Como as empresas podem minimizar os efeitos da crise e manterem-se competitivas?

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1 Como as empresas podem minimizar os efeitos da crise e manterem-se competitivas? Professor e consultor Álvaro Camargo explica a importância dos processos de aproveitamento de lições aprendidas nas organizações como forma de melhorar resultados econômicos e financeiros A situação das empresas brasileiras é hoje, para dizer o mínimo, muito mais complicada do que era há alguns meses atrás. A explicação disso é simples: o Brasil está passando por uma crise política e econômica sem precedentes. Como as empresas podem minimizar os efeitos da crise e manterem-se em condições competitivas? Essa é a pergunta que todos querem resposta. Na busca por essa resposta conversamos com Álvaro Camargo ( que é Professor convidado dos cursos de MBA de Gerenciamento de Projetos, palestrante, autor de livros e artigos científicos na área de negócios e projetos e é um consultor atuante no mercado brasileiro, tendo como cliente empresas de porte, como por exemplo, Odebrecht, Roche, Syngenta, Coca Cola e outras. Alvaro Camargo é um defensor entusiasmado dos processos de aproveitamento de lições aprendidas em organizações como forma de melhorar resultados econômicos e financeiros, além de propiciar valor aos clientes e colaboradores. 1 - Quais as premissas básicas que fundamentam o processo de lições aprendidas? Quando falamos de lições aprendidas temos que distinguir duas coisas que são bem diferentes entre si e que tem a ver com as duas únicas coisas que qualquer organização faz: a operação de rotina e a execução de projetos. Qualquer atividade

2 que uma organização faz é sempre enquadrada numa dessas duas coisas, ou seja, a operação de rotina ou a execução de projetos. Sendo assim é possível afirmar que uma coisa são as lições aprendidas através das rotinas operacionais que uma organização desenvolve. Outra coisa bem diferente são as lições aprendidas em projetos desenvolvidos pela organização. A operação garante a sobrevivência da empresa. E os projetos é que garantem a sobrevivência e a prosperidade da empresa no longo prazo. Como as organizações dependem de suas operações de rotina para gerar resultados, é normal que haja um processo natural de aprendizado quando se lida com as rotinas. Mas quando se fala de executar projetos, poucas são as organizações que possuem processos formais de captura, análise, divulgação e aproveitamento de lições aprendidas. Fazer projetos é mudar aquilo que existe, como por exemplo, fazer uma melhoria de processo, desenvolver um novo produto ou fazer uma nova campanha de marketing. Os projetos têm por finalidade mudar as rotinas da organização e implantar a estratégia da organização. Uma vez entendido isso, podemos afirmar que, para o caso das operações, o ponto de partida é a existência de uma política de qualidade que direcione as ações de rotina operacional da empresa. Já no caso do desenvolvimento de projetos, o essencial é que a direção da organização tenha consciência de que ter processos formais de lições aprendidas em projetos é uma atitude inteligente e que gera resultados. E a premissa mais básica é entender que para aproveitar as vantagens de ter processos formais de lições aprendidas é necessário ter certa tolerância à erros e enxergá-los como oportunidades de melhoria. 2 - Quais os erros mais comuns que as empresas cometem quando o assunto é 'lições aprendidas'? O erro mais básico é não entender que fazer lições aprendidas é um processo empresarial inteligente. Ao fazer uso de lições aprendidas em projetos, a empresa gera valor para si, para seus clientes e para seus colaboradores. Falando de uma

3 forma bem simples, é possível afirmar que uma empresa que não aproveita as lições aprendidas perde dinheiro e oportunidades de crescimento. 3 - Quais as principais vantagens de implantar o processo de lições aprendidas em uma organização? Empresas que possuem processos formais de aproveitamento de lições aprendidas em operações e projetos tendem a gerar produtos e serviços com mais valor para seus clientes, apresentam melhores resultados econômicos e financeiros e proporcionam maior satisfação para seus colaboradores. Isso tudo leva, é óbvio, a uma situação de prosperidade e crescimento dos negócios. 4 - A quem cabe essa função em uma empresa? Nas empresas onde a rotina operacional precisa ter qualidade garantida, é normal a aplicação do chamado ciclo PCDA (Plan, Do, Check, Act). Nesse caso a área responsável pela gestão da qualidade costuma desenvolver processos de melhoria contínua. E processos de melhoria contínua trazem consigo a prática de aproveitar lições aprendidas nas operações. Já no tocante à execução de projetos, o normal é que o guardião de lições aprendidas em projetos seja o Escritório de Gerenciamento de Projetos da organização. Sempre que um novo projeto é iniciado, verifica-se as lições aprendidas em projetos anteriores de forma a obter uma melhoria de resultados no projeto que será desenvolvido. 5 - Por que as empresas estão se preocupando e dando destaque cada vez maior a esse assunto? A busca pela qualidade e pela eficiência é uma constante no mundo dos negócios. Quem não faz produtos ou presta serviços diferenciados, com qualidade e de forma eficiente está fadado a ser irrelevante no mercado. Sendo assim, a preocupação com a qualidade e eficiências das operações de rotina é comum nas organizações. E é óbvio que a melhoria de qualidade e eficiência só se obtém através do conhecimento obtido em lições aprendidas.

4 O que é novidade é a preocupação com os processos de lições aprendidas em projetos. Ao contrário das operações de rotina, podemos afirmar que os projetos não são, usualmente, gerenciados com o mesmo cuidado com que se gerenciam as rotinas operacionais. Embora as empresas no Brasil tenham evoluído muito em relação ao gerenciamento de projetos, ainda não é exatamente comum que as empresas brasileiras tenham uma estrutura organizacional dedicada ao gerenciamento de projetos, que é quem deveria se responsabilizar por gerenciar os processos de lições aprendidas em projetos. É evidente que existem empresas brasileiras nas quais os processos de lições aprendidas em projetos é algo amplamente difundido. Mas essa situação é mais comum em grandes empresas multinacionais, nas quais já existe uma cultura sobre isso nas suas respectivas matrizes. 6 - O processo de lições aprendidas é uma prática nova no mercado brasileiro? De forma alguma. Eu diria que os processos de melhoria contínua de rotinas operacionais, que é algo que faz uso intensivo de lições aprendidas, é bastante comum, especialmente em empresas que possuem um sistema formal de garantia da qualidade. No caso do Brasil, temos uma grande quantidade de empresas com políticas formais de qualidade. O que é relativamente novo ainda é a institucionalização de processos formais de lições aprendidas em projetos. Eu diria que as empresas acordaram para a necessidade de gerenciar formalmente seus projetos a partir do final da década de Isso propiciou o nascimento de um movimento de aproveitar os conhecimentos adquiridos no desenvolvimento de projetos. Mas não podemos afirmar que processos de lições aprendidas em projetos seja algo comum na maioria das organizações. 7 - O processo de lições aprendidas pode ser aplicado em empresas de diferentes segmentos? Em quais setores essa prática é mais utilizada e difundida? Por quê? Sim, sem dúvida. Toda e qualquer organização pode obter benefícios ao fazer uso de lições aprendidas tanto em suas rotinas operacionais como em seus projetos. Noto, hoje, a existência de uma grande preocupação em aproveitar lições aprendidas nos

5 mais diversos segmentos, como por exemplo, em construtoras, em organizacionais de saúde, em bancos e indústrias, apenas para citar alguns tipos de empresas. Até mesmo organizações públicas brasileiras estão funcionando melhor com base em lições aprendidas. A atual operação Laja Jato da Policia Federal mostra que isso é verdadeiro. Já houve escândalos de corrupção anteriormente, como por exemplo a Operação Castelo de Areia da Polícia Federal. Essa operação não teve resultados impactantes porque ocorreram erros na obtenção de provas. Mas agora tanto a Polícia Federal como a Justiça melhoraram seus processos. Nenhum desses escândalos anteriores foi tão bem investigado como a atual operação Laja Jato. Note, por exemplo, a atuação do Juiz Sergio Moro de buscar tocar o processo da Lava Jato com um cuidado jurídico inédito no Brasil. O Juiz Moro tem se cercado de cuidados para que o processo não seja considerado nulo. Veja que quase todas as determinações do Juiz Moro foram confirmadas em nível superior quando questionadas pela defesa dos acusados. Lições foram aprendidas. Isso significa que a Polícia Federal e a Justiça estão mais preparadas para enfrentar esse tipo de situação. 8 - Cite alguns exemplos de como o processo de lições aprendidas pode ser importante e útil a uma empresa. A empresa Odebrecht, por exemplo, é um exemplo de trabalho bem feito nessa área. A empresa tem manuais de melhores práticas assim como um departamento que busca capturar e divulgar lições aprendidas nos projetos da empresa. Outro exemplo é o Hospital Albert Einstein em São Paulo. Conheço profissionais que trabalham no Escritório de gerenciamento de projetos dessa organização e que cuidam de manter registros de lições aprendidas. Muitas empresas de desenvolvimento de software também possuem bancos de dados de lições aprendidas. Mas é provável que as empresas campeãs em ter bons processos de lições aprendidas sejam as grandes consultorias. Todas elas, sem exceção, possuem mecanismos de registro de lições aprendidas. Dessa forma, quando vão fazer um novo projeto para algum cliente, existe a documentação de projetos anteriores nos quais é possível se basear para elaboração de propostas técnicas e comerciais ao cliente. Isso é um elemento estratégico para as grandes consultorias.

6 Sobre Álvaro Camargo Profissional com 35 anos de experiência na área de gerenciamento de projetos e negócios. É Mestre em administração de empresas pela Universidade Presbiteriana Mackenzie, com foco de pesquisa em capacidades dinâmicas e gerenciamento de projetos e MBA em Administração de Projetos pela Fundação Instituto de Administração da USP. É graduado em Ciências da Computação pela Universidade Paulista e é certificado como PMP Project Management Professional pelo Project Management Institute. Atuou em projetos de grande porte nas áreas de energia, indústria, petroquímica e outras. É docente dos cursos de MBA na Fundação Getúlio Vargas. Também ministra aulas em cursos de pós-graduação na Brazilian Business School, na UNICAMP e no curso de MTA em Agronegócio da Universidade Federal de São Carlos. Possui experiência internacional com participação em projetos e cursos nos Estados Unidos, Japão, Angola, Argentina e Colômbia. Atualmente tem três livros e diversos artigos publicados em revistas cientificas. Mais informações no alvarocamargo.wordpress.com ou pelo camargo.alvaro@gmail.com.