Guia do usuário. Gerenciando Contas do HSBC net. Outubro 2013

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1 Guia do usuário Outubro 2013

2 Disclaimer Este documento é emitido pelo HSBC Bank plc ( HSBC ). O HSBC Bank Plc é autorizado pela Prudential Regulation Authority e regulado ela Financial Conduct Authority e pela Prudential Regulation Authority (Número de registro ). Este documento é apenas informativo e não constitui nem forma nenhuma parte de (i) qualquer convite ou incentivo para fazer parte de atividade de investimento ou (ii) qualquer oferta, solicitação ou convite por parte do HSBC ou de qualquer empresa do HSBC Group para a venda ou compra de qualquer produto, serviço e/ou investimento. O HSBC fornece este documento ao destinatário no estado em que se encontra e, salvo conforme fornecido neste documento, não garante que o conteúdo deste documento esteja preciso, seja suficiente ou relevante para as finalidades do destinatário. O HSBC pode ter obtido informações neste documento de fontes que incluem fornecedores terceiros que ele acredita que sejam confiáveis, mas que não foram verificadas independentemente. Em relação às informações sobre produtos e/ou serviços fornecidos por um fornecedor terceiro, o destinatário deverá obter mais informações sobre esses produtos e/ou serviços diretamente do fornecedor. Note que este documento pode conter links de hipertexto para sites operados por outros membros do HSBC Group e terceiros, respectivamente. Com relação aos links de hipertexto para sites operados por membros do HSBC Group, leia os termos e as condições do site vinculado. Em relação a links de hipertexto para sites operados por terceiros, note que (1) o destinatário deve ler os termos e as condições do site e (2) o HSBC não possui controle de qualquer natureza sobre esses sites e não deve ser responsável pelo uso que o destinatário faz deles. O HSBC envidará esforços razoáveis para garantir que o conteúdo deste documento seja atual no momento da sua primeira publicação. O HSBC faz garantias e não tem obrigação de fornecer ao destinatário acesso a nenhuma informações adicional nem tem obrigação de atualizar todo ou parte do conteúdo deste documento nem corrigir qualquer imprecisão contida nele que possa se tornar evidente. O HSBC não é responsável por fornecer nenhuma consultoria legal, tributária ou de outra natureza sobre o conteúdo deste documento, e o destinatário deve ele mesmo se organizar em relação a isso. Este documento não foi preparado para solucionar requisitos específicos ou objetivos de qualquer cliente específico. O destinatário é o único responsável por fazer sua própria abordagem independente de uma investigação nos produtos, serviços e em outros conteúdo mencionados neste documento. Este documento deve ser mantido em sigilo e deve ser usado somente para fins comerciais internos pelo destinatário a quem ele é fornecido e a seus oficiais, funcionários e agentes. Este documento deve ser lido inteiro e não deve ser fotocopiado, reproduzido, distribuído ou divulgado em sua totalidade ou em parte para qualquer outro membro relevante do HSBC Group. Este documento pertence ao HSBC, e o destinatário concorda com a solicitação de devolvê-lo ou, se solicitado, destruí-lo e todos os outros materiais recebidos com relação às informações contidas neste documento. Exceto em caso de deturpação fraudulenta e/ou violação destes termos, não é aceita nenhuma responsabilidade de qualquer natureza por parte do HSBC e do HSBC por danos diretos, indiretos ou consequenciais decorrentes do uso deste documento. Entre em contato com seu representante HSBC local para obter mais informações sobre a disponibilidade dos produtos e/ou serviços discutidos neste documento em sua região. Copyright. HSBC Bank plc 2013 TODOS OS DIREITOS RESERVADOS. Publicação: outubro de 2013 i

3 Índice Disclaimer...i Sobre Gerenciar Contas HSBCnet...1 Antes de iniciar...1 Acessando os serviços de Gerenciamento de Contas...1 Autenticação...2 Gerenciando Contas do HSBCnet...3 Limites de assinaturas de conta...3 Pesquisando sobre limites de assinatura...4 Alterando de limites de assinaturas...4 Copiando limites de assinaturas...6 Autorizando alterações no limite de assinaturas...7 Identificação da conta...8 Grupos de contas...9 Opções de Grupo de contas...10 Criando grupos de contas...10 Manter Limite de Transação Diária para Pagamento...13 Configurando limites de transação...13 Autorizando alterações no limite de transações...14 Registro de Atividade de Serviços da Conta...15 Manutenção de Contas...15 Relatórios de Administração...16 Publicação: outubro de 2013 ii

4 Sobre Gerenciar Contas HSBCnet Os Usuários Finais e Administradores de Sistema do HSBCnet tem acesso online para uma série de serviços administrativos para gerenciar contas em seu portfolio HSBCnet. Antes de iniciar Antes que se possa gerenciar contas no portfolio HSBCnet, deve-se ter a titularidade aos respectivos serviços de gerenciamento de contas. Acessando os serviços de Gerenciamento de Contas Pode-se acessar os serviços de gerenciamento de contas na guia Gerenciamento de Usuário e Contas onde estão localizados de forma padrão. Use a função Personalizar para organizar estes serviços de acordo com suas necessidades específicas. Consulte o guia de usuário Registro e Navegação para informações detalhadas em como personalizar o serviço. Guia de Administração de Conta e Usuário Para gerenciar contas HSBCnet, o seu Administrador de Sistema deve conceder a você o acesso aos serviços:. Gerenciamento de Conta permite ao usuário configurar limites de assinatura de conta, personalizar identificação de contas e criar grupos de contas. Registro de Atividade de Serviços da Contas fornece um registro de transações da empresa pelo serviço da conta Relatórios de Administração qualifica o usuário a gerar e fazer download de relatórios com informações sobre Usuários, Contas e titularidades. Gerenciamento da Empresa qualifica os Administradores de Sistema a manter parâmetros associados à empresa de limites de transação diários para diferentes tipos de pagamento. Consulte a seção "Manter limites de Transação Diária para Pagamentos neste guia. Publicação: outubro de

5 Guia de Administração de Conta e Usuário e serviços Autenticação Dependendo do contrato de sua empresa com o HSBCnet, podem fazer sua autenticação com um Dispositivo de Segurança ou um Smart Card. Para mais informações, consulte o guia Autenticação de Usuário ou o guia Administração de Sistema: Gerenciamento de Usuário. Seu contrato HSBCnet com o Banco define seu perfil HSBCnet como Controle Administrativo Único ou Controle Administrativo Duplo. Para Controle Administrativo Único, todas as funções de gerenciamento de contas são processadas imediatamente Para Controle de Administração Duplo, todas as funções de gerenciamento de contas requerem uma segunda aprovação de usuário devidamente titularizado. Publicação: outubro de

6 Gerenciando Contas do HSBCnet Esta seção descreve funções de Gerenciamento de Contas disponíveis para manter as contas de sua empresa online. Serviço de Administração de Conta Limites de assinaturas de conta Utilize o Manter Limite de Assinaturas para atribuir limites de assinatura no nível da conta para a sua empresa. O resumo da conta lista as contas por país. Para manter um limite de assinatura, faça uma seleção. Pesquisar - Visualize limites de assinatura para a conta selecionada Alterar - Altere os limites de assinatura da conta selecionada Copiar para - Copie limites de assinatura da conta selecionada para outra conta Resumo de Limite de Assinatura de Conta Observação: Um asterisco significa que a conta ainda não foi configurada com limites de assinatura. Transações não são permitidas até que uma conta esteja configurada. Tais contas marcadas com um asterisco oferecem somente a opção Alterar. Limites de autorização de pagamentos em nível do usuário e atribuições de grupo de assinaturas também precisam ser definidos para cada um dos usuários. Para obter mais informações, consulte a seleção dando Titularidade Usuários aos Serviços no guia do usuário Administrador do Sistema - Titularidade do Usuário. Publicação: outubro de

7 Pesquisando sobre limites de assinatura Na página Visualizar limites de assinatura, analise as informações de contas e os limites de assinatura para a conta selecionada. Pesquisa de Limite de Assinaturas Alterando de limites de assinaturas Use Manter Limites de Assinaturas para controlar o nível de autorização nas contas. Uma sequência de autorizações refere-se a uma sequência pré-definida que deve ser seguida por autorizadores durante o processo de autorização. Esta ordem é definida pelo Usuário durante a configuração do limite de assinaturas daquela conta selecionando-se a caixa Autorização em sequência. Selecionar está função é opcional. Em Atribuir Limites de Assinaturas, complete as etapas a seguir para configurar limites de assinaturas para cada nível de autorização. 1. Para o primeiro nível de autorização (primeira linha), selecione um grupo de assinaturas (de A a J) em Único, Duplo ou Triplo dependendo de quantos signatários deseja envolver no processo de autorização de pagamentos. 2. Depois, defina o valor máximo que este grupo de assinaturas poderá autorizar inserindo um valor na coluna Limite de Assinaturas. A seguir, Caso tenha selecionado a caixa Autorização em sequência, a autorização de pagamento deverá seguir a sequência do grupo de assinaturas especificada nas colunas Único, Duplo ou Triplo. No exemplo da tela, o pagamento deverá ser autorizado por um grupo de assinaturas A, depois B, em seguida C Caso não tenha selecionado a caixa Autorização em sequência, a autorização de pagamento poderá seguir uma ordem aleatória de um grupo de assinaturas específico. No exemplo da tela, o pagamento deverá ser autorizado por um grupo de assinaturas B, depois C, em seguida A 3. Opcionalmente, pode-se estabelecer parâmetros similares para outros níveis de autorização. Para autorizar um pagamento até estes limites de assinatura, os autorizadores com grupos de assinaturas especificados nas respectivas linhas deve completar o processo. Publicação: outubro de

8 Grupos de Assinatura e Autorização em sequência Limites comuns invocam limites de assinaturas para todos os tipos de pagamentos listados abaixo exceto onde os limites de assinatura sejam definidos separadamente por tipo de pagamento. Observação: Grupos de assinaturas são atribuídos individualmente aos usuários ao dar-lhes acesso à titularidade Autorizando Transações durante seu processo de titularização. Publicação: outubro de

9 Copiando limites de assinaturas Em Copiar Limites de Assinaturas, pode-se copiar os limites de assinaturas definidos na conta para uma ou mais contas em seu perfil HSBCnet. Copiar Limites de Assinaturas Selecione as caixas para configurações escolhidas que se deseje copiar. Selecione Pesquisar para selecionar as contas a fim de copiar o limite de assinaturas. Selecione Enviar para processar a solicitação. Uma confirmação garante sua ação. Publicação: outubro de

10 Seleção de Conta Autorizando alterações no limite de assinaturas Caso seu perfil HSBCnet esteja configurado para Controle Administrativo Duplo, alterações no limite de assinaturas irá requerer autorização. Para perfis de Controle Administrativo Único, o Limite de Assinatura de Contas não requer outras aprovações. Em Gerenciamento de Contas, selecione o número na coluna "Autorização Pendente" ao lado de "Manter Limites de Assinaturas". A página Resumo de Autorização Pendente será exibida. Serviço Gerenciamento de Conta - Controle Administrativo Duplo Observação: Itens pendentes são mantidos na fila para ação posterior. Antes da autorização, recomendamos que os aprovadores revejam detalhes de alterações selecionando o link data/hora da atividade. Na página de resumo de Autorizações Pendentes, pode-se escolher autorizar ou rejeitar uma solicitação usando as opções nas setas de ações. Publicação: outubro de

11 Resumo de autorizações pendentes Dica: Selecione o link data da atividade para rever alterações propostas. Na página Autorização Pendente manter limites de assinaturas, escolha Autorizar para aprovar o item ou Rejeitar para cancelar a autorização. Uma confirmação garante sua ação. Alterações propostas e atuais Identificação da conta Use Manter Identificação da Conta para personalizar títulos de contas e números de contas. 1. Em Gerenciamento de Conta, selecione Manter Identificação de Conta. A lista exibirá contas disponíveis. 2. Insira um novo título e número nas caixas consecutivas na linha da conta nomeada. 3. Selecione Enviar para processar a informação. Uma confirmação garante sua ação. Observação: Identificações e números de contas padronizadas são visualizadas por todos os Usuários de sua empresa. Tais alterações em Identificações e nomes de contas não requerem autorização. Publicação: outubro de

12 Manter Identificação de Conta Grupos de contas Use Manter Grupos de contas para padronizar listas de contas que são exibidas nos serviços HSBCnet. A função Grupo de Contas fornece agrupamentos de contas selecionadas. Este recurso torna as transações bancárias mais rápidas para as empresas que possuem várias contas ou contas em muitas regiões. Pode-se organizar as contas em uma variedade de agrupamentos de contas que atenda às operações diárias. Você pode organizar seus Grupos de Contas por função, departamento, local ou outros agrupamentos hierárquicos, de acordo com as necessidades de seu negócio. Os usuários podem trabalhar de forma eficiente através da seleção de um grupo de contas ao realizar pesquisas ou fazer pagamentos. Os usuários podem alterar grupos de contas conforme necessário. Contas autorizadas não atribuídas a um Grupo de Contas são exibidas na categoria Todas as Contas. A função Grupos de Contas está disponível nos seguintes serviços: Extrato e Relatório de Transações Pagamentos de Contas Instrução para Criar Pagamento e Resumo de Autorizações Depósitos a Prazo Serviço de Gerenciamento de Usuário Serviço de Gerenciamento de Conta Publicação: outubro de

13 Opções de Grupo de contas Para manter os grupos de sua empresa, selecione Manter Grupos de Contas. A página Resumo de Grupos de Contas será exibida. Resumo de Grupo de Contas Para manter grupos de contas, selecione uma ação. Pesquisar visualizar contas e Usuários que pertençam ao grupo selecionado Alterar modificar contas e Usuários que pertençam ao grupo selecionado Excluir excluir um grupo de contas Criar novo grupo de contas incluir contas e Usuários que pertençam ao novo grupo Selecionar Grupos de Contas mostrar números e nomes de usuários do grupo de contas. Estes grupos pode ser aplicados a seus serviços Criando grupos de contas É necessário titularidade para Manter Grupos de Contas para usar a opção Criar Novo Grupo de Contas a fim de criar grupos para sua empresa. Utilize o formulário Nome e Filtro para definir o nome do grupo de contas e critérios de filtro por: Nome do Grupo de contas Instituição por país associado com o novo grupo de contas Moeda associada ao novo grupo de contas Publicação: outubro de

14 Grupo de Contas nomeado Utilize o formulário Seleção de Contas para adicionar contas selecionadas ao novo grupo de contas. Números do Grupo de contas Utilize o formulário Seleção de Usuários para dar acesso aos Usuários selecionados ao novo grupo de contas. Esta opção habilita os Usuários somente ao novo grupo de contas, e não a contas individuais Publicação: outubro de

15 dentro do grupo de contas. Usuários deverão ainda ter titularidade às contas individuais no grupo de contas. Após selecionar os Usuários desejados, selecione Continuar para prosseguir. Seleção de usuário Use a guia Enviar para rever as informações do grupo de contas. Envie o grupo de contas para o processamento do banco. Uma confirmação garante sua ação. Confirme as Seleções de Usuários e Contas Observação: Para empresas com Controle Administrativo Duplo, a criação de novos grupos de contas deve ser autorizada por outro Usuário antes de se tornar disponível. Publicação: outubro de

16 Manter Limite de Transação Diária para Pagamento No serviço Gerenciamento de Empresa, escolha Manter Limite de Transação Diária para Pagamento para acessar informação sobre valores atuais em dólares do dia. Configurando limites de transação Insira o tipo de limites de transação diária para pagamento que deseja alterar, e então envie o formulário para processamento. A página Manter Limite de Transação Diária para Pagamento permite que se gerencie os limites de transação diária pra cada tipo de pagamento. Por motivos de segurança, só se pode diminuir os limites. Limites de transação para pagamento de serviços Verifique e confirme as mudanças selecionando o botão Enviar. Alterações propostas e atuais Publicação: outubro de

17 Aprovação pendente do controle Administrativo Duplo Autorizando alterações no limite de transações Para clientes com controle Administrativo Duplo, as alterações de limites de transação permanecerão com o status pendente até que seja aprovadas por outro Administrador de Sistema. Para autorizar uma alteração de limite de transação pendente, selecione o número no serviço embutido de Gerenciamento da Empresa para exibir um resumo das alterações de limites de transação pendentes. Selecione Autorizar na coluna Ação. Uma confirmação garante sua ação. Observação: só será possível reduzir os limites de pagamento existentes. Se desejar aumentar o limite de pagamento entre em contado com seu Gerente de Relacionamento. Publicação: outubro de

18 Registro de Atividade de Serviços da Conta Pode-se usar a opção Manutenção de Contas no Registro de Atividades de Serviços de Conta para expandir a visualização de transações relacionadas a contas. O Registro de Atividade de Serviços da Conta permite que se visualize as atividades desempenhadas por todos os Usuários na empresa por um determinado período. As atividades são categorizadas por tipo de atividade. Manutenção de Contas No serviço de Registro de Atividades de Serviços de Contas, insira uma data de atividade opcional. Caso a data esteja em branco, o sistema pressupõe hoje como a data da última atividade. Selecione Manutenção de Conta no Tipo de Atividade e selecione Ir. Serviço de Registro de Atividades de Serviços de Contas O Resumo do Registro de Atividades exibe um esboço de cada atividade relacionada à Manutenção de Assinaturas de Conta para um determinado intervalo de tempo. Todas as ações que afetem os modelos e instruções são registradas em tempo e podem ser usadas para auditoria. Resumo de Registro de Atividades para Gerenciamento de Contas O detalhe do Registro de Atividade exibe informações para uma conta selecionada. Publicação: outubro de

19 Detalhe do Registro de Atividade para conta selecionada. Relatórios de Administração O serviço de Relatórios de Administração permite gerar e fazer download de relatórios com informações sobre Usuários, Contas e titularidades. Estes relatórios estão disponíveis on-demand e em formatos de arquivo PDF, Excel ou CSV e contém informações em tempo real. Consulte o Guia de Usuário para Relatórios de Administração para mais informações sobre Relatórios de Administração. Publicação: outubro de

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