São os seguintes os dados de cada registo do ficheiro de Pessoal: a) Dados Pessoais: Nome; Data e local de nascimento; Sexo; Estado Civil; Número do Bilhete de Identidade, data e Arquivo de Identificação; Habilitações literárias e profissionais. b) Data de ingresso na Função Pública; c) Situação profissional anterior à actual: Sector; Categoria. d) Situação profissional actual: Sector e Unidade Orgânica; Carreira, Ocupação, Categoria, Classe, Escalão, forma de provimento, data de despacho e de ingresso; Função que exerce, forma de provimento, data de despacho e de ingresso. e) Cursos realizados: Curso Académico; Curso de Ressiclagem; Seminários; Workshops. f) Interrupções de actividade: Cessação temporária de actividade no Sector e na Função Pública; Saída definitiva do Sector. Page 2

3 FUNCIONAMENTO O SIP 2003 no Aparelho do Estado funciona em todos os Orgãos Centrais e Direcções provinciais, sendo o Ministério da Administração Estatal (MAE) a entidade responsável pela instalação, fornecimento e actualização das tabelas aos sectores, estes por sua vez fornecem os dados ao MAE, sobre novos ingressos, movimentações dos funcionários afectos ao sector, ou seja os sectores fornecem mensalmente informações actualizadas sobre os funcionários com alterações decorrentes na carreira e na sua vida(social e profissional), através dos BACK Ups No MISAU, o SIP 2003 foi instalado em todas Direcções Provinciais, perspectivando-se a expansão para a Direcção de Saúde da Cidade de Maputo e Hospitais Centrais de Maputo, Beira e Nampula. ENTRADA A entrada no Sistema ocorre sempre que um funcionário não tenha sido integrado em 01/04/91, passe a fazer parte do Quadro de Funcionários do Sector por meio das seguintes situações: Nomeação; Transferência do funcionário de um Sector para outro; Contratos; Reintegrações; Destacamento do funcionário de um sector para outro. Preenche-se uma ficha de Cadastramento do SIP que é um resumo de toda informação constante no Processo Individual que posteriormente é digitada no Sistema. Page 3 MANUTENÇÃO A criação, manutenção e exploração dos ficheiros são da responsabilidade: a) Da Direcção Nacional da Função Pública do Ministério da Administração Estatal; b) Das Unidades Orgânicas de Recursos Humanos dos Órgãos Centrais; c) Da Direcção Provincial de Apoio e Controlo

4 d) Das Unidades Orgânicas de Recursos Humanos das Direcções Provinciais. A manutenção do Subsistema pelos Órgãos Centrais e DPS s é feita através de mapas de ocorrências, que são preenchidos à medida que as informações referentes aos funcionários vão surgindo sem e com Visto do Tribunal Administrativo, nomeadamente : Page 4 Nomeações; Promoções; Aposentações; Destacamento; Comissões de Serviço; Transferências; Exonerações; Demissões; Expulsões; Falecimento; Termo de contratos; Reconversões e outras. SEGURANÇA E PRIVACIDADE É proibida a recolha de dados feita por qualquer processo fraudulento, desleal ou ilícito. Dos suportes de informação manuais ou magnéticos dos ficheiros integrantes do SIP não podem constar quaisquer dados de natureza opinativa ou respeitante a vida privada, às opções políticas, partidárias ou religiosas dos titulares dos registos. DIREITO DE ACESSO Os funcionários têm direito de tomar conhecimento do conteúdo dos registos que lhes digam respeito e das subsequentes alterações. Os referidos funcionários poderão exigir a rectificação dos dados inexactos e a sua actualização mediante apresentação de documentação comprovativa. VANTAGENS O SIP 2000, facilita a elaboração de vários relatórios estatísticos e nominais, localização de funcionários até ao Posto Administrativo, elaboração do Quadro de Pessoal, permite-nos elaborar o Orçamento, mais concretamente a componente Salários e

5 Remunerações; permite-nos extrair funcionários com direito a Promoção automática, Promoção vertical e Progressão; possui todos itens com excepção da Classificação anual para a Avaliação do Potencial, permite também o acesso ao Processo Individual do funcionário através do próprio Nº do PI (Processo Individual) e do BI (Bilhete de Identidade). O Sistema contém o registo biográfico do funcionário que se actualiza automaticamente, encontrado-se na fase de configuração, tendo em vista a sua implementação. DESVANTAGENS Por enquanto, não é possível extrair relatórios estatísticos por intervalos de idades ou tempo de serviço. O Sistema não permite actualizar os dados a partir da cópia de segurança (Back up) da província. ACTIVIDADES EM CURSO O MISAU está em contacto com o MAE no sentido de os campos Histórico e a Ficha Biográfica que são muito solicitados, sejam urgentemente implementados e que as licenças ilimitadas sejam digitadas como ocorrências para que os funcionários nessa situação se tornem inactivos durante o período em causa e a ctualização do SIP central através do backup da província. PERSPECTIVAS NA ÁREA DE SISTEMAS E TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÃO Internamente(Órgãos centrais-drh) o SIP funciona em rede (3 computadores) na Repartição de Estatítica e Informática. Futuramente o Sistema de Informação de Pessoal (SIP 2003) funcionará numa primeira fase em on-line entre o MAE e os Orgãos Centrais, posteriormente com as Direcções Provinciais. O SIP assegurará a necessária articulação com sistemas existentes na Administração Pública, nomeadamente no que respeita ao processamento de vencimentos e controlo dos actos administrativos de pessoal. Page 5 Maputo, 01 de Setembro de 2005