Gerenciando orçamentos em soluções de compras da Ariba Ariba Procurement Content Ariba Procure-to-Pay Ariba Procure-to-Order

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1 Ariba CUSTOMER (CLIENTE) Gerenciando orçamentos em soluções de compras da Ariba Ariba Procurement Content Ariba Procure-to-Pay Ariba Procure-to-Order

2 Conteúdo....3 Sobre verificações de orçamento em soluções de compras da Ariba....3 Diagrama de fluxo de trabalho: processo de aprovação de orçamento para uma requisição Situações típicas de verificação de orçamento Sobre a reserva de fundos para requisições....6 Verificações de orçamento em requisições importadas....6 Verificações de orçamento em requisições alteradas e canceladas....7 Verificações de orçamento em requisições recusadas....7 Verificações de orçamento em requisições colaborativas....7 Fazendo corresponder orçamentos com base em períodos contábeis....8 Período contábil com base na data Atrasar compra até....8 Período contábil com base na data esperada de entrega....9 Gerenciando condições de erro de verificação de orçamento Situações em que um aprovador de orçamentos é adicionado ao fluxo de aprovação de requisições Situações em que um aprovador de orçamentos não é adicionado ao fluxo de aprovação de requisições Gerenciando uma requisição sem correspondência de orçamentos Gerenciando uma requisição com vários orçamentos correspondentes Gerenciando uma requisição quando o valor excede o valor total disponível Sobre avisos de verificação de orçamento Fórmula de valor de orçamento disponível Relatórios de orçamento C U S T O M E R ( C L I E N T E ) Conteúdo

3 Gerenciando orçamentos em soluções de compras da Ariba Dependendo de como a sua Solução Ariba Procurement estiver configurada, você pode validar requisições para orçamentos usando um dos seguintes recursos: Verificações de orçamento em itens de requisição em relação a dados de orçamento carregados do sistema ERP para a Solução Ariba Procurement: Nesse caso, como os dados de orçamento são armazenados no sistema ERP e na Solução Ariba Procurement, eles precisam ser sincronizados entre os dois sistemas. Verificações de orçamento em sistemas ERP externos: Refere-se a verificações de orçamento em tempo real para validar requisições em relação a informações de orçamento hospedadas em sistemas ERP externos. Nesse caso, os dados de orçamento são mantidos somente nos sistemas externos. Para sites ativados para a verificação de orçamento na Solução Ariba Procurement e a verificação de orçamento em sistemas externos, a capacidade de executar verificações de orçamento na Solução Ariba Procurement é automaticamente desativada, a partir da data que é especificada para ativar a verificação de orçamento em sistemas externos. As informações nestes tópicos são aplicáveis para executar verificações de orçamento na Solução Ariba Procurement. Se o seu site estiver configurado para verificações de orçamento em um sistema ERP externo, consulte o tópico Verificação de orçamento em sistemas externos. Sobre verificações de orçamento em soluções de compras da Ariba [página 3] Fazendo corresponder orçamentos com base em períodos contábeis [página 8] Gerenciando condições de erro de verificação de orçamento [página 9] Fórmula de valor de orçamento disponível [página 18] Relatórios de orçamento [página 18] Sobre verificações de orçamento em soluções de compras da Ariba As organizações definem orçamentos para controlar as despesas em que incorrem ao comprar material ou serviços. Os orçamentos estão definidos e implementados em vários níveis organizacionais e de contabilidade, como projetos, contas contábeis, centros de custo e ordens internas ou em uma combinação de vários desses níveis nas empresas. A funcionalidade Verificação de orçamento é uma funcionalidade padrão em Ariba Procure-to-Pay e um serviço opcional com base em taxas em Ariba Procure-to-Order. Se você for um cliente de Ariba Procure-to-Order e estiver interessado na funcionalidade Verificação de orçamento, entre em contato com seu representante de vendas Ariba. C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 3

4 Os orçamentos estão definidos e implementados em vários níveis organizacionais e de contabilidade, como Projetos, Contas contábeis, Centros de custo e Ordens internas ou em uma combinação destes níveis. Um orçamento abrange um conjunto de itens de orçamento. Cada item é uma combinação exclusiva de campos contábeis e um período do orçamento. Para cada combinação é definido um valor de alocação. Todos os valores de requisição e pedido de compra são controlados com relação ao valor alocado que está especificado para uma determinada combinação contábil (campos contábeis e período do orçamento). O recurso de verificação de orçamento executa validações para garantir que existe um orçamento adequado disponível e que esse orçamento está associado a uma requisição quando a requisição é criada. As requisições podem ser enviadas para aprovação somente quando a verificação de orçamento é bem sucedida. O recurso de verificação de orçamento identifica e verifica cada rateio contábil em um item de linha da requisição em relação a um código do orçamento exclusivo. Quando este recurso está ativado no seu site, as verificações de orçamento são executadas para as requisições que são criadas em Ariba Procure-to-Pay e Ariba Procure-to- Order por padrão. O fluxo de aprovação para requisições enviadas se baseia na configuração de seu recurso de verificação de orçamento. Suas requisições: Não têm permissão para ser enviadas se a verificação de orçamento falhar. São enviadas, mas o aprovador de orçamentos é adicionado ao fluxo de aprovação. Os usuários que pertencem aos grupos Gerenciador de orçamentos e Aprovador de orçamentos podem procurar por orçamentos usando vários filtros de pesquisa. Os aprovadores de orçamentos podem exibir, modificar, aprovar ou recusar requisições. Você pode configurar seu site para redefinir o gráfico de aprovação (excluindo todos os nós de aprovação) ou optar por manter todos os nós de aprovação existentes e anexar nós adicionais (aprovadores pós-colaboração) ao fluxo de aprovação, se necessário. Para configurar esse recurso, peça ao seu contato de suporte designado para registrar uma solicitação de serviço e um representante do suporte ao cliente Ariba irá acompanhar isso para concluir a solicitação. Informações relacionadas Diagrama de fluxo de trabalho: processo de aprovação de orçamento para uma requisição [página 5] 4 C U S T O M E R ( C L I E N T E )

5 Diagrama de fluxo de trabalho: processo de aprovação de orçamento para uma requisição O diagrama a seguir fornece uma visão geral do processo de aprovação de orçamento quando você gerencia orçamentos na Solução Ariba Procurement: Situações típicas de verificação de orçamento Seguem-se algumas situações típicas que descrevem como as requisições são gerenciadas no fluxo de trabalho de compras se o seu site estiver ativado para verificações de orçamento na Solução Ariba Procurement: Se um usuário retirar a requisição: O valor especificado em uma requisição é reservado no orçamento associado quando a requisição é enviada. O valor reservado para uma requisição enviada é liberado automaticamente e é retornado ao valor alocado para o orçamento associado quando o usuário retira a requisição. Se um aprovador editar o valor da requisição para exceder o valor de orçamento alocado: Se uma requisição enviada tiver passado na verificação de orçamento, mas um aprovador editar o valor da requisição para exceder o valor alocado, a Solução Ariba Procurement executa novamente uma verificação de orçamento e adiciona um aprovador de orçamentos ao fluxo de aprovação porque a verificação de orçamento falha nesse momento. C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 5

6 Se o período do orçamento vencer enquanto a requisição ainda se encontra no processo de aprovação: Se uma requisição for aprovada após o vencimento do período de orçamento para essa requisição, a Solução Ariba Procurement falha a verificação de orçamento com uma exceção indicando que não foi localizado um orçamento correspondente aos itens de linha da requisição. O aprovador de orçamentos pode depois associar um orçamento válido a essa requisição e aprová-la. Sobre a reserva de fundos para requisições Se o seu site estiver ativado para verificações de orçamento na Solução Ariba Procurement, sempre que uma requisição for enviada, será feita a correspondência aos orçamentos existentes. Para reservar fundos para a requisição, cada linha de rateio (ou item de linha, se o rateio contábil não for usado) corresponde a um orçamento exclusivo. Se forem encontrados fundos suficientes no(s) orçamento(s), os fundos serão reservados e se tornarão indisponíveis para qualquer outra compra. Se os fundos não estiverem disponíveis, será adicionado um aprovador de orçamentos ao fluxo de aprovação e este aprovador de orçamentos poderá executar a ação apropriada na requisição. Quando esta requisição estiver aprovada e tiverem sido criadas um ou mais pedidos de compras a partir da requisição, os fundos que estiverem reservados serão antecipados (pedidos). Se a requisição for alterada a qualquer momento, a verificação de orçamento será executada novamente na parte alterada da requisição. Se a requisição for cancelada, os fundos reservados para a requisição são liberados de volta para a alocação de orçamento. Cada orçamento tem um valor alocado para um período contábil. Adicionalmente, os orçamentos podem ter uma porcentagem de tolerância definida. O valor total alocado para um período contábil é o valor alocado especificado para o período contábil mais o valor de tolerância. O valor total disponível para o período do orçamento é derivado da seguinte forma: Valor disponível em um período = Valor alocado + Valor de ajuste - [Valor reservado (de requisições) + Valor consumido (dos pedidos de compra) Reserva de orçamento para impostos, débitos e descontos em requisições Se forem aplicados impostos, débitos ou descontos a uma requisição, o orçamento será reservado para o valor bruto da requisição que inclui o valor do imposto, do débito e do desconto na requisição. Por padrão, os impostos e débitos aplicados a um item de linha da requisição têm os mesmos detalhes contábeis que o item de linha. Se a contabilidade rateada for usada para um item de linha, os respectivos valores de imposto e de débito serão rateados na mesma proporção que o valor do item de linha. O orçamento é reservado para os valores de imposto e de débito da requisição, usando os detalhes contábeis do item de linha pai. Se o código do imposto aplicado a um item de linha de requisição tiver um componente de imposto dedutível, o orçamento não será reservado para o componente de imposto dedutível. Se o código do imposto aplicado a um débito tiver um componente de imposto dedutível, o componente de imposto dedutível usará os detalhes contábeis do item de linha da requisição e será reservado um orçamento para ele. Verificações de orçamento em requisições importadas Na configuração padrão para um site ativado para verificações de orçamento na Solução Ariba Procurement, as requisições importadas não são validadas em relação a um orçamento. Você pode optar por ativar o recurso de 6 C U S T O M E R ( C L I E N T E )

7 verificação de orçamento para requisições importadas. Para ativar esse recurso, peça ao seu contato de suporte designado que registre uma solicitação de serviço e um representante do suporte ao cliente Ariba entrará em contato com você. Quando esse recurso é ativado, as requisições importadas passam por validações de verificação de orçamento da mesma forma que as requisições que são criadas na Solução Ariba Procurement. Verificações de orçamento em requisições alteradas e canceladas Para um site ativado para verificações de orçamento na Solução Ariba Procurement, se uma requisição enviada antes da data de ativação do orçamento for alterada, a verificação de orçamento é realizada somente para os itens alterados na requisição. Ou seja, se o valor da linha de rateio tiver aumentado, o orçamento será somente consumido para o valor aumentado, mas se o valor tiver diminuído, não haverá impacto no orçamento associado. Se a requisição for enviada após a data de ativação do orçamento e tiver fundos reservados de um orçamento, e o valor do pedido for aumentado, o orçamento será reservado para o valor aumentado. Se o valor da compra for reduzido, o valor correspondente (o valor reduzido) no pedido será liberado de volta para o valor de alocação do orçamento. A verificação do orçamento trata as requisições e os pedidos de compra cancelados de forma semelhante. Verificações de orçamento em requisições recusadas Se seu site estiver ativado para verificações de orçamento na Solução Ariba Procurement, os fundos que estão reservados para uma requisição não são revertidos automaticamente para a alocação de orçamento se um aprovador recusar a requisição. Os fundos reservados serão liberados de volta para a alocação do orçamento somente quando o solicitante retirar a requisição. Se o solicitante reenviar uma requisição retirada ou recusada sem alterações, essa requisição não passará novamente por uma verificação de orçamento. Verificações de orçamento em requisições colaborativas Para um site ativado para verificações de orçamento na Solução Ariba Procurement, as requisições colaborativas só passam por verificações de orçamento no final da fase de colaboração. Isso significa que os fundos de orçamentos associados são consumidos somente quando você clica em Concluir colaboração Enviar. Por exemplo, considere uma situação em que você criou uma requisição com duas linhas: L1 - linha colaborativa associada ao orçamento BC-01 L2 - linha não colaborativa associada ao orçamento BC-02 No exemplo acima, os acumuladores de orçamento (valores disponíveis e consumidos) para L1 e L2 são atualizados e exibidos somente depois de você aceitar a proposta para L1, concluir a colaboração e enviar a requisição. C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 7

8 Se uma requisição falhar a verificação do orçamento, você terá ou não permissão para enviar a requisição (dependendo de como o recurso de verificação de orçamento tiver sido configurado em seu site). Limitações nas verificações de orçamento em requisições colaborativas A guia Orçamentos lista os orçamentos disponíveis (na fase de pré-colaboração) com base nas seleções efetuadas para cada linha da requisição. Após o envio inicial, os detalhes do orçamento associado são exibidos, mas os acumuladores de orçamento (valores solicitados, disponíveis e consumidos do orçamento associado) não são atualizados nessa página até você clicar em Concluir colaboração Enviar, e a verificação do orçamento ser bem-sucedida. A guia Orçamentos fornece detalhes de orçamento precisos somente depois de a fase de colaboração estar concluída e você ter enviado a requisição. As linhas da requisição não são atualizadas com os detalhes da proposta aceita até você concluir a colaboração. Os valores e os detalhes relacionados da proposta aceita são refletidos nas linhas da requisição somente depois de você ter aceito a proposta, concluído a colaboração e enviado a requisição. Fazendo corresponder orçamentos com base em períodos contábeis Durante as verificações de orçamento na Solução Ariba Procurement, a Solução Ariba Procurement identifica um código de orçamento que corresponde à requisição e associa um período contábil apropriado à linha de requisição. Os fundos para esse item de linha estão reservados para o período contábil selecionado do código do orçamento. A Solução Ariba Procurement seleciona o período contábil com base em um dos dois valores seguintes na requisição: Data Atrasar compra até Data esperada de entrega Período contábil com base na data Atrasar compra até Na configuração padrão, a solução Ariba Procurement seleciona o período contábil com base na data especificada no campo Atrasar compra até no cabeçalho da requisição. Ou seja, se você tiver especificado essa 8 C U S T O M E R ( C L I E N T E )

9 data, a solução Ariba Procurement associará a requisição a (e reserva fundos de) um período contábil que corresponde à data Atrasar compra até. Se você não tiver especificado um valor no campo Atrasar compra até, a solução Ariba Procurement considerará automaticamente a data de envio da requisição para identificar o período contábil a ser associado. O pedido de compra é criado na data especificada no campo Atrasar compra até na requisição, mas os fundos são reservados a partir do período contábil correspondente do código de orçamento correspondente na data em que a requisição é enviada. Período contábil com base na data esperada de entrega Você pode optar por configurar a solução Ariba Procurement para identificar e associar um período contábil com base na Data esperada de entrega no item de linha da requisição, em vez do valor Atrasar compra até (o comportamento padrão). Para configurar esse comportamento, peça ao seu contato de suporte designado que registre uma solicitação de serviço e um representante do suporte ao cliente Ariba entrará em contato com você. Se a solução Ariba Procurement estiver configurar de modo a considerar a data esperada de entrega para associar um período contábil ao item de linha da requisição, isto prevalece sobre o comportamento padrão de consideração da data Atrasar compra até. O pedido de compra é criado assim que a requisição for aprovada, mesmo que você tenha especificado uma Data esperada de entrega futura. Se o fornecedor não aderir à Data esperada de entrega ao entregar os materiais ou serviços, essas entregas poderão não corresponder ao período contábil a partir do qual os fundos foram reservados. Se você não tiver especificado uma Data esperada de entrega no nível do item de linha da requisição, a solução Ariba Procurement considera a data Atrasar compra até (especificada no nível do cabeçalho da requisição) para associar um período contábil apropriado. Limitações A data esperada de entrega especificada no nível do cabeçalho da requisição não é considerada pela solução Ariba Procurement na identificação ou associação de um período contábil correspondente. Gerenciando condições de erro de verificação de orçamento Uma requisição, quando enviada, é validada em relação a muitos atributos de verificação de orçamento. A experiência do usuário durante um processo de verificação de orçamento da requisição se baseia na configuração da verificação de orçamento. Essa configuração determina as condições em que as validações de C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 9

10 verificação de orçamento falham (impedindo envios de requisições) e também as condições em que as requisições podem ser enviadas. Quando uma requisição falha nas verificações de orçamento na Solução Ariba Procurement, um aprovador de orçamentos é adicionado ao fluxo de aprovação da requisição em uma das seguintes condições de erro: Não existem orçamentos que correspondam à requisição Existem vários orçamentos que correspondam à requisição O valor excede o valor total disponível (ou seja, o valor disponível + valor de tolerância) no orçamento associado O valor de requisição excede o limite orçamentário associado Limitações Isto se trata mais de um aviso do que de uma condição para falha. A verificação de orçamento nesta instância continua sendo bem sucedida, mas com mensagens de aviso. O aprovador de orçamentos que é adicionado ao fluxo de trabalho pode depois realizar a ação apropriada. As seções a seguir fornecem informações sobre situações que determinam se o aprovador de orçamentos é adicionado ao fluxo de aprovação da requisição e as tarefas que um aprovador de orçamentos deve realizar para resolver erros. Informações relacionadas Gerenciando uma requisição sem correspondência de orçamentos [página 13] Gerenciando uma requisição com vários orçamentos correspondentes [página 14] Gerenciando uma requisição quando o valor excede o valor total disponível [página 15] Sobre avisos de verificação de orçamento [página 16] Situações em que um aprovador de orçamentos é adicionado ao fluxo de aprovação de requisições A tabela a seguir lista situações em que um aprovador de orçamentos é adicionado ao fluxo de aprovação de uma requisição quando a requisição passa por verificações de orçamento na Solução Ariba Procurement. A única exceção em que um aprovador de orçamentos não é adicionado, mesmo quando a regra do aprovador de orçamentos é aplicada, é quando a requisição tem um contrato associado a ela. Nesta situação, um aprovador de orçamentos não é adicionado ao fluxo de aprovação, mesmo que a verificação do orçamento falhe. 10 C U S T O M E R ( C L I E N T E )

11 Atributo de orçamento ausente Configurado para falhar verificação de orçamento quando nenhum orçamento é encontrado? Configurado para permitir envio de requisição em caso de erro? Resultado Um código de orçamento não está definido Sim Sim Você vê uma mensagem de aviso, mas pode enviar a requisição. O aprovador de orçamentos é adicionado ao fluxo de aprovação. Um código de orçamento não está definido Um código de orçamento não está definido Um código de orçamento não está definido O código de orçamento está definido, mas não tem um período correspondente O código de orçamento está definido, mas não tem um período correspondente O código de orçamento está definido, mas não tem um período correspondente O código de orçamento está definido, mas não tem um período correspondente O orçamento tem um período correspondente, mas nenhum valor de alocação O orçamento tem um período correspondente, mas nenhum valor de alocação O orçamento tem um período correspondente, mas nenhum valor de alocação O orçamento tem um período correspondente, mas nenhum valor de alocação Não Sim Você não vê mensagens de aviso ou de erro e pode enviar a requisição. Sim Não Você vê uma mensagem de erro. Você não pode enviar a requisição sem resolver o erro. Não Não Não existem mensagens de aviso ou de erro e você pode enviar a requisição. Sim Sim Você vê uma mensagem de aviso, mas pode enviar a requisição. O aprovador de orçamentos é adicionado ao fluxo de aprovação. Não Sim Você não vê mensagens de aviso ou de erro e pode enviar a requisição. Sim Não Você vê uma mensagem de erro. Você não pode enviar a requisição sem resolver o erro. Não Não Não existem mensagens de aviso ou de erro e você pode enviar a requisição. Sim Sim Você vê uma mensagem de aviso, mas pode enviar a requisição. O aprovador de orçamentos é adicionado ao fluxo de aprovação. Não Sim Você vê uma mensagem de aviso e pode enviar a requisição. O aprovador de orçamentos é adicionado ao fluxo de aprovação. Sim Não Você vê uma mensagem de erro. Você não pode enviar a requisição sem resolver o erro. Não Não Você vê uma mensagem de erro. Você não pode enviar a requisição sem resolver o erro. C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 11

12 Informações relacionadas Situações em que um aprovador de orçamentos não é adicionado ao fluxo de aprovação de requisições [página 12] Situações típicas de verificação de orçamento [página 5] Situações em que um aprovador de orçamentos não é adicionado ao fluxo de aprovação de requisições A tabela a seguir lista situações em que um aprovador de orçamentos não é adicionado ao fluxo de aprovação de uma requisição quando a requisição passa por verificações de orçamento na Solução Ariba Procurement. Atributo de orçamento ausente Configurado para falhar verificação de orçamento quando nenhum orçamento é encontrado? Configurado para permitir envio de requisição em caso de erro? Resultado Um código de orçamento não está definido Um código de orçamento não está definido Um código de orçamento não está definido Um código de orçamento não está definido O código de orçamento está definido, mas não tem um período correspondente O código de orçamento está definido, mas não tem um período correspondente O código de orçamento está definido, mas não tem um período correspondente O código de orçamento está definido, mas não tem um período correspondente O orçamento tem um período correspondente, mas nenhum valor de alocação O orçamento tem um período correspondente, mas nenhum valor de alocação Sim Sim Você vê uma mensagem de aviso, mas pode enviar a requisição. Não Sim Você não vê mensagens de aviso ou de erro e pode enviar a requisição. Sim Não Você vê uma mensagem de erro. Você não pode enviar a requisição sem resolver o erro. Não Não Não existem mensagens de aviso ou de erro e você pode enviar a requisição. Sim Sim Você vê uma mensagem de aviso, mas pode enviar a requisição. Não Sim Você não vê mensagens de aviso ou de erro e pode enviar a requisição. Sim Não Você vê uma mensagem de erro. Você não pode enviar a requisição sem resolver o erro. Não Não Não existem mensagens de aviso ou de erro e você pode enviar a requisição. Sim Sim Você vê uma mensagem de aviso, mas pode enviar a requisição. Não Sim Você vê uma mensagem de aviso e pode enviar a requisição. 12 C U S T O M E R ( C L I E N T E )

13 Atributo de orçamento ausente Configurado para falhar verificação de orçamento quando nenhum orçamento é encontrado? Configurado para permitir envio de requisição em caso de erro? Resultado O orçamento tem um período correspondente, mas nenhum valor de alocação O orçamento tem um período correspondente, mas nenhum valor de alocação Sim Não Você vê uma mensagem de erro. Você não pode enviar a requisição sem resolver o erro. Não Não Você vê uma mensagem de erro. Você não pode enviar a requisição sem resolver o erro. Informações relacionadas Situações em que um aprovador de orçamentos é adicionado ao fluxo de aprovação de requisições [página 10] Situações típicas de verificação de orçamento [página 5] Gerenciando uma requisição sem correspondência de orçamentos Este procedimento é aplicável a sites ativados para a verificação de orçamento na Solução Ariba Procurement. Pré-requisitos Você deve ser um membro do grupo Aprovador de orçamentos para gerenciar uma requisição sem correspondência de orçamentos. Uma requisição falha a verificação do orçamento, se não tiver nenhum orçamento associado. Quando uma requisição é enviada e a verificação de orçamento falha com uma mensagem de erro que informa que não foi localizado um orçamento no período contábil para um item de linha na requisição, o grupo Aprovador de orçamentos é adicionado ao fluxo de aprovação automaticamente. A página Orçamentos fornece as informações contábeis para cada item de linha e os motivos para a falha da verificação do orçamento. Procedimento 1. No painel de instrumentos, clique no número de requisições no bloco de ação Minhas requisições. 2. Na página Resultados de pesquisa, clique na requisição que falhou na verificação de orçamento. 3. Na guia Resumo, clique em Editar detalhes do orçamento. C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 13

14 A página Orçamentos é exibida. 4. Clique em Ações e selecione uma das seguintes opções: Ignorar verificação de orçamento: Substitui a falha da verificação do orçamento sem atribuir um orçamento e forçar a requisição, mesmo que um orçamento não esteja associado ao item de linha. Limitações Isto pode ser útil, se não existirem orçamentos definidos para um determinado período do orçamento. Atribuir orçamento: Atribui um orçamento apropriado para o item de linha da requisição. 5. Clique em Atribuir orçamento na página que aparece, procure e selecione um orçamento apropriado e clique em Atribuir. Limitações A Solução Ariba Procurement só lista os códigos de orçamento associados à mesma unidade de compra (UC) que a requisição juntamente com os códigos de orçamento associados a todas as unidades de compra e os códigos de orçamento que não estão associados a uma UC. O orçamento selecionado está agora atribuído ao item de linha da requisição. O sinal de exclamação vermelho correspondente ao item de linha indica que foi realizada uma ação. O status de verificação do orçamento é agora lido como bem sucedido. 6. Clique em Salvar e aprove a requisição. Gerenciando uma requisição com vários orçamentos correspondentes Este procedimento é aplicável a sites ativados para a verificação de orçamento na Solução Ariba Procurement. Pré-requisitos Você deve ser um membro do grupo Aprovador de orçamentos para gerenciar uma requisição com vários orçamentos correspondentes. Uma verificação de orçamento falha, se existirem vários códigos de orçamento que correspondam aos detalhes contábeis do item de linha da requisição. Quando uma verificação de orçamento falha com uma mensagem de erro, indicando que não existe nenhum código do orçamento exclusivo que corresponda ao item de linha da requisição, o grupo Aprovador de orçamentos é adicionado ao fluxo de aprovação automaticamente. Um aprovador de orçamentos deve corrigir o erro selecionando um orçamento apropriado. 14 C U S T O M E R ( C L I E N T E )

15 Procedimento 1. No painel de instrumentos, clique no número de requisições no bloco de ação Minhas requisições. 2. Na página Resultados de pesquisa, clique na requisição que falhou na verificação de orçamento. 3. Na guia Resumo, clique em Editar detalhes do orçamento. 4. Na página Orçamentos, clique em Ações para optar por uma das seguintes ações: Ignorar verificação de orçamento: Substitui a falha da verificação do orçamento sem atribuir um orçamento e forçar a requisição, mesmo que um orçamento não esteja associado ao item de linha. Isto pode ser uma opção, se não forem definidos orçamentos para esse determinado período do orçamento. Atribuir orçamento: Atribui um orçamento apropriado para o item de linha da requisição. Orçamento dentre várias correspondências: Atribui um orçamento ao item de linha da requisição a partir de várias correspondências disponíveis. O link Ações na página Orçamentos está disponível somente se você pertencer ao grupo Aprovador de orçamentos. 5. Na página Selecionar dentre várias correspondências, selecione um orçamento apropriado e clique em Atribuir. 6. Clique em Salvar e, em seguida, em Aprovar. Gerenciando uma requisição quando o valor excede o valor total disponível Este procedimento é aplicável a sites ativados para a verificação de orçamento na Solução Ariba Procurement. Pré-requisitos Você deve pertencer ao grupo Aprovador de orçamentos para acessar a guia Orçamentos e gerenciar as requisições com os valores que excedem o valor total disponível. Uma verificação de orçamento falha quando o valor de requisição excede o valor total disponível para um período do orçamento. Quando uma verificação de orçamento falha com uma mensagem de erro indicando que o orçamento associado não tem fundos suficientes, o grupo Aprovador de orçamentos é adicionado ao fluxo de aprovação automaticamente. O valor total disponível é calculado como o total do valor alocado e a porcentagem de tolerância que é indicada para esse orçamento. C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 15

16 A tolerância do orçamento é calculada e aplicada no valor total alocado para um orçamento. Por exemplo, se um período do orçamento tiver um valor alocado de US$ 1000 e uma tolerância de 10%, e uma requisição consumir US$ 800 desse orçamento, a tolerância não é calculada no valor restante no orçamento, mas no valor alocado originalmente de US$ Ou seja, quando um usuário cria outra requisição para o mesmo código do orçamento, o valor disponível para o consumo é US$ 300 (os US$ 200 restantes mais 10% de US$ 1000). Da mesma forma, se um orçamento tiver um valor alocado de US$ 100 e o limite de tolerância tiver sido definida como 10%, o valor total disponível para esse orçamento será US$ 110 ( % do valor alocado). Se o valor de requisição exceder US$ 110, a verificação de orçamento falhará. Como aprovador de orçamentos, você pode editar a requisição para ignorar a verificação de orçamento e aprovar a requisição ou atribuir um orçamento diferente. Procedimento 1. No painel de instrumentos, clique no número de requisições no bloco de ação Minhas requisições. 2. Na página Resultados de pesquisa, clique na requisição que falhou na verificação de orçamento. 3. Na guia Resumo, clique em Editar detalhes do orçamento. A página Orçamentos é exibida. 4. Na página que aparece, vá para a guia Orçamentos. Clique em Ações para realizar a ação apropriada. Aqui, você pode optar por fazer o seguinte: Ignorar verificação de orçamento: Substitui a falha da verificação do orçamento sem atribuir um orçamento e forçar a requisição, mesmo que um orçamento não esteja associado ao item de linha. Isto pode ser uma opção, se não forem definidos orçamentos para esse determinado período do orçamento. Atribuir orçamento: Atribui um orçamento apropriado para o item de linha da requisição. 5. Clique em Atribuir orçamento. Na janela pop-up que é exibida selecione um orçamento apropriado a partir da lista disponível. 6. A página é atualizada com o novo status e a verificação de orçamento é bem sucedida. Clique em Salvar. 7. Na página Fluxo de aprovação que aparece, clique em Aprovar. Sobre avisos de verificação de orçamento Um aviso não é uma condição de erro. Os avisos são exibidos para notificar o usuário de uma potencial falha na verificação de orçamento no futuro, se não forem tomadas medidas adequadas no momento certo. 16 C U S T O M E R ( C L I E N T E )

17 Você pode enviar uma requisição para aprovação mesmo que as verificações de orçamento na Solução Ariba Procurement resultem em um aviso. Uma situação típica em que a verificação do orçamento é bem-sucedida mas resulta em um aviso é quando o valor da requisição está próximo do limite orçamentário. Os limites são definidos quando os orçamentos são configurados. Por padrão, um orçamento é configurado para ter uma porcentagem limite de 80%. Ou seja, se um orçamento tiver um valor alocado de US$ 100, 80% desse valor alocado (US$ 80) é definido como o valor limite. Isso significa que quando o valor da requisição para esse orçamento alcança US$ 80, mesmo que a verificação de orçamento seja bem-sucedida, será exibida uma mensagem de aviso. O grupo Aprovador de orçamentos é adicionado automaticamente ao fluxo de aprovação. Como um aprovador de orçamentos, você pode optar por realizar a ação apropriada nessa requisição. Isso inclui ignorar a verificação de orçamento e aprovar ou recusar a requisição Informações relacionadas Gerenciando requisições com avisos de verificação do orçamento [página 17] Gerenciando requisições com avisos de verificação do orçamento Este procedimento explica como gerenciar uma requisição que tem avisos da verificação de orçamento. Este procedimento é aplicável a sites ativados para a verificação de orçamento na Solução Ariba Procurement. Pré-requisitos Você deve ser um membro do grupo Aprovador de orçamentos para gerenciar as requisições com avisos de verificação do orçamento. Quando um solicitante ou preparador cria e envia uma requisição que tem um valor próximo do valor limite do orçamento associado, é exibida uma mensagem de aviso. Mesmo que a verificação de orçamento seja bem sucedida, o grupo Aprovador de orçamentos é adicionado automaticamente ao fluxo de aprovação. Procedimento 1. No painel de instrumentos, clique no número de requisições no bloco de ação Minhas requisições. 2. Na página Resultados de pesquisa, clique na requisição com um aviso da verificação de orçamento. 3. Na guia Resumo, clique em Editar detalhes do orçamento. A página Orçamentos é exibida. 4. Clique em Ações e selecione uma das seguintes opções: C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 17

18 Ignorar verificação de orçamento: Substitui a falha da verificação do orçamento sem atribuir um orçamento e forçar a requisição, mesmo que um orçamento não esteja associado ao item de linha. Isto pode ser uma opção, se não forem definidos orçamentos para esse determinado período do orçamento. Atribuir orçamento: Atribui um orçamento apropriado para o item de linha da requisição. O link Ações na página Orçamentos está disponível somente se você pertencer ao grupo Aprovador de orçamentos. 5. Para aprovar a requisição sem executar uma ação, clique em Aprovar na guia Resumo da requisição. 6. Para rejeitar a requisição, clique em Recusar. Resultados Se você rejeitar a requisição, o valor requisitado (ou acumulado) será revertido para o orçamento associado somente quando a requisição recusada for retirada (pelo solicitante ou preparador). Fórmula de valor de orçamento disponível A fórmula usada para calcular o valor disponível em um orçamento quando as requisições são enviadas é: Valor disponível = Valor alocado - (Reservado + Consumido) + Valor do ajuste + Tolerância Relatórios de orçamento Os sites ativados para verificações de orçamento na Solução Ariba Procurement incluem um relatório predefinido chamado Relatório de análise de orçamento. Este relatório fornece informações sobre todos os orçamentos ativos e disponíveis na solução de compras. Isso inclui todas as transações (requisições que são enviadas, aprovadas, alteradas, canceladas e retiradas) que tenham valores consumidos dos orçamentos correspondentes e o valor disponível total para cada orçamento. Os usuários associados aos grupos Gerente de relatórios e Gerenciador de orçamentos podem acessar esse relatório. 18 C U S T O M E R ( C L I E N T E )

19 Avisos de isenção importantes em aspectos legais Amostras de codificação Qualquer codificação de software e/ou linhas/strings de códigos ("Código") incluídas nessa documentação são apenas exemplos e não estão destinadas a serem utilizadas em um ambiente de sistema de produção. O Código serve apenas para explicar e visualizar melhor a sintaxe e regras de criação de frases da codificação determinada. A SAP não garante a exatidão e integridade do Código fornecido aqui, e a SAP não está sujeita a erros ou danos causados pela utilização do Código, exceto se tais danos forem causados pela SAP intencionalmente ou fruto de negligência grosseira. Acessibilidade As informações contidas na documentação SAP representam a visão atual da SAP sobre os critérios de acessibilidade a partir da data de publicação; não são de maneira alguma diretrizes de vinculação sobre como garantir acessibilidade dos produtos de software. A SAP nega especificamente qualquer responsabilidade com respeito a esse documento. No entanto, esse aviso de isenção não se aplica em casos de negligência grosseira ou transgressão deliberada da SAP. Nenhuma obrigação ou compromisso é formada diretamente ou indiretamente por esse documento. Linguagem neutra em relação a gênero Na medida do possível, a documentação da SAP é neutra em relação ao sexo. Dependendo do contexto, o leitor será abordado diretamente com "você", ou um substantivo neutro (como "pessoa de vendas" ou "dias úteis") é utilizado. Entretanto, se ao se referir a ambos os sexos, a terceira pessoa do singular não puder ser evitada ou um substantivo neutro não existir, a SAP reservará o direito de utilizar a forma masculina do substantivo ou pronome. Isso garante que a documentação permaneça compreensível. Hyperlinks da Internet A documentação da SAP pode conter hyperlinks para a Internet. Esses hyperlinks servem como dica de onde localizar informações relacionadas. A SAP não garante a disponibilidade e exatidão dessas informações relacionadas ou a aptidão de servir a um propósito específico. A SAP não se responsabiliza por qualquer dano causado pela utilização dessas informações relacionadas a menos que tais danos sejam causados por negligência grosseria ou transgressão deliberada da SAP. Em relação à classificação do link, consulte: Avisos de isenção importantes em aspectos legais C U S T O M E R ( C L I E N T E ) 19

20 Copyright 2016 Ariba, Inc. All rights reserved. A presente documentação, assim como todas as soluções, os softwares e/ou serviços da Ariba aqui descritos contêm informações confidenciais. Eles são fornecidos sob licença ou outro contrato contendo restrições de uso e divulgação, bem como são protegidos por direitos autorais, patentes e/ou outras normas aplicáveis à propriedade intelectual. Salvo conforme autorizado por um, as partes não podem reproduzir ou transmitir, de nenhuma forma, por qualquer meio, eletronicamente, mecanicamente ou de outro modo, qualquer parte do documento sem o consentimento prévio e por escrito da Ariba, Inc. A Ariba, Inc. não se responsabiliza por eventuais imprecisões ou erros contidos na documentação. As informações contidas na documentação estão sujeitas a alteração sem notificação prévia. A Ariba e os produtos e serviços da Ariba aqui mencionados, bem como seus respectivos logotipos, são marcas ou marcas registradas da Ariba, Inc. nos Estados Unidos e em outros países. Consulte para obter informações adicionais sobre marcas registradas e notificações. As soluções Ariba Sourcing (On Demand e software) são protegidas por uma ou mais das seguintes patentes, entre outras: Patentes norte-americanas números ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; e Patentes pendentes de registro. Outras soluções Ariba são protegidas por uma ou mais das seguintes patentes: Patentes norte-americanas números , , , , , , , , , , , , , , , , , ; ; ; ; ; e Patentes pendentes de registro. Alguns produtos Ariba podem incluir software de terceiros ou outra propriedade intelectual de terceiros licenciada. Para informações sobre software ou outras propriedades intelectuais licenciadas de terceiros, visite