ANÁLISE DA GESTÃO DE ESTOQUE DO PRODUTO ACABADO MOSARTE

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1 12 UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE EDUCAÇÃO DA UNIVALI TIJUCAS CURSO DE ADMINISTRAÇÃO CILIANE CRISTINA DE SOUZA ANÁLISE DA GESTÃO DE ESTOQUE DO PRODUTO ACABADO MOSARTE TIJUCAS 2007

2 13 CILIANE CRISTINA DE SOUZA ANÁLISE DA GESTÃO DE ESTOQUE DO PRODUTO ACABADO MOSARTE Trabalho de conclusão de estágio desenvolvido para o Estágio Supervisionado do Curso de Administração do Centro de Ciências Sociais Aplicadas Gestão Ceciesa Universidade do Vale do Itajaí Tijucas Orientador: Prof. Sergio Luiz Curti, M.Sc. TIJUCAS 2007

3 14 [...] Bom mesmo é ir à luta com determinação, abraçar a vida com paixão, perder com classe e vencer com ousadia, porque o mundo pertence a quem se atreve e a vida é muito para ser insignificante. Charles Chaplin

4 15 Agradeço a Deus pela minha vida, e por ter me dado forças para chegar até aqui... A minha mãe, Adélia, minha musa inspiradora, guerreira, lutadora, todo meu esforço é para você! As duas pessoinhas amadas que caíram de pára-quedas na fase mais turbulenta de minha vida! Vilson amor meu... Arthur, meu filho amado, razão da minha vida! Perdoem-me a ausência, daqui pra frente tudo será diferente! Aos meus irmãos, Sirlene e Maikon, sobrinhas, Thainá e Nathália, obrigada por todo apoio. E ao meu amigo irmão Daniel, sempre disposto a ajudar! Aos meus amados amigos, Aline, Nivaldo, e todos os outros...obrigada por tudo! Foi um período inesquecível... Sentirei muitas saudades... Ao meu orientador de campo, meu ídolo Marco Aurélio Sedrez, obrigada pela oportunidade de poder chegar até aqui! Ao meu orientador de conteúdo, Profº Sérgio Luis Curti, muito mais que professor, tornou-se amigo, ouvinte, quantos desabafos... Obrigada por me ajudar muito, muito, muito e por me ouvir sempre! Enfim, a realização de um sonho... uma pausa para comemorar esta etapa vencida! Amanha é um novo dia e tenho que ir busca de novos desafios... mas isso fica para amanhã... Hoje é dia de alegria, e eu só quero comemorar e agradecer, o quanto sou feliz!!! Muito Obrigada!!!

5 16 EQUIPE TÉCNICA a) Nome do Estagiário Ciliane Cristina de Souza b) Área de Estágio Administração de Materiais c) Professor Responsável por Estágios Profª. Jaqueline Fátima Cardoso, M.Sc. d) Supervisor de campo Engº Marco Aurélio Sedrez e) Orientador de Estágio Profº Sérgio Luiz Curti, M.Sc.

6 17 DADOS DE IDENTIFICAÇÃO DA EMPRESA a) Razão social Mosarte Ind. e Com. de Mosaicos Ltda. b) Endereço Br 101 km 162 Centro Tijucas SC c) Setor de desenvolvimento do estágio Administração de Materiais d) Duração do estágio 240 horas e) Nome e cargo do supervisor de campo Engº Marco Aurélio Sedrez - Diretor Presidente f) Carimbo e visto da empresa

7 18 Mosarte Ind. e Com. de Mosaicos Ltda BR 101 km 162 S/N Centro Tijucas/SC Cep: Fone: (048) AUTORIZAÇÃO DA EMPRESA TIJUCAS SC, 30 de OUTUBRO de A Mosarte Ind. e Com. de Mosaicos Ltda pelo presente instrumento, autoriza a Universidade do Vale do Itajaí UNIVALI, a publicar, em sua biblioteca, o Trabalho de Conclusão de Estágio executado durante o Estágio Supervisionado, pela acadêmica Ciliane Cristina de Souza. Engº Marco Aurélio Sedrez Diretor Presidente

8 19 RESUMO Devido a busca pela melhoria contínua e a necessidade de se manter competitiva no mercado em que atua, a acadêmica manifestou interesse em realizar uma pesquisa, desenvolvida de forma qualitativa, onde o objetivo geral foi: a análise da gestão de estoque de produtos acabados da empresa. A Mosarte é uma empresa pioneira no Brasil no ramo de fabricação de mosaicos. Por sua matéria-prima ser importada, e o processo de compra não ser muito simples, desde o início a empresa, precisou aprender a adequar conceitos e teorias de autores, às suas reais necessidades em relação à gestão de estoques. Enquanto em muitas empresas o diferencial é não manter estoques, a estratégia que a Mosarte defende neste ramo é buscar a vantagem competitiva, em relação à concorrência, vendendo de forma ágil produtos que estejam em estoque. Porém, a gestão destes estoques deve ser feita de forma criteriosa, tentando-se aproximar de um nível de estoque o mais ïdeal possível. Isto significa produzir somente a quantidade que atenda a demanda, porém que gire rápido. Sendo assim, a acadêmica teve oportunidade de conhecer como funcionava o processo de Gestão de estoques do produto acabado e fornecer importantes informações à empresa, sobre este processo. Baseado na revisão da literatura e na experiência adquirida durante o desenvolvimento da pesquisa, tornou-se possível propor melhorias adequadas às necessidades e particularidades da organização. Palavras Chave: Gestão de estoques; estratégia; vantagem competitiva. LISTA DE ILUSTRAÇÕES

9 20 Quadro 1 Cálculo do ponto de reposição Figura 1 Gráfico Dente de Serra Figura 2 Sistema ERP (Enterprise Resource Planning) Figura 3 Organogama da empresa Figura 4 Exemplo de produtos identicos cadastrados separadamente...55

10 21 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO Objetivo Geral Objetivo Específico Justificativa FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Administração de Materiais Conceito e Importância dos Estoques Controle dos Estoques Identificação e Descrição dos Materiais Metodologia de Controle dos Estoques Política dos Estoques Avaliação dos Estoques Movimentação Localização Custos Auditoria dos Estoques Métodos de Auditoria Auditoria dos Estoques Contagem Física Dados e Informação Sistemas e Sistemas da Informação Sistemas pra Gestão de Estoques MÉTODO Delineamento do Projeto População Coleta de Dados Tratamento e Análise dos Dados CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA RESULTADO DA PESQUISA Gestão de Estoques Expedição... 52

11 Propostas para melhorias CONSIDERAÇÕES FINAIS REFERÊNCIAS... 63

12 11 1 INTRODUÇÃO Devido à constante expansão das organizações, faz-se cada vez mais necessário, um maior controle dos processos internos, a fim de que seja possível acompanhar em tempo real, todas as atividades que ocorrem paralelas e diariamente. Muitas organizações realizam vários tipos de atividades ao mesmo tempo, tanto internas quanto externamente, como por exemplo, a administração de filiais espalhadas pelo Brasil, ou até mesmo pelo mundo. Estas organizações diversificam ou aumentam sua produção, assumem novos compromissos, contratam novos funcionários, e, à medida que crescem mais complexos ficam os controles destas atividades. Para a alta direção destas organizações, o controle torna-se ainda mais complicado, pois a mesma ocupa-se em receber resultados através de ferramentas desenvolvidas por seus gerentes, a fim de conseguir visualizar a situação em que a empresa encontra-se no momento. A dificuldade percebida é realmente saber, até que ponto as informações recebidas são verídicas, e podem ser confiáveis. Como saber se todos os problemas internos que ocorrem diariamente são relatados aos seus supervisores. E como saber se os procedimentos adotados para resolução dos problemas, são executados de forma adequada, e esperada pela alta direção? Os estoques das empresas podem ser citados como exemplo. Uma perfeita administração dos mesmos torna-se fundamental para qualquer organização. Por estes motivos e por muitos outros existentes e até mesmo desconhecidos, passou a fazer parte da organização moderna, o acompanhamento e o controle mais apurado dos estoques. A finalidade é conhecer passo a passo como o processo funciona e avaliar se o método de controle é o ideal para a organização, ou se é possível implantar melhorias, buscando um equilíbrio entre, ter sempre o produto pronto quando o cliente precisar, e também não estocar em demasia, empatando capital nas prateleiras dos estoques. As empresas Mosarte possuem vários tipos de estoques. O tipo de estoque que será abordado neste trabalho é o estoque de produto acabado. Atualmente a empresa possui diversas linhas de produtos, alguns muito semelhantes e outros

13 12 totalmente diferentes. A intenção deste trabalho é verificar a real necessidade de estocar estes produtos. A empresa preocupa-se com o fato de que estes estoques podem não estar sendo administrados de maneira correta. A empresa sabe que seu diferencial, frente aos concorrentes está no pronto atendimento de seus clientes e reconhece a importância de manter estoques. É claro também que o capital investido interfere diretamente na competitividade da organização. Por esses fatos é necessário encontrar o meio termo, entre não produzir quantidades maiores que a demanda, para não se comprometer financeiramente, e não deixar os estoques acabar, impossibilitando-a de atender prontamente seus clientes, pois caso isso ocorra a empresa perderá seu diferencial. Por estes motivos a acadêmica propõe atender aos seguintes objetivos: 1.1 Objetivo Geral O objetivo geral deste trabalho consiste, em analisar os procedimentos para a gestão de estoque dos produtos acabados, da empresa Mosarte. 1.2 Objetivos Específicos Realizar a revisão literária sobre o tema; Identificar e conhecer os problemas atuais do controle de estoque dos produtos acabados; Levantar os pontos fracos e fortes do processo; Propor eventuais melhorias.

14 Justificativa Este trabalho justifica-se pela necessidade da empresa em analisar seus procedimentos em relação ao controle de estoques dos produtos acabados. A empresa entende que uma grande parte da responsabilidade pelo seu sucesso e competitividade, está concentrada em conseguir atender todos os clientes em tempo recorde, utilizando-se assim de vantagens competitivas encontradas em uma perfeita administração de estoques. Por este motivo, a análise que será realizada nos estoques, garantirá que as informações que chegarão à alta direção serão de altíssima confiança, e, que, baseado nestas informações, a alta direção possa tomar decisões acertadas para o bom desempenho da empresa. A empresa é certificada pela ISO e por este motivo realiza auditorias internas periodicamente, visando com isto manter procedimentos préestabelecidos e padronizados pela organização, porém nada impede que a mesma queira reforçar este procedimento, entendendo a grande importância que tem a administração de estoques. Este tipo de trabalho nunca foi executado no grupo, o que o torna muito interessante e totalmente pioneiro. Para a acadêmica será uma excelente oportunidade de aprofundar os conhecimentos numa área extremamente importante, e que se torna cada dia mais imprescindível em uma organização que considere estoque, como um fator competitivo. Espera-se poder contribuir para com a universidade, possibilitando que novos alunos, tenham acesso a este trabalho e possam obter informações para estudos futuros. Naturalmente este projeto é totalmente viável, tanto para a empresa quanto para a acadêmica, pois a mesma trabalha na empresa e teve total acesso a todas as informações que se fizerem necessárias durante o trabalho.

15 14 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA O objetivo deste capítulo é conhecer o que os autores defendem e explicam sobre estoques, seus conceitos, métodos e ferramentas disponíveis para controle, cuja fundamentação tem a finalidade de contribuir para a realização deste projeto. 2.1 Administração de Materiais A Administração de materiais é de extrema importância dentro de uma empresa. É responsável por manter estoques em quantidades que permitam que a empresa honre seus compromissos perante seus clientes e, por outro lado, não desperdice dinheiro estocando produtos sem necessidade, ou em quantidades maiores que o consumo previsto para um determinado período. Como cita Martins e Laugeni (2000), a administração de materiais tem impacto diretamente no lucro da empresa, e na qualidade de seus produtos. Por este motivo explica-se que a gestão de estoques deve estar a mais próxima possível do método Just-in-time, objetivando reduzir os estoques e manter o cliente satisfeito. Para Ballou (1993, p.61) o objetivo da Administração de materiais deve ser prover o material certo, no local de operação certo, no instante correto e em condição utilizável, ao custo mínimo. Arnold (1999), em sua obra define que, se o material não estiver correto, na quantidade certa, não estiver disponível no momento necessário, a empresa não produzirá o que deveria, sendo assim tanto à mão de obra, quanto o maquinário serão mal utilizados, comprometendo a lucratividade e talvez até a existência da empresa. Para se manter no mercado e continuar competindo, a empresa necessita de uma estratégia para a administração de materiais, principalmente no que diz respeito ao controle de estoques. Caso contrário seu desempenho ou permanência estarão fortemente ameaçados.

16 Conceito e Importância dos Estoques Uma empresa que busca sair na frente da concorrência apostando na pronta entrega de seus produtos, satisfazendo e fidelizando seus clientes desta forma; mas que por outro lado não tem como prever quando os pedidos chegarão, precisa sem dúvida produzir e estocar seus produtos, antecipando as vendas. Por este motivo a importância dos estoques dentro de uma empresa é realmente muito grande, e digna de estudos que levem a um melhor aproveitamento e eficiência dos mesmos. Slack, Chambers e Johnston (2002), explicam que os estoques existem por que a organização não consegue prever a demanda, existe uma diferença entre o abastecimento, como matérias-primas e insumos, e a demanda pelo produto acabado, ficando evidente então a necessidade dos estoques. Araújo (1981), compara a importância dos estoques nas empresas com o trabalho realizado pelo coração, pois, a saúde e até a própria vida de um ser, dependem de seu bom funcionamento, e o mesmo acontece com os estoques dentro de uma empresa. Ainda para Slack, Chambers e Johnston (2002), estoque define-se como acumulação armazenada de recursos materiais em um sistema de transformação, algumas vezes também é utilizado para descrever qualquer recurso armazenado. Os mesmos autores também definem que, é muito difícil lidar com milhares de itens estocados, e que para controlar tal complexidade existem dois procedimentos: a) Primeiro passo é classificar de forma adequada os diferentes itens estocados, a fim de que possam aplicar um grau de controle; b) Segundo passo deve-se investir em um sistema de processamento de informação que permita lidar com seus distintos conjuntos de circunstâncias de controle de estoque. Usando como exemplo uma indústria, poderemos perceber que há vários tipos de estoques durante a produção de um item, os estoques podem iniciar com matéria-prima ou insumos, que depois de processados em vários estágios, passam a ser estocados como produto acabado. Como afirmam Slack, Chambers e Johnston (2002, p. 381) Estoques ocorrem tanto antes, quanto depois do principal processo

17 16 de distribuição da operação, e em algumas operações, os itens são armazenados diversas vezes. No que tange à gestão de estoques vários aspectos devem merecer a atenção do administrador. Martins (2000), por exemplo, ressalta que o modelo ideal para determinar um sistema de gestão de materiais deve responder a duas perguntas: Quando e quanto repor. Para responder a questão de Quando repor o referido autor cita dois sistemas: A) Sistema de reposição contínua: Conhecido como sistema de estoque mínimo ou ponto de reposição. A forma de controle deste sistema é: calcular um nível de estoque, quando o produto atingir este nível, faz-se a sua reposição. B) Sistema de reposição periódica: Chamada também de reposição fixa ou estoque máximo. É estipulada uma quantidade máxima do item no estoque, e determina-se em que período este item será monitorado pelo sistema (semanal, quinzenal, mensal)etc., e quando atingir a quantidade pré-determinada faz-se a reposição. Já para responder a questão de quanto repor, o autor Martins (2000), cita o seguinte procedimento: A) Lote de Reposição: Leva se em consideração exatamente o que foi determinado, ou seja, confronta-se o nível de estoque no momento da verificação com o estoque mínimo ou máximo de acordo com o critério que a empresa adotou. Continuando com os exemplos das indústrias, podemos listar os estoques de acordo com a ordem que seguem na produção desde a entrada de insumos, passando por várias etapas até a saída do produto acabado ao cliente. Existem diversos nomes e tipos de estoques em uma organização. Pozo (2002), cita os mais conhecidos que são: a) Matéria-prima: Material básico que sofrerá um processo de transformação dentro da fábrica, para posteriormente entrar no estoque de produto acabado. Podem ser também itens prontos comprados por outra unidade e que farão parte do produto acabado;

18 17 b) Materiais Auxiliares: São materiais que ajudam e participam da execução e transformação da matéria-prima, não são agregados ao produto acabado, mas são essenciais no processo de transformação da mesma; c) Materiais para a Manutenção: São peças de apoio à manutenção de equipamentos, pode-se também incluir aqui os materiais de escritório; d) Materiais Intermediários: São materiais que se encontram em processos, sendo fácil ou difícil sua localização, dependendo da estrutura dos processos da organização, e também dependendo do tipo de material. O volume dos mesmos depende do planejamento que foi feito tanto para atender a demanda quanto para estoque. As quantidades encontradas durante o processo praticamente sempre serão quantidades para atenderem pedidos e deixar uma quantidade em estoque; e) Materiais Acabados: Também chamados de produtos acabados ou produto acabado, este estoque contém produtos prontos, embalagens adequadas de acordo com cada produto, este encontra-se ao inteiro dispor do serviço de coleta que o levará até seu destino, ao cliente. O controle deste estoque é muito importante, pois a partir dele é possível monitorar as quantidades estocadas evitando assim ficarem obsoletos. Considerando a classificação acima, percebe-se a importância da administração destes estoques. Um erro nas previsões em qualquer um destes estágios resulta em perda financeira para a empresa. Ressalta-se que a rentabilidade da empresa tem grande influência na gestão de estoques. Ainda sobre a classificação dos estoques pode-se citar outras visões. Cada autor descreve os tipos de estoque de acordo com seu entendimento e grau de importância que os considera. Como exemplo, temos outro modelo descrito por Slack, Chambers e Johnston (2002), que classifica os tipos de estoques da seguinte maneira: A) Estoque Isolador: Também conhecido como estoque de segurança, existe por causa da incerteza da demanda, geralmente é quantidade mínima, porém como o próprio nome já diz, ele existe para garantir o pronto atendimento de um cliente, ou se interno, garantir que um processo não pare por falta ou atraso de outro;

19 18 B) Estoque de Ciclo: Nas indústrias, mesmo quando a demanda é estabelecida e previsível, alguns itens que compõem o produto acabado demoram mais a ser produzidas que outros itens, para que não haja atrasos na montagem dos produtos, os itens que demoram mais a serem produzidos são estocados a fim de não gerarem transtornos na produção, e nem aos clientes; C) Estoque de Antecipação: Podem ser entendidos como estoques estratégicos, seja produzindo e estocando como estratégia de mercado para atendimento mais rápido, ora seja comprando para aproveitar uma promoção, ou antes, que preço atual do produto seja reajustado; D) Estoque no Canal (de distribuição): Significa estoque em trânsito. Para que não haja muita demora na entrega dos produtos, os mesmos são estocados o mais próximo possível dos clientes. A partir do expostto, é possível sentir a importância de se ter estoque, e de se manter um eficiente controle destes estoques como será visto a seguir. 2.3 Controle dos Estoques Não há duvidas de que haja diversas razões pelas quais se estocam materiais, sejam eles matérias-primas, insumos, produtos acabados, entre outros. Os motivos mais comuns justificados pelas empresas para se ter estoques é a falta de tempo hábil para produzir tão rápido quanto à demanda, pois para uma empresa de revestimentos cerâmicos é muito difícil prever quando entrará na empresa um pedido de um cliente. Outro motivo não menos complicado de se administrar são as empresas que trabalham com matérias-primas importadas, leva-se muito tempo desde o início das cotações, confirmação do pedido, embarque, viagem aérea ou marítima, desembaraço no aeroporto ou porto, tudo isso faz com que a empresa se veja forçada a investir em estoques que são chamados de estoques de segurança. Estes estoques garantem matéria-prima suficiente para produção de alguns meses, caso além da demora já conhecida pela chegada do material, a empresa ainda

20 19 possa vir a sofrer com algum outro tipo de acontecimento, que atrase ainda mais a chegada do mesmo, como por exemplo, uma greve na receita federal. De acordo com Dias (1993), controlar os estoques abrange muitos pontos importantes. Para que este controle seja eficaz é necessário um amplo conhecimento do assunto, principalmente no que diz respeito a custo destes estoques, a forma de armazenagem, movimentação, localização e distribuição. Como já abordado neste trabalho, nas indústrias onde é impossível prever a demanda as empresas precisam produzir antecipadamente e estocar os produtos até que sejam solicitados por seus clientes. No controle dos estoques Ching (1999), chama o processo de produzir e estocar para vender de Fluxo descontínuo de material, o autor explica que é um sistema clássico também conhecido como método de empurrar o estoque Push. Neste sistema quando um cliente efetua um pedido, ele é atendido com o produto acabado que está estocado. Assim que este produto atinge um ponto de pedido é informada a produção, para que com informações baseadas nas vendas passadas, reabasteça o estoque a espera de novos pedidos. O problema percebido neste tipo de controle é se basear numa demanda imprevisível e acabar por estocar produtos mais que o necessário, causando assim inevitáveis problemas como dinheiro empacado nas prateleiras, obsolescência dos produtos, e também problemas relacionados a espaço físico. Ainda o mesmo autor, diz que, outro método bastante conhecido de controle dos estoques é o método do estoque mínimo. Este método de controle pretende gastar o mínimo possível com estoques, porém precisa estar em perfeita sintonia com o setor de vendas e com a produção. Qualquer deslize ou falha de comunicação resultará num possível atraso no atendimento dos clientes. Ching (1999) diz que este método também é conhecido como Ponto de Reposição. Que devido às vendas, o estoque de um produto cai e atinge uma quantidade pré-estabelecida como, a do ponto de reposição, neste momento um pedido de compra ou, um ressuprimento é feito exatamente nas quantidades fixas determinadas pela empresa. O cálculo para reposição é feito da seguinte maneira: (custo de aquisição/pedido) x (demanda anual/lote de reposição) + (custo de manutenção anual) x (valor unitário do produto) x lote de reposição/2). O autor apresenta, ainda, uma tabela onde é possível obter várias alternativas, como saber o

21 20 tamanho do lote, e calcular o custo total para cada alternativa, podendo assim desta forma, encontrar a quantidade que oferece o menor custo. Cálculo para reposição de estoques Tamanho do lote Estoque médio (Q/2) Número de pedidos (D/Q) 13 10,4 8,7 7,4 6,5 Custo de manter estoque Custo de aquisição ,3 148,6 130 Custo Total ,3 323,6 330 Quadro 1 - Adaptado Ching (1999) A responsabilidade em se administrar um estoque a partir deste método, é acompanhar a produção diariamente a fim de evitar atrasos que comprometerão a organização caso a produção não consiga repor rapidamente os estoques. Para que a organização conheça seus estoques e possa administrá-los de maneira eficaz, é necessário que se adote uma ferramenta de controle que lhes permita analisar o estoque como um todo, quer seja em questão de valor, quer seja em nível de facilidade ou dificuldade de produção, de manuseio e armazenagem, ou de aceitação e preferência pelo mercado. Pensando desta forma, qualquer estoque que possua mais de um item armazenado, será classificado, e controlado pelo grau de importância que representa para a organização. Dentre as várias formas de classificação dos estoques, optou-se neste trabalho por estudar a curva ABC. A utilização da curva ABC é, segundo Pozo (2002), extremamente vantajosa, pois através da mesma, é possível reduzir os estoques sem prejudicar a segurança, pois esta ferramenta permite o controle rígido nos itens de classe A, e mais superficialmente os itens C. A classificação ABC pode ser usada nas diversas unidades de medida como, por exemplo, peso, custo unitário, tempo, volume etc. Para Tubino (2000), a classificação ABC, ou também conhecida como curva de Pareto é um método que diferencia estoques, segundo sua maior ou menor abrangência relacionada a um determinado fator. Também é empregada para dividir, priorizar os problemas, e atacá-los dentro do aspecto da qualidade total. Reforçando os conceitos acima, os autores Slack, Chambers e Johnston (2002), explicam que alguns itens têm alta rotatividade, então no caso de faltarem

22 21 causariam muitos problemas. Outros têm valores monetários expressivos, logo se comprados ou produzidos em demasia causariam também sérios problemas a organização. A curva ABC é de acordo com Pozo (2002), conhecida desta forma em razão da divisão dos dados em três categorias diferentes chamadas de A, B, e C. Conforme detalhado abaixo: Classe A: Itens de maior importância para a organização, devem receber maior atenção, os itens deste grupo representam 80% do valor monetário e 20% dos itens estudados; Classe B: Itens intermediários, são analisados após o tratamento dos itens A, correspondem a 15% do valor monetário total do estoque, e no máximo 30% dos itens estudados; Classe C: Itens de menor importância, mesmo sendo de maior volume em quantidades, seus valores monetários são pequenos, permitindo um tempo maior para análise e tomada de decisão. Devem ser tratados seguindo a ordem, ficando em ultimo lugar na classificação ABC. Geralmente representam 5% do valor monetário total, porém mais de 50% dos itens formam sua estrutura. Dias (1995), em sua obra aborda os mesmos conceitos, porém utiliza percentuais diferentes como segue: Classe A: 70% do valor monetário total e aproximadamente 8% dos itens; Classe B: 20% do valor monetário total e aproximadamente 20% dos itens; Classe C: 10% do valor monetário total, e aproximadamente 72% dos itens; Segundo Viana (2000), a curva ABC, pode ser implantada de diversas maneiras, como por exemplo, quanto tempo que um item leva para ser reposto, quando da sua saída do estoque, volume de giro no estoque (entradas e saídas), ou seja, se tem alta rotatividade, etc. Porém a mais usada é sobre o valor de consumo que o item representa no valor total do estoque.

23 22 Pode se perceber que a curva ABC é normalmente utilizada, por permitir que uma série de análises dos estoques seja feita com base, no uso do seu método. Como já relatado anteriormente, um item depois de finalizado a sua produção, e classificado de acordo com seu grau de importância para a empresa, passa a ser tratado como produto acabado. Este produto pode ser imediatamente entregue ao cliente, como pode também ser estocado dentro da empresa até que um cliente faça um pedido e este possa ser despachado, concluindo assim sua venda. Uma vez estocados, o pessoal responsável por estes estoques devem se preocupar com a movimentação e localização destes produtos. Neste momento é necessário todo cuidado de manuseio e armazenagem, uma vez que o produto já passou por todas as fases de produção e encontra-se disponível para venda, deste modo qualquer descuido pode ocasionar uma perda deste produto, tendo a empresa assim, que arcar novamente com todos os custos de fabricação para substituição do produto danificado Identificação e Descrição dos Materiais Todo o item que será produzido, armazenado ou não, em um estoque, deverá ter uma identificação para facilitar sua armazenagem e localização. A partir de um momento em que um produto é criado, ou comprado pela primeira vez ele recebe um nome, ou um código. A partir de então, ele passa a ser conhecido e chamado por este nome ou código. É esta informação que irá constar na ficha técnica deste produto, ou no pedido de compras para o fornecedor. Viana (2000) descreve a necessidade de estabelecer uma seqüência lógica de informações, a fim de que seja garantida a uniformidade das descrições para que, os materiais que pertençam a um mesmo grupo possam seguir a mesma seqüência de descrição, facilitando a organização e localização dos produtos. O responsável pela gestão de estoques deve ordenar estes itens de maneira que facilite o controle em relação à organização e localização dos mesmos. Sempre que houver uma venda, o produto deve ser localizado com a máxima facilidade,

24 23 evitando atrasos, retrabalhos ou enganos. Essas ações evitarão o despacho do produto errado para o cliente. 2.4 Metodologia de Controle dos Estoques Um dos maiores desafios no controle dos estoques é saber exatamente qual é o ponto ideal de quantidades a serem estocadas. Todas as empresas correm atrás desta receita de bolo, porém, a metodologia utilizada por alguns, não é tão eficaz para outros. Partindo desta premissa, Dias (1993), descreve alguns sistemas mais utilizados para controle dos estoques que são: Sistema Duas Gavetas: trata-se de um método de controle simples, recomendado para controle dos itens classificados como C, na curva ABC. Este controle é bastante utilizado para controle de pequenas peças. O conceito é realmente bem simples, imaginam-se duas caixas, ou duas gavetas, dentro de uma delas coloca-se uma quantidade de material suficiente para atender ao consumo previsto para um período. Quando a quantidade desta caixa/gaveta chegar à zero, inicia-se o uso da segunda caixa/gaveta. Nesta segunda encontra-se uma quantidade suficiente para atender o consumo, enquanto uma nova reposição é providenciada. Também encontra-se nesta caixa/gaveta, um pouco mais que a quantidade para o consumo previsto. Para esta quantidade dá-se o nome de estoque de segurança; Curva Dente de Serra: Se pudéssemos comprar um material, em determinada quantidade, utilizá-lo e quando ele zerasse fosse possível repor na mesma quantidade, e, melhor, que isso pudesse ser feito sempre, seria muito cômodo. Porém como existem diversas variáveis que interferem neste processo, como por exemplo, consumos sazonais, atrasos de fornecedores, esquecimento de compras em relação à reposição dos materiais, devoluções dos mesmos por problemas de rejeição, etc, torna-se necessário adotar um sistema que consiga absorver estas eventualidades. Para que não se corra o

25 24 risco de ficar sem material durante algum período, pode-se utilizar o Dente de Serra. Este método é analisado por um gráfico de consumo de um determinado item, conforme ilustrado abaixo. Este gráfico auxilia tanto a reposição quanto a criação um estoque de segurança para suprir a demanda em caso de acontecerem as possíveis eventualidades citadas acima. 2.5 Políticas dos Estoques Por saber que os estoques são um dos pontos mais importantes na organização, a eles, são dedicados vários estudos, e disponibilizadas várias pessoas, no intuito de que haja otimização dos mesmos. Todas as empresas que possuem estoques em suas propriedades pesquisam e tentam encontrar maneiras de reduzir estes estoques, ou até mesmo exterminá-los se possível, sem que com isso, é claro, prejudiquem seus clientes fazendo os esperarem, ou até mesmo perdendo-os para a concorrência. Para tentar realizar o sonho de algumas empresas em otimizar os estoques, técnicas japonesas foram criadas, possibilitando as organizações transferirem aos seus fornecedores a responsabilidade por lhes atender em tempo real, com quantidades exatas para sua produção. Estas técnicas são conhecidas como Just in time e Kanban. Viana (2000), explica as duas técnicas:

26 25 Just in time (tradução literal Bem na hora ): Um determinado item é produzido na quantidade e momento necessário, atendendo a variação de vendas com quantidade mínima de matéria-prima, material em processo e produto acabado. O Just in time é tido como uma filosofia que elimina todas as perdas e desperdícios em todos os processos de manufatura que geram produtos acabados, com ênfase na qualidade no produto acabado sem estocagem. Kanban: Técnica japonesa de controle visual e/ou auditivo conhecido como o sistema de puxar no qual, os setores de trabalho sinalizam, por exemplo, através de um cartão, que estão retirando determinada(s) peça(s) e que consequentemente este setor deverá produzi-la(s) novamente para repor esta retirada. Para Tubino (2000), o sistema Kanban é uma ferramenta para administrar o método de produção Just in time, ou seja, é um sistema para controlar as quantidades a serem manufaturadas pela empresa. Nas empresas onde a prática destes métodos for possível, com certeza entre outros custos, haverá redução nos estoques e conseqüentemente redução no investimento de capital e espaço para armazenagem. 2.6 Avaliação dos Estoques No controle dos estoques são necessários cuidados que vão além de verificar quantidades físicas. É necessária a certeza que os dados são confiáveis, pois em uma organização existe valor monetário entre outros fatores em jogo. Uma das razões que podem levar uma empresa a falência explica Pozo (2002), é o fato de imobilizar elevadas somas de capital em estoques, faltando assim capital de giro. Por este motivo torna-se muito importante o controle do valor dos estoques em tempo adequado, gerenciando-o, comparando-o com o planejado e tomando as devidas providências quando houver desvios de rota. Através deste controle a empresa tem informações precisas sobre seus estoques de matérias-primas e produtos em estoque.

27 26 De acordo com Dias (1993), avaliação dos estoques inclui valor dos materiais e produtos acabados. Para avaliação desses materiais, toma-se por base o preço de custo ou mercado, dando preferência pelo menor deles. Os quatro métodos de avaliação destes estoques são: Custo Médio: é a avaliação utilizada com maior freqüência, utiliza-se do preço médio dos materiais independente da quantidade e da ordem de chegada durante um período, age como moderador equilibrando os preços. Exemplo duas entradas com quinze dias de intervalo entre elas a primeira de 100 unidades a um custo de R$ 10,00 a segunda entrega 300 unidades a um custo de R$ 12,00. Multiplica-se a 1ª entrada pelo custo = 100x10 = R$ 1.000,00, depois se faz o mesmo processo para a segunda remessa 300 x 12,00 = R$ 3600,00. Agora soma-se os valores R$ 1000,00 + R$ 3600,00 = R$ 4.600,00 e divide-se pela soma das duas quantidades que foram recebidas = 400 unidades. Ou seja, R$ 4.600,00 / 400 unidades. Custo médio = R$ 11,50. Avaliação pelo método PEPS (FIFO): primeiro que entra, primeiro que sai (First in, First Out), sua ordem é dada pela classificação das entradas. O primeiro material a sair tem que ser o primeiro que entrou no estoque. O custo a ser usado na avaliação deve ser o custo real. Avaliação pelo Método UEPS (LIFO): último que entra primeiro que sai, este método considera que o último custo das entradas dos materiais. Método utilizado em períodos de inflacionários, pois padroniza os preços para a venda, auxiliando assim o reflexo dos valores e custos em nível de mercado. 2.7 Movimentação Todo item após ser produzido deve ser estocado em um local prédeterminado pelo pessoal responsável. Este local deve ser seguro e bem controlado, para que o produto fique armazenado até a sua venda. Martins e Alt (2000), para este processo dão o nome de Entrega Centralizada. Neste processo o produto é estocado em um deposito central e fica aguardando a

28 27 liberação dos pedidos dos clientes, nesta ocasião, os produtos são separados e enviados ao cliente de acordo com suas especificações. Viana (2000), diz que para proporcionar a movimentação rápida e fácil de suprimentos desde o recebimento até a expedição, alguns cuidados são essenciais: Determinar um local para armazenagem dos produtos, seja ele coberto ou não; Definir um layout adequado; Os produtos devem estar em embalagens convenientes; O ambiente deve estar sempre em ordem, limpo e arrumado; O mesmo autor ainda acrescenta que com esses cuidados é possível obter: Máxima utilização do espaço (ocupação); Efetiva utilização dos recursos disponíveis como mão-de-obra e equipamentos; Fácil acesso aos produtos estocados, máxima proteção dos itens, boa organização e satisfação das necessidades dos clientes. Através dos exemplos acima ressalta-se a importância de manter os itens em locais de fácil acesso e devidamente identificados, pois entre vários exemplos dos benefícios que isto trará podemos citar um que é muito importante em qualquer organização e que diz respeito a rapidez na localização dos itens e fácil atendimento dos clientes internos ou externos. 2.8 Localização A localização dos produtos estocados é de suma importância dentro de uma organização. Os materiais devidamente identificados e acessíveis permitem rápida resposta por parte da empresa, no despacho de seus pedidos, necessitando de menos mão-de-obra e ganho de agilidade. Para Martins e Alt (2000, p. 161) A localização dos estoques é uma forma de endereçamento dos itens estocados para que eles possam ser facilmente localizados.

29 28 Para Viana (2000), a finalidade de se montar um esquema de localização é estabelecer os meios necessários, e proporcionar facilidades na identificação imediata do endereço, de onde o material está localizado. O mesmo autor também diz que dependendo do lay-out e da conveniência a organização pode optar por identificar através de letras, as estruturas porta-pallets, catilever (estrutura para armazenagens de peças grandes como tubos, por exemplo) e estanterias. Percebe-se a importância de manter os itens devidamente identificados e bem armazenados a fim de facilitar sua localização. Torna-se necessário também que os produtos sejam armazenados de forma organizada, devendo ser agrupados, todos juntos ao grupo ao qual pertencem, pois, no caso de produtos acabados por exemplo, percebe-se em algumas empresas que, a medida que os itens vão sendo produzidos, vão sendo estocados no primeiro espaço vazio que o pessoal responsável encontra nas prateleiras, o que sem duvida gera uma serie de problemas tanto de controle interno como exemplo a localização dos itens, quanto de custo na reposição do item, pois como a localização é difícil as vezes o produto pode ser produzido novamente não ter sido localizado. 2.9 Custos Um dos maiores interesses das empresas quando praticam qualquer tipo de controle de estoques está relacionado a custos. Por saberem que grande parte do capital está investido em seus estoques, é que se percebe a necessidade de que os mesmos sejam bem controlados, e que seus custos devem ser conhecidos pela empresa. Estas informações quando certas e bem esclarecidas auxiliam na tomada de decisão evitando, ou diminuindo o risco de grandes somas de dinheiro empacado nas prateleiras dos estoques. Martins e Alt (2000) classificam em três categorias os custos de manter estoques: A) Custos Diretamente Proporcionais ao estoque: Quando a quantidade média estocada faz os custos aumentarem. Também

30 29 quanto mais itens estocados mais espaço se faz necessários e os custos continuam aumentando. B) Custos Inversamente Proporcionais aos estoques: São os custos que diminuem devido a uma produção maior, que faz com que os custos sejam diluídos pela quantidade total, ou também podemos usar o exemplo de compras que num determinado momento pode optar por comprar uma quantidade maior para aproveitar uma promoção. C) Independentes da quantidade estocada: São valores fixos que independentemente do nível dos estoques terão que ser pagos pela empresa. Como um aluguel de um galpão, por exemplo. Em qualquer organização onde os estoques sejam definitivamente necessários, o que realmente deverá prevalecer é o uso do bom senso. Como os estoques também podem ser vistos como uma forma de desperdício é importante para a empresa estudar caso a caso, e buscar estocar o mínimo possível, sem comprometer o atendimento de seus clientes. Conforme Pozo (2002), lógica e racionalidade devem ser aplicadas para a solução dos problemas de estoque. Portanto devem-se utilizar métodos de análise na iniciação de custos que são importantes para a empresa na formação dos estoques. No conceito deste autor, são conhecidos vários tipos de custos de estoques, o autor cita alguns que são usados mais freqüentemente: Custo Pedido: Sempre que ocorre uma solicitação para compra de algum material, existe todo um custo para atendimento deste pedido, custos chamados de fixos e variáveis como, por exemplo: Fixos são salários do pessoal responsável pela compra, e variáveis todos os materiais e meios necessários para o envio deste pedido até o fornecedor. Por tanto este custo está embutido diretamente no custo do estoque. Custo de Manutenção de Estoque: As empresas preferem manter estoques em quantidades mínimas possíveis, nas empresas quando ocorrem tempos difíceis, as mesmas realizam cortes nos estoques. Isto ocorre por que o estoque representa dinheiro investido, enquanto que se diminuíssem os estoques poderiam usar este dinheiro para investir no mercado. Os custos de manutenção de estoques implicam também em necessidade de maior espaço

31 30 físico, custo com pessoal, seja em maior quantidade, ou melhor, capacitado e qualificado, e também custos com informatização. Alem disto as empresas ainda estão sujeitas as avarias como, incêndios, vencimento dos prazos de validades, e roubos. Custo por falta de Estoque: Tentando baixar os dois custos acima citados, as empresas buscam diminuírem ao máximo seus estoques, porem isso pode ocasionar um atraso na entrega dos pedidos dos seus clientes. Isto é um problema, pois o não cumprimento dos prazos de entrega pode gerar multas, cancelamentos dos pedidos, ou, mesmo que isso não ocorra, a imagem da empresa começa a ficar desgastada, denegrida. Este é um custo elevado e difícil de medir. Geralmente todos estes problemas ocorrem por falta de planejamento e controle dos estoques. Ching (1999) ainda acrescenta o Custo Total. Este por sua vez é definido como a soma dos custos de pedir e de manter estoque. O autor relata que o custo total auxilia no modelo do lote econômico, pois o mesmo determina a quantidade dos pedidos a serem produzidos. Arnold (1999), chama a atenção também para os custos relacionados à estocagem dos produtos, à medida que as quantidades armazenadas aumentam, aumentam também os custos relacionados a seguir: A) Custos de Capital: Todo dinheiro investido em estoques deixa de ser utilizado em outras aplicações, ou investido em algum diferencial que a empresa pudesse desenvolver, buscando melhorar sua competitividade. B) Custos de Armazenamento: Quanto mais material estocado, mais a empresa necessita de espaço físico, funcionários e equipamentos para administrar este estoque. C) Custos de Risco: Quando a empresa estoca materiais, ela corre alguns riscos como: vencimento do prazo de validade, modelo em defasagem, material danificado no manuseio, ou no transporte, perda, extravio ou até mesmo pequenos furtos. Os custos de manter estoques variam de empresa para empresa, seu custo depende do valor do produto, de quanto capital foi investido, do tempo de validade

32 31 do produto, etc. Algumas empresas terão custo mais altos, outras, mais baixos, porém, ter custos para quem trabalha com estoques é algo inevitável. Sendo assim, quanto menores estes estoques e melhor o seu controle, menores serão os custos Auditoria dos Estoques A importância da auditoria já é reconhecida desde os mais remotos tempos, na época dos sumérios. Como relata Motta (1992), os primeiros indícios da existência da função auditoria datam de muitos séculos, no tempo da civilização suméria (povo antigo do Oriente, do Vale do Rio Eufrates), em que os proprietários que entregavam seus bens a guarda de terceiros, e que conferiam ou delegavam a conferência de seus rendimentos obtidos com as atividades econômicas estavam, na verdade, praticando funções de auditoria. A auditoria chegou ao Brasil por volta de 1940, a tiracolo das multinacionais que aqui começavam a instalar-se, pois os investidores do Novo país tinham de receber garantias de que seus investimentos estavam sendo verificados pelos seus auditores. Inicialmente a auditoria se limitou à verificação dos registros contábeis, visando observar se eles eram exatos. A forma primária, portanto confrontava a escrita com as provas do fato e as correspondentes relações de registro. Segundo Sá (1989), havia uma confusão terminológica que julgava auditoria com perícia, revisão ou simplesmente exame de escrita. Atualmente, este conceito é mais dinâmico e prossegue em evolução, atribuindo à auditoria importantes funções, abrangendo todo o organismo da organização ou de sua função administrativa. O autor Sá (1989), defende que a auditora vai além de revisões, passando também a crítica como conseqüência de suas interpretações. O exercício da função de auditoria para, Gil (1996), seja ela administrativa técnica ou operacional precisa da sustentação de alguns conceitos como: Independência para escolher a situação a ser auditada (pontos de controle) e das sugestões a serem negociadas entre os auditores e os auditados;

33 32 Atuação em dois sentidos: verificação e constatação na qualidade dos processos e resultados da organização, já praticados e, como reflete nos horizontes presente/passado e presente/futuro; Independência do auditor para identificar/caracterizar/eleger o ponto de controle a ser revisado; Independência para avaliar os resultados obtidos através dos testes efetuados, expressando sua opinião em relação à qualidade do ponto de controle que está sendo ou foi auditado; Independência para criação de um relatório onde possa expressar opinião sobre o setor auditado Métodos de Auditoria A metodologia inicial das tarefas exige que um roteiro seja seguido a fim de que o método de auditoria seja eficaz. Para tanto, o autor Sá (1989), dá exemplos de algumas fases do trabalho de um auditor, que são: Avaliação dos controles internos através de planos e de execução destes; Plano de Auditoria; Execução do plano trabalhando diretamente na empresa; Avaliação da execução; Todos estes passos aqui especificados representam o caminho, ou método de execução de um programa de auditoria. As auditorias devem ser realizadas por amostragem, afinal não é recomendável parar a atividade de uma empresa para fazer uma auditoria. Salvo em casos de grandes fraudes ou eminentes necessidades que a exijam. Para Colella (1986), antes de selecionar quais serão os procedimentos de auditoria, o auditor deve avaliar a eficiência dos controles internos e se poderá confiar nos auditados.

34 33 As classes de auditoria variam de acordo com o tratamento que se dá ao objeto da auditoria. Esta variação ocorre de acordo com as diferentes necessidades das organizações. Por este trabalho referir-se basicamente a auditorias de estoques, optou-se por abordar somente este tema. De acordo com Gil (1966), o objetivo da contagem física é garantir a veracidade dos ativos. Segundo Motta (1992), a avaliação dos estoques também é entendida como valorização, pois uma grande parte dos procedimentos aplicados nas auditorias é em cima de quantidades físicas e qualidade dos dados e dos estoques. O auditor deve se certificar da veracidade das informações checando se os custos individuais foram obtidos de fontes seguras, como, por exemplo, notas fiscais, mapas de custo etc. A verificação dos estoques é um ponto vital do trabalho de auditoria, em qualquer organização. Embora a verificação total dos mesmos seja impraticável, há a necessidade de verificação mesmo que por amostragens Auditoria dos Estoques Contagem Física A maneira mais comum e justa de se conferir os estoques é checando estoque físico com os registros utilizados pela organização. Para Viana (2000, p. 381) O inventário físico é uma contagem periódica dos materiais existentes para efeito de comparação com estoques registrados e contabilizados em controle da empresa, a fim de se comprovar sua existência e exatidão. Os objetivos que se pretendem alcançar com as auditorias de estoques segundo Colella (1986), são: Certificar-se que as quantidades físicas estão de acordo com os registros apresentados pelos responsáveis pela área de estoque;

35 34 Certificar-se que os valores estão determinados em consonância com os princípios contábeis aceitos que são: custo ou mercado. Levando em consideração sempre o menor; Se tiver registros de inventários anteriores, o auditor deve confrontar para ver se há consistências nas informações do passado; Verificar se os estoques não possuem itens obsoletos, caso possuam, verificar se existem reservas adequadas para desvalorização dos mesmos; Verificar se todos os itens inventariados pertencem à empresa, ou se há mercadoria de terceiros ou em consignação, se estão penhorados ou em garantia... De acordo com Sá (1989), o objeto principal de verificação na auditoria dos estoques é o estoque físico existente confrontado com os registros. A auditoria dos estoques físicos garante a organização, a veracidade dos números a ela apresentada através de relatórios normalmente gerados e controlados por uma pessoa responsável pelos estoques em cada um dos setores onde os mesmos existem. Os sistemas que controlam os estoques estão sujeitos à falhas conforme Viana (2000), sendo assim não há garantias de que as quantidades registradas correspondam exatamente com o que esta nas prateleiras. Esta exatidão, porém é muito importante para que o sistema de controle dos estoques funcione com a eficiência requerida. Ainda Viana (2000, p. 382) os inventários tornam-se importante instrumento de gerenciamento e, por razões de auditoria, é necessário ter-se a comprovação real da exatidão de seu valor. Conforme Sá (1989), ao examinar os estoques físicos existentes o auditor deverá examinar também uma série de particularidades, como por exemplo, segurança no local de armazenagem, se a localização dos materiais é ideal, se há etiquetas de identificação, e também se o material encontra-se em perfeito estado de conservação. Periodicamente a empresa deve realizar inventários físicos em seus estoques a fim de manter a acuracidade dos mesmos.