Organização Profissional de Congressos e Conferências (PCO)

Transcrição

1 Organização Profissional de Congressos e Conferências (PCO)

2 Modus operandi O que fazemos: congressos e conferências médicas e científicas, gestão de eventos, reuniões corporativas, apresentação de produtos e programas de incentivo e motivação. As nossas propostas: apresentamos propostas integradas (conceção, planeamento, gestão e execução de projetos) segundo um modelo livro aberto, em que os clientes beneficiam da relação privilegiada com parceiros de negócio e do apoio de uma equipa pró-ativa, competente e flexível. Mais valia: organizar o seu evento de uma forma profissional sem sacrificar o seu tempo.

3 FILOSOFIA Dedicação: cada projeto tem um gestor dedicado que coordena as várias tarefas a realizar com a equipa de backoffice; Profissionalismo: a experiência adquirida em 10 anos no mercado e o sentido de excelência permitem-nos garantir um serviço profissional e de qualidade; Eficiência: a utilização da tecnologia e seleção dos parceiros certos garantem o alcance dos objetivos da organização sem grande esforço e com baixa margem de erro; Experiência: o portefólio da THE inclui os mais variados tipos de eventos que nos permitiram adquirir uma bagagem empírica essencial para a área dos eventos; Confiança: trabalhamos sempre com transparência, ética e respeito pelas diversas hierarquias dos vários intervenientes de todo o processo; Flexibilidade: agimos no interesse do cliente e como tal existe total flexibilidade para adaptarmos os nossos métodos de trabalho às especificidades do evento; Princípios: Atuamos no respeito por princípios de sustentabilidade, responsabilidade social e ética empresarial, valorizamos a eficiência e a qualidade das relações pessoais.

4 SOLUÇÕES CHAVE NA MÃO OU À MEDIDA DAS SUAS NECESSIDADES Candidaturas a congressos internacionais Pesquisa de informação e conteúdos sobre destino; Seleção de hotéis, centros de congressos, serviços de catering, audiovisuais, programa social, transferes; Consultoria para a elaboração de orçamento previsional; Preparação de orçamento previsional com base em dados concretos e simulações com possíveis cenários para avaliação de viabilidade financeira do evento; Disponibilização de brochuras e vídeos promocionais; Preparação de dossier de candidatura de acordo com caderno de encargos; Angariação de apoio financeiro e logístico; Organização de ações de promoção e divulgação; Organização de visitas de inspeção. Gestão de comunicações e programa científico Preparação de formulário de submissão disponível online; Submissão com confirmação de receção individual; Sistema de revisão e classificação online; Notificação individual aos autores da aceitação/ rejeição; Apoio na construção do programa científico com base nos trabalhos aceites; Comunicação com autores, convidados e moderadores sobre data, hora e local das apresentações; Compilação de comunicações em suporte digital; Design e impressão de programa científico; Contacto com empresas de publicação/ impressão.

5 Gestão de inscrições e programa social Preparação de formulário de registo online; Pagamentos online com cartão de crédito; Reservas de hotel; Envio de automático com confirmação de receção de registo; Registo de oradores e convidados bem como reservas de hotel, através de palavra-chave; Listagens de participantes em tempo real. Gestão administrativa e secretariado Seleção, contratação de todos os serviços prestados por terceiros, nomeadamente, hotéis, catering, audiovisuais, entre outros; Apoio informativo através de do evento e telefone em período laboral; Envio regular de informação para base de dados de potenciais participantes; Coordenação de deslocações e estadias de convidados; ing regular de listas e informação à Organização; Emissão de recibos e certificados, crachás de identificação e documentação; Secretariado no local do evento. Gestão financeira Adiantamentos na fase inicial do congresso; Orçamento de receitas e despesas; Faturação, pagamentos e reembolsos; Controlo de receitas de inscrição; Pagamentos a fornecedores; Faturação a patrocinadores; Elaboração de relatório final do congresso. Gestão logística do evento Montagem e testes de equipamento audiovisual; Instrução de hospedeiras; Contratação, supervisão e controlo de serviços de catering; Contratação e coordenação de serviços de limpeza, segurança e prevenção; Coordenação de transferes; Negociação de contrapartidas de Official Carrier, protocolo celebrado com a TAP para obtenção de descontos em viagens reservadas online; Elaboração e envio de press releases; Organização de conferências de imprensa; Organização protocolar; Tradução simultânea e/ou consecutiva; Cobertura fotográfica, vídeo e multimédia.

6 Gestão administrativa, angariação e negociação de patrocínios / Coordenação de montagens e desmontagens de exposição Desenvolvimento de programa de propostas de patrocínio; Promoção e venda de espaços a potenciais expositores; Negociação de contrapartidas de patrocínios; Desenho de implantação de espaços de stands/ expositores; Preparação de manual de expositores, com normas e procedimentos; Supervisão técnica de montagens/ desmontagens e decoração. Produção gráfica (sinalética, brochuras, programas, ) Conceção, design e produção de todos os tipos de suportes gráficos e digitais; Logótipo e estacionário do congresso; Folhetos, posters e announcements; Convites e ofertas de cortesia; Livro de abstracts/ proceedings; Programa final; Sinalética interior e exterior; Design e programação do website; Registo de domínio próprio, alojamento do site e criação de endereços de ; Envio regular de e-news. Marketing digital Mecanismos de otimização de busca na internet; Registo de domínio próprio do evento por um período de 1 ano; Envio regular de e-news para base de dados fornecida pela organização; Criação e gestão de página nas redes sociais; Publicação regular de conteúdos.

7 Produção de Conteúdos Gravação e edição em vídeo; Fotografia; E-news. Organização de programas sociais, pré e pós-tours Possibilidade de reserva de programas para acompanhantes através do formulário de registo. Relatório final do evento e reconciliação de contas Preparação de relatório detalhado do evento com listas de participantes, detalhes de receitas e despesas, estatísticas do evento e apuramento de saldo do evento; Transferência de ficheiros e dados para a organização no final do congresso. Gestão de associados Design, produção e inserção de conteúdos no website da entidade; Registo de domínio próprio da entidade pelo período desejado; Software disponível online para admissão de novos membros, gestão de existentes, lembretes para pagamentos de quotas, cobrança de quotas (individual/ grupo), possibilidade de pagamento com cartão de crédito, transferência bancária ou cheque; Possibilidade de criação integrada de eventos pontuais da entidade; Representação da entidade no Porto com possibilidade de aluguer de espaço para reuniões.

8 RUA VIEIRA PORTUENSE, 64 P PORTO PORTUGAL T info@the.pt PORTEFÓLIO DE congressos 2012 IUFRO Conference, Division 5 Forest Products, Julho 2012 VIPIMAGE 2011, Outubro 2011 IV Congresso Regional Mediterrânico e Atlântico da IAGP, Setembro º Congresso Nacional de Medicina Interna, Maio 2011 Ressuscitation, Dezembro th International Annual EurOMA Conference, Junho º Congresso Iberamericano de Fitoterapia, Outubro 2009 European Dairy Association, Outubro th Congress Int l Society of Medical Hidrology, Junho 2008 Mediterranean Forum of PR&M, Outubro 2006 Spineweek World Congress, Junho 2004 International Union of Forest Research Organizations Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto de Psicodrama de Medicina Interna European Ressuscitation Council Universidade Católica Portuguesa de Fitoquímica e Fitoterapia ANIL Associação Nacional dos Industriais de Lacticínios de Hidrologia Médica de Medicina Física e de Reabilitação Medicongress Estoril, 482 pax Olhão, 60 pax Porto, 230 pax Porto, 1300 pax Porto, 2650 pax Porto, 460 pax Lisboa, 250 pax Porto, 250 pax Porto, 250 pax Vilamoura, 700 pax Porto, 3000 pax