Siscore: Uma Aplicação Web para Balanced Scorecard

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1 Siscore: Uma Aplicação Web para Balanced Scorecard Leandro Sorgetz, Francisco Assis Moreira do Nascimento Faculdades Integradas de Taquara (FACCAT) Rua Oscar Martins Rangel, Taquara RS Brasil Abstract. This paper presents a Web application, called Siscore, which is being developed using free and open source technologies and has as main goal the implementation of a cost effective Balanced Scorecard tool such that can be afforded by small and medium companies. Siscore adopts all the concepts proposed by Kaplan and Norton, and also includes others views oriented to strategic planning and management. As a case study, the BSC will be implemented using Siscore in a Faculty in order to validate the effectivity of the tool. Resumo. Este artigo apresenta uma aplicação Web chamada Siscore, que está sendo desenvolvida usando tecnologias livres e de código aberto, e que tem como principal objetivo a implementação do Balanced Scorecard a um custo acessível a pequenas e médias empresas. Siscore adota todos os conceitos propostos por seus idealizadores Kaplan e Norton, além de agregar novas visões voltadas à gestão estratégica gerencial. Um estudo de caso de implantação do BSC em uma Instituição de Ensino Superior será usada para validar a efetividade da ferramenta. 1. Introdução O meio empresarial enfrenta muitos desafios por conta do aumento da competitividade. Fatos como esse estimulam práticas de estratégias cada vez mais refinadas. Dentre as principais ferramentas de gestão estratégicas encontra se o Balanced Scorecard BSC, que é um importante instrumento para ambientes gerenciais que buscam aprimorar suas estratégias a partir de medidas de desempenho com ênfase nos resultados. A implementação de um BSC através de uma ferramenta computacional específica auxilia e automatiza o acompanhamento e apresentação dos resultados através de relatórios e gráficos descritivos do andamento da implantação e da efetivação dos objetivos. A relação custo/benefício é um fator importante, assim, um dos objetivos do presente trabalho é justamente oferecer a implantação de BSC em empresas de pequeno e médio porte que, normalmente, não possuem recursos para aplicar em sistemas complexos como um ERP da empresa SAP, mesmo que já incorpore versões chamadas standard ou modularizadas que diminuem os custos assim como os recursos proporcionados por elas. Na próxima seção são introduzidos os principais conceitos relacionados com BSC. Na seção 3 são apresentados trabalhos correlatos e na seção 4 é descrito o Siscore, uma aplicação Web para BSC. A seção 5 mostra como será feito um estudo de caso com o Siscore. Finalmente, na seção 6 são apresentadas as conclusões e trabalho futuro.

2 2. Balanced Scorecard O Balanced Scorecard é uma ferramenta que tem por objetivo principal alinhar os objetivos estratégicos através de indicadores para medir desempenho. Um dos grandes objetivos dos criadores do BSC, Kaplan e Norton (Kaplan, 1997), foi mostrar como é possível medir desempenho na gestão estratégica através de indicadores não só financeiros mas, com grande relevância, os que não são monitorados e registrados de forma comum na contabilidade tradicional. Para isto, examinaram vários estudos de caso. A este estudo de caso foram acrescentadas novas ideias que aumentaram as dimensões do scorecad, originando e organizando um novo método que teve seu eixo em torno de quatro perspectivas: a financeira, a do cliente, a interna e a de inovação e aprendizado. A proposta inicial do BSC trabalha com quatro perspectivas: (i) financeira, (ii) cliente, (iii) processos internos e (iv) aprendizado e crescimento. Kaplan e Norton criaram o BSC em 1992 e seu uso, no passar dos anos, possibilita às diferentes visões de negócio acrescentar novas perspectivas como, por exemplo, a social e a do meio ambiente. Um dos objetos gerados pelo BSC é o mapa estratégico ilustrado na Figura 1. Figura 1. Tradução da estratégia em termos operacionais Fonte: KAPLAN e NORTON (1997, p.10) O mapa ilustrado pela Figura 1 traduz o alinhamento das estratégias e estabelece as relações de causa e efeito entre elas. Um planejamento como esse inicia pelo desenho do mapa que permite monitorar o cumprimento do plano estratégico. Possui objetivos, medidas, metas e ações tornando se um dos instrumentos de análise mais importantes em um BSC. De acordo com Morais (Morais, 2005), o processo de apresentação de resultados do BSC se dá através da medição dos indicadores de desempenho. Um indicador pode surgir de uma associação de metas numéricas pré estabelecidas, de uma identificação do estado de um processo ou do seu resultado e, mais comumente, de uma

3 fórmula matemática para quantificar uma medida. Morais afirma que os indicadores de desempenho, para serem mensuráveis, devem ser facilmente levantados, compreensíveis, comparáveis e não podem ser ambíguos. São classificados como de curto, médio ou longo prazo, simples (de medição única) ou compostos, de fonte interna (Ex.: desempenho financeiro dos produtos) ou externa (Ex: comparação com os processos dos concorrentes). 3. Trabalhos Correlatos Existem iniciativas que tentam oferecer uma boa solução de BSC, entretanto estão muito direcionadas a negócios mais específicos ou estão integradas em aplicações ERP (Enterprise Resource Planning) e outros aplicativos de gestão empresarial. Um ERP, como o da empresa SAP, tem um custo muito alto e muitas empresas não têm condições ou mesmo não estão dispostas a investir quantias tão elevadas em ferramentas como essa. Outras empresas menores oferecem soluções a custos mais acessíveis, mas apresentam apenas algumas características de ERP e na maioria dos casos não contemplam o BSC. Em muitos casos a intenção não é adquirir um ERP, mas incorporar um aplicativo ao próprio legado do sistema de informações empresarial, seja ele eletrônico ou não, e que atenda à demanda por um BSC. Um caso específico para a implantação de um BSC é a ferramenta Strategic Adviser SA (Interact, 2009) mas não é desenvolvida para Web. Existem iniciativas de código aberto disponíveis no SourceForge (SourceForge, 2009), mas em levantamento nesta base de software livre obteve se somente ferramentas que não possuem mais atualização há mais de dois anos. Nenhuma oferece documentação suficiente para que se possa colocar alguma delas em funcionamento ou que propicie um ambiente suficientemente completo para efetuar alguma avaliação. 4. Siscore: Aplicação Web para Balanced Scorecard O Siscore é uma aplicação que propõe facilitar a implantação do BSC focando no auxílio da gestão de seus objetivos, indicadores, metas, iniciativas e o próprio planejamento estratégico. A proposta é não ser apenas um registrador de indicadores, com a apresentação de alguns mapas ou gráficos que façam comparações óbvias entre eles, mas sim focar na gestão destes indicadores, cruzando informações para destacar e sinalizar a evolução das metas e objetivos propostos. O Siscore pode ser implantado em qualquer empresa de qualquer porte, que possua um sistema de gestão empresarial ou não e que venha de encontro com a atual e real necessidade das empresas adotarem um planejamento estratégico eficiente como propõe Kaplan e Norton através do BSC. Além da metodologia de Kaplan e Norton, o Siscore busca ir de encontro com os requisitos que, segundo Niven (Niven, 2003), uma ferramenta computacional de BSC deve cumprir, tais como interface amigável, com apresentação de resultados através de painéis de controle do tipo dashboard, mapas com relação de causa efeito sinalizados em forma de semáforo, acesso remoto através da Internet, representação dos indicadores de desempenho em níveis de profundidade (drill down), facilidade de integração, entre outros.

4 4.1. Cadastros Um sistema como o Siscore depende de uma série de cadastros para registro de todos os dados necessários para a implementação de um BSC. Nesses cadastros são armazenadas todas as informações pertinentes à execução de um plano estratégico gerencial. Os cadastros são divididos em dois grandes grupos: os gerais e os específicos. Os denominados como gerais são compostos pelos cadastros de pessoas, cargos, usuários, grupos de usuários, módulos do sistema, empresas, unidades / filiais. Denominados como específicos, porque se originam da metodologia de Kaplan e Norton, tem-se os cadastrados de perspectivas, objetivos, estratégias, indicadores e planos de ação Indicadores Dentre todos os cadastros o de indicadores é um dos mais importantes, porque nele serão informados os dados que formarão o mapa estratégico e donde serão extraídos os dados mestre para apresentação de resultados, através de mapas e gráficos. Um indicador guarda dados como o produto ou serviço que ele atende, a que desempenho ele está representando, qual sua unidade de medida e quais suas metas. Esses indicadores são obtidos através de levantamento em dados financeiros da empresa como lucratividade e faturamento (perspectiva financeira) como através de dados não financeiros como índice de satisfação dos clientes (perspectiva dos clientes) de uma determinada região, grau de alfabetização dos colaboradores (perspectiva de aprendizado e crescimento) Relatórios Os relatórios serão essencialmente através de gráficos e painéis de controle do tipo dashboard que proporcionem ambientes que facilitem reuniões de discussão do tipo sala de guerra ou atualmente chamado na esfera estratégica como cockpit, quando se implanta, de acordo com os resultados obtidos através do BSC, mudanças gerencias profundas na empresa. Todos os resultados, de um modo geral, devem sinalizar, como em semáforo, os indicadores com apresentação desdobrada ou agrupada, através de níveis navegáveis, chamados scorecards em cascata Desenvolvimento do Siscore Para o desenvolvimento do Siscore serão utilizados recursos que vão desde ferramentas específicas para o desenvolvimento, processo de software ágil, bem como diversas linguagens de programação. A principal linguagem de programação utilizada para o desenvolvimento é PHP (PHP, 2009), juntamente Javascript, HTML, CSS, XML. A programação será direcionada ao paradigma de desenvolvimento Orientado a Objetos (OO) com o Padrão de Projeto (Gamma, 2000) Model View Controller (MVC), sob um sistema operacional GNU/Linux. Os dados serão armazenados em banco de dados em plataforma independente. A ferramenta IDE Integrated Development Environment (Ambiente Integrado de Desenvolvimento) é a da plataforma Eclipse (Eclipse, 2009). A Figura 2 a seguir mostra parte dos diagramas obtidos na fase de análise.

5 Figura 2. Diagrama de Casos de uso e Diagrama de Classes Pode se observar na Figura 2, o diagrama de casos de uso mostrando as ações que o administrador do sistema pode efetuar e no diagrama de classes algumas das principais entidades da aplicação. No desenvolvimento do Siscore serão utilizados frameworks que foram selecionados através de um estudo dos que melhor se adaptam aos padrões propostos pelo presente trabalho. Esse estudo destacou três: Yii, Codigniter e CakePHP (PHPframeworks, 2009). Dentre estes, o maior destaque foi para o Yii, pois dispõe de mais recursos que os outros, como Mapeamento Objeto Relacional, uso de templates e suporte a programação orientada a eventos. Além de ter se mostrado mais eficiente em um bechmark comparando o desempenho do CakePHP, CodeIgniter, Symphony e Zend. O CodeIgniter também se mostrou eficiente mas é mais pobre em recursos do que o Yii (CakePHP Brasil, 2009). 5. Estudo de Caso: Uso de Siscore em Instituição de Ensino Superior O Siscore terá como estudo de caso sua aplicação em uma Instituição de Ensino Superior. A implantação iniciará através dos índices padrão fornecidos pelo MEC Ministério da Educação. Estes padrões são definidos pelo SINAES Sistema Nacional de Avaliação da Educação Superior que sugere e aborda dimensões e indicadores específicos com o objetivo de identificar as potencialidades e insuficiências dos cursos e instituições com o intuito de promover a melhoria da qualidade relevância, bem como formação dos estudantes (MEC, 2009). As dimensões, que serão análogas às perspectivas, foram desenvolvidas especialmente para uma IES. O indicadores que o MEC sugere deverão ter as medidas estabelecidas através de estudos de como eles serão mensurados. Por exemplo, alguns indicadores da dimensão Docentes incluem (i) Produção acadêmica/docentes, (ii) Aluno tempo integral/professor, (iii) Grau de envolvimento como pós graduação, (iv) Grau de envolvimento com pesquisa e (v) Grau de envolvimento com extensão. No exemplo do indicador Produção acadêmica/docentes, uma possível medida seria a média a partir do número de publicações por estudantes e professores. Já o

6 indicador Aluno tempo integral/professor pode ser medido através do percentual de presença que os estudantes têm por professor em sala de aula. De outra maneira o indicador Grau de envolvimento como pós graduação pode se apresentar de duas formas, quais sejam quantos estudantes formados na IES inscrevem se nos cursos de pós graduação e quantos formados em outras instituições mostram interesse pelos cursos. O escopo do estudo de caso é verificar o quanto ele pode gerenciar esses indicadores pré definidos pelo MEC e como a ferramenta se comporta com a atualização, acompanhamento e demonstração de resultados. 6. Conclusões e Trabalho Futuro Este trabalho apresentou o projeto Siscore que tem por objetivos desenvolver uma ferramenta Web para implementar em ambientes gerenciais a metodologia desenvolvida por Kaplan e Norton, aplicar um estudo de caso através da implantação do método em uma IES e posteriormente ser referencial de ferramenta livre para a implementação do BSC. Considerando não haver no mercado ferramenta atual que contemple o que o Siscore propõe, principalmente no quesito ferramenta livre e de código aberto, há que se investir na sua divulgação para que haja uma boa penetração no meio empresarial e gerencial, bem como aderência da comunidade de desenvolvedores de software livre para que a iniciativa cresça e possa tornar se um projeto maior ou agregar se a um já existente. Referências Eclipse (2009), Abril. Gamma, Erich; Helm, Richard; Johnson, Ralf; Vlissides, John. Trad. Salgado, Luiz A. Meirelles. (2000), Padrões de projeto soluções reutilizáveis de software orientado a objeto. Porto Alegre: Bookmann. Fowler, Martin; SCOTT, Kendall. (2000), UML essencial um breve guia para a linguagem-padrão de modelagem de objetos. Porto Alegre: Bookman. Interact Solutions. (2009), Manual Strategic Adviser Explorer. Abril. Kaplan, Robert S.; Norton, David P. (2007), A estratégia em ação: Balanced Scorecard. 16ª ed Rio de Janeiro: Campus. CakePHP Brasil. (2009), Benchmarks entre frameworks PHP. Abril. MEC. (2009), Ministério da Educação. Abril. Morais, Roberto Tadeu Ramos. (2004), Planejamento estratégico: um bem ou mal necessário? Taquara: Faccat. Müller Junior, Werner Arthur. (2001), Balanced Scorecard gestão de informações gerenciais para empresa calçadista. Taquara: FACCAT. Niven, P. R. (2003). Balanced scorecard step-by-step for government and nonprofit agencies. New Jersey: John Wiley & Sons. PHP. (2009), Hipertext Preprocessor Abril. PHPframeworks. (2009), Abril. SourceForge. (2009), Open Source Software Abril.