SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE

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1 PROCEDIMENTO PLANEJAMENTO E CONTROLE Nº PE-PLA-002 Fl. 1/9 Rev. Data Descrição Executado Verificado Aprovado 0 A B 30/04/10 18/03/13 27/03/15 Emissão Inicial Revisão Geral Revisados Itens 1, 2, 3, 5 e 6.10 JYS JYS SRo PHB LJF JMn NDF NDF NDF SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE Propriedade e uso exclusivo da GENPRO Engenharia S.A. Nenhuma parte deste documento pode ser copiada, reproduzida ou transmitida de qualquer forma ou por qualquer meio, sem autorização expressa desta empresa. FR-GDQ-001 Rev. C

2 SUMÁRIO Folha 1 ESCOPO 3 2 APLICABILIDADE 3 3 DOCUMENTO A CONSULTAR 3 4 RESPONSABILIDADE 3 5 TERMOS E DEFINIÇÕES 3 6 PLANEJAMENTO E CONTROLE EAP Estrutura Analítica do Projeto Lista de Documentos Cronograma Mestre Rede de Precedência Cronograma Detalhado Programações de Atividades Curvas S de Avanço Relatórios Periódicos do Projeto BMS Boletim de Medição de Serviços LP Lista de Pendências 9 7 SISTEMAS INFORMATIZADOS DE CONTROLE 9 FR-GDQ-001 Rev. C 2 de 9

3 1 ESCOPO Este procedimento define os critérios e a sistemática para realização das atividades de Planejamento, Monitoramento e Controle dos serviços executados pela GENPRO. Objetiva também a uniformização das informações necessárias e geradas, possibilitando sua análise, servindo de base ao gerenciamento do contrato para a tomada de decisões frente a possíveis desvios. Neste procedimento são apresentados detalhadamente os documentos que deverão ser emitidos, assim como a sua periodicidade e responsabilidade. 2 APLICABILIDADE A menos que o Cliente possua e solicite critérios próprios, este procedimento se aplica a todos os trabalhos realizados pela GENPRO para execução ou gerenciamento de qualquer fase de um empreendimento. A extensão da aplicação deste procedimento deve ser de acordo com o escopo dos serviços contratados. Quando da execução de contratos na modalidade tipo guarda-chuva, a aplicação das rotinas descritas neste procedimento será detalhada na Norma de Coordenação. 3 DOCUMENTO A CONSULTAR Os documentos relacionados a seguir, em suas revisões mais recentes, são indispensáveis à aplicação deste documento: PE-COT-002 Tratamento e Controle de Modificações; PE-PLA-001 Critérios de Avaliação de Progresso Físico. 4 RESPONSABILIDADE O Setor de Planejamento (SEPLA), representado pelos Líderes de Planejamento designados para os contratos, é responsável pela implementação deste procedimento em seus respectivos contratos e a Administração de Contratos (ADCOT) é responsável por assegurar o seu cumprimento. É responsabilidade da Gerência de Contrato (GECOT) fazer constar os critérios de planejamento definidos para o projeto na Norma de Coordenação do Contrato. 5 TERMOS E DEFINIÇÕES Para os efeitos deste procedimento aplicam-se os seguintes termos e definições: EAP Estrutura Analítica do Projeto A EAP se compõe dos grupos de atividades, das atividades e subatividades que serão utilizadas para o controle de avanços na realização do projeto. Representa o FR-GDQ-001 Rev. C 3 de 9

4 detalhamento do escopo do projeto/contrato, dividido em partes menores e gerenciáveis, o qual pode ser elaborado em forma de tabela ou em formato gráfico. Este é o termo mais usual, muito embora o conceito possa ser extensivo a todo o empreendimento (EAE Estrutura Analítica do Empreendimento), quando a parte relativa ao projeto será um dos grupos de atividades do total do empreendimento. Termo equivalente em inglês: WBS Work Breakdown Structure. Lista de Documentos (LD) Relação de todos os documentos de engenharia que compõem o que será entregue ao cliente para que o capacite a realizar as atividades de suprimentos, construção e montagem do empreendimento. Período de Medição Período definido (normalmente em contrato) para efetuar a medição dos serviços realizados para efeito de cobrança. BMS Boletim de Medição dos Serviços Documento gerado para apontar os serviços realizados, a ser aprovado pelo cliente. Uma vez aprovado, pode-se emitir Nota Fiscal de cobrança pelos valores medidos. Homens-horas (Hh) Os valores de Hh previstos e/ou efetivamente utilizados na realização das atividades e tarefas do projeto serão identificados nos documentos de planejamento por Hh. CURVA S Representação gráfica de uma curva definida no eixo das ordenadas pelo tempo em unidades compatíveis com o empreendimento (quinzena, mês, bimestre, etc.) e no eixo das abscissas o valor acumulado de gasto, receitas, avanço físico, Hh, ou outros recursos cumulativos ao longo do projeto. O nome curva S advém do formato gráfico na forma da letra esse. 6 PLANEJAMENTO E CONTROLE Os seguintes documentos e atividades de planejamento e controle devem ser elaborados e executados pela equipe de Planejamento e Controle do contrato: EAP Estrutura Analítica do Projeto; Lista de Documentos; Cronogramas Mestre; Rede de Precedência; Cronograma Detalhado; programação, monitoramento e controle de atividades; Curvas S de Avanço Físico; FR-GDQ-001 Rev. C 4 de 9

5 apoio à GECOT na elaboração dos Relatórios Mensais; BMS Boletim de Medição dos Serviços; apoio à GECOT na elaboração da Lista de Pendências. Poderão ser suprimidos alguns dos documentos acima para projetos de curta duração, contratos do tipo cessão de mão de obra, do tipo guarda-chuva, ou de poucas atividades significativas, desde que acordados entre SEPLA, GECOT e cliente. Detalhes e particularidades em cada fase do empreendimento para estes documentos e atividades são fornecidos a seguir. 6.1 EAP Estrutura Analítica do Projeto A EAP é única e deve ser elaborada no início do contrato. Tem como função especificar e decompor o escopo dos serviços em fases e em produtos ou serviços a serem entregues, orientar todo o sistema de planejamento e controle e estabelecer uma linguagem única a todos os envolvidos. A EAP, elaborada de acordo com as melhores práticas de engenharia, é utilizada ao longo de todo prazo de desenvolvimento do projeto ou empreendimento, servindo como guia para cálculo de avanços físicos e avanços financeiros, previstos e realizados. Baseados na EAP devem ser elaboradas as medições de progresso físico de cada nível que, devidamente sumarizados, comporá o progresso físico do projeto/empreendimento. Nas ocorrências de modificações (desvios internos ou modificações de serviço) deverá ser considerada a necessidade de alteração da EAP ou a montagem de uma EAP específica para controle e acompanhamento físico/financeiro da modificação ou grupo de modificações. É responsabilidade da GECOT aprovar junto ao cliente a forma de revisão ou criação de nova EAP, nos casos de modificações de serviços. 6.2 Lista de Documentos No início de cada contrato deverá ser preparada a lista de documentos de engenharia a serem produzidos pelas Disciplinas. Essa lista de documentos deve ser elaborada pelos Lideres de cada Disciplina de acordo com a EAP definida para o projeto, com o apoio do Planejamento do contrato. O Planejamento deverá coordenar a inclusão da lista de documentos no SEGIG Sistema Eletrônico de Gerenciamento de Informação da GENPRO, complementado com os pesos de cada documento, código da EAP ao qual faz parte e com uma programação para a 1ª emissão, conforme cronograma detalhado do projeto. Durante o desenvolvimento do projeto os Lideres de Disciplina poderão incluir novos documentos, alterar seus títulos ou solicitar a exclusão de documentos que não mais farão parte do projeto. As exclusões de documentos no SEGIG serão efetivadas apenas pelo Planejamento. FR-GDQ-001 Rev. C 5 de 9

6 Com a periodicidade acordada no contrato, os Líderes das Disciplinas informarão ao planejamento o avanço físico alcançado de cada documento que estiver sendo trabalhado no período, de acordo com o critério definido para o contrato. Caso o cliente não possua critérios próprios de avaliação de progresso físico, deverá ser utilizado o padrão da GENPRO estabelecidos no procedimento PE-PLA-001 Critérios de Avaliação de Progresso Físico. 6.3 Cronograma Mestre O Cronograma Mestre (Master Schedule) é o documento que traduz, de maneira gráfica ou em forma de planilha, as estratégias adotadas pela gerência e/ou pelo cliente, indicando os principais eventos a serem realizados, permitindo uma visão geral das atividades do projeto, definindo os marcos (milestones) a serem atingidos. Este documento serve de premissa para a elaboração da rede de precedência e pode ser originado pelo Cliente, ou ainda pela Gerência de Orçamentos (GEDEO), na fase de proposta. Caso contrário, o Cronograma Mestre deve ser elaborado imediatamente após o início dos serviços. As seguintes informações mínimas devem constar no Cronograma Mestre: sequência desejável para a execução das fases de Engenharia, Suprimentos, Construção e Montagem e Comissionamento e Partida, no nível 1 da EAP; marcos que indiquem as principais atividades relativas ao início do projeto, assim como para a contratação da Construção e Montagem. O Cronograma Mestre deverá ser elaborado preferencialmente em Gráfico de Gantt, demonstrando a relação e dependência entre as fases, áreas, disciplinas e atividades do empreendimento, e suas durações previstas. 6.4 Rede de Precedência Deverá ser criada a rede de precedência entre as atividades consolidadas do projeto, considerando as interdependências e duração das atividades, os marcos definidos no Cronograma Mestre do projeto, datas e/ou prazos para as atividades de suprimentos, documentos de fornecedores, construção e montagem e comissionamento, entre outras informações. 6.5 Cronograma Detalhado O Cronograma Detalhado será gerado como resultado dos cálculos do sistema de rede de precedência, e deverá ser apresentado preferencialmente em forma de diagrama de barras (diagrama de Gantt), contendo também as informações de datas previstas e reais de início e fim das atividades. Este cronograma deverá ser sempre revisado de modo a espelhar as datas da rede de precedência. As Disciplinas deverão utilizar o cronograma detalhado para sua programação de atividades e recursos na execução de pacotes de atividades e/ou documentos. FR-GDQ-001 Rev. C 6 de 9

7 6.6 Programações de Atividades Com base no cronograma do projeto a equipe de planejamento deverá, juntamente com os lideres de disciplina, elaborar as programações de atividades para períodos curtos (uma semana, quinze dias, um mês ou no máximo dois meses), relacionando os documentos a serem emitidos e/ou atividades a serem concluídas. Documentos não emitidos no período da programação de atividades, ou atividades não concluídas, deverão ser reprogramados para o próximo período. 6.7 Curvas S de Avanço Com base na rede de precedência o planejamento deverá elaborar duas curvas S previstas, sendo uma financeira, relacionando o faturamento com o tempo, e a outra física, relacionando os avanços físicos com o tempo. Com a periodicidade prevista no projeto o planejamento deverá lançar nas curvas S os valores reais de avanço financeiro e de avanço físico, de modo a permitir uma rápida visualização quanto ao andamento do projeto, identificando futuros problemas a serem corrigidos preventivamente. Com base na curva S financeira o planejamento irá informar as previsões de receita à GECOT e à ADCOT para análises e consolidação de previsões da empresa. 6.8 Relatórios Periódicos do Projeto Não havendo requisitos diferentes por parte do Cliente, os relatórios periódicos do projeto devem ser elaborados mensalmente, até o 5º dia útil do mês subsequente. Os relatórios devem ser elaborados pela GECOT, com auxílio do Planejamento. É responsabilidade da GECOT a distribuição dos relatórios para a Gerência Geral de Contratos (GGCOT) e para o Cliente. Os relatórios mensais têm como objetivo principal informar de maneira sucinta e clara o status atual do projeto e/ou do empreendimento, as principais atividades realizadas no período e as atividades programadas para o próximo período, assim como apresentar os fatores que podem comprometer o atendimento aos prazos contratuais e as sugestões para a correção dos desvios. Atenção especial deve ser dada ao item Análise de Tendências, onde devem ser explicitados os desvios apontados, suas razões, as tendências de avanço e principalmente as ações já tomadas e sugeridas para o próximo período. Convém que os seguintes itens constem no Relatório Mensal: 1 INTRODUÇÃO 2 INFORMAÇÕES GERAIS DO CONTRATO 3 ANÁLISE DE TENDÊNCIAS 4 RELATÓRIO DE ATIVIDADES 4.1 EAP - Cálculo do Avanço Físico FR-GDQ-001 Rev. C 7 de 9

8 4.2 Atividades Realizadas no Período Engenharia Suprimentos Construção e Montagem Comissionamento Partida e Pré-operação 4.3 Atividades Previstas para o Próximo Período Engenharia Suprimentos Construção e Montagem Comissionamento Partida e Pré-operação 5 LISTA DE PENDÊNCIAS Anexo I Cronograma Anexo II Lista de Documentos Emitidos no Período Anexo III Curva S de Avanço Físico Os itens acima são sugeridos e devem ser utilizados quando aplicáveis. Adicionalmente, de acordo com empreendimento, poderá haver a necessidade de outros itens não mencionados. 6.9 BMS Boletim de Medição de Serviços BMS é o documento gerado para apontar os serviços realizados no período de medição, ou por cumprimento de eventos contratuais, assim como os valores a serem cobrados do cliente em função desses serviços. De acordo com o contrato celebrado com o cliente, as medições poderão ser por eventos, por Homens-horas trabalhados no período de medição, por avanço físico medido pela atualização da EAP no período de medição, ou por uma combinação destes critérios. O BMS é um documento emitido pelo planejamento, com base no contrato e nos avanços realizado no período, que é aprovado pela GECOT e posteriormente enviado ao cliente para aprovação. Após o BMS estar aprovado pelo cliente, a GECOT autoriza a emissão da Nota Fiscal de cobrança dos serviços. Deve ser elaborada uma Estrutura Analítica Financeira do Projeto no início do contrato, onde deverão constar as seguintes informações: eventos de pagamento e seus respectivos valores previstos; percentual ponderado de cada evento de pagamento; valor do contrato original, suas adições e reduções de escopo/valores; valores parciais e acumulados por atividade e medição realizada; campos para assinatura da GECOT e de aprovação do Cliente; memória de cálculo de reajustes aplicáveis. FR-GDQ-001 Rev. C 8 de 9

9 6.10 LP Lista de Pendências Ao longo do desenvolvimento do projeto deverão ser registradas e atualizadas as pendências técnicas, internas e externas. O conjunto das pendências registradas e não solucionadas comporá a LP do projeto na data de sua emissão. O SEGIG possui uma ferramenta de administração de pendências, associando a cada uma os documentos cuja emissão estiver dependendo da solução da pendência. Os Líderes das disciplinas são responsáveis pelo lançamento no SEGIG. As baixas das pendências registradas pelas disciplinas, ou seja, o registro de quando as pendências foram sanadas e/ou eliminadas, deverá ser efetuada pelo Planejamento. O SEGIG permite a geração de relatórios de pendências, aqui chamado de Lista de Pendências, e a GECOT junto com os Líderes das Disciplinas são os responsáveis pelo acompanhamento e eliminação da pendência. A responsabilidade de emissão da LP é da GECOT, que utiliza o apoio do Planejamento para confecção e atualização permanente das pendências, as quais devem ser incorporadas nos relatórios periódicos de avanço do projeto. 7 SISTEMAS INFORMATIZADOS DE CONTROLE Os sistemas informatizados a seguir descritos devem ser utilizados para as atividades de planejamento e controle. SEGIG Sistema Eletrônico de Gerenciamento de Informações da GENPRO Para medição de progresso, programação, controle e arquivo técnico das emissões de documentos de projeto, controle e arquivo técnico da verificação de documentos de fornecedor, lista de documentos e lista de pendências. MS-Project e Primavera Para a execução das redes de precedências, assim como análise do caminho crítico, prazos e folgas do projeto. Convém que o MS-Project seja utilizado para a execução destas tarefas, a menos que o Cliente tenha outros requisitos. Microsoft Excel Para execução de planilhas de controle, tais como Estrutura Analítica do Projeto (Física e Financeira), Programação de Documentação, Curvas de Progresso Físico, etc. FR-GDQ-001 Rev. C 9 de 9