TUTORIAL PARA UTILIZAÇÃO DO SISTEMA DE REQUISIÇÃO DE TRANSPORTES NA UFOP

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1 MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE OURO PRETO PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO DIVISÃO DE TRANSPORTES TUTORIAL PARA UTILIZAÇÃO DO SISTEMA DE REQUISIÇÃO DE TRANSPORTES NA UFOP JANEIRO/2014

2 O Sistema de Requisição de Transportes da UFOP O Sistema de Requisição de Transportes na UFOP foi criado para facilitar e tornar mais ágil e segura a comunicação dos diversos setores da instituição com a Divisão de Transporte, diminuindo as possibilidades de erro ou problemas ocasionados por informações distorcidas ou inexatas. O sistema poderá ser utilizado por todos os setores da instituição, atendendo a todos seus servidores, alunos e visitantes. Este tutorial tem por objetivo explicar de forma simples e clara os procedimentos necessários para a confecção de requisições que atendam às necessidades dos setores solicitantes e também da Divisão de Transportes, que é o setor de atendimento destes serviços. Algumas fases do processo de requisição de transporte exigirão dados de servidores ou alunos. Estas informações são geradas a partir do banco de dados do Sistema Minha UFOP. Em caso de dúvida ou se for necessário que alguma alteração seja feita, entre em contato com o setor responsável, conforme orientado ao longo do tutorial. Bom trabalho! 2

3 - Inicie os procedimentos para confecção da requisição quando estiver com todas as informações disponíveis. - O prazo mínimo para elaboração e tramitação da requisição no sistema é de 48 horas, portanto, faça sua solicitação com antecedência. As requisições que não forem cadastradas no sistema com pelo menos 48 horas de antecedência da viagem não serão autorizadas. Elas ficarão com o status Elaboração fora do prazo. Acesse o Portal Minha UFOP, disponível em ou Informe o número de seu CPF e sua senha. 3

4 Após acessar a página principal do sistema, clique em Requisição de Veículos. Página inicial do Sistema de Requisição de Veículos. Para criar uma nova requisição ou ter acesso às já confeccionadas, clique em Requisição. Para tramitar uma Requisição, clique em Trâmite e depois, em Autorizar. Todas as instruções para a inclusão, gravação e tramitação da requisição estão disponíveis na tela inicial, por exemplo: - Criar nova requisição: acionar o ícone. - Salvar a requisição: acionar o ícone. - Excluir requisições: clicar ao lado da requisição que se deseja excluir e acionar o ícone. Apenas as requisições com os status Elaboração poderão ser excluídas. 4

5 Após clicar em Requisição, todas as solicitações confeccionadas pelo seu requisitante serão apresentadas de forma resumida. Clique na requisição que deseja abrir. Ex.: nº 09/2013. Atenção à situação de sua requisição! Página para inclusão de nova requisição. Nesta página deverão ser informados todos os dados da viagem a ser realizada; como o tipo de viagem, datas, horários, nomes dos passageiros, justificativas e outros. Para tal, é necessário preencher todos os dados solicitados, através de descrição manual ou escolha de itens já pré-definidos pelo sistema. Atenção: Todo acesso às funcionalidades do sistema dependerá do cadastramento do requisitante. Caso seja necessário alterar este acesso, entre em contato com a chefia da Divisão de Transportes. Divisão de Transportes da UFOP Telefone: ou Correio eletrônico: rpatrono@ufop.br 5

6 Passo a passo: Preenchimento de uma nova requisição. Escolha o setor solicitante do serviço de transporte. Conforme dito anteriormente, cada requisitante terá acesso apenas aos setores que possuem relação direta com suas atividades, a exemplo do que acontece no sistema de PAMCS. Defina a fonte dos recursos utilizados para a viagem. O recurso dependerá do setor solicitante e da atividade envolvida. Escolha o responsável pela confecção da requisição. No campo à frente, escreva o número do telefone do requisitante, incluindo o DDD. Dê preferência aos telefones internos da UFOP (ramais). 6

7 Defina o tipo de viagem. Viagem interna: realizada entre os campi da UFOP (Ouro Preto, ICHS, ICSA, ICEA e/ou o Escritório de Belo Horizonte). Viagem externa: realizada entre os campi da UFOP (ou o Escritório de BH) e outras cidades do Brasil. Ao definir o tipo de viagem (interna ou externa), o sistema filtrará quais cidades serão apresentadas nos itens Origem e Destino. Viagem interna Defina o tipo de requisição. O tipo de requisição disponível para escolha dependerá das atividades liberadas no sistema para cada requisitante. 7

8 De acordo com o tipo de requisição definido, o sistema apresentará ou não alguns itens, por exemplo: Transporte de Carga: o sistema considera que não haverá passageiros para a viagem, apenas o motorista do veículo. Viagens acadêmicas: será acrescido o item Disciplina. O requisitante deverá escolher a disciplina à qual a viagem se relaciona. A partir desta escolha, ele apresentará os alunos matriculados na referida disciplina no item Adicionar Aluno. Escolha a categoria do veículo que fará o transporte: carro de passeio, ônibus ou veículo de carga. Informe qual será o Ponto de Encontro, que será o local onde o veículo se encontrará com o primeiro passageiro. Escreva todos dados do endereço, para evitar transtornos ou desencontros. 8

9 Ex.1: Rua das Acácias, nº 01 Bairro Morro Santana - Ouro Preto. Ex.2: Aeroporto de Confins. Ex.3: Portaria Principal da UFOP Campus Morro do Cruzeiro. Inclua as datas e horários de partida e de retorno. Faça as contas! Horário de Saída: de acordo com o horário que o passageiro deverá chegar ao destino, calcule o horário de saída. Horário de Retorno: seu preenchimento não é obrigatório, mas poderá ser estimado pelo requisitante. Tempo Médio de Viagem Origem Destino Tempo Médio de Viagem Ouro Preto Mariana 30min Ouro Preto João Monlevade 2h 30min Ouro Preto Itabirito 40min Ouro Preto Belo Horizonte 1h 30min Ouro Preto Confins 2h a 3h* Ouro Preto Ipatinga 4h João Monlevade Belo Horizonte 2h João Monlevade Confins 3h Observações: Leve em consideração os horários de pico no trânsito (ex.: em Belo Horizonte será de 7h as 9h e de 16h as 19h). Deixe uma margem de segurança para os imprevistos. Ficou na dúvida? Entre em contato com a Divisão de Transportes, tels ou

10 Escolha as cidades de origem e de destino. Estas escolhas dependerão do tipo de viagem definido anteriormente (viagem interna ou externa). Descreva detalhadamente a finalidade e as observações acerca da viagem. É fundamental informar o objetivo da viagem, qual evento o servidor foi participar, organizador do evento, local (cidade/estado), período de realização. Em caso de viagens acadêmicas, informe o curso, disciplina, professor responsável, número de alunos, etc. Em Observações, coloque outras informações que considere relevantes para a melhor compreensão da solicitação, por exemplo: horários de embarque e desembarque de voos, empresa aérea, etc. Inclua os passageiros na requisição. O sistema só permite que ela seja efetivada se um servidor (docente ou técnico-administrativo) for incluído, independentemente do tipo de viagem. 10

11 1. Adicionar Funcionário Poderão ser adicionados servidores efetivos de quaisquer setores da UFOP, que já estejam cadastrados no Sistema Minha UFOP. Após escolher o setor, o próprio programa filtra quem são os servidores daquele local. Escolha onde o veículo deverá se encontrar com o servidor: sua residência: o sistema preencherá automaticamente o endereço e os telefones de contato. outro endereço: o requisitante deverá preencher manualmente o endereço e o telefone. Clique em Adicionar para confirmar a inclusão do passageiro ou em Cancelar, se desistir desta inclusão. Como o Sistema de Requisição de Transporte utiliza o banco de dados do sistema Minha UFOP, é necessário que todos os servidores estejam cadastrados corretamente. Informações como setor de lotação, endereço residencial e telefone devem ser conferidas e, se necessário, alteradas no Minha UFOP. Para isso, entre em contato com a Área de Registro e Cadastro (ARC) da Coordenadoria de Gestão de Pessoas (CGP). O atendimento externo da ARC é feito de segunda a sexta-feira, de 13h às 17h. O telefone é e o correio eletrônico é arcfufop@gmail.com. 11

12 2. Adicionar Passageiro Visitante Preencha todas as informações solicitadas: nome completo, endereço do local de embarque, telefones de contato. Adicione um Ponto de Referência para facilitar a localização do endereço pelo motorista. Professores substitutos ou temporários e funcionários terceirizados deverão ser incluídos como Visitantes no sistema. Clique em Adicionar para confirmar a inclusão do passageiro ou em Cancelar, se desistir desta inclusão. 3. Adicionar Aluno O sistema define como Aluno aquele estudante que está regularmente matriculado na disciplina relacionada com a viagem. Marque os alunos que participarão da viagem. Confira se os dados estão corretos. Se não, entre em contato com a Seção de Ensino do curso ou com a PROGRAD e solicite a alteração. 12

13 Clique em Adicionar para confirmar a inclusão dos alunos marcados ou em Cancelar, se desistir da inclusão. 4. Adicionar Aluno Avulso Aluno Avulso é o termo utilizado pelo sistema para definir o aluno que não está regularmente matriculado na disciplina relacionada com a viagem. Preencha o número de matrícula do aluno e clique em avançar. O próprio sistema lançará os demais dados do aluno. Confira se os dados do aluno estão corretos. Clique em Adicionar para confirmar a inclusão do aluno ou em Cancelar, se desistir da inclusão. Na medida em que os passageiros são incluídos, o sistema lista-os resumidamente, permitindo a verificação dos principais dados informados. Clique para acessar novamente os dados completos do passageiro. Clique para excluir o passageiro. Enquanto não for enviada para autorização, a requisição constará na área de tramitação como Em Elaboração. 13

14 Assim que a requisição estiver completa, acione o ícone Salvar localizado no alto da página. Tramitação das requisições Clique sobre o número da requisição para reabri-la. Clique na requisição que deseja abrir. Ex.: nº 11/2013. Clique no ícone Enviar para Autorização, localizado ao final da página. A requisição foi enviada para análise e autorização pelo diretor da Unidade Acadêmica ou Próreitoria. 14

15 Autorização da requisição Responsável: Diretor(a) de Unidade Acadêmica ou Pró-reitor(a) O servidor responsável pela autorização deve seguir os mesmos passos do requisitante no que diz respeito ao acesso ao Sistema. Na área Trâmite, localizada à direita da página do sistema, clique em Autorizar. Todas as requisições sob sua responsabilidade são apresentadas. Requisições aguardando autorização. Clique para acessá-la. Com a requisição já aberta: Verifique os dados da requisição. Clique no ícone Autorizar para enviar a requisição para a Divisão de Transportes, que é o setor responsável por analisar todas as solicitações da Universidade e atendê-las, conforme prioridade e disponibilidade. Clique no ícone Devolver caso haja necessidade de alteração em algum dos dados da requisição. Ela será devolvida para o requisitante. Clique em Cancelar para suspender esta solicitação de transporte. Clique aqui para ver as observações incluídas neste trâmite. A requisição está pronta. Acompanhe sua tramitação pelo sistema. Após aprovação pela Divisão de Transportes, ela será atendida. 15

16 Universidade Federal de Ouro Preto Reitor: Prof. Dr. Marcone Jamilson Freitas Souza Vice-reitor: Prof.ª Dr.ª Célia Maria Fernandes Nunes Pró-reitora de Administração: Sílvia Maria de Paula Alves Rodrigues Chefe da Divisão de Transportes: Rogério Jorcelino Patrono Sistema de Requisição de Transportes: Adriano Figueiredo de Andrade e Júlio César de Figueiredo / NTI Redação, revisão e diagramação: Júnia Pena Fagundes Área de Desenvolvimento de Pessoal / CGP 16