TERCEIRIZAÇÃO DE RH É SÓ PARA RH?

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1 TERCEIRIZAÇÃO DE RH É SÓ PARA RH? SUMÁRIO EXECUTIVO EM ASSOCIAÇÃO COM

2 Conteúdo Terceirização de RH e o líder empresarial 4 Terceirização de RH e o líder financeiro 9 Terceirização de RH e o líder de TI 13 Terceirização de RH e o líder de RH 18 Sobre 21 2

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4 Terceirização de RH e o líder empresarial Empresas com funcionários envolvidos superam em até 202% aquelas que não contam com esses profissionais. O envolvimento leva a: A terceirização de RH promove confiança para com os funcionários. 202% Uma redução de 37% nas faltas ao trabalho Uma redução de 25% a 65% na rotatividade de pessoal Um aumento de 21% na produtividade Os CEO respondem às ameaças à empresa: A terceirização da folha de pagamento e da administração de RH não só reduz custos. Com o parceiro externo certo, isso também ajuda as empresas a conquistar a confiança e o envolvimento dos funcionários duas das armas mais poderosas para o sucesso de um líder empresarial. Qual é o principal desafio que você enfrenta como CEO? Ficar à frente da concorrência? Atrair e reter talentos? Fazer mais com menos? Ou um mundo cheio de riscos o mantém acordado durante a noite? Talvez sejam todas as opções acima. Se assim for, você não está sozinho. O CEO Challenge 2013,pesquisa realizada pela organização Conference Board coloca o capital humano e a excelência operacional no topo dos desafios que os líderes empresariais enfrentam. Os riscos políticos e econômicos e a confiança nos negócios também estão entre as 10 principais preocupações dos entrevistados que participaram desta pesquisa. A 16ª pesquisa global sobre CEO realizada pela PwC descreve um cenário semelhante. Ela revela que líderes empresariais de todo o mundo se sentem preocupados com várias ameaças externas aos seus negócios. Entre elas figuram a instabilidade social, ataques cibernéticos e desastres naturais. A maioria dos CEOs entrevistados pela PwC (58%) também se mostra preocupada com a escassez das principais competências. Como parte de sua resposta a essas ameaças, muitos líderes empresariais passaram a se concentrar em melhorar a eficácia operacional. Setenta por cento planejam reduzir custos e 31% pretendem terceirizar processos ou funções empresariais. Redução de custos Terceirização e as pequenas REDUÇÃO DE CUSTOS Processos de terceirização, tais como da folha de pagamento e de administração de RH, podem certamente proporcionar grande economia de custos. Pesquisas anteriores, realizadas pela PwC, mostraram que o custo total de propriedade de uma 4

5 Terceirização de RH e o líder empresarial administração de RH interna é 18% maior que o custo de terceirização deste serviço. Os prestadores de serviços de terceirização tiram proveito das economias de escala e dividem a economia resultante com os clientes. Eles proporcionam mais economia para os clientes por oferecerem contínuas atualizações do sistema como parte do valor básico dos serviços. ENVOLVIMENTO DOS FUNCIONÁRIOS Mas a terceirização pode fazer muito mais do que reduzir custos, especialmente quando se trata de folha de pagamento. Pagar às pessoas os salários corretos, na hora certa é mais complexo do que parece. Desde a coleta de dados até o cálculo da remuneração e das deduções, são vários os subprocessos, cada qual exigindo conhecimentos e habilidades especializados. Para perder a confiança das pessoas, basta cometer um erro em qualquer um desses subprocessos e pagar-lhes a quantia errada. E sem confiança você não pode obter o envolvimento dos funcionários. Por isso, entregar o processamento da folha de pagamento na mão de especialistas pode ajudálo a desenvolver o envolvimento e a confiança dos funcionários. Os dois fatores são essenciais se você deseja atrair e reter os melhores talentos. Jill McGinn, vice-presidente de Recursos Humanos da divisão Employer Services International (ESI) da ADP, argumenta que a terceirização de processos transacionais libera as pessoas dentro da organização para realizarem serviços que agreguem mais valor. No caso dela, isso significa concentrar-se na gestão de talentos. "Como nossa empresa está se globalizando, nossas prioridades giram em torno do desenvolvimento da capacidade de liderança, da certeza de marcarmos presença global e da garantia de termos políticas alinhadas e consistentes", explica ela. "Por isso, terceirizei os serviços transacionais, a fim de me concentrar na gestão de talentos e no Os CEO devem realmente se preocupar com isso? Sim, pois o envolvimento dos funcionários impulsiona os resultados da empresa. desenvolvimento dos funcionários que ajudam a levar adiante a estratégia de crescimento da empresa". A ESI terceirizou seu próprio processamento da folha de pagamento para outra parte da ADP. E alocou também parte dos serviços de back-office (retaguarda) para a Índia e as Filipinas. Os funcionários A terceirização de RH proporciona aos líderes empresariais e aos funcionários mais tempo para se dedicarem ao crescimento da empresa precisaram de algum tempo para se adaptar a essas mudanças e perceber o seu valor, McGinn admite. "Mas agora é possível perceber que as pessoas estão mais satisfeitas. Elas entendem melhor que rumo a empresa está seguindo e sentem que suas próprias habilidades pessoais estão sendo utilizadas do jeito certo", diz ela. "Portanto, a terceirização dos processos empresariais aumentou bastante o envolvimento, pois os funcionários executam serviços bem mais interessantes e têm mais oportunidades de desenvolvimento. Além disso, reduz-se o estresse, pois as pessoas muitas vezes se sentem sob a pressão com a quantidade de trabalhos transacionais que se espera delas". Os resultados da última pesquisa da ADP, sobre envolvimento dos funcionários, respaldam a opinião de McGinn. Em 2013, eles produziram uma pontuação de envolvimento equivalente a 77% para a ADP em geral, e de 75% para RH internacionalmente, em comparação com 69% em geral e 68% para o RH em antes de os trabalhos transacionais serem terceirizados e alocados para outros países. A porcentagem de pessoas que concordou com a 5

6 Terceirização de RH e o líder empresarial Líderes empresariais terceirizam para e PERMANECEREM COMPETITIVOS! REDUZIR OS CUSTOS DE OPERAÇÃO CUSTOS IMPACTO NOS RESULTADOS DA EMPRESA Mas os CEOs devem realmente se preocupar com isso? Sim, porque o envolvimento dos funcionários impulsiona os resultados da empresa. Isso já foi demonstrado por vários estudos ao longo dos últimos anos. Pesquisas recentes realizadas pela Dale Carnegi Training mostram que as empresas que dispõem de funcionários envolvidos superam em até 202% aquelas que não contam com esses profissionais. A pesquisa realizada pelo grupo Gallup revelou que o envolvimento leva a: Uma redução de 37% nas faltas ao trabalho Uma redução de 25% a 65% na rotatividade de pessoal afirmativa "Meu trabalho faz bom uso das minhas competências e habilidades" também aumentou de 69% em 2010 para 76% em Esses resultados os colocam no topo do percentual de 75% das empresas com relação ao envolvimento de funcionários. ENCONTRAR O PARCEIRO CERTO Não há, obviamente, nenhuma garantia de que a terceirização de determinado processo transacional automaticamente aumente o envolvimento dos funcionários. "É preciso ter um bom prestador de serviços", diz Andre Rampat, cofundador da CorporateLeaders, uma comunidade de transformação de empresas, formada por executivos "Se o serviço prestado não for bom, isso significa quase o dobro de problemas, pois você já não tem pessoas dentro da empresa para resolver os problemas". Por isso, é fundamental que o fornecedor escolhido tenha um histórico e possa trabalhar em parceria com a empresa. "Depende também de como os líderes empresariais gerenciam as mudanças e comunicam essa necessidade". A terceirização de RH, em outras palavras, é demasiadamente importante para ser deixada apenas a cargo do RH. Uma redução de 28% nas perdas por furto Uma redução de 48% nos incidentes de segurança Uma redução de 41% nos incidentes relacionados à qualidade Um aumento de 10% na satisfação dos clientes Um aumento de 21% na produtividade Um aumento de 22% (Fonte: Engagement at work: its effect on performance continues in tough economic times.) na lucratividade 6

7 Terceirização de RH e o líder empresarial 18% A administração de RH interna custa 18% a mais que a terceirização. A TERCEIRIZAÇÃO E AS PEQUENAS EMPRESAS A terceirização oferece benefícios para empresas de todos os portes. Mas as pequenas e médias empresas (PMEs) têm mais a ganhar com o uso do know-how e dos recursos de prestadores de serviços terceirizados já estabelecidos. A terceirização de RH libera os pequenos empresários e gerentes de toda a papelada relacionada aos funcionários, o que lhes possibilita dedicar mais tempo ao crescimento dos negócios. A terceirização também proporciona às PMEs acesso a conhecimentos especializados e às mais recentes tecnologias, o que significa que elas não precisam investir, manter e atualizar seus próprios sistemas de informação de RH, o que acaba lhes saindo caro. Apesar dessas vantagens, pesquisas recentes realizadas pelo Chartered Institute of Personnel and Development no Reino Unido revelaram que as empresas com 1 a 9 funcionários são muito menos propensas a terceirizar os processos de RH do que aquelas com mais de 100 funcionários. Isso, obviamente, precisa mudar. Como enfrentar os desafios de hoje A terceirização de RH por si só não transformará uma PME de hoje em uma empresa global amanhã. Mas se preocupações com a escassez de talentos, ameaças externas ou custos estão mantendo você acordado durante a noite, a terceirização pode ajudálo bastante a superar os desafios que você enfrenta como CEO. 7

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9 Terceirização de RH e o líder financeiro Os serviços de terceirização de RH economizam tempo e dinheiro para as empresas. Investimentos em engajamento dos funcionários melhoram o atendimento ao cliente e aumentam a receita em Os serviços de terceirização de RH economizam tempo e dinheiro para as empresas. A crescente consciência da ligação entre as questões que envolvem as pessoas e o resultado líquido da empresa está afetando a definição da fronteira entre finanças e RH. Os CFOs também se envolvem cada vez mais nas decisões sobre a terceirização da administração de RH, não só pelo maior retorno sobre a produtividade, mas também pelos benefícios obtidos em gestão de caixa e orçamentos. A administração de RH interna custa 18% A MAIS 6%. que a terceirização. Líderes empresariais bem-sucedidos sempre entenderam o valor do envolvimento dos funcionários. A experiência lhes ensinou que funcionários leais e envolvidos prestam um bom serviço aos clientes, o que, por sua vez, aumenta o lucro e promove o crescimento. Atualmente, há evidências concretas de que eles estão certos. O estudo Tower Watson Global Workforce de 2012 constatou que empresas com alto grau de envolvimento sustentável apresentavam margens operacionais médias quase três vezes maiores que aquelas com baixo grau de envolvimento. Outra pesquisa recente, realizada pelo Grupo Aberdeen, mostrou que empresas de serviços profissionais que investem no envolvimento dos funcionários melhoram o atendimento aos clientes e aumentam em 6% as receitas para cada funcionário que trabalha em tempo integral. Estes números significam que o envolvimento dos funcionários não pode ser descartado como apenas uma moda passageira de RH. Essa agora é uma prioridade estratégica para todos os líderes empresariais - inclusive aqueles que gerenciam equipes de finanças. Como diz Peter Hadley, diretor 9

10 Terceirização de RH e o líder financeiro financeiro da Divisão Employer Services International (ESI) da ADP: "Somos uma empresa que lida com pessoas e dois terços de nossa base de custo diz respeito a pessoas. Por isso, na perspectiva de um CFO, este é um fator fundamental - se não o mais fundamental que temos. TERCEIRIZAÇÃO DE RH E O LÍDER FINANCEIRO A crescente consciência da ligação entre as questões que envolvem as pessoas e o resultado líquido da empresa está começando a afetar a definição da fronteira entre finanças e RH. Os CFOs estão se tornando cada vez mais envolvidos nas decisões sobre terceirização de folha de pagamento e administração de RH. O setor de RH continua a ser o principal patrocinador dessas decisões, mas o setor de finanças é, muitas vezes, uma das principais partes envolvidas. Em parte, isso é o resultado da evolução da função de contabilista para parceiro estratégico de negócios. Mas também se explica pelo fato de a terceirização oferecer uma proposta de valor que, do ponto de vista de muitos CFOs, parece ser convincente. Segundo pesquisas realizadas pela empresa de consultoria PwC Saratoga em 2011, o custo total de propriedade da administração interna de RH é 18% maior que o custo de terceirização destes serviços. No atualmente conturbado clima financeiro, esse é um número que nenhum CFO se pode dar ao luxo de ignorar. Os CFOs estão se tornando cada vez mais envolvidos nas decisões sobre terceirização de folha de pagamento e administração de RH. ECONOMIAS DE ESCALA Como, então, a terceirização de RH pode proporcionar tamanha economia? "Se a negociação for feita de forma adequada", diz Jesper Lillelund, cofundador da CorporateLeaders, uma comunidade de transformação de empresas formada por executivos, "há oportunidades de benefícios financeiros, pois o prestador dos serviços de terceirização já criou - ou deveria ter criado - economias de escala que uma organização, sozinha, não conseguiria facilmente atingir". RH baseado em nuvem terceirização transfere os custos de CapEX Onde os processos terceirizados são baseados em tecnologia, qualquer fornecedor com uma grande base de clientes pode utilizar as mesmas plataformas ou aplicativos para vários clientes. "Se tiver essa capacidade, então quase por definição, você deverá ser capaz de obter uma estrutura de custos mais baixos, e os benefícios poderão ser compartilhados com o cliente", diz Lillelund. DE CAPEX A OPEX OpEx Para os CFOs, outra vantagem da terceirização de RH baseada em nuvem é que os principais fornecedores costumam oferecer atualizações de sistema contínuas como parte de suas soluções. Com isso, é possível reduzir o custo total de propriedade da prestação de serviços de RH ao eximir as empresas clientes da necessidade de pagar por atualizações do sistema cada vez que uma nova versão é lançada no mercado. Além disso, é possível transferir muitos dos custos associados aos serviços de RH de CapEx (Despesas de Capital) para OpEx (Despesas Operacionais). E isso facilita o planejamento orçamentário e financeiro. "Isso significa que não é necessário planejar para CapEx, buscar a aprovação para CapEx ou obter financiamento para CapEx, pois tudo está incluso no preço do serviço, e não há com o que se preocupar em relação a atualizações e todos os respectivos custos extraordinários", explica Hadley. O consequente capital economizado pode então ser transferido para as principais atividades da empresa - o que permite à empresa investir em oportunidades de crescimento. 10

11 Terceirização de RH e o líder financeiro A terceirização da folha de pagamento elimina os transtornos dos pagamentos regulares feitos aos funcionários e às autoridades fiscais e sociais. ALÉM DAS FINANÇAS 11 Mas há muito mais envolvido na terceirização de RH do que o jogo financeiro. Uma empresa especializada na entrega de um processo ou serviço desenvolve gradualmente um alto nível de competência e profissionalismo naquela área. "Não é possível replicar isso numa atividade secundária", diz Lillelund. "Se você é um fabricante de veículos motores, por exemplo, não tem interesse em criar experiência em Gestão de Capital Humano na sua empresa, mas um prestador de serviços de terceirização está bastante interessado exatamente nisso, pois esta é a sua atividade fundamental. Assim, boa parte da proposta de valor da terceirização é a qualidade dos resultados. Isso é principalmente importante para as pequenas e médias empresas (PMEs) que não podem esperar atingir o mesmo grau de experiência e profissionalismo de um grande prestador de serviços de terceirização. GESTÃO DO DINHEIRO As PMEs são também as mais propensas a se beneficiar dos serviços de desembolso da folha de pagamento agora oferecidos por alguns fornecedores de terceirização. A ADP, por exemplo, em alguns países oferece esse tipo de serviço administrando os recursos dos clientes para o pagamento de funcionários e respectivas autoridades fiscais e sociais. Uma das vantagens é liberar os clientes do incômodo administrativo da realização de pagamentos regulares para funcionários e terceiros. "No atual ambiente econômico, com taxas de juros tão baixas, o valor obtido com o dinheiro mantido no banco por alguns dias a mais é ínfimo, para dizer o mínimo", diz Hadley. Mas a ADP pode obter retornos bastante significativos sobre o investimento desses recursos dos clientes ao longo do tempo. Esses retornos sobre o investimento são compartilhados com o cliente. O cliente nos entrega a administração e, possivelmente, também negocia um desconto sobre o valor contábil do processamento da folha de pagamento. Portanto, há algumas propostas de valor envolvidas aí. Dito isto, esse modelo não atende a todos. Empresas muito grandes, em particular, tendem a ter seus próprios departamentos de tesouraria e seus próprios objetivos no que diz respeito à gestão de caixa. Mas, no caso de uma PME, esse modelo faz bastante sentido. IMPACTO E MUDANÇAS NO LONGO PRAZO Funcionários e gerentes gastarão menos tempo com a folha de pagamento ou outras tarefas de RH, pois não precisarão mais realizar os serviços administrativos por conta própria, mas sim dedicar mais tempo a atividades de maior valor agregado. Com isso, haverá um impacto sustentável sobre a produtividade geral e os resultados da empresa. Os usuários dos serviços também se beneficiam, diz Hadley. Acreditamos que se pudermos oferecer qualidade em termos de experiência para o usuário, aplicativos e assim por diante, o benefício se estenderá aos funcionários dos nossos clientes e aumentará o envolvimento e a produtividade deles. E, como os estudos têm mostrado, funcionários altamente envolvidos e produtivos proporcionam resultados mais sólidos para a empresa.

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13 Terceirização de RH e o líder de TI A TERCEIRIZAÇÃO DE RH LIBERA AS EQUIPES DE TI Nove em cada 10 CIOs se preocupam em reter os melhores talentos? A terceirização de RH reduz os custos com RH e SIRH. A terceirização dá às empresas acesso às últimas tecnologias, ajudando-as a cumprir as leis trabalhistas e de privacidade onde quer que atuem. A entrega das operações de RH e de folha de pagamento nas mãos de especialistas proporciona acesso às mais recentes tecnologias e inovações, tais como soluções móveis e ferramentas de uso próprio, que são cada vez mais importantes na prestação de serviços de RH. 13 Sistemas internos, em plataformas múltiplas, para folha de pagamento e administração de RH custam 32% a mais que a terceirizaçãomore. Em todo o mundo, os diretores da área de informação (CIO) das empresas se encontram em meio a fogo cruzado. Além das crescentes pressões orçamentárias, os CIOs também se deparam com a grande escassez de talentos de TI. Mundialmente, os dez postos de trabalho mais difíceis de preencher incluem aqueles que exigem habilidades de TI, de acordo com a Pesquisa de Escassez de Talentos de 2013, realizada pela Manpower, fornecedora internacional de soluções de trabalho. Mas o preenchimento desses postos de trabalho não encerra o problema. Nove em cada dez entrevistados na pesquisa sobre CIO realizada em 2013 pela Harvey Nash, uma consultoria de recrutamento profissional global e prestadora de serviços de TI, disseram estar preocupados em manter seus melhores talentos. Essa "guerra por talentos do século 21", como a Harvey Nash a chama, eclodiu exatamente quando o crescimento explosivo de grandes volumes de dados, tecnologias móveis e a luta contra os crimes cibernéticos estão alimentando a demanda por habilidades de TI. A escassez dessas habilidades só tende a piorar à medida que as tecnologias se tornam mais complexas, adverte Mike Toma, vice-presidente sênior e CIO da ADP International Employer Services. As grandes empresas de tecnologia estão arrebatando todos os melhores talentos de TI", diz ele. Portanto,

14 Terceirização de RH e o líder de TI A infraestrutura de nuvem dos prestadores de serviços oferece: Flexibilidade de aumentar ou diminuir de acordo com as necessidades da empresa Acesso às mais recentes ferramentas móveis e de uso próprio Sistemas de TI preparados para o futuro com atualizações contínuas a pergunta para as empresas de outros setores - especialmente as PMEs - é: como eles vão disputar esses talentos para fazer funcionar seus sistemas internos? Algumas empresas injetam dinheiro no problema, oferecendo salários cada vez mais elevados para atrair e reter pessoas com as tão desejadas habilidades de TI. Mas esta claramente não é uma solução de longo prazo, diz Toma, responsável pela infraestrutura de TI, serviços de TI e operações de centrais de dados da ADP na região da EMEA, América Latina e Ásia- Pacífico, bem como pelo desenvolvimento de produtos da empresa. Ele argumenta que o melhor seria as empresas terceirizarem tarefas para as mesmas empresas que contratam boa parte dos talentos de TI disponíveis. COMO ENVOLVER AS EQUIPES DE IT CIOs experientes reconhecem que a terceirização da administração de RH libera suas próprias equipes de TI para que possam assumir trabalhos mais desafiadores e envolventes. Isso os torna mais produtivos e mais propensos a permanecer em seus postos atuais. Como diz Toma: Ter uma equipe para simplesmente dar conta da rotina de atualização de sistemas de software não é muito desafiador. Assim, a terceirização desse trabalho significa a possibilidade de oferecer à sua própria equipe de TI serviços mais estratégicos, que agregam maior valor, permitindo que a equipe se concentre em apoiar a empresa e os elementos mais significativos do trabalho de cada um. MAIOR FLEXIBILIDADE Além de aumentar o envolvimento dos membros da equipe de TI, a terceirização de RH e o uso de infraestruturas baseadas em nuvem, oferecidas pelos prestadores de serviço, proporcionam outros benefícios importantes. Em particular, as empresas passam a ter maior flexibilidade, algo fundamental no atual ambiente incerto de negócios. As empresas muitas vezes têm dificuldade em ajustar o tamanho de suas equipes internas de RH e TI. Mas os grandes fornecedores de serviços de terceirização podem ajustar rapidamente as operações, tanto para mais quanto para menos, e assim poupar a seus clientes os custos de recrutamento e infraestrutura envolvidos na resposta à constante mudança das necessidades da empresa. CONSISTÊNCIA GARANTIDA Para as grandes empresas multinacionais, uma das vantagens da terceirização da folha de pagamento é a consistência. Essa tem sido a experiência da empresa internacional de serviços de TI, que terceirizou para a ADP suas operações de folha de pagamento em todo o mundo. Uma pesquisa da ADP realizada na França constatou que os entrevistados acreditavam que o custo por contracheque era de US$ 20 por mês. Mas o custo real era de US$ 45 por mês um rombo de US$ 540 por ano. Nesse esquema, a prestação de serviços continua localizada, mas a governança e as finanças são coordenadas em nível mundial", diz VP do Grupo em Sistemas de Informação e Serviços Compartilhados de RH. Por sua presença global, a ADP é capaz de proporcionar isso com bastante eficiência. REDUÇÃO DO CUSTO TOTAL DE PROPRIEDADE A terceirização também ajuda as empresas a reduzir o custo total de propriedade (TCO) das operações de RH - muitas vezes uma enorme quantia. Um estudo realizado em 2011 pela consultoria PwC revelou que o TCO dos sistemas internos, em plataformas múltiplas, para folha de pagamento, administração de mão de obra, tempo e assiduidade, é 32% superior a uma solução de terceirização com uma única fonte. O TCO da folha de pagamento consiste não apenas nos custos de capital da instalação de novos 14

15 Terceirização de RH e o líder de TI sistemas. Inclui também os custos menos visíveis de manutenção e atualização de sistemas e pagamento da equipe de folha de pagamento. Em seguida, vêm os custos de risco, em que qualquer perturbação no processamento da folha de pagamento leva a multas, à utilização de pessoal temporário e outras despesas. Esses custos "ocultos" são muitas vezes negligenciados, resultando num descompasso entre o que as pessoas pensam gastar com a folha de pagamento e o custo real. Uma pesquisa da ADP realizada na França constatou que os entrevistados acreditavam que o custo por contracheque era de US$ 20 por mês. Mas o custo real era de US$ 45 por mês um rombo de US$ 540 por ano. COMO PREPARAR OS SISTEMAS PARA O FUTURO As empresas que mantêm as operações de folha de pagamento internamente muitas vezes tentam reduzir esse custo adiando investimentos. Geralmente não há dinheiro suficiente para continuar a atualizar os softwares. Por isso, as pessoas dizem que não é tão importante assim. Cinco anos depois, descobrem que estão defasadas em várias versões e que estão em apuros", diz Toma. Os prestadores de serviços de terceirização, por outro lado, podem preparar os sistemas de TI para o futuro, oferecendo atualizações contínuas. Uma vez que o alto custo das atualizações de sistema seja eliminado da equação, o custo total de propriedade para a empresa cliente imediatamente reduz. Mas não é apenas uma questão de custo", acrescenta Toma. Trata-se também de acompanhar as mais recentes tecnologias e inovações. Essas inovações incluem as soluções móveis e as ferramentas de uso próprio que desempenham um papel cada vez mais importante na prestação de serviços de RH. Ao reduzir a carga administrativa, estas ferramentas permitem que os funcionários se concentrem no que sabem fazer melhor e contribuam para o sucesso da organização. Mas, em vez de criar seus próprios aplicativos móveis, as empresas podem usar modernos aplicativos fornecidos pelo seu parceiro de terceirização. Estes reduzem o custo de gestão, ou de gravação dos dados da folha de pagamento, por exemplo, e ao mesmo tempo permitem que gerentes e funcionários acessem as informações sempre que desejarem e onde estiverem. É fundamental dar condições para que os funcionários sejam autossuficientes, fornecendo-lhes as respostas na ponta dos dedos, em vez de depender dos outros para obter as respostas. Outra vantagem é a possibilidade de aumentar a produtividade, uma vez que os processos que anteriormente exigiam várias fases passam a ser concluídos em uma ou duas etapas. Os resultados de pesquisas realizadas pela ADP e pela CorporateLeaders sobre o uso da tecnologia móvel registram o crescente uso de uma maior variedade de dispositivos para o trabalho e um grau razoável de liberdade para os funcionários usarem esses dispositivos. Cerca de 44% dos 703 entrevistados disseram já fornecer acesso a aplicativos empresariais nos smartphones ou tablets dos funcionários e/ou disponibilizar smartphones e tablets para alguns funcionários. Outros 11% disseram estar avaliando a possibilidade, e 2% já haviam decidido, mas ainda não haviam implantado a decisão. Isso significa que mais da metade das organizações já o havia feito ou está considerando fazê-lo. MAIOR SEGURANÇA E CONFORMI- DADE A crescente preocupação com a privacidade dos dados significa que as empresas estão procurando maneiras inovadoras de aumentar a segurança. Novamente, os prestadores de serviços de terceirização especializados em RH podem oferecer maior segurança de dados do que as empresas que mantêm essas atividades internamente. Esses fornecedores também têm o alcance e a experiência global para garantir a conformidade com as leis de RH e privacidade que variam de país para Mais de 50% das empresas fornecem acesso a aplicativos de RH empresariais por meio de aplicativos móveis. 15

16 Terceirização de RH e o líder de TI 16 país. Toma ressalta que as multinacionais de médio porte muitas vezes lutam para acompanhar a rápida evolução das exigências legais. Nessas empresas, a equipe de TI não será capaz de entender as complexidades das leis de privacidade em diferentes territórios e oferecer segurança", diz ele. O PASSO CERTO Toma acredita que empresas de todos os portes podem se beneficiar da terceirização da folha de pagamento e de outros processos de RH. Certamente, as pequenas empresas não têm o conhecimento e os recursos necessários para prestar serviços de qualidade por si mesmas. Até mesmo as grandes empresas muitas vezes não têm o know-how necessário. Mas a assinatura de um contrato de terceirização não garante que a empresa se beneficiará do esquema. Depende muito do nível de terceirização escolhido pela empresa. Trata-se apenas da infraestrutura de TI? O parceiro de terceirização fornecerá gerenciamento de aplicativos? O fornecedor executará processos, tais como a folha de pagamento, em nome do cliente? Gerenciará os processos do início ao fim ou até mesmo assumirá o controle total da folha de pagamento ou RH? Como mostra o quadro ao lado, quanto maior o nível de terceirização, maior valor provavelmente se obtém. A forma como o cliente lida com a transição da prestação de serviço internamente para o modo terceirizado também influencia o resultado final. Uma pesquisa recente, realizada pelo The Hackett Group, uma empresa de consultoria empresarial estratégica, constatou que empresas de classe mundial utilizam a terceirização de RH de forma mais eficaz que outras empresas. Por exemplo, elas retêm um número bem menor de funcionários internamente para trabalharem em atividades administrativas terceirizadas. Vice Presidente do CSC da empresa de serviços de TI internacional Vice Presidente do CSC da empresa de serviços de TI internacional,, concorda que um projeto cuidadoso da função de RH é fundamental para o sucesso de qualquer negócio de terceirização. A gestão de mudanças precisa ser implantada no lado do cliente para garantir o nível adequado de recursos para gerenciar o fornecedor", diz ele. Os processos do tipo end to end' precisam ser enxutos, sem duplicidade de trabalho, e os números precisam valer a pena para ambos os lados para transformar o negócio em uma parceria. MUITO ALÉM DA TECNOLOGIA A transformação dos sistemas de informação de RH é um elemento fundamental na maioria dos projetos de terceirização de RH. Mas os projetos mais bemsucedidos levam em conta pessoas, processos e mudanças organizacionais, bem como a tecnologia. Quando isso acontece, a terceirização pode ajudar os CIOs a resolver muitos dos desafios enfrentados por eles, agora e no futuro. NÍVEIS DE TERCEIRIZAÇÃO DE RH Infraestrutura O prestador de serviços abriga a infraestrutura de TI - instalação, execução e manutenção dos aplicativos. O faturamento é baseado no consumo de recursos computacionais CPU, memória, armazenamento ou uso de rede. PRINCIPAL VANTAGEM Os clientes pagam apenas pelo que usam e ganham acesso à mais recente infraestrutura. Aplicativo O prestador de serviços abriga a infraestrutura e os aplicativos. O faturamento é baseado em recursos envolvidos ou no uso de aplicativos. PRINCIPAL VANTAGEM Dá aos clientes acesso às tecnologias e aplicativos mais recentes. Processo O cliente terceiriza a gestão e a execução de um único processo empresarial. No caso da folha de pagamento, o faturamento é baseado no número de contracheques gerados. PRINCIPAL VANTAGEM Oferece um serviço consistente aos clientes, que se beneficiam da experiência do prestador. Função O prestador assume a responsabilidade por toda a função. O faturamento é baseado numa avaliação de auditoria ou no número de funcionários gerenciados. PRINCIPAL VANTAGEM Libera os clientes para se concentrarem em suas atividades principais

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18 Terceirização de RH e o líder de RH A folha de pagamento está bem no âmago da relação entre empresas e funcionários. DÊ O PASSO CERTO 61% das empresas têm o envolvimento dos funcionários como a prioridade nº 1 em RH. O envolvimento leva a: DÊ O PASSO ERRADO Um aumento de 10% na satisfação dos clientes Um aumento de 22% na lucratividade Um aumento de 21% A terceirização de RH tem um grande papel a desempenhar no aumento do engajamento dos funcionários. Ela melhora a qualidade dos serviços de RH e afasta a pressão dos funcionários internos - o que lhes permite se concentrar no que sabem fazer melhor. Para os executivos de RH, isso significa gastar mais tempo em tarefas estratégicas, que agregam valor, sustentam as estratégias empresariais e promovem o crescimento. A folha de pagamento atinge o âmago da relação entre empresas e funcionários. Acerte o passo e os funcionários ficarão felizes. Mas basta pagar com atraso ou a quantia errada e corre-se o risco de ter uma força de trabalho insatisfeita e sem engajamento. É nossa maior prioridade pagar nossos colaboradores corretamente e no prazo, com o intuíto de manter seu engajamento e sua confiança na companhia diz Charles-Henry Duroyon, Vice Presidente do CSC da empresa de serviços de TI internacional, Atos, que terceirizou mundialmente as operações de folha de pagamento com a ADP. Os sintomas de falta de envolvimento muitas vezes parecem triviais: funcionários chegando atrasados ou simplesmente faltando ao serviço, olhares fixos no relógio ou muitos erros cometidos. Mas esses pequenos problemas podem se somar e se transformar em algo mais sério. Eles mostram que os funcionários não estão comprometidos com o empregador. Isso pode ter um impacto devastador sobre o desempenho dos negócios. Inúmeros estudos têm demonstrado que empresas com funcionários envolvidos se saem melhor que seus concorrentes. Uma das pesquisas mais convincentes foi feita pelo Gallup, que há vários anos colhe dados sobre o envolvimento dos funcionários. A análise desses dados mostra que equipes que ocupam as 25% melhores posições em termos de envolvimento de funcionários superam as 25% piores em até 10% em avaliações de clientes, 22% em lucratividade e 21% em produtividade. E têm também bem menos rotatividade de pessoal, perdas por furto e absenteísmo. 18 na produtividade

19 Terceirização de RH e o líder de RH O RH gasta 75% do tempo com trabalhos transacionais de rotina COMO ENGAJAR OS FUNCIONÁRIOS POR MEIO DE MELHORIAS DE PRO- CESSO O papel do processamento eficiente da folha de pagamento com o intuito de evitar a falta de engajamento é uma das razões pelas quais um número cada vez maior de empresas passou a terceirizar essa atividade. Como parte da terceirização, tendese a melhorar os processos, diz Gill McGinn, vicepresidente de Recursos Humanos da divisão Employer Services International (ESI) da ADP. Com isso, você tem mais clareza, mais definição e mais consistência em torno desses processos. Em função do RH, você passa a sofrer menos pressão, pois, se tiver um prestador de serviços eficiente, não precisará nem pensar na folha de pagamento. Em vez disso, pode se concentrar em serviços que promovam o crescimento e contribuam para a estratégia empresarial. TERCEIRIZAÇÃO DE RH AUMENTA O ENGAJAMENTO DOS FUNCIONÁRIOS DO GRUPO SAFRAN A administração da folha de pagamento e de RH é muitas vezes terceirizada como parte de um programa mais abrangente de transformação de RH. O Grupo Safran, por exemplo, uma multinacional francesa que atua na indústria aeroespacial e de segurança, historicamente tinha uma função de RH descentralizada e fragmentada. Isso refletia a estrutura geral do grupo e significava que as subsidiárias e as unidades de negócios espalhadas por todo o mundo tinham suas próprias equipes de RH que cuidavam do processamento das folhas de pagamento, do recrutamento e de outras atividades de RH. Até onde me lembre, tínhamos nove sistemas de folha de pagamento diferentes, diz Jean-Luc Berard, vice-presidente de RH Global da Safran. Era óbvio, em termos de custo e qualidade da prestação de serviços, que precisávamos de um único sistema, e não de nove. A terceirização não só melhorou a qualidade da prestação de serviços, mas também revelou os verdadeiros custos da folha de pagamento. Na tentativa de melhorar a consistência e unir as diferentes partes do grupo, a Safran criou centros de serviços compartilhados. Estes passaram a cuidar da folha de pagamento, recrutamento, desenvolvimento de gestão, desenvolvimento da marca e outras atividades de RH para todo o grupo. A política de RH também é determinada de forma centralizada. O processamento da folha de pagamento foi a primeira atividade a ser centralizada. E foi também terceirizada para a ADP. Por quê? Por que a folha de pagamento não é nosso negócio principal, diz Berard. Nosso negócio principal é fabricar produtos de alta tecnologia para as indústrias aeroespaciais e de defesa. Ele admite que algumas pessoas ficaram, inicialmente, insatisfeitas com a mudança. Mas logo viram as vantagens de trabalhar com um parceiro externo. A terceirização não só melhorou a qualidade da prestação de serviços, mas também revelou os verdadeiros custos da folha de pagamento e de outros processos de RH, principalmente recrutamento. As subsidiárias e unidades de negócios da Safran agora pagam um valor para cada contracheque gerado ou vaga de emprego preenchida. Os gerentes às vezes reclamam da despesa. Mas Berard ressalta que eles não têm nada com que compará-la, pois ninguém jamais havia calculado anteriormente todos os custos de TI e humanos, diretos e indiretos, referentes à execução desses processos internamente. A transformação teve um efeito profundo sobre os funcionários transferidos para a ADP ou para os próprios centros de serviços compartilhados da Safran. Eles se sentem mais capacitados e valorizados do que quando trabalhavam em equipes pequenas e isoladas. Berard se lembra de um funcionário que trabalhava com folhas de pagamento havia 20 anos dizendo-lhe que, pela primeira vez em sua vida, estava trabalhando com pessoas que entendiam seu trabalho, sabiam o que estavam fazendo e tinham uma experiência profissional diversificada. A terceirização elimina a pressão sobre o RH 19

20 Terceirização de RH e o líder de RH AS PESSOAS A MAIORIA DOS PROJETOS BEM-SUCEDIDOS LEVA EM CONSIDERAÇÃO A TECNOLOGIA OS PROCESSOS AS MUDANÇAS ORGANIZACIONAIS Esses sentimentos positivos têm impacto sobre o envolvimento dos funcionários com a empresa - e sobre os resultados econômicos. É fácil perceber que o envolvimento, o compromisso e a lealdade dos funcionários para com a empresa têm um impacto extremamente positivo nas operações e, por conseguinte, nos resultados, diz Berard. Não teríamos os mesmos resultados se as pessoas passassem todo o tempo reclamando da empresa. A ESCOLHA DO PARCEIRO CERTO PARA TERCEIRIZAÇÃO Os profissionais de RH normalmente gastam 75% de seu tempo com serviços transacionais de rotina, de acordo com pesquisas realizadas pela empresa de consultoria PwC. Portanto, a transferência desses serviços para um parceiro externo permite que as equipes de RH internas se concentrem em serviços mais estratégicos, que agreguem valor, incluindo gestão de talentos, desenvolvimento de liderança e planejamento sucessório. Mas é preciso que esse parceiro ofereça soluções eficazes. É por isso que a escolha do parceiro certo para terceirização está se tornando uma prioridade estratégica para muitas empresas. Independentemente de ser terceirizada ou processada internamente, a folha de pagamento precisa ser eficiente e precisa, e os processos precisam ser automatizados, diz Jill McGinn. Portanto, ao terceirizar o serviço, é preciso escolher um especialista - um profissional que garanta que tudo esteja no seu devido lugar. Charles-Henry Duroyon também salienta sobre a necessidade em prover os serviços básicos e consistentes das áreas de administração de folha de pagamento ou RH que resultam na credibilidade dos Recursos Humanos. A Função do RH é a entrega dos serviços básicos, para ser confiável e apto a entrega de qualquer outro projeto de RH, diz. isto aumenta a credibilidade. TERCEIRIZAÇÃO E AS PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS Grandes empresas como a Atos ou a Safran tendem a terceirizar a administração da folha de pagamento e de RH, mantendo internamente as atividades de RH mais estratégicas. As pequenas e médias empresas (PME) cada vez mais terceirizam uma maior quantidade de tarefas - até mesmo toda a sua função de RH. Com isso, passam a ter acesso a conhecimentos especializados e às últimas tecnologias, permitindolhes reduzir pessoal e os custos de TI e melhorar os serviços de RH. Suas equipes de gestão podem, então, concentrar-se no crescimento da empresa e no envolvimento dos funcionários. Para as PMEs, o engajamento dos funcionários é certamente um problema tão grande quanto para seus rivais maiores. De acordo com uma pesquisa realizada pela ADP sobre empresas francesas com 50 a funcionários, o envolvimento dos funcionários é agora a prioridade número 1 para a maioria (61%) dos executivos de RH. Como promover o engajamento A realização de um trabalho significativo, a oferta de oportunidades de desenvolvimento e uma boa gestão desempenham um papel importante no envolvimento dos funcionários. Mas, ao oferecer melhorias no serviço e aliviar as equipes internas de uma pesada carga administrativa, a terceirização de RH e de folha de pagamento se tornou uma parte importante do conjunto. 20

21 Sobre Automatic Data Processing, Inc. (NASDAQ: ADP), com aproximadamente $10 bilhões em Receita e cerca de clientes, é um dos maiores fornecedores de soluções empresariais de terceirização. Contando com mais de 60 anos de experiência, a ADP oferece uma vasta gama de soluções de RH, Folha de Pagamento, administração fiscal e benefícios. As soluções de fácil utilização da ADP para empregadores disponibilizam um valor superior para empresas de todos os segmentos e tamanhos. A CorporateLeaders é uma rede independente que inspira negócios e liderança, oferecendo um fórum confiável para os executivos trocarem ideias, compartilharem lições aprendidas e enfrentarem um ambiente em constante mudança. Focamos na prestação de serviços para associados exclusivos, incluindo eventos de rede de comunicação, pesquisas, liderança de pensamento e conselhos sobre transformação do negócio com foco nas necessidades executivas e experiência de sua empresa. 21

22 O logotipo ADP e ADP são marcas comerciais registradas da ADP, Inc. Todas as outras marcas comerciais e marcas de serviço são propriedade de seus respectivos proprietários ADP, Inc.