IMPLANTAÇÃO BÁSICA DE GESTÃO DA QUALIDADE EM EMPRESA JORNALÍSTICA COMUNITÁRIA

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1 IMPLANTAÇÃO BÁSICA DE GESTÃO DA QUALIDADE EM EMPRESA JORNALÍSTICA COMUNITÁRIA Fabio Cica Ciconello 1, Luciano Evaristo da Silveira 2, Luiz Ricardo Foggetti 3 Orientador: Prof. Sandro da Silva Pinto 4. 1,2,3 Acadêmicos do Curso Pós-Graduação Lato Sensu em Gestão da Qualidade e Produtividade Empresarial do Centro Universitário de Lins-Unilins, Lins-SP, Brasil. 4 Coordenador e Docente do Curso Pós-Graduação Lato Sensu em Gestão da Qualidade e Produtividade Empresarial do Centro Universitário de Lins - Unilins, Lins-SP, Brasil. Resumo O objetivo deste trabalho de conclusão de curso de pós-graduação lato sensu em forma de artigo acadêmico é avaliar a estrutura e organização de um jornal comunitário da região noroeste do Estado de São Paulo, através de um estudo de caso. Foram realizadas visitas nas dependências do jornal, principalmente nas áreas administrativas e de redação, onde foi observada a necessidade de implantação básica de conceitos sobre organização e gestão da qualidade. Foram avaliadas as estruturas físicas, organizacional e de planejamento da montagem do jornal. Palavras Chaves: Gestão da Qualidade, Programa 5S e Empresa Jornalística Introdução Criado em 1996 o Jornal D(*), iniciou com circulação as quintas e domingos, sendo que a partir de 2007 passou a ter periodicidade trissemanal, circulando as terças, quintas e domingos, tendo tiragem atual de 1800 a 2000 exemplares por edição. Atua no segmento de jornal impresso (notícias, artigos, coluna social, classificados, entretenimento, esportes, espaço para o leitor etc.) e mantém um site na Internet, no qual publicam resumos de notícias veiculadas na edição impressa, notícias próprias para o site e diversos serviços adicionais. A principal proposta do jornal é ser um agente fiscalizador do poder público, denunciador de irregularidades administrativas e defensor do interesse coletivo, bem como entreter, debater questões de interesse coletivo, interferir no cotidiano (especialmente quando aponta a má qualidade de determinados serviços públicos), prestar serviço de utilidade pública, funcionar como elo entre o cidadão e o poder público ou vice-versa e servir de canal para a divulgação de ideias. Para isto, o mesmo se apoia em três grandes pilares: atender, satisfazer e encantar seus leitores, buscando com isto a fidelização dos clientes, aumentando também a confiança deles com os serviços prestados. Os princípios do Jornal D(*) Para o leitor, o importante é que os serviços oferecidos pelo jornal tenham qualidade visual (boa impressão, textos bem escritos, informações claras) e contextual (ele precisa acreditar naquilo que está lendo). A credibilidade é o principal patrimônio de um jornal. Dela depende a conquista de novos assinantes e anunciantes. Ao divulgar uma empresa, produto, serviço ou marca, o jornal empresta ao anúncio a sua credibilidade. Para garantir a fidelização de seus clientes é necessário compreender melhor suas necessidades e supri-las de forma extraordinária. Só assim os resultados a longo prazo ficarão mais claros, pois os clientes criarão um vínculo maior com sua empresa e um nível elevado de confiança se estabelecerá. A credibilidade conquistada graças ao seu noticiário compromissado com a fidelidade aos fatos e o combate implacável às mazelas administrativas fazem com que o leitor identifique que o jornal defende o interesse coletivo e que lhe será fiel. Este é um dos pontos fortes do jornal.

2 2 O fato de não ser diário é seu principal ponto fraco. Isso o faz perder a atualidade de alguns fatos, noticiados com certo atraso. Ao longo dos anos, conseguiram compensar essa deficiência com pautas mais ricas, textos melhor elaborados e investigação constante para se antecipar a concorrência. As notícias já publicadas em outros veículos de comunicação ganham enfoque diferente e uma riqueza de detalhes que atrai a leitura. Na cidade há um concorrente de circulação regular que circula cinco vezes por semana. Além disso, existem várias publicações eventuais, que se não concorrem diretamente na divulgação de notícias e demais conteúdos, disputam o mercado publicitário com grande voracidade. Além da concorrência com outras mídias impressas (jornais eventuais, revistas, etc.), o jornal enfrenta o crescimento da Internet, que é o meio de comunicação que mais cresce atualmente. Propostas de melhorias Algumas definições básicas de gestão da qualidade (por exemplo, o 5S), não eram praticadas na empresa assim como a proposta de missão não difundida. A importância para uma organização iniciar o processo de gestão da qualidade é definir muito bem seus objetivos, onde estes devem ser determinados na política da qualidade. Esta política deve conter, de forma bem definida e bem difundida, a Missão, Visão e Valores da organização para que todos os funcionários sejam parte desta conquista e cumpram esta política. Para Porto (2008), qualquer organização seja pública ou privada, grande ou pequena, necessita compreender sua missão no mercado e a partir disso estabelecer sua visão para dentro de seus padrões. É importantíssimo respeitar suas características, pois assim poderá encontrar soluções que ajudam a desenvolver e reforçar a sua qualidade organizacional e de seus produtos ou serviços. Os produtos e serviços são os caminhos pelos quais a organização leva para a sociedade a sua missão e a visão orienta o processo de criação deste caminho, estimulando o rompimento com a situação atual e o estado futuro desejado. A Missão deve responder o que a empresa esta disposta a fazer e para quem, onde este propósito deve conciliar suas responsabilidades perante o cliente. A Visão é o que a empresa procura, ou seja, o que a empresa deseja ser futuramente. A visão precisa ser prática e realista (ter realmente a certeza e confiança dos resultados tangíveis que pretende conquistar). Os Valores devem conter em seu princípio fundamental critérios que servirão de guia para que o comportamento, atitudes e decisões para que qualquer pessoa da empresa execute as missões e visões definidas. Porto (2008) ainda define que é de fundamental importância monitorar e compreender as necessidades de mudanças comportamentais da sociedade. Da mesma forma é necessário que a missão seja respeitada e que a pressão emocional pertinente às visões desafiadoras seja suportada. Segundo Juran (1989), é necessário que os seguintes passos sejam seguidos a fim de se obter a qualidade: - Promover a conscientização da necessidade e oportunidade de melhorias. - Estabelecer metas de melhoramentos. - Organizar para atingir as metas: criar um conselho de qualidade, identificar problemas, selecionar projetos, formar grupos e equipes, coordenadores. - Prover treinamento a todas as pessoas. - Executar os projetos para resolver os problemas. - Relatar e divulgar o processo. - Demonstrar reconhecimento às pessoas. - Comunicar os resultados alcançados. - Conservar os dados obtidos. - Manter o entusiasmo fazendo da melhoria anual parte integrante dos sistemas e processos normais da empresa. Outro sistema que foi proposto para a empresa é a adoção do Programa 5S como uma das ferramentas que podem ser usadas para auxiliar a implantação futura de um Sistema da Qualidade Total na instituição, cujo conceito em sua essência é mudar

3 3 atitudes, pensamento e comportamento do pessoal. O programa 5S (tambem conhecido como housekeeping), é uma metodologia de origem japonesa e surgiu, dentre outros programas de qualidade, para organizar as vidas dos japoneses após 2º guerra, principalmente as empresas. Composta de cinco princípios ou sensos, o programa 5S pode ser aplicado em qualquer ambiente, (espaços ao ar livre, residências e até na organização de apenas um armário ou bolsa). Os propósitos do programa são de melhorar a eficiência através da adequada destinação de materiais, especialmente os desnecessários, organização, limpeza e identificação de materiais e espaços e a manutenção e melhoria do método. Os principais benefícios da metodologia 5S são: Aumeto da produtividade pela redução de perda de tempo procurando por objetos. Ficam no ambiente os objetos necessários e ao alcance da mão. Grande redução de despesas e o melhor aproveitamento de materiais. Melhoria da qualidade de produtos e serviços e a satisfação das pessoas devido ao ambente de trabalho ser mais agradável. Menos acidentes de trabalho devido a melhor organização do local de trabalho. Desenvolvimento do espírito em equipe, da autodisciplina, melhoria nas relações humanas, descentralização do conhecimento e Administração participativa Os sensos seguem na seguinte ordem: 1º-SEIRI - Senso de Utilização: Separar o útil do inútil e descartar o desnecessário. Na prática e verificar todo o material na área de trabalho e manter somente os itens essenciais. Os essenciais (úteis) devem ser dispostos para que não atrapalhem e não se perca tempo quando for necessário sua utilização. O mais correto e deixá-los na seguinte forma: Uso constante: próximo ao local de trabalho; Uso ocasional: Pouco afastado do local de trabalho; Uso raro: Separados e colocados em um local determinado. Os objetos desnecessários (inúteis) devem ser reformado, vendido, doado a outro que precise ou eliminado. Este processo conduz a uma diminuição dos obstáculos à produtividade do trabalho. 2º-SEITON - Senso de Arrumação: Identificar e arrumar tudo para que qualquer pessoa possa localizar qualquer coisa rapidamente A necessidade de espaço organizado. A organização, refere-se à disposição dos materiais (ferramentas, equipamentos, etc.) em uma ordem que permita um melhor fluxo do trabalho e deverão ser deixados nos lugares onde serão posteriormente usados. O processo deve ser feito de forma a eliminar os movimentos desnecessários. Criar uma padronização de nomenclaturas é essencial para facilitar a identificação do local onde o objeto será guardado e posteriormente devolvido apos sua utilização ou remoção. 3º- SEISO - Senso de Limpeza: Manter um ambiente limpo, eliminando as causas da sujeira e evitando não sujar Cada pessoa deve saber a necessidade em manter o ambiente mais limpo possível e zelálo, assim os benefícios desta limpeza atingem diretamente o bem estar, a qualidade e seguranca. Aguns itens ajudam nesta tarefa: Manter sempre o equipamento limpo durante e após o uso; Eliminar qualquer tipo de fonte causadora de sujeira; Manter os equipamentos em condições de uso; Dar destino certo ao lixo e separá-los. A limpeza, nas empresas japonesas, é uma atividade diária. Ao fim de cada dia de trabalho, o ambiente é limpo e tudo é recolocado em seus lugares, tornando fácil saber o que vai aonde, e saber onde está aquilo o que é essencial. O foco deste senso é lembrar a todos que a limpeza deve ser parte

4 4 do trabalho diário, e não uma mera atividade ocasional quando o ambiente estiver muito desordenado. 4º-SEIKETSU - Senso de Normalização: Manter um ambiente de trabalho favorável e padronizado. Elaborar normas e sistemáticas que todos devam cumprir e praticar. Tudo deve ser devidamente documentado. A gestão visual é fundamental para fácil entendimento de cada norma. A padronização significa manter "em estado de limpeza" o ambiente. Atitudes como definir cores, formas, iluminação, ventilação, asseio pessoal, etc. 5º-SHITSUKE - Senso de Auto Disciplina: Fazer destas atitudes um hábito O quinto e último senso é o mais importante de todos. Uma vez que os 4 Ss anteriores tenham sido estabelecidos, transformam-se numa nova maneira de trabalhar, não permitindo a volta de antigos hábitos negativos. Entretanto, quando surge uma nova melhoria, ou uma nova ferramenta de trabalho, ou a decisão de implantação de novas práticas, pode ser aconselhável a revisão dos quatro princípios anteriores. Contextualmente pode-se melhor classificar o programa 5S como: Um processo educacional; Um termômetro do gerenciamento; O melhor vendedor; A base para a Qualidade Total; A prática visual de se mostrar qualidade. Observa-se que o 5S, apesar de ser uma ferramenta simples, vem sendo cada vez mais utilizado para educar as pessoas de uma forma prática, no âmbito de suas atividades, através do envolvimento e comprometimento de todos, apresentando caráter eminentemente participativo. Sua implantação é desaconselhável para o objetivo de solucionar problemas em ambientes de conflitos, pois os 5S nada mais é que um processo simples com resultados imediatos e duradouros para o homem, para a organização, para a comunidade, para os clientes e para o meio-ambiente. O grau de comprometimento dos funcionários da empresa é considerado para a definição do programa de implantação do 5S. Basicamente, as etapas básicas, para se ter um completo entendimento deste processo são: Palestras - Utilizadas para difundir os conceitos e princípios dos 5S. Abrangem a implantação, avaliação e principalmente a manutenção. Devem ser, preferencialmente, apresentadas por pessoal com alguma experiência em 5S. Criação do time Pessoas responsáveis pelo planejamento, treinamento, implantação, manutenção e avaliação das atividades dos 5S. Dia D Considerado como o dia mais importante do programa, pois tem participação dos funcionários de todos os níveis e departamentos da empresa. Limpar salas, departamentos, pátios e estruturas. Retirar sujeira de todos os locais onde ela possa estar acumulada para depois manter os ambientes limpos. Aplicação do 5S - Cada S deve ser entendido e aplicado, seguindo um cronograma elaborado pelo time. Sendo que, aconselha-se a participação de um número máximo de pessoas. Avaliação Após a implantação de cada etapa, uma avaliação deve ser realizada pelo time, a fim de assegurar a aplicação e consolidação do programa. Manutenção - Há a necessidade de realizar avaliações periódicas, bem como desenvolver novas atividades de promoção, aplicação dos conceitos aprendidos para a busca continua do programa, que necessita de persistência e dedicação constante para seu sucesso. O programa 5S é o ponto de partida e um requisito básico para o controle da qualidade, uma vez que proporciona vários benefícios. A ordem, a limpeza, o asseio e a autodisciplina são essenciais para a produtividade. Porém, se não praticados de

5 5 forma correta ou simplesmente ser deixado de lado por motivos infundáveis, o programa se torna inútil. Por isso devem ser realizados monitoramentos contantes, treinamentos e conscientização do pessoal quanto à filosofia deste programa. Mostar resultados reais (aumento de produtividade, lucro, diminuição de desperdícios), ter a participação sempre da alta direção (Diretores, Gerentes, etc.), fazendo com que as regras sejam cumpridas, são vitais para que este ou qualquer sistema da qualidade funcione. Considerações Finais Em relação ao objetivo deste artigo, as considerações da implantação foram discutidas com a alta direção, que concordou em iniciar a implantação do mesmo em todos os departamentos. A empresa não definiu bem sua política descrita, mas está claro em seus funcionários o que todos devem fazer para que o objetivo da empresa seja alcançado: ser imparcial nas notícias, passar aos leitores uma confiança no noticiário e ser um órgão fiscalizador da sociedade. Atualmente os dois primeiros sensos ainda estão em processo de implantação, em que se pode destacar o ganho de espaço físico e organização dos materiais e equipamentos após o descarte de vários objetos em desuso que não possuíam mais serventia para o desenvolvimento das atividades do jornal, bem como a realização de uma reforma externa da fachada, pintura interna e mudança de layout das salas do comercial e recepção, melhorando a organização e aspecto visual, proporcionando um ambiente mais limpo e agradável. Os demais sensos ainda não foram implementados, pois devem ser muito bem elaborados, assimilados e aplicados por todos os funcionários da empresa, pois deles dependerá a manutenção do programa, facilitando a implementação futura de um sistema de Gestão de Qualidade mais completo e formalizado. Referências Bibliográficas: CASSEMIRO, Fausto Ricardo Keske; 5S Duisponivel em < O&m/aulas/Aula8/5s.htm DEMO, Gisela. Implantação do Programa de Qualidade 5S no PET da Engenharia de Produção, Florianópolis, Implantação do Programa 5s na G-13 Madeiras - Disponível em: < seget% pdf>. JURAN, Joseph. Leadership for Quality: executive Handbook, New York, The Free Press, MONDARDO, Cristina. Implantação do 5S no PET - Produção, Florianópolis, PORTO, Marcelo Antoniazzi - Missão e Visão Organizacional: Orientação para a sua concepção. Disponível em: < P1997_T4105.PDF>. O Método 5S Disponível em: < O Método 5S Disponível em: < tos/metodo_5s.pdf > Acessado em 02/12/09. Missao, Visao e Valores; Por que, O que e Como? Disponível em: < htm> Acessado em 12/12/2010