GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS NO PROCESSO DE PROJETOS DE EDIFÍCIOS

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1 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS NO PROCESSO DE PROJETOS DE EDIFÍCIOS André Carneiro GIANDON Eng., Esp., Mestrando PPGEC/UFPR. Universidade Federal do Paraná, Programa de Pós-graduação em Construção Civil. Centro Politécnico, C. P , Centro Politécnico, CEP , Curitiba, PR. Correio eletrônico: Ricardo MENDES JUNIOR Eng. Civil, MSc, DEng. Universidade Federal do Paraná, Programa de Pós-graduação em Construção Civil. Centro Politécnico, C. P , Centro Politécnico, CEP , Curitiba PR. Correio eletrônico: Sérgio SCHEER Eng, Civil, MSc, DSc. Universidade Federal do Paraná, Programa de Pós-graduação em Construção Civil. Centro Politécnico, C. P , Centro Politécnico, CEP , Curitiba, PR. Correio eletrônico: RESUMO Este artigo apresenta um modelo para o gerenciamento dos documentos de projetos de edifícios com a aplicação de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). O modelo é representado em um workflow (fluxo de trabalho) e está sendo aplicado numa empresa construtora. Os objetivos da pesquisa são diagnosticar as rotinas de trabalho e tarefas do processo de projetos, estudar e aplicar um software de gerenciamento eletrônico de documentos para o controle e distribuição das tarefas e, principalmente, o desenvolvimento de um modelo para acompanhamento eletrônico do processo de projetos de construção civil. O trabalho está em desenvolvimento e é parte de uma pesquisa para dissertação de mestrado no Programa de Pós-Graduação em Construção Civil do Paraná na Universidade Federal do Paraná. 1. GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS E WORKFLOW O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é realizado através de um conjunto de elementos (hardware e softwares específicos) que gerenciam todo o ciclo de vida de um documento. As atividades do ciclo de vida de um documento podem ser nomeadas como: criar, aprovar, revisar, processar, arquivar e distribuir documentos. As principais soluções empregadas no GED são as de gerenciamento de documentos (document management) e gerenciamento de imagens (document imaging). Estas soluções podem estar integradas a sistemas de processamento de dados (imaging enable) e ao gerenciamento de fluxo de trabalho (workflow). No GED criam-se tipos ou padrões de documentos que são associados a índices para pesquisa e recuperação que permitem localizar rapidamente o documento. Podem ser gerenciados documentos de texto, imagem ou voz todos em mídias analógicas ou digitais. A grande vantagem de gerenciar eletronicamente os documentos é a facilidade do controle de versões, que pode ser automatizado, evitando o uso de documentos desatualizados.

2 Os documentos em papel existentes podem ser digitalizados com um scaner rápido, que transforma seu conteúdo em imagem. Se necessário essas imagens podem ser submetidas a ferramentas de reconhecimento de caracteres, OCR ou ICR (optical character recognition, intelligent character recognition), assim as imagens são transformadas em texto e podem ser editadas no editor de textos. Além dos índices de pesquisa normalmente utilizados, como data da criação, autor, versão, pasta de armazenamento, no GED podem ser adicionados inúmeros outros, como tipo de documento, gerente do departamento, nome que o fornecedor trata o documento e outros, facilitando a pesquisa para a localização. Uma ferramenta que pode ser acoplada ao GED é o FTR - full text retrieval. Com esta ferramenta é possível localizar um documento por qualquer palavra de seu conteúdo. A distribuição de um documento usando GED ocorre de forma praticamente instantânea, de forma segura e com a garantia que o documento foi entregue a pessoa certa. Outro uso do GED é associar uma imagem a todas as informações relativas à imagem, com um sistema de processamento de dados (imaging enable). Numa foto do interior de uma edificação podem estar associadas todas as informações sobre os projetistas, materiais, projetos ou empreiteiros, favorecendo a se ter uma rápida ação na tomada de decisão. Com o GED é possível restringir o tipo de acesso, oferecendo permissões diferenciadas para cada usuário num determinado documento. Pode-se definir usuários que apenas visualizam, que visualizam e imprimem ou os que podem editar, visualizar e imprimir um documento. Algumas ferramentas de GED utilizam workflow integrado ao sistema de gerenciamento de documentos. O workflow permite o controle eletrônico das atividades do ciclo de vida dos documentos melhorando os processos da empresa. Nestes workflows os usuários e os prazos para a realização das atividades podem ser determinados previamente, e um registro das durações reais das atividades pode estar incorporado ao sistema. Dentro da organização, esse controle facilita para a identificação dos gargalos da produção, e fora dela, com o histórico da tomada de decisões, pode-se verificar quais empresas parceiras tomam decisões mais rapidamente. O controle de prazos para a realização das tarefas nos workflows é um importante diferencial do sistema GED em relação aos procedimentos não automatizados ou em papel. Para construir workflow é preciso analisar o processo do trabalho, assim, a implantação contribui não apenas na organização na geração dos documentos, mas também na otimização dos processos. Com processos mais estruturados aumenta a confiança na realização das tarefas e elimina-se incertezas como, por exemplo, de quais pessoas devem receber um comunicado ou documento. Ao melhorar um workflow os sistemas GED reduzem o espaço de armazenamento de informações, reduzem o tempo de processamento, melhoram a eficácia em processos, agilizam o atendimento ao cliente, garantem o controle de documentos e dá suporte à tomada de decisões. Com o workflow muitas informações sobre o processo são incorporadas ao próprio processo. Graficamente é possível saber exatamente quem está realizando qual tarefa o que proporciona uma rápida resposta a uma solicitação. Essa verificação de status permite que o atendimento a clientes, por exemplo, fique mais ágil. 2. USO DE GED E WORKFLOW NA ELABORAÇÃO DE PROJETOS NA CONSTRUÇÃO CIVIL Os sistemas de informação da indústria da construção civil são baseados em papel, freqüentemente desestruturados, difíceis de usar, com informações fáceis de perder ou danificar (BRANDON et al., 1998; TOLMAN, 1999). Os sistemas de GED com workflow contribuem para melhorar a eficiência dos fluxos de informações e processos e facilitam a recuperação das informações. Na construção, a gestão de documentos é apontada como um componente essencial na função do gerenciamento de empreendimentos, nestes documentos incluem-se desenhos, especificações

3 de projetos, cronogramas, relatórios de controle de qualidade e outros (ABOURIZK & HAJJAR, 2000). A estruturação do processo de projetos é uma das oportunidades para as empresas que visam criar e manter uma vantagem competitiva. Freqüentemente os profissionais de projetos ou execução de empreendimentos têm problemas para ter a certeza de estar utilizando a versão correta do documento. O GED garante o uso da versão correta dos documentos de projetos. E se o sistema utilizar workflow, a estabilização do processo e o aumento de transparência criam condições favoráveis para a tomada de decisões. Os problemas com versões de documentos têm aumentado devido à complexidade dos novos empreendimentos, ao número de projetistas envolvidos e devido à necessidade de execução das tarefas em prazos cada vez mais reduzidos. Isso tudo associado ao gerenciamento manual gera inúmeras falhas nos empreendimentos. Segundo BÉDARD et al (1998) a falta de coordenação das informações do projeto gera incompatibilidades como: Inconsistência de informações, desencontro de interfaces, áreas com função mal definidas. Outra dificuldade encontrada no processo de projetos é a distribuição dos documentos certos, e de forma não burocrática. A cada alteração em algum projeto, esta normalmente precisa ser transmitida a todos os envolvidos. Com uso de cópias controladas esta atividade pode se tornar um gasto excessivo de recursos nos projetos. Uma das principais conseqüências dos fluxos de informações não estruturados nos projetos é que os profissionais envolvidos, dificilmente possuem tempo suficiente para analisar o processo e melhorar suas atividades. A falta de padronização para os desenhos e nomenclatura dos layers de arquivos em CAD dificulta a visualização rápida das informações desejadas. A visualização dos documentos em CAD normalmente necessita do papel para que se possa compreender melhor os projetos. O GED não elimina totalmente as plotagens dos projetos, mas contribui na estruturação do fluxo de informações e evita falhas dos projetos e dessa forma reduz o desperdício. A F igura 1 representa um workflow que está sendo desenvolvido numa pesquisa de aplicação de GED para o processo de projetos no Programa de Pós-Graduação em Construção Civil na UFPR, que possui apoio da empresa POLO de Software. No workflow desenvolvido, a partir do software GlobalDoc, o executor é o gerente de projetos. É usado associado a uma pasta de processo contendo todos os documentos de um determinado projeto. No software utilizado, uma pasta de processo pode ser entendida como algo similar a um diretório do gerenciador de arquivos do sistema MS-Windows, o Windows Explorer. Porém a pasta não contém todos os documentos, mas apenas apontadores (links) para os mesmos. A vantagem do uso da pasta de processos é que nesta pasta está tramitando o acesso rápido por apontadores a todas as informações de um determinado projeto, para que estas estejam sempre fácies de serem visualizadas quando necessário. Se um diretório do Windows Explorer estivesse no fluxo, este seria mais lento. Figura 1 Workflow Processo de Projetos Construtora

4 A Tabela 1 apresenta a descrição das tarefas do workflow Processo de Projetos Construtora. Tarefa responsável Descrição 1 avaliar solicitação projetista avalia as solicitações e define o que será realizado 2 desenvolver desenho desenhista desenvolve os desenhos 3 aprovar desenho projetista verifica se aprova o desenho 4 criar arquivo de plotagem desenhista cria os arquivos de plotagem 5 plotar e aprovar técnico solicita a plotagem dos arquivos para uma empresa de plotagem, verifica se aprova as alterações 6 aprovar alteração gerente de projetos verifica se aprova as alterações, caso considere que necessita de uma avaliação critica, encaminha para a diretoria, se os desenhos foram aprovados seguem para a distribuição. 7 análise crítica diretor o diretor em reunião com o gerente de projetos avalia os projetos. Tabela 1 - tarefas do workflow de projetos O modelo apresentado pode sofrer alterações pois é parte de uma pesquisa de dissertação de mestrado que está em andamento. 3. COMENTÁRIOS FINAIS A implantação de sistemas de informações como o de Gerenciamento Eletrônico de Documentos têm muitos impactos na forma de realização do trabalho dentro de uma organização. Isso acontece não apenas pelo fato que o usuário passa a trabalhar com um novo sistema, mas faz com se descubram alternativas de melhorar os processos. O Gerenciamento Eletrônico de Documentos não pretende eliminar o uso do papel, não em curto prazo. Não se deve pensar em usar processo em papel ou eletrônico. As vantagens dos dois processos devem ser somadas e utilizadas em proporções adequadas, permitindo a otimização e redução de desperdícios com cópias desnecessárias, telefonemas, retrabalho e tempo para localização de informações. A pesquisa de implantação de Gerenciamento Eletrônico de Documentos na Construção Civil está sendo realizada no Programa de Pós-Graduação em Construção Civil do Paraná na UFPR, e é parte de uma dissertação de mestrado para modelar o gerenciamento dos documentos do processo de projetos de edificações. O GlobalDoc, é uma solução integrada para gestão de documentos desenvolvida pela POLO de Software S/A. É composto por 7 módulos, sendo o módulo de Gerenciamento o núcleo do sistema, que pode operar sozinho ou em associação com qualquer um dos outros seis: Workflow, Full Text Search, Imaging, Mass Storage, Batch Check-in e Internet/Intranet. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS: AVEDON, D.M. GED de A a Z: tudo sobre GED gerenciamento eletrônico de documentos. São Paulo: CENADEM, p. ABOURIZK, S.M.; HAJJAR, D. Integrating Document Management with Project and Company Data. Journal of Computing in Civil Engineering. vol. 14, n. 1, January, p BAIA, J. L.; MELHADO, S. B. Processo de Implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade em Empresas de Projeto. In: I Simpósio Brasileiro de gestão da Qualidade e organização do trabalho SIBRAGEQ Recife, BACK, W. E.; BELL, L.C. Quantifying Process Benefits of Eletronic Data Management Technologies. Journal of Construction Engineering and Management. vol. 121, n. 4, December, p BÉDARD, C.; FAZIO, P.; MOKHTAR, A. Information Model for Managing Design Chages in a Collaborative Environment. Journal of Computing in Civil Engineering. vol. 2, n. 2, April,

5 1998. p BRANDON, P.;COOPER, G.; REZGUI,Y. Information Management in a Collaborative Multiactor Environment: the COMMIT Aproach. Journal of Computing in Civil Engineering. vol. 12, n. 3, July, p CALMON, J.L.; GRILO, L.M. Engenharia e Construção. Curitiba: Luso Brasileira, n.54, março, DRUCKER, P. F. O Advento da Nova Organização. IN: Gestão do Conhecimento / Harvard Business Review; tradução Afonso Celso da Cunha Serra. Rio de Janeiro: Campus, FORMOSO, C. T.; TZORTZOPOULOS, P. Considerations on the Application of Lean Construction Principles to Design Management.. 7º Workshop on Lean Construction, Gold Coast, KOCH, W.W. Gerenciamento Eletrônico de Documentos: conceitos, tecnologias e considerações gerais. São Paulo: CENADEM, p. LAUDON, K. C.; LAUDON, J. P. Sistemas de Informação. 4. ed. Rio de Janeiro: LTC Livros Técnicos e Científicos Editora S.A., p. SCHMITT, C. M. Por um Modelo Integrado de Sistema do Informações para a Documentação de Projetos de Edificação da Indústria da Construção Civil. Porto Alegre, f. Tese (Doutorado em Administração) Programa de Pós-Graduação em Administração, Universidade Federal do Rio Grande do Sul. SCHMITT, C. M. A difícil tarefa de compatibilizar os vários projetos específicos através da análise de sua representação gráfica. In: I Simpósio Brasileiro de gestão da Qualidade e organização do trabalho SIBRAGEQ Recife, TOLMAN, F.P. Product Modeling Standards for the Building and Construction Industry: past, present and future. Automation in Construction, ELSEVIER, vol. 8, n. 3, , 1999.