Aula 00 NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA PARA O CARGO DE ANALISTA JUDICIÁRIO ÁREA ADMINISTRATIVA. Exercícios Comentados Professor: Luis Octávio

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1 Aula 00 NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA PARA O CARGO DE ANALISTA JUDICIÁRIO ÁREA ADMINISTRATIVA. Professor: Luis Octávio

2 AULA 00: Características básicas das organizações formais modernas: tipos de estrutura organizacional, natureza, finalidades e critérios de departamentalização. Sumário Sumário Apresentação A Banca Metodologia das aulas Observações finais Bibliografia Estrutura Organizacional Questões de outras bancas: CESPE Lista das Questões Utilizadas na Aula Gabarito Olá futuros Analistas do TRE/SE! A partir de agora vamos dar início a tão sonhada trajetória para se tornar um servidor público, conquistando uma vaga no cargo de Analista Judiciário Área: Administrativa. O nosso principal objetivo é cobrir os itens relativos ao assunto de Noções de Administração Pública do edital na forma de exercícios comentados, método o qual julgo ser eficiente, pois possibilita ao candidato a rápida assimilação de conteúdo de forma prática e focada, porém isso não quer dizer que o estudo prévio teórico seja menos importante, nada disso, muito pelo contrário, o conhecimento teórico prévio proporcionará ao candidato uma base de conhecimento a qual será lapidada, moldada e aperfeiçoada através dos exercícios, pois são eles quem de fato vão definir se seu conhecimento para o cargo desejado está dentro do nível esperado. Página 2 de 41

3 Sobre a minha pessoa, estou no serviço público federal a cerca de 4 anos e meio, sendo parte deles na Fundação Nacional de Saúde FUNASA, onde fiquei apenas 8 meses trabalhando no cargo de Analista de Sistemas, atuando na área de processos, depois fui nomeado pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão MPOG para o cargo de Analista em TI, o qual estou até o momento, onde atuei na área de requisitos de negócio do Portal dos Convênios SICONV e atualmente na gestão do Data Warehouse do Sistema de Administração e Serviços Gerais SIASG, ambos na Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação SLTI. 1. Apresentação A Banca. A banca escolhida para este concurso foi a Fundação Carlos Chagas - FCC, banca que costuma trazer suas questões no estilo múltipla escolha, o que agrada muitos candidatos por não existir o tão temido critério de uma errada anula uma certa usado pela banca CESPE/UnB. Porém, isso não aumenta muito as chances líquidas de aprovação do candidato, pois o mesmo precisa estudar bem o assunto, pois a FCC costuma vez por outra trazer questões cuja fonte da resposta encontra-se em locais menos esperados, inclusive da Wikipedia. As questões, no geral, trazem muitos peguinhas para provocar o erro do candidato, além de muitas vezes exigirem mais da capacidade de memória do candidato em decorar alguns conceitos do que propriamente entende-los. Vamos trabalhar, durante a resolução das questões, todos esses aspectos sobre a banca, a fim de conseguir êxito no resultado final, que é a sua aprovação Metodologia das aulas. a) O curso será todo baseado em questões comentadas, focadas no edital e na banca escolhida para realização da prova; Página 3 de 41

4 b) O conhecimento prévio sobre o assunto ajudará muito na compreensão dos comentários, porém sua ausência não comprometerá o entendimento dos comentários das questões; c) Sempre que possível, disponibilizarei na aula seguinte mapas mentais e/ou esquemas para ajudar no processo de revisão da aula anterior e também servirá para revisão na semana que antecede a prova; d) Todos os comentários terão por base as tendências de cobrança da banca, procure valorizar cada comentário a fim de que na hora da prova possa lembra-los e partir para o abraço ; e) Durante a sequência de questões você perceberá que na medida em que avanço nas questões e consequentemente no assunto, também darei alguns passos para trás trazendo alguma questão na sequência que se refira a um assunto de algumas questões feitas anteriormente. Isso é de propósito, pois é importante a sistemática da repetição, não digo a repetição da mesma questão, mas do assunto abordado nela, pois quanto mais maduro o assunto fique em mente, melhor para o candidato no momento da prova Observações finais. a) Este formato de aula textual procura seguir um perfil mais informal do que o de um livro escrito sobre o assunto, isso porque tentamos, ao máximo, trazer para o texto o mesmo cenário de uma sala de aula, ou seja, com algumas informalidades e descontrações, porém preservando o principal foco que é o concurso em questão e, lógico, a sua aprovação. b) Tentem dividir bem o tempo de estudos de acordo com o conteúdo programático, pois assim será possível prever quando vocês estarão concluindo cada etapa e já podendo iniciar o processo de repetição com base em revisões e resoluções de mais questões, chegando assim no dia da prova com tranquilidade para assinalar corretamente as questões e garantir a vitória. Página 4 de 41

5 2. Conteúdo programático e planejamento das aulas (Cronograma). O Conteúdo programático está distribuído de tal forma que os alunos, mesmo que nunca tenham tido contato com o assunto, possam compreender o contexto da disciplina e também a forma com que ela se encaixa dentro das instituições e que pode ser cobrada na prova. As questões usadas neste material foram selecionadas criteriosamente, com a finalidade de agregar valor de conhecimento a cada comentário, seguindo uma escala crescente no grau de dificuldade e reaproveitamento de conceitos. A ordem do conteúdo seguida nem sempre corresponderá à ordem que foi publicada no edital, isso se deve ao fato de que procurei agrupar cada tópico da melhor forma para que você possa fazer o link entre os conceitos e conhecimentos vistos, onde o objetivo no final é ter todo o conteúdo em mente e com capacidade de argumentação entre eles. Vamos ao cronograma! Aula Aula Demonstrativa 07/09/2015 Aula 1 15/09/2015 Aula 2 25/09/2015 Aula 3 30/09/2015 Aula 4 10/10/2015 Aula 5 15/10/2015 Conteúdo a ser trabalhado Características básicas das organizações formais modernas: tipos de estrutura organizacional, natureza, finalidades e critérios de departamentalização. Processo organizacional: planejamento, direção, comunicação, controle e avaliação. Planejamento Estratégico. Excelência nos serviços públicos. Gestão da Qualidade. Gestão de Projetos. Gestão de resultados na produção de serviços públicos. Comportamento Organizacional: relações indivíduo/organização, motivação, liderança, desempenho. Competência interpessoal. Gerenciamento de conflitos. Clima e cultura organizacional. Administração de Recursos Materiais: funções e objetivos da administração de materiais; classificação e especificação de materiais. Convergências e diferenças entre a gestão pública e a gestão privada. Página 5 de 41

6 Aula 6 20/10/2015 TRE/SE Analista Judiciário Área Administrativa O paradigma do cliente na gestão pública. Gestão por competência. Página 6 de 41

7 3. Bibliografia TRE/SE Analista Judiciário Área Administrativa 1. Chiavenato, Idalberto Administração Geral e Pública. Ed. Campus 2. Maximiano, Antonio Teoria Geral da Administração. Ed.Atlas 3. Maximiano, Antonio Introdução à Administração. Ed. Atlas. 4. Leitura Complementar: 4.1. Um estudo da estrutura organizacional e as mudanças organizacionais: proposta de um novo modelo Fonte: 4. Estrutura Organizacional. Vamos iniciar então?! Vamos lá!!! O grande foco da aula de hoje é conhecer a organização dentro de uma empresa e como ela pode ser estruturada. Segundo Henry Dutton: Organização é a arte de empregar todos os recursos disponíveis a fim de alcançar um determinado objetivo. É importante está atento ao fato de que a palavra organização possui dois sentidos: um que quer dizer empresa ou instituição, e o outro que significa estabelecer uma ordem nas coisas. É nesta segunda que diz respeito à Estrutura Organizacional. Segundo Schein: Uma organização é a coordenação racional das atividades de certo número de pessoas, que desejam alcançar um objetivo comum e explícito, mediante a divisão das funções e do trabalho e por meio da hierarquização da autoridade e da responsabilidade. Segundo Stoner: Página 7 de 41

8 Estrutura Organizacional é a forma pela qual as atividades de uma organização são divididas, organizadas e coordenadas. Resumindo, a função organizar serve para adaptar e ajustar as instituições às orientações propostas nas estratégias organizacionais. Por mínima que seja, uma organização precisa estabelecer uma estrutura organizacional para que seja possível desempenhar suas atividades. A organização pode ser visualizada sob dois aspectos: 1. Organização Formal: É baseada numa divisão racional do trabalho, na diferenciação e integração de seus órgãos e representada através do organograma. É a organização formalizada oficialmente. 2. Organização Informal: É a organização que emerge espontânea e naturalmente entre as pessoas que ocupam posições na organização formal e a partir dos relacionamentos interpessoais como ocupantes de cargos. A organização informal surge a partir das relações de amizades entre pessoas e do surgimento de grupos informais que não aparecem no organograma. A organização informal ultrapassa a organização formal sobre os seguintes aspectos: a. Duração: Enquanto a formal esta restrita aos horários de trabalho, a informal ultrapassa estas barreiras, se estendendo em ambientes de lazer ou no tempo livre entre as pessoas. b. Localização: Enquanto a formal fica limitada ao espaço físico da organização, a informal pode atuar em qualquer lugar. c. Assuntos: Os assuntos abordados pela formal são inerentes ao negócio da organização, enquanto na informa os assuntos são diversos. Apesar de não aparecer no organograma, existe um documento chamado de Personograma, onde nele é possível identificar quem são as pessoas que representam cada departamento ou divisão da organização. Veja um exemplo de Personograma: Página 8 de 41

9 Segundo Chiavenato, a Estrutura Organizacional pode ser definida como: O conjunto de tarefas formais atribuídas às unidades organizacionais divisões ou departamentos e às pessoas. As relações de subordinação, incluindo linhas de autoridade, responsabilidade pelas decisões, número de níveis hierárquicos e amplitude do controle administrativo. As comunicações para assegurar coordenação eficaz entre órgãos e pessoas ao longo das unidades organizacionais. Percebam que tudo que vimos até aqui complementa perfeitamente o assunto da aula passada. Vale salientar que é importante fazer este link complementar no assunto, como se fosse um tópico só. Vejam que nas definições apresentadas foram citados: Conjunto de tarefas formais, relações de subordinação e os sistemas de coordenação. Estes elementos servem para assegurar o controle vertical da organização. Por falar em controle vertical, vamos conhecer a Estrutura Vertical. A Estrutura Vertical envolve 3 fatores importantes: 1. Hierarquia Administrativa: Esta relacionada com o número de níveis de administração que uma organização adota para assegurar a realização das tarefas e o alcance de seus objetivos. Uma estrutura alta exige muitos níveis Página 9 de 41

10 hierárquicos, enquanto uma estrutura baixa requer poucos níveis hierárquicos. 2. Amplitude de Controle: Está relacionado com o número de empregados que se devem reportar a um administrador. Determina o quanto um administrador deve monitorar estreitamente seus subordinados. Quanto maior a amplitude de controle, tanto maior é o número de subordinados para cada administrador e vice-versa. A amplitude de controle pode ser maior e com menor envolvimento do administrador em função dos seguintes fatores: O trabalho executado pelos subordinados é estável e rotineiro; Os subordinados executam tarefas similares; Os subordinados estão concentrados em uma única localização física; Os subordinados estão treinados e requerem pequena direção para a execução das tarefas; Existem regras e procedimentos que definem todas as atividades; O administrador conta com sistemas de apoio e de pessoal; Página 10 de 41

11 As atividades não administrativas, como planejamento ou coordenação com outros departamentos, exigem pouco tempo; As preferências e o estilo pessoal do administrador favorecem uma amplitude larga; 3. Grau de Centralização e Descentralização: Refere-se ao quanto à autoridade para tomar decisões estão concentrada no topo ou dispersada na base de organização. a. Centralização significa que a autoridade para decidir está localizada no topo da organização, promovendo a retenção do processo decisório na cúpula da organização. Existem 3 vantagens para o uso da centralização: i. Controle: É o melhor método para se controlar e coordenar as atividades e recursos da organização, principalmente quando a organização precisa atender a requisitos legais ou regulatórios, evitando que decisões locais possam afetar o restante da organização. ii. Custos: Quando decisões que envolvem custos precisam ser tomadas, o maior custo benefício ocorre quando esta decisão é tomada de forma centralizada, pois ganha-se na economia de escala. iii. Novas Tecnologias: As novas tecnologias podem facilmente se adaptar aos diversos modelos de organização, seja passando da descentralizada para centralizada e vice versa. b. Descentralização significa que a autoridade para decidir está dispersa nos níveis organizacionais mais baixos, onde o foco é no cliente e a Página 11 de 41

12 agilidade no atendimento das necessidades do cliente tem levado muitas organizações a migrar para o modelo descentralizado. Existem 3 vantagens na sua adoção: i. Agilidade: Quando o processo decisório é local, a organização responde mais rapidamente aos clientes. ii. Independência: A descentralização estimula a criatividade e liberdade para que grupos de trabalho surjam e possam evoluir juntos trazendo maior beneficio para organização. iii. Novas Tecnologias: O uso da TI em organizações descentralizadas traz grandes benefícios, pois a alta cúpula poderá delegar atividades e a acompanhar sua execução à distância. Vejamos uma ilustração sobre Centralização e Descentralização: O que vimos até agora explora o tipo de Organização Formal e vamos permanecer nela, pois dela derivam muitos conceitos. Vamos agora conhecer seus princípios fundamentais. Página 12 de 41

13 Segundo Chiavenato: A organização consiste em um conjunto de posições funcionais hierárquicas orientadas para o objetivo econômico de produzir bens ou serviços. Os princípios fundamentais da organização formal são: Divisão do Trabalho: Para se tornar eficiente, a produção deve basear-se na divisão do trabalho, ou seja, na maneira pela qual um processo complexo pode ser decomposto em uma série de pequenas tarefas que o constituem. Especialização: Como consequência do princípio da divisão do trabalho surge a especialização: cada órgão ou cargo passa a ter funções e tarefas específicas e especializadas. Atribui-se a cada posto de trabalho tarefas simples e repetitivas que requeiram pouca experiência do executor e escassos conhecimentos prévios. Hierarquia: Outra consequência do princípio da divisão do trabalho é a intensa diversificação funcional dentro da organização. A pluralidade de funções imposta pela especialização exige inevitavelmente o desdobramento da função de comando, cuja missão é dirigir todas as atividades para que elas cumpram harmoniosamente as suas respectivas missões. Isso significa que, além de uma estrutura de funções especializadas, a organização precisa também de uma estrutura hierárquica para dirigir as operações dos níveis que lhe estão subordinados. Daí o princípio da hierarquia, também denominado de princípio escalar. Em toda organização formal existe uma hierarquia que divide a organização em camadas ou níveis de autoridade. Na medida em que se sobe na escala hierárquica, aumenta o volume de autoridade do administrador. Este princípio da hierarquia aduz dois novos conceitos: a autoridade e a responsabilidade. o Autoridade: é conceituada como um poder formal, ou seja, o direito de dar ordens, de comandar outros, para que executem ou deixem de executar Página 13 de 41

14 algo, da maneira considerada, pelo possuidor dessa autoridade, como adequada para a realização dos objetivos da empresa ou do órgão. Fayol dizia que a autoridade é o direito de dar ordens e o poder de exigir obediência, conceituando-a como poder formal e poder legitimado. A autoridade pode se distinguir por 3 características: Autoridade é alocada em posições da organização e não em pessoas; Autoridade é aceita por subordinados; A autoridade flui para baixo através da hierarquia verticalizada; Uma forma de relacionar os cargos dentro de uma organização, de acordo com o nível de autoridade pode ser através da posição de linha ou de staff (ou assessoramento). Tais posições podem ser diferenciadas de acordo com o poder de comando. As posições de linha teriam o comando sobre seus subordinados, enquanto que as posições de staff poderiam apenas sugerir, aconselhar, recomendar aos funcionários. o Responsabilidade: É o outro lado da moeda. Significa o dever de desempenhar a tarefa ou atividade para a qual a pessoa foi designada. O grau de autoridade é proporcional ao grau de responsabilidade assumida pela pessoa. A autoridade emana do superior para o subordinado, enquanto a responsabilidade é a obrigação exigida do subordinado para que este realize ais deveres. A responsabilidade é delegada a subordinados, embora o que se delega é a autoridade e não somente a responsabilidade. Delegação é o processo de transferir autoridade e responsabilidade para posições inferiores na hierarquia. Diante de tudo que vimos até agora, vamos conhecer como uma organização faz para integrar todos estes elementos, como pessoas, tarefas, atividades, dentre outras. Página 14 de 41

15 Adianto que isso é possível através da Departamentalização. Segundo Maximiano: A forma de dividir as tarefas entre os departamentos depende de princípios chamados critérios de departamentalização. Por exemplo: pode-se atribuir a cada departamento a tarefa de atender a um tipo específico de cliente, ou de produzir um tipo específico de produto, ou de cuidar de determinada área geográfica. Esses e outros critérios de departamentalização definem as responsabilidades especializadas das unidades da estrutura organizacional. Vamos conhecer os tipos de Departamentalização: Departamentalização Funcional: As funções organizacionais são conjuntos de tarefas interdependentes, orientadas para um objetivo singular. Cada uma das funções contribui para a realização da missão, propósito ou tarefa total de uma organização. Exemplos: RH, Marketing, Financeiro, Atendimento. Departamentalização por Produto: Quando uma empresa trabalha com vários produtos ou serviços, que apresentam diferenças importantes entre si, pode ser melhor administrar cada um individualmente. Neste modelo, as responsabilidades são divididas usando um produto ou serviço como critério. Página 15 de 41

16 Departamentalização por Cliente: É apropriado quando a organização atende a diferentes tipos de clientes, com necessidades muito distintas, ou quando os clientes são iguais, mas têm necessidades diferentes. Esse tipo de departamentalização é uma forma segura de garantir a satisfação dos clientes. Departamentalização Geográfica ou Territorial: Cada unidade de trabalho corresponderá a um território, podendo ser utilizado quando a organização opera numa área grande, ou em locais diferentes, e em cada local é necessário disponibilizar certo volume de recursos ou certa autonomia. Departamentalização por Processo: Os recursos serão agrupados de acordo com o processo chave específico da empresa, dividindo o trabalho de acordo com as atividades principais que ocorrem dentro da organização. Página 16 de 41

17 Departamentalização por Projetos: As atividades temporárias, chamadas projetos, são realizadas por estruturas organizacionais temporárias. Uma organização de projeto é uma estrutura temporária, alojada dentro da organização funcional. Para cada projeto é necessário criar uma organização temporária, que usa recursos das unidades funcionais. Estes modelos de departamentalização são implementados em diferentes abordagens ou estruturas, sendo levado em consideração na sua implementação aspectos de autoridade, comunicação interna e departamentalização da organização. Estão vendo como os tópicos já estudados começam a se integrar? Vamos conhecer estas estruturas: Estrutura Linear: Tem como principal característica a centralização da autoridade, onde o superior terá autoridade única sobre seus funcionários. Página 17 de 41

18 Estrutura Funcional: É a mais comum de se encontrar nas organizações, sendo a mais intuitiva, sendo sua divisão de acordo com as funções organizacionais, ou seja, por especialização, sendo predominante em empresas pequenas e com ambientes estáveis. Por serem estáveis, oferecem maior resistência à mudança. Vantagens e Desvantagens da Estrutura Funcional: Vantagens Maior economia de escala e eficiente uso de recursos Centralização das tomadas de decisão Melhor controle da organização para quem está no topo, devido à direção unificada Aperfeiçoamento dos funcionários nas funções que desempenham Desvantagens Visão limitada dos objetivos organizacionais com maior foco de cada área funcional Dificuldade de comunicação entre departamentos Velocidade de resposta mais lenta para mudanças externas Dificuldade em avaliar o desempenho de cada função em relação aos objetivos gerais da Página 18 de 41

19 organização A comunicação é melhor dentro das próprias áreas funcionais Dificuldade de localizar o culpado por algum problema ou situação. Estrutura Divisional: Ao contrário da funcional, a divisional esta presente em empresas maiores, onde ofereça diversos produtos ou serviços. Nesta estrutura as tarefas e recursos são dividas de acordo com o tipo de produto, cliente ou até mesmo segmento de mercado, sendo que cada divisão terá maior autonomia, inclusive para fazer propaganda dos seus produtos e/ou serviços, caracterizando uma descentralização operacional. Isso possibilita a cobrança por resultados de forma mais direcionada. Vantagens e Desvantagens da Estrutura Divisional Vantagens O risco da organização é dividido. Maior adaptabilidade e capacidade de resposta Maior nível de desempenho nos resultados Avaliação e controle de desempenho são mais fáceis de realizar dentro das divisões Devido à especialização das divisões, a proximidade com o cliente aumenta Desvantagens Devido à autonomia nas divisões, existe o risco dos seus interesses se sobreporem ao interesse da organização. Os recursos comuns serão redundantes dentro de cada divisão, perdendo eficiência Ocorre burocratização dentro das divisões Estimula concorrência entre as divisões Devido aos departamentos serem menores, ocorre redução na competência técnica Estrutura Matricial: Trata-se de um modelo misto, comportando estrutura funcional e uma estrutura por projeto, juntando o que há de melhor em ambas. Uma característica importante desta estrutura é que os funcionários vão responder a dois chefes, um da área funcional e outro da área de projetos. É muito usada quando os projetos demandam Página 19 de 41

20 pessoas de vários perfis, sendo estas pessoas recrutadas de cada divisão funcional. Dessa forma percebemos que nesta estrutura a mobilidade dos funcionários é maior. Vantagens e Desvantagens da Estrutura Matricial Vantagens Potencializa as vantagens da parte funcional e da parte de divisional A dispersão e a multiplicação de recursos é reduzida, melhorando a eficiência Maior flexibilidade e adaptabilidade Cooperação interdisciplinar entre departamentos Conflito construtivo entre membros da organização Desvantagens Devido à dupla autoridade, a coordenação torna-se difícil Sua estrutura é mais complexa, localizando-se focos de conflito Perda excessiva de tempo em reuniões, devido a problemas de conflito Dificuldade em apurar responsáveis por problemas Exigência de competências de relacionamentos interpessoal Estrutura em Rede: Utilizada em organizações que precisam de flexibilidade e competitividade em escala global, de tal forma que possa se adaptar a mudanças no ambiente externo muito mais rapidamente, aproveitando as oportunidades de mercado. Sua estrutura interna é pequena, porém tem a desvantagem principal da falta de controle dos processos de trabalho realizados externamente. Página 20 de 41

21 Vantagens e Desvantagens da Estrutura em Rede Vantagens Maior adaptabilidade e flexibilidade em ambiente complexo Respostas são mais rápidas Estimulo à competitividade Ambiente desafiador e motivador Desvantagens Dificuldade em apurar responsáveis A empresa fica dependente de contratos A perda de parte da estrutura pode causar danos graves Dificuldade em desenvolver uma cultura organizacional Estrutura Colegiada ou Comissionada: De acordo com Cury, esta estrutura é geralmente utilizada em grandes empresas. Nelas, o grupo de executivos é denominado de diretoria, sendo responsável pela discussão dos problemas e planejamento das possíveis soluções. As vantagens são: facilitar a participação de especialista; julgamento impessoal e pontos de vista mais gerais. As desvantagens são: fraqueza na direção de operações cotidianas; decisões mais demoradas e responsabilidade mais diluída. Agora que conhecemos as várias possibilidades de estruturas que uma organização pode adotar, precisamos diferenciar alguns conceitos importantes na hora de definir o que Página 21 de 41

22 cada funcionário irá fazer. Neste contexto, vamos conhecer as diferenças entre Cargo, Função e Tarefa. De acordo com Chiavenato: Cargo é uma composição de todas as atividades desempenhadas por uma pessoa o ocupante que podem ser englobadas em um todo unificado e que figura em certa posição formal do organograma da empresa De acordo com Sherman: Um cargo representa um grupo de deveres e atividades relacionados. Os deveres de um cargo, de forma ideal, compreendem unidades de trabalho similares e relacionadas Segundo Zimpeck: Função é o agregado de deveres, tarefas e responsabilidades que requerem os serviços de um individuo. Deste ponto de vista, pode-se inferir que, numa organização, existem tantas funções quanto for o número de empregados. Tarefa existe como um conjunto de elementos e requer o esforço humano para determinado fim. Quando tarefas suficientes se acumulam para justificar o emprego de um trabalhador, surge a função. Resumindo, numa escala do mais amplo para o mais reduzido, teremos: Cargo Função Tarefa. Existem várias teorias para que se possa definir a estrutura ideal para uma uma organização, dentre elas a Teoria da Contingência. A Teoria da Contingência enfatiza que não há nada de absoluto nas organizações ou na teoria administrativa. Tudo é relativo. Tudo depende. A abordagem contingencial explica que existe uma relação funcional entre as condições do ambiente e as técnicas administrativas apropriadas para o alcance eficaz dos objetivos da organização. As variáveis Página 22 de 41

23 ambientais são variáveis independentes, enquanto as técnicas administrativas são variáveis dependentes dentro de uma relação funcional. Chiavenato considera importantes as seguintes variáveis contingenciais: Ambiente: É o contexto que envolve externamente a organização (ou o sistema). É a situação dentro da qual uma organização será inserida. Isso faz com que tudo o que ocorre externamente no ambiente passe a influenciar internamente o que ocorre na organização. Tecnologia: As organizações utilizam alguma forma de tecnologia para executar suas operações e realizar suas tarefas. Organizações em Níveis: Para se defrontar com desafios externos e internos, as organizações diferenciam-se em três níveis organizacionais, a saber: Nível Institucional ou Estratégico, Nível Intermediário e Nível Operacional. Outra forma de explicar a estrutura da organização e o comportamento das pessoas é através da análise do conjunto de características inerentes à organização. Com base nisto, surge dois importantes modelos a serem analisados e que são cobrados nas provas: Modelo Mecanicista e o Modelo Orgânico: Modelo Mecanicista: Também chamado de modelo burocrático, enfatiza regras e procura imitar o funcionamento padronizado de uma máquina. As pessoas têm pouca autonomia e não há espaço para improvisação. As organizações que seguem este modelo tendem a ser impessoais, rígidas e regulamentadas, dando maior importância à hierarquia e à obediência de normas. Modelo Orgânico: Neste modelo as organizações procuram reduzir o grau de formalidade e impessoalidade. Organizações deste tipo dão maior ênfase ao sistema social e à iniciativa das pessoas. Hierarquia e especialização são menos importantes que no modelo mecanicista, sendo a comunicação informal incentivada. Segundo Maximiano: Página 23 de 41

24 Nenhuma organização é exclusivamente mecanicista ou orgânica. Todas combinam elementos dos dois modelos, podendo predominar um ou outro, dependendo da situação. Ufa, heim?! Vamos ao que interessa. Que venham às questões!!!! Questão 01 : FCC 2013 TRT 15ª Analista Judiciário Área Administrativa Sobre Estrutura Organizacional, considere os conceitos a seguir: I. de Staff: é planejada e formalmente representada em organogramas. II. Informal: deriva da interação social, reconhecida oficialmente na organização, é também denominada Personograma. III. de Linha ou Linear: baseia-se nas operações e tem como característica a especialidade das funções. IV. de Comissão: segundo Cury (2000), baseia-se na chefia colegiada para a tomada de decisões políticas e estratégicas da empresa. Está correto o que se afirma em a) I, II e III, apenas. b) II, III e IV, apenas. c) I, II, III e IV. d) I, II e IV, apenas. e) I e IV, apenas. Comentários: Esta questão aborda vários conceitos vistos no resumo, sendo todas os itens corretos, servindo de complemento para seu material teórico de revisão focado na banca. Página 24 de 41

25 Com isso a alternativa c) é a correta. TRE/SE Analista Judiciário Área Administrativa Gabarito: c) Questão 02 : FCC 2013 Sergipe Gás S/A Assistente Técnico Administrativo RH Estrutura Organizacional é a) o conjunto de tarefas desempenhado por uma ou mais pessoas, servindo como base para a departamentalização. b) a posição hierárquica que uma pessoa ocupa na empresa e o conjunto de atribuições a ela conferido. c) a forma pela qual as atividades de uma organização são divididas, organizadas e coordenadas. d) a cadeia de comando que se inicia nos gestores de topo e segue até os trabalhadores não gestores, passando sucessivamente por todos os níveis organizacionais. e) a guia de conduta, estável e de longo prazo, estabelecida para dirigir a tomada de decisões. Comentários: Essa questão fez uma salada mista de conceitos. A alternativa a) está errada, pois ela descreve as característica da Função. A alternativa b) está errada, pois esta se refere ao Cargo. A alternativa c) está correta e define bem o que vem a ser Estrutura Organizacional, inclusive copiando a definição do Stoner, vista no resumo. A alternativa d) está errada, pois define o conceito de Hierarquia. A alternativa e) está errada, pois define o conceito de Estratégia. Gabarito: c) Página 25 de 41

26 Questão 03: FCC 2013 Sergipe Gás S/A Assistente Técnico Administrativo RH Considere as informações abaixo. A correta relação entre os tipos de estrutura e suas características é: a) I-2, II-1 e III-3. b) I-3, II-2 e III-1. c) I-1, II-3 e III-2. d) I-1, II-2 e III-3. e) I-2, II-3 e III-1. Comentários: Vimos em nosso resumo os tipos de estruturas organizacionais e sua características. As estrutura Funcional tem como principal característica a especialização de funções desempenhadas, onde cada departamento desempenha exclusivamente atividades prédeterminadas. Na estrutura por Projetos encontramos um cenário um pouco diferente, onde as pessoas são alocadas temporariamente para realizar atividades que satisfaçam a um fim específico e quando este fim é atingido, elas são desvinculadas do projeto. A estrutura Matricial combina estas duas outras estruturas, onde teremos o líder do projeto e os lideres dos departamentos. De acordo com o grau de influência destes líderes, a estrutura matricial pode ser dividida em fraca, balanceada e forte. Página 26 de 41

27 Sendo assim, concluímos que a melhor combinação dos itens da tabela apresentada esta na alternativa a) Gabarito: a) Questão 04: FCC 2012 TRF 5ª Analista Judiciário - Área Administrativa A Teoria da Contingência considera as características do ambiente que determinam o projeto da estrutura de uma organização e os sistemas de controle. As organizações em ambientes mutantes escolhem uma estrutura a) mecanicista. b) orgânica. c) tecnológica. d) comportamental. e) funcional. Comentários: Na Teoria Contingencial temos a máxima que diz que tudo depende, ou seja, não há nada definido como único e absoluto. As variáveis do ambiente e das técnicas utilizadas na organização vão influenciar o seu desempenho. Também vimos que uma organização pode seguir uma estrutura mecanicista, onde reina a burocracia, as normas e a formalidade. Outra forma de estrutura é orgânica, onde as coisas acontecem de forma não muito formal e acompanhando as mudanças. Tendo em vista isso, concluímos que a Teoria da Contingência está mais alinhada coma Estrutura Orgânica, o que torna a alternativa b) como correta. Gabarito: b) Página 27 de 41

28 Questão 05: FCC 2011 TRT 24ª - Analista Judiciário Área Administrativa Tipo de estrutura organizacional em que cada superior tem autoridade única e absoluta sobre seus subordinados e que não a reparte com ninguém: a) gerencial. b) funcional. c) staff. d) linear. e) operacional. Comentários: Durante o resumo foram vistas alguma as estruturas e abordagens, e dentre elas a estrutura Linear, onde o líder é centralizador. A questão aborda justamente este tipo de estrutura organizacional, sendo a alternativa d) a correta. A alternativa a) está errada e foi colocada na questão para confundir o candidato. A alternativa b) esta errada, pois a estrutura funcional é justamente o contrário da linear, ela presa pela especialização dos departamentos da organização, de acordo com a sua função a ser desempenhada. A alternativa c) esta errada, pois trata-se de um modelo de departamentalização, que tem como característica a prestação de assessoramento a departamentos específicos. A alternativa e) esta errada, pois não se trata de estrutura organizacional. Gabarito: d) Questão 06: FCC 2011 TCE/PR - Analista de Controle Área Administrativa Introduz transformações na personalidade dos seus participantes que levam à rigidez, às dificuldades no atendimento aos clientes e à ineficiência, transformações essas responsáveis pelo que chama de disfunções ou consequências imprevistas. Página 28 de 41

29 Na frase acima Merton está se referindo à estrutura a) burocrática. b) de cooptação. c) coercitiva. d) ideológica. e) Moderna Comentários: Vimos em nossos resumos os modelos Mecanicista e Orgânico. O modelo Mecanicista prega o uso excessivo de normas, regulamentos e regras, a ponto de tratar os clientes de forma excessivamente impessoal. Já o modelo Orgânico procura reduzir a informalidade, dando mais valor à iniciativa das pessoas. O modelo Mecanicista, devido a suas características, também é chamado de Burocrático, o que torna a alternativa a) correta. Gabarito: a) Questão 07 : FCC 2013 FHEMIG - Auxiliar Administrativo As organizações podem ser divididas em algumas áreas típicas, tanto em termos operacionais, quanto para efeito de seu estudo, segundo as diferentes funções administrativas. É INCORRETO afirmar que a área de a) Gestão de Pessoas é responsável por alocar os recursos humanos mais adequados para o desempenho de determinadas funções, mantendo esses recursos aptos. b) Produção transforma insumos em resultados que satisfazem necessidades, utilizando uma série de elementos que são alocados em uma série estruturada de etapas. c) Marketing auxilia as empresas a conhecerem as expectativas, anseios e necessidades de seus clientes efetivos e potenciais. Página 29 de 41

30 d) Finanças relaciona-se com a aquisição e o uso do capital para a manutenção das atividade, a partir de uma avaliação de decisões e a conservação desse capital, visando à obtenção do lucro. e) Tecnologia da Informação é responsável por criar, administrar e manter os equipamentos da organização, notadamente, aqueles associados à área de informática. Comentários: Coloquei esta questão propositalmente por considera-la instrumento de revisão, pois apenas uma das alternativas esta incorreta, ou seja, todas as alternativas corretas em algum momento pode aparecer novamente em uma prova da FCC como sendo alternativa verdadeira ou falsa. A alternativa errada é a letra e), pois a área de TI de uma organização não foca apenas em equipamentos da área de informática, muito pelo contrário, o foco está em manter os serviços que dependem da TI em funcionamento. Gabarito: e) Questão 08 : FCC 2013 TRT 9ª- Analista Judiciário - Área Administrativa Em uma organização que atua num ambiente competitivo, em constante mudança, e que necessita se adaptar e inovar constantemente seus processos, o tipo de departamentalização mais adequado é o a) por processos. b) por área geográfica. c) por clientes. d) matricial. e) funcional. Comentários: Vimos em nosso resumo que uma das vantagens do modelo matricial é a adaptabilidade e flexibilidade quanto a possíveis mudanças. Isso porque temos neste tipo Página 30 de 41

31 de departamentalização um misto entre uma estrutura de projetos x estrutura funcional, onde equipes serão alocadas de acordo com a demanda. Com isso podemos concluir que a alternativa certa é a letra d). Gabarito: d) Questão 09 : FCC SPPREV- Analista em Gestão Previdenciária A Departamentalização que leva em conta a especialização técnica dos ocupantes dos cargos e seus conhecimentos é chamada de a) funcional. b) geográfica. c) por processo. d) por produto. e) por cliente. Comentários: Essa é boa pra revisar. Olha só, falou em especialização, foquem suas mentes em Departamentalização Funcional. Falou em flexibilização, foquem em Departamentalização Matricial. A FCC adora fazer trocadilhos com estas duas formas de Departamentalização. No caso desta questão, estamos diante da Funcional, o que torna a alternativa a) o gabarito da questão. Gabarito: a) Questão 10 : FCC TST - Analista Judiciário Área Administrativa Além de violar o princípio da unidade de comando, a adoção de uma estrutura matricial possui, ainda, como desvantagem, Página 31 de 41

32 a) apresentar uma relativa inconsistência na maneira pela qual as políticas e procedimentos internos são cumpridos. b) reter os funcionários em um projeto por tempo maior que o necessário. c) requerer habilidade especial de gerentes de projetos em negociar recursos com gerentes funcionais. d) alocar, no gerenciamento, pessoas que apresentam baixa motivação em relação ao projeto. e) subestimar os projetos, independentemente de serem ligados a esferas superiores. Comentários: Olha só, mas uma questão cobrando conhecimento sobre a Estrutura Matricial e isso se deve ao fato de ser uma estrutura que a pouco a pouco vem sendo inserida nas organizações tanto privadas como públicas. Como vimos em nosso resumo, existe nessa estrutura um misto entre funcional e por projetos, onde o gerente de projetos necessitará de participantes das áreas funcionais especializadas para tocar os projetos e é neste ponto que o bicho pega, pois imagine um funcionário com dois chefes, ou seja, hora que fará parte de um projeto e hora ele pertence ao departamento onde desenvolve suas atividades cotidianas. Este é o maior desafio de um gerente de projetos em meio a uma estrutura matricial, o que neste aspecto é algo desvantajoso. Com isso, podemos marcar a alternativa c) como sendo o gabarito da questão. Gabarito: c) Página 32 de 41

33 5. Questões de outras bancas: CESPE TRE/SE Analista Judiciário Área Administrativa Questão 01: CESPE CNJ - Analista Judiciário - Administrativa Julgue os itens a seguir, acerca de planejamento estratégico, balance scorecard (BSC), gestão de projetos e modelagem organizacional. As organizações podem adotar a modelagem orgânica, a mecanicista ou uma abordagem mista, denominada modelagem em forma de rede. Comentários: A questão ia bem, porem no final embolou o meio de campo. Na prática, nenhuma organização é 100% orgânica ou mecanicista, na verdade guardam um pouco de cada modelagem, usando o melhor de cada uma e quando isso acontece não é chamada de modelagem em forma de rede, trata-se apenas de uma abordagem mista. Por isso, a questão está Errada. Gabarito: E Questão 02: CESPE 2013 TRT 10ª - Técnico Judiciário - Administrativa Julgue o próximo item, relativo a estrutura organizacional. Na gestão pública, a estrutura organizacional refere-se à estruturação legal dos órgãos que irão desempenhar as funções por intermédio dos agentes públicos. Comentários: Exato, quando uma questão falar em Gestão Pública ou Administração Pública, tenha em mente que por mais que se use boas práticas da administração privada, tudo é feito com base em Lei. Isso inclui a criação de órgãos e sua estruturação, ou seja, seus departamentos, coordenações, dentre outros, com suas respectivas competências. Página 33 de 41

34 Gabarito: C TRE/SE Analista Judiciário Área Administrativa Questão 03: CESPE 2012 ANAC - Analista Administrativo - Área 2 Acerca das convergências e diferenças entre a gestão pública e a gestão privada, julgue os itens que se seguem. Assim como a estrutura organizacional do setor privado, a administração pública também apresenta uma estrutura verticalizada, burocratizada e flexível. Comentários: Essa questão se enrolou toda. Como falei em questão anterior, na Administração Pública a criação e estruturação de órgãos é feita por Lei, ou seja, se é por lei não pode ser flexível. Além disso, as estruturas no setor privado, seguem um modelo gerencial e não burocratizado, sendo tal modelo adotado já a alguns anos no setor público. A questão está errada do início ao fim. Gabarito: E Questão 04: CESPE 2012 ANAC - Analista Administrativo - Área 2 Com relação a estrutura e estratégia organizacional, julgue os itens subsequentes. Estruturas matriciais combinam a estrutura hierárquica vertical tradicional com uma estrutura superposta, horizontal, de coordenadores de projetos ou produtos, motivo pelo qual representam uma opção adequada para organizações que implementam projetos. Comentários: Ótima questão para revisão sobre estrutura matricial. Esta certa a questão. Gabarito: C Página 34 de 41

35 Questão 05: CESPE 2012 TJ/RR - Administrador Acerca dos planejamentos estratégico, tático e operacional bem como da estrutura e do controle organizacionais, julgue os itens seguintes. O modelo de departamentalização matricial é definido de acordo com critérios geográficos, estabelecidos em uma matriz que coordena as ações de suas filiais. Comentários: Já deu pra perceber que não é somente a FCC que gosta de abordar questões sobre a estrutura matricial né!? Essa é o tipo de questão que tenta pegar o candidato que não estudou e induz ao erro pela familiaridade do que esta sendo cobrado com o que está escrito, daí tal candidato vai na onda e erra. Já vimos todo o conceito sobre as estruturas de departamentalização, tanto no resumo quanto na questões e com certeza a estrutura matricial não está definida de acordo com critério geográficos (viagem total ). A questão está errada. Gabarito: E Encerro aqui esta aula e aguardo vocês nas próximas aulas, um forte abraço e ótimos estudos!!! Qualquer dúvida, crítica ou sugestão, fiquem a vontade para me escrever através do Página 35 de 41

36 6. Lista das Questões Utilizadas na Aula. TRE/SE Analista Judiciário Área Administrativa Questão 01 : FCC 2013 TRT 15ª Analista Judiciário Área Administrativa Sobre Estrutura Organizacional, considere os conceitos a seguir: I. de Staff: é planejada e formalmente representada em organogramas. II. Informal: deriva da interação social, reconhecida oficialmente na organização, é também denominada Personograma. III. de Linha ou Linear: baseia-se nas operações e tem como característica a especialidade das funções. IV. de Comissão: segundo Cury (2000), baseia-se na chefia colegiada para a tomada de decisões políticas e estratégicas da empresa. Está correto o que se afirma em a) I, II e III, apenas. b) II, III e IV, apenas. c) I, II, III e IV. d) I, II e IV, apenas. e) I e IV, apenas. Questão 02 : FCC 2013 Sergipe Gás S/A Assistente Técnico Administrativo RH Estrutura Organizacional é a) o conjunto de tarefas desempenhado por uma ou mais pessoas, servindo como base para a departamentalização. b) a posição hierárquica que uma pessoa ocupa na empresa e o conjunto de atribuições a ela conferido. Página 36 de 41

37 c) a forma pela qual as atividades de uma organização são divididas, organizadas e coordenadas. d) a cadeia de comando que se inicia nos gestores de topo e segue até os trabalhadores não gestores, passando sucessivamente por todos os níveis organizacionais. e) a guia de conduta, estável e de longo prazo, estabelecida para dirigir a tomada de decisões. Questão 03: FCC 2013 Sergipe Gás S/A Assistente Técnico Administrativo RH Considere as informações abaixo. A correta relação entre os tipos de estrutura e suas características é: a) I-2, II-1 e III-3. b) I-3, II-2 e III-1. c) I-1, II-3 e III-2. d) I-1, II-2 e III-3. e) I-2, II-3 e III-1. Questão 04: FCC 2012 TRF 5ª Analista Judiciário - Área Administrativa Página 37 de 41

38 A Teoria da Contingência considera as características do ambiente que determinam o projeto da estrutura de uma organização e os sistemas de controle. As organizações em ambientes mutantes escolhem uma estrutura a) mecanicista. b) orgânica. c) tecnológica. d) comportamental. e) funcional. Questão 05: FCC 2011 TRT 24ª - Analista Judiciário Área Administrativa Tipo de estrutura organizacional em que cada superior tem autoridade única e absoluta sobre seus subordinados e que não a reparte com ninguém: a) gerencial. b) funcional. c) staff. d) linear. e) operacional. Questão 06: FCC 2011 TCE/PR - Analista de Controle Área Administrativa Introduz transformações na personalidade dos seus participantes que levam à rigidez, às dificuldades no atendimento aos clientes e à ineficiência, transformações essas responsáveis pelo que chama de disfunções ou consequências imprevistas. Na frase acima Merton está se referindo à estrutura Página 38 de 41

39 a) burocrática. TRE/SE Analista Judiciário Área Administrativa b) de cooptação. c) coercitiva. d) ideológica. e) moderna. Questões de outras bancas: CESPE Questão 01: CESPE CNJ - Analista Judiciário - Administrativa Julgue os itens a seguir, acerca de planejamento estratégico, balance scorecard (BSC), gestão de projetos e modelagem organizacional. As organizações podem adotar a modelagem orgânica, a mecanicista ou uma abordagem mista, denominada modelagem em forma de rede. Questão 02: CESPE 2013 TRT 10ª - Técnico Judiciário - Administrativa Julgue o próximo item, relativo a estrutura organizacional. Na gestão pública, a estrutura organizacional refere-se à estruturação legal dos órgãos que irão desempenhar as funções por intermédio dos agentes públicos. Questão 03: CESPE 2012 ANAC - Analista Administrativo - Área 2 Acerca das convergências e diferenças entre a gestão pública e a gestão privada, julgue os itens que se seguem. Assim como a estrutura organizacional do setor privado, a administração pública também apresenta uma estrutura verticalizada, burocratizada e flexível. Página 39 de 41

40 Questão 04: CESPE 2012 ANAC - Analista Administrativo - Área 2 Com relação a estrutura e estratégia organizacional, julgue os itens subsequentes. Estruturas matriciais combinam a estrutura hierárquica vertical tradicional com uma estrutura superposta, horizontal, de coordenadores de projetos ou produtos, motivo pelo qual representam uma opção adequada para organizações que implementam projetos. Questão 05: CESPE 2012 TJ/RR - Administrador Acerca dos planejamentos estratégico, tático e operacional bem como da estrutura e do controle organizacionais, julgue os itens seguintes. O modelo de departamentalização matricial é definido de acordo com critérios geográficos, estabelecidos em uma matriz que coordena as ações de suas filiais. Página 40 de 41

41 7. Gabarito. TRE/SE Analista Judiciário Área Administrativa FCC 01-c 02-C 03-a 04-b 05-d 06-a 07-e 08-d 09-a 10-c CESPE 01-E 02-C 03-E 04-C 05-E Página 41 de 41

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