Secretariado Área administrativa

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1 Secretariado Área administrativa n Secretariado Área administrativa 234

2 secretariado Área administrativa 13 A Secretariado Área administrativa Alguns percursos de formação A excelência do secretariado em 4 percursos Dominar a função de Secretariado nnjovens Secretárias (nível 1) nnaperfeiçoamento em secretariado (nível 2) nna secretária executiva (nível3) nnassistente de gestão (nível 4) nna secretária e a excelência profissional 13-A dias - p A dias - p A dias - p A dias - p A dias - p. 243 Os métodos e práticas de organização do secretariado nntreino intensivo na comunicação escrita nnprática do arquivo nngestão documental e arquivos nnprotocolo empresarial e relações públicas nnorganização e gestão do tempo 13-A dias - p A dias - p A dias - p A dias - p A dias - p. 247 A excelência relacional nndesenvolver a eficácia pessoal nngerir o seu stresse eficazmente nninteligência Emocional e a função de secretariado nngerir os conflitos no quotidiano nnexcelência interpessoal (GLC) 13-A-812-2,5 dias - p B dias - p A dias - p A dias - p A dias - p. 58 As áreas de especialização: Assistentes nnsecretariado de administração e os aspetos jurídicos da Empresa nnassistente comercial nnassistente de marketing nnassistente de compras nnassistente de logística nnassistente da função pessoal e recursos humanos nnqualidade especial secretárias nnassistente de gestão de projetos 13-A dias - p C dias - p A dias - p A dias - p B dias - p A dias - p A dias - p A dias - p Fundamentais Aperfeiçoamento Especialização [ Serviços pág Ficha de inscrição pág. 285 ]

3 SECRETARIADO ÁREA ADMINISTRATIVA Secretariado Área administrativa 13 A Jovens Secretárias (nível 1) Iniciar com êxito uma carreira em secretariado n Secretárias principiantes. n Apoios administrativos designados para o exercício da função de secretariado. n Adquirir uma visão objetiva do papel da secretária. n Reunir os meios para exercer a função com eficácia. n Imprimir uma nova dinâmica ao desempenho. n Agir com profissionalismo. n Exposições e trabalhos em subgrupos. n Trabalhos individuais. n Autodiagnósticos. n Exercícios em computador ligado em rede e equipado com o Pack Office (Word, Excel, PowerPoint) e acesso à internet. 35 horas 5 DIAS Ref.ª 13-A IVA 1 Determinar as exigências necessárias ao exercício da função n Defi nir objetivos, exigências e identifi car condicionalismos. n Descrever as missões e adaptar-se ao seu contexto. n Apoiar a equipa e obter o feedback das suas práticas. n Fixar eixos de progressão na função. 2 Ser uma cyber secretária n Analisar as aplicações necessárias ao cyber secretariado. n Pesquisar rapidamente a informação na web e aceder aos sites específi cos da sua atividade. n Organizar e gerir melhor as tarefas do quotidiano: - comunicar via ; - organizar-se e otimizar o tempo com recurso à agenda eletrónica - Outlook; 13 a 17 de fevereiro - sincronizar-se com as diferentes agendas da equipa que apoia; - gerir o arquivo e torná-lo funcional. O contributo da microinformática e da gestão eletrónica de documentos. n Conceber documentos e fazer apresentações atrativas: - dominar as técnicas do word; - ganhar efi cácia adequando as soluções gráfi cas oferecidas pelo programa aos destinatários. 3 Saber organizar-se n Autodiagnosticar a utilização do tempo. Identifi car os obstáculos pessoais. Aplicar os princípios básicos de uma boa organização. Organizar o dia de trabalho. Defi nir prioridades. Estabelecer prazos e elaborar o plano de trabalho. Bases do trabalho de equipa. n Enfrentar as interrupções e encontrar meios de as ultrapassar. 21 a 25 de maio 8 a 12 de outubro INTEGRADO n Utilizar instrumentos de organização efi cazes. 4 Desenvolver as suas capacidades de comunicação oral n Identifi car os principais obstáculos à comunicação oral, atitudes a adotar. n Ser assertiva em situações de tensão. n Aplicar as técnicas de atendimento telefónico facilitadores do processo de comunicação. Inclui 2 módulos e-learning à distância (atendimento telefónico em vários idiomas): Como escrever um efi caz. O sucesso da comunicação telefónica Viagem ao Novo Acordo Ortográfi co Aperfeiçoamento em secretariado (nível 2) Os aspetos técnicos da função n Todas as secretárias e apoios administrativos que desempenham ou venham a desempenhar a função e pretendam desenvolver ou reforçar as suas atuais competências técnicas. n Assegurar com profissionalismo a diversidade das suas missões. n Reforçar competências-chave na função de secretariado. n Aplicar conhecimentos, métodos, técnicas e boas práticas. n A pedagogia a utilizar privilegia os trabalhos práticos. n Exposições curtas sobre aspetos teóricos. Debate. n Trabalhos em grupos para resoluções de casos. n Role-Plays filmados em Videotape. n Análise das situações apresentadas pelas participantes para favorecer a troca de experiências e partilhar competências comuns. 35 horas 5 DIAS Ref.ª 13-A IVA 1 Identificar as dimensões técnica e psicológica da função de Secretariado n Defi nir e situar o desempenho da Secretária a nível de missões, funções, tarefas, instrumentos de trabalho e competências. n Desenvolver as noções de efi ciência e produtividade global do trabalho. n Determinar os níveis e graus de responsabilidade em Secretariado, perspetivas de evolução no futuro. n Analisar as diferentes ferramentas informáticas e seu impacto na função de Secretariado. 2 Descrever métodos de organização eficaz em Secretariado n Identifi car os problemas de organização do trabalho. n Autodiagnosticar o seu TMR (Tarefas, Missões e Ritmo) de trabalho. n Planifi car o trabalho e distinguir as prioridades. n Distinguir os instrumentos de organização e simplifi cação do próprio trabalho. n Adquirir técnicas individuais de organização. 16 a 20 de janeiro 19 a 23 de março Porto 2 a e 17 de abril 3 Reunir, tratar e transmitir a informação oral e escrita n Ler e analisar um texto. A fi cha de leitura. Preparar e difundir a informação. n Preparar a redação: A folha de análise. n Identifi car os princípios básicos de uma escrita útil. A dimensão marketing na comunicação escrita e oral. n Redigir para ser lido e compreendido. 4 Organizar e praticar uma gestão eficaz do arquivo n Defi nir os critérios de efi cácia do arquivo. n Reconhecer o documento de arquivo e suas conjunções múltiplas. n Determinar os circuitos documentais e o controlo das tarefas administrativas. n Distinguir as vantagens e inconvenientes dos diversos sistemas de classifi cação. Escolher o método de classifi cação adaptado às necessidades. Facilitar o acesso ao arquivo: criar o plano de classifi cação. Distinguir as responsabilidades dos utentes do arquivo. n Utilizar os meios materiais adequados. 7 a 11 de maio REALIZAÇÃO GARANTIDA 18 a 22 de Junho n Controlar os movimentos dos documentos. n Criar um fi cheiro para resolver problemas de pesquisa. 5 Colaborar na preparação e seguimento de reuniões e viagens n Preparar reuniões: Fazer o planning. Estabelecer a ordem de trabalhos. Redigir e enviar as convocatórias. Organizar os dossiês de trabalho. Instalar o grupo. Tomar apontamentos e elaborar atas. n Planifi car viagens: Preparar e constituir o dossiê de trabalho. Organizar a informação no regresso. 6 Telefonar com eficácia n Analisar o seu estilo de comunicação. n Identifi car o interlocutor, apresentar a empresa. n Utilizar um vocabulário positivo e valorizante. n Filtrar as chamadas. Anotar as mensagens. n Avaliar a importância do telefone como instrumento de relações públicas. n Agir em situações delicadas e enfrentar interlocutores difíceis. 17 a 21 de setembro Porto 8 a e 23 outubro 3 a 7 de dezembro REALIZAÇÃO GARANTIDA 235 Informações e inscrições em Fax : cegoc-inter@cegoc.pt

4 SECRETARIADO ÁREA ADMINISTRATIVA 13 A Secretariado Área administrativa A secretária executiva (nível 3) n Secretárias com experiência que queiram aperfeiçoar-se nos diferentes domínios da função: técnico e psicológico. n Desenvolver novas competências técnicas, sociais e pessoais, funcionais e estratégicas. n Agir com maior profissionalismo. n Melhorar as suas performances. n Exposições curtas sobre os temas do programa. n Trabalhos de grupo para resolução e crítica de casos práticos. n Role-Plays filmados em Videotape, seguidos de análise e debate interativo. n Análise das situações apresentadas pelas participantes para favorecer a troca de experiências e partilhar competências comuns. 28 horas 4 DIAS Ref.ª 13-A IVA 1 Analisar a função na Empresa e em relação ao Management n Estabelecer diferenças entre o secretariado tradicional e o secretariado executivo: Objetivos e missões. n Descrever as especifi cidades da função, principais implicações. n Fomentar uma atitude proativa no desempenho da função. Tarefas e competências requeridas em 3 dimensões: transversais, pessoais e de gestão. Contributos esperados. n Refl etir sobre a noção de competência, avaliar o seu campo de atuação: - O meu contributo; o meu contexto; sobre o que é que posso agir; o que devo ou não dizer. n Desempenhar o papel de interface com os diferentes interlocutores: interagir com a hierarquia/clientes/ serviços internos/fornecedores n Analisar a evolução da carreira: - distinguir os tipos e níveis de Secretariado e funções associadas; - avaliar a mudança ocorrida no seu papel e as expectativas e exigências da função; projetar-se no futuro; - a secretária executiva: como se vê e como é vista pelos outros; - a adaptação da profi ssão a um mundo em mutação: Impacto no Secretariado das mudanças introduzidas pelas novas tecnologias e pela emergência de novas competências. n Compreender a Empresa: - Adquirir o conceito de Empresa. Os diversos tipos de empresas. Inserção da empresa no contexto económico-social. A imagem que projeta, veículos que utiliza. 5 a 8 de março 14 a 17 de Maio REALIZAÇÃO GARANTIDA n Compreender o Management: - Analisar as funções e tarefas do Manager; estilos de gestão. - comunicar e adaptar-se ao estilo de gestão da sua hierarquia. - aplicar o princípio da complementaridade e competências requeridas; - identifi car as zonas de desenvolvimento profi ssional. 2 Desenvolver aptidões na organização do trabalho e gestão do tempo n Conseguir um equilíbrio entre as exigências da função e as suas escolhas - defi nir prioridades. n Referenciar os obstáculos pessoais a uma boa organização do trabalho e meios de os ultrapassar. n Descobrir as atitudes face à gestão pessoal do tempo e impacto sobre a sua performance. n Otimizar o funcionamento do secretariado em caso de ausência. n Elaborar um plano de ação pessoal. 3 Contribuir para o sucesso do trabalho em equipa n Defi nir os fatores de sucesso de uma equipa. n Identifi car os diferentes perfi s e saber adaptar-se. n Analisar as missões de cada um e como intervir. n Descrever as 5 fases de evolução de uma equipa e comportamentos associados. n Estabelecer relações construtivas com a equipa que apoia. n Saber infl uenciar e motivar a equipa. n Analisar a corresponsável pela qualidade do relacionamento e a performance da equipa que apoia. n Desenvolver as suas capacidades de negociação. Porto 28 a 31 de maio 2 a 5 de julho 22 a 25 de outubro n Desenvolver uma lógica de cooperação. O quadro de repartição de tarefas. A delegação e o controlo. O apoio à tomada de decisão. 4 Acrescentar um valor ao desempenho através da criatividade n A criatividade individual: - utilizar as potencialidade do seu cérebro; - ultrapassar o domínio do racional. n A criatividade do grupo: - multiplicar as suas capacidades inventivas através do efeito do estímulo coletivo. 5 Estabelecer relações construtivas e duradouras n Conhecer os processos de comunicação e o seu impacto no relacionamento interpessoal descobrir o seu perfi l comunicacional. n Utilizar as técnicas da assertividade para promover um clima de trabalho produtivo. n Adquirir um melhor conhecimento de si própria as diferentes formas de exprimir a sua personalidade: o contributo da Análise Transacional. n Melhorar as relações com os outros: - Analisar as relações interpessoais no meio profi ssional. Identifi car os sinais de reconhecimento e motivação. Descrever as posições existenciais e relações de trabalho. - Interpretar as reações dos diferentes interlocutores e saber enfrentá-las. - Desenvolver uma postura construtiva nas relações de trabalho. Porto 6 a 9 de novembro 19 a 22 de novembro REALIZAÇÃO GARANTIDA Desenvolva as suas competências informáticas Quer seja secretária, assistente de direção, administrativo, responsável de escritório, estão todos envolvidos na microinformática. Entre as notas de síntese realizadas com Ms Word, quadros comparativos com Ms Excel ou diaporamas concebidos com Ms PowerPoint, todas estas apresentações recorrem aos programas informáticos. Para ser mais eficaz com tais instrumentos é essencial ter uma boa formação em microinformática. Descobrir como ser mais eficaz com o microcomputador dominando os principais programa informáticos. 236 [ Serviços pág Ficha de inscrição pág. 285 ]

5 SECRETARIADO ÁREA ADMINISTRATIVA Secretariado Área administrativa 13 A Técnicas e métodos de secretariado Reforçar as competências técnicas da função n Todas as assistentes, secretárias, e apoios administrativos que pretendam desenvolver e/ou reforçar as suas competências nos domínios do saber-fazer - gestão do tempo e das prioridades, gestão da informação, técnicas de redação de cartas, s e atas; e do saber-ser - defender uma imagem profissional, saber comunicar com eficácia, desenvolver a excelência no atendimento telefónico. n Analisar a importância da imagem individual para a imagem da organização: marketing individual. n Gestão do tempo: conhecer as suas características pessoais e definir prioridades. Ler depressa e bem: dominar as estratégias da leitura ativa. Aumentar a eficácia na redação de cartas, s e atas de reunião. Conhecer 3 ferramentas essenciais a uma boa comunicação. Aumentar o seu profissionalismo na comunicação telefónica. n Exercícios para consolidar os conceitos adquiridos durante a formação online. Esclarecimento de dúvidas e apresentação de alternativas para consolidar os conhecimentos adquiridos. Análise de situações profissionais concretas. Treino de aplicação dos processos práticos para desenvolver competências técnicas. Refletir sobre competências relacionadas com os temas desenvolvidos: gestão dos arquivos, gestão do stresse, especificidades da escrita profissional e aspetos comunicacionais. 1 A Organização, a Imagem e o Protocolo n Reconhecer a importância da imagem da organização: o marketing individual. n Identifi car as competências-chave da função do protocolo ao nível do desempenho do secretariado. 2 Gestão do tempo n Identifi car e analisar as suas características pessoais face à gestão do tempo, no âmbito da sua atividade profi ssional. n Identifi car os principais fatores de desperdício do tempo. n Planear defi nindo estrategicamente as suas prioridades: conhecer a técnica do ACET. 3 Ler depressa e bem n Escolher e aplicar uma estratégia de leitura ativa, adaptada a um objetivo preciso. n Tratar e memorizar mais rapidamente as informações escritas, aperfeiçoando a prática de tomar notas. 2 DIAS Ref.ª 13-B-810B 4 Redigir cartas e produzir o efeito desejado n Aplicar os métodos que lhe permitem saber fazer uma triagem das informações. n Distinguir o essencial do acessório numa carta. n Atualizar os conhecimentos relativos às expressões fi nais. 5 Escrever um eficaz n Comunicar por de forma sucinta e bem defi nida. n Conseguir a objetividade na escrita. 6 Tomar notas e redigir a ata da reunião n Descobrir algumas técnicas para tomar notas de forma organizada e efi caz. n Identifi car algumas questões que ajudam a selecionar o que deve anotar. n Encontrar alguns instrumentos e técnicas para transformar as suas atas numa leitura agradável módulos elearning (Total: 26h) IVA 21 de março a 25 de abril (online) + 26 e 27 de abril (presencial) AVALIAÇÃO DE APRENDIZAGEM Formação Blended 7 Identificar os objetivos subjacentes ao Novo Acordo Ortográfico n Conhecer a forma e substância do Novo Acordo. n Analisar as principais mudanças a introduzir na grafi a do português. 8 3 ferramentas para uma boa comunicação n Conhecer 3 ferramentas essenciais à efi cácia da comunicação. n Descodifi car o comportamento não-verbal. n Os 5 níveis da escuta ativa. 9 O sucesso da comunicação telefónica n Compreender o efeito das diferentes etapas da comunicação pelo telefone. n Distinguir as competências-chave do atendimento europeu n Associar os princípios de atendimento ao protocolo internacional n Identifi car as expressões a privilegiar. 12 de Set. a 17 de Out. (online) + 18 e 19 de outubro (presencial) Formação Blended Pré- -avaliação online Realização de 10 módulos online (12 horas): A organização a imagem e o protocolo Gestão do tempo: conheça as suas características individuais Gestão do tempo: defina as suas prioridades Ler depressa e bem Redigir cartas Escrever um Nota: O módulo e-learning (O sucesso da comunicação telefónica) tem atendimento telefónico em vários idiomas. Tomar notas e redigir a ata da reunião 3 ferramentas para uma boa comunicação O sucesso da comunicação telefónica Viagem ao novo acordo ortográfico Avaliação final online Treino presencial 2 dias (14 horas) Assistente de gestão (nível 4) n Secretárias de Direção e Assistentes confirmadas, que conheçam a fundo todas as técnicas da função e que desejem ultrapassar a barreira das suas competências atuais e aderir a uma transformação qualitativa da sua própria função. n Desenvolver a sua capacidade de apoiar os gestores nas suas responsabilidades, tomando consciência da complexidade da sua função. n Adquirir uma visão e uma compreensão mais evidente da vida social da empresa e dos imperativos económicos exigidos ao seu desenvolvimento. n Acrescentar valor ao desempenho e desenvolver competências específicas e/ou técnicas associadas às reais necessidades do seu contexto. n Exposições teóricas sobre os temas do programa. Trabalhos de grupo: resolução e crítica de casos práticos, alguns baseados em situações reais propostas pelos participantes. 28 horas 4 DIAS Ref.ª 13-A IVA O novo gestor necessita de uma assistente que conheça a fundo e compreenda bem o funcionamento da empresa moderna: os desafios que enfrenta, as necessidades de desenvolvimento, os modelos de gestão que contribuem para o êxito. 1 Analisar o papel da Assistente de Gestão nas modernas estruturas empresariais. 1.1 Diferenciar as características entre secretariado tradicional e a nova função de Assistente n Objetivos e missões; atividades e tarefas; competências requeridas. 1.1 Avaliar o impacto da internacionalização na função n Analisar os efeitos da complexidade cultural. A comunicação intercultural. Barreiras culturais. n Distinguir as várias dimensões culturais na atividade diária das Assistentes e das organizações que integram. n Defi nir os requisitos de uma boa Imagem internacional. 14 a 17 de maio Porto 11 a 14 de junho 2 Acompanhar e apoiar o gestor no exercício das suas principais tarefas n Determinar quais as missões do gestor. n Analisar os diferentes modos e estilos de gestão: - natureza e necessidades do Manager; - colaborar na análise dos problemas, na preparação e tomada de decisão: pesquisar, selecionar e tratar informações úteis; identifi car a metodologia do estudo de situações e de resolução de problemas. 3 Desempenhar um papel de facilitador(a) nas relações profissionais e de negociação n Promover a circulação das informações. n Assegurar o papel de interface entre o manager e os diferentes interlocutores. n Descobrir os instrumentos e métodos de negociar para vender as suas ideias. 4 Efetuar uma primeira abordagem à contabilidade geral, análise financeira, aspetos jurídicos e fiscais e controlo de gestão 15 a 18 de outubro REALIZAÇÃO GARANTIDA 4.1 Aspetos jurídicos e fiscais n Adquirir noções sobre as diferentes sociedades. n Interpretar a lógica do funcionamento da Empresa (mecanismos, constrangimentos de gestão). n Analisar as incidências jurídicas e suas consequências na prática. 4.2 Contabilidade e gestão n Sublinhar a importância da contabilidade geral e analítica para a Empresa. n Adquirir noções básicas sobre o orçamento e respetivo acompanhamento. n Descrever alguns indicadores de gestão (liquidez, solvabilidade, rentabilidade, autonomia fi nanceira, fundo de maneio, etc.). n Analisar o tableau de bord. n Interpretar o Balanço e a demonstração de resultados. 4.3 Gestão financeira n Ler e analisar os documentos fi nanceiros: rácios; fundo de maneio e necessidade de fundo de maneio; tesouraria. Porto 19 a 22 de novembro Informações e inscrições em Fax : cegoc-inter@cegoc.pt 237

6 SECRETARIADO ÁREA ADMINISTRATIVA 13 A Secretariado Área administrativa A escrita dinâmica Dominar técnicas da redação profi ssional n Todas as pessoas que pretendam desenvolver e/ou treinar as suas competências na redação, criar autoconfiança na escrita, adequar o vocabulário ao seu contexto, valorizar o documento escrito como um instrumento de excelência no desempenho profissional e garantir a efectividade da sua comunicação escrita. n Aplicar as técnicas para ganhar tempo na redação. n Experimentar formas de estruturar o pensamento. n Analisar o impacto dos vários estilos de escrita: a carta, o , a nota de serviço, a síntese, o relatório. n Saber tomar notas e redigir a ata de uma reunião n Exercícios para consolidar os conceitos adquiridos durante a formação online. n Esclarecimento de dúvidas, e apresentação de alternativas capazes de tornar a mensagem escrita num instrumento de influência. n Rever as etapas para a composição correta do escrito profissional. n Análise de situações profissionais concretas. n Treino de aplicação dos processos práticos para garantir a coerência e a coesão do que se escreve. Quer vencer a folha em branco? Não sabe como iniciar um documento? Não sabe o que dizer? Nem como dizer? Quer ganhar em eficácia e qualidade? Quer estimular o prazer de redigir documentos profissionais? Se estas são algumas das questões que habitualmente coloca, é neste curso que pode obter as respostas que precisa. O programa está estruturado de forma a proporcionar-lhe conhecimentos sobre como ganhar tempo na redação, como adaptar as técnicas de escrita às exigências atuais, como suscitar e manter o interesse do seu leitor. 1 Redigir um eficaz n Ser capaz de escrever um sucinto, com um objetivo claro e bem defi nido, utilizando frases curtas. 2 DIAS Ref.ª 13-A-780B 2 Adquirir técnicas de redação para uma escrita convincente n Adotar um método para conseguir convencer. n Defender uma ideia. n Reunir o máximo de ideias no mais curto espaço de tempo. n Adequar os argumentos aos destinatários. 3 Redigir cartas depressa e bem n Aplicar os métodos que lhe permitem saber fazer uma triagem das informações. n Distinguir o essencial do acessório numa carta. n Atualizar os conhecimentos relativos às expressões fi nais. 4 Ler depressa e bem n Escolher e aplicar uma estratégia de leitura ativa, adaptada a um objetivo preciso. n Tratar e memorizar mais rapidamente as informações escritas, aperfeiçoando a prática de tomar notas. + 6 módulos elearning (Total: 21h) IVA 7 de março a 8 de abril (online) + 9 e 10 de abril (presencial) AVALIAÇÃO DE APRENDIZAGEM Formação Blended 5 Tomar notas e redigir a ata da reunião n Descobrir algumas técnicas para tomar notas de forma organizada e efi caz. n Identifi car algumas questões que ajudam a selecionar o que deve anotar n Encontrar alguns instrumentos e técnicas para transformar as suas atas numa leitura agradável. 6 Identificar os objetivos subjacentes ao Novo Acordo Ortográfico n Conhecer a forma e substância do Novo Acordo. n Analisar as principais mudanças a introduzir na grafi a do português. 9 de Out. a 11 de Nov. (online) + 12 e 13 de Nov. (presencial) Formação Blended Pré-avaliação online Realização de 6 módulos online (7 horas): Como escrever um e fi c a z Técnicas de redação para uma escrita convincente Redigir cartas depressa e bem Ler depressa e bem Tomar notas e redigir a ata da reunião Viagem ao novo acordo ortográfico Avaliação final online Treino presencial 2 dias (14 horas) Desenvolver a capacidade de síntese na comunicação escrita e oral n Chefias, diretores, técnicos, secretárias, assistentes e apoios administrativos que pretendam desenvolver as suas capacidades de síntese e ganhar tempo e eficácia na comunicação escrita e oral. n Saber extrair o essencial dos documentos escritos. n Reter as ideias-chave da comunicação oral. n Organizar as ideias-chave através de um plano detalhado. n Apresentar a informação oral e escrita de forma sintetizada. Será utilizado um método em 2 etapas: n Exercício de recolha de informações, a partir de documentos escritos ou informações orais. n Exercício de transmissão de informações-chave obtidas, por escrito e oralmente. n Aplicação prática: inúmeros exercícios de síntese para distinguir o essencial do acessório. O excesso de informação e o seu grau de complexidade, obrigam-nos cada vez mais a condensar e a selecionar só o que é essencial. Nas atividades profissionais do secretariado, apela-se ao espírito de síntese: l A hierarquia solicita-lhe uma ata sucinta sobre o que se passou na última reunião de quadros; l Precisa de resumir um conjunto de documentos técnicos; l Necessita de fazer um relatório síntese dos acidentes de trabalho No decurso desta formação serão apresentados os instrumentos fundamentais que lhe permitirão identificar o essencial do acessório da informação. 2 DIAS 14 horas Ref.ª 03-D Identificar as bases da síntese n Distinguir os fatos, as opiniões e os juízos de valor. n Avaliar as distorções em jogo no processo de comunicação. 2 Extrair dos documentos apenas o essencial n Obter uma visão de conjunto com recurso à técnica do sobrevoo. n Determinar o essencial de um texto através da técnica do desbaste. n Manter a estrutura do texto e o seu fi o condutor. 3 Analisar e tratar a informação oral n Escutar e reformular apenas o indispensável. n Escolher a forma de tomar notas. n Classifi car e hierarquizar a informação IVA 23 e 24 de abril 4 Restituir à informação oral e escrita a clareza precisão e concisão necessárias. n Planifi car as ideias. n Aplicar os princípios de uma escrita efi caz. n Estruturar e a informação, para apresentar oralmente. 5 Identificar os objetivos subjacentes ao Novo Acordo Ortográfico n Conhecer a forma e substância do Novo Acordo. n Analisar as principais mudanças a introduzir na grafi a do português. Inclui 1 módulos e-learning à distância: Viagem ao Novo Acordo Ortográfi co. 13 e 14 de setembro INTEGRADO 238 [ Serviços pág Ficha de inscrição pág. 285 ]

7 SECRETARIADO ÁREA ADMINISTRATIVA Secretariado Área administrativa 13 A Treino intensivo na comunicação escrita Especial secretariado nassistentes. n Secretárias/Assistentes. n Pessoal administrativo. n Ganhar eficácia na conceção e redação de textos profissionais. n Treinar métodos para analisar, estruturar ideias e redigir textos mais facilmente. n Adequar o vocabulário ao contexto e ao destinatário. n Garantir a efetividade da sua comunicação escrita. n Pedagogia ativa e lúdica, alternando com: inúmeros exercícios práticos e trabalhos em subgrupos, com o objetivo de incitar os participantes a aprofundar os seus conhecimentos e aplicá-los após o curso. Ref.ª 13-A IVA 1 Adaptar-se aos diferentes tipos de escrita n Descrever as situações profi ssionais que recorrem à escrita. Os diferentes tipos de textos. n Identifi car as difi culdades imediatas. 2 Analisar cada situação escrita com método n Reconhecer a importância da comunicação escrita em contexto profi ssional. n Adquirir técnicas de análise de conteúdo (cartas, circulares, notas, memorandos ). n Defi nir os objetivos a alcançar. n Contribuir para a efi cácia do estilo: os diferentes estilos de redação em função do assunto e do destinatário. 3 Construir o texto numa lógica e cronologia adequadas n Estruturar o texto, selecionar e ordenar as ideias com coerência. Sintetizar. n Desenvolver argumentos que conduzam a uma conclusão. n Utilizar os articuladores lógicos. n Criar um plano de escrita. 4 Escrever para ser lido e compreendido n Valorizar o vocabulário: abandonar as expressões estereotipadas. 29 de fevereiro a 2 de março n Escolher a palavra certa e compreensível. n Obter uma escrita de qualidade: a coesão, clareza, concisão e dinamismo. n Aplicar os princípios da sintaxe, rever as principais regras gramaticais. A importância do ritmo no texto profi ssional: saber pontuar. n Sublinhar a importância dos aspetos sintáticos no discurso. n Transformar o escrito profi ssional num escrito apelativo. O impacto da apresentação. 5 Aplicar regras de redação da ata de reunião n Conhecer os diferentes tipos de atas segundo o objetivo da reunião. n Identifi car as difi culdades na tomada de apontamentos e na redação de atas. n Escutar para transcrever: - evitar a deformação e/ou interpretação; - tomar apontamentos e distinguir o essencial do acessório em função do objetivo; - estruturar o plano: a cronologia das ideias expressas e a ordem lógica. n Reformular e hierarquizar. n Defi nir as regras da boa legibilidade. n Escolher a apresentação gráfi ca a dar ao documento fi nal. 29 a 31 de outubro REALIZAÇÃO GARANTIDA INTEGRADO 6 Comunicar por n Gerir efi cazmente os s: aspetos essenciais a reter: - analisar a importância de uma correta gestão dos s; - combater os s em excesso; - trabalhar em equipa. n Criar mensagens eletrónicas: - analisar os destinatários; - antecipar as reações; - estruturar a mensagem; - técnicas de redação de s com impacto. 7 Identificar os objetivos subjacentes ao Novo Acordo Ortográfico n Conhecer a forma e substância do Novo Acordo. n Analisar as principais mudanças a introduzir na grafi a do português. Inclui 2 módulos e-learning à distância: Como escrever um efi caz. Viagem ao Novo Acordo Ortográfi co. Assistente da gestão de projetos Os instrumentos para ajudar efi cazmente o chefe de projetos n Assistentes do chefe de projeto, assistente de gestão, assistentes do chefe de programa. n Colaboradores de projeto, controlador de custos. n Quadros ou técnicos encarregados de assistir os seus chefes de projeto nas suas atividades de controlo de gestão dos projetos. n Conhecer os instrumentos de organização, de desenvolvimento e de controlo de um projeto. n Compreender as necessidades do chefe de projeto para melhor o assistir. n Contributos teóricos e práticos, troca de experiência e debates. n Estudo de casos e exercícios práticos. n Análise de situações apresentadas pelos participantes. Ref.ª 07-A IVA Os chefes de projeto devem assegurar plenamente funções de coordenação, de análise de desvios e de decisão. Pelo seu domínio dos instrumentos de gestão de projetos, o seu assistente contribui com informações sintéticas necessárias à antecipação das decisões importantes no decurso do projeto. A complementaridade dos seus papéis faz do chefe de projetos e do seu assistente um binómio que trabalha em estreita colaboração para atingir os seus objetivos. 1 Conhecer o contexto de um projeto n Os problemas relacionais postos pela coexistência do projeto com a atividade habitual da Empresa. n As reações previsíveis mais frequentes. 2 Compreender as necessidades do chefe de projeto n A problemática do chefe de projeto. n As relações do chefe de projeto com a Empresa. Porto 21 a 23 de março 9 a 11 de abril n A missão do assistente: a pilotagem automática que permite ao chefe de projeto dedicar-se mais livremente às difi culdades e imprevistos. 3 Conhecer e utilizar os instrumentos de organização de um projeto n Os diferentes tipos de projetos. Os clientes (externos ou internos) e a sua própria organização da gestão. n As estruturas de projetos. A posição do gestor: hierárquica ou funcional? 4 Conhecer e utilizar os instrumentos que facilitam o desenvolvimento do projeto n Na fase de lançamento: procedimentos de lançamento e de coordenação. n Na fase de desenvolvimento: as etapas, o organigrama das tarefas, a comunicação. n Na fase de fi m de projeto: as relações por vezes difíceis com o cliente, os relatórios de fi m de projeto, o arquivo. Porto 24 a 26 de setembro 5 Conhecer e aplicar os instrumentos que facilitam o controlo de um projeto n A lógica dos instrumentos, o contributo da informática. n A gestão dos prazos, características de um bom planning, o diagrama de barras, o método PERT. As atualizações. A gestão dos recursos. n A gestão e a medida do avanço físico. n A gestão dos custos. Os diferentes métodos e os casos de utilização. A previsão do resto das tarefas a fazer. n A gestão dos documentos: sugestões de plano de arquivo do projeto. n A gestão das modifi cações: a noção de gestão de confi guração. n Os indicadores de gestão. Exemplos. 6 Conclusão e conselhos de aplicação. 22 a 24 de outubro REALIZAÇÃO GARANTIDA 239 Informações e inscrições em Fax : cegoc-inter@cegoc.pt

8 SECRETARIADO ÁREA ADMINISTRATIVA 13 A Secretariado Área administrativa Assistente da função pessoal e de recursos humanos n Técnicos subordinados diretamente ao Responsável de Recursos Humanos. n Secretárias de Direção que asseguram a Função Pessoal na empresa. n Assistentes de Responsáveis de Recursos Humanos. n Aplicar a legislação laboral de forma adequada minimizando os custos para a empresa. n Utilizar as ferramentas de gestão de recursos humanos no dia a dia e numa perspetiva previsional. n Adotar os comportamentos profissionais mais eficazes. n Será utilizada uma pedagogia ativa baseada em trabalhos individuais e em grupo. n Estudo de casos e realização de exercícios práticos. 35 horas 5 DIAS Ref.ª 04-A IVA A função Assistente da Função Pessoal e de Recursos Humanos tem conhecido profundas mudanças no seu conjunto de papéis. Exige-se ao Assistente que seja: l Técnico, para operacionalizar os instrumentos de uma função de gestão complexa; l Gestor, para salvaguardar os aspetos quantitativos e qualitativos do desenvolvimento social; l Pessoa de diálogo para comunicar de forma eficaz. Este curso é a nossa resposta a este triplo desafio para a Função Assistente de Pessoal e RH. 1 Caracterizar o ambiente da Função Recursos Humanos n A empresa e o seu enquadramento jurídico ( leis, convenções e acordos coletivos de trabalho...). n A empresa e os seus recursos humanos (a gestão previsional de empregos). n A empresa e os sistema de informação de RH (os suportes documentais, a busca de informação na internet...). 2 Definir as missões e a estrutura da Função Recursos Humanos n Princípios e conteúdos da Função. n A partilha da Função RH com as unidades de negócio e os gestores. 19 a 23 de março n O papel dos interlocutores internos e externos: - os representantes do pessoal; - a inspeção do trabalho. 3 Identificar as missões de Assistente de Pessoal e RH n Descrever a função. n Defi nir os requisitos. 4 Compreender os princípios jurídicos indispensáveis no quadro das relações individuais de trabalho n Os textos aplicáveis na empresa. n Dominar os princípios de base do contrato de trabalho (contratos a tempo certo e incerto, a tempo parcial e trabalho temporário). n A duração e organização do tempo de trabalho e controlo das horas (a gestão das ausências). n A execução do contrato de trabalho. n Administrar e gerir as regalias sociais. 5 Gerir a integração dos colaboradores na empresa n Participar no recrutamento (Perfi rl da função). n Escolher os candidatos adequados. n Realizar a pré-seleção. n Acolher o colaborador e aplicar as regras legais em vigor. n Preparar o contrato de trabalho (modalidades). 18 a 22 de junho 6 Realizar a administração da formação profissional contínua n Registar e escolher as ações de formação (caderno de encargos...). n Organizar a administração da formação (declarações, historial das ações e formandos). n Medir o seguimento da formação (orçamento, Tableau de Bord de acompanhamento, avaliação). 7 Aplicar os métodos e instrumentos de gestão eficazes n Gerir o efetivo (registos, afi xações e declarações obrigatórias). n Utilizar os rácios de acompanhamento indispensáveis. n Elaborar os Tableau de Bord (absentismo). n Instrumentalizar a organização do seu trabalho (calendários, fi chas de procedimentos, acompanhamento de dossiês). 8 Comunicar uma imagem positiva do serviço RH n Identifi car as expectativas e necessidades dos clientes internos. n Ser um interlocutor privilegiado do pessoal (escutar...). n Saber persuadir. n Comunicar uma imagem positiva da Função Recursos Humanos. 5 a 9 de novembro 240 Assistente comercial n Secretárias e administrativos dos Departamentos Comerciais e de Marketing, com relacionamento com a força de vendas e a clientela da Empresa. n Conhecer os comportamentos eficazes para realizar o seu papel de interface entre diferentes interlocutores. n Saber adotar um estilo mais claro, mais preciso, mais dinâmico nas suas comunicações escritas e orais. n Jogar plenamente um papel no seio da equipa comercial. Pedagogia ativa apoiada em: n Exposições, troca de experiências, exercícios práticos; n Simulações em vídeo e análise em subgrupos. 28 horas 4 DIAS Ref.ª 06-C IVA [ Serviços pág Ficha de inscrição pág. 285 ] 1 Compreender a função da Secretária Comercial n Situar o desempenho no contexto profi ssional:determinar os pontos-chave da equipa de sucesso; analisar a contribuição prática da secretária efi caz. n Desempenhar o papel de interface com os diferentes interlocutores: - interagir com a hierarquia/clientes/ /vendedores/serviços internos/ /fornecedores; - antecipar as difi culdades e circular a informação. 2 Organizar o trabalho e gerir melhor a atividade n Acompanhar e coordenar as atividades da equipa: - instrumentos de organização pessoal e da equipa; - distinguir o essencial do acessório; - arbitrar as prioridades; - gerir os picos de atividade. n Construir o plano de ação. n Otimizar objetivos e meios. n Desenvolver a sua criatividade: - o pensamento criativo. Obstáculos; - atitudes criativas. n Preparar reuniões comerciais: a convenção anual, o salão, uma exposição, uma reunião 24 a 27 de janeiro de equipa: criar instrumentos de pilotagem: elementos do budget. n Organizar e apresentar o dossiê de cliente. 3 Escrever em termos comerciais n Comunicar por escrito de uma forma dinâmica: - as 4 etapas de redação de uma carta; - tornar a mensagem atrativa. - transformar uma reclamação, um orçamento ou uma oferta num documento comercial: - redigir cartas de apresentação, encomendas, reclamações; - garantir o valor jurídico do documento. n Responder a uma reclamação: - analisar a reclamação ponto por ponto; - construir um texto claro e preciso; - escolher frases com impacto. n Tratar situações delicadas: rutura de stocks, atrasos, aumentos súbitos de preços. 4 Melhorar as capacidades pessoais de relação e contacto com os clientes internos n A imagem da Empresa. n A Assistente Comercial elemento ligação: Diretores, Vendedores e Clientes, ter relações positivas 7 a 10 de maio com a força de vendas. n Identifi cação dos Clientes (Internos e Externos). n Comunicação Assertiva. 5 Acrescentar uma dimensão comercial à qualidade do serviço administrativo n Cliente como principal ativo de uma organização. n Expectativa e perceção do cliente. n A qualidade dos serviços. 6 Controlar as técnicas de acolhimento e argumentação n O telefone como instrumento comercial. n O acolhimento telefónico. n Emissão/receção de chamadas. n Vantagens e desvantagens do telefone. n Como gerir uma reclamação. n Defi nir o stresse. n Superar o confl ito sem agressividade. n Reduzir o stresse. 7 Adotar um plano de evolução pessoal n Fazer um diagnóstico dos pontos fortes e fracos. n Mensagens limitantes. n Estabelecer objetivos de progresso. n Compromisso de ação. 26 a 29 de novembro REALIZAÇÃO GARANTIDA

9 SECRETARIADO ÁREA ADMINISTRATIVA Secretariado Área administrativa 13 A Assistente de Marketing n Assistentes de diretores ou responsáveis de marketing. n Assistentes de gestores de produto ou gestores de mercado. n Assistente de Marketing Formação Blended. n Assistente de Marketing Formação elearning. n Adquirir conhecimentos práticos de marketing para: - aumentar a sua autonomia em função das decisões e objetivos definidos pela sua empresa; - definir com maior exactidão o âmbito da sua atividade e iniciativa; - incrementar a eficácia da sua contribuição com os diferentes utilizadores do seu serviço. n Exposição oral do formador enriquecida com o estudo de casos práticos e debates entre os participantes. Formação Presencial: Ref.ª 05-A IVA Para orientar e perspetivar as suas ações quotidianas, o assistente de Marketing deverá dominar os conceitos fundamentais em Marketing. Esta competência permite-lhe comunicar de forma mais eficaz e eficiente com a sua equipa e identificar novos campos para a sua contribuição. 1 O Papel do Assistente de Marketing n A estrutura Marketing/Comercial: objetivos, organização e funções. n O posicionamento e missão do assistente de marketing. n A relação com os chefes de produto, gestores de mercado e responsáveis de marketing: expectativas, contribuições e sinergias. 2 a 4 de maio 2 Conhecer as funções do marketeer e os seus domínios de intervenção n Da estratégia ao marketing operacional. n A análise do mercado e do contexto da empresa: objetivos e ferramentas. n A implementação de um plano operacional: plano de ação e controlo. 3 Contribuir para a recolha de informação n Benchmarking: Organizar a vigia comercial e concorrencial. n Participar no desenvolvimento de estudos: objetivos, missões e ferramentas. 10 a 12 de outubro Formação Presencial ou Formação Blended AVALIAÇÃO DE APRENDIZAGEM 4 Orientar a sua ação de marketing n Organizar os briefi ngs com os fornecedores: pontos chave. n Organizar e acompanhar as ações e eventos. n Conceber e enriquecer o seu quadro de acompanhamento das ações. n Conduzir uma ação de marketing direto: correio, telefone e internet. 5 Reforçar a sua relação com a força de vendas n Participar na construção de argumentários e suportes para apoiar as vendas. n Contribuir para a sinergia marketing/vendas. Formação Blended: Formação Blended Pré-avaliação online Realização de 5 módulos online (10 horas): Papel do Assistente de Marketing Marketing Estratégico: domínios de aplicação Marketing Operacional: domínios de aplicação A Recolha de Informação para o Marketing Ações de Marketing Operacional Avaliação final online Treino presencial 1,5 dias (11 horas) 1,5 DIAS + 5 módulos elearning (Total: 21h) Ref.ª 05-A-721B IVA 9 de maio a 10 de junho (online) + 11 e 12 de junho (presencial) 3 de outubro a 7 de novembro (online) + 8 e 9 de novembro (presencial) O inter em intra a escolha da simplicidade As mais de 350 formações inter são também realizáveis em intra empresa. Tem uma formação para realizar rapidamente? A Cegoc propõe-lhe uma solução completa, organizada tendo em conta os vossos condicionalismos. Transmita-nos as suas exigências Contacte-nos. Um consultor-formador Cegoc está disponível para acolher e analisar o vosso projeto: data, local, custo, perfil do formador requerido, as adaptações, exercícios e simulações necessárias em relação às funções e à realidade vivida pelos vossos colaboradores. A vossa formação será organizada! Receberá uma proposta de formação correspondente, em todos os aspetos, às vossas necessidades: O programa, as datas, horários e o local pretendido; O consultor que melhor corresponde ao vosso contexto. Ganhe tempo! Formações mais rápidas, mais flexíveis e adaptadas à pouca para as vossas equipas, na vossa organização Para mais informações, aconselhamento ou projetos Informações e inscrições em Fax : cegoc-inter@cegoc.pt

10 SECRETARIADO ÁREA ADMINISTRATIVA 13 A Secretariado Área administrativa Assistente de compras n Assistentes, Escriturários e Secretárias da área de Compras, auxiliares de compradores. n Pessoal administrativo e todos os profissionais que, no exercício da sua função, efectuem atos de compra. n Conhecer as técnicas e ferramentas utilizadas nos serviços de compras para saber prestar um apoio adequado nas compras. n Exposições. n Trabalhos de grupo para resolução de exercícios e casos práticos. 1 Posicionar as Compras e os Aprovisionamentos na Empresa n As missões da função compras. n Assistente de Compras: uma fonte de informação para o comprador. n As diferentes responsabilidades do(a) Assistente de Compras. 2 A análise ABC aplicada às Compras n A construção da curva ABC do consumo e dos fornecedores. n A interpretação da curva ABC e as diferentes táticas de compra possíveis. n A fi cha de produto. n A atualização das fi chas de produto e fornecedor. 3 As Consultas n Fases e regras de condução de uma consulta. n O quadro comparativo das propostas. n A transmissão da decisão das compras aos fornecedores: regras a observar. 4 Os Fornecedores n A procura de fornecedores, as fontes de informação. n A medida das performances dos fornecedores activos e a classifi cação dos fornecedores: preço, qualidade, prazos e serviços. n A estrutura tipo de um preço para um produto e uma prestação de serviço. n Atualização e revisão de um preço. 5 Ser uma ajuda ativa à gestão e à decisão das compras n Os diferentes tipos de contratos e encomendas. n A gestão das encomendas, dos contratos e das faturas. n Conhecer os princípios da Gestão de Stocks. n O Tableau de Bord do Comprador. n A gestão da documentação. n A preparação do dossiê de negociação. n A relação da gestão das compras com a gestão da qualidade. 6 Organizar e gerir as relações com os parceiros internos e externos n A comunicação com os Clientes internos. n Saber obter informação internamente (qualidade, fabricação, contabilidade) para avaliar fornecedores. n Informar com descrição os fornecedores. n Saber obter informações do vendedor. n A utilização do telefone. 7 O domínio jurídico n Os conhecimentos jurídicos de base. n Os documentos necessários às compras internacionais. 35 horas 5 DIAS Ref.ª 10-A IVA 18 a 22 de maio 12 a 16 de novembro Assistente de logística n Assistentes e colaboradores de serviços da função logística. n Técnicos e colaboradores dos agentes logísticos. n Secretárias de responsáveis pela função logística. n Todas as pessoas que pretendam desenvolver competências no âmbito da função logística. n Situar a missão e os desafios da função logística. n Conhecer as técnicas e o vocabulário da logística. n Desenvolver o seu papel de interlocutor privilegiado dos clientes e fornecedores. n Compreender e saber atualizar o quadro de indicadores de gestão e o orçamento da logística. n Uma pedagogia baseada em exposições temáticas sobre os conceitos da logística, trabalhos em subgrupos e troca de experiências. Ref.ª 10-B IVA 1 Identificar os desafios da função logística n Satisfação do cliente, fl exibilidade, reatividade, prazo. n As interações com as outras funções da empresa e as suas consequências. n O conceito da cadeia de abastecimento (supply chain). n A qualidade dos fl uxos logísticos. n O contributo do(a) assistente. 2 Compreender a logística a montante: ser interlocutor privilegiado do fornecedor n Aprovisionamentos. n Transportes nacionais e internacionais. n Intermediários logísticos e alfândega. 2 a 4 de abril 3 Compreender a logística a jusante n Ser interlocutor privilegiado do cliente: - o diagnóstico dos fl uxos ao serviço do cliente. A gestão dos fl uxos; - a construção de uma política comum com o cliente. 4 Compreender a logística da produção n O MRP. n O plano industrial e comercial. n O processo de lançamento de uma ordem de fabricação. 12 a 14 de setembro 5 Introduzir e manter o quadro de indicadores e o orçamento: orientação e controlo das performances n A escolha dos indicadores pertinentes. n A abordagem benchmarking sobre os indicadores logísticos. n A construção do quadro de indicadores e do orçamento. 242 [ Serviços pág Ficha de inscrição pág. 285 ]

11 SECRETARIADO ÁREA ADMINISTRATIVA Secretariado Área administrativa 13 A Secretariado de administração e os aspetos jurídicos da empresa n Assistentes de direção e administração. n Assistente do responsável financeiro. n Todos os colaboradores que tenham de intervir nos atos de valor jurídico. n Compreender as noções jurídicas úteis à vida da empresa. n Integrar a dimensão legal na sua atividade e referenciar as práticas a adotar para evitar os riscos jurídicos. n Exposições temáticas e debates. n Casos práticos. n Análise de situações apresentadas pelos participantes. n Cada participante recenseia com o formador as aplicações práticas para o seu posto de trabalho e sua empresa. 1 Analisar o essencial do sistema legislativo português útil à vida da empresa n Leis, decretos, jurisprudência: saber distinguir e encontrar as informações. n As diferentes formas jurídicas das sociedades: sociedades civis, sociedades de capitais, sociedades de pessoas. n As responsabilidades dos dirigentes, as obrigações declarativas. n A bolsa e a sua regulamentação: os dois mercados e as publicações fi nanceiras obrigatórias. 2 Avaliar o funcionamento das diferentes sociedades n As modalidades de constituição de uma empresa ou de uma associação (fi sco, tribunal comercial). n Os órgãos de direção, de fi scalização e de controlo segundo o tipo escolhido. n O papel dos ROC e o campo da sua responsabilidade. 3 Praticar o secretariado jurídico na empresa n O arquivo de documentos: durações legais de conservação dos documentos da empresa. n O registo dos atos jurídicos, os documentos declarativos e o que eles contêm. 4 Analisar a vida jurídica da empresa n Organizar as reuniões do Conselho de Administração: convocatórias, representação de um administrador por um outro, atas. n A Assembleia Geral: carta de convocatória, poderes, questões escritas, relatório da gerência. 5 Avaliar a responsabilidade jurídica dos dirigentes n Os riscos segundo o domínio de responsabilidade. n Responsabilidade civil e penal dos dirigentes. n Responsabilidade penal da empresa. 6 Estabelecer um contrato comercial n Os compromissos no ato de encomenda. n As ruturas de contrato. n As cláusulas essenciais a verifi car. n As precauções a tomar. n Os litígios com clientes e os recursos possíveis. Ref.ª 13-A IVA 2 a 4 de maio 29 a 31 de outubro A secretária e a excelência profissional n Secretárias. Assistentes e Apoios Administrativos que pretendam desenvolver as suas competências atuais e alcançar a excelência profissional. n Definir um conjunto de princípios que visam obter a excelência profissional em contexto de trabalho. n Desenvolver competências-chave e ultrapassar a dimensão técnica da função. n Formação recomendada pela Associação EUMA (European Management Assistants, a única Associação europeia de Assistentes de Direção). Apresenta um método inovador e estruturante desenvolvido pelo Grupo Cegos. n Explora a temática a partir dos resultados obtidos pelo estudo A Assistente Europeia realizado pelo Grupo Cegos em parceria com a EUMA. n Autodiagnóstico para cada um dos princípios a desenvolver, que permite a cada participante identificar as suas atuais práticas, descobrir o potencial a desenvolver e definir qual a sua margem de progresso. n Uma formação muito operacional que alterna a exposição e aplicação de conceitos e métodos. Para além das indispensáveis competências técnicas, o que faz a diferença no quotidiano profissional das secretárias, é o conjunto dos seus recursos pessoais. Esta formação permite ajudá-las a descobrir e dominar os princípios da excelência profissional e saber integrá-los no seu quotidiano profissional. 1 Ajudar a alcançar a excelência profissional n Defi nir excelência profi ssional e adaptá-la ao sistema de trabalho da secretária. n Identifi car os princípios de excelência e integrá-los na Gestão Excelente da atividade de secretariado. 2 Chave 1 - Antecipação: desenvolver a proatividade e espírito de iniciativa n Afi rmar-se no quotidiano profi ssional. n Desenvolver a sua motivação. n Reforçar o campo de autonomia e desempenhar com excelência as principais missões. Ref.ª 13-A-703 n Agarrar as oportunidades e traduzi-las em sucessos profi ssionais. 3 Chave 2 Associação: desenvolver a cooperação n Interagir com sucesso com a equipa que apoia. n Pensar ganhar-ganhar. n Aplicar o método R.E.S.P.E.C.T. na relação com os clientes internos e externos. 4 Chave 3 - Adaptação: integrar-se em diferentes contextos n Estar alinhada com os objetivos profi ssionais. n Preparar-se para os novos desafi os e as exigências atuais do Management e interpretar as repercussões na sua função. n Identifi car como a mudança pode infl uenciar o seu desempenho. n Utilizar os recursos da sua inteligência emocional. n Obter êxito no papel de facilitadora. n Argumentar e convencer. Agir em situações delicadas IVA 9 a 11 de maio 5 Chave 4 - Atitude: desenvolver o saber-estar n Avaliar a importância da personalidade para conseguir desempenhar com êxito as suas missões. 6 Chave 5 Aptidão: desenvolver novas competências n Valorizar os seus recursos potenciais. n Adaptar o seu modo de pensar. n Desenvolver o seu espírito de abertura e a sua criatividade. n Identifi car zonas de progresso e conceber um plano de melhoria individual. 10 a 12 de outubro 243 Informações e inscrições em Fax : cegoc-inter@cegoc.pt

12 SECRETARIADO ÁREA ADMINISTRATIVA 13 A Secretariado Área administrativa Gestão de eventos n Responsáveis de eventos. n Responsáveis de comunicação marketing. n Responsáveis de relações externas. n Responsáveis e técnicos comerciais e de marketing que tenham na sua empresa a responsabilidade por esta atividade específica. n Compreender e aplicar os métodos, técnicas e instrumentos para conceber e organizar eventos criando valor para a empresa e para os clientes. n Tornar cada evento um veículo de comunicação da estratégia da empresa. n Escolher a melhor tipologia de evento em função dos objetivos da empresa. n Utilizar instrumentos adequados para idealizar, projetar e organizar os eventos de interesse e para o target preciso, sejam internos ou sejam externos. n Saber utilizar as melhores técnicas para efetuar uma campanha de comunicação eficaz. n Definir as melhores soluções, em termos de qualidade para execução do evento. n Dispor de um sistema para controlar o retorno do investimento. n Apresentação de métodos e técnicas. n Discussão de casos práticos. n Ilustração com exemplos de métodos, técnicas, instrumentos e check-list para aplicar no terreno. 1 Evento: um momento extraordinário para a empresa comunicar na primeira pessoa n O que se entende propriamente por evento. n Diferença entre evento e sponsorização. n Os participantes como clientes. n A coerência dos objetivos e modalidade de atuação com a missão da empresa. n O respeito e o transfert do estilo da empresa. n Os objetivos do evento e a estratégia de comunicação. n As mensagens: forma e conteúdo que não se podem improvisar. n O material informativo: como redigi-lo para obter o máximo de impacto. n O público: como seleccioná-lo e sobretudo conquistá-lo. n A organização e as suas principais fases. n O orçamento: é possível organizar grandes eventos com recursos limitados. n O valor determinante do trabalho de equipa. 2 Tipologia de eventos n Convenções, convénios, congressos e simpósios, meetings, visitas, tours, feiras, workshops, inaugurações, celebrações festivas, prémios e concursos, viagens de incentivo, manifestações de sector. 3 Como identificar a forma do evento n Principais erros a evitar. n Riscos a ter em conta. 4 Conceção n Pensar em grande, agir reportando-se aos recursos efetivos. n Visar a originalidade sem cair no excesso. n Suscitar a emoção. n Divertir para obter o máximo de implicação/envolvimento. n As personagens chave: sua importância. n Os meios multimédia: uma questão exclusivamente de efeito? n Os cenários: quais os critérios de base. n A escolha do local: não se enganar com as aparências. n A inspeção: verifi cação dos suportes existentes e da qualidade dos serviços existentes. n A documentação: como redigi-la, elaborá-la, distribuí-la, torná-la memorizável. 5 A fase organizativa n Criação de uma equipa de trabalho: como geri-la e motivá-la para obter o máximo. n Como agir para obter os resultados esperados. n O planning. n Defi nição dos conteúdos e do programa: clareza, originalidade, simplicidade, instantaneidade. n Argumentos fortes e textos apelativos. 6 Convite e promoção n Promoção direta e indireta. n Individualização do target. n Planifi cação. n Preparação e conceção gráfi ca dos convites. n Mailing. n Publicidade e apresentação: escolher com cuidado como e de que modo fazê-las. n A relação com a imprensa: o que se pretende. 7 A máquina em movimento n A recolha de inscrições. n A organização dos serviços durante o evento. n O material a distribuir. 8 Garantia da qualidade e distinção na realização n Preparação da sala. n Equipamentos técnicos. n Os meios multimédia em ação. n A segurança. n O catering. n O pessoal. n Alojamento dos participantes. n social. n A relação com os jornalistas. n Organizar a sala de imprensa de modo funcional. 9 A importância do ensaio geral n O pre meeting com o staff. n A simulação geral. n Considerar os imprevistos como incidentes quotidianos para os enfrentar e resolver com efi cácia. 10 A avaliação dos resultados n Observação, mediação e feedback. n Como manter a relação com os parceiros. n Publicação e divulgação (clipping). 14 horas 2 DIAS Ref.ª 05-A IVA 24 e 25 de maio 18 e 19 de outubro REALIZAÇÃO GARANTIDA 244 Percurso e-learning Protocolo, imagem e organização de eventos profissionais n Quem pretende agir com maior profissionalismo em campos de atuação protocolar e nas relações publicas. n Analisar a importância da imagem individual para a imagem da Organização. n Conhecer e aplicar as regras protocolares e de cortesia quando estabelece contactos em nome da organização. n Identificar algumas regras e procedimentos que contribuem para o sucesso de eventos profissionais. n Conhecer as características e cuidados a ter na relação com a comunicação social. n 5 módulos online/8h à distância. n e-tutoria (acompanhamento individualizado do participante). Ref.ª 05-A-723E Percurso formativo: 1 Welcome call para conhecer as expectativas do formando e apresentar os objetivos e estrutura do curso. 2 A organização a imagem e o protocolo (módulo e-learning) l Reconhecer a importância da imagem da Organização. l Conhecer o conceito de protocolo. l Identifi car as competências chave do responsável pela função protocolar e o âmbito de desempenho da função. l Analisar a importância da imagem individual para a imagem da Organização: Marketing Individual. 3 Protocolo empresarial vs. protocolo social (módulo e-learning) l Distinguir o conceito de Protocolo Empresarial do conceito de Protocolo Social. l Dominar as regras protocolares: as precedências estabelecidas na lei e as precedências de cortesia. l Saber como atuar em diferentes situações de acordo com as regras protocolares. 4 Estabelecer contactos em nome da organização (módulo e-learning) l Aplicar as regras de cortesia em situações profi ssionais: os critérios de efi cácia de atuação de carácter representativo. l Identifi car as diferenças protocolares de país para país. 5 Planeamento e organização de eventos profissionais (módulo e-learning) l Identifi car regras gerais para o planeamento e organização de diferentes estilos de eventos. AVALIAÇÃO DE APRENDIZAGEM l Reconhecer procedimentos e instrumentos adequados aos diferentes tipos de eventos. l Conhecer os cuidados a ter em alguns eventos específi cos. 6 Estabelecer uma relação eficaz com a comunicação social (módulo e-learning) l Estabelecer contactos personalizados com os diferentes órgãos de comunicação social. l Elaborar e difundir comunicados: a imprensa escrita. l Intervir no planeamento e organização de conferências e comunicados de imprensa. 7 Final call para apoiar a aplicação dos conceitos e avaliar o processo formativo IVA Inicio das formações no 1.º dia útil dos seguintes meses: fevereiro, março, abril, maio, junho, julho, setembro, outubro, novembro 100% À DISTÂNCIA [ Serviços pág Ficha de inscrição pág. 285 ]

13 SECRETARIADO ÁREA ADMINISTRATIVA Secretariado Área administrativa 13 A Protocolo empresarial e relações públicas Seja mais efi caz: domine as regras protocolares a nível empresarial/estatal n Assistentes de Direção, Administração e Relações Públicas. n Secretárias. n Rececionistas e todas as pessoas que necessitem de agir com maior profissionalismo nos dois campos de atuação: protocolar e relações públicas. n Identificar as exigências de cumprimento de regras em termos de rotina empresarial. n Estabelecer contactos pessoais em representação da empresa e contactos escritos ambos de feição protocolar. n Intervir no planeamento e organização de ações profissionais de carácter social. n Relacionar-se eficazmente com a comunicação social. n Conhecer as especificidades do Protocolo internacional. n Pedagogia ativa baseada em exposições teóricas, exercícios práticos e intercâmbio de experiências. n Análise de situações concretas apresentadas pelos participantes. Ref.ª 13-A IVA 1 Identificar as exigências de cumprimento de regras em termos de rotina empresarial n Conhecer o conceito de protocolo e a imagem da empresa. n Distinguir as competências de função. Perfi l requerido. n Reconhecer as exigências fundamentais das normas protocolares. 2 Estabelecer contactos pessoais em representação da empresa e contactos escritos ambos de feição protocolar n Identificar os critérios de efi cácia de atuação de carácter representativo. n Avaliar qual a responsabilidade na criação e reforço da imagem do gestor. n Conhecer as formas de correspondência: - interna e externa. n A comunicação telefónica. Dominar as regras básicas para estabelecer um contacto efi caz. 26 a 28 de março 3 Intervir no planeamento e organização de ações profissionais de carácter social n Conhecer as regras gerais a nível de planeamento e organização dos diferentes estilos de eventos: Receções, reuniões de trabalho, seminários, encontros, exposições, inaugurações, conferências, tomadas de posse, assinaturas de contratos e protocolos, visitas, refeições formais e informais (planos de mesa, ementas e decoração). n Saber gerir o espaço e o tempo. Adotar os procedimentos e os instrumentos adequados aos diferentes tipos de eventos: Convocatórias. Convites. Critérios de organização de salas. Escolher o cenário, organizar as mesas, colocar as bandeiras, distribuir as pessoas, precedências, ordem das intervenções, decoração e formas de sinalização do espaço. 4 Relacionar-se eficazmente com a comunicação social n Analisar as situações do quotidiano profi ssional com os media. 24 a 26 de outubro n Adotar a atuação correta em defesa da imagem nas relações com a imprensa. n Estabelecer contactos personalizados com os diferentes órgãos de comunicação social: - identifi car os seus representantes e papel que desempenhem; - caracterizar as diferentes formas de contacto: pessoal e telefónico. n A imprensa escrita: elaborar e difundir comunicados - press-releases, artigos escritos: n Conhecer os requisitos essenciais à conceção e produção de dossiês de imprensa - press kits. n Intervir no planeamento e organização de conferências e comunicados de imprensa. 5 Conhecer as especificidades do Protocolo internacional n Identifi car os principais requisitos de uma boa imagem internacional. n Conhecer as regras essenciais no âmbito da identidade cultural dos diferentes interlocutores internacionais com quem se relacionam profi ssionalmente. Organizar uma reunião internacional: - aspetos essenciais a reter. Protocolo empresarial e comunicação Saber utilizar a sua imagem em benefício da empresa n Todas as pessoas que necessitem de agir com maior profissionalismo em campos de atuação protocolar e nas relações publicas. n Analisar a importância da imagem individual para a imagem da Organização. n Compreender e aplicar as regras protocolares. n Analisar situações concretas de situações protocolares. n Conhecer e aplicar as regras de cortesia quando estabelece contactos em nome da organização. n Identificar algumas regras e procedimentos que contribuem para o sucesso de eventos profissionais. n Conhecer as características e cuidados a ter na relação com a comunicação social. n Exercícios para consolidar os conceitos adquiridos durante a formação online. n Análise e discussão de situações que requerem o recurso a regras protocolares. 1 DIA + 5 módulos elearning (Total: 15h) Ref.ª 13-A-720B IVA Neste curso os participantes poderão através dos conceitos de Protocolo adquirir ferramentas que favoreçam a criação de uma imagem organizacional favorável e que promovam as relações internas e externas. 1 A organização a imagem e o protocolo n Reconhecer a importância da imagem da Organização. n Conhecer o conceito de protocolo. n Identifi car as competências chave do responsável pela função protocolar e o âmbito de desempenho da função. n Analisar a importância da imagem individual para a imagem da Organização: Marketing Individual. 23 de maio a 24 de junho (online) + 25 de junho (presencial) 2 Protocolo empresarial vs. protocolo social n Distinguir o conceito de Protocolo Empresarial do conceito de Protocolo Social. n Dominar as regras protocolares: as precedências estabelecidas na lei e as precedências de cortesia. n Saber como atuar em diferentes situações de acordo com as regras protocolares. 3 Estabelecer contactos em nome da Organização n Aplicar as regras de cortesia em situações profi ssionais: os critérios de efi cácia de atuação de carácter representativo. n Conhecer as regras básicas para estabelecer um contacto efi caz: a comunicação oral e a comunicação escrita. n Identifi car as diferenças protocolares de país para país. 3 de outubro a 4 de novembro (online) + 5 de novembro (presencial) AVALIAÇÃO DE APRENDIZAGEM Formação Blended 4 Planeamento e Organização de eventos profissionais n Conhecer o conceito de evento n Identifi car regras gerais para o planeamento e organização de diferentes estilos de eventos. n Reconhecer procedimentos e instrumentos adequados aos diferentes tipos de eventos. n Conhecer os cuidados a ter em alguns eventos específi cos. 5 Estabelecer uma relação eficaz com a comunicação social n Conhecer a função de comunicação numa organização. n Estabelecer contactos personalizados com os diferentes órgãos de comunicação social. n Elaborar e difundir comunicados: a imprensa escrita. n Intervir no planeamento e organização de conferências e comunicados de imprensa. Formação Blended Pré-avaliação online Realização de 5 módulos online (8 horas): A Organização a Imagem e o Protocolo Protocolo Empresarial vs. Protocolo Social Estabelecer contactos em nome da organização Planeamento e organização de eventos profissionais Estabelecer uma relação eficaz com a comunicação social Avaliação final online Treino presencial 1 dia (7 horas) 245 Informações e inscrições em Fax : cegoc-inter@cegoc.pt

14 SECRETARIADO ÁREA ADMINISTRATIVA 13 A Secretariado Área administrativa Inteligência Emocional e a função de secretariado n Secretárias. Assistentes e Apoios administrativos que pretendam desenvolver as suas competências com inteligência emocional. n Compreender a importância da Inteligência Emocional na atividade. n Conhecer o modelo de competências da Inteligência Emocional de Boyatzis, Goleman e Mackie. n Analisar e Desenvolver as Competências da IE. n Controlar as emoções. n Transformar os contactos profissionais em relações de confiança, reconhecendo as emoções do outro controlando as suas próprias emoções. n Serão utilizados casos e vídeos que servirão de base para discussão e reflexão. n Serão feitas simulações e treino prático. n Será utilizado um instrumento de medida das competências de IE (instrumento 360º). Nota: O processo 360º deverá ser realizado antes dos participantes estarem em sala, para que estes possam receber o seu relatório durante a formação. Recomendamos que confirme a sua inscrição com, pelo menos, duas semanas de antecedência. Conhecer-se melhor e compreender os mecanismos essenciais das relações humanas é algo indispensável para atuar melhor com os outros no ambiente profissional. 1 Conhecer os benefícios da Inteligência Emocional para a atividade de secretariado n Compreender o conceito de inteligência emocional e a sua importância para a função. n Analisar o impacto da IE nas Organizações. 2 O Modelo de Competências da Inteligência Emocional n Conhecer o modelo de competências da IE de Goleman, Boyatzis e Mackie. 14 horas 2 DIAS Ref.ª 13-A-738 n Compreender e Identifi car as competências da Inteligência Emocional. n Analisar as Competências da IE de cada participante (feedback personalizado da ferramenta 360º). 3 Identificar situações profissionais em que é fundamental utilizar as competências da Inteligência Emocional: n Lidar com a adversidade e o fracasso. n Lidar com a crítica. n Desenvolver autoconfi ança e a autoestima. n Conseguir o autodomínio. n Agir de forma Assertiva. n Conseguir a motivação necessária IVA 4 e 5 de junho 4 O Modelo de Mudança Intencional n Conhecer e Compreende o modelo da Mudança Intencional de Boyatzis e utilizá-lo para o desenvolvimento e treino de competêncwsias de Inteligência Emocional. 29 e 30 de novembro Gerir o seu stresse eficazmente Desenvolver a sua capacidade para enfrentar as pressões do dia a dia n Todos os profissionais (Gestores, Chefias, Técnicos, Secretárias, Vendedores ) que têm de enfrentar o stresse habitual da vida profissional e otimizar o seu desempenho. n Compreender o que é o stresse. n Identificar as principais fontes externas de stresse e definir ações corretivas e preventivas de comportamentos ineficazes. n Analisar as características de personalidade facilitadoras e inibidoras de uma adequada gestão do stresse para determinar planos de melhoria. n Desenvolver estratégias para lidar com as várias fontes de pressão em contexto organizacional. n Praticar exercícios de relaxamento mental e físico. n Identificar alguns princípios básicos de uma alimentação saudável. n Serão realizados autodiagnósticos, o inventário de Personalidade NEO-PI R, bem como exercícios práticos, que permitirão aos participantes ter uma visão mais clara dos seus recursos pessoais e desenvolver novos hábitos e perícias para gerir o stresse. Saber lidar positivamente com o stresse contribui, não só para o bem-estar e para a qualidade de vida em geral, como também para uma melhor realização profissional. 1 Conhecer o conceito de stresse e que variáveis intervêm no processo n Compreender o que é o stresse. n O lado positivo e o lado negativo do stresse: o bom e o mau stresse. n Consequências físicas, psicológicas e organizacionais. n Identifi car as fontes internas e externas de stresse: conhecer os seus stressores e os sinais de alerta. n Diagnosticar os seus níveis de stresse. Ref.ª 02-C-330 n Tomar consciência que não somos não passivos face ao stresse. 2 Identificar o seu estilo de personalidade e o seu impacto na forma como lida com as situações stressantes n Preenchimento individual do Inventário de Personalidade NEO-PI R. n Analisar os traços de personalidade facilitadores ou inibidores de uma adequada gestão do stresse. n Compreender melhor as suas reações em função da sua personalidade. 3 Conhecer estratégias para enfrentar o stresse em contexto profissional n A gestão do tempo: - como defi nir prioridades; - como ganhar tempo: nas reuniões, na gestão do telefone IVA 18 a 20 de junho n A delegação: saber delegar. n Técnicas para lidar com diferentes tipos de stresse: - o stresse: da liderança, da subordinação, da sobrecarga, da crítica, do espaço físico - diagnosticar o risco de burnout (esgotamento) em contexto profi ssional. 4 O stresse e o corpo n Conhecer e praticar exercícios de relaxamento mental e físico para reduzir as tensões associadas ao stresse. n A alimentação: princípios básicos de uma alimentação regrada. Inclui 1 módulos e-learning à distância: Gerir o seu stresse para ganhar tempo. 29 a 31 de outubro REALIZAÇÃO GARANTIDA INTEGRADO 246 [ Serviços pág Ficha de inscrição pág. 285 ]

15 SECRETARIADO ÁREA ADMINISTRATIVA Secretariado Área administrativa 13 A Gerir os conflitos no quotidiano da não agressão à cooperação - Especial secretárias n Secretárias e assistentes. n Identificar as premissas dos conflitos. n Diagnosticar e analisar os diferentes tipos e níveis de conflitos: interindividuais, inter e intradepartamentais, estruturais ou organizacionais. n Reconhecer a esfera de influência para tratar o conflito. n Mobilizar os seus recursos internos em situação conflituosa. n Utilizar métodos para diminuir ou sair do conflito. n Uma abordagem dinâmica centrada na participação ativa e na vertente prática. n Serão utilizados: Instrumentos de autodiagnóstico. n Análise de casos incluindo situações vividas pelos próprios participantes. n Simulações - que permitem treinar as técnicas e métodos abordados na formação. Os conflitos fazem parte integrante da vida profissional das secretárias e assistentes. Com efeito, são frequentes as situações de confronto entre pessoas e equipas que favorecem as relações conflituais. Face ao conflito, a secretária/ /assistente pode minimizá-lo e contribuir para que a relação não se degrade, aumentando a sua eficácia relacional. Nesta perspetiva torna-se necessário saber enfrentar as situações difíceis ou conflituais: conflito interpessoal; conflito na equipa. Para além do domínio das técnicas, a secretária deve ser capaz de saber fazer do conflito uma real oportunidade de aprendizagem. 1 Distinguir problema, tensão, crise e conflito n O que é um confl ito? n Deve ser evitado? n Conhecer as principais fontes de confl ito. n Caracterizar as principais fontes de confl ito. n Caracterizar a natureza e o nível de confl ito. 2 Adquirir métodos para analisar os diferentes tipos de conflitos, estruturais, inter ou intragrupais, interpessoais n Identifi car as causas do confl ito. n Compreender as estratégias dos diferentes intervenientes no confl ito. n Diagnosticar o seu modo de intervenção: negociação, arbitragem ou mediação. 3 Estratégias para gerir o conflito n Compreender como o outro constrói o confl ito. n Falar verdade para restabelecer a confi ança. n Defi nir as regras de jogo. n Desempenhar o papel de mediador no confl ito. INTEGRADO 4 A negociação como forma Positiva da Resolução de Conflitos n Saber quando deve negociar ou não negociar. n Estratégias Integrativas. n Estratégias Distributivas. n Negociar em desvantagem de poder: como conseguir o equilíbrio. 5 Antecipar os conflitos e modalidades de intervenção n A génese do confl ito e como enfrentar os primeiros sinais. n Compreender os mecanismos de deterioração do clima. n Desempenhar um papel de observador em contexto profi ssional. Inclui 2 módulos e-learning à distância: Conhecer-se melhor para comunicar melhor; 3 ferramentas para uma boa comunicação. 14 horas 2 DIAS Ref.ª 13-A IVA 17 e 18 de maio 3 e 4 de outubro Organização e gestão do tempo Especial secretárias n Secretárias e Assistentes com muita autonomia na organização das suas tarefas e desejando dominar melhor estes aspetos da sua função. n Privilegiar as tarefas essenciais da sua função. n Gerir as prioridades. n Aplicar os princípios de organização. n Afirmar-se na gestão do seu tempo. n Alternância de trabalho em subgrupos sobre os casos propostos pelos participantes, reflexões individuais, contributos teóricos e instrumentos. 14 horas 2 DIAS Ref.ª 13-A IVA 1 Descrever os princípios de uma boa organização n Antecipar, planifi car, controlar. 2 Identificar os cronófagos n Interrupções, imprevistos... relatar tudo o que perturba a organização e a otimização do tempo. n As soluções para diminuir os efeitos negativos. 3 Analisar a maneira como ocupa o seu tempo n Utilizar os diferentes tipos de levantamento de atividade. n Adotar o método do questionamento sistemático. 4 Utilizar os instrumentos eficazes para gerir o seu trabalho n A agenda. n Os diferentes tipos de fi chas individuais de trabalho. 12 e 13 de março n Os plannings de trabalho. 5 Organizar-se com o grupo de trabalho n Otimizar os seus investimentos informáticos: a agenda e o correio. n Facilitar o acesso à informação. n Fixar as regras de trabalho com os utilizadores. 6 Aplicar as 10 leis de gestão do tempo. 7 Tratar as urgências n Fazer a diferença entre o urgente e o importante. n Prevenir a urgência. 8 Adotar o reflexo qualidade e saber investir tempo para ganhá-lo n Referenciar a não-qualidade no trabalho. n Investigar as causas e encontrar soluções. 1 e 2 de outubro REALIZAÇÃO GARANTIDA 9 Localizar os obstáculos pessoais a uma boa organização do trabalho n Descobrir as 5 atitudes face à gestão do tempo. n Lidar com o stresse e relaxar-se. 10 Comunicar melhor, saber dizer não n Saber formular uma recusa de maneira convincente. n A relação negociada: como encontrar compromissos satisfatórios para todos. 247 Informações e inscrições em Fax : cegoc-inter@cegoc.pt

16 SECRETARIADO ÁREA ADMINISTRATIVA 13 A Secretariado Área administrativa Desenvolver a eficácia pessoal 4 instrumentos para aumentar a performance n Secretárias, Assistentes e Apoios administrativos que queiram apostar no seu desenvolvimento pessoal: gerir as suas emoções, aumentar a sua capacidade de lidar com o stresse, adotar uma postura assertiva e conhecer um conjunto de ferramentas que ajudam a aumentar a produtividade, a eficácia e a qualidade de vida. n Compreender a importância da gestão das emoções e conhecer as competências emocionais. n Desenvolver estratégias para gerir o stresse de forma eficaz. n Compreender o conceito de assertividade, conhecer o seu estilo de comunicação e adquirir ferramentas que ajudem a agir de forma mais assertiva. n Compreender o conceito de autoestima e autoconfiança e as etapas do seu desenvolvimento; Realizar sua autoanálise. n Serão utilizados casos que servirão de base para discussão e reflexão. n Serão utilizados autodiagnósticos e vários exercícios de autoanálise. n Serão feitas simulações e treino prático. n Será elaborado um Plano Individual de Ação. Cada vez mais a capacidade de adaptação às constantes mudanças e exigências do meio atual é algo fundamental. Encontrar estratégias que nos garantam essa adaptação torna-se fundamental para que, por um lado, possamos ter melhores resultados no campo profissional e, por outro, possamos aumentar a nossa qualidade de vida. 1 Fundamentos da Inteligência Emocional n Conhecer as competências da IE e perceber o modo como as pode começar a desenvolver. 2,5 DIAS 18 h Ref.ª 13-A Gerir o STRESSE n Compreender o conceito de stresse e identifi car os sintomas de stresse (e a sua intensidade). n Identifi car as fontes Internas e externas de stress. n Conhecer os 3 fatores psicológicos que entram em ação durante uma situação de stresse. n Conhecer estratégias de adaptação e contorno do stresse. 3 Desenvolver a Assertividade n Identifi car as características de um comportamento assertivo. n Identifi car as características dos 3 comportamentos alternativos. n Identifi car o seu perfi l de comunicação IVA 11 a 13 de abril 4 Autoestima e Autoconfiança n Conhecer estes dois conceitos. n Identifi car as suas etapas de desenvolvimento. n Identifi car os obstáculos ao seu desenvolvimento. 14 a 16 de novembro Atendimento de público e relações com o exterior n Administrativos. n Secretárias e todos os colaboradores que exercem a função de acolhimento, atendimento, receção ou em locais de informação e estabelecem contacto direto com o público e/ou clientes. n Valorizar o espírito e a qualidade do serviço. n Agir com eficácia adaptando comportamentos adequados a um atendimento de excelência. n Dominar as técnicas do atendimento pessoal. n Enfrentar situações delicadas reforçando o saber-fazer relacional. n Pedagogia ativa, alternando certas exposições e debates com trabalhos práticos, estudo de casos, autodiagnósticos e análise de situações concretas trazidas pelos participantes Role-plays gerados em vídeo e analisados em grupo. 1 Utilizar os elementos-chave do atendimento n Identifi car as necessidades e expectativas dos clientes e do público em geral. n Sublinhar a importância da linguagem corporal, gestual e da comunicação não-verbal. n Avaliar o impacto do acolhimento no primeiro contacto: a reciprocidade dos comportamentos. n Adotar atitudes-chave para assegurar o êxito no atendimento: a escuta-ativa, a disponibilidade, a adaptação às diferentes situações do quotidiano e aos diferentes públicos. 2 Agir com profissionalismo n Descrever as suas reações face às situações profi ssionais vivenciadas no dia-a-dia. n Adaptar-se às diferenças culturais do público. n Utilizar técnicas efi cazes para desativar as tensões: calibragem, sincronização, escuta-ativa, compreensão. n Enfrentar situações imprevisíveis e ser proativo. 3 Gerir situações difíceis n Detetar as situações potencialmente delicadas e antecipar-se. n Mobilizar os seus recursos pessoais para enfrentar com serenidade públicos difíceis. n Identifi car as técnicas para reduzir o seu stresse. n Fazer face a situações de manipulação e agressividade. n Enfrentar situações extremas: violência verbal, física, rutura na comunicação. n Sair de uma situação de crise, adotar bons refl exos: o que deve fazer, o que deve evitar. Ref.ª 13-A IVA 2 a 4 de abril 15 a 17 de outubro REALIZAÇÃO GARANTIDA 248 [ Serviços pág Ficha de inscrição pág. 285 ]

17 SECRETARIADO ÁREA ADMINISTRATIVA Secretariado Área administrativa 13 A Qualidade Especial Secretárias n Secretárias experientes que pretendam melhorar a sua performance utilizando a Qualidade e as suas orientações para prestações mais eficazes. n Desenvolver uma nova perspetiva sobre o significado e a utilidade do seu trabalho, no âmbito do projeto da organização. n Empreender mudanças no seus métodos de trabalho de forma aumentar a sua produtividade e rentabilidade. n Privilegiamos as metodologias participativas, com partilha de experiências e de ideias no grupo de participantes. n Exposições introdutórias e de síntese pelo formador. n Realização de exercícios práticos individuais e em subgrupos, com utilização de estudos de caso. n Os trabalhos poderão ser realizados a partir de casos concretos trazidos pelos participantes. 14 horas 2 DIAS Ref.ª 13-A IVA 1 Compreender os princípios e conceitos associados à Qualidade n Saber defi nir a Qualidade: breve abordagem histórica e princípios associados. n A abordagem por processos e a noção cliente-fornecedor interno. n A diferença entre Políticas, Processos e Procedimentos. n Vantagens e potenciais constrangimentos da Qualidade. 2 Situar o seu papel na organização n Reconhecer a sua missão e defi nir a função: - Referenciar as suas atividades mais produtivas; - Registar e analisar os incidentes mais perturbadores, mais dispendiosos e com consequências mais pesadas. 23 e 24 de abril n Identifi car os seus clientes e fornecedores internos. n Situar-se na estrutura e nos processos da organização. n Organizar-se para não fi car inundada(o) de tarefas. 3 Adotar uma atitude da Qualidade no quotidiano n Caracterizar as necessidades dos clientes. n Comunicar efi cazmente com todos os interlocutores (internos e externos). n Defi nir regras de organização e controlo da informação, utilizando os princípios da gestão documental. n Defi nir o quadro de indicadores da sua atividade. n Manter atualizados os registos das atividades. 25 e 26 de outubro 4 Fazer da melhoria contínua um objetivo permanente n Saber identifi car problemas de forma reativa ou proativa: difi culdades vs oportunidades. n Recolher e analisar informação factual e objetiva: os dados críticos da sua atividade. n Elaborar propostas criativas e convincentes para eliminar os desvios. n Treinar-se para fazer parte das soluções: - Estudos de caso em situações quotidianas: acolhimento, arquivo, reuniões. n Saber atuar em ações corretivas e ações preventivas. n Acompanhar e avaliar a efi cácia de ações de melhoria. Aperfeiçoamento prático de empregados administrativos n Pessoal administrativo e, de um modo geral, a todos os colaboradores e técnicos administrativos de Empresas e da Administração pública. n Identificar a importância da função no seio da organização; n Aplicar os princípios de uma boa organização; n Distinguir as técnicas de comunicação escrita e telefónica; n Experimentar novas práticas administrativas. n Numerosos exercícios práticos. n Trabalhos em subgrupos. n Role-Plays com apoio de videotape para permitir a cada formando a autoscopia e experimentação de algumas técnicas apresentadas no curso. n Exercícios em microcomputador. 35 horas 5 DIAS Ref.ª 13-A IVA 1 Analisar a finalidade do trabalho administrativo e medir o impacto da sua atividade n Identifi car o perfi l do profi ssional administrativo. Diferenciar qualidades pessoais e profi ssionais, de caráter geral e específi co. n Desenvolver a noção de empresa. Conceito. Classifi cação tipo. n Situar o profi ssional administrativo na estrutura da empresa. n Determinar a missão e a função do colaborador administrativo, funções de ligação, funções técnicas e evolução em curso. Identifi car as competências-chave da função. n Analisar o signifi cado e alcance das noções de: Produtividade e Qualidade no meio administrativo. O produto administrativo. Sua inserção no contexto da organização. 2 Organizar o trabalho para conseguir uma melhoria da performance individual e obter maior produtividade n Identifi car as fontes possíveis de inefi cácia. n Desenvolver as noções de simplifi cação das tarefas. Conhecer os instrumentos efi cazes para uma melhor organização do trabalho pessoal e correta gestão do tempo. 6 a 10 de fevereiro n Analisar as tarefas e conhecer os tempos de execução. n Identifi car e respeitar as prioridades. n Saber negociar prazos em função do grau de urgência e importância das solicitações. 3 Desenvolver a capacidade de utilização dos diversos meios de comunicação n Analisar as situações profi ssionais que envolvem a comunicação escrita e oral. Compreender as disfunções na comunicação e soluções a adotar. n Comunicar por escrito: treinar métodos para analisar, estruturar as ideias e redigir textos profi ssionais (circulares, notas, ofícios, s, mensagens ) com maior facilidade. n Comunicar pelo telefone: o atendimento telefónico e a imagem da organização. n Identifi car os critérios de efi cácia de um bom atendimento. n Transmitir e registar informações: falar para ser compreendido, escutar para compreender, difundir e/ou encaminhar. n Diagnosticar situações difíceis: agressividade, falta de compreensão, etc. 28 de maio a 1 de Junho 4 Organizar o arquivo corrente n Adquirir noções básicas sobre o documento de arquivo: noção de documento. Valores do documento. Divisão dos documentos. O documento e suas conjunções múltiplas. n Identifi car um problema de arquivo e adequar uma solução. n Aplicar os critérios de efi cácia do arquivo: sistemas de classifi cação, os registos e os circuitos documentais e o controlo dos procedimentos administrativos. O plano de classifi cação. n Descrever os novos suportes da informação: o ambiente digital e tecnológico; formatos e suportes digitais; a migração de suportes. Digitalização ou microfi lmagem? 5 Analisar o impacto das novas tecnologias no trabalho administrativo n Sublinhar o seu signifi cado e alcance. n Descrever os instrumentos que facilitam e simplifi cam o trabalho administrativo. As ferramentas informáticas. O Escritório Eletrónico. Inclui 1 módulos e-learning à distância: Viagem ao Novo Acordo Ortográfi co. 5 a 9 de novembro INTEGRADO 249 Informações e inscrições em Fax : cegoc-inter@cegoc.pt

18 SECRETARIADO ÁREA ADMINISTRATIVA 13 A Secretariado Área administrativa O secretariado e o microcomputador Utilizar o micro como um verdadeiro assistente n Secretárias e assistentes. Todos os colaboradores desejosos de ganhar tempo, explorando todos os recursos do seu equipamento. n Reorganizar a atividade com recurso às possibilidades oferecidas pelas atuais ferramentas. n Otimizar a atividade através do domínio das ferramentas informáticas e acrescentar valor ao desempenho. n Refletir sobre evolução tecnológica e seu impacto na função do secretariado. n Cada participante dispõe de um microcomputador ligado em rede e equipado com o Pack Office 2000 (Word, Excel, PowerPoint) e acesso à internet. n Os participantes iniciam com uma disquete caixa de ferramentas com modelos tipo de documentos, quadros de gestão automatizada, agendas diárias e de endereços utilizáveis na empresa. Ref.ª 13-A IVA 1 Realizar rapidamente documentos bem apresentados n Automatizar a paginação para si e para os quadros que tratam diretamente dos seus documentos. n Ganhar tempo no tratamento e paginação de grandes documentos. n Tomar notas em reuniões diretamente no computador. n Realizar transparências atraentes. 2 Facilitar a gestão do serviço n Automatizar os quadros de acompanhamento, os quadros indicadores e os orçamentos. n Gestão de faturas e despesas, como organizar os dados sem dupla utilização com a contabilidade. n Escolher o gráfi co ideal para fazer passar a sua mensagem. 21 a 23 de maio 3 Criar um arquivo acessível aos outros n Organizar pastas e indexar os documentos eletrónicos e em suporte de papel. n Estabelecer uma ligação entre arquivo de papel e arquivo de documentos no microcomputador. 4 Trabalhar em equipa com o correio eletrónico e o Groupware n Tirar proveito das mensagens eletrónicas, acompanhá-las, assim como as do seu superior hierárquico: como imprimir o menos possível. n Trabalhar com várias pessoas nas mesmas pastas eletrónicas e partilhar documentos. n Saber ir buscar imagens. 22 a 24 de outubro 5 Navegar na internet n Pesquisar de forma efi caz. n Descrever o essencial das vantagens da internet para as secretárias. 6 Escritório do futuro n Internet, intranet, GED e novas tecnologias, ERP... que futuro para as secretárias? n Que competências desenvolver, atualmente, para poder fazer frente às exigências futuras. 250 O telefone e a imagem da empresa n Telefonistas. Telefonistas-rececionistas. n Secretárias e de uma forma geral a quem utilize o telefone como instrumento de trabalho. n Atender com amabilidade. n Orientar com bom senso e eficácia. n Satisfazer todos os pedidos e corresponder às expectativas dos diferentes interlocutores. n O curso será essencialmente prático e aborda a função em 3 perspetivas diferentes: o verbal, o não verbal e o treino em sala. n Serão utilizados os instrumentos pedagógicos seguintes: - Role-Plays com apoio de videotape; - numerosos exercícios práticos; - resolução e discussão de casos em grupo. Ref.ª 13-A IVA Todas as organizações cuidam da sua imagem e esforçam-se por melhorá-la. O primeiro contacto do exterior com a organização é a voz da telefonista, sendo portanto a forma de atender um elemento essencial de Relações Públicas. As telefonistas conhecem em geral muito bem o manejo da sua instalação, porém tropeçam perante inúmeras dificuldades que diminuem a qualidade do seu serviço. Este curso tem por finalidade ajudá-las a vencer tais dificuldades proporcionando-lhes meios que possam simplificar a sua tarefa e métodos para comunicar com maior facilidade e reagir com tato em situações delicadas. 1 Avaliar o impacto da função atendimento ao nível da empresa e do cliente n Defi nir as novas exigências dos clientes em matéria de acolhimento e qualidade do serviço. n Identifi car as consequências do atendimento telefónico para a organização. 2 Valorizar a imagem da Empresa n Descrever as atividades. Avaliar a imagem que projeta e veículos que utiliza. 3 Analisar a função de telefonista n Identifi car qual a sua responsabilidade na criação e reforço da imagem da Empresa. 22 a 24 de fevereiro Porto 14 a 16 de março n Adquirir a noção de qualidade da prestação de serviço. Motivações no trabalho; Perfi l requerido. 4 Desenvolver a eficácia na comunicação n Identifi car e ultrapassar barreiras e constrangimentos à comunicação. n Descobrir e utilizar atitudes favoráveis à comunicação. n Salientar os aspetos que caracterizam uma boa comunicação. 5 Utilizar a palavra como instrumento de trabalho n Analisar o processo de escuta. n Descrever as expressões favoráveis. Evitar palavras inadequadas. n Adquirir competências verbais. Diagrama de expressões. 6 Utilizar a voz como veículo da palavra n Distinguir as características da voz: frequência, intensidade e timbre. n Analisar e treinar a fala: exercícios de respiração, fonação, ressonância e articulação entoação, dicção e ritmo. 7 Aplicar técnicas de memorização n Descrever os tipos de memória necessários ao trabalho de telefonista. 8 Descobrir as potencialidades dos instrumentos de trabalho indispensáveis à função do atendimento n O atendimento telefónico: - anunciar e valorizar a organização - identifi car o interlocutor, com tato e precisão - utilizar questões-chave; - anotar a mensagem com precisão e adaptada ao destinatário. 2 a 4 de maio - transferir, transmitir e/ou encaminhar; - reformular. Concluir. n A indispensável colaboração entre telefonistas e secretárias. n O atendimento de um visitante: - acolher o visitante; - estabelecer uma relação positiva; - distinguir na mensagem o essencial do acessório; - questionar o interlocutor; - orientar; encaminhar. - manter-se informada para informar. n Lidar com situações difíceis: - analisar as características de um comportamento positivo; - praticar a escuta ativa; - adquirir conceitos e regras para adequar às diferentes situações. 9 Distinguir as competências- -chave do atendimento europeu n Associar os princípios de atendimento ao protocolo internacional. n Identifi car as expressões a privilegiar. 10 Organizar o posto de trabalho n Selecionar os instrumentos de trabalho indispensáveis. n Trabalhar em equipa e assegurar a continuidade do serviço. n Manter funcional o espaço de atendimento/receção. Inclui 2 módulos e-learning à distância (atendimento telefónico em vários idiomas): O sucesso da comunicação telefónica. Viagem ao Novo Acordo Ortográfi co. Porto 14 a 16 de novembro 28 a 30 de novembro REALIZAÇÃO GARANTIDA REALIZAÇÃO GARANTIDA INTEGRADO [ Serviços pág Ficha de inscrição pág. 285 ]

19 SECRETARIADO ÁREA ADMINISTRATIVA Secretariado Área administrativa 13 A Cobranças Recuperar incobráveis e atrasos de pagamento n Secretárias/Assistentes. Apoios Administrativos dos serviços de contabilidade, finanças e de gestão. n Identificar um conjunto de mecanismos que visam diminuir / resolver incobráveis e atrasos de pagamento. n Assegurar a eficácia de atuação no processo de cobrança recorrendo a ferramentas facilitadoras da recuperação com menor custo e melhor ganho. n Aplicar métodos e técnicas que visem soluções de recuperação amigável. n Exercícios práticos. n Estudo de casos e análise de situações concretas. n Role-plays com o apoio de vídeo e telefone de alta voz, para permitir a cada formando a autoscopia e experimentação de algumas técnicas apresentadas no curso. mais detalhado ver pág Identificar diferentes meios de recuperação de incobráveis. 2 Analisar o processo de cobrança e formas de negociar a dívida. Ref.ª 11-A Analisar os aspetos económicos e financeiros relacionados com as CONTAS a RECEBER. 3.1 O impacto dos ATRASOS na COBRANÇA. 3.2 O impacto da NÃO COBRANÇA IVA 11 a 13 de abril 4 Identificar os aspetos legais relacionados com as CONTAS a RECEBER. 4.1 O Contrato Comercial. 4.2 Os atrasos de Pagamento. 4.3 Modos de Pagamento. Formas de Financiamento. Cobertura do risco de crédito. 7 a 9 de novembro Prática do arquivo n Responsáveis por arquivos descentralizados. n Chefes de unidades administrativas. n Secretárias. n Pessoal administrativo. n Especificar os verdadeiros problemas dos arquivos da sua responsabilidade. n Escolher de entre os diversos sistemas de classificação os mais adaptados às necessidades dos utentes. n Elaborar ou participar na elaboração de um Plano de classificação e de um Manual de arquivo da informação. n Selecionar os meios e suportes de arquivo e analisar a sua evolução. n Identificar o impacto da revolução digital nos arquivos empresarias. n Exposições, numerosos exercícios práticos e resolução de casos. n Exercícios em microcomputadores (1 micro para cada grupo de 2 participantes). n Visita guiada às instalações de uma empresa da especialidade para demonstração do funcionamento real de Gestão Integrada de Informação e Arquivo. 28 horas 4 DIAS Ref.ª 13-A IVA 1 Situar o lugar de arquivo na gestão da informação n Defi nir gestão da informação. n Sublinhar a importância do arquivo no seio da organização. n Analisar o arquivo face às suas opções: os arquivos administrativos e a documentação em áreas descentralizadas. n Distinguir os tipos de arquivos existentes. 2 Desenvolver os critérios de eficácia de organização do arquivo - princípios e bases n Avaliar e aplicar o princípio da proveniência. n Identifi car as vantagens da aplicação do princípio da proveniência. n Defi nir documentos de arquivo e suas conjunções múltiplas. n Conhecer o ciclo de vida dos documentos de arquivo: - principais conceitos: as três idades: ativa, semi-ativa e inativa; - coordenação e fl uxos de documentos que se impõem ao conceito das três idades. Prazos de conservação legais e funcionais; - o duplo valor do arquivo. 31 de janeiro a 3 de fevereiro n Aplicar circuitos documentais, o controlo dos movimentos (empréstimos) e a circulação dos documentos. n Analisar os diversos sistemas de classifi cação: - sistemas básicos: Alfabético e numérico: - sistemas derivados (decimal, centesimal, alfanumérico, alfadecimal, codifi cações diversas); domínios de aplicação. - classifi cação por assunto: o plano dicionário e o plano ideológico hierarquizado. Avaliação comparativa dos dois tipos de plano. Parâmetros a ter em conta na escolha. n Criar o manual de arquivo da informação: - sublinhar a relevância do manual. Estrutura a que deve obedecer. 3 Definir uma política de preservação e conservação de documentos de arquivo n Identifi car um conjunto de procedimentos básicos de preservação e conservação preventiva de documentos de arquivo. n Analisaras implicações de uma Gestão integrada de riscos: - identifi car e avaliar os riscos possíveis; 24 a 27 de setembro REALIZAÇÃO GARANTIDA - minimizar os riscos de alteração ou degradação dos documentos e coleções de arquivo. 4 Escolher os meios materiais. Tipos e suportes de arquivo n Analisar a informação em suporte de papel: - posições e material correspondente; - os meios de sinalização. n Descrever os novos suportes da informação: - os ambientes digitais; - ambiente tecnológico; - formatos e suportes digitais; - a migração de suportes. - digitalização ou microfi lmagem? 5 Determinar o impacto da revolução digital nos arquivos das empresas n Identifi car o valor dos documentos: mito ou realidade. n Avaliar a gestão integrada dos arquivos. n Descrever os novos ambientes digitais. n Analisar o modelo de requisitos MoReq2010. n Associar a preservação digital ao modelo OAIS. n Relacionar a WEB 2.0 e os arquivos. 251 Informações e inscrições em Fax : cegoc-inter@cegoc.pt

20 SECRETARIADO ÁREA ADMINISTRATIVA 13 A Secretariado Área administrativa Gestão documental e arquivos n Arquivistas e todos aqueles que tenham que conceber e/ou gerir um sistema de arquivos na empresa ou em qualquer organismo. n Adquirir um método de organização e gestão do arquivo. n Determinar os critérios de seleção de documento. n Avaliar a importância das novas tecnologias na gestão dos arquivos. n Exposições temáticas e debate. n Exercícios e casos práticos. n Demonstração de um sistema integrado de gestão de arquivos. 1 Definir as missões e os objetivos da função arquivo n Lugar, papel e missões dum serviço de arquivo na organização da empresa. n Tipologia dos documentos e suportes. n Identifi car as diferentes etapas da vida de um documento e seus impactos ao nível da gestão documental. n Método de elaboração de um plano de arquivo. n A indexação: generalidades, conceitos, palavras-chave, descritores, princípios de indexação. Thesaurus: Organização, formas possíveis. A indexação e a informática. n A catalogação: Fichas bibliográfi cas, monografi as, periódicos, artigos, excertos. n Organizar e planifi car sistemas informáticos a atividades do serviço de arquivo. 2 Identificar os prazos de conservação: legais, úteis, históricos n Os textos jurídicos: aplicação e evolução. n Documentos a conservar, a prescrição, o original e a cópia. n Campos de aplicação. 3 Respeitar as regras de segurança n Os princípios de segurança e confi dencialidade. 4 Descobrir os instrumentos informáticos n Ferramentas, sua aplicação e funcionalidade. n Abordagens sobre o impacto das novas tecnologias: workfl ow, Lotus Note. 5 Gerir um serviço de arquivo n Budget, tableau de bord e relatórios de atividade. 6 Promover o serviço de arquivo n Defi nir uma política de comunicação interna. n Redigir um relatório de atividade, um plano de comunicação, um placard de informação. 24 horas 4 DIAS Ref.ª 13-A IVA 17 a 20 de abril 12 a 15 de novembro A Gestão documental no âmbito dos sistemas de gestão da qualidade NOVO NOVO n Chefes de unidades administrativas. n Secretárias/Assistentes. n Colaboradores das áreas administrativas. n Pessoal afeto à área de arquivos. n Identificar o conjunto de princípios associados aos Sistemas de Gestão da Qualidade e à gestão documental. n Aplicar os requisitos da ISO 9001 relativos à documentação. n Utilizar as orientações da norma ISO na gestão documental. n Exposições temáticas e debates. n Exercícios e casos práticos. Ref.ª 13-A IVA 1 Compreender os princípios dos Sistemas de Gestão da Qualidade n Compreender a importância da normalização: os organismos normalizadores. n Relacionar as normas e a gestão documental: ISO 9001, ISO 15489, ISAD(G). n Distinguir as fi nalidades e vantagens dos Sistemas de Gestão da Qualidade. n Identifi car os princípios de gestão da qualidade. 2 Aplicar os requisitos da documentação no Sistema de Gestão da Qualidade n Analisar os blocos de requisitos da norma ISO a 29 de fevereiro n Distinguir os conceitos Processo vs Procedimento. n Aplicar a abordagem por processos: o essencial da identifi cação, descrição e gestão dos processos. n Analisar os requisitos da documentação: documentos e registos. 3 Utilizar as orientações das Normas ISO na gestão documental n Diferenciar as normas ISO e a Norma ISAD (G) de Descrição arquivística. n Adequar os métodos de gestão documental, em termos de produção, gestão e arquivo dos documentos que testemunham as atividades quotidianas da organização conforme a norma. 2 a 4 de outubro n Construir um programa global de gestão de documentos de arquivo. 4 Analisar as diferentes etapas de conceção e implementação do Sistema de arquivo n Efetuar a investigação preliminar. n Efetuar a análise funcional. n Identifi car os requisitos dos documentos de arquivo. n Saber avaliar os sistemas existentes. n Desenhar o sistema de arquivo. n Implementar o sistema de arquivo. n Efetuar o controlo, ajustamento e revisão. 252 [ Serviços pág Ficha de inscrição pág. 285 ]