DESIGN DE EVENTOS E REUNIÕES

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Sabina Maria Júlia Godoi Espírito Santo
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1 DESIGN DE EVENTOS E REUNIÕES

Modus operandi O que fazemos: congressos e conferências médicas e científicas, gestão de

execução de projetos) segundo um modelo livro aberto, em que os clientes beneficiam da

2 Modus operandi O que fazemos: congressos e conferências médicas e científicas, gestão de eventos, reuniões corporativas, apresentação de produtos e programas de incentivo e motivação. As nossas propostas: apresentamos propostas integradas (conceção, planeamento, gestão e execução de projetos) segundo um modelo livro aberto, em que os clientes beneficiam da relação privilegiada com parceiros de negócio e do apoio de uma equipa pró-ativa, competente e flexível. Mais valia: organizar o seu evento de uma forma profissional sem sacrificar o seu tempo.

FILOSOFIA Dedicação: cada projeto tem um gestor dedicado que coordena as várias tarefas a realizar com a equipa de backoffice; Profissionalismo: a experiência adquirida em 10 anos no mercado e o

organização sem grande esforço e com baixa margem de erro; Experiência: o portefólio da THE inclui os mais variados tipos de eventos que nos permitiram adquirir uma bagagem empírica essencial para a

3 FILOSOFIA Dedicação: cada projeto tem um gestor dedicado que coordena as várias tarefas a realizar com a equipa de backoffice; Profissionalismo: a experiência adquirida em 10 anos no mercado e o sentido de excelência permitem-nos garantir um serviço profissional e de qualidade; Eficiência: a utilização da tecnologia e seleção dos parceiros certos garantem o alcance dos objetivos da organização sem grande esforço e com baixa margem de erro; Experiência: o portefólio da THE inclui os mais variados tipos de eventos que nos permitiram adquirir uma bagagem empírica essencial para a área dos eventos; Confiança: trabalhamos sempre com transparência, ética e respeito pelas diversas hierarquias dos vários intervenientes de todo o processo; Flexibilidade: agimos no interesse do cliente e como tal existe total flexibilidade para adaptarmos os nossos métodos de trabalho às especificidades do evento; Princípios: Atuamos no respeito por princípios de sustentabilidade, responsabilidade social e ética empresarial, valorizamos a eficiência e a qualidade das relações pessoais.

Eventos à la carte Pesquisa de locais para o evento Encontramos o local ideal de acordo com as características do evento;

Criação de conceito Juntamente com o cliente traçam-se objetivos, conteúdos e estratégia de comunicação.

Promoção Comunicação do evento utilizando os códigos de comunicação mais atuais como a internet, redes sociais e e-mail, mas

Registo e acreditação de participantes Dependendo do tipo de evento poderemos receber inscrições através de uma plataforma

Esta plataforma contempla ainda possibilidade de reservas de alojamento e pagamentos com cartão de crédito; Acreditação dos

4 Eventos à la carte Pesquisa de locais para o evento Encontramos o local ideal de acordo com as características do evento; Negociamos as melhores condições e detalhes do contrato. Criação de conceito Juntamente com o cliente traçam-se objetivos, conteúdos e estratégia de comunicação. Com estes elementos idealizamos o conceito do evento. Promoção Comunicação do evento utilizando os códigos de comunicação mais atuais como a internet, redes sociais e , mas também junto dos media para dar visibilidade e notoriedade a patrocinadores, expositores e parceiros de negócio. Registo e acreditação de participantes Dependendo do tipo de evento poderemos receber inscrições através de uma plataforma tecnológica disponível online. Esta plataforma contempla ainda possibilidade de reservas de alojamento e pagamentos com cartão de crédito; Acreditação dos participantes no local do evento à chegada com impressão de identificação ao momento. Orçamento previsional e gestão financeira Apresentamos orçamentos detalhados para o evento; Recebimentos de patrocinadores ou participantes e pagamentos a fornecedores ficam entregues à nossa agência de modo a centralizar todo o trabalho administrativo; No final do evento é apresentado um relatório detalhado de todos os recebimentos/ pagamentos recebidos/efetuados.

Gestão e coordenação de meios audiovisuais Uma forma de valorizar um espaço é com a ajuda de meios audiovisuais

A THE trabalha com equipas que garantem que nada falhe.

régie, segurança, de acordo com o plano do evento. Tudo de uma forma discreta.

exposição Desenvolvimento de programa de propostas de patrocínio; Promoção e venda de espaços a potenciais

expositores; Preparação de manual de expositores, com normas e procedimentos; Supervisão técnica de montagens/

5 Gestão e coordenação de meios audiovisuais Uma forma de valorizar um espaço é com a ajuda de meios audiovisuais para criar ilusões, transformar espaços, tornar um momento inesquecível. A THE trabalha com equipas que garantem que nada falhe. Gestão logística do evento Os gestores do projeto asseguram logística, serviços de catering, multimédia, ensaios, régie, segurança, de acordo com o plano do evento. Tudo de uma forma discreta. Gestão administrativa e angariação e negociação de patrocínios / Coordenação de montagens e desmontagens de exposição Desenvolvimento de programa de propostas de patrocínio; Promoção e venda de espaços a potenciais expositores; Negociação de contrapartidas de patrocínios; Desenho de implantação de espaços de stands/ expositores; Preparação de manual de expositores, com normas e procedimentos; Supervisão técnica de montagens/ desmontagens e decoração; Gestão de distribuição de espaços de stand. Alojamento & Transportes Seleção de hotéis, negociação de preços e condições; Receção de reservas de alojamento individuais/grupo; Contratação e gestão de transferes/ transportes em terra para grupos ou individuais.

6 RUA VIEIRA PORTUENSE, 64 P PORTO PORTUGAL T info@the.pt PORTEFÓLIO DE eventos WIPRO Management Meeting, Maio 2012 WIPRO Portugal, S.A. Porto, 80 pax MBA Atlântico, Abril 2012 Workshop E-Patient Centric, Fevereiro 2012 Universidade Católica do Porto Centro Hospitalar de S. João Porto, 110 pax Porto, 300 pax Novartis, Maio 2011 NOVARTIS Netherlands Lisboa, 10 pax 8th Training Program UITP 2010 STCP e Metro do Porto Porto, 30 pax HYUNDAI FUN PARK, World Cup 2010 JOKE Event AG Porto MESP, Mota Engil 2010 Mota Engil Amarante, 160 pax ATLASREISEN Circuit 2009 DER Deutsches Reisebüro Norte e Centro, 22 pax GmbH & Co.OHG Wella International Trend Awards 2008 Procter & Gamble Service Lisboa, 400 pax Novartis Incentive 2008 Novartis Consumer Health Cascais, 50 pax Convencion Caixa Penédès 2007 Travel Partners Porto, 1300 pax GEBTA Awards 2007 GEBTA España Porto, 150 pax EORTC 2006, Investigators Meeting Bristol Myers Squibb Ponta Delgada, Açores, 70 pax DePuy Int l Sales Meeting 2006 Depuy Spine EMEA Lisboa, 700 pax

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