Reatribuindo funções em aprovação pendente Ariba Procure-to-Pay Ariba Procure-to-Order Ariba Invoice Professional Ariba Procurement Content

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1 Ariba CUSTOMER (CLIENTE) Ariba Procure-to-Pay Ariba Procure-to-Order Ariba Invoice Professional Ariba Procurement Content

2 Conteúdo Sobre a reatribuição de funções em aprovação pendente....3 Visão geral do fluxo de trabalho Escolhendo entre delegar a autoridade e reatribuir funções com aprovação pendente....6 Visão geral do processo: Pré-requisitos para reatribuir funções com aprovação pendente....7 Sobre a página Atribuições de função em aprovação pendente....8 Sobre a página Reatribuir funções em aprovação pendente Reatribuindo funções com aprovação pendente Histórico de revisão C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Conteúdo

3 Sobre a reatribuição de funções em aprovação pendente Os membros de grupos apropriados podem reatribuir as funções de solicitante, preparador e aprovador associadas a documentos com aprovação pendente a outros usuários em uma organização. Isso assegura a continuidade de transações comerciais quando os usuários abandonam uma organização ou passam para novas responsabilidades. Após a reatribuição das funções, os usuários recém-atribuídos podem executar ações, como aprovar requisições, receber mercadorias e reconciliar faturas, permitindo aos documentos passarem à etapa seguinte no fluxo de trabalho. A tabela a seguir lista os tipos de aprovações pendentes e as funções associadas que podem ser reatribuídas: Documentos com aprovação pendente Requisições (incluindo requisições colaborativas e requisições de serviço) e pedidos de compra associados Funções que podem ser reatribuídas Solicitantes Preparadores Aprovadores Solicitações de contrato e contratos associados Solicitantes Preparadores Aprovadores Recibos de mercadorias Solicitantes Preparadores Aprovadores Faturas e documentos associados, como avisos de crédito e documentos de reconciliação de fatura Solicitantes Preparadores Aprovadores Folhas de registro de serviços Solicitantes Aprovadores Documentos de adiantamento Solicitantes Preparadores Aprovadores Documentos de reconciliação de débitos do cartão de compras (PCCR) Aprovadores (reconciliadores) de documentos PCCR Referências adicionais Descrições de grupo de soluções Procurement and Invoicing para informações sobre grupos que podem reatribuir as funções de usuários em documentos apropriados. Sobre a reatribuição de funções em aprovação pendente C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 3

4 Informações relacionadas Visão geral do processo: [página 7] 4 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Sobre a reatribuição de funções em aprovação pendente

5 Visão geral do fluxo de trabalho A reatribuição das funções associadas a documentos com aprovação pendente envolve as seguintes etapas de alto nível: 1. Um administrador responsável por gerenciar associações de grupo adiciona usuários aos grupos relevantes para poderem reatribuir funções em aprovação pendente. 2. Um usuário pertencente ao grupo apropriado responsável por gerenciar atribuições de funções em aprovação pendente executa as seguintes tarefas: Identifica usuários (ativos e inativos) cujas funções devem ser reatribuídas. Identifica novos usuários para os quais as funções devem ser transferidas. Fornece os detalhes dos novos usuários ao administrador para verificar seu perfil e suas associações de grupo. 3. O administrador adiciona os usuários recém-identificados aos grupos apropriados e verifica se seus perfis correspondem aos perfis dos usuários atualmente atribuídos. 4. O usuário responsável por gerenciar as funções em aprovação pendente reatribui as funções de usuários ativos ou inativos associados a documentos selecionados aos usuários recém-identificados. 5. A solução Ariba conclui as seguintes ações: Lista os documentos com aprovação pendente reatribuídos na página do painel de instrumentos dos novos usuários. Envia notificações aos usuários novos e antigos sobre os detalhes dos documentos com aprovação pendente reatribuídos e as funções associadas. 6. O usuário recém-atribuído acessa a solução da Ariba e executa ações nos documentos com aprovação pendente reatribuídos. Referências adicionais Descrições de grupo de soluções Procurement and Invoicing para informações sobre grupos que podem reatribuir as funções de usuários em documentos apropriados. Guia de Administração e Importação de Dados Comum da Ariba para informações sobre o gerenciamento de grupos de usuários. Informações relacionadas Reatribuindo funções com aprovação pendente [página 11] Visão geral do fluxo de trabalho C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 5

6 Escolhendo entre delegar a autoridade e reatribuir funções com aprovação pendente Com base em requisitos organizacionais específicos, você pode delegar sua autoridade de aprovação ou reatribuir funções com aprovação pendente a outros usuários para gerenciar documentos com aprovação pendente que estão ativos em Soluções Ariba Procurement and Invoicing. Quando você delega temporariamente sua autoridade de aprovação a outro usuário, você é o delegador e permite ao novo usuário (conhecido por delegado) aprovar solicitações atribuídas a você. O delegado pode se conectar e agir como você para revisar, aprovar e recusar essas solicitações em seu nome. Você continua a possuir qualquer documento com aprovação pendente que chegue ao fluxo de trabalho de aprovação durante o período de delegação mesmo que o delegado aja em seu nome. Para obter maiores informações sobre a delegação de sua autoridade de aprovação, consulte o tópico Delegando sua autoridade. Quando você reatribui uma função associada a um documento com aprovação pendente, você transfere permanentemente a função associada ao documento com aprovação pendente de um usuário para outro. A tabela a seguir fornece exemplos de situações comuns em que você deve escolher entre delegar sua autoridade ou reatribuir funções com aprovação pendente: Situação Você vai de férias e precisa que outro usuário execute a função de aprovador em seu nome enquanto você estiver fora. Existem alguns documentos com aprovação pendente em espera no fluxo de trabalho e os usuários atualmente atribuídos às funções de solicitantes, preparadores e aprovadores para esses documentos já não estão nos quadros da organização. É necessário receber uma remessa de mercadoria e o solicitante atribuído foi movido para outro grupo na organização. Alguns detalhes no pedido de compra devem ser alterados e o preparador atribuído está inativo. Ação possível Criar uma delegação no Ariba Administrator para delegar sua autoridade de aprovação a seu gerente ou a um colega de trabalho para revisar, aprovar ou recusar quaisquer solicitações em seu nome. Reatribuir as funções associadas aos documentos com aprovação pendente a um ou mais usuários. Reatribuir a função de solicitante da requisição relativa à mercadoria a outro usuário. Além disso, reatribuir o recibo associado à requisição ao novo usuário. Identificar um usuário que pertença ao mesmo centro de custo, tenha as mesmas permissões de grupo e esteja localizado geograficamente no mesmo endereço que o usuário anterior. Reatribuir a função de preparador da requisição associada ao pedido de compra a um novo usuário. 6 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Escolhendo entre delegar a autoridade e reatribuir funções com aprovação pendente

7 Visão geral do processo: Reatribuindo funções em aprovação pendente Segue-se uma visão geral de alto nível do processo de reatribuição de funções em aprovação pendente: 1. Procurar e selecionar os documentos com aprovação pendente para reatribuir. Você executa essa etapa na página Atribuições de função em aprovação pendente, que é exibida quando você clica em Atribuições de função em aprovação pendente. Gerenciar 2. Reatribuir as funções de usuário nos documentos com aprovação pendente selecionados. Você executa essa etapa na página Reatribuir funções na aprovação pendente. Informações relacionadas Sobre a página Atribuições de função em aprovação pendente [página 8] Sobre a página Reatribuir funções em aprovação pendente [página 9] Reatribuindo funções com aprovação pendente [página 11] Pré-requisitos para reatribuir funções com aprovação pendente Dependendo do tipo de aprovação pendente, garanta que você tem a associação de um ou mais dos grupos a seguir para reatribuir as funções de usuários nos documentos com aprovação pendente: Reatribuir requisição Reatribuir a solicitação de contrato Reatribuir recibo Reatribuir fatura Reatribuir folhas de registro de serviços Reatribuir adiantamentos Reatribuir débito Consulte Descrições de grupo de soluções Ariba Procurement and Invoicing para obter maiores informações sobre os grupos para reatribuir funções com aprovação pendente. Garanta que os usuários identificados para substituir os usuários atualmente atribuídos têm as permissões necessárias para executar as funções reatribuídas. Os detalhes a seguir devem ser verificados para garantir que os perfis dos novos usuários correspondem aos usuários atualmente atribuídos: Associação de grupo Centro de custo e informações contábeis Associação às unidades de compra Visão geral do processo: C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 7

8 Endereço geográfico (endereços de Entrega, Cobrança e Destinatário) As Soluções Ariba Procurement and Invoicing não validam os requisitos de associação de grupo dos usuários recém-atribuídos e não verificam detalhes, como os endereços de Entrega e Cobrança ou quaisquer informações contábeis na aprovação pendente, se esses detalhes do novo usuário forem diferentes dos do usuário anterior. Nota A Ariba recomenda que você reatribua documentos com aprovação pendente a usuários para garantir que os documentos prosseguem para o fechamento na condição em que se encontram. Contudo, se um usuário recém-atribuído editar um documento com aprovação pendente, por exemplo, atualizar a quantidade pedida de um item em uma requisição, as informações de Cobrança, Entrega e Destinatário e outras informações contábeis relativas ao novo usuário são padronizadas a partir dos dados mestre carregados nas Soluções Ariba Procurement and Invoicing. As Soluções Ariba Procurement and Invoicing não verificam se o perfil do usuário novo corresponde ao perfil do usuário anterior. Se o solicitante de uma requisição também for um aprovador de um recibo associado à requisição, você deve reatribuir a função de aprovador do recibo ao mesmo usuário a quem você reatribuiu a função de solicitante. Por exemplo, imagine que Chad Noll é o solicitante de uma requisição e também o aprovador do recibo associado. Quando a função de solicitante é reatribuída a outro usuário, John Smith, para a requisição, um membro do grupo Reatribuir recibo deve reatribuir a função de aprovador do recibo ao John Smith. Para um documento PCCR, garanta que o novo usuário identificado para ser reatribuído com a função de um aprovador (reconciliador) é um membro do grupo Reatribuir débito. Se você reatribuir a função de reconciliador a um usuário que não seja membro do grupo Reatribuir débito, a Soluções Ariba Procurement and Invoicing recria o fluxo de aprovação e retém o usuário anterior como reconciliador para o documento PCCR. Além disso, podem existir condições de erro se o novo usuário não for um membro do grupo Reatribuir débito. Ao reatribuir a função de aprovador de um recibo, garanta que o solicitante do recibo é um usuário ativo. Se o solicitante de um recibo não for um usuário ativo, o aprovador recém-atribuído não poderá executar ações de aprovação para o recibo. Nesse caso, reatribua a função de solicitante do recibo a um usuário ativo. Informações relacionadas Reatribuindo funções com aprovação pendente [página 11] Sobre a página Atribuições de função em aprovação pendente A página Atribuições de função em aprovação pendente fornece as opções para procurar documentos com aprovação pendente com base em critérios de pesquisa específicos e a seguir selecionar os documentos que devem ser reatribuídos. Como membro do grupo apropriado, você pode usar critérios de pesquisa específicos na página Atribuições de função em aprovação pendente para identificar documentos com aprovação pendente atribuídos a usuários 8 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Visão geral do processo:

9 cujas funções devem ser reatribuídas. Estes são os exemplos de critérios de pesquisa que você pode usar para identificar as aprovações pendentes e as funções de usuário associadas que devem ser reatribuídas: Documentos com aprovação pendente atribuídos a usuários específicos: você pode selecionar um usuário (ativou ou inativo) a partir do campo Usuário atual e realizar uma pesquisa para exibir os documentos com aprovação pendente de um tipo específico atribuído a esse usuário. Código da aprovação pendente: você pode procurar os usuários associados a um documento com aprovação pendente usando o código do documento como critério de pesquisa. Por exemplo, se você especificar o código de um pedido de compra no campo Código do pedido, os resultados de pesquisa exibem a requisição associada ao pedido e os usuários atualmente atribuídos às funções associadas à requisição. O Menu de opções de tabela na seção Resultados da pesquisa dessa página inclui as colunas a seguir: Solicitante: indica se um usuário é um solicitante para um documento com aprovação pendente listado nos resultados da pesquisa. Preparador: indica se um usuário é um preparador para um documento com aprovação pendente listado nos resultados da pesquisa. Ativo: indica se um usuário atualmente atribuído a um documento com aprovação pendente está ativo ou inativo. Item de serviço: indica se uma requisição é uma requisição de serviço. Informações relacionadas Visão geral do processo: [página 7] Sobre a reatribuição de funções em aprovação pendente [página 3] Sobre a página Reatribuir funções em aprovação pendente Na página Reatribuir funções em aprovação pendente, você pode reatribuir funções de usuário associadas a documentos com aprovação pendente. O Menu de opções de tabela na seção Funções em aprovação pendente para reatribuir nesta página inclui a opção Número de aprovações pendentes. Esta coluna indica o número de documentos com aprovação pendente nos quais uma função específica é atribuída a um usuário. Por exemplo, considere um caso em que as funções de solicitante, preparador e aprovador em quatro requisições PR12, PR34, PR56 e PR78 devem ser reatribuídas. A tabela a seguir mostra os usuários aos quais estão atribuídas as funções associadas a essas requisições: Código da requisição Solicitante Preparador Aprovador PR12 John Smith Gene Halas Paul Rozelle PR34 Gene Halas John Smith Paul Rozelle Visão geral do processo: C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 9

10 Código da requisição Solicitante Preparador Aprovador PR56 John Smith Gene Halas Lisa Alex PR78 Steve Rogers Gene Halas Paul Rozelle Neste exemplo, o John Smith está atualmente atribuído como solicitante para duas requisições e como preparador para uma. Quando as requisições PR12, PR34, PR56 e PR78 são selecionadas para a reatribuição de funções, a coluna Número de aprovações pendentes na página Reatribuir funções em aprovação pendente exibe esses detalhes para o John Smith no seguinte formato: Usuário atual Função Número de aprovações pendentes Novo usuário John Smith Solicitante 2 - John Smith Preparador 1 - Informações relacionadas Visão geral do processo: [página 7] Sobre a reatribuição de funções em aprovação pendente [página 3] 10 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Visão geral do processo:

11 Reatribuindo funções com aprovação pendente Pré-requisitos Garanta que você revisou e completou os requisitos listados no tópico Pré-requisitos para reatribuir funções com aprovação pendente [página 7]. Procedimento 1. No painel de instrumentos, clique em Gerenciar Atribuições de funções em aprovação pendente. A página Atribuições de função em aprovação pendente é exibida. 2. A partir do menu suspenso Tipo de aprovação pendente, selecione o tipo de aprovação pendente que deseja reatribuir. 3. Execute um dos seguintes procedimentos: Para reatribuir as funções associadas a aprovações pendentes específicas de um usuário a outros, execute as seguintes etapas: 1. Clique no link selecionar no campo Usuário atual e depois em Selecionar da lista. 2. Da lista Escolher valores para usuário atual, selecione um usuário cujas funções devem ser reatribuídas e clique em Concluído. Você também pode selecionar vários usuários da lista Escolher valores para usuário atual. Dica Se a lista Escolher valores para usuário atual incluir vários usuários com o mesmo nome, você pode identificar o usuário adequado com base no endereço de único do usuário exibido na coluna Endereço de . Para procurar por um documento com aprovação pendente com base em critérios de pesquisa específicos (por exemplo, um código da requisição) e identificar as funções associadas a ele, clique no campo Opções de pesquisa e selecione os critérios de pesquisa apropriados. Por exemplo, se você especificar o código de um pedido de compra no campo Código do pedido, os resultados de pesquisa exibem a requisição associada para o pedido e os usuários atualmente atribuídos às funções associadas à requisição. 4. Clique em Pesquisar. A seção Resultados da pesquisa exibe os documentos com aprovação pendente e os usuários atribuídos aos documentos. Esta seção não inclui documentos atribuídos a usuários inativos se esses usuários fizerem parte de uma lista de aprovadores em um nó no fluxo de aprovação para os documentos. 5. Selecione os documentos com aprovação pendente que você quer reatribuir. Reatribuindo funções com aprovação pendente C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 11

12 A Ariba recomenda que você não selecione mais de 100 documentos com aprovação pendente de uma vez para garantir o melhor desempenho do sistema. 6. Clique em Reatribuir. A página Reatribuir funções com aprovação pendente é exibida. A coluna Usuário atual na página Reatribuir funções com aprovação pendente exibe os nomes dos usuários atualmente atribuídos a funções associadas às aprovações pendentes selecionadas. Contudo, esta coluna não lista os nomes dos usuários se eles forem membros de grupos de aprovação que estejam configurados no fluxo de aprovação para todos os documentos que foram selecionados para a reatribuição de funções. 7. Na coluna Novo usuário, selecione o novo usuário para cada função. 8. Clique em Salvar. A página Adicionar comentário é exibida. 9. (Opcional) Adicione comentários para explicar as alterações que você fez e clique em OK. Resultados (Para as funções de preparador e solicitante) O item de conteúdo Meus documentos no painel de instrumentos para os usuários recém-atribuídos exibe os documentos com aprovação pendente reatribuídos. A lista Tarefas no painel de instrumentos dos novos usuários inclui os documentos com aprovação pendente reatribuídos. Os nomes dos aprovadores reatribuídos são exibidos no diagrama do fluxo de aprovação de um documento com aprovação pendente. A guia Histórico do documento com aprovação pendente inclui um registro das funções reatribuídas. Os usuários recém-atribuídos e os usuários anteriores recebem uma notificação por sobre as funções reatribuídas. Consulte o Guia de Referência de Notificações para mais informações sobre a notificação por para funções com aprovação pendente reatribuídas. Informações relacionadas Visão geral do processo: [página 7] 12 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Reatribuindo funções com aprovação pendente

13 Histórico de revisão A tabela a seguir fornece um breve histórico das atualizações a este guia. A Ariba atualiza a documentação técnica de suas soluções On Demand se as alterações de software fornecidas em Service Packs ou hot fixes necessitarem de uma atualização da documentação para refletirem de forma correta a funcionalidade nova ou alterada; o conteúdo existente estiver incorreto ou existir feedback do usuário indicando a falta de conteúdo importante. A Ariba se reserva o direito de atualizar sua documentação técnica sem notificação prévia. A maioria das atualizações da documentação será disponibilizada na mesma semana em que os Service Packs de software são liberados, mas as atualizações de documentação críticas podem ser liberadas em qualquer altura. Para que você forneça feedback sobre este guia ou qualquer recurso de Help@Ariba, clique no link Enviar feedback em qualquer página de Help@Ariba. Mês/ano de atualização Junho 2016 Tópicos atualizados Pré-requisitos para reatribuir funções com aprovação pendente Descrição breve da alteração Pequenas atualizações dos nomes do grupo. Histórico de revisão C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 13

14 Avisos de isenção importantes em aspectos legais Amostras de codificação Qualquer codificação de software e/ou linhas/strings de códigos ("Código") incluídas nessa documentação são apenas exemplos e não estão destinadas a serem utilizadas em um ambiente de sistema de produção. O Código serve apenas para explicar e visualizar melhor a sintaxe e regras de criação de frases da codificação determinada. A SAP não garante a exatidão e integridade do Código fornecido aqui, e a SAP não está sujeita a erros ou danos causados pela utilização do Código, exceto se tais danos forem causados pela SAP intencionalmente ou fruto de negligência grosseira. Acessibilidade As informações contidas na documentação SAP representam a visão atual da SAP sobre os critérios de acessibilidade a partir da data de publicação; não são de maneira alguma diretrizes de vinculação sobre como garantir acessibilidade dos produtos de software. A SAP nega especificamente qualquer responsabilidade com respeito a esse documento. No entanto, esse aviso de isenção não se aplica em casos de negligência grosseira ou transgressão deliberada da SAP. Nenhuma obrigação ou compromisso é formada diretamente ou indiretamente por esse documento. Linguagem neutra em relação a gênero Na medida do possível, a documentação da SAP é neutra em relação ao sexo. Dependendo do contexto, o leitor será abordado diretamente com "você", ou um substantivo neutro (como "pessoa de vendas" ou "dias úteis") é utilizado. Entretanto, se ao se referir a ambos os sexos, a terceira pessoa do singular não puder ser evitada ou um substantivo neutro não existir, a SAP reservará o direito de utilizar a forma masculina do substantivo ou pronome. Isso garante que a documentação permaneça compreensível. Hyperlinks da Internet A documentação da SAP pode conter hyperlinks para a Internet. Esses hyperlinks servem como dica de onde localizar informações relacionadas. A SAP não garante a disponibilidade e exatidão dessas informações relacionadas ou a aptidão de servir a um propósito específico. A SAP não se responsabiliza por qualquer dano causado pela utilização dessas informações relacionadas a menos que tais danos sejam causados por negligência grosseria ou transgressão deliberada da SAP. Em relação à classificação do link, consulte: 14 C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Avisos de isenção importantes em aspectos legais

15 Avisos de isenção importantes em aspectos legais C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 15

16 Copyright 2016 Ariba, Inc. All rights reserved. A presente documentação, assim como todas as soluções, os softwares e/ou serviços da Ariba aqui descritos contêm informações confidenciais. Eles são fornecidos sob licença ou outro contrato contendo restrições de uso e divulgação, bem como são protegidos por direitos autorais, patentes e/ou outras normas aplicáveis à propriedade intelectual. Salvo conforme autorizado por um, as partes não podem reproduzir ou transmitir, de nenhuma forma, por qualquer meio, eletronicamente, mecanicamente ou de outro modo, qualquer parte do documento sem o consentimento prévio e por escrito da Ariba, Inc. A Ariba, Inc. não se responsabiliza por eventuais imprecisões ou erros contidos na documentação. As informações contidas na documentação estão sujeitas a alteração sem notificação prévia. A Ariba e os produtos e serviços da Ariba aqui mencionados, bem como seus respectivos logotipos, são marcas ou marcas registradas da Ariba, Inc. nos Estados Unidos e em outros países. Consulte para obter informações adicionais sobre marcas registradas e notificações. As soluções Ariba Sourcing (On Demand e software) são protegidas por uma ou mais das seguintes patentes, entre outras: Patentes norte-americanas números ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; e Patentes pendentes de registro. Outras soluções Ariba são protegidas por uma ou mais das seguintes patentes: Patentes norte-americanas números , , , , , , , , , , , , , , , , , ; ; ; ; ; e Patentes pendentes de registro. Alguns produtos Ariba podem incluir software de terceiros ou outra propriedade intelectual de terceiros licenciada. Para informações sobre software ou outras propriedades intelectuais licenciadas de terceiros, visite