GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DOS DOCUMENTOS DE PROJETOS DE EDIFÍCIOS

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1 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DOS DOCUMENTOS DE PROJETOS DE EDIFÍCIOS André Carneiro Giandon, Eng. Civil, Esp. Programa Pós-graduação em Construção Civil. UFPR.Centro Politécnico da UFPR. Jardim das Américas. CxP CEP Curitiba-Pr. Ricardo Mens Jr, DEng., Professor Adjunto Programa Pós-graduação em Construção Civil. UFPR. Centro Politécnico da UFPR. Jardim das Américas. CxP CEP Curitiba-Pr. Sérgio Scheer, DSc, Professor Adjunto Programa Pós-graduação em Construção Civil. UFPR..Centro Politécnico da UFPR. Jardim das Américas. CxP CEP Curitiba-Pr. ABSTRACT Traditionally the Information Systems in the AEC (Architectural, Engineering and Construction) Industry are based on paper documents, frequently not well structured and with loss of data. This scenario corroborates to the called information fragmentation of this industry sector. The Information Technology gives new possibilities to change the usual information handling power relations in the organizations. Nowadays the Executive Information Systems help the strategic levels of the enterprise organization, and the Electronic Document Management (EDM) and Knowledge Management Systems are already in use. The use of these systems reduces the life cycle of each of the different processes and minimizes the failures in an AEC enterprise due to the integration of information and the better quality in terms of cision making support. The EDM configures an essential component to the enterprise management aling with all kind of documents, including the sign ones. Design documents configure complex processes for the AEC enterprise chain. It is need to intify the penncies during the workflow between the internal and external tasks. With this view, the main objective of this work is to present the research on the application of EDM in the AEC Industry. One of the contributions of the study relies on the intification of improvements offered by using an EDM system in the sign process management comparing to the traditional approach. Key words: document management, information systems, workflow, sign process 1 INTRODUÇÃO O aumento da potência dos computadores, juntamente com o avanço das comunicações transportando dados, áudio e imagens, e suas aplicações envolvendo produtos e serviços nas organizações, contribuem para a emergência uma socieda informação. As aplicações Tecnologia da Informação (TI) se estenm rapidamente a todas as atividas da socieda, e as metas sejáveis redução custos, qualida produtos e serviços estão ligadas aos processos automação e otimização das operações industriais. Os sistemas para apoio a ativida no nível estratégico ganham espaço e os sistemas Gestão do Conhecimento e Gerenciamento Eletrônico Documentos (GED) começam a se estabelecer no mercado. Com este tipo sistema é possível melhorar a ENEGEP 2002 ABEPRO 1

2 qualida das informações para a tomada cisões, auxiliando na redução do ciclo vida dos processos. O objetivo da pesquisa é o senvolvimento estudos e procedimentos para a aplicação GED na Indústria da Construção Civil, utilizando um software GED em rotinas trabalho do processo da construção civil. Nestas aplicações buscamos intificar as melhorias oferecidas pelo uso do sistema GED em relação ao sistema tradicional, além molar o processo para o gerenciamento eletrônico dos documentos. 2 MÉTODO DA PESQUISA Para a análise dos procedimentos no uso documentos na construção civil realizou-se a revisão bibliográfica sobre GED e sobre o gerenciamento dos processos. A coleta dados foi realizada através entrevistas semi-estruturadas e técnicas análise documentos. Após o diagnóstico do processo e o mapeamento para gerenciamento eletrônico um software GED foi utilizado. Em uma fase estudo software algumas aplicações foram realizadas em outros processos do setor da construção, no processo compras materiais e manutenção imóveis. O software Globaldoc (GLOBALDOCS.EXE, 1998) foi estudado e aplicado no gerenciamento dos documentos do processo projeto. 3 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS NO PROCESSO DE PROJETOS 3.1 O Gerenciamento Projetos na Construção Os sistemas informação da indústria da construção civil são baseados em papel, freqüentemente sestruturados, difíceis usar, com informações fáceis perr ou danificar (BRANDON et al., 1998; TOLMAN, 1999). A estabilização das soluções tecnológicas softwares gerenciamento documentos através do uso res locais ou da Internet, favorece o uso stes softwares como uma solução que contribui para a estruturação dos fluxos dos processos e facilitam a localização dos documentos atualizados. Na construção, a gestão documentos é apontada como um componente essencial na função do gerenciamento empreendimentos, nestes documentos incluem-se senhos técnicos, especificações, cronogramas, relatórios controle qualida e outros (ABOURIZK & HAJJAR, 2000). COOPER e REZGUI (1998) caracterizam os processos do setor construção como variados e complexos. O processo envolve profissionais diversas formações, normalmente em mais uma empresa. BACK e BELL (1995) também chegam a conclusões semelhantes e enfatizam a complexida na implantação Gerenciamento Eletrônico Documentos quando os envolvidos tentam intificar as pendências entre as tarefas durante o senvolvimento fluxos trabalho, mas mostram benefícios significativos como redução tempo e custos nos processos atribuídos às tecnologias GED. Ao analisarem o processo, CALMON e GRILO (2001) afirmam que o setor edificações apresenta ficiências no gerenciamento das interfaces entre os agentes, caracterizadas por fluxos informações precários e fragmentação na tomada cisões e estruturas comunicações informais. O baixo nível coornação entre os participantes, amparados por estruturas comunicação informais, proporcionam a fragmentação na tomada cisões; ineficiência nos fluxos informações. SCHMITT (1999) ressalta a falta procedimentos para registrar as alterações dos senhos resulta, inevitavelmente em erros. Da mesma forma BÉDARD et al. (1998) afirmam que a inconsistência nas informações, o sencontro interfaces, e, áreas com ENEGEP 2002 ABEPRO 2

3 função mal finidas são conseqüências da coornação inaquada dos documentos. 3.2 O Gerenciamento Eletrônico Documentos O Gerenciamento Eletrônico Documentos consiste no gerenciamento do ciclo vida informações documentadas, em mídias físicas ou eletrônicas, com uso softwares e hardwares específicos. As informações pom ser encontradas nas seguintes formas: voz informações geradas na forma verbal que assumem importância no mundo dos negócios, texto informações formais como contratos, planilhas e outros, e, imagem como mapas, fotografias, assinaturas e outros (KOCH, 1998). Duas grans áreas pom ser citadas no GED, o gerenciamento documentos (document management gerenciamento documentos dinâmicos) e gerenciamento imagens (document imaging gerenciamento documentos estáticos) (KOCH, 1998). São consirados documentos dinâmicos aqueles que estão sendo criados ou que sofrerão algum tipo revisão. São documentos estáticos aqueles que estão prontos para serem processados ou arquivados. As ferramentas GED associam a cada documentos índices para realizar busca ou recuperação rápida documentos, inclusive por palavras ou frases do conteúdo dos documentos (FTR Full Text Search) (ABOURIZK & HAJJAR, 2000). Algumas ferramentas GED utilizam workflow integrado ao sistema. O workflow permite o controle das atividas do ciclo vida dos documentos, estabelecendo padrões no fluxo do documento com atividas e responsáveis finidos no início da criação dos documentos. A automação do fluxo do trabalho encaminha rapidamente os documentos por meio um sistema baseado em regras que refletem os critérios cisões para o processamento dos documentos (LAUNDON & LAUNDON, 1999). No sistema utilizado, o módulo workflow além gerenciar as atividas relacionadas aos fluxos documentos, permite aos usuários visualizarem graficamente o status senvolvimento dos mesmos. Também permite realizar produção puxada, pois o workflow po ser finido forma que o responsável por etapa do processo inicie o fluxo solicitando documentos e informações aos antecessores, o sistema po enviar para seus usuários alertando se existe ativida a ser realizada. 4 GERENCIAMENTO DOS DOCUMENTOS DE PROJETOS O estudo foi realizado numa empresa construtora da cida Curitiba que possui certificação ISO 9000 em seu partamento, envolvendo empresas projetistas especializadas. O trâmite dos documentos é baseado em papel e na troca mensagens correio eletrônico ( s) com arquivos atachados. Informalmente algumas correções dos são informadas por telefone ou por fax, visando agilizar atividas dos. O fluxo dos documentos projeto é relativamente estruturado, os profissionais envolvidos entenm como é o funcionamento do macro-processo. Nas visitas à empresa, além da coleta documentos, foram realizadas entrevistas semi-estruturadas no partamento. 4.1 Os Documentos Eletrônicos dos Projetos Na realização suas atividas, o partamento utiliza principalmente arquivos softwares senho em CAD com extensão DWG ou DXF, bem como seus respectivos arquivos para plotagem, com extensão PLT. Também são utilizados softwares do MS-Office, como editores texto e planilhas eletrônicas, comunicação instantânea, gerenciadores e compactador arquivos. O gerenciamento do ciclo vida dos documentos senhos (CAD) foi consirado o mais relevante para ser analisado. ENEGEP 2002 ABEPRO 3

4 4.2 O Processo Projetos A equipe do partamento é formada por 5 profissionais, um engenheiro civil, três técnicos e um assistente administrativo. Esta equipe é responsável pelo gerenciamento do senvolvimento todos os das obras. O assistente administrativo coorna os projetistas para as ações referentes à aprovação dos respectivos em concessionárias ou órgãos públicos. Atividas como contratação projetistas e o gerenciamento e compatibilização dos são realizadas pelos mais profissionais. A construtora envolvida na pesquisa contrata todos os outras empresas projetistas e gerencia e compatibiliza os senhos e mais documentos. No processo tradicional, as alterações são encaminhadas por , com documentos atachados em arquivos compactados. A empresa responsável pela impressão dos documentos e alguns projetistas envolvidos não possuíam estrutura tecnologia da informação para a troca grans arquivos via . Assim, os documentos eram compactados e enviados em partes. Posteriormente, uma cópia plotada (impressa) do mesmo projeto é entregue ao projetista, com uso documentos controlados, com finalida comprovação entrega das informações. O controle do espaço em discos para armazenamento dos documentos freqüentemente requer uma atenção especial dos gerenciadores res computadores e dos gerentes dos, pois o tamanho dos arquivos documentos em CAD aumenta rapidamente, ocupando grans volumes nos servidores. Além disso, cada envolvido criava uma cópia dos documentos que recebia em suas pastas particulares para garantir o acesso rápido às informações. Além do uso do , as informações e os documentos são trocados por telefone, fax, documentos em papel ou pessoalmente. Quando o projetista envia um documento senho ao gerente, este fine se esta alteração é relevante para ser informada imediatamente aos mais projetistas. Devido ao custo das impressões em papel (plotagens), algumas correções apresentadas ao gerente são arquivadas para serem encaminhadas futuramente numa comunicação contendo várias alterações. A nomenclatura dos arquivos senhos é controlada manualmente pela equipe gerência, sendo este o principal controle quanto à versão do documento. Esta nomenclatura freqüentemente não é a mesma adotada pelos projetistas contratados, o que ocasiona falhas no processo cisório. As revisões recebem uma letra do alfabeto indicando qual é a versão do arquivo. Dentre as falhas intificadas pelos próprios gerentes do projeto, a mais crítica apontada, foi o fato que certas reuniões eram realizadas usando versões satualizadas documentos, fato que era percebido pois muitos minutos discussão. A Figura 1mostra o mapeamento do fluxo informações obtido em entrevistas e está associada à Tabela 1 que resume as tarefas do processo. ENEGEP 2002 ABEPRO 4

5 Figura 1 - mapeamento do processo ENEGEP 2002 ABEPRO 5

6 Ativida Ação por Produto Vai para Observações 1- Aquisição do Incorporadora terreno 2- Contratação do Incorporadora projetista 3- Estudo para anteprojeto e Arquiteto viabilida 6- Contratar projetistas, enviar CAD do estudo do anteprojeto 7- Dimensionamento preliminar Terreno Projetista contratado Informações preliminares Documento: Arquivo DWG ou DXF do estudo. Estudo viabilida Doc: relatório da análise crítica 4- Análise crítica, diretor técnico, coornador da obra 5- Intificar Doc(s): elementos do elementos do projeto (engenheiro) projeto, planilha acabamento, checklists concluídos, quadros áreas memorial scritivo Projetistas (técnicos) contratados 8- Solicita ajuste no estudo do anteprojeto 9- anteprojeto 10- solicitar ante 11- anteprojeto projeto complementar Projetistas Arquiteto Projetistas 12- compatibilização 13- aprovação / projetistas 14- lançamento Projetistas estruturas e pontos 15- projeto executivo 16- enviar para obra 17- projeto as-build /projetistas Doc: Dimensionamento preliminar Croquis Doc: arquivo DWG ou DXF do anteprojeto Envio do anteprojeto Análise crítica Realizado segundo indicadores próprios da empresa Projetistas Arquiteto Projetistas ENEGEP 2002 ABEPRO 6 Arquivos CAD enviados por Desenhos por fax enviados Por e com cópia plotada Doc: anteprojeto Por complementar. Um arquivo CAD cada projetista complementar Projetos concluídos Projetistas Documentos aprovações Doc: arquivo CAD Por Doc: Projeto executivo Projetos enviados Engenheiro obra Cópia plotada Por e com cópia plotada Doc: as build Arquivo Envolve todos os projetistas Tabela 1 - tarefas do processo A Figura 2 representa o workflow on o executor é o gerente. É usado associado a uma pasta processo contendo todos os documentos um terminado projeto. No software utilizado, uma pasta processo po ser entendida como algo similar a um diretório do Windows Explorer, porém na pasta não contém todos os documentos, mas apenas apontadores (links) para os mesmos.

7 Figura 2 Workflow Processo Projetos Construtora A Tabela 2 apresenta a scrição das tarefas do workflow Processo Projetos Construtora. Tarefa responsável Descrição 1 avaliar solicitação projetista avalia as solicitações e fine o que será realizado 2 senvolver senho senhista senvolve os senhos 3 aprovar senho projetista verifica se aprova o senho 4 criar arquivo senhista cria os arquivos plotagem plotagem 5 plotar e aprovar técnico solicita a plotagem dos arquivos para uma empresa plotagem, verifica se aprova as alterações 6 aprovar alteração gerente verifica se aprova as alterações, caso consire que necessita uma avaliação critica, encaminha para a diretoria, se os senhos foram aprovados seguem para a distribuição. 7 análise crítica diretor o diretor em reunião com o gerente avalia os. Tabela 2 - tarefas do workflow O caso apresentado refere-se ao fluxo do documento senho do projeto senvolvido com software senho auxiliado por computador (CAD) e po sofrer alterações pois o mesmo ainda está sendo utilizado na pesquisa dissertação mestrado. Visando facilitar o entendimento dos usuários em seu primeiro acesso ao sistema, optou-se pelo senvolvimento ste molo inicial, que gerencia apenas o documento CAD, com um número reduzido atividas. Com a implantação do sistema, atividas compactação e scompactação arquivos para o envio s tornaram-se snecessárias, pois os documentos permanecem num servidor e os envolvidos acessam os documentos usando conexão com Internet. Os documentos ixaram ser armazenados com estrutura pastas e subpastas do Windows Explorer, e passaram a ser gerenciados pelo sistema. A alteração do nome do arquivo ixou ser realizada manualmente, uma vez que o sistema controla automaticamente a versão dos documentos. Uma das dificuldas apontadas pelos envolvidos é a visualização dos documentos CAD somente em formato eletrônico, que não oferece boa referência proporção quando a análise envolve avaliação visual. 5 CONCLUSÃO Este trabalho apresentou um estudo da aplicação Gerenciamento Eletrônico Documentos no Setor da Construção Civil, no gerenciamento dos documentos. O artigo um dos resultados uma pesquisa dissertação mestrado em andamento do Programa Pós-Graduação em Construção Civil do Paraná na Universida Feral do ENEGEP 2002 ABEPRO 7

8 Paraná. O molo apresentado po sofrer alterações visando aprimorar seu uso e ve ser adaptado a cada nova implantação. O trabalho mostrou que é possível molar eletronicamente o gerenciamento dos documentos do processo do setor. A garantia da utilização da versão atualizada dos documentos oferecida pelo uso sistemas GED supre as necessidas exigidas na troca informações entre as empresas pois somente será utilizada ou distribuída a última revisão do documento. O uso ste sistema exige que os usuários a reflitam sobre as etapas dos processos durante o senvolvimento dos workflows, tendo como conseqüência a estruturação das atividas, explicitando tarefas, responsáveis, duração e seqüência para realização. Uma das vantagens do software utilizado é que permite ao criador do documento, e a quem este permitir, visualizar qual ativida está sendo realizada e ter acesso a todas as revisões documentos sejadas. O sistema aumenta a confiabilida nos prazos das atividas, pois mantém as pessoas informadas quando existem atividas penntes, incluindo o procedimento para realização das mesmas. 6 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ABOURIZK, S.M.; HAJJAR, D. Integrating Document Management with Project and Company Data. Journal of Computing in Civil Engineering. vol. 14, n. 1, January, p BÉDARD, C.; FAZIO, P.; MOKHTAR, A. Information Mol for Managing Design Changes in a Collaborative Environment. Journal of Computing in Civil Engineering. vol. 12, n. 2, April, p BACK, W. E.; BELL, L.C. Quantifying Process Benefits of Electronic Data Management Technologies. Journal of Construction Engineering and Management. vol. 121, n. 4, December, p BRANDON, P.;COOPER, G.; REZGUI,Y. Information Management in a Collaborative Multiactor Environment: the COMMIT Approach. Journal of Computing in Civil Engineering. vol. 12, n. 3, July, p CALMON, J.L.; GRILO, L.M. Engenharia e Construção. Curitiba: Luso Brasileira, n.54, março, COOPER, G.; REZGUI, Y. A Proposed Open Infrastructure for Construction Project Document Sharing. Electronic Journal of Information Technology in Construction. vol. 3, 1998, p GLOBALDOCS.EXE. Versão 1.6 SQL. Gerenciador Eletrônico Documentos. Polo Software S/A. Todos os direitos reservados, CD. KOCH, W.W. Gerenciamento Eletrônico Documentos: conceitos, tecnologias e consirações gerais. São Paulo: CENADEM, p. LAUDON, K. C.; LAUDON, J. P. Sistemas Informação. 4. ed. Rio Janeiro: LTC Livros Técnicos e Científicos Editora S.A., SCHMITT, C. M. Por um Molo Integrado Sistema do Informações para a Documentação Projetos Edificação da Indústria da Construção Civil. Porto Alegre, f. Tese (Doutorado em Administração) Programa Pós-Graduação em Administração, Universida Feral do Rio Gran do Sul. SCHMITT, C. M. A difícil tarefa compatibilizar os vários específicos através da análise sua representação gráfica. In: I Simpósio Brasileiro gestão da Qualida e organização do trabalho SIBRAGEQ Recife, TOLMAN, F.P. Product Moling Standards for the Building and Construction Industry: past, present and future. Automation in Construction, ELSEVIER, vol. 8, n. 3, , ENEGEP 2002 ABEPRO 8