AVALIAÇÃO DA IMPLANTAÇÃO DE GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS NO PROCESSO DE PROJETO

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1 AVALIAÇÃO DA IMPLANTAÇÃO DE GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS NO PROCESSO DE PROJETO André Carneiro GIANDON M.Sc.,Eng., PPGCC/UFPR. Programa de Pós-graduação em Construção Civil da Universidade Federal do Paraná. Centro Politécnico da UFPR, CxP , CEP , Curitiba (Pr) Brasil. Correio eletrônico: Ricardo MENDES JUNIOR DEng.,Eng., PPGCC/UFPR. Correio eletrônico: Sérgio SCHEER DSc.,Eng., PPGCC/UFPR. Correio eletrônico: RESUMO O artigo apresenta resultados de uma dissertação de mestrado sobre o uso de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) no processo de projeto de edifícios. No estudo de caso, a ferramenta de GED foi avaliada através do um método de avaliação de sucesso na implantação de sistemas de informações gerenciais, que prioriza o aspecto das expectativas e percepções dos usuários. 1. INTRODUÇÃO A execução de um empreendimento da construção está fundamentada em documentos técnicos produzidos pela equipe de projetos, durante o detalhamento dos desenhos ou outros documentos, a coordenação das mudanças torna-se um grande desafio frente a enorme quantidade de informações manipuladas nos projetos (Mokhtar; Bedard; Fazio, 1998). Se não existirem procedimentos de elaboração, que possam registrar e revisar os desenhos do projeto, os erros são inevitáveis, e têm como conseqüência um aumento no tempo necessário para a conclusão das etapas do processo de projeto (Schmitt, 1998). Apesar do crescente uso de computador nas empresas do setor, o processo de projeto de edifícios é gerenciado de forma amadora frente aos inúmeros recursos disponíveis. A maioria dos gerentes de projetos, embora empreguem amplamente programas computadorizados, continuam pensando e trabalhando manualmente (Schmitt, 1998). Os sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) podem ser definidos como um conjunto de métodos, técnicas e ferramentas que tem como objetivo gerenciar o ciclo de vida dos documentos de uma organização (criação aprovação, revisão, processamento e arquivamento), além de agilizar a pesquisa e distribuição, com garantia do sigilo e segurança no acesso dos arquivos (Miranda, Duarte, 1999). Este trabalho apresenta um estudo de caso onde foi utilizada uma ferramenta GED no processo de projetos de edifícios, numa empresa construtora e incorporadora de pequeno porte (Giandon, 2002). A avaliação do desempenho no uso do sistema foi realizada com um método de avaliação de sucesso na implantação de sistemas de informações gerenciais, que prioriza as expectativas e percepções dos usuários, adaptados de Abreu (1999, apud Seleme, 2000).

2 2. IMPORTÃNCIA DO DOCUMENTO NO PROCESSO DE PROJETO O projeto é a atividade ou serviço do processo de produção, responsável pelo desenvolvimento, organização, registro e transmissão das características físicas e tecnológicas especificadas para uma obra, a serem consideradas na fase de execução (Melhado, 1994 apud Novaes, 1996). Novaes (1996) cita que o projeto é considerado a documentação gráfico-descritiva utilizada na execução da edificação. O projeto é, portanto, o processo de preparação dos documentos mediante o qual são definidos, quantificados, qualificados e transmitidos os objetivos do processo construtivo de cada edifício (Schmitt, 1998). A execução de um empreendimento da construção está fundamentada em documentos técnicos produzidos pela equipe de projetos, durante o detalhamento dos desenhos ou outros documentos, a coordenação das mudanças torna-se um grande desafio frente a enorme quantidade de informações manipuladas nos projetos (Mokhtar; Bedard; Fazio, 1998). Entretanto, a documentação de obras da maioria das empresas atuantes no mercado brasileiro, geralmente é tratada de forma precária, sem política estabelecida, ficando o gerenciamento a critério do engenheiro da obra (Schmitt, 1998). Em geral, os erros de projetos são percebidos somente durante a execução dos empreendimentos, e resultam em pedidos de alterações, disputas contratuais, aumento de custos, comprometimento da qualidade, frustrações e insatisfação do cliente (Mokhtar; Bedard; Fazio, 1998). 3. DEFINIÇÃO DE WORKFLOW Algumas ferramentas de GED possuem no sistema uma ferramenta de workflow. Tipicamente o workflow separa o trabalho em tarefas bem definidas, regras e procedimentos que controlam boa parte do trabalho de produção ou do escritório (Mentzas; Halaris; Kavadias, 2001). Este sistema estabelece funcionalidades de ativação, rastreamento, monitoramento de status, mensagens e fluxos de documento (Zantout; Marir, 1999). É usado para controlar a aprovação e distribuição das tarefas do ciclo de vida dos documentos, transmitindo eletronicamente tarefas e documentos para os desktops dos trabalhadores. É um exemplo de tecnologia puxada em que a informação é automaticamente disponibilizada para o usuário sem sua intervenção (Zantout; Marir, 1999). 4. GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS TÉCNICOS Os sistemas de gerenciamento de documentos técnicos ou documentos de engenharia (EDMS - Engineering Document Management Systems) nada mais são que sistemas GED, com algumas funcionalidades adicionais. Tais funcionalidades devem ser avaliadas, caso a caso, antes da escolha de um sistema para o gerenciamento dos documentos do processo de projeto, de acordo com as necessidades dos envolvidos. Quando à temporalidade, normalmente, documentos possuem ciclos de vida bem definidos, contudo, para os documentos de engenharia esta consideração nem sempre representa a realidade. Song, Clayton e Johnson (2002) ressaltam a necessidade de informações de projeto durante o uso de um edifício. Vidogah e Ndekugri (1998), acrescentam que para o atendimento a uma reclamação de clientes informações vitais podem ter sido geradas ainda na fase de projetos. Em relação ao seu tamanho, as plantas de projetos normalmente são maiores que o tradicional A4. Assim, o sistema deve ter capacidade de visualizar um documento deste tamanho (Baldam, Valle, Cavalcanti, 2002). Em geral estes documentos ocupam um grande espaço em disco de armazenamento e são bastante problemáticos nas operações de download e upload (Björk, 2002). Sempre poderá surgir uma necessidade de revisar o documento de engenharia (Baldam, Valle, Cavalcanti, 2002). Pode existir ainda a necessidade do gerenciamento de documentos externos

3 da organização que sofrem revisões, uma grande empreiteira, por exemplo, depende de informações de sub contratados de outras organizações (Vidogah, Ndekugri, 1998). Pode ser necessário integrar o GED com outros sistemas como sistemas de planejamento, orçamento, suprimentos e outros (Baldam, Valle, Cavalcanti, 2002). E ainda, analisando o fluxo das informações da construção, fica claro que cada função da organização depende de informações geradas por outras funções, algumas vezes externas à organização (Vidogah; Ndekugri, 1998). Também é preciso considerar que quando o documento é desenvolvido em papel, notas e comentários podem ser anotados nas plantas. Isto facilita a localização de correções solicitadas quando se pode consultar uma versão anterior. Assim, nos documentos eletrônicos, pode ser interessante uma ferramenta de comparação de documentos em diferentes versões (Baldam, Valle, Cavalcanti, 2002). E ainda, pode ser importante a realização de notas ou indicações sem alterar o original, devendo ser possível mesmo que o usuário não possua um sistema CAD instalado em sua máquina (Björk, 2002). Deve ser considerado que se evite que o documento impresso possua um índice de versão diferente do apresentado no documento eletrônico, é necessário que os dados documento estejam integrados aos dados do banco de dados de indexação (Baldam, Valle, Cavalcanti, 2002). Quanto à interface de pesquisa, esta deve estar tão próxima quanto possível da prática corrente do usuário, assim as estruturas hierárquicas como o arquivamento em pastas e sub-pastas devem ser usadas. Contudo o sistema deve possuir outros mecanismos avançados de pesquisa (Björk, 2002). 5. ESTUDO DE CASO Na empresa estudo de caso, os documentos de projetos são enquadrados no procedimento da qualidade para controle de documentos externos, por serem desenvolvidos como serviços terceirizados. Contudo, o procedimento não possui regras claras sobre o gerenciamento operacional dos documentos (como exemplo, a nomenclatura dos arquivos, ou pasta de armazenamento). Pode-se dizer que se estabelece o que se deve fazer, mas não o como. Os desenhos de projetos são enviados pelo projetista para a construtora por correio eletrônico ( ). O engenheiro solicita impressões, e, após receber as plantas impressas da copiadora, registra as cópias e as distribui nos departamentos da empresa e na obra. O sistema de GED com workflow foi utilizado para gerenciar uma aprovação de documentos desenvolvidos em ferramentas CAD e em editores de texto. Para a avaliação das expectativas do usuário em relação ao sucesso no uso do sistema GED foram realizadas entrevistas, e aplicados questionários, para (a) avaliar o sistema tradicional de gerenciamento dos documentos de projeto, (b) avaliar a competência de projeto (projeto de software), (c) avaliar a competência de implantação e (d) medidas de implantação de sucesso. A maioria das questões são objetivas, e com uma escala para resposta variando entre (1) e (7). 5.1 Avaliação da Competência de Projeto A avaliação mostrou que o sistema é importante para o departamento (6) e para o uso pessoal (5). A probabilidade do sistema tenha sucesso é mediana (4), mesmo considerando que o departamento de Sistemas de Informação da empresa não possua habilidades para manter e apoiar o sistema (1). A empresa possui os recursos físicos exigidos e os funcionários possuem tempo suficiente para seu uso (5), a disponibilidade de funcionários e de tecnologia também é considerada altamente viável (6), e a disponibilidade de orçamento e a compreensão dos funcionários é aceitável (4). 5.2 Avaliação de Competência de Implementação Uma avaliação geral dos números da pesquisa mostra resultados favoráveis à competência de implementação do projeto. O usuário foi muito informado (7) sobre a implementação do sistema,

4 mas ressaltou que poderia estar mais bem informado sobre o que o sistema poderia fazer (6). O usuário não teve acesso aos documentos do sistema (manuais, folhetos ou outros recursos). Mas considerou que o treinamento recebido o ajudou muito para a utilização (7). O apoio da alta administração para a implementação do sistema foi mediano (4), da mesma forma como é este apoio em relação a outros projetos de sistemas (4). O usuário participou extensivamente na implementação do sistema (7). Teve participação muito alta para determinar as necessidades do sistema (7), para determinar o conteúdo dos dados produzidos pelo sistema (7) e para definir as funções a serem executadas (7). 5.3 Medidas de Implementação de Sucesso O usuário espera continuar o uso do sistema (em menos de um mês), embora não tenha obrigação de usá-lo (no prazo de um ano). Pretende continuar usando o sistema no próximo ano (7) e pretende aumentar o uso (6), embora não tenha a obrigação de aumentar o uso do sistema no próximo ano (5). CONSIDERAÇÕES FINAIS Na empresa estudo de caso, os documentos de projetos ou comunicados eram compartilhados entre os envolvidos por correio eletrônico, com pouco procedimento explicitado. As alterações de projetos eram solicitadas aos projetistas por telefone, , ou através de anotações realizadas nas plantas impressas durante reuniões com projetistas. O gerenciamento dos documentos de projetos depende, portanto, essencialmente das ações dos usuários. Desta forma, várias falhas podem ocorrer no fluxo das informações do projeto. Quando se prepara um , existe a possibilidade do projetista anexar o documento errado. O engenheiro recebe a mensagem ( ), com um assunto nem sempre específico o bastante de forma a permitir que se identifique qual é o documento recebido, sendo que em muitos casos, é necessário abrir o documento. Existe ainda a possibilidade do engenheiro salvar o documento em uma pasta qualquer, isso pode prejudicar a eficácia uma consulta futura. Pode-se ainda usar um nome para salvar o documento diferente daquele usado pelo projetista, dificultando a comunicação entre os envolvidos no projeto. O estudo mostra um o processo de projeto pouco estruturado, onde não foi identificado um controle efetivo sobre os prazos e confiabilidade na realização das tarefas. Após o uso do GED e workflow, as percepções e expectativas do usuário mostram uma avaliação bastante favorável ao uso do sistema. O usuário avaliou que uso poderia ser continuado imediatamente, com expectativa de aumentar o uso, mesmo não tendo esta obrigação. Isto mostra que o processo de projeto, para situações similares à realidade da empresa deste estudo, pode ser modelado para o uso do gerenciamento eletrônico dos documentos. Segundo as entrevistas do estudo, o GED aumenta a confiabilidade do sistema, uma vez que o documento pode ser encontrado novamente, e sempre o usuário acessará no sistema uma versão eletrônica atual do documento, ou será informado caso este se encontre em revisão. O uso de documentos eletrônicos, em alguns casos, pode estar associado a menores custos de impressão, embora esta seja uma ampla discussão que merece um cuidado especial. As vantagens e desvantagens de usar documentos em papel precisam ser avaliadas. Para plantas de edifícios, é freqüente a argumentação da facilidade de visualização do documento em papel, como foi confirmado nas entrevistas. Além desta condição desfavorável, o usuário citou a dificuldade de comunicação entre sistemas de empresas diferentes, bem como a resistência dos usuários em relação às mudanças. Este foi o primeiro trabalho de pesquisa GED realizado no PPGCC/UFPR. Outros estudos neste e outros temas do uso de Tecnologia da Informação e Comunicação no gerenciamento de empreendimentos via Internet estão em andamento (

5 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS BALDAM, R.,VALLE, R., CAVALCANTI, M. GED: gerenciamento eletrônico de documentos. São Paulo: Ércia, 2002, 204p. BJÖRK, B. The Impact of Electronic Document Management on Construction Information Management. International Council for Research and Inovation in Building and Constrtuction CIB w78 conference. Procedings , pp MIRANDA, P.; DUARTE, D. Sistemas Gerenciadores de Documentos, uma base para Knowledge Management. 2º Seminário Internacional de Gestão do Conhecimento/Gestão de Documentos. ANAIS...Curitiba, dezembro, ELORANTA, E.; HAMERI, A.; LAHTI, M. Improved Project Management through Improved Document Management. Computers in industry. 2001, p GIANDON, A.C. Contribuições do Gerenciamento Eletrônico de Documentos para o Processo de Projeto de Edificações. Curitiba, Dissertação (Mestrado em Construção Civil) Programa de Pós-Graduação em Construção Civil, Universidade Federal do Paraná. HAJJAR, D.; ABOURIZK, S.M. Integrating Document Management with Project and Company Data. Journal of Computing in Civil Engineering. vol. 14, n. 1, January, p MENTZAS,G., HALARIS, C.,KAVADIAS,S. Modelling Business Process with Workflow Systems: an evaluatin of altenative aproches. International Journal of Information Management, Pergamon, 21, (2), 2001 pp MOKHTAR, A.; BEDARD, C.; FAZIO, P. Information Model for Managing Design Changes in a Collaborative Environment. Journal of Computing in Civil Engineering, ASCE, 12 (2), pp NOVAES, C. C. Diretrizes para Garantia da Qualidade do Projeto na Produção de Edifícios Habitacionais. São Paulo, f. Tese (Doutorado em Engenharia) Programa de Pós- Graduação em Engenharia, Escola Politécnica da Universidade de São Paulo. on-line, acesso em agosto 2002, PICORAL, R. Método de Gerência de Documento, uma Contribuição na Atividade de Coordenação de Projetos. IX Encontro Nacional de Tecnologia do Ambiente Construído. ANAIS...Foz do Iguaçú, 2002, pp SCHMITT, C. M. Por um Modelo Integrado de Sistema do Informações para a Documentação de Projetos de Edificação da Indústria da Construção Civil. Porto Alegre, f. Tese (Doutorado em Administração) Programa de Pós-Graduação em Administração, Universidade Federal do Rio Grande do Sul. SELEME, R. Modelo de Implantação de Sistema de Informação Gerencial com Monitoramento e Feedback Contínuo Aplicado na Construção Civil. Florianópolis, 2000, 118 f. Dissertação (Mestrado em Produção e Sistemas) Programa de Pós-Graduação em Engenharia da Produção, Universidade Federal de Santa Catarina. SONG, Y., CLAYTON, M.J., JOHNSON, R.E.. Anticipating reuse: documenting buildings for operations using web technology. Automation in Construction. Vol. 11, n.2, 2002, pp VIDOGAH, W., NDEKUGRI, I. A review of the role of information technology in construction claims management. Computers in Industry. vol 35, n , pp

6 ZANTOUT,H.; MARIR, F. Document Management Systems from Current Capabilities towards Intelligent Information Retrieval: an overview. International Journal of Information Management. Pergamon, 19, (6). 1999, pp