GESTÃO DE QUALIDADE EM EVENTOS

Transcrição

1 GESTÃO DE QUALIDADE EM EVENTOS Lisboa, 14 de Setembro de 2007 ANA DE BRITO

2 Hoje em dia, só permanecerão no mercado as empresas de gestão de eventos que tiverem qualidade! Esta afirmação não é uma figura de estilo de consultoria. É a realidade inquestionável vel!!

3 A avaliação constitui um instrumento fundamental na garantia da qualidade. Para além da auto-avalia avaliação, devemos solicitar a avaliação aos: clientes participantes expositores convidados fornecedores patrocinadores

4 Com base na análise dos resultados, poderemos melhorar os nossos procedimentos e corrigir os nossos erros processuais.

5 Cada um dos fornecedores envolvidos, directa ou indirectamente,, no evento possui um modus operandi diferente do outro.. A excelência do serviço prestado dever-se se-á à procura da qualidade total.

6 O estabelecimento de padrões de qualidade deverá ter por base: - briefing minucioso - visão global do evento - organização rigorosa

7 - cumprimento de timings - optimização dos canais de comunicação entre departamentos e indíviduos - adequação dos fornecedores ao evento e escolha criteriosa dos mesmos

8 QUALIDADE TOTAL = QUALIDADE FINAL (a importância do pós-evento)

9 À semelhança das fases de realização e de montagem,, a desmontagem de um evento deverá ser feita de forma controlada e planeada.

10 A fase de pós-evento passa, indispensavelmente, pela atribuição de responsabilidades, implementação de procedimentos e uma gestão de tempo rigorosamente controlada.

11 Na fase de pós-evento,, as actividades dos diversos fornecedores deverão ser devidamente coordenadas e calendarizadas.

12 Plano operacional de desmontagem de um evento Timings - Sequência das actividades de desmontagem - Duração atribuída a cada actividade - Plano do local do evento salas a serem esvaziadas - Layout das salas cadeiras, mesas, palco, écrans e equipamento a ser removido Layout físico (utilização do espaço) - Zonas de parqueamento atribuídas aos fornecedores e zonas de acesso - Desmontagem da área de inscrições/informação -Desmontagem da sala de preparação dos oradores - Desmontagem da sala de imprensa - Desmontagem do equipamento de tradução simultânea

13 Plano operacional de desmontagem de um evento - Atribuição de funções e responsabilidades pela desmontagem Actividades Segurança - Divulgação dos processos e procedimentos a todos os funcionários - Divulgação dos procedimentos de reporte a todos os funcionários - Localização do pessoal da segurança, funções e responsabilidades - Identificação do pessoal da segurança - Identificação dos funcionários do evento - Distribuição de identificações a cores

14 Plano operacional de desmontagem de um evento - Avaliação do risco das actividades de desmontagem Saúde e Segurança Obrigações contratuais - Verificação de eventuais obstruções e minimização de riscos - Segurança das estruturas durante a desmontagem - Segurança dos processos e procedimentos das actividades - Utilização segura do equipamento durante a desmontagem - Verificar que a legislação aplicável é cumprida durante a desmontagem do evento - Verificar que a legislação do local do evento é cumprida durante a desmontagem do evento

15 Plano operacional de desmontagem de um evento Sinalética - Locais da sinalética identificados para remoção - Divulgação dos procedimentos de reporte durante a desmontagem a todos os funcionários Monitorização - Divulgação dos procedimentos de monitorização durante a desmontagem a todos os funcionários - Divulgação das responsabilidades de monitorização a todos os funcionários Recursos - Remoção de todos os recursos

16 Plano operacional de desmontagem de um evento - Lista de fornecedores com informação sobre os seus fornecimentos durante a desmontagem Fornecedores - Calendário de recolha dos fornecimentos - Calendário atribuído aos fornecedores para realizarem o seu trabalho durante a desmontagem Antes de abandonar as instalações - Os organizadores deverão percorrer o espaço do evento para verificar que todas as estruturas foram removidas e que as instalações foram limpas e arrumadas

17 Check List Pós-Evento Após s o fim do evento, deverão ser tomadas, entre outras, as seguintes medidas: - promover reunião para avaliação de desempenho individual, sectorial e global, com o objectivo de recolher sugestões, informações e avaliar processos e procedimentos; - realizar inventário dos equipamentos e materiais remanescentes; - acompanhar a desmontagem geral das instalações, móveis, stands, etc.;

18 Check List Pós-Evento - realizar um levantamento estatístico stico ou recolha de dados indicadores do evento, tais como volume de operações, número n de participantes, número n e tipo de refeições, etc.; - elaborar relatório rio final de desempenho e resultados, contendo basicamente as seguintes informações: - programação do evento; - histórico das actividades; - resultado das pesquisas realizadas com o público p no início, durante e no final do evento; - acompanhar a desmontagem geral das instalações, móveis, stands, etc.;

19 Check List Pós-Evento - dados estatísticos sticos relacionados com as actividades, tais como: - número de participantes por tipo (congressistas, expositores, convidados, acompanhantes, pessoal de apoio dos participantes, etc.); - número e área ocupada pelos stands; - participantes por área de actividade; - participantes em função dos cargos e funções exercidos (proprietários, rios, gerentes, supervisores, consultores, professores, estudantes, etc.); - participantes em função da origem, nacionalidade, domicílio, sexo, idade, etc.

20 Check List Pós-Evento - análise das divergências entre a programação prevista e realizada; - resultado financeiro; - avaliação comparativa em relação a eventos similares já realizados, nomeadamente quanto ao número n de participantes, etc.; - sugestões, recomendações, informações e orientações para futuros eventos; - preparação das pastas com a documentação do evento (formulários, rios, relatórios, rios, guiões de trabalho, correspondência, material publicitário, comprovativos de pagamentos a fornecedores, cronograma financeiro, etc.);

21 Check List Pós-Evento - relatório rio do inventário dos equipamentos e materiais remanescentes; - avaliação e parecer conclusivo sobre os factores positivos e negativos que interferiram no curso do evento e sugestões para futuras promoções similares; - manter o contacto ou encaminhar correspondência de agradecimento às s pessoas que tiveram maior participação e destaque no evento, principalmente patrocinadores e colaboradores.

22 intervalo DEBATE