Ariba Network Guia de consulta rápida para fornecedores

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1 Ariba Network Guia de consulta rápida para fornecedores

2 Índice Gerenciar funções e usuários... 3 Criar função...3 Criar usuário...5 Editar usuário...7 Configuração da conta... 8 Perfil da empresa... 8 Notificações do Network Encaminhamento de pedidos eletrônicos Encaminhamento de faturas eletrônicas Documentação on-line Ariba Network Suporte Copyright 2015 Ariba, Inc. Todos os direitos reservados. Ariba é uma empresa da SAP.

3 Primeiros passos no Ariba Este Guia de consulta rápida vai ajudá-lo na transição para sua nova conta do Ariba Network para que você continue fazendo transações eletrônicas com seus clientes em todo o ciclo de comercialização. Ao seguir estes passos para se unir à maior comunidade global de parceiros comerciais, você encontrará de forma rápida e fácil compradores prontos para aquisições, aumentará a retenção de clientes, acelerará o ciclo de vendas e fará previsões e aplicações de caixa. GERENCIAR FUNÇÕES E USUÁRIOS O administrador da sua conta da Ariba Network deve ser escolhido com cuidado, já que essa pessoa possui a importante função de manter sua conta em funcionamento. As responsabilidades do administrador incluem: Cuidar do gerenciamento e da configuração da conta Servir de principal ponto de contato para usuários com dúvidas ou problemas Criar funções e usuários para sua conta O administrador está automaticamente vinculado ao nome de usuário e ao login inserido no registro. Porém, se necessário, você poderá reatribuir essa função a outra pessoa (veja na página 7 como fazer isso). Um usuário é criado pelo administrador e tem exatamente uma função, que corresponde às responsabilidades reais de trabalho do usuário. Cada um é responsável pela atualização de suas informações pessoais. GERENCIAR FUNÇÕES E USUÁRIOS: Criar função 1. Para criar uma função na sua conta, acesse e faça login. Digite seu nome de usuário e sua senha, depois clique em Acessar para ter acesso a sua conta de produção. Copyright 2015 Ariba, Inc. Todos os direitos reservados. Ariba é uma empresa da SAP. 3

4 2. Em seguida, clique na guia de navegação do administrador, no canto superior direito (aquela que mostra o nome de sua empresa e uma flecha suspensa) para abrir a janela de configuração de perfil, que exibe as áreas disponíveis para configuração. Clique em Usuários. Observação: Na guia de navegação do administrador, você pode selecionar facilmente as áreas que você deseja revisar ou atualizar. 3. Na seção Gerenciar funções de usuário, clique em Criar função. Dica: Para modificar ou excluir funções criadas, clique em Editar ou Excluir. 4 Copyright 2015 Ariba, Inc. Todos os direitos reservados. Ariba é uma empresa da SAP.

5 4. Depois, insira um nome e uma descrição para a função, e marque as caixas apropriadas para adicionar permissões à função. 5. Para terminar de criar a nova função, clique em Salvar. GERENCIAR FUNÇÕES E USUÁRIOS: Criar usuário 1. Para criar um usuário em sua conta, acesse a guia de navegação do administrador e clique em Usuários. 2. Na seção Gerenciar usuários, clique em Criar usuário. Observação: Os nomes de usuários não diferenciam maiúsculas e minúsculas. Copyright 2015 Ariba, Inc. Todos os direitos reservados. Ariba é uma empresa da SAP. 5

6 3. Adicione todas as informações relevantes sobre o usuário nos campos indicados. 4. Marque a caixa apropriada para selecionar uma função para o usuário na seção Atribuição de funções. Observação: Você pode adicionar até 250 usuários à sua conta do Ariba Network. 5. Para atribuir responsabilidade a um cliente específico, clique em Selecionar clientes na seção Atribuição do cliente. Observação: A atribuição de cliente ou clientes a determinado usuário limita o acesso e a visibilidade dos dados apenas a esse usuário, ou seja, só esse usuário poderá ver e processar transações desses clientes. 6. Marque as caixas ao lado dos clientes que você deseja atribuir ao usuário. Depois, clique em Concluído. 6 Copyright 2015 Ariba, Inc. Todos os direitos reservados. Ariba é uma empresa da SAP.

7 GERENCIAR FUNÇÕES E USUÁRIOS: Editar usuário 1. Para editar um usuário existente, acesse a guia de navegação do administrador e clique em Usuários. 2. Em Gerenciar usuários, marque a caixa ao lado do nome do usuário que deseja modificar, e depois clique em Editar. Observação: Você também pode excluir usuários, adicioná-los ou removê-los da lista de contatos, ou torná-los administradores de sua conta da Ariba Network. 3. Clique em Redefinir senha para atualizar a senha do usuário, ou use as caixas de seleção para fazer outras mudanças necessárias. Depois, clique em Salvar. Copyright 2015 Ariba, Inc. Todos os direitos reservados. Ariba é uma empresa da SAP. 7

8 CONFIGURAÇÕES DA CONTA: Perfil da empresa Configure o perfil da empresa para torná-la visível às organizações compradoras que procuram fornecedores de novos produtos e serviços no Ariba Network e no Ariba Discovery. 1. Na lista suspensa, na guia de navegação do administrador, selecione Perfil da empresa. Dica: Quanto mais informações você disponibilizar no perfil da sua empresa, mais visível ela ficará para compradores em potencial. 2. Na guia Básico, preencha ou atualize todos os campos obrigatórios, indicados por um asterisco. 8 Copyright 2015 Ariba, Inc. Todos os direitos reservados. Ariba é uma empresa da SAP.

9 3. Em Categorias de produtos e serviços, digite palavras-chave para chamar opções para classificar os produtos ou serviços vendidos por sua empresa, ou clique em Procurar para rolar as listas de categorias de produtos e serviços e fazer seleções. Em Locais de entrega ou de serviços, siga o mesmo processo para identificar todas as áreas geográficas atendidas por sua empresa. Em Setores de atividade, clique no botão Adicionar/Remover para selecionar os setores de atividade na lista fornecida. Dica: As categorias de produtos e serviços, os locais de entrega ou de serviços e os setores de atividade são os principais critérios de busca usados pelos compradores que procuram novos fornecedores, então preencha essas seções cuidadosamente. Dica: Quando terminar de inserir informações em uma página, clique em Salvar, Concluído, ou OK para passar para a próxima guia. 4. Na guia Negócio, insira informações adicionais sobre sua empresa, como ano de fundação, número de contratados, receita anual, informações financeiras, impostos e tipo de empresa. Observação: As informações inseridas sobre impostos aparecerão automaticamente nas faturas criadas no Ariba Network. Copyright 2015 Ariba, Inc. Todos os direitos reservados. Ariba é uma empresa da SAP. 9

10 5. Na guia Marketing, insira links relevantes de redes sociais, uma descrição detalhada de sua empresa e seu número Dun & Bradstreet D-U-N-S, se possuir, para que os compradores acessem sua pontuação de crédito D&B. Você também pode fornecer informações de perfil premium, como logotipo de sua empresa, anexos, como artigos e estudos de caso e links externos para sites ou páginas da Web que possam ser úteis para os compradores interessados em sua empresa. Observação: As informações do perfil premium só serão visíveis para os compradores se você assinar o pacote Advantage ou Advantage Plus no Ariba Discovery. Para saber mais sobre essas opções de assinatura acesse clicando em Estou vendendo e, depois, em Assinaturas. 6. Na guia Contatos, forneça informações que viabilizem o contato de compradores com pessoas-chave de sua empresa. 10 Copyright 2015 Ariba, Inc. Todos os direitos reservados. Ariba é uma empresa da SAP.

11 7. Use a guia Certificações para relacionar credenciais exclusivas de sua empresa, por exemplo, ter iniciativas sustentáveis; ser uma empresa cujo dono seja portador de necessidades especiais ou mulher; ser minoria ou veterano de guerra; ou ter certificação ISO. Dica: Muitos compradores precisam contratar fornecedores com certificações de sustentabilidade e diversidade, então, a inclusão dessas credenciais no perfil pode representar importante uma vantagem competitiva. CONFIGURAÇÕES DA CONTA: Notificações do Network 1. Para indicar as notificações do sistema que deseja receber e para onde gostaria que fossem enviadas, acesse a guia de navegação do administrador e clique em Notificações, em Configurações da conta, ou Notificações do Network, em Configurações do Network. Observação: Você pode inserir até três endereços de por tipo de notificação. Os endereços devem ser separados por vírgula, SEM espaços entre os s. 2. Insira os endereços de nos campos indicados. Copyright 2015 Ariba, Inc. Todos os direitos reservados. Ariba é uma empresa da SAP. 11

12 CONFIGURAÇÕES DA CONTA: Encaminhamento de pedidos eletrônicos 1. Para escolher como deseja receber os pedidos de seus clientes no Ariba, acesse a guia de navegação do administrador e clique em Encaminhamento de pedidos eletrônicos em Configurações da rede. 2. Selecione o método que preferir on-line (portal), cxml, , EDI, Documentos cxml pendentes ou fax e preencha os campos obrigatórios. Dica: Configure sua conta para aceitar s do domínio ariba.com e garantir que as notificações do Ariba não sejam enviadas para sua caixa de spam ou lixeira. Dica: Escolha a opção On-line para enviar pedidos para sua caixa de entrada on-line e ter acesso centralizado a recursos úteis, como visualizar e procurar pedidos, ver status do pedido em tempo real, enviar confirmações e avisos de entrega, resolver problemas com o pedido, transformar pedidos em faturas e muito mais a partir de um único local: sua conta no Ariba Network. Observação: Quando o Ariba Network envia ordens de compra para caixas de correio com respostas automáticas de Fora do escritório, o sistema não apresenta mensagem de erro no pedido e indica no log do histórico do pedido que recebeu resposta automática. 12 Copyright 2015 Ariba, Inc. Todos os direitos reservados. Ariba é uma empresa da SAP.

13 3. Mais para baixo na página, use as listas suspensas para selecionar o método preferido para alterar/cancelar pedidos e administrar outros tipos de documentos. 4. Não deixe de especificar um método para enviar os documentos de resposta a pedidos (confirmações e avisos de entrega). 5. Finalmente, defina suas preferências para receber notificações e especifique um ou mais usuários para recebê-las. Copyright 2015 Ariba, Inc. Todos os direitos reservados. Ariba é uma empresa da SAP. 13

14 CONFIGURAÇÕES DA CONTA: Encaminhamento de faturas eletrônicas 1. Para indicar como deseja receber faturas de seus clientes no Ariba, acesse a guia de navegação do administrador e clique em Encaminhamento de faturas eletrônicas em Configurações da rede. 2. Escolha o método preferido de encaminhamento de faturas on-line, cxml ou EDI na caixa suspensa. 3. Clique nas notificações de fatura que deseja receber e relacione os s para os quais devem ser enviadas. 4. Em Informações e configurações de perfil estendido, defina as opções e insira o texto para descrever sua política de documentos de faturamento. 14 Copyright 2015 Ariba, Inc. Todos os direitos reservados. Ariba é uma empresa da SAP.

15 5. O Ariba Network lhe permite receber, validar e transformar notas fiscais e transmiti-las para organizações compradoras. Clique na guia Notas fiscais para especificar as informações necessárias para gerar as notas fiscais. 6. Na mesma página, a seção Arquivo de faturas lhe dá a opção de arquivar as faturas; clique em Configurar arquivo de faturas para especificar suas preferências. Também é possível manter as configurações padrões, para que suas faturas permaneçam visíveis na caixa de saída. 7. Se preferir arquivar as faturas e quiser fazer o download, acesse o painel Início, clique na guia Caixa de saída e, depois, clique em Faturas arquivadas. 8. Na coluna Ações, clique no hiperlink Download ao lado das linhas das faturas que deseja salvar em seu computador. Observação: O Ariba Network exclui automaticamente documentos de transações expiradas depois de 18 meses e faturas arquivadas em formato ZIP depois de 3 meses. Copyright 2015 Ariba, Inc. Todos os direitos reservados. Ariba é uma empresa da SAP. 15

16 DOCUMENTAÇÃO ON-LINE Para informações mais detalhadas e instruções passo a passo sobre como gerenciar efetivamente sua conta AribaNetwork, clique em Documentação na parte inferior do painel Comunidade de intercâmbio entre usuários do Ariba, que aparece à direita de qualquer página de sua conta, e que leva você para o Centro de aprendizagem, em que é possível escolher dentre as opções disponíveis. Se as páginas de seu aplicativo ainda não foram habilitadas com o painel Comunidade de intercâmbio entre usuários do Ariba*, clique em Ajuda Centro de ajuda no canto superior direito de qualquer página de sua conta e, depois, clique em Aprendizagem ou Centro de aprendizagem e escolha entre os tópicos relacionados. Observação: Embora você possa acessar os serviços de documentação e de suporte on-line sem efetuar login em sua conta do Ariba Network, menos opções estarão disponíveis. ARIBA NETWORK SUPORTE Para obter suporte, clique em Suporte na parte inferior do painel Comunidade de intercâmbio entre usuários do Ariba, que aparece à direita de qualquer página de sua conta. Isso leva você para o Centro de suporte, em que você pode encontrar respostas para suas perguntas além de opções para entrar diretamente em contato com a equipe de Suporte ao consumidor. Se as páginas de seu aplicativo ainda não estiverem habilitadas com o painel Comunidade de intercâmbio entre usuários do Ariba, cique em Ajuda Centro de ajuda localizado no canto superior direito de qualquer página de sua conta, depois clique em Suporte ou Centro de suporte. Lá você pode encontrar respostas às suas perguntas além de opções para entrar diretamente em contato com a equipe de Suporte ao cliente. * O painel Comunidade de intercâmbio entre usuários do Ariba está disponível em chinês (simplificado), inglês, francês, alemão, italiano, japonês, coreano, polonês, português (brasileiro), russo, e espanhol. 16 Copyright 2015 Ariba, Inc. Todos os direitos reservados. Ariba é uma empresa da SAP.