Regulamento do Congresso

Transcrição

1 Regulamento do Congresso

2 IN Secretariado do XXIX Congresso Português de Cardiologia Dr. Paulo Magueijo Campo Grande 28-13º Lisboa Tel /4

3 Índice Índice IN 1 Introdução 4 2 Exposição Técnica Local Aluguer de Espaços Regras de Funcionamento Datas 6 3 Simpósios Satélites 7 4 Inscrições de Congressistas 8 i 5 Agência Oficial do Congresso 9 H 6 Hotéis do Congresso 10 7 Anexos 11 Plantas da Exposição Técnica 12 3

4 IN Introdução 1 A Direcção da Sociedade Portuguesa de Cardiologia, no âmbito da preparação do XXIX Congresso Português de Cardiologia, saúda os representantes das Empresas da Indústria Farmacêutica e de Equipamento Médico agradecendo, desde já, a sua colaboração. É nosso objectivo manter com os representantes da Indústria Farmacêutica e de Equipamento Médico que apoiam o Congresso o melhor relacionamento, como sempre baseado na transparência, no respeito mútuo e na reciprocidade das vantagens. Neste sentido, solicitamos que as actividades da Indústria, no âmbito do Congresso, sejam acordadas com antecedência com a Organização do Congresso, a fim de não colidirem com o programa científico e social estabelecido. De acordo com o actual Regulamento dos Congressos são critérios de prioridade na atribuição de stands da Exposição Técnica: a categoria de sócios agregados colectivos, o grau de patrocínio à Casa do Coração, o apoio dado às realizações da Sociedade Portuguesa de Cardiologia (SPC) nos últimos anos e a precocidade na escolha das áreas (Quadro I). Quadro I Critérios de Prioridade 1- Sócios Agregados Colectivos 2- Grau de Patrocínio à Casa do Coração 3- Grau de Apoio Financeiro à Sociedade Portuguesa de Cardiologia nos últimos dois anos 4- Número de Congressistas inscritos no presente Congresso 5- Precocidade na escolha das áreas Decidimos estabelecer um limite temporal (31 de Outubro de 2007) até ao qual estes critérios poderão ser valorizados; após este prazo, as empresas terão de escolher, por ordem de chegada, entre os stands que restarem. As empresas farmacêuticas e de equipamento serão contactadas para reuniões individuais até 31 de Outubro; a partir desta data, para quaisquer propostas complementares, deverão contactar com o Secretariado do Congresso (tel: /4 Dr. Paulo Magueijo) 4

5 Exposição Técnica Local A Exposição Técnica decorre nas áreas definidas do Tivoli Marinotel, identificados nas plantas em anexo (paginas 11 a 16) 2.2 Aluguer de Espaços Haverá disponibilidade de diversos tipos de espaço para a exposição técnica. Espaço de Tipo A Espaço de Tipo B Espaço de Tipo C Espaço de Tipo D Salas de Convívio Tipo A Salas de Convívio Tipo B Salas de Convívio Tipo C Stands de 9 m 2 (3 m de frente por 3 m de profundidade) Stands de 6 m 2 (3 m de frente por 2 m de profundidade) Stands de 4,5 m 2 (3 m de frente por 1,5 m de profundidade) Stands de 3 m 2 (2 m de frente por 1,5 m de profundidade) O preço de aluguer atribuído a estes diferentes espaços é de: Espaço de Tipo A 7.100,00 Espaço de Tipo B 5.600,00 Espaço de Tipo C 3.900,00 Espaço de Tipo D 3.400,00 Salas de Convívio Tipo A ,00 Salas de Convívio Tipo B ,00 Salas de Convívio Tipo C , Regras de Funcionamento Número de stands susceptíveis de ser alugados por empresa Ilimitado, podendo ser contíguos se houver disponibilidade ou serem distribuídos pelos locais onde decorre a exposição técnica. Número de inscrições gratuitas como Congressistas para staff Por cada stand tipo C ou D alugado, a empresa terá direito a uma inscrição gratuita, na qualidade de congressista, para o seu staff; por cada stand tipo A ou B alugado, a empresa terá direito a duas inscrições gratuitas, na qualidade de congressista, para o seu staff; as empresas que tiverem alugado salas de convívio terão direito a respectivamente a seis, cinco e quatro inscrições gratuitas, consoante o tipo escolhido (A, B ou C). Número de Delegados por stand Para além dos elementos inscritos no Congresso cada empresa poderá ter no stand o número de delegados que entender os quais terão obrigatoriamente de ser inscritos até dia 10 de Abril. Estes elementos terão acesso apenas ao espaço da exposição técnica (poderão adquirir senhas para os almoços de trabalho bem como senhas para o jantar de encerramento no secretariado, mas terão de estar devidamente identificados com crachá do Congresso). 5

6 Exposição Técnica 2 Locais onde pode ser fornecida informação médica e promocional Não será permitida publicidade nas salas de sessões científicas (excepto nos simpósios da indústria), ou noutras zonas fora da exposição técnica. A utilização pela indústria de espaços em hotéis do Congresso para fins comerciais ou de divulgação técnica é considerada um prolongamento da exposição técnica e, portanto, requer autorização escrita do Presidente da Comissão Executiva do XXIX Congresso. Quem pode fornecer informação médica Só poderão fornecer informação médica os delegados de empresas que estejam inscritas como expositoras. Quem pode circular na área do Congresso A circulação das pessoas na área do Congresso e Exposição Técnica será exclusivamente reservada aos congressistas, acompanhantes e expositores; todas as pessoas terão de estar devidamente identificadas. Material escrito promocional ou científico Poderá ser inserido uma peça de material promocional na pasta do Congresso, desde que aprovado previamente e dentro de condições a ajustar com do Presidente da Comissão Executiva do XXIX Congresso. O pedido para introdução desse material deverá ser endossado à Direcção da SPC com um mês de antecedência em relação à data do Congresso e um exemplar desse material deverá ser entregue no secretariado do Congresso até ao dia 1 de Abril de Os materiais aprovados para introdução nas pastas, terão de ser entregues até dia 17 de Abril, no Tivoli Marinotel, acompanhados de guia e endereçados ao Secretariado do XXIX Congresso Português de Cardiologia. A que dá direito o aluguer do espaço de um stand O aluguer de um stand dá direito ao fornecimento de energia eléctrica monofásica e à utilização de uma zona de arrumos. Nesta área, haverá pessoal devidamente identificado para recepcionar o material, o qual deverá ser entregue acompanhado com uma guia; para o seu levantamento, será obrigatória a assinatura de um relatório, que inclui o tipo de material, a quantidade e a identificação do responsável pelo seu levantamento. Contrato escrito Os acordos firmados entre o Presidente da Comissão Executiva do XXIX Congresso e as Empresas serão sempre formalizados sob a forma de contrato escrito, definindo o tipo de colaboração e as respectivas contrapartidas. Nº de crachás por Expositor Cada expositor deverá enviar, até dia 10 de Abril de 2008, os nomes dos seus delegados não-inscritos, a fim de serem emitidos os respectivos crachás, os quais serão gratuitos; a partir desta data, a inscrição de delegados fica sujeita ao pagamento de 10 euros por cada crachá. 2.4 Datas O Congresso decorrerá entre 20 e 23 de Abril de 2008 no Tivoli Marinotel., sendo o dia 19 de Abril destinado a Cursos Pré-Congresso. A montagem da exposição técnica deverá ser feita entre as 9h e as 24h do dia 18 de Abril e a desmontagem no dia 23 de Abril, entre as 15h e as 21h. Todas as montagens e desmontagens executadas fora deste horário carecem de autorização prévia escrita da Comissão Organizadora do XXIX Congresso Português de Cardiologia, ficando sujeitas a custos imputados pelo hotel. O pagamento do aluguer da área da exposição técnica deverá ser feito na íntegra até à realização do Congresso. 6

7 Simpósios Satélites Simpósios e Reuniões Satélite À semelhança de anos anteriores poderão ser organizados, pela Indústria Farmacêutica, Simpósios Satélites ao Congresso. O programa científico e a lista de prelectores dos mesmos deverão ser entregues à Comissão Organizadora, até dia 10 de Março, a fim de ser incluído na edição do programa científico. Domingo, dia 20 de Abril de 2008 Manhã Tarde Segunda-feira, dia 21 de Abril de 2008 Tarde Terça-feira, dia 22 de Abril de 2008 Tarde Disponibilidade para 3 simpósios Disponibilidade para 2 simpósios Valor Disponibilidade para 3 simpósios Valor Disponibilidade para 3 simpósios Valor Jantares Científicos Domingo, dia 20 de Abril de 2008 Noite (tenda c/ Jantar) Segunda-feira, dia 21 de Abril de 2008 Noite (tenda c/ Jantar) Disponibilidade para 1 evento Valor Sob consulta Disponibilidade para 1 evento Valor Sob consulta 3.3 Almoços Científicos Domingo, dia 20 de Abril de 2008 Sala Orion Segunda-feira, dia 21 de Abril de 2008 Sala Orion Terça-feira, dia 22 de Abril de 2008 Sala Orion Disponibilidade para 1 evento Valor Disponibilidade para 1 evento Valor Disponibilidade para 1 evento Valor

8 Inscrições de Congressista 4 À semelhança de Congressos anteriores, o custo de inscrição varia consoante o facto do inscrito ser ou não sócio da SPC e de ser médico ou não (técnico, enfermeiro, etc.): Valor unitário Valor unitário até 20/03/08 depois de 21/03/08 Sócios da SPC Médico 300,00 375,00 Não Médico 250,00 325,00 Acompanhante 100,00 100,00 Não-Sócios da SPC Médico 450,00 525,00 Não Médico 375,00 450,00 Delegado 200,00 275,00 Acompanhante 200,00 200,00 No preço da inscrição estão incluídos 4 almoços de trabalho (dias 20, 21, 22 e 23 de Abril), e o jantar do Congresso, que terá lugar no dia 22 de Abril de O pagamento das inscrições deverá ser efectuado nos 15 dias subsequentes à data-limite. A forma de inscrição de congressistas, acompanhantes e delegados será feita no sistema de lotes, à semelhança do que aconteceu no ano passado. A inscrição de acompanhante, deverá ser feita igualmente na plataforma informática. Esta inscrição dá direito, a assistir à sessão inaugural, aos almoços de trabalho e ao jantar de encerramento. 8

9 i Agência Oficial do Congresso 5 A Agência Oficial do Congresso é: Ideias ao Quadrado - FactorChave Rua Mariana Vilar Bloco A Escritório 1 A Parque Colombo Lisboa Tel : / Fax: / Carla Santos Telm carlasantos@ideiasaoquadrado.com Vasco Noronha Telm vasco.noronha@factorchave.pt Deverão ser tratados directamente com a Agência Oficial todos os assuntos referentes a: Reservas de Alojamento Viagens de palestrantes Serviços de catering para stands (autorizado pelo Hotel apenas máquinas de café e água trazidas pelos expositores); Qualquer fornecimento de catering específico terá que ser sempre posto à consideração e aprovação do Hotel com informação prévia à agência oficial do Congresso Pedidos especiais de energia Poderão ainda ser solicitados serviços especiais nomeadamente: Aluguer de estruturas para construção e decoração de Stands Material audiovisual Transporte de materiais 9

10 H Hóteis do Congresso 6 Os pedidos de alojamento para os hotéis oficiais do Congresso terão de ser feitos pelas Empresas directamente à Agência Oficial do Congresso. Deste modo, ficam responsáveis pelo pagamento dos quartos reservados, de acordo com as regras de sinalização e pagamentos definidos. - 50% do valor dos quartos reservados até dia 31 de Outubro - 45% do valor dos quartos reservados até dia 31 de Janeiro - 5% do valor dos quartos reservados após o congresso O não cumprimento dos prazos acima estipulados para pagamento poderá conduzir ao cancelamento da reserva. As reservas apenas poderão ser solicitados em pacote de 3 noites, para as datas do congresso (in a 20 de Abril e out a 23 de Abril); as noites extras deverão ser solicitadas em separado. No Tivoli Marinotel, apenas serão aceites reservas de 19 a 23 de Abril, o que inclui os cursos pré-congresso e o congresso. HOTÉIS Single/Duplo Vilamoura Marinotel***** 190,00 The Lake Resort***** 205,00 Hotel Sheraton***** 210,00 Hotel Vila Sol***** 170,00 Hotel Vilamoura Beach***** 150,00 Hilton Vilamoura ***** 205,00 Hotel Ria Park***** 155,00 Hotel Vila Galé Ampalius **** 165,00 Hotel Vila Galé Marina **** 165,00 Nota: A estes valores acresce IVA à taxa de 21% 10

11 Plantas da Exposição Técnica

12 Canto Azul Sala de Convívio Tipo B

13 Sala Aquários 7 Sala de Convívio Tipo A 13

14 Jardim de Inverno Sala Gemini I (Consultar planta Salas Gemini ) 30 H N11 54 Sala de Convívio Tipo C Sala Gemini II (Consultar planta Salas Gemini ) Sala Gemini III (Consultar planta Salas Gemini ) N N N1 Sala de Convívio N3 Tipo B N9 N2 N N6 N5 N

15 Salas Gemini 7 Sala de Convívio Tipo B 15

16 Foyer Salas Fénix 7 Sala de Convívio Tipo A 65 16

17 Sala Aries I

18 Agência Oficial do Congresso deias ao Quadrado - FactorChave Rua Mariana Vilar Bloco A Escritório 1 A Parque Colombo Lisboa Tel : / Fax: /