Sistema de Gestão WINTOUCH. Boletim técnico v2011

Transcrição

1 Sistema de Gestão WINTOUCH Boletim técnico v2011

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3 CERTIFICAÇÃO Pág. 3

4 De modo ir ao encontro das disposições definidas na Portaria 363/2010 de 23 de Junho, a versão 2011 incorpora um conjunto de alterações relacionadas com certificação de software. A certificação tem como fundamento principal o impedimento de alteração de documentos de cliente que contenham elementos de natureza fiscal (nomeadamente Vendas a Dinheiro e Facturas, Guias de Remessa, Adiantamentos de Clientes,...) Esse impedimento, que estava já consagrado no actual código do IVA, funciona através da geração de uma chave (utilizando mecanismos de encriptação assimétrica RSA), chave essa que vai servir de aferição no caso dos dados terem sido alterados, por exemplo, por um utilitário externo. Com esta obrigatoriedade, a DGCI procura introduzir mecanismos que visem eliminar a fuga fiscal criando ao mesmo tempo responsabilização directa das software-houses relativamente à existência de utilitários externos que modifiquem a informação presente nas bases de dados. Esta secção descreve de forma sucinta o funcionamento do processo de certificação nas aplicações Wintouch. Que tipos de documentos são assinados? Nas aplicações WINTOUCH são assinados os seguintes tipos de documentos: Facturas e Vendas a Dinheiro Notas de Crédito. Guias de Remessa e Guias de Devolução. Adiantamentos de Clientes. Talões de venda. Contas de mesa (Restauração). No grupo dos documentos de venda são excluídos de momento Orçamentos e Encomendas de Cliente, visto essa exclusão estar referida de forma explícita na documentação técnica da certificação. Como é gerada a assinatura? A assinatura do documento é gerada no momento em que o documento é gravado na base de dados (e não no momento em que é impresso), não podendo voltar a ser gerada uma nova assinatura para o mesmo documento. A geração da assinatura utiliza os seguintes campos do documento: Tipo de documento, série e número Data do documento Data de criação do documento. Total do documento (incluindo impostos) Assinatura do documento anterior. A inclusão da assinatura do documento anterior faz com que seja impossível alterar um documento sem invalidar todos os docume ntos posteriores ao mesmo. Os mecanismos de criação de assinaturas baseados em chaves assimétricas são utilizados de forma corrente no dia a dia, por vezes sem o utilizador ter noção disso (quando estabelece uma ligação segura a um site bancário, regra geral estará a utilizar esses mesmos mecanismos ou similares) O conceito de chaves assimétricas baseia-se na noção matemática (baseia-se em números primos) de que podemos codificar uma informação usando uma chave privada e podemos validá-la usando uma chave, que por poder ser do conhecimento de toda a gente, se designa de chave pública. Assim, a assinatura do documento utiliza a primeira chave, a privada, que é do conhecimento exclusivo da Wintouch (cada produtora de software terá uma chave diferente). Este mecanismo faz com que a alteração de algum dos dados indicados na lista acima, torne a chave anteriormente gerada inválida. Como a única entidade que detém a chave privada é a Wintouch, isto torna virtualmente impossível voltar a gerar uma chave válida para o documento entretanto gerado (Virtualmente, pois na realidade, dispondo do computador mais potente do mundo e de alguns milhões de anos, seria teoricamente possível descobrir a chave privada através de arrombamente forçado, termo que designa a tentativa sucessiva de codificação com chaves distintas até obter um resultado igual). Deve ser reforçada a ideia que isto impõe às produtoras uma responsabilidade acrescida, pois a existência de qualquer utilitário no mercado que modifique dados fiscais nos documentos é directamente imputável à produtora por ser a única que conhece a chave privada capaz de rectificar a chave dos documentos alterados. O que muda no dia a dia dos utilizadores? Muito. Os hábitos adquiridos ao longo de anos de trabalho com as aplicações informáticas (e não se inclui aqui apenas as soluções Wintouch) terão que ser alterados. A edição de um documento que tinha sido emitido com uma morada ou um desconto errados já não poderá ser realizada, tendo que ser criado um documento de estorno (Nota de Crédito, Guia de Devolução, etc...) Pág. 4

5 Deixo então de poder anular documentos? Não. Pode anular esses documentos de forma lógica, mantendo toda a informação na base de dados e justificando essa anulação. Essa anulação ocorrerá automaticamente (ou pelo menos é sugerida essa anulação) quando se tentar introduzir alterações que coloquem em causa a assinatura do documento. Veja mais adiante como funciona o assistente de edição de documentos. Que campos devem estar presentes nos documentos de venda? Os documentos assinados devem ter a indicação YYYY-Processado por programa certificado N. Xxxx/DGCI em que YYYY corresponde ao 1º, 11º, 21º e 31º dígito da assinatura. Para o efeito, foram criados os seguintes campos para colocar esta informação de forma automática: CFD s. Nos CFD s (talões 40 colunas) será utilizado o campo <signature> (<CertSignature> no caso do wges POCKET) o qual coloca de forma automática a informação necessária. No caso do documento ser um documento assinado e não ter sido encontrado este campo (recorde que os CFD s nunca são substituídos aquando de um upgrade), a aplicação injecta automaticamente no final do documento essa informação. Tenha no entanto em atenção que por ser uma adição automática, o documento poderá não estar correctamente formatado (por exemplo, o corte de papel sair em cima desses dados). Neste caso, aconselha-se que o campo seja adicionado ao CFD Crystal Reports. Os documentos de base foram todos alterados de forma a incluir uma fórmula na qual a aplicação injecta toda a informação necessária: {@fldprocessadopcomp}. Caso tenha procedido a customização de alguns dos reports associados a documentos assinados, deverá ter o cuidado de adicionar esta fórmula (que poderá copiar a partir um dos mapas que distribuímos, por exemplo WGC.MOVVND01.RPT). A falta desta fórmula impedirá a correcta impressão do documento de acordo com a Portaria o que se poderá traduzir em consequências em caso de auditoria fiscal. Mecânica de lançamento de documentos no wges Como referido anteriormente, um documento, uma vez assinado não pode nunca ser alterado. Esta restrição irá certamente colidir com hábitos adquiridos ao longo de anos, por parte dos utilizadores. Compreendendo este facto, a WINTOUCH criou nesta versão um conjunto de mecanismos que visam responder à necessidade de poder corrigir documentos, quando o utilizador detecta um erro nos mesmos. É importante referir, desde já, que não editamos os documentos. Só há duas formas possíveis de corrigir documentos assinados: Marcar o documento como anulado, e lança-lo novamente com as correcções pretendidas. Lançar um documento de natureza contrária (Nota de Crédito, Guia de devolução, etc...), mantendo o documento original sem qualquer alteração e lançar um documento novo com as alterações pretendidas. Em qualquer uma destas duas situações, isto iria obrigar o utilizador a ter que lançar novamente o documento que pretende alterar, tendo depois que modificar a informação pretendida. Por este facto surge, aquando da modificação de um documento assinado, um assistente que automatiza todo este processo. Vamos ver um exemplo: O utilizador lançou uma factura no valor de 100,00 Pág. 5

6 Posteriormente, deu-se conta que o preço estava errado (para efeitos deste exemplo, usamos o preço, mas poderia ser qualquer campo que tivesse implicações na assinatura do documento) pretendendo mudar para 200,00. Edita o documento, efectua a alteração pretendida e grava. Terá neste momento o seguinte ecrã: É apresentado ao utilizador a possibilidade de: Cancelar a operação. O utilizador é devolvido ao ecrã anterior, sem qualquer gravação. Lançar um documento de natureza contrária. O utilizador poderá seleccionar um documento de natureza contrária ao documento que está a tentar modificar. Terá de seleccionar o tipo de documento e a série nos campos disponíveis. (Podemos ver que neste exemplo estão a ser apresentadas as devoluções e as notas de crédito) Pág. 6

7 Esta opção poderá ser designada de estorno, na medida em que o documento original não irá ser alterado, sendo lançado um novo documento para anular os valores do documento anterior. Ou, a terceira opção, que permite marcar o documento como Anulado. Note que o documento não é removido da base de dados, sendo marcado de forma lógica. Não irá afectar os mapas de vendas, mas irá ser emitido no SAF-T Iremos agora ver mais em pormenor cada uma destas duas metologias. Selecção do lançamento de um documento de natureza contrária Quando o utilizador selecciona esta opção, indicando um tipo de documento/série válidos serão feitos os seguintes passos: É gravado um documento NOVO com as alterações que tínhamos indicado no documento original. Ou seja, as edições que efectuamos, dão origem a um novo documento. É criado o documento de natureza contrária, contendo os mesmos dados do documento original. O documento original é mantido SEM QUALQUER alteração, com excepção do facto de ser marcado como tendo sido estornado pelo documento de estorno (meramente indicativo) Podemos ver estes 3 documentos nas seguintes imagens após a realização desta operação: Documento de estorno: (notar que temos a indicação nas observações do documento que foi estornado) Documento estornado: Pág. 7

8 Como podemos ver na imagem, o documento estornado é marcado como tal (embora mantendo todas as características do documento original, sendo um documento válido). Essa indicação ocorre em 3 campos da tabela wgcdoccab: TipoDocEstornado, SerieDocEstornado e NumDocEstornado. Finalmente, teremos o documento novo que foi criado com as alterações pretendidas. Se do ponto de vista de base de dados, é verdade que passamos a ter mais documentos do que os que teríamos numa situação anterior à certificação, também não é menos verdade que do ponto de vista operacional (do utilizador) o transtorno e os passos necessários são bastante minimizados. Aliás, são nulos!! Os passos que o operador segue quando, após ter editado o documento, são exactamente os mesmos que eram feitos até agora. Com a diferença de que serão gerados mais dois documentos. Selecção do lançamento com anulação A segunda forma de editar o documento consiste na anulação do documento anterior, e criação de um documento novo com as alterações solicitadas. Nesta opção, o utilizador deverá obrigatoriamente indicar a justificação da anulação (tal decorre da aplicação do disposto na Portaria). Esses motivos de anulação poderão ser indicados na tabela Motivos de Anulação em Tabelas/Tabelas de Configuração. Confirmada esta opção teremos o seguinte resultado: Terá sido criado um documento novo com as alterações pretendidas: Pág. 8

9 O documento anterior terá sido marcado como Anulado Na práctica os dois métodos equivalem-se no resultado (o documento original terá sempre os seus valores zerados de um forma ou de outra). O primeiro método, no entanto, gera mais um documento do que o segundo. No entanto, recomendamos a utilização do primeiro método, visto a administração poder não ver com olhos aquando de uma auditoria fiscal a existência de inúmeros documentos anulados (mesmo que cada um deles possua uma justificação válida). Situações particulares Chamamos desde já a atenção para algumas situações particulares: Edição de um documento que tenha tido origem noutro documento (Guia ou Encomenda). Se selecionarmos a edição através de estorno, o documento original irá manter o estado pois a factura à qual deu origem mantém-se na base de dados. Se por outro lado, tivermos seleccionado a anulação, a Guia ou Encomenda volta ao estado Não satisfeito, devendo ser integrada novamente num documento. Edição de um documento de devolução. Os documentos de devolução (Notas de Crédito, Guias de Devolução), não permitem a criação de um documento de natureza contrária. Assim, neste caso, o único método disponível para editar o documento será através da anulação de um documento novo. No caso do documento conter números de série ou lotes, a reposição do stock destes artigos irá variar em função do método seleccionado: Se for através de estorno, os artigos irão continuar nas actuais localizações (o novo documento não irá conter informação sobre nºs de série). Se for através de anulação, os artigos serão colocados novamente nas localizações anteriores à venda. Neste momento a edição de documentos com nº de série não é possível de forma automática, pois ainda não foi possível Pág. 9

10 encontrar um método que permite desligar temporariamente que o nº de série já foi vendido, quando na realidade o estamos a repor. Mecânica de lançamento de documentos no whotel Tal como no wges, também no whotel se aplicam as mesmas restrições ao nível da alteração dos documentos, assim foram introduzidos no whotel mecanismos que visam facilitar o trabalho dos utilizadores ao nível da correcção de documentos, embora isto seja feito com recurso a outros documentos, devido à já referida impossibilidade de os alterar. Só há duas formas possíveis de corrigir documentos assinados: Marcar o documento como anulado, e lançá-lo novamente com as correcções pretendidas. Lançar um documento de natureza contrária (Nota de Crédito, Devolução de Venda a Dinheiro, etc...), mantendo o documento original sem qualquer alteração. Em qualquer uma destas duas situações, isto iria obrigar o utilizador a ter que lançar novamente o documento que pretende alterar, já com a informação pretendida modificada, sendo que no caso das reservas para que a nova factura fizesse referência às mesmas, teria que ser reabertas e relançados todos os movimentos anteriormente facturados. Surge então, aquando da modificação de um documento assinado um assistente que automatiza todo este processo. Vamos ter um exemplo: O utilizador facturou uma reserva de 2 noites no valor de 50,00 noite. Posteriormente, deu-se conta que o preço estava errado (para efeitos deste exemplo, usamos o preço, mas poderia ser qualquer campo que tivesse implicações na assinatura do documento) pretendendo mudá-lo. Edita o documento em Processamento>Edição de documentos>documentos de Facturação ) e clica na opção Editar do ecrã. Terá neste momento o seguinte ecrã: Pág. 10

11 É apresentado ao utilizador a possibilidade de: Cancelar a operação. O utilizador é devolvido ao ecrã anterior, sem qualquer gravação. Estornar este documento. O utilizador poderá seleccionar um documento de natureza contrária ao documento que está a tentar editar. Terá de seleccionar o tipo de documento e a série no ecrã mostrado em seguida: (Podemos ver que neste exemplo estão a ser apresentadas as notas de crédito, uma vez que o documento original era uma factura) Esta opção é designada de estorno, na medida em que o documento original manter-se-á inalterado, sendo lançado um novo documento para anular os valores do documento anterior. Através desta opção, o utilizador não terá a possibilidade de editar e voltar a facturar os movimentos da conta financeira ou da(s) reserva(s) incluídos no documento original. O novo documento de natureza contrária criado por esta opção fará menção de que estornou o documento FT/2011/1. A terceira opção permite marcar o documento como Anulado. Note que o documento não é removido da base de dados, sendo marcado de forma lógica. Não irá afectar os mapas de vendas, mas irá ser emitido no SAF-T. Ao seleccionar esta opção, é pedido ao utilizador um Motivo de anulação, que irá ficar associado ao documento e respectivos movimentos: Em seguida, é aberto o ecrã de facturação que lhe permitirá alterar os movimentos e voltar a facturar os movimentos da conta financeira ou da(s) reserva(s) incluídas no documento original: Pág. 11

12 Quanto ao documento original, a partir deste momento aparecerá com a menção Anulado : Do ponto de vista de base de dados, é verdade que passamos a ter mais documentos do que os que teríamos numa situação anterio r à certificação, também não é menos verdade que do ponto de vista operacional (do utilizador) o transtorno e os passos necessários são bastante minimizados. Quando possível, recomendamos a utilização do método de estorno, visto a administração poder não ver com olhos aquando de uma auditoria fiscal a existência de inúmeros documentos anulados (mesmo que cada um deles possua uma justificação válida). Pág. 12

13 Mecânica de lançamento de documentos no wsir wsir é um produto que, pelo mercado em que é utilizador teve que sofrer algumas alterações de forma a ir ao encontro do disposto na portaria. A principal modificação relaciona-se com a emissão das contas de mesa. As contas de mesa devem ser documentos assinados. Como tal, a opção anteriormente disponível de consulta de mesa, deixa de poder ser usada como tal (consistia numa simples listagem dos artigos de uma mesa). Assim, neste momento, quando é pedida uma conta de mesa, é imediatamente emitido o talão de venda. Podemos ver nesta imagem o documento emitido aquando do pedido de uma conta (destaque para assinatura na parte final do documento): Ao confirmar o pagamento, será este documento (TAL/1) que será finalizado na mesa. Há no entanto toda uma série de situações em que este documento poderá ter que ser invalidado. A primeiro situação ocorre caso o operador precise de fazer alterações aos pedidos da mesa antes de efectuar o fecho. Após ter adicionado um segundo artigo, e pedido novamente a conta, verificamos o seguinte resultado Vemos que aplicação emitiu um segundo talão (TAL/2). Página 13 Pág. 13

14 Como os documentos assinados nunca podem ser removidos da base de dados, o talão anterior é marcado como tendo sido anulado, conforme podemos verificar nas Operações Especiais, tendo indicado em baixo o motivo (Edição/Novos Pedidos). Vejamos agora outra situação. Após ter efectuado o pedido, e emitido a conta da mesa, o pagamento é efectuado com pedido de Venda a Dinheiro. Neste caso, teremos o seguinte layout para a VD: Podemos verificar que na parte inferior do talão, é indicado que esta VD substitui o TAL/2. Esta mesma informação pode ser consultada nas operações especiais, quando seleccionamos esse talão anulado: Página 14 Pág. 14

15 Podemos ver na parte inferior do ecrã a indicação Substituído por VD/1 Note-se que no caso de uma mesa ter várias contas emitidas (através do Pagamento Parcial), a VD a dinheiro poderá ter a referência a mais do que um talão. Exemplo: Efectuamos 2 pedidos numa mesa, e de seguida, procedemos ao split dos mesmos, pedindo finalmente as contas todas: Nesta opção seleccionamos Contas Todas sem, no entanto, seleccionar o pagamento, isto resultará na emissão de dois talões sobre essa mesa: Página 15 Pág. 15

16 Saímos da opção e agora vamos à opção Pagamento. Iremos efectuar o pagamento da totalidade da mesa. Como tinham sido emitidos dois talões, no caso de pedirmos VD, aqueles terão que ser anulados. Podemos ver na imagem que no rodapé temos a indicação que esta VD substitui os talões 3 e 4. O mesmo pode ser verificado nas Operações Especiais da mesa, consultando cada um dos talões: A anulação dos TAL/3 e TAL/4 é justificada pela emissão da VD/2 Mecânica de lançamento de documentos no wpos Por imposição legal, um documento, uma vez assinado não pode nunca ser alterado. Esta imposição, provoca alguns constrangimentos nos hábitos de trabalho dos utilizadores, nomeadamente no que diz respeito a eventuais correcções. Para ultrapassar este constrangimento a WINTOUCH disponibilizou, no wpos, um conjunto de mecanismos que automatizam as tarefas de correcções de documentos assinados. A saber : Marcar o documento como anulado, e lança-lo novamente com as correcções pretendidas. Lançar um documento de natureza contrária (Nota de Crédito, Guia de devolução, etc...), mantendo o documento original sem qualquer alteração e lançar um documento novo com as alterações pretendidas. Em qualquer uma destas duas situações, isto iria obrigar o utilizador a ter que lançar novamente o documento que pretende alterar, tendo depois que modificar a informação pretendida. Surge então, aquando da modificação de um documento assinado um assistente que automatiza todo este processo. Vamos ver um exemplo: O utilizador lançou uma factura no valor de 100,00 Página 16 Pág. 16

17 Posteriormente, deu-se conta que o preço estava errado (para efeitos deste exemplo, usamos o preço, mas poderia ser qualquer campo que tivesse implicações na assinatura do documento) pretendendo mudar para 200,00. Edita o documento, efectua a alteração pretendida e grava. Terá neste momento o seguinte ecrã: É apresentado ao utilizador a possibilidade de: Cancelar a operação. O utilizador é devolvido ao ecrã anterior, sem qualquer gravação. A segunda opção permite marcar o documento como Anulado. Note que o documento não é removido da base de dados, sendo marcado de forma lógica. Não irá afectar os mapas de vendas, mas irá ser emitido no SAF-T Selecção do lançamento com anulação Esta forma de editar o documento consiste na anulação do documento anterior, e criação de um documento novo com as alterações solicitadas. Confirmada esta opção teremos o seguinte resultado: Terá sido criado um documento novo com as alterações pretendidas; O documento anterior terá sido marcado como Anulado. Página 17 Pág. 17

18 Venda Suspensa Por defeito, quando se suspende a venda em curso, é gravado na base de dados uma venda a dinheiro. Ao confirmar a venda de um documento suspenso, se este foi alterado, são efectuadas de forma automática as seguintes operações : O documento previamente suspenso é marcado como anulado com a justificação Substituído pelo documento <documento venda>/<serie nº>/ <número> ; É emitido novo documento com a identificação <documento venda>/<serie nº>/ <número>. Reimpressão de documentos assinados marcados como anulados. Os documentos anulados que tem assinatura associada, não são removidos da base de dados e são passíveis de ser (re)impressos. Na impressão do documento consta que o mesmo foi anulado. Gestão das Séries A regras da certificação determinam que uma série de documentos não pode conter em simultâneo documentos assinados e não assinados. Assim, ao instalar esta nova versão podem ocorrer as seguintes situações: A série em utilização não contém documentos assinados. o Até 31 de Dezembro de 2010, os documentos continuarão a ser assinados. o A partir de 1 Janeiro de 2011, a aplicação não irá permitir prosseguir com a gravação de documentos na mesma série, obrigando à criação de séries novas. A série ainda não contém documentos. Neste caso, independentemente de ser antes ou depois de 1 de Janeiro de 2011, os documentos passam a ser assinados. Gestão das Séries no wsir No caso dos productos de Backoffice, o aviso ocorre quando tentamos gravar o documento. No caso do wsir, o aviso irá ser efectuado da seguinte forma: No Login do funcionário é feita a verificação se o os últimos documentos estavam assinados ou não. No caso de estarem assinados, prossegue. No caso dos documentos da série não estarem assinados, emite uma mensagem. o Se a data de facturação for anterior a 1 de Janeiro, será permito prosseguir (embora a mensagem continue a aparece até que haja rectificação dos tipos de documentos, pois esta alteração deverá ser feita quanto antes) o Se a data de facturação for igual ou superior a 1 de Janeiro de 2011, não será permitido prosseguir, devendo o utilizador obrigatoriamente mudar os tipos de documentos. Página 18 Pág. 18

19 Gestão das Séries no wpos No caso do wpos, o aviso irá ser efectuado da seguinte forma: No Login do funcionário é feita a verificação se o os últimos documentos estavam assinados ou não. No caso de estarem assinados, prossegue. No caso dos documentos da série não estarem assinados, emite uma mensagem. o Se a data de facturação for anterior a 1 de Janeiro a aplicação, será permito prosseguir (embora a mensagem continue a aparece até que haja rectificação dos tipos de documentos) o Se a data de facturação for igual ou superior a 1 de Janeiro de 2011, não será permitido prosseguir, devendo o utilizador obrigatoriamente mudar os tipos de documentos. Instalação da aplicação com o dia aberto Devido às novas regras na geração dos documentos desaconselha-se fortemente a instalação da aplicação com o dia aberto, quando mais não seja pela questão mencionada anteriormente sobre a mistura de séries assinadas e não assinadas. Conversor de documentos De forma a facilitar a tarefa de criação dos novos documentos é disponibilizado um utilitário, o qual permite não só efectuar o desdobramento automático de todos os actuais documentos necessários, assim como, quando seleccionado pelo utilizador no dia 1 de janeiro, efectuar automaticamente a troca de documentos para as novas séries (especialmente útil no caso dos Pontos de Venda) Página 19 Pág. 19