UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAZONAS INSTITUTO DE CIÊNCIAS HUMANAS E LETRAS DEPARTAMENTO DE ARQUIVOLOGIA E BIBLIOTECONOMIA CURSO DE BIBLIOTECONOMIA

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1 UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAZONAS INSTITUTO DE CIÊNCIAS HUMANAS E LETRAS DEPARTAMENTO DE ARQUIVOLOGIA E BIBLIOTECONOMIA CURSO DE BIBLIOTECONOMIA MANUAL DE SERVIÇO Orientações para sua construção LÚCIA ELAINE BRANDÃO DE SOUZA Monitoria em O&M 2015/2 Professora-orientadora: Célia Regina Simonetti Barbalho Manaus 2016

2 SUMÁRIO 1 APRESENTAÇÃO INTRODUÇÃO ORGANOGRAMA DA INSTITUIÇÃO DESCRIÇÃO DO SERVIÇO CONCEITO FINALIDADES CARACTERÍSTICAS ETAPAS DE REALIZAÇÃO FLUXOGRAMA DO SERVIÇO FORMULÁRIOS RESPONSABILIDADE DE EXECUÇÃO DO SERVIÇO SETOR DE SUBORDINAÇÃO DIVISÃO DE SUBORDINAÇÃO EXECUÇÃO DO SERVIÇO RESPONSABILIDADE PELO MANUAL DIVULGAÇÃO GUARDA ORGANOGRAMA DA BIBLIOTECA ESTATÍSTICAS INSCRIÇÕES FORMULÁRIOS PARA INSCRIÇÃO LOCAL E HORÁRIO DO FUNCIONAMENTO DO SERVIÇO... 20

3 2 1 APRESENTAÇÃO No tópico apresentação deve ser descrito o que é um manual de serviço e seu objetivo, contextualizando sua importância para a unidade de informação, nesse caso a biblioteca. Como o próprio nome diz, neste item deve ser apresentada a instituição e o serviço que esta sendo manualizado. Da apresentação deve constar, pelo menos, o objetivo do manual, a relevância do uso de procedimentos, a quem se destina e como está estruturado o texto. Deve ser colocado nas referências a indicação da obra, caso haja citação, direta ou indiretamente. Se for o caso, deve ser acrescentado no final do sumário o item: Referências. Pode-se compreender manual como o documento que reúne informações de forma sistematizada acerca de determinado assunto, de forma a ser um facilitador do funcionamento da organização, por servir como um orientador, por isto é importante que a apresentação seja clara destacando os objetivos de sua elaboração.

4 3 2 INTRODUÇÃO A introdução é uma apresentação sumária do trabalho e deverá conter resumidamente o que vai tratar e como o irá fazer. Quem vai ler o seu trabalho, logo na introdução deverá ficar com uma ideia daquilo que irá encontrar. Deste modo, neste item deve ser descrito, o que tem no manual de serviço, como ele está composto, ou seja, cada um dos itens que fazem parte do manual, explicando o que significa. Uma boa introdução inicia contextualizando o serviço, sem necessariamente conceituá-lo, dizendo qual o objetivo do serviço que está sendo descrito, quando e por quem o manual deve ser utilizado, se há alguma norma na instituição que ampare o que está descrito, como o Regimento da Biblioteca, por exemplo. Lembrar que uma introdução tem a função de dar uma visão geral do manual. Ao final da leitura o leitor deve ter absoluta clareza sobre o que pode esperar dele.

5 4 3 ORGANOGRAMA DA INSTITUIÇÃO Deve ser apresentado o organograma da instituição onde a biblioteca está inserida. Importante: a) o organograma tem que ser apresentado em apenas uma página; b) deve apresentar na parte superior da página o nome da instituição; c) tem que expor o quadro na parte inferior direita com título do organograma, número, data de emissão, etc. Ex: ORGANOGRAMA DA FACULDADE X N do Organograma: 000 ORGANOGRAMA DA FACULDADE X Data de Emissão: Data do Organograma: Substituído em: Desenhado por: João de Aprovado por: Maria Flor Barro

6 5 4 DESCRIÇÃO DO SERVIÇO 4.1 CONCEITO O que é o serviço? E preciso ter uma conceituação clara, pois trata-se de um manual que é elaborado para outras pessoas o consultarem. E possível usar a definição que se encontra na literatura (livros, artigos, etc.), sem esquecer de citar a fonte e colocar a referência completa no final do trabalho.

7 6 4.2 FINALIDADES Para que serve o serviço, qual sua utilidade? De forma clara e precisa explicar a intenção do serviço. A finalidade está relacionada à intenção ou motivação para a realização ou existência do serviço que está sendo descrito, objetivo, propósito, fim.

8 7 4.3 CARACTERÍSTICAS Um serviço que é oferecido em determinada biblioteca também pode ser oferecido em muitas outras bibliotecas. No entanto, cada biblioteca tem sua particularidade. Dessa forma, o serviço que está sendo descrito no manual é único da biblioteca onde é realizado. Por exemplo, o serviço de catalogação do acervo bibliográfico na Biblioteca X é realizado de modo automatizado pelo Sistema Pergamum. Já na Biblioteca Y este serviço utiliza o Sistema Aleph. Em outra biblioteca ainda é utilizado o sistema de fichas em papel. O serviço de catalogação é o mesmo, mas é realizado de diferentes formas, adotando diferentes procedimentos. Isto é o que caracteriza um serviço em uma biblioteca. Deve ser descrito neste item, os elementos que são pertinentes a realização do serviço naquela biblioteca e que o diferencia dos demais que são realizados em outras bibliotecas. Não devem ser expostas ainda as etapas de realização, mas somente as características.

9 8 4.4 ETAPAS DE REALIZAÇÃO Neste item deve ser descrito detalhadamente cada etapa a ser realizada. Desde o início até o final. Para iniciar, é preciso, como no fluxograma, definir onde inicia e termina o processo. A folha de descrição do processo pode auxiliar no desenvolvimento deste item, mas ela não precisa ser colocada no trabalho. O preenchimento ajuda a entender as etapas do processo. FOLHA DE PROCESSAMENTO Rotina Básica de: DEPARTAMENTO: Nº do Passo Descrição do passo Órgão e /ou funcionário Tempo Distancia Quando necessário poderá ser usado figuras, quadros, tabelas etc. É preciso esclarecer as terminologias técnicas, para que o leitor saiba do que está sendo falado. Isto pode ser feito por meio de um Glossário que poderá ser colocado depois do último item e antes das Referências, se houver. E necessário ser claro e usar uma linguagem de fácil compreensão. Pode ser texto corrido ou com etapas enumeradas, contanto que seja compreendido. Esta descrição é a base para apresentação do próximo item: o fluxograma. Deste modo, as fases deverão ser aqui explicadas e deverá constar o fluxo que será apresentado.

10 9 5 FLUXOGRAMA DO SERVIÇO Coloque o fluxograma do serviço elaborado de acordo com regras expostas e com as etapas descritas no item anterior.

11 10 6 FORMULÁRIOS Este não é um tópico obrigatório. Ele só irá ser colocado se o serviço que está sendo descrito tiver um formulário para ser executado. Se o serviço utiliza formulários é preciso colocá-los aqui e explicar cada um. Explique se é formulário impresso ou eletrônico, se tem mais de uma via, que informações devem ser preenchidas em cada campo e por quem. O título do formulário deve ser apresentado. Se, por exemplo, o tratamento técnico e feito em algum sistema, como o Pergamum, cada tela é um formulário que precisa ser colocado no manual e explicado.

12 11 7 RESPONSABILIDADE DE EXECUÇÃO DO SERVIÇO 7.1 SETOR DE SUBORDINAÇÃO De acordo com o organograma da biblioteca, este item deve informar em qual setor é realizado o serviço que está sendo descrito.

13 DIVISÃO DE SUBORDINAÇÃO De acordo com o organograma da biblioteca, é preciso neste item informar a qual divisão está subordinado o setor onde o serviço é realizado.

14 EXECUÇÃO DO SERVIÇO Informar o profissional responsável pela execução do serviço. É importante lembrar que deve ser exposto somente o cargo e não o nome da pessoa.

15 14 8 RESPONSABILIDADE PELO MANUAL 8.1 DIVULGAÇÃO Profissional responsável pela divulgação do manual. É importante lembrar que deve ser exposto somente o cargo e não o nome da pessoa.

16 GUARDA Profissional responsável pela guarda do manual. É importante lembrar que deve ser exposto somente o cargo e não o nome da pessoa.

17 SUBSTITUIÇÃO Profissional responsável pela substituição do manual. É importante lembrar que deve ser exposto somente o cargo e não o nome da pessoa.

18 17 9 ORGANOGRAMA DA BIBLIOTECA Inserir o organograma da biblioteca. Importante: a) o organograma tem que ser apresentado em apenas uma página; b) deve apresentar na parte superior da página o nome da instituição; c) tem que expor o quadro na parte inferior direita com título do organograma, número, data de emissão, etc. Ex: ORGANOGRAMA DA BIBLIOTECA Z ORGANOGRAMA DA BIBLIOTECA Z Data de Data Emissão: N do Organograma: 005 Substituído em: Desenhado por: Maria Clara Santos do Organograma: Aprovado por: Izabel Ribeiro

19 18 10 ESTATÍSTICAS Como é medida a produtividade do serviço? Por exemplo, o serviço de empréstimo é contabilizado pela quantidade de livros emprestados ou pelos livros devolvidos? O item deve apresentar a forma como o serviço é medido, como é feito para mensurar a execução. Não deve ser exposta nenhuma estatística e nenhum dado de realização, e sim o modelo para fazer a estatística de produção.

20 19 11 INSCRIÇÕES 11.1 FORMULÁRIOS PARA INSCRIÇÃO Este não é um tópico obrigatório. Ele só deve ser apresentado quando for preciso fazer alguma inscrição para o serviço que está sendo descrito. É preciso apresentar o formulário de inscrição e explicá-lo.

21 20 12 LOCAL E HORÁRIO DO FUNCIONAMENTO DO SERVIÇO Local e horário onde é realizado o serviço. É o horário de funcionamento do serviço e não da biblioteca.

22 21 ORIENTAÇÕES GERAIS a) O Manual deve ter uma redação simples, curta, eficiente, clara e inteligível. Portanto é indispensável que quem escreve o manual considere sempre a visão do leitor, procurando evitar linguagem rebuscada ou de difícil entendimento por aqueles que não dominam a linguagem técnica da área sobre a qual o manual instrui, ou seja, o manual deve ser redigido partindo do pressuposto de que o leitor não conhece do assunto e que é o meio para ensiná-lo; b) A análise cada etapa a ser realizada, deve ser escrita de forma compreensível. Atenção, a linguagem deve ser de fácil compreensão, mas não coloquial. Trata-se de um trabalho acadêmico. c) O organograma e fluxograma apresentados no manual devem ser de acordo com o ensinado na sala de aula, assim como na apostila. d) Os tópicos estão divididos de acordo com a estrutura que o manual de serviço deve apresentar. Se ao elaborar um manual algum tópico ultrapassar uma página, não há problemas, mas devem seguir a ordem e estrutura apresentada nesse manual, por páginas independentes, pois as páginas devem ser facilmente substituídas, quando necessário, sem que para isso seja preciso redigir todo o manual novamente. e) Atenção, organogramas devem ser apresentados, obrigatoriamente, em apenas uma página cada um.