manual: o envio de documentos passo a passo ano lectivo

Transcrição

1 ano lectivo

2 Manual: o envio de documentos passo a passo FICHA TÉCNICA TÍTULO Manual o envio de documentos passo a passo AUTOR Serviços de Acção Social do IPP MORADA Praça do Marquês, n.º DATA DE PUBLICAÇÃO 14 de Junho de

3 Índice 1.º Passo: Quando e quais os documentos a enviar pág. 4 2.º Passo: Seleccionar o meio de envio dos documentos pág. 5 As vantagens do envio de documentos por UPLOAD pág. 6 O que significa UPLOAD pág. 7 Como fazer UPLOAD de documentos pág. 8 Como confirmar se o UPLOAD foi concluído com sucesso pág. 13 Outras vantagens do envio de documentos por UPLOAD pág. 15 Regras a cumprir para fazer UPLOAD de documentos com sucesso pág. 16 Fazer UPLOAD de documentos resume-se, afinal, a 2 simples acções! pág

4 1.º Passo: Quando e quais os documentos a enviar Quando. A entrega de documentos deve ser efectuada até ao termo do prazo da fase de candidaturas em que apresenta a sua candidatura. Se se candidata na 1.ª fase tem de entregar os documentos de instrução da candidatura até30dejunhode2010 Quais. Para saber quais os documentos a enviar consulte: Área de DOCUMENTOS, separador Documentos em FALTA, no menu inicial da sua Página Pessoal. Aqui encontra uma lista personalizada dos documentos a entregar, criada automaticamente assim que conclui a submissão da sua candidatura e com base nass declarações que prestou. IMPORTANTE: PARA SUA ORIENTAÇÃO LEIA ATENTAMENTE AS OBSERVAÇÕES ASSOCIADAS A CADA DOCUMENTO E CASO PERSISTAM DÚVIDAS CONSULTE O MANUAL DOCUMENTOS: O QUE É O QUÊ??? disponível em > Acção Social > GPS(Guia Para Seguires) Não se esqueça que o requerimentos (candidatura) de bolsa de estudo: 1. Sem documentos associados são liminarmente indeferidos; 2. Com documentos mas instruídos de forma incompleta são indeferidos. 4-19

5 2.º Passo: Seleccionar o meio de envio dos documentos Os documentos podem ser enviados através dos seguintes meios: Por upload através da área de documentos na sua página pessoalparaaacçãosocial.omeiomaisrápidoeeconómicoparasi! Para saber como enviar documentos através deste método consulte as páginas seguintes. Por CTT, para os Serviços de Acção Social do IPP, Praça do Marquês, n.º 94, , Porto, em envelope A4 e com a sua identificação completa (Nome e n.º de estudante) Entrega presencial, na morada acima indicada, em envelope fechado e identificadocomoseunomeen.ºdeestudante. Tome nota, não são aceites os documentos enviados por

6 As vantagens do envio de documentos por UPLOAD (transferência) De forma: *Fácil *Cómoda *Semcustosdetempoededinheiro *Rápida Faz-nos chegar, à velocidade de um clique, os documentos necessários para a instrução da sua candidatura! Saiba como usar este meio através das páginas seguintes 6-19

7 O que significa UPLOAD? Upload é um termo informático que define a acção de transferir ficheiros de um computador para outro computador. Assim, através da acção de UPLOAD, disponível na opção Documentos, pode transferir os documentos do seu computador para os SAS.IPP. do seu computador --- Para que possa proceder a essa transferência tem de, previamente, digitalizar os documentos e arquivá-los no seu computador. SUGESTÕES QUE FACILITAM A TAREFA DE ANEXAR DOCUMENTOS: 1. Comece por criar uma pasta, no seu computador, com o nome de documentos de candidatura. Esta tarefa ajudará a que, no momento da transferência, localize com facilidade os documentos que quer transferir. 2. Digitalize cada um dos documentos e guarde-os na pasta que criou. Também para facilitar, atribua a cada ficheiro um nome que o ajude a melhor identificar o documento que está a arquivar.. para os SAS.ipp Ex.º BI; IRS; nota liquidação; extractos seg. social,. Se tiver de digitalizar vários documentos do mesmo tipo, acrescente a quem pertence. Ex.º BI_aluno; BI_mãe; BI_pai, BI_avó; Nota importante: Guarde os documentos em um dos seguintes formatos: WORD;PDF;JPEG;TIFFouGIF. SóconseguefazerUPLOADdedocumentosdetamanhoinferiora1MB! 7-19

8 Quais os documentos a enviar??? Para saber quais os documentos a enviar consulte: Área de DOCUMENTOS, separador Documentos em FALTA, no menu inicial da sua Página Pessoal. Aqui encontra uma lista personalizada dos documentos a entregar, criada automaticamente assim que envia a candidatura a bolsa de estudo e com base nas declarações que prestou. IMPORTANTE: Para melhor orientação LEIA ATENTAMENTE AS OBSERVAÇÕES associadas a cada documento. Caso persistam dúvidas sobre qual o documento que lhe está a ser solicitado CONSULTE O MANUAL DOCUMENTOS: O QUE É O QUÊ??? disponível em > Acção Social > GPS(Guia Para Seguires) Não se esqueça que o requerimentos(candidatura) de bolsa de estudo: 1. Sem documentos associados são liminarmente indeferidos; 2. Com documentos mas instruídos de forma incompleta são indeferidos. 8-19

9 Como fazer UPLOAD dos documentos 1.º Identifique o documento que quer anexar De entre os documentos que constam da lista identifique aquele pelo qual quer iniciar o UPLOAD Como verifica a lista de documentos contém, para cada documento, o n.º, nome e observações associadas. As observações ajudam-no a perceber que tipo de documento é, onde pode ser obtido e a quem (a que elementos do seu agregado familiar se aplicam). 9-19

10 Como fazer UPLOAD dos documentos 2.º Procure no seu computador a pasta onde guardou os seus documentos digitalizados Ex.ºimaginequequeranexaroIRS Clique em BROWSE (significa procurar) Ao accionar esse comando abre automaticamente uma janela para que explore onde é que está guardado o documento que quer transferir. Encontrando o local/ PASTA Clicaem ABRIRou(OPEN) Não se esqueça do que sugerimos. Para não ter dificuldade em encontrar os seus documentos digitalizados guarde-os numa pasta com um nome sugestivo e num local a que consiga chegar rapidamente (ex.º ambiente de trabalho ou os meus documentos. 10

11 Como fazer UPLOAD dos documentos 3.º Procure dentro da pasta o ficheiroque corresponde ao documento que seleccionou, clique em abrir e por fim em Anexar documento Para esta acção basta seleccionar o ficheiro que quer anexar Clicar de seguida em abrir E por fim em anexar documento 11-19

12 Como confirmar se o UPLOAD foi concluído com sucesso Concluído o UPLOAD o sistema informa que o documento foi importado com sucesso DeseguidacliqueemOK Se o documento que anexou está digitalizado num único ficheiro deve continuar o UPLOAD de documentos repetindo as acções anteriormente descritas, seleccionado outra vez o separador de DOCUMENTOS EM FALTA e o próximo documento a transferir Se digitalizou o documento em vários ficheiros deverá proceder da seguinte forma: Através do separador DOCUMENTOS EM FALTA anexa o 1.º ficheiro(tal como descrito). O 2.º ficheiro e seguintes anexa-os através do separador GESTÃO DE DOCUMENTOS de acordo com as instruções que se seguem 12-19

13 Como fazer UPLOAD dos documentos na área de gestão de documentos O método para anexar documentos através do separador GESTÃO de DOCUMENTOS é muito semelhante ao método anteriormente descrito: Resume-se: a identificar o documento que quer anexar; procurar a pasta onde guardou o ficheiro que quer anexar procurar o ficheiro que quer anexar; clicar em abrir, depois em Anexar documento e por fim em OK na caixa de mensagem que o documento foi importado com sucesso. Para melhor compreensão veja as imagens e explicações seguintes 1.º Identifique o documento que quer anexar A identificação é feita através da selecção do nome, que aparece na caixa à sua esquerda, que melhor identifica o tipo de documento que quer transferir 13-19

14 Como fazer UPLOAD dos documentos Fazer UPLOAD dos seus documentos 2.º- Analise ainformaçãoquelheédada Verificará que na caixa da esquerda pode não consegue ler, na íntegra, o nome do documento. Todavia, também verificará que ao seleccionar um documento aparece, automaticamente, a sua designação completa na caixa designação. Leia atentamente o conteúdo da caixa de observações, conteúdo este que lhe aparece automaticamente sempre que selecciona um documento. Identificado o tipo de documento que quer anexar, iniciará o processo de procura do ficheiro no seu computador que lhe corresponde para, por fim o transferir 14-19

15 Como fazer UPLOAD dos documentos 3.º - Procure no seu computador o ficheiro que corresponde ao documento que seleccionou. A procura é accionada assim que clicar em Procurar. Ao accionar esse comando abre automaticamente uma janela para que indique onde é que está guardado o documento que quer transferir. Encontrando o local seleccione-o e abra-o. Não se esqueça do que sugerimos. Para não ter dificuldade em encontrar os seus documentos digitalizados guarde-os numa pasta com um nome sugestivo e num local a que consiga chegar rapidamente (ex.º ambiente de trabalho ou os meus documentos

16 Como fazer UPLOAD dos documentos 3.ª - Transfira (UPLOAD) o ficheiro do seu computador Para esta acção basta seleccionar o ficheiro que quer transferir Clicar de seguida em abrir Eporfimem anexar Repetirá as acções anteriores tantas vezes quantos os ficheiros que quer anexar para um mesmo documento. Ex.ºsedigitalizouoIRS em 8 ficheiros será esse on.º deficheirosquetemdeanexar Concluído o UPLOAD de todos os ficheiros associados a um mesmo documento volta ao separador DOCUMENTOS EM FALTA para anexar o 1.º ficheiro do próximo documento 16-19

17 Como confirmar quais os documentos que enviou? MUITO SIMPLES. Na área de DOCUMENTOS, para além dos separadores Gestão de documentos e Documentos em falta existe o separador de DOCUMENTOS QUE ANEXEI. É neste separador que você confirma todos os documentos que anexou à sua candidatura através de UPLOAD e a data de envio de cada documento Também através desse separador, pela leitura do nome do ficheiro (nome que você próprio atribuiu) pode controlar se não se enganou ao anexar documentos (anexando a um documento um ficheiro que em nada corresponde com ele). Detectando erro é muito simples de corrigir Através do separador de Gestão de Documentos, que é também um separador para você enviar documentos por iniciativa própria, você pode enviar o ficheiro correcto. Todavia o documento que anexou por engano não pode ser eliminado

18 Regras a cumprir para que o UPLOAD seja feito com sucesso O sucessodouploaddedocumentosdependeemprimeirolugar desi,ou sejadaformacomopreviamenteorganizae identifica os documentos. Tal como já foi sugerido em páginas anteriores deste manual: Comece por criar uma pasta no seu computador para gravar todos os documentos que vai digitalizar. Desta forma minimizará o tempo empregue a procurar onde guardou o documento. Graveodocumentodigitalizadocomumnomequeidentifiquefacilmenteotipodequesedocumentosetrata. SeoptarporfazerUPLOAD deficheirosdeimagem(jpeg,gif,bmp,png, ),tenhaematenção queosistemaapenas lhepermitefazeruploaddeficheirosdetamanhoinferiora1mb

19 Quer reduzir o tempo de UPLOAD de documentos? Ideias O tempo necessário para o UPLOAD de documentos é tanto maior quanto maior for o número de ficheiros em que digitalizou os seus documentos. Ex.ºseoIRSestivergravadonumúnicoficheirolevacercade20a30segundosaanexaressedocumento. MasseoIRSestivergravadoem8ficheiros(umficheiroparacadapágina)levaráessetempoxon.ºdeficheirosquetem de anexar Se o seu digitalizador não lhe permite digitalizar várias páginas dum mesmo documento pode fazer o seguinte: Copie a imagem de cada página digitalizada e cola-a num documento WORD Posteriormente imprime esse documento WORD num PDF Use a funcionalidade imprimir em pdf (1), instalando previamente no seu computador um programa (Bullzip PDF Printer) que lhe permite converter ficheiros em formato pdf. Para instalar gratuitamente esse programa vá a (1) - A funcionalidade é designada de imprimir em pdf porque o processo é semelhante à simples acção de mandar imprimir o documento, todavia ao invés de seleccionar a impressora que tem instalada no seu computador selecciona a opção Bull zip PDF Printer, que converte o seu ficheiro num PDF

20 vantagens do envio de documentos por UPLOAD Sempre disponível Aopção DOCUMENTOSestádisponívelaolongodetodooanolectivo TalsignificaqueoUPLOAD,comomeiodeenviodedocumentos,podeserusado: * numa fase inicial para o envio de documentos obrigatórios * ao longo de todo o ano lectivo para nos fazer chegar outros documentos que considere importantes para bom esclarecimento do seu processo ou para nos fazer chegar documentos complementares que tenham sido solicitados pelos SAS.IPP Vários ficheiros Pode fazer UPLOAD de 2 ou mais ficheiros com o mesmo tipo de classificação Tal significa que o sistema permite-lhe fazer UPLOAD do número de ficheiros que precisar para o mesmo tipo de documento: Exemplo A Se os Bilhetes de Identidade(BI) do seu agregado familiar estão guardados em ficheiros distintos(um ficheiro para o seu BI; outro ficheiro para o BI do seu; pai, outro ficheiro para o BI da sua mãe, etc), então fará tantos UPLOAD quantos os ficheiros que tem e classificará cada um com o mesmo tipo de documento ou seja, para o exemplo apresentado, o UPLOAD de cada um será classificado como Bilhete de Identidade - Agregado familiar do estudante. Veja, como ilustração do exemplo, a última figura da página 12. Exemplo B Se a cada página do IRS corresponde um ficheiro, então fará tantos UPLOAD quantos os ficheiros que criou, repetindo, em cada UPLOAD a mesma classificação( Declaração de IRS- Agregado familiar do estudante )

21 Fazer UPLOAD dos seus documentos resume-se, afinal, a 3 acções! 1- PROCURAR(browse) 2-ABRIR 3- ANEXAR DOCUMENTO À medida que vai fazendo UPLOAD dos documentos, os mesmos vão sendo automaticamente importados para o seu processo interno (processo na aplicação de gestão de bolsas de estudo, usada pelos SAS.IPP, para análise de candidaturas), estando em condições de ser analisado. Assim, como verifica, com muita facilidade, comodidade, sem custos de tempo e de dinheiro, consegue-nos fazer chegar, à velocidade de um clique, os documentos para instrução da sua candidatura! 21-19