Por que terceirizar, Por que agora? SUMÁRIO EXECUTIVO. Foco na Folha de Pagamento e terceirização de RH EM ASSOCIAÇÃO COM:

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1 Por que terceirizar, Por que agora? SUMÁRIO EXECUTIVO Foco na Folha de Pagamento e terceirização de RH EM ASSOCIAÇÃO COM:

2 SUMÁRIO EXECUTIVO Por que terceirizar, Por que agora? Em meio ao atual cenário empresarial incerto, executivos e organizações precisam ser fi nanceiramente mais fortes, mais flexíveis e mais efi cientes para responder às mudanças de condições de mercado. A The Economist Intelligence Unit concluiu que quase 90% dos executivos acreditam que a agilidade organizacional é fundamental para o sucesso do negócio. Mais de um quarto dos entrevistados sentem que estão em desvantagem competitiva porque não são ágeis o sufi ciente para se adaptarem a essas mudanças. Para que isso aconteça, as organizações precisam liberar recursos, de forma que se tornem mais proativas, mais produtivas e mais propensas a terem melhores processos operacionais que as ajude a se recuperar mais rapidamente da recessão econômica. A terceirização é um caminho para que as organizações construam agilidade em suas operações, fornecendo a flexibilidade necessária para contornar mudanças nos negócios, tanto em cenários positivos como negativos, ou mesmo em períodos de instabilidade. Quando uma organização é capaz de concentrar a atenção em seu core business, e longe de tarefas que poderiam ser terceirizadas por fornecedores especializados, a McKinsey & Company, entre outros, argumentam que existe potencial para produzir até 50 por cento de melhoria nos processos de negócios. Então a pergunta é, se uma organização não está terceirizando alguns dos seus processos de negócio, por que não e por que não agora? Os argumentos para a terceirização são fortes, e seu sucesso baseia-se na maximização de três principais áreas: Recursos, Pessoas e Processos. A RESPOSTA DAS EMPRESAS À DESACELERAÇÃO DA ECONOMIA MUNDIAL A crise econômica mundial que começou no mercado de hipotecas subprime nos EUA, em 2007, ainda não mostra sinais de acabar. Mesmo as economias como a do Brasil, Rússia, Índia e, sobretudo a da China - que nos últimos anos têm contribuído para parte do crescimento do PIB mundial, agora estão desacelerando. Como resultado, os bancos ainda estão avessos ao risco, tornando o acesso ao crédito mais difícil, os clientes estão gastando menos, a inflação está empurrando os preços para cima, todos estão tendo um impacto drástico no fluxo de caixa e rentabilidade. Muitas empresas têm respondido a este ambiente de negócios incerto através da implementação de soluções rápidas como redução de estoque e do número de funcionários. No entanto, algumas medidas drásticas podem inibir a capacidade de se recuperar da recessão e expor as empresas a um risco maior. O cenário econômico desolador dá uma nova urgência para a busca constante da eficiência do negócio, de acordo com Jesper Lillelund, cofundador da CorporateLeaders, rede independente para executivos. Enquanto não há muito espaço para crescimento no ambiente de negócios atual, as organizações podem sobreviver e até mesmo aumentar a sua rentabilidade através da redução de custos, melhoria da eficiência e racionalização dos processos de negócios, diz ele. A terceirização pode permitir que as empresas façam essas coisas, e é por isso que devem pensar nisso, devido ao estado da economia mundial. APROVEITANDO A TERCEIRIZAÇÃO PARA ATENDER NECESSIDADES EXECUTIVAS Organizações optam por terceirizar as atividades de RH por uma série de razões. O contexto é o mais importante, o tamanho, setor, objetivos estratégicos e as competências disponíveis da organização irão influenciar na decisão pela terceirização. Dito isto, as empresas terceirizam basicamente em primeiro lugar pela necessidade de reduzir os custos. Uma reação não informada é simplesmente reduzir o número de 2

3 funcionários (como foi feito nos EUA por volta de ), que pode ser catastrófico para as empresas porque conduz à perda de conhecimento, expertise, desmoralização da força de trabalho e aumento da exposição ao risco. Ao adquirir serviços terceirizados de um fornecedor experiente que atue em parceria, uma organização pode garantir que os custos serão reduzidos, enquanto os serviços serão melhorados. Serviços de RH mais comumente considerados adequados para terceirização tendem a ser processos transacionais, como benefícios para a saúde da Folha de Pagamento, bem-estar, e administração de encargos. Ao terceirizar esses processos transacionais de rotina de trabalho diário, as empresas não só obtêm economia de custos, mas são capazes de liberar o RH para atuar de forma mais estratégica e um melhor parceiro de negócios. As pequenas e médias empresas (PME), que não têm capacidade para lidar com todos os aspectos de RH, são as mais propensas a terceirizar suas funções gerais de RH. Por outro lado as organizações maiores são mais propensas a terceirizar atividades transacionais, tais como aquelas associadas com Folha de Pagamento, benefícios, recrutamento e treinamento. Áreas mais sensíveis, incluindo a formulação de políticas estratégicas, desenvolvimento de liderança e gerenciamento de mudanças tendem a ser mantidas internamente pelas grandes organizações. Para lidar com essas pressões externas, muitas empresas estão considerando ou planejando ativamente aumentar o escopo de seus contratos de terceirização. Durante quedas econômicas anteriores, diz a analista global de serviços da empresa de pesquisa HfS Research, muitas empresas consideraram a terceirização potencialmente prejudicial para o negócio, muitas vezes vê-la como uma estratégia única é um tanto arriscado. Por outro lado, muitas áreas apresentavam ganhos substanciais, reduzindo custos, o que intrigava os avessos, e agora estão propensos a experimentar ofertas tradicionais de terceirização. IMPULSIONADORES DE NEGÓCIOS PARA TERCEIRIZAÇÃO: AS TRÊS ÁREAS FOCO As empresas precisam estar prontas para a mudança e serem capaz de escalar ou recuar, dependendo do mercado. Isto, junto com o aumento da produtividade interna e engajamento dos funcionários, são os impulsionadores de negócios principais para a terceirização. Qualquer acordo deve se concentrar em maximizar as seguintes três áreas para que a terceirização seja bem sucedida: Recursos, Pessoas e Processos. 1. Recursos - maximização do fluxo de caixa A terceirização permite às organizações reduzir o volume de funções não estratégicas e operações para atender as necessidades de mudança dos negócios. Esta última análise melhora as margens brutas e aumenta o fluxo de caixa que permite às empresas fazer investimentos que as posicione da melhor forma possível, não só para sobreviver às condições econômicas atuais, mas emergir como líderes quando as condições econômicas se tornarem positivas. O ADP Whitepaper Payroll Outsourcing estima que os custos médios anuais de RH em toda a Europa são de por empregado em tempo integral, dos quais 200 são gastos em Folha de Pagamento e 250 em administração de pessoal. Um estudo da ADP realizado na França mostrou às empresas que, transformado a sua Folha de Pagamento em sistemas internos, acreditava-se que o custo do holerite seria de 17 por mês, enquanto os custos reais acabaram sendo de 37 por holerite, por mês. Isso representa cerca de 240 por empregado, por ano, em custos inesperados. Custos não aparentes como estes podem ser desafiadores a empresas que precisam direcionar seu investimento para atividades mais estratégicas. Portanto, não é nenhuma surpresa que 20% da Folha de Pagamento da Europa já esteja sendo terceirizada, um número que continua a crescer ano após ano. SaaS (Software as a Service) e plataformas baseadas em nuvem de terceirização estão fornecendo às organizações uma alternativa de baixo custo e a possibilidade de converter custos fixos de RH em custos variáveis mais flexíveis. Isso libera o caixa operacional, proporcionando a capacidade de mudar com o negócio conforme ele mude. SaaS permite que as organizações aproveitem melhor a tecnologia de ponta e evitem a despesa de capital necessário para aplicar e gerir seus próprios sistemas internos, maximizando o fluxo de caixa. Fornecedores terceirizados de porte são capazes de explorar economias de escala para oferecer ótimas soluções tecnológicas que podem estar fora do alcance de muitas organizações, especialmente as PMEs. Além disso, a terceirização pode ajudar a eliminar a duplicação onerosa de atividades não estratégicas. Isso é muitas vezes um dos principais benefícios para as organizações multinacionais, nas quais tradicionalmente todas as unidades de negócio teriam sua própria equipe de RH, oferecendo os mesmos serviços - e despendendo dos mesmos gastos. Tal redundância se torna desnecessária quando os serviços são prestados de forma centralizada para todas as unidades de negócio por um único parceiro externo. 3

4 SUMÁRIO EXECUTIVO Por que terceirizar, Por que agora? 2. Pessoas maximizando produtividade Mesmo antes da atual crise econômica, ficou claro que os profissionais de RH são necessários para criar valor agregado, assumindo um papel mais estratégico e colaborando mais estreitamente com os gerentes de negócios. No entanto, muitas pessoas continuam a passar as suas vidas trabalhando em tarefas que poderiam ser facilmente automatizadas e entregues a fornecedores terceirizados. Independentemente das taxas de emprego, as empresas estão se tornando cada vez mais conscientes de que precisam se concentrar em manter seus talentos e não tornar isso algo caro, que cause impacto negativo sobre a produtividade dos funcionários. Um estudo encomendado pela ADP, denominado Terceirização de RH : Opções para Gestão de Pessoas demonstrou que as equipes de RH de empresas de médio porte gastaram quase metade de seu tempo (45%) em uma combinação de atividades relacionadas a Folha de Pagamento (18%), administração de RH (14%) e administração de benefícios (13%). Equipes de RH que dedicam tanto tempo a tarefas administrativas não estão focando em um papel estratégico na condução do futuro, pois, para que isso aconteça, precisam se concentrar em atividades que ajudem a organização a alcançar seus principais objetivos de negócios. No início, a terceirização foi vista como um impacto potencial negativo sobre o compromisso dos funcionários. Agora que a terceirização é muito mais compreendida, há realmente um impacto positivo. Quando as pessoas estão livres da carga administrativa de seus papéis, elas são capazes de aplicar suas habilidades e experiências para as partes mais intensivas de conhecimento de seu trabalho. Elas se tornam mais engajadas, mais produtivas, e são mais propensas a permanecer na organização. A Gallup, corporação baseada em pesquisa de performance de administração, realizou extensos estudos para mostrar como o engajamento dos funcionários relacionase com os resultados do negócio. Eles descobriram que os locais de trabalho com maior engajamento do time têm 27% a mais de probabilidade de relatar uma maior rentabilidade, são 50% mais propensos a ter menor rotatividade de pessoal e 38% mais propensos a ter produtividade acima da média. Uma empresa perde, em média, US$ 1 milhão para cada 10 funcionários que a deixam, conforme publicação da PWC Saratoga, na HCM Intelligence. Empregados desmotivados irão deixar a organização ou, pior ainda, sente-se e negatividade irradiar até que todos à sua volta também se desmotivem. Como o engajamento dos funcionários relaciona-se com os resultados do negócio Fonte: Gallup 27% das organizações estão mais propensas a relatar maior rentabilidade 50% das organizações estão mais propensas a ter menor rotatividade de pessoal 38% das organizações estão mais propensas a ter produtividade acima da média As empresas que aproveitam essas oportunidades e tornam-se compactas e mais focadas em suas atividades principais são suscetíveis não só a enfrentar a tempestade, mas terão uma força de trabalho mais produtiva e engajada, permitindo estar em posição para tirar vantagem da recuperação mais rápida do que suas concorrentes. 4

5 3. Processo padronização e conformidade As empresas que têm fortes processos internos são mais flexíveis e podem tirar proveito de oportunidades da concorrência mais facilmente. Condições atuais de mercado podem tanto apresentar oportunidades bem como forçar as empresas a mudar seus negócios para se adaptar. As empresas que são obrigadas às condições econômicas no curto prazo, muitas vezes reduzem ou realocam o efetivo responsável pela gestão de processos internos. Isso pode ter um enorme impacto sobre o compromisso, a produtividade e expor a empresa a grandes riscos. Parcerias com fornecedores externos podem, portanto, oferecer processos automatizados, maior nível de conhecimento especializado e experiência que as organizações podem não ter ou optar por manter internamente. Novamente, este é um aspecto da terceirização que é especialmente passível de recursos para as PMEs. Enquanto podem não ter conhecimento em relação às atividades de RH, que realizam ocasionalmente, para uma empresa terceirizada esta é uma competência central. Somente na França, de julho de 2011 a julho de 2012, houve cerca de 58 atualizações legais que as empresas tiveram que implementar. Independentemente se uma organização está crescendo, está em declínio ou se mantém estável, a continuidade do negócio nunca foi tão importante. Mudanças no pessoal chave de RH pode mergulhar uma organização em crise. A terceirização de algumas ou todas as atividades de RH necessitam de um longo caminho para mitigar este risco, transferindo o ônus da contratação e treinamento para o prestador de serviços, garantindo assim a continuidade do serviço. Um perigo oculto é que essas mesmas condições econômicas que oferecem oportunidades também desencadeiam, muitas vezes, maiores exigências no cumprimento da legislação trabalhista, alterações que as empresas têm dificuldades para acompanhar. Para ilustrar isso, somente na França, de julho de 2011 a julho de 2012, houve cerca de 58 atualizações legais que as empresas tiveram que implementar. A terceirização ajuda a manter os processos organizacionais à frente de tais mudanças ao invés de reagir, o que pode ser caro. A terceirização transfere o risco da empresa para o fornecedor - uma consideração importante em tempos de incerteza. O MERCADO BPO ATUAL De acordo com a empresa de pesquisa Global Industry Analysts, o mercado de terceirização de RH atingirá US$ 162 bilhões até Isso inclui tanto as grandes empresas que procuram BPO para operações multinacionais, como as empresas de pequeno e médio porte, cada vez mais atraídas pelos avanços na tecnologia de terceirização e redução de custos. Segundo o IDC, empresa de pesquisa global, as funções de terceirização de Recursos Humanos têm crescido cerca de 70% nos últimos seis anos. Na Europa Ocidental, onde o modelo de terceirização de negócios já existe há anos, a empresa de pesquisas Gartner estima em seu relatório denominado Quadrante Mágico: Serviços de BPO em Folha de Pagamento, de 18 de junho de 2012, que pelo menos 50% das empresas já terceirizam a Folha de Pagamento. No entanto, continua o relatório, acreditamos que a recessão global e geral da crise aguda da zona do euro está levando muitas empresas a adotarem mais a terceirização como uma maneira de reduzir custos do que fizeram quando a recessão começou em Os mercados de negócios emergentes da China e Índia criaram ambientes nos quais as empresas se tornaram consumidoras de terceirização ao invés de fornecedores únicos, como elas têm sido tradicionalmente vistas. Além disso, a América Latina, o Oriente Médio, o Sudeste Asiático e (em menor grau) a África mostram sinais semelhantes de adoção crescente de terceirização de Folha de Pagamento. A empresa que pesquisa a terceirização industrial Everest informou recentemente que o mercado de terceirização de RH de multiprocessos crescerá a um valor estimado de contrato anual de US$ 3,3 bilhões durante 2012, com os mercados emergentes, particularmente a Ásia e América Latina impulsionam este crescimento. A prática de contratação de atividades em áreas como RH, TI, Finanças e Marketing para fornecedores externos é generalizada nas economias desenvolvidas e, cada vez mais, nos países do BRIC (Brasil, Rússia, Índia e China) e em outros mercados emergentes. 5

6 SUMÁRIO EXECUTIVO Por que terceirizar, Por que agora? RESUMO As empresas precisam tomar as melhores decisões hoje para se posicionarem sobre quem querem ser quando a economia se recuperar. Por isso é essencial que estejam prontas para mudanças e sejam capazes de se adaptar rapidamente, dependendo da condição de mercado. Você não pode traçar o seu caminho para a prosperidade através da redução de custos e do número de funcionários, pois dessa forma você estará removendo o conhecimento e experiência vital de seu negócio. Caso isso aconteça, quando o mercado entrar em fase de recuperação será necessário passar pelo exercício dispendioso de ter que recontratar pessoas, limitando a capacidade de tirar proveito da recuperação, enquanto continua a ter os mesmos problemas. Bons custos são considerados investimentos para fazer o negócio crescer e os custos ruins, como processos ineficientes, devem ser eliminados. A terceirização permite que as empresas sejam mais flexíveis, assegurando que continuarão a fornecer os serviços internos essenciais para gerir seus negócios. Terceirizando é possível maximizar as três áreas que são cruciais para o sucesso: Recursos, Pessoas e Processos -1) A terceirização permite que as organizações melhorem os Recursos, tal como a margem bruta, liberando o fluxo de caixa para os objetivos críticos, reduzindo custos e proporcionando margem de escala; 2) A terceirização de tarefas administrativas de rotinas permite que as Pessoas foquem no trabalho mais estratégico, aumentando a produtividade e envolvendo a força de trabalho, 3) os fornecedores de Terceirização podem entregar processos mais rápidos, eficientes e, portanto, mais rentáveis do que as funções internas. A demanda para a terceirização está crescendo rapidamente entre as empresas multinacionais, pequenas e médias, cada vez mais atraídas pelos avanços dessa tecnologia e redução dos preços. De acordo com pesquisa do Gartner, a Folha de Pagamento BPO de mercado de serviços só cresceu 5,2% em Com o banco mundial recentemente aconselhando os países a se prepararem para um longo período de volatilidade na economia mundial, muitas empresas têm planejado o aumento do escopo de seus contratos de terceirização. Fazer as coisas da maneira errada, no entanto, pode causar mais dano do que não terceirizar processos ineficientes em primeiro lugar. 6

7 DICAS PARA O SUCESSO NA TERCEIRIZAÇÃO SEJA CLARO SOBRE SEUS OBJETIVOS Fornecedores potenciais de serviços de terceirização precisam entender o que você está esperando atingir, a fim de apresentar propostas realistas. Assim, proporcione informações mais precisas quanto possível sobre o trabalho que pretende terceirizar, o nível de serviço que você espera e como serão suas necessidades de programação. CHEQUE O HISTÓRICO DO FORNECEDOR Examine o registro do desempenho passado do fornecedor, conversando com outros clientes. Verifique se ele é financeiramente estável e se tem a experiência de trabalhar com organizações semelhantes em tamanho e estilo da sua. Um fornecedor que tenha previamente tratado apenas com pequenas empresas, por exemplo, pode não ter a capacidade de prestar um serviço de boa qualidade para uma empresa com muitos funcionários. Acima de tudo, não tenha medo de fazer perguntas. O fornecedor também deve ter o tempo para compreender o seu negócio: uma diferença fundamental entre ser simplesmente um vendedor e ser um verdadeiro parceiro de negócios. CONSIDERE O AJUSTE CULTURAL Visitar as instalações do fornecedor e falar com os funcionários para se certificar de que existe um bom ajuste cultural entre as duas organizações é importante. Discuta a cultura da sua própria organização e da marca de empregador com o fornecedor. CONCORDE COM O PREÇO CERTO Embora nunca seja uma boa ideia selecionar um fornecedor com base no preço por si só, este item será, obviamente, de importância crítica para a sua organização. Certifique-se que o contrato que você assina conecte pagamentos com metas de desempenho claramente definidos para que você saiba exatamente pelo que está pagando. Ao considerar o preço total do negócio, lembre-se de levar em consideração qualquer investimento que você precisará fazer no desenvolvimento de suas próprias habilidades no relacionamento com o fornecedor. CONSTRUIR COM FLEXIBILIDADE Com parcerias de terceirização que durem muitos anos, o contrato também precisa estabelecer datas para a revisão do acordo. Isso permitirá que você estreite o relacionamento conforme as necessidades de qualquer mudança em sua própria organização ou em um ambiente de negócios mais amplo. GERENCIE O RELACIONAMENTO Como cliente, você deve esperar que seu fornecedor invista nas habilidades e técnicas necessárias para fornecer serviços de qualidade. Mas sua própria organização também precisa investir no desenvolvimento da capacidade de gerenciar o relacionamento de terceirização. Como o parceiro da CorporateLeaders, Jesper Lillelund coloca: Qualquer transição do feito em casa para a provisão da terceirização de serviços de RH representa uma mudança importante para a organização e precisa ser administrada como tal. Mas se for tratada corretamente, a terceirização de RH pode desempenhar um papel chave para ajudar organizações a sobreviverem através da turbulência econômica atual e a se prepararem para o que o futuro nos reserva. 7

8 Sobre Automatic Data Processing, Inc. (NASDAQ: ADP), com aproximadamente $10 bilhões em Receita e cerca de clientes, é um dos maiores fornecedores de soluções empresariais de terceirização. Contando com mais de 60 anos de experiência, a ADP oferece uma vasta gama de soluções de RH, Folha de Pagamento, administração fiscal e benefícios. As soluções de fácil utilização da ADP para empregadores disponibilizam um valor superior para empresas de todos os segmentos e tamanhos. / A CorporateLeaders é uma rede independente que inspira negócios e liderança, oferecendo um fórum confiável para os executivos trocarem ideias, compartilharem lições aprendidas e enfrentarem um ambiente em constante mudança. Focamos na prestação de serviços para associados exclusivos, incluindo eventos de rede de comunicação, pesquisas, liderança de pensamento e conselhos sobre transformação do negócio com foco nas necessidades executivas e experiência de sua empresa. SOBRE O QUADRANTE MÁGICO O Gartner não endossa nenhum fornecedor, produto ou serviço descrito em publicações de pesquisa, e não aconselha que usuários de tecnologia selecionem apenas os fornecedores com as classificações mais elevadas. As publicações consistem nos pareceres da organização de pesquisa Gartner e não devem ser interpretadas como declarações de fatos. O Gartner renuncia quaisquer garantias expressas ou implícitas, com relação a esta pesquisa, incluindo quaisquer garantias de comercialização ou adequação a um propósito particular.